Выдержка из текста работы
по выполнению контрольной работы по дисциплине «Организация секретарского обслуживания для специальности «Документационное обеспечение управленческой
деятельности»
Цель дисциплины «Организация секретарского обслуживания» — ознакомить студентов с основными принципами организации эффективного секретарского обслуживания и современными технологиями реализации секретарских функций.
В результате изучения теоретического материала и выполнения контрольной работы по дисциплине «Организация секретарского обслуживания» студенты должны знать:
нормативно-методические основы секретарской деятельности;
принципы планирования секретарской деятельности и деятельности руководителя;
принципы организации приема посетителей, совещаний, деловых поездок, презентаций и других мероприятий;
правила ведения деловых бесед и телефонных переговоров;
основы профессиональной этики секретаря;
современные технические средства управления и программное обеспечение, используемое для оптимизации секретарской деятельности
На основе полученных теоретических знаний и в результате практических занятий по дисциплине студенты должны уметь:
устанавливать деловые взаимоотношения с различными категориями персонала;
планировать работу секретаря, планировать и рационально организовывать работу руководителя;
организовывать совещания, презентации, служебные поездки;
вести деловые беседы и телефонные переговоры;
рационально организовать прием посетителей и телефонное обслуживание,
искать, систематизировать, хранить, обрабатывать информацию, необходимую для руководителя организации;
рационально организовать рабочее место секретаря и рабочее место руководителя.
В результате выполнения контрольной работы по дисциплине «Организация секретарского обслуживания» студенты должны получить необходимый секретарю комплекс знаний и навыков для обеспечения эффективной деятельности руководителя современной организации.
Вариант № 1
1. Планирование рабочего времени секретаря.
2. Организация совещаний.
3. Составить анализ должностной инструкции технического секретаря.
Вариант № 2
1. Организация приема посетителей.
2. Подготовка и проведение презентаций.
3. Составить список справочных изданий, необходимых для работы секретаря.
Вариант № 3
1. Организация деловых поездок руководителя.
2. Рабочее место секретаря.
3. Составить анализ должностной инструкции секретаря-референта.
Вариант № 4
1. Требования к планированию рабочего времени. График работы.
2. Организации рабочего дня руководителя.
3. Перечислить оборудование приемной.
Вариант № 5
1. Подготовка собраний (конференций).
2. Деловые качества секретаря.
3. На основе плана рабочего дня руководителя составить план рабочего дня секретаря.
Вариант № 6
1. Правила телефонного обслуживания.
2. Варианты поиска работы. Правила составления резюме.
3. План действий секретаря в случае срочного совещания у
руководителя.
Вариант № 7
1. Личностные качества секретаря.
2. Контроль за сроками исполнения документов и поручений руководителя.
3. Составить программу-приглашение собрания (конференции).
Вариант № 8
1. Работа с информацией для руководителя. Методика подготовки докладов, выступлений, справок. Сбор информации.
2. Подготовка поступивших документов к рассмотрению руководителем.
3. Составить программу командировки руководителя.
Вариант № 9
1. Организация рабочего места секретаря — набор оборудования и справочных изданий.
2. Нормативная регламентация секретарских обязанностей.
3. Составить резюме, рекомендательное письмо.
Вариант № 10
1. Обязанности секретаря по организации работы приемной руководителя.
2. Подготовка документов к докладу руководителя.
3. Поведение секретаря в конфликтных ситуациях.
Используемая литература Источники
1. Кодекс законов о труде Российской Федерации (официальный текст по состоянию на 01.01.1999).
2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения, общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М. 1991.
3. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. М., 1993.
4. Основные правила работы ведомственных архивов. М.: Главархив, 1986.
5. ГОСТ Р 6.30-2007 Унифицированные система документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению и оформлению документов. М., 1997.
6. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998.
7. Перечень документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и подведомственных им учреждений, организаций и предприятий. М.,1989.
8. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. М.: Экономические новости, 1999.
9. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению. М., 1980.
10.Единые нормы времени выработки на машинописные работы / ЦБНТ Госкомтруда СССР. М.: Экономика, 1988.
11. Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию / ЦБНТ Госкомтруда СССР. М.: Экономика, 1988.
Основная
1. Быкова Т.А., Кузнецова Т.В. Подготовка совещаний и заседаний: Практическое пособие. М.: Бизнес-школа "Интел-синтез", 2000.
2. Галахов В.В. Секретарское дело: Учебно-практическое пособие. М.2004.
3. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. М.: ЗАО Бизнес-школа "Интел-синтез", 1999.
4. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. М.: ЗАО Бизнес-школа "Интел-синтез", 2000.
5. Ришар К. Секретарь учреждения. М.: Экономика, 1985.
6. Харрисон Дж. Организация работы секретаря учреждения. М.: Экономика, 1985.
Дополнительная
1. Веселое П.В. Профессия — секретарь. М.: Маркетинг, 1994.
2. Власов Л.В., Гладков В.Я. Секретарь — помощник руководителя. Л.: Лениздат, 1989.
3. Глущенко П.П. Актуальные проблемы социально-правовой защиты женщин. СПб., 1998.
4. Деловой протокол и этикет. М.: Информационный центр "Коринф" при МВЭС РФ, 1996.
5. Ю.М.Демин, Секретарское дело: Универсальный справочник. Бератор-Пресс.,М,2003.
6. Емышева Е.М. Мосягина О.В. Прием посетителей. Деловой этикет // Секретарское дело. 2000, № 3.
7. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М.: Бизнес-школа "Интел-синтез", 1999.
8. Кук Элизабет Работа с менеджерами. Руководство для секретарей. М., 1998.
9. Ладанов И.Д., Розанова В.А. Техника быстрого чтения. М.: Бизнес-школа "Интел-синтез", 1998.
Ю.Логинова А.С. Слова и ситуации: некоторые вопросы этикета в работе секретаря- референта // Секретарское дело. 1997, № 2.
П.СанкинаЛ.В., ВяловаЛ.М., Шатина Н.В. Оформление управленческих документов. М., 1998.
12.Сафьянов В.И. Этика общения. Проблема разрешения конфликта. М., 1997.
13.Стенюков М.В. Секретарское дело: Практические рекомендации. М.: Приор, 1996.
14.Составление и оформление служебных документов: Практическое пособие для коммерческих фирм. М.: Бизнес-школа "Интел-синтез", 2000.
15.Справочник по деловой переписке. М.: Межрегионсервис, 1996.
16.Телефонный разговор с иностранным партнером: Справочное пособие для успешного делового общения / Сост. Г. Першин и др. СПб., 1996.
17Ягер Дж. Деловые подарки и сувениры // Дело. 1997, № 9.
18.Журнал "Секретарское дело" выходит с 1996.
Примерный перечень контрольных вопросов к экзамену по курсу дисциплины « Организация секретарского обслуживания»
1. Типовая структура секретариата, распределение обязанностей.
2. Организация рабочего места секретаря — набор оборудования и справочных изданий.
3. Нормативная регламентация секретарских обязанностей.
4. Обязанности секретаря по организации работы приемной руководителя.
5. Требования к планированию рабочего времени. График работы.
6. Организации рабочего дня руководителя.
7. Подготовка совещаний руководителя.
8. Подготовка собраний (конференций).
9. Документирование совещаний и заседаний.
10.Обязанности секретаря по подготовке командировок руководителя.
11.Отличия в должностных обязанностях секретаря и секретаря-референта.
12.Подготовка поступивших документов к рассмотрению руководителем.
13.Подготовка командировок руководителя.
14.Работа с информацией для руководителя. Методика подготовки докладов, выступлений, справок. Сбор информации.
15.Правила приема и обработки поступающих документов.
16.Подготовка документов к докладу руководителю.
17.Подготовка документов к отправке.
18.Требования к работе с документами, их составление и оформление. Контроль за качеством оформления документов.
19.Регистрация документов.
20.Контроль за сроками исполнения документов и поручений руководителя.
21.Обслуживающие функции секретаря.
22.Требования к организации хранения документов, их систематизация.
23.Технические функции секретаря.
24.Деловые качества секретаря.
25.Личностные качества секретаря.
26.Правила телефонного обслуживания.
27.Этические основы взаимоотношений секретаря и руководителя.
28.Этические основы взаимоотношений секретаря и сотрудников.
29.Варианты поиска работы. Правила составления резюме.
30.Адаптация к работе.
31.Взаимоотношения с сотрудниками, посетителями, подчиненными.
