Язык и стиль инструктивно-методических документов, Русский язык и культура речи

Содержание

СОДЕРЖАНИЕ

1.Введение

2.Язык и стиль документов.

3.Инструктивно-методические документы.

3.1. Виды инструктивно-методических документов.

3.2.Особенности языка и стиля инструктивно-методических документов.

4.Заключение.

5.Список используемой литературы.

Выдержка из текста работы

В жизни любого человека документы играют огромнуюроль. Практически в любой сфере нашей деятельности требуются какие-либодокументы. Что же означает слово документ? В Федеральном законе от 27 ноября1994 г. даётся следующее определение термина «документ».

Документ-это материальный объект, имеющий юридическую(правовую) значимость с зафиксированной на нем информацией, предназначенный дляпередачи во времени и пространстве в целях его хранения и использования.

Деловой стиль-это совокупность языковых средств, функция которых – обслуживание сферыофициально-деловых отношений, т. е. отношений, возникающих между органамигосударства, между организациями или внутри них, между организациями и частнымилицами в процессе их производственной,хозяйственной и юридической деятельности.

Как правило, документ составляется и оформляется наоснове правил и требований принятого стандарта: Единой государственной системыделопроизводства (ЕГСД). Форма документов разных видов унифицирована.

В тексте документа обычно выделяются две смысловыечасти: в одной излагаются причины, основания и цели составления документа, вдругой — выводы, предложения, просьбы, рекомендации, распоряжения.Различают двекатегории документов: для внешнего и внутреннего пользования. Документы неоднородны по степени унификации и стандартизации. Одну группу составляютдокументы, в которых единообразной является не только форма, но и типовоесодержание.Вдругую группу входят документы, имеющие унифицированную форму, но вариативноесодержание, т.е. значительно различаются по имеющейся в них информации.

Основная часть.

1.Язык и стиль коммерческой коресспонденции.

Неоднородность тематики иразнообразие жанров позволяет выделить в рассматриваемом стиле дверазновидности, одной из которых является обиходно-деловой стиль, к которомуотносится коммерческая корреспонденция: частные деловые бумаги (заявление,доверенность, расписка, автобиография, счет и др.). Она характеризуетсяизвестной стандартизацией, облегчающей её составление и использование ирассчитанной на экономию языковых средств, на устранение неоправданнойинформационной избыточности.

2.

1)

фразеологическихединиц, которые соотносятся с часто повторяющимися ситуациями,распространенными понятиями (за отчетный период, принимая во внимание, выданадля предоставления, прослушав и обсудив…);

2)

3)

общеупотребительнойлексике (приказ, протокол, согласовано, сторона, реализация…);

4)

5)

6)

7)

8)

9)

10)

11)

12)

13)

14)

15)

16)

17)

18)

19)

20)

21)

22)

23)

24)

По возможности точно и полно объяснить фактыокружающей нас действительности, показать причинно следственые связи междуявлениями, выявить закономерности исторического развития и т. д. Научный стильхарактеризуется логической последовательностью изложения, упорядоченной системойсвязей между частями высказывания, стремление авторов к точности, сжатости,однозначности выражения при сохранении насыщенности содержания. Характернойчертой стиля научных работ является их насыщенность терминами, в частностиинтернациональнами. Не следует, однако, переоценивать степень этойнасыщенности: в среднем терминологическая лексика обычно составляет 15-25процентов общей лексики, использованной в работе.

Во-первых, в качестве условия высокой частотностисложных предложений в текстах деловой речи выступает её письменный характер,требующий полноты изложения дела в тексте документа. Заметим, что с этим жефактором связано частое употребление в деловом тексте «цепочек» многочленныхименных словосочетаний, преимущественно с родительным падежом типа: 1)разработка +2) проблем +3) дальнейшего совершенствования +4) очистки +5)промышленных стоков.

Во-вторых, здесь сказывается требование логичностиизложения: в этом плане необходимыми становятся схемы сложноподчиненногороедложения с союзной связью, с придаточными причины, следствия, условия.

В-третьих, свою роль играет и своеобразие пониманиятребования краткости изложения в деловом тексте: имеется в виду не только и нестолько количество слов в предложении, сколько «стремление вместить в пределыодной фразы максимум необходимой информации». Это связано с задачей«представить все обстоятельства дела во всех их логических взаимоотношенияхвместе с выводом из них в одном целом».

3. Реклама деловой речи.

В рекламе широко применяетсяпромышленная графика, плакат, оформительское исскуство, малые формыархитектуры. Современными средствами рекламы деловой речи являются:

1)

2)

3)

4)

5)

6)

7)

4. Правила оформления документов.

Сколько существует документов, столько существуетспособов их оформления. Каждый документ оформляется по-своему. Рассмотрим напримере делового письма. Деловое письмо принято писать на бланках фирмы илиорганизации, где уже имеются реквизиты учреждения или фирмы-отправителя.Внешний вид бланка является своеобразной визитной карточкой фирмы, поэтому кего оформлению следует отнестись со всей серьезностью. Чем официальнее бланк,тем официальнее должен быть стиль письма.

Рассмотрим его структуру:

С правой стороны и чуть ниже реквизитовфирмы-отправителя указывается дата отправления с указанием месяца буквами,например: 10 мая 1999 г. Принятые у нас сокращения 10.05.99 в международнойпереписке не употребляются. В США принято указывать сначала месяц, а затемчисло – май 10, 1999.

Само письмо необходимо начинать с точного повторенияв левом верхнем углу адреса, написанного на конверте.

Еще ниже, без абзаца, сразу у поля опять же с левойстороны пишут вежливое обращение. Оно традиционно состоит из слов:

· «Дорогой г–н (или г–жа) + фамилия»;

·«Дорогой доктор + фамилия»;

·«Господа»;

·«Уважаемые господа»;

·«Уважаемый г–н + фамилия».

После вступительного обращения ставится запятая, ане восклицательный знак, как принято в нашей практике.

В официальных письмах не принято обращаться на ты. Клюдям, занимающим достаточно высокие посты, в таких письмах не следуетобращаться на ты даже в том случае, если в жизни вы с ними накоротке. Взависимости от степени близости с корреспондентом обращение может начинатьсясловами: «Уважаемый Джон» (имя), либо «Уважаемый Смит» (фамилия).Посылая письмов ФРГ, необходимо употребить обращение: «Дорогой г–н доктор (фамилия)».

А в Австрию и Швейцарию, например, достаточнонаписать «Дорогой г–н доктор».

Следующей строкой после обращения принято обозначатьтему письма. Для этого достаточно поставить Re: (английское in Reference to —относительно, что касается), Русский эквивалент – «касательно» или «Kac.».Например; «Re: В ответ на ваш телекс oт 05 мая 1999 г.».

Если письмо касается только одной проблемы, то темуписьма можно обозначить и до обращения сразу после адреса. Если же переписка спартнером ведется сразу по нескольким контрактам, то в таком случае было быудобнее сразу после однократного обращения обозначить темы письма и этимразбить письмо на соответствующее число блоков. Например:

Дорогой г–н Смит,

Re:О ваших предложениях по проекту «Омега»;

Неоплаченныесчета №№ 28765, 54б78;

Опоставках картофеля в октябре 1998 г.

Однако более современным считается способ, прикотором заголовок к тексту письма просто подчеркивается или пишется заглавнымибуквами. Например:

Дорогой г–н Смит,

ОВаших предложениях по проекту «Омега».

Дорогойг–н Смит,

Оваших предложениях по проекту «омега»,

Далее следует текст письма. В настоящее время всебольшую популярность приобретает так называемый цельноблочный стиль, прикотором абзацы не начинаются с отступлением на 5 знаков, а даются вровень слевым полем страницы так же, как и внутренний адрес, заголовок к тексту письма,вступительное обращение и заключительная формула вежливости. Чтобы четкоотделить один абзац от другого, каждый новый абзац печатается не через 2, ачерез 3-4 интервала.

Заканчивается письмо обычно комплиментом. Еслиписьмо официальное, как правило, употребляется комплимент «Весьма искренне Ваш»(«Very truly yours»). В других случаях употребляется комплимент «Искренне Ваш»(«Sincerely yours»). Можно в конце письма ограничиться добрыми пожеланиями:«Наилучшие пожелания г-ну…», «С наилучшими пожеланиями», «Примите моинаилучшие пожелания» («My best regards») и т. д.

Этим комплиментам должны соответствовать, следующиеобращения: Уважаемый г–н (Dear Sir.) – С уважением, (Your faithfully.);Уважаемый г–и Браун, (Dear Mr. Brown,) – Искренне Ваш, (Sincerely yours,);Многоуважаемый г–н Браун, (Му Dear Mr. Brown,) – С искренним уважением, (Verytruly yours).

При формулировке вступительного обращения икомплимента учитывается принцип взаимности. Особенно это касается ответов написьма. В ответном письме используются те же выражения, что и в присланном.Заключительная форма письма зависит от степени близости корреспондентов, ихотношений, стиля общения и пр.

Под комплиментом ставится подпись с указанием подней фамилии и должности. В большинстве стран подпись на письме ставится справой стороны листа, как раз под заключительной формулой вежливости. Еслизаключительный комплимент расположен с левой стороны (это практикуется вГермании), то подпись ставится с левой стороны также под заключительнойформулой вежливости. Фамилия подписывающего письмо печатается на машинке подего рукописной подписью. Расстояние между комплиментом и фамилией, напечатаннойна машинке, – 2-2,5 см.

Чтобы не ставить партнера в трудное положение сопределением вашего пола, желательно написать своё имя полностью.

Если после написания письма срочно надо сообщить особытиях, которые произошли позже, то в этом случае в письме ставится P. S.(постскриптум) и дописывается необходимая информация. В конце постскриптумаснова ставится подпись. Желательно, по возможности припиской в конце письма незлоупотреблять.

Если к письму прилагаются какие-либо материалы илидокументы, то они обычно перечисляются в левой нижней части письма на отдельнойстроке после слова «Приложение (Enclosurе)». Например:

Приложение: 1. Контракт (5 л.)

2.Страховой полис (6 л. ).

Указание на рассылку копий (Carbon сору или СС)занимает отдельную строку под приложением и появляется в письме, когдавозникает необходимость направить его по нескольким адресам. Например:

Копия:Г–ну С. Шатайло «Нацбанк».

6.

Речевой этикет регламентирует словесные формулыприветствия, знакомства, поздравления, пожелания, благодарности, извинения,просьбы, приглашения, совета, предложения, утешения, сочувствия,соболезнования, комплимента, одобрения; к речевому этикету относят также манеруразговаривать (искусство вести беседу).

В культуре современного типа, в которой превышевсего ценится возможность свободного выбора и полной реализации личности,«искусство общения» заключается не столько в том, чтобы сохранить свой статус,сколько в умелом и разумном приспособлении его к конкретной ситуации. Наиболеевысоко оценивается не буквальное соблюдение правил, а умение в случаенеобходимости нарушать их. Вместо обязательных предписаний и запретовритуализованного поведения — творческое обыгрывание существенно более мобильныхнорм.

Строго говоря,

Заключение.

Список используемойлитературы.

1.

2.

3.

4.