Пример реферата по информатике: Офисные пакеты

Выдержка из текста работы

1. Понятие и структура электронного офиса.

2. Редактирование
   1. Текстов программ

   2. Документов

   3. Издательские системы

3. Текстовый редактор — Microsoft Word.

Удобство и эффективность применения компьютеров для подготовки текстов привели к созданию множества программ для обработки документов.

Классифицировать их можно следующим образом:

• Редакторы текстов программ;

• Редакторы и текстовые процессоры;

• Издательские системы.

Редакторы текстов программ предназначены для редактирования программ на том или ином языке программирования.

Часто встроены в систему программирования на некотором языке программирования. Пример – редакторы, встроенные в системы программирования TurboC,TurboPascalи.т.д.

Редакторы, рассчитанные на тексты программ позволяют выполнять следующие функции:

• диалоговый просмотр текста;

• редактирование строк программы;

• копирование одной программы или ее части в указанное место другой программы;

• контекстный поиск и замена подстрок текста;

• распечатка программы или ее части.

Редакторы текстов программ иногда позволяют автоматически проверять синтаксическую правильность программ.

Иногда, как правило, тексты программ можно использовать для создания и корректировки небольших документов.

Редакторы документов:

Программы для обработки документов, в отличие от редакторов текстов программ, ориентированы на работу с текстами, имеющими структуру документа, т.е. состоящие из разделов, страниц, абзацев, предложений и слов.

Поэтому редакторы для обработки документов позволяют обеспечивать и функции ориентированные на структуру документа, а именно:

— возможности использования различных шрифтов символов;

• работа с пропорциональными шрифтами;

• задание произвольных межстрочных промежутков;

• автоматический перенос слов на новую строку;

• обработка и нумерация сносок;

• печать верхних и нижних заголовков страниц;

• выравнивание краев абзаца;

• набор текста в несколько столбцов;

• создание таблиц и построение диаграмм;

• проверка правописания и подбор синонимов;

• построение оглавлений, индексов и. т. д.

Существуют несколько десятков редакторов текстов.

В настоящее время пытаются различать текстовые редакторы и текстовые процессоры.

Процессоры наделены широкими функциями форматирования текстов в отличие от редакторов.

Программные средства, предназначенные для создания, редактирования и форматирования простых и комплексных текстовых документов получили название текстовых процессоров.

Среди современных редакторов выделяют ‘блокнот’ и ‘Wordpad’.

Среди редакторов процессоров выделяют: Word Perfect, Microsoft Word, Word Star, Latex, tex.

Для оформления журналов и книг используются издательские системы.

Издательские системы рассматриваются двух видов

1. Системы работающие по принципу WYSIWYG (what you see is what you get); Пример Page – maker.

2. Издательские системы второго вида предназначены для подготовки и печати больших издательских документов, имеют развитый аппарат размещения текста.

Из текстовых редакторов – процессоров, наибольшее распространение в России получил текстовый процессор Microsoft Word. Это связано, прежде всего с тем, что его создатели предусмотрели локализацию программы в России, путем включения в нее средств русского языка.

Первоначальные версии текстового процессора Microsoft Word относятся к 80 годам, и работали под управлением операционной системы MS-DOS. Последней версией для неграфической операционной системы был Microsoft Word 5.0.

Так как операционная система MS-DOS не являлась графической, данная версия программи не могла соблюдать принцип соотвествия экранного изображения печатному (принцип WYSIWYG). Однако он мог реализовываться в режиме предварительного просмотра (preview).

Microsoft Word 6.0 – for WINDOWS 3.1

Microsoft Word 7.0 – for WINDOWS 95 достижения и популярность этого пакета достигается тем, что после нее текстовый процессор уже не рассматривался только как отдельное приложение. В состав мощного офисного пакета Microsoft Office, входят несколько приложений. На Microsoft Word возлагается дополнительные функции интеграции прочих приложений. Он занимает центральное положение в системе и позволяет организовать эффективный обмен данными между соответствующими приложениями, что позволило в значительной степени автоматизировать разработку офисных документов разной содержательности и сложности. В седьмой версии стало возможным управление взаимодействием текста со встроенными объектами, что значительно расширило набор возможностей при форматировании документов, а также существуют встроенные средства поддержки русского языка (автоматическая проверки орфографии и грамматики)

Следующая версия Microsoft Word 8 – необходимо определять целевой объект – документ электронный или печатный.

Последняя популярная версия текстового процессора Microsoft Word 2000 ( Word 9.0), входящая в состав пакета Microsoft Office 2000. В ней устранены основные недостатки предыдущей версии, заметно улучшена система управления и введены мощные средств поддержки сетевых режимов работы.

Основные принципы практической работы с текстовым процессором Microsoft Word.

Основные принципы практической работы связаны с номером версии программы. Базовый принцип состоит в том, что чем больше возможностей имеет программа, тем строже надо подходить к выбору тех функций, которыми можно пользоваться в каждом конкретном случае. Удобен подход, когда набор допустимых средств оформления и форматирования документа определяет его заказчик.

Первоначально необходимо решить к какому типу относится документ:

Во – первых – печатные документы, которые создаются и распечатываются на одном рабочем месте или в одной рабочей группе. Дальнейшее движение документа происходит лишь в бумажной форме.

Второй тип — электронные документы в формате текстового процессора, например Microsoft Word. Такие документы передаются заказчику в виде файлов. Электронный документ, как правило, не является окончательным. В большинстве случаев заказчик может его дорабатывать, редактировать, форматировать, распечатывать, редактировать, форматировать, распечатывать или использовать его компоненты для подготовки своих документов.

Третий тип – WEB – документы. Предполагаются, что в этом качестве они останутся навсегда и их преобразование в печатные документы не планируется. В WEB – документах большую роль играет управление цветом. Для этой категории документов наиболее широк выбор средств форматирования и оформления.

Приемы работы с текстами

К базовым приемам работы с текстами в текстовом процессоре Microsoft Word относятся следующие:

• Создание документа;

• Ввод текста;

• Редактирование текста;

• Рецензирование текста;

• Форматирование текста;

• Сохранение документа;

• Печать документа.

Специальные средства ввода текста

Средства отмены и возврата действий;

Расширенный буфер обмена;

Автотекст;

Использование средства автозамены при вводе;

Ввод специальных и произвольных символов;

Специальные средства редактирования текста

Режим вставки и замены символов;

Использование тезаруса;

Средства автоматизации проверки правописания.

Средства рецензирования текста

Панель рецензирования:

• Создание, просмотра и удаления примечаний;

• Регистрации, просмотра, принятия и отмены изменений;

• Выбора цвета выделения примечаний;

• Сохранения версий

• документа.

Тема: Электронные таблицы

Для представления данных в удобном виде используют таблицы. Компьютер позволяет представлять их в электронной форме, а это дает возможность не только отображать, но и обрабатывать данные.

Класс программ, используемых для этой цели, называется электронными таблицами.

Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчет по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой – либо ячейки приводит к пересчету значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями и, тем самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными.

Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без проведения расчетов вручную или специального программирования. Наиболее широкое применение электронные таблицы нашли в экономических и бухгалтерских расчетах, но и в научно-технических задачах электронные таблицы можно использовать эффективно, например для:

• Проведение однотипных расчетов над большими наборами данных;

• Автоматизации итоговых вычислений;

• Решения задач путем подбора значений параметров, табулирования формул;

• Обработки результатов экспериментов;

• Проведения поиска оптимальных значений параметров;

• Подготовка табличных документов;

• Построение диаграмм и графиков по имеющимся данным.

Наиболее распространенное средство работы с документами, имеющими табличную структуру программа – Microsoft Excel.

Программа Microsoft Excel предназначена для работы с таблицами данных, преимущественно числовых. При формировании таблицы выполняют ввод, редактирование и форматирование текстовых и числовых данных, а также формул.

Основные понятия электронных таблиц

Документ Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга – набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц. Каждый лист имеет название.

Рабочий лист состоит из строк и столбцов.

Ячейки и их адресация.

Диапазон ячеек.