Пример реферата по менеджменту: Формирование и ранжирование целей

Выдержка из текста работы

1. Понятие миссии, факторы выработки миссии.
2. Цели организации: понятие, направления целей, требования к целям.
3. Формы и способы установления целей.

1. ПОНЯТИЕ МИССИИ, ФАКТОРЫ ВЫРАБОТКИ МИССИИ

Любая организация может успешно функционировать в конкурентной среде, если она имеет строго очерченные ориентиры, направления действия, знает, куда она движется, чего хочет добиться в своей деятельности.

Организация – это объединение людей, преследующих определенные цели, поэтому в деятельности организации присутствует определенное целевое начало.

Любая организация имеет с самого начала своего существования определенную целевую ориентацию. Во-первых, организации создаются для того, чтобы с их помощью решать определенные проблемы. Во-вторых, внешнее окружение придает организации определенную направленность и развивает целевое начало деятельности организации.

Организация сама по себе не имеет и не может иметь целей. Цели имеют отдельные люди, которые пытаются с помощью организации достичь этих целей. При этом возникает ситуация, когда цели отдельных людей обычно находятся в противоречии с целями других. Именно это противоречие разрешает менеджмент путем установления целевых ориентиров организации.

Отсюда вполне правомерен вывод, что ключевой ролью менеджмента является поиск и установление равнодействующей целевых ориентиров различных людей или групп людей, решающих свои проблемы посредством взаимодействия с организацией. Если менеджменту удается ориентировать организацию так, что достижение целей организации позволяет отдельным людям и группам людей достигать своих целей, то можно сказать, что менеджмент ведет организацию в правильном направлении. Если же противоречия не разрешаются в правильном направлении, то значит менеджмент не справляется со своей задачей.

Миссия организации. Миссия организации в самом общем идее состоит в том, что она как бы устанавливает связку, ориентирует в едином направлении интересы и ожидания тех людей, которые воспринимают организацию изнутри, а также тех, кто воспринимает организацию извне. Более того. Миссия позволяет подчинить интересы «внутренних» по отношению к организации людей интересам «внешних» людей. Миссия придает действиям людей осмысленность и целенаправленность, позволяющие им лучше видеть и осознавать не только то, что они должны делать, но и для чего они осуществляют свои действия. Существует широкое и узкое понимание миссии.

В широком понимании миссия – это философия и предназначение, смысл существования организации

Филисофия организации определяет ценности, убеждения и принципы, в соответствии с которыми организация намеревается осуществлять свою деятельность. Философия организации редко меняется. Но миссия может меняться в зависимости от глубины возможных изменений в организации и в среде ее функционирования.

В узком понимании миссия – это сформулированное утверждение относительно того, для чего или по какой причине существует организация, т.е. миссия понимается как утверждение, раскрывающее смысл существования организации, в котором проявляется отличие данной организации от ей подобных.

Правильное понимание миссии крайне важно, т.к., наряду с тем, что имеет общий философский смысл, несет в себе нечто общее, характеризующее именно ту организацию, в которой она была выработана.

Носители интересов

Целевое начало в деятельности организации возникает как отражение интересов различных групп людей, связанных с деятельностью организации Основные группы людей, чьи интересы оказываю влияние на деятельность организации, следующие:

• Собственники организации;
• Сотрудники организации;
• Покупатели продукта;
• Деловые партнеры организации, поставщики;
• Местное сообщество;
• Общество в целом, в первую очередь в лице государственных институтов.

Миссия организации в большей или меньшей мере должна отражать интересы всех шести названных субъектов. Степень проявления интересов субъектов в мисси принципиально зависит от того, какие размеры имеет организация, в каком бизнесе она состоит, где расположена и т.д. Наиболее устойчивое, сильное и специфическое влияние на миссию организации оказывают интересы собственников, сотрудников и покупателей. Поэтому миссия организации должна быть сформулирована таким образом, чтобы в ней обязательно находило проявление сочетании интернов этих трех групп людей.

Факторы выработки миссии

Миссия должна вырабатываться с учетом пяти факторов:

• История фирмы, в процессе которой вырабатывалась философия фирмы, формировался ее профиль и стиль деятельности, место на рынке и т.п.;
• Существующий стиль поведения и способ действия собственников и управленческого персонала;
• Состояние среды обитания организации;
• Ресурсы, которые она может привести в действие для достижения своих целей;
• Отличительные особенности, которыми обладает организация.

Хорошо сформулированная миссия проясняет то, чем является организация, и какой она стремится быть, а также показывает отличие организации от других, ей подобных. Для этого миссия организации должна быть расшифрована по следующим элементам:

• Целевые ориентиры организации, отражающие то, на решение каких задач нацелена деятельность организации, и то, к чему стремиться организация в своей деятельности в долгосрочной перспективе;
• Сфера деятельности организации, отражающая то, какой продукт организация предлагает покупателям, и то, на каком рынке организация осуществляет реализацию своего продукта;
• Философия организации, находящая проявление в тех ценностях и верованиях, которые приняты в организации;
• Возможности рганизации, отражающие то, в чем сила организации, в чем ее возможности для выживания в долгосрочной перспективе, каким способом и с помощью какой технологии организация выполняет свою работу, какие для этого имеются «ноу-хау» и передовая техника.

Наряду с вышеперечисленными характеристиками организации при формировании миссии важным является отражение в содержании и форме изложения миссии имиджа, которым обладает организация.

Цели формулирования миссии

Следует рассмотреть, для чего формулируется миссия, и что она дает непосредственно для деятельности организации.

Во-первых, миссия дает представление субъектам внешней среды о том, что из себя представляет организация, и к чему она стремится, какие средства готова использовать в своей деятельности, какова ее философия. Кроме того, она способствует формированию или закреплению определенного имиджа организации в представлении субъектов внешней среды.

Во-вторых, миссия способствует созданию корпоративного духа внутри организации. Это проявляется в следующем:

• Миссия делает ясными для сотрудников общую цель и предназначение организации;
• Миссия способствует тому, что сотрудники могут легче идентифицировать себя с организацией. В данном случае миссия выступает точкой в их деятельности;
• отправной Миссия способствует установлению определенного климата в организации, через нее до людей доводится философия организации, ценности и принципы, которые лежат в основе построения и осуществления деятельности организации.

В – третьих, миссия создает возможность для более действенного управления организацией, так как организация:

• является базой для установления целей организации, обеспечивает непротиворечивость набора целей, а также помогает выработке стратегии организации;
• дает общий подход к распределению ресурсов организации и создает базу для оценки их использования;
• расширяет для работника смысл и содержание его деятельности, а, следовательно, позволяет применять более широкий набор приемов мотивирования.

Миссия не должна указывать на то, что должна делать организация и в какие конкретные сроки. Она задает основные направления движения организации, а также отношение организации к процессам и явлениям, протекающим внутри и вовне ее.

Очень важно, чтобы миссия была четко сформулирована, была понятна сем субъектам, взаимодействующим с организацией, особенно, всем членам непосредственно организации.

Миссия обычно вырабатывается высшим руководством. Очень важно, чтобы положения миссии разделялись если не всеми, то большинством сотрудников организации. Поэтому формирование миссии – это не только выработка ее положений, но доведение этих положений до всех сотрудников и принятие ими этих положений.

2. ЦЕЛИ ОРГАНИЗАЦИИ

Цели – это конкретное состояние отдельных характеристик организации, достижение которых является для нее желательным и на достижение которых направлена ее деятельность

Значимость целей для организации невозможно переоценить. Цели – исходная точка планирования; цели лежат в основе построения организационных отношений; цели — база для мотивирования; в соответствии с целями оцениваются результаты труда отдельных работников, подразделений и организации в целом.

Цели делятся на краткосрочные и долгосрочные. Критерий – продолжительность производственного цикла. Но на практике обычно краткосрочными считаются цели, которые достигаются в течение 1-2 лет, долгосрочными – 3-5 лет.

В зависимости от специфики отрасли, особенностей состояния среды, характера и содержания миссии в каждой организации устанавливаются свои собственные цели. Однако существует четыре общие для всех сферы, в которых организации устанавливают свои цели:

• Доходы организации;
• Работа с клиентами;
• Потребности и благосостояние сотрудников;
• Социальная ответственность.

Наиболее распространенными направлениями, по которым в деловых организациях устанавливаются цели, являются следующие:

1. В сфере доходов:

• Прибыльность (величина прибыли, рентабельности, дохода на акцию);
• Положение на рынке (доля рынка, объем продаж, доля рынка относительно конкурента, доля отдельных продуктов в общем объеме продаж и т.п.);
• Производительность труда, материалоемкость, капиталоемкость продукции;
• Финансовые ресурсы (структура капитала, движение денег в организации, величина оборотного капитала);
• Мощности органзации (размер организации, кол-во единиц техники и т.п.);
• Разработка и производство продукта, обновление технологии (величина затрат на НИР, сроки введения в действие нового оборудования, сроки и объемы производства продукта, сроки введения нового продукта на рынок, качество продукта и т.д).

1. В сфере работы с клиентами:

• Работа с покупателями (скорость обслуживания клиентов, число жалоб со стороны покупателей и т.п.)

3. В сфере работы с сотрудниками:
   • изменения в организации и управлении (сроки организационных изменений);
   • человеческие ресурсы (кол-во пропусков работы, текучесть кадров, повышение квалификации работников и т.п.);

4.В сфере социальной ответственности

• Оказание помощи обществу (объем благотворительности, сроки проведения благотворительных акций и т.п.).

Одними из важных для стратегического управления являются цели роста организации Данные цели отражают соотношение между темпами изменения объема продаж и прибыли организации и отрасли в целом. В зависимости от того, каково это соотношение, темп роста организации может быть быстрым, стабильным или наблюдаться сокращение.

Цель быстрого роста – организация должна развиваться быстрее отрасли. Организация в данном случае должна иметь опытных менеджеров, умеющих рисковать. Стратегия организации должна быть сформулирована очень ясно.

Цель стабильного роста — предполагает, что организация развивается такими же темпами, как и отрасль. В данном случае организация не стремится расширять свою долю на рынке, а предпочитает оставить ее неизменной.

Цель сокращения – организация по ряду причин развивается более медленными темпами, чем отрасль. Это, однако, не означает, что в организации протекают кризисные явления. Например, после периода быстрого роста может возникнуть необходимость сокращения.

По отношению к целям в бизнесе существует ряд принципов.

Во-первых, цели должны быть достижимыми. Во-вторых, они должны быть гибкими (оставлять возможность корректировки). В-третьих, цели должны быть измеримыми, т.е. их надо формулировать таким образом, чтобы их можно было количественно измерить. В-четвертых, цели должны быть конкретными (знать, в каком направлении двигаться, какой результат необходимо получить). В-пятых, цели должны быть совместимыми, т.е долгосрочные цели соответствуют мисси, а краткосрочные цели соответствуют долгосрочным.

4. ФОРМЫ И СПОСОБЫ УСТАНОВЛЕНИЯ ЦЕЛЕЙ

Процесс установления целей состоит из трех последовательных стадий. На первой стадии происходит осмысление результатов анализа среды , на второй – выработка соответствующей миссии, на третьей – вырабатываются непосредственно цели организации.

Процесс установления целей предполагает прохождение четырех фаз:

• Выявление и анализ тех тенденций, которые наблюдаются в окружении
• Установление целей для организации в целом;
• Построение иерархии целей;
• Установление индивидуальных целей;

Первая фаза – выявление и анализ тенденций в окружении. На данном этапе влияние среды сказывается не только на установлении миссии организации. Цели также очень сильно зависят от состояния среды. Поэтому очень важно выявлять тенденции, характерные для процессов развития экономики, социальной и политической сфер, науки и техники, хотя невозможно все правильно предусмотреть.

Вторая фаза – установление целей для организации в целом. На данном этапе из широкого круга возможных характеристик деятельности организации выделяются основные цели организации, а затем выбирается определенный инструментарий количественного расчета величины целей. При определении целей организации учитывается то, какие цели она имела на предыдущем этапе и насколько достижение этих целей способствовало выполнению миссии организации.

Третья фаза – построение иерархии целей. Это предполагает определение таких целей для всех уровней организации, достижение которых будет приводить к достижению общеорганизационных целей. При этом иерархия должна строиться как по долгосрочным целям, так и по краткосрочным.

Четвертая фаза – установление индивидуальных целей. На данном этапе цели должны быть доведены до каждого отдельного работника. В этом случае достигается одно из самых важнейших условий успешной деятельности организации: каждый работник как бы включается через свои персональные цели в процесс совместного достижения конечных целей организации. Сотрудники организации в данном случае получают представление о том, как результаты их труда скажутся на конечных результатах функционирования организации, в какой мере их труд будет способствовать достижению целей организации.

Установленные цели имеют для организации статус закона. Однако, возможно корректирование целей. При этом процесс изменения целей носит сугубо ситуационный характер.

Формы принятия решений по установлению целей разделяются на две большие группы.

Первая группа – цели базируются на индивидуальной ответственности за принятое решение.

Вторая группа – цели основываются на коллективном решении и коллективной ответственности.

Можно выделить следующие формы индивидуального решения:

• Авторитарная;
• Коллегиальная;
• Партисипативная;
• «снизу — вверх».

Авторитарная форма установления целей предполагает, что решение принимается индивидуально руководителем на основе имеющейся у него информации. Обычно к подготовке информации привлекаются специалисты, они могут готовить и варианты решения.

Коллегиальная предполагает обсуждение вопроса на заседании коллегии, которая обычно состоит из ответственных лиц организации. Однако решение принимается индивидуально руководителем.

Партисипативная (принятие участия) форма принятия решения по целям предполагает установление такой процедуры подготовки и обсуждения вариантов решения по целям, при которой к этой деятельности привлекаются те сотрудники, которым в дальнейшем непосредственно предстоит выполнять решение. Принятие же решение осуществляет руководство.

Процедура решения по целям «сверху — вниз» предполагает следующую схему (используется в японских компаниях). Решение принимает исполнитель, направляет принятое им решение на согласование во все подразделения организации, которые будут причастны к выполнению этого решения. Каждый из согласующих решение высказывает либо согласие, либо несогласие. После этого в случае несогласия решение возвращается вниз, назад, к исполнителю. В случае же согласия идет на следующее согласование и в конце концов одобряется руководителем.

Установленные цели определяют, куда должна двигаться организация. Вместе с тем очень важны не только выбор цели , но и то, как двигаться к данной цели. Другими словами, следующий важный шаг – определение стратегии организации.