Документ: понятие, виды. Функции документов, Делопроизводство

Содержание

1.Документ: понятие, виды стр.3

2.Стандартизация стр. 5

3.Функции документов стр.7

Список используемой литературы

Выдержка из текста работы

Создание документов может осуществляться наестественном или искусственном языках с использованием новых носителейинформации. При документировании на естественном языке создаются текстовыедокументы. При документировании на искусственных языках создаются документы намашинных носителях.

Средствадокументирования – орудие используемые человеком для создания документов:

-

В зависимости от используемых средств документацииразличают способы документирования (кино фото фоно документирование,электронное и текстовое документирование).

Документированиепредполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфическихдля каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силусоздаваемым документам.

Юридическая сила – свойство официальногодокумента, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшегоего оформление.

Юридическаясила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности комплексовдокументов.

Реквизит – обязательный элемент оформлениядокумента (наименование вида документа, адресат, дата, подпись).

Современные требования к оформлениюорганизационной распорядительной делопроизводства (ОРД) зафиксированные вгос.госте (ГОСТ Р6.30-97). Государственным стандартом установлен не толькосостав реквизитов (29) но и зоны и последовательность их размещение надокументе.

Формуляр – совокупность реквизитов документов исхема их рассположения на документе.

Наличиеформуляра установленного в гос.стандарте обеспечивает единство документированияи единство документации как в рамках одного предприятия, так и в стране в целом. В обществе документявляется основным носителем управленческой, статистической, научной,технической, и иной социально-значимой информации.

Документы- носители первичной информации. Именно в документах информация фиксируетсявпервые. Это свойство позволяет отличать документы от других источниках информации (книг, газет, журналов) содержащихпереработанную вторичную информацию.

Стандартизация – это деятельность по установлениюнорм, правил и характеристик в целях обеспечения:

-

Все ГОСТы, действующие на территории нашей страныобьединены в единую государственную систему стандартизацию – иерархическиорганизованную систему классификации и самих ГОСТов.

В целях сокращения количества применяемых вдеятельности учреждения документов, типизации их формы, снижения трудовых,временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достиженияинформации. Совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйствепроводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных системдокументации (УСД).

УДС – совокупность взаимосвязанных унифицированныхформ документа, обеспечивающих документированное представление данных вопределенных видах хозяйственной деятельности.

В основе создания УСД лежитметод унификация – установление единообразия состава и форм управленческихдокументов создаваемых при решении однотипных управленческих задач.Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической с социальнойинформации, обеспечивающих интегративную автоматизированную обработку данных.

Государственная система документированного обеспеченияуправления (ГСДОУ) – это совокупность принципов и правилустанавливающих единые требования в документации управленческой деятельности иорганизации работы с документами в органах государственного управления напредприятиях.

Основнаяцель ГСДОУ упорядочивание документа оборота организации сокращения количества иповышение количества документов,создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств исовременных технологий сбора., обработки и анализа информации.

Основные положения ГСДОУохватывают вопросы документированияуправленческой деятельностью, организации работы с документами, механизации иавтоматизации работы с документами.

1.2.

Различаютследующие виды документов:

-

1.3.

в социальном плане любой документ полифункционален, т.е. выполняет множествофункций, что и позволяет ему удовлетворять различные человеческие потребности.

Среди функций документа выделяютсяобщие и специфические.

ОБЩИЕ ФУНКЦИИ:

-

СПЕЦИФИЧЕСКИЕ ФУНКЦИИ:

-

1.3.

Системыдокументации – совокупность документов взаимосвязанных по признакампроисхождения, назначения вида сферы деятельности единых требований к оформлению.

Управленческие документы составляютядро управленческой документации. Именно они обеспечивают управляемостьобъектов, как в рамках всего государства, так и в отдельной организации.Управленческие документы составляют объект делопроизводства.

Организацияработы с документами – предполагает организацию документооборотаучреждения, хранение документа и их использование в текущей деятельностиучреждения.

Документооборотучреждения – это совокупность взаимосвязанных процедуробеспечивающие движение документов в учреждение с момента их созданияисполнения или отправки.

В целях рациональные организациидокумента оборота все документы делятся на документальные потоки (нерегистрируемые и регистрируемые; входящие, исходящие и внутренние).

Документопоток– совокупность документов выполняющих определенное целевоеназначение в процессе документооборота.

Системахранения документов – это совокупность средств, способов и приема учета и систематизациидокумента с целью их поиска ииспользование в текущей деятельности учреждения.

1.4.

При составлении документов используются следующийсостав реквизитов:

01 – герб РФ

02 – герб субъекта РФ

03 – эмблема организации или товарный знак

04 – код организации

05 – код формы документа

06 – наименование организации

07 – справочные данные об организации

08 – наименование вида документа

09 – дата документа

10 – регистрационный номер документа

11 – ссылка на регистрационный номер и датудокумента

12 – место составления или издания документа

13 – гриф ограничения доступа к документу

14 – адресат

15 – гриф утверждения документа

16 – резолюция

17 – заголовок к тексту

18 – отметка о контроле

19 – текст документа

20 – отметка о наличии приложения

21 – подпись

22 – гриф согласования документа

23 – визы согласования документа

24 – печать

25 – отметка о замирении копии

26 – отметка об исполнителе

27 – отметка об исполнении документа и направленииего в дело

28 – отметка о поступлении документа в организацию

29 – отметка для автоматического поиска документа.

01.

02.

03.

04.

05.

06.

“SIGMA” Ltd

07.

Отрадненский р-н

Ул.Мира

АО«ОГОНЕК»

Р/с20012345627744121235

Тел.:

Факс:

08.

09.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

Пример: УТВЕРЖДАЮ

Гениральный директор

ЗАО «ГРАНД»

Личная подпись расшифровкаподписи

16. – резолюция пишется руководителем непосредственно на документе и включает:

-

Пример: Соловьеву А.В. подготовить проект приказа

К 18.09.01 личная подпись 18.08.01

17.– заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуетсянаименованием вида документа и может отвечать на вопросы: о чем, о ком иликого, чего.

Пример:1).об увольнении Иванова И.И. (в приказе)

2). АКТ

списания продукции.

18.– отметка о контроле ставится должным лицом или подразделением, осуществляющимконтроль подразделения. Отметку о контроле обозначают на поле документа рядом сзаголовком буквой «К» или словом на штампе «контроль».

19.– текст документа обычно состоит из двух частей. В первой части указываетсяпричины, основания, цели составления документа. Во второй выводы, просьбы,предложения, распоряжения, приказы. Если содержание документа не нуждается впояснении текст содержит одну заключительную часть.

20.– если в приложении не употреблялось в тексте то указывается его наименования,количество листов и экземпляров. При наличии нескольких приложений то онинумеруются.

Пример:приложение 1: Контракт от 20.07.01 №21, на 2л. в 3 экз.

2 АКТ приема работ от 15.09.01 №17, на 1л. в17 экз.

Приложение к распорядительнымдокументам должно оформляться в правом верхнем углу и должно иметь отметку«Приложение» с указанием названия распорядительного документа, его даты и егорегистрационного номера.

Пример: Приложение 1

К приказу директора ОАО «ЭРА»

От 01.04.2001 №12

21.– подпись включает наименование должности лица подписавшего документ (суказанием предприятия, если документ оформлен не на бланке) личную подпись и еерасшифровку. В расшифровке подписи инициалы ставятся перед фамилией.

22.– гриф согласования документа состоит из слова «СОГЛАСОВАННО», должности лица,с которым согласовывается документ (включает наименование организации, подписии ее расшифровки и даты согласования).

Пример:СОГЛАСОВАНО

Начальник Департамента образования

Подпись ее расшифровка

18.09.01

23.– визы согласования документа включает подпись визирующего, ее расшифровки,дату, при необходимости должность визирующего.

Пример:Юрист консулат

Подпись ее расшифровка

18.09.2001

24.– печать заверяет подлинность подписи должестного лица на документахпредусмотренных соответствующими нормативными актами; удостоверяющих праволица, фиксирующих факты, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью.

25.– отметка о замирении копии необходима при заверении соответствия копиидокумента подлиннику. Отметка содержит за верительную надпись «Верно»,должность лица заверившего подпись, подпись и ее расшифровка, дата замирения.

Пример:Верно

Менеджер по персоналу подписьее расшифровка

18.09.2001

Для замирения более важных документоврасставляется печать.

26.– отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя документа и номер еготелефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне или приотсутствии места на оборотной стороне последнего листа документа в нижнем углу.

27.– отметка об исполнении документа и направление его в дело включает следующиеданные: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ,свидетельствующий об исполнении или при наличии такого документа ссылку на егодату и номер документа.

28.– отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер идату поступления документа. Отметку о поступлении документа в организациюпроставляют в виде штампа. Автоматическим нумератором или иным способом унижнего поля первого листа документа.

29.– отметка для автоматического поиска может включать имя файла и другие данные одокументе.

При печатании документов используют 8стандартных положений табулятора:

0.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Бланки документов.

Отдельные реквизиты являютсяобязательными для каждого документа не зависимо от его вида. Отсутствиереквизитов в документе лишает его юридической силы. К обязательным реквизитамотносятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Этиреквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографным способом иобразуют официальный (фирменный) бланк документа. ГОСТ устанавливает 3 видаслужебных бланков для организационно-распорядительных документов:

-

Общий бланк используется при изготовлении любыхдокументов кроме писем. Такой бланк включает наименование организации, ккоторому добавляется герб, эмблема, наименование вышестоящих организаций.Особое выделение письма как вида документа и разработка специального бланка дляписем связано со спецификой письма предназначенного для отправки в другиеорганизации.

Другие виды ОРД являются, как правило, внутреннимидокументами и не требуют адресной информации.

Бланк для писем включает реквизиты «Наименованиеорганизации», «Справочные данные организации», «Код организации». В бланке дляписем обозначаются места длярасположения реквизитов «Дата документа», «Регистрационный номер», «Ссылка надоту и регистрационный номер документа». Бланк для писем может содержатьизображение герба и эмблемы, наименование вышестоящей организации.

Бланк конкретного вида документа включает реквизиты«Наименование организации», «Наименование вида документа», «Место составленияили издания документа». Бланк конкретного вида документа может содержать знакгерба или эмблемы, наименование вышестоящей организации и код формы документапо ОКОД.

Организации субъектов РФ, как правило, используют вкачестве государственного языка не только русский, но и национальный язык,поэтому бланки этих организаций оформляются на двух языках. На них печатаютследующие реквизиты бланка: «Наименование предприятия», «Справочные данные оборганизации», «Место составления или издания документа». Если правом подписидокумента обладает не только руководитель организации, но и руководителиструктурных организаций, а также дожестные лица, то организация может иметьбланки структурных подразделений и должестных лиц. При изготовлении служебныхбланков используют 2 основных формата бумаги А4 (210 мм; 294 мм) и А5 (147 мм;210 мм). Допускается использование бланков формата А3 и А6.