Содержание
ОГЛАВЛЕНИЕ
ОГЛАВЛЕНИЕ2
Введение3
1.часть Аналитическая4
1.1Описание предметной области5
1.2модель Инфологическая5
1.3модель Реляционная7
2.часть Проектная11
2.1Интерфейс программы11
2.1.1Работа с журналом кадровых операций.12
2.1.2Структура организации13
2.1.3Личные карточки13
2.2Запросы16
2.2.1Кадровые операции16
2.2.2Личные карточки16
2.2.3Штатное расписание17
2.2.4Документы17
2.3Отчеты18
2.3.1Личная карточка18
2.3.2Структура организации20
2.3.3Открытые вакансии21
2.3.4Штатное расписание22
Заключение23
Список используемой литературы24
Приложение № 1. Блок-схема программного модуля25
Приложение № 2. Пример документа по кадровой операции26
Выдержка из текста работы
Ведение кадрового учета является неотъемлемой частью работы юридического лица любой организационно-правовой формы, независимо от количества штатных единиц.
К сожалению, не все компании уделяют должное внимание и осознают значимость данного вопроса. Часто об учете кадров и кадровой политике руководители вспоминают только тогда, когда на предприятие с проверкой приходят сотрудники инспекции по охране труда или бывший работник обращается с иском в суд. В таких крайних случаях исправление сложившейся ситуации требует значительных финансовых и временных затрат, которые далеко не всегда позволяют избежать негативных последствий.
Именно поэтому так важно с самого начала деятельности компании организовать ведение системного кадрового учета, разработать и утвердить необходимые локальные нормативные акты, провести оформление работников в соответствии с действующим законодательством.
Делопроизводство рассматривается как одна из важнейших сторон деятельности организации, обеспечивающая выполнение ее функциональных задач, т.к. работники сферы управления затрачивают на работу с документами 60% рабочего времени. От организации делопроизводства зависят:
эффективность управления;
экономичность;
оперативность;
культура труда работников.
кадровый учет документация персонал
1. Техническое задание
1.1 Анализ организационной структуры
Организационная структура управления — совокупность отделов и служб, занимающихся построением и координацией функционирования системы управления, разработкой и реализацией управленческих решений.
В организации ПО "Талицкие электрические сети" используется линейно — функциональная структура управления, в которой сочетаются как линейные, так и функциональные принципы организации между производственными управленческими элементами системы.
При линейно-функциональном управлении линейные звенья принимают решения, а функциональные подразделения информируют и помогают линейному руководителю вырабатывать и принимать конкретные решения.
Такая структура управления основана на шахтном принципе в соответствии с которым на каждую из функций формируется иерархия служб (шахта) пронизывающая сверху до низу всю организацию Результаты работы каждой службы оцениваются показателями, характеризующими выполнение ими своих целей и задач.
Преимущества линейной структуры:
·четкая система взаимных связей функций и подразделений;
·четкая система единоначалия — один руководитель сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью процессов, имеющих общую цель;
·ясно выраженная ответственность;
·быстрая реакция исполнительных подразделений на прямые указания вышестоящих.
Недостатки линейной структуры:
·тенденция к волоките и перекладыванию ответственности при решении проблем, требующих участия нескольких подразделений;
·малая гибкость и приспособляемость к изменению ситуации;
·критерии эффективности и качества работы подразделений и организации в целом — разные;
·повышенная зависимость результатов работы организации от квалификации, личных и деловых качеств высших управленцев.
1.2 Анализ службы УП
Отдел управления персоналом является структурным подразделением Талицких электрических сетей ОАО "Свердловэнерго". Он создается и ликвидируется приказом директора Талицких электрических сетей. Структура и штаты отдела управления персоналом утверждаются директором ТалЭС в соответствии со штатным расписанием и в пределах нормативной численности. Его возглавляет начальник ОУП, который должен иметь высшее профессиональное образование и стаж работы по организации управления кадрами на инженерно — технических и руководящих должностях не менее 5 лет.
В своей деятельности структурное подразделение руководствуется (нормативные документы): действующим законодательством, международными и государственными стандартами, другими законодательными и нормативными актами, внутренними нормами и правилами, приказами и распоряжениями высшего руководства Компании, настоящим Положением.
Организационная структура отдела управления персоналом утверждается в установленном порядке директором ТалЭС.
Цели: — обеспечение ТалЭС компетентным персоналом на основании соответствующего образования, подготовки, навыков и опыта, мотивированного к выполнению установленных требований и улучшению деятельности; — ведение учета данных о количественном и качественном составе кадров, их обучении и движении; — эффективное осуществление бизнес-процессов по управлению персоналом; — повышение результативности работы персонала за счет эффективного обучения. Задачи: — качественное формирование и рациональное использование кадрового потенциала предприятия с учетом перспектив его развития; осуществление подбора кадров на профессиональное соответствие каждого работника того рабочего места (должности), которое он занимает; — организация кадровой работы и внедрение кадровых нововведений. Развитие корпоративной культуры предприятия; — выявление мотивационных установок персонала и рассмотрение на их базе системы материального и морального стимулирования работников; — организация профессионального обучения рабочих (подготовка, переподготовка), повышения квалификации руководящих работников и специалистов, практического обучения молодых специалистов в период прохождения ими стажировки, а также производственной практики студентов; — проведение комплексного анализа работы с персоналом и оценка персонала предприятия.
1.3 Анализ функций должностного лица, занимающегося ведением кадрового учета
Функции специалиста:
·Оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами компании:
оформление срочных и бессрочных трудовых договоров, договоров о материальной ответственности
оформление приказов о приеме на работу, перемещении, увольнении
оформление формы Т-2
формирование личных дел работников
·Оформление штатного расписания предприятия, внесение в него изменений
·Выдача справок, выписок из приказов, копий трудовых книжек о трудовой деятельности работников
·Оформление, хранение и выдача трудовых книжек работников
·Разработка должностных инструкций специалистов, положений о структурных подразделениях
·Составление и ведение графика отпусков
·Оформление всех видов отпусков
·Оформление командировок
·Оформление листков временной нетрудоспособности
·Ведение журналов регистрации кадровых документов
·Решение спорных, сложных ситуаций с работниками
·Представительство по трудовым отношениям в ГИТ, прокуратуре.
1.4 Схема документооборота при ведении кадрового учета
Таблица 1
ДокументВид документаФорма документаФункции документаПериод1. Правила внутреннего трудового распорядкавнутреннийТекстовыйРабочая информация 1 раз в год 2. Штатное расписание внутреннийТекстовыйРабочая информацияВ течение года по мере необходимости3. Должностная инструкциявнутреннийТекстовыйРабочая информацияПостоянно 4. Графики отпусковвнутреннийТекстовыйРабочая информацияЕжегодно5. Приказы по личному составу — прием, увольнение, переводвнутреннийТекстовыйРабочая информацияПостоянно6. Табель учета рабочего временивнутреннийТекстовыйРабочая информация2 раза в месяц7. Личные карточки работниковвнутреннийТекстовыйРабочая информация1 раз при поступлении8. Журнал регистрации трудовых договороввнутреннийТекстовыйРабочая информацияПостоянно9. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к нимвнутреннийТекстовыйРабочая информацияПостоянно10. Личные дела работниковвнутреннийТекстовыйРабочая информацияПостоянно
2. Технический проект
Под ведение кадрового учета предполагается документирование трудовых отношений, издание приказов, отражающих трудовую деятельность каждого сотрудника, занесение соответствующих записей в личную карточку и трудовую книжку, ведение журналов регистрации и табелей учета рабочего времени
Основной задачей кадрового делопроизводства является правильность и своевременность оформления кадровых документов: по приему на работу и увольнению, переводам, предоставления отпусков и подготовке иных кадровых документов.
А1 — Оформление документации при приеме, увольнении, перемещении персонала.
А2 — Оформление документов, необходимых при предоставлении отпусков
А3 — Оформление документации премирования и поощрения работников.
3. Рабочая документация
Описание программного обеспечения.
)БОСС-Кадровик — автоматизированная система управления персоналом, позволяющая оптимизировать процессы управления человеческим ресурсом в крупных организациях, холдинговых структурах, а также динамично развивающихся средних компаниях.
2)БОСС-Кадровик позволяет:
3)планировать структуру организации, штатные расписания и кадровую политику;
4)производить расчет заработной платы, оперативный учет движения кадров;
5)вести административный документооборот по персоналу и учету труда, аттестации и определению потребностей (обучение, повышение квалификации) работников;
6)рекрутинг персонала на вакантные должности;
7)ведение архивов без ограничения сроков давности и многое другое.
8)Галактика / Управление персоналом и кадровой политикой
Контур управления персоналом системы Галактика ERP обеспечивает эффективное решение основных задач, связанных с управлением кадрами, и помогает максимально полезно использовать потенциал сотрудников компании.
Контур управления персоналом позволяет автоматизировать следующие процессы:
трудоустройство: прием на работу, перемещение по службе (переводы, выдвижение и т.п.), увольнение;
ведение документации по кадровым вопросам;
расчет заработной платы;
учет рабочего времени и анализ его эффективного использования;
учет, планирование и контроль трудовых ресурсов предприятия;
персонифицированный учет;
формирование статистики, форм и разнообразных отчетов для внешних и внутренних нужд.
9)ПО "SAP R/3":
SAP — система управления ресурсами предприятия, которая охватывает все сферы деятельности компании. На сегодняшний день не существует такой ресурсной базы, которая не обрабатывается SAP. В частности, специалисты выделяют сферы человеческих, финансовых, фондовых и производственных ресурсов.
Преимущества SAP HR:
·самообслуживание сотрудников посредством интернет сетей. В SAP HR возможно размещение объявлений для соискателей в мировой паутине, при этом пользователь может ограничиться отдельными регионами, либо "окутать" весь мир. Модель управления претендентами содержит информацию обо всех вакансиях и соискателях, которые желают получить должность.
·возможность управления потоками бизнес-процессов. При этом транспорт данных может производиться поэтапно, устраняя необходимость многочисленного ввода информации.
·ПО SAP HR оснащено функцией хранения информации о сотрудниках предприятия на оптических носителях.
Определим критерии важности, по которым будем выбирать программу для автоматизации:
üПолнота автоматизации — полнота и уровень автоматизации функций в програмном обеспечении означает, что отдельные расчетные функции должны быть реализованы практически в любом пакете.
üСтоимость программы — должна стремиться к минимуму
üСовместимость с другими программами — показатель характерезует насколько программа совместима с другими приложениями и программами, не препятствует ли она нормальной их работе.
üУдобство пользования — программа должна быть проста в использовании
üНадёжность — свойство программы выполнять заданные функции, сохранять свои характеристики в установленных пределах при определенных условиях эксплуатации. Надежность программного обеспечения определяется его безотказностью и восстанавливаемостью.
üСложность освоения программы должна быть минимальной, чтобы не "тормозился" рабочий процесс, и специалист не ощущал чувство психологической усталости.
Важность критериев оценивается по 10-ти бальной шкале, а их направленность по 5-ти бальной шкале.
Таблица 2.
Оценка критериев
КритерииВажность (баллы) Направление критериев"Босс-кадровик""Галактика""SAP R/3"Полнота автоматизации10max534Стоимость программы (руб.) 7min (7560) (1150 000) (1500 000) Совместимость с другими программами69max555Удобство пользования10max545Надежность (безопасность) 9max545Сложность освоения8min543
Теперь сопоставим значения критериев по выбранным программам с эталоном:
Если значение стремится к MIN, то
Если значение стремится к MAX, то
Таблица 3
Критерий"Босс-кадровик""Галактика""SAP R/3"Полнота автоматизации10,60,8Стоимость программы (руб.) 10,006570,00504Совместимость с другими программами11Удобство пользованияНадежность (безопасность) 10,81Сложность освоения1,66
Далее в таблице сопоставим значения критериев с важностью данного критерия для нашей фирмы
Таблица 4
КритерииВажность критерия"Босс-кадровик""Галактика""SAP R/3"Полнота автоматизации101068Стоимость программы (руб.) 770,0460,211Совместимость с другими программами66 6 6Удобство пользования10108 10Надежность (безопасность) 9989Сложность освоения881013,28Сумма: 5038,04646,491
Из данных таблицы делаем вывод, что при сопоставлении значений критериев и уровня важности для организации, наиболее подходящей программой является "Босс кадровик".
4. Ввод в действие
Для внедрения программы "Босс кадровик" в работу организации необходимо сотавить план по срокам, ЗТ и исполнителям.
Таблица 5
ПроцедураИсполнительПодразделениеСрокиСтоимостьПокупка программыСпециалист IT-отдела-1 день1 150 000 руб. Установка программыСпециалист IT-отдела-1 день — Обучение персоналаВнешние сотрудники-5 дней18 600 руб. Ввод базы данныхСпециалисты отдела кадровОтдел кадров2 недели10 000 руб.
Рассчитаем экономический эффект:
Где, , — трудовые затраты обработки единицы информации до после внедрения информационной технологии (чел/час).
— стоимость одного чел/часа, используемого для обработки i-й информации.
— объем годовой информации определенной задачи.
Эпр = (40 — 100) * 434*70 = — 1822800 руб — экономия средств, за счет внедрения программы и автоматизация функции.
Посчитаем годовые ЗТ организации
ЗТгод= ТО/Тто + ПО/Тпо= 5000/5+ 1 150 000 /5=1000+230000=231000 руб
Общая эффективность программы:
Эф= Эпр/ЗТгод = 1822800/231000= 7,89, т. к данный показатель больше 1, поэтому выгодно внедрить программу.
Заключение
В основе управленческой деятельности любой организации (от министерства до небольшого предприятия) лежат процессы получения информации. Получение информации, ее обработки, принятия решений, доведения его до сведения исполнителей и подведения итогов.
Проанализировав рынок программных продуктов видно наличие большого ассортимента. Для автоматизации процессов ведения кадрового учета предлагается использовать программное обеспечение "Босс-кадровик". Ведение учета в электронном виде позволяет инспектору отдела кадров оформлять все необходимые документы быстро и грамотно, восстанавливать утерянные документы при необходимости и создавать различные отчеты без лишних временных затрат.