Содержание
ВВЕДЕНИЕ3
1.Понятие о регистрации документов. Правила регистрации документов 6
2.Формы регистрации документов10
3.Индексация документов17
4.Систематизация регистрационных карточек и организация справочных картотек21
ЗАКЛЮЧЕНИЕ26
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ27
Приложение 129
Приложение 230
Приложение 331
Выдержка из текста работы
Рекламно-техническое описание должно быть составлено на русском языке и выполнено печатным способом на одной стороне белого листа формата А4. Текст печатается через полтора интервала, размер шрифта (кегль) — от 12 пт до 14 пт.
Обязательными структурными частями РТО являются титульный лист и основная (текстовая) часть объемом не менее 5 листов.
Титульный лист содержит следующие реквизиты:
1) полное наименование вышестоящего органа (организации) — для авторов и авторских групп отсутствует;
2) полное наименование учебного заведения (организации, учреждения);
3) гриф утверждения РТО, подпись руководителя и печать организации;
4) вид (наименование) документа — рекламно-техническое описание;
5) наименование разработки;
6) код программного документа по ЕСПД следующего вида:
.ОКПО.ХХХХХ-01 99 01
где:
— ОКПО — восьмизначное число кода организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций;
— ХХХХХ — пятизначный номер (текущий порядковый номер) разработки, которая подается на регистрацию от имени учебного заведения (организации);
— 01 — версия регистрируемой разработки (т.е. первая версия);
— 99 — код программного документа «рекламно-техническое описание» согласно ГОСТ;
— 01 — количество частей (книг), составляющих РТО.
7) Количество листов в РТО.
«Листов X», где «X» — количество листов документа РТО, включая титульный лист. Нумерация листов проставляется в верхней центральной части каждого листа, исключая титульный лист (на титульном листе нумерация не проставляется).
Под номером страницы в верхней центральной части каждого листа (верхний колонтитул) проставляется код программы по ЕСПД: .ОКПО.ХХХХХ-01 99 01
8) фамилия и инициалы исполнителей, дата и подписи;
9) город и год выпуска.
Для авторов и авторских групп в РТО и ИКАП проставляется код ОКПО и пятизначный порядковый номер XXXXX организации, представляющей программную разработку во ВНТИЦ, в нашем случае — это ОФЭРНиО-Томск, соответственно ставится код ОКПО ТУСУРа и текущий порядковый номер регистрации по ТУСУРу.
Расположение полей указанных реквизитов аналогично расположению полей листа утверждения программных документов (ГОСТ 19.104-78 «Основные надписи»), либо титульного листа отчета о НИР (ГОСТ 7.32-91 «Отчет о НИР. Структура и правила оформления»).
Основная часть РТО в обязательном порядке должна содержать следующие разделы, с одноименным наименованием:
1) функциональное назначение программы, область применения, её ограничения;
2) используемые технические средства;
3) специальные условия и требования организационного, технического и технологического характера;
4) условия передачи документации или ее продажи.
Допускается вводить в состав РТО новые разделы или объединять отдельные из вышеуказанных разделов.
— Например, второй раздел РТО может именоваться «Результаты внедрения системы», тогда перечень используемых технических средств в обязательном порядке должен быть включен в третий пункт РТО. В РТО в качестве структурной части могут входить рисунки, таблицы, экранные формы, список литературы и т.д. Текст документа должен быть четким — пригодным для микрофильмирования.
Структура документа РТО может меняться в зависимости от текущих требований, предъявляемых ВНТИЦ к оформлению регистрационного комплекта документов.
2. Требования к оформлению информационной карты
алгоритмов и программ
Информационная карта алгоритмов и программ представляет собой информационный документ и содержит сведения о разработанной программе и представляемых в ОФЭРНиО текстовых документах. ИКАП заполняется на русском языке.
ИКАП может быть подготовлена с помощью свободно распространяемой ОФЭРНиО программы RegOfap.exe, которая доступна по адресу: http://ofernio.ru/portal/modules/mydownloads/.
Для ИКАП используются бланки, изготовленные на белой плотной бумаге формата А4 (210х297 мм). ИКАП печатается на обеих сторонах листа качественной белой бумаги формата А4 с обязательным сохранением размеров и расположения полей бланка-образца.
ИКАП разбита на блоки, которым присвоены цифровые обозначения. В каждом блоке выделены реквизитные зоны, в которых размещены код реквизита и поля для записи значения реквизита. Шрифт должен быть четким, контрастным, высота – максимально возможная (не более 12 пт), в зависимости от размера поля. Заполнение всех полей ИКАП (за исключением специально указанных) обязательно.
При заполнении ИКАП исполнителями не заполняются поля 5418, 7992, 5436, 2403, 5436, 5634, 7434, 7506.
В ИКАП, при ее заполнении вносятся следующие данные:
1) 5418 ( Исходящий №, дата) — заполняется специалистами ОФЭРНиО;
2) 7992 (Инвентарный номер ФАП) — заполняется специалистами ОФЭРНиО;
3) 5436 Инвентарный номер ВНТИЦ — заполняется специалистами ВНТИЦ;
4) 7839 ( Тип ЭВМ) — указывается наименование использованной при разработке программных средств ЭВМ (IBM PC, Pentium II и т.д.);
5) 7902 ( Тип и версия ОС) — указываются тип и версия операционной системы (Linux, Windows 98/XP и т.д.);
6) 5715 (Инструментальное ПО) — указываются наименования универсальных языков программирования и/или инструментальных пакетов специализированных языков программирования (C++, Delphi, PHP и т.п.), на которых выполнено программное средство. При использовании нескольких наименований они указываются через точку с запятой;
7) 7848 ( Оперативная память) — указывается в килобайтах объем оперативной памяти, необходимой для функционирования программного средства, без указания единиц измерения;
8) 7965 (Разновидность ПС) — в приведенном классификаторе обводится соответствующий код (программный модуль, программа, пакет программ, комплект программ, библиотека программ, программная система, программный комплекс, информационная структура, прочее).
При регистрации web-сайтов обводится код 28 «информационная структура», при регистрации электронных учебных, методических, практических пособий и дидактических материалов обводится код 37 «Прочее».
9) 5679 (Код программы по ЕСПД) — по аналогии с РТО (см. п. 4.4.1.).
Для внешних организаций код программы по ЕСПД присваивает подразделение, ведущее нормативный учет проектной документации (патентный отдел, отдел научно-технической информации). Для ТУСУРа код по ЕСПД ведется специалистами ОФЭРНиО-Томск. Для авторов-индивидуалов и творческих групп код программы по ЕСПД также присваивает региональное отделение ОФЭРНиО.
10) 7884 (Объем программы) — указывается объем программы в килобайтах, без указания единиц измерения (1 Мб = 1024 Кб);
11) 7362 (Срок окончания разработки) — приводится в формате ДД.ММ.ГГГГ. Указывается дата утверждения программных документов на ПС, где ДД — две цифры даты, ММ — две цифры месяца, ГГГГ — год.
12) 7947 (Описание программы), 7956 (Описание применения) – данные поля не заполняются, так как вместо нормативных документов «Описание программы» и «Описание применения» для регистрации в ОФЭРНиО готовится документ «Рекламно-техническое описание».
13) 7974 (РТО) — указывается количество листов в РТО;
14) 4956 (Распространение ПП) — в приведенном классификаторе обводится соответствующий код: для организации-разработчика — код 35, для авторов — 44;
15) 4511 (Сертификация) — обводится соответствующий код. Для большинства разработок (не сертифицированных) обводится код 43, в противном случае — код 34 и в реферате может быть указан номер сертификата;
16) Сведения об организации, представляющей АИП во ВНТИЦ. Заполняются специалистами регионального отделения ОФЭРНиО (указываются реквизиты организации, в составе которой находится региональное отделение ОФЭРНиО, в нашем случае реквизиты ТУСУРа и ОФЭРНиО-Томск);
17) 2403 (Код ВНТИЦ) — заполняется специалистами ОФЭРНиО (ВНТИЦ);
18) Сведения об организации-разработчике. Поля реквизитов данного блока заполняются реквизитами организации-разработчика, при регистрации авторской разработки в данное поле заносятся реквизиты регионального отделения ОФЭРНиО;
19) 6183 Авторы (разработчики ПС) — указываются фамилии и инициалы разработчиков программного средства, если авторов несколько, они указываются через запятую;
20) 9045 (Наименование программы) — указывается полное наименование программы, которое должно совпадать с наименованием, указанным на титульном листе РТО, а также в тексте сопроводительного письма;
21) 9117 (Реферат) — в краткой форме (ограничение 1024 символа) отражаются: функциональное назначение программы, инновационный аспект, область ее применения, ее ограничения, условия эксплуатации (возможность применения в локальной сети, требования к программно-аппаратным средствам, тип носителя, используемого для распространения программы и т.п.);
22) 5436 — повторяется инвентарный номер ВНТИЦ — заполняется специалистами ВНТИЦ;
|
24) 5 634 (Индексы УДК) — индексы Универсальной десятичной классификации указываются в соответствии с таблицами универсальной десятичной классификации (могут проставляться специалистами ОФЭРНиО -Томск).
Индексы УДК можно получить в поисковом режиме на web-портале ОФЭРНиО по адресу http:// ofernio .ru/portal/ search_index.php.
С 2007 года ВНТИЦ ввел требование по включению в поле 5634 так называемых «общих определителей», например, одним из обязательных на сегодняшний день является индекс УДК «Раздел Id — Общие определители формы документов», который доступен для просмотра на web-портале ОФЭРНиО по адресу http://ofernio.ru/udc/tab-id.htm.
Данный индекс добавляется после основных индексов УДК в скобках, например, в представленной на web-странице ОФЭРНиО -Томск информационной карте ИКАП (наименование программы «Программная система «Среда моделирования МАРС», которая предназначена для имитационного моделирования электротехнических устройств и систем) перечень индексов УДК в поле 5643 представлен следующим набором: 004.94: 621.3 (047.31).
Первый индекс УДК 004.94 определяет направление исследований «Компьютерное моделирование».
Индекс УДК 621.3 соответствует отрасли знания «Электротехника».
Общий определитель — индекс (047.31) определяет форму документа, как «Исследовательские сообщения. Научно-технические отчеты. Отчеты об испытаниях, экспериментах, проектах и т.д.».
По опыту работы Томского отделения, кроме вышеуказанного индекса УДК (047.31), наиболее подходящего для определения форм документов, являющихся результатами выполнения НИР, приведем наиболее часто используемые индексы УДК «Общие определители формы документов»:
— (07) Учебные пособия и руководства. Пособия для преподавания и практической подготовки;
— 072) Вспомогательные материалы для обучения. Методические пособия для учителей и преподавателей;
— (075) Учебники и учебные пособия. Школьные учебники. Учебники для высших и средних специальных заведений
— (076) Пособия и руководства для лабораторных и других практических занятий и обучения;
— (076.5) Практические упражнения. Практикумы. Лабораторные работы;
— (075.8) Учебники и учебные пособия для высших учебных заведений: университетов, институтов, академий и т.д.;
— (043.3) Диссертации (исследования на соискание ученой степени, авторефераты диссертаций и т.п.);
— (043.5) Диссертации (исследования для присвоения научного звания, например, доцента, профессора) в институтах, университетах и т.п.;
— (083.97) Программы (программное обеспечение).
25) 7434 Дата, 7506 Входящий номер — заполняется специалистами ОФЭРНиО;
26) 5616 Коды тематических рубрик – заполняются в соответствии с Государственным рубрикатором научно-технической информации (ГРНТИ), который можно скачать с web-сайта ВНТИЦ в виде автоматизированной программы grnti.exe или архивного zip-файла по электронному адресу
http://www.vntic.org.ru/rus/inf_products/registr/pol2-p1.htm
ГРНТИ представляет собой универсальную иерархическую классификацию областей знания, принятую для систематизации всего потока научно-технической информации.
Рекомендуется проставлять не менее двух кодов ГРНТИ, например, для уже вышеупомянутого примера ИКАП Томского отделения приведены два кода ГРНТИ:
— 45.01.77 , что соответствует разделу « Электротехника. Общие вопросы электротехники. Методы исследования и моделирования. Математические и кибернетические методы»;
— 45.01.85 — соответствует разделу « Электротехника. Общие вопросы электротехники. Автоматизация и автоматизированные системы»;
27) 5643 (Ключевое слово) — указываются ключевые слова (не более 60 символов, через пробел, каждое слово или сочетание слов начинается с большой буквы.
3. Требования к оформлению сопроводительного письма
Сопроводительное письмо оформляется на бланке организации (учреждения).
В правом верхнем углу указывается адрес 142432, Московская область, п. Черниголовка, Школьный б-р, д.1 Институт научной информации и мониторинга РАО, ОФЭРНиО
Если заявка на регистрацию подается от автора (группы авторов), то сопроводительное письмо оформляется на листе формата А4 и в правом верхнем углу, кроме обращения в адрес Томского отделения ОФЭРНиО, указываются реквизиты автора (доверенного лица авторского коллектива): его домашний адрес, домашний и служебный телефоны; адрес электронной почты; Интернет-адрес сайта (при наличии). Для авторов в правом верхнем углу указывается адрес Томского отделения ОФЭРНиО: 634050, г. Томск, пр. Ленина , 40. ТУСУР, Томское отделение ОФЭРНиО. Руководителю ОФЭРНиО-Томск, проректору ТУСУР по информатизации Ехлакову Ю.П.
Сопроводительное письмо от организации, помимо обращения в адрес ОФЭРНиО и стандартных реквизитов организации, указанных на бланке организации-отправителя, включает:
1) краткое сообщение о высылаемой программной разработке:
Направляем в Ваш адрес документы для регистрации программной разработки «…..наименование программной разработки, соответствующее РТО и ИКАП…».
Приложение: ИКАП – 3 экз.;
РТО – 1 экз. на 8 страницах;
Конверт формата А4 с марками (на 35 рублей) и обратным адресом.
2) дополнительную информацию о высылаемой программной разработке.
Ввод дополнительной информации определяется рубрикатором журнала ОФАП «Компьютерные учебные программы и инновации», так как в дальнейшем все поступившие на регистрацию в ОФЭРНиО разработки планируются к публикации в этом журнале.
Данный рубрикатор включает следующие разделы:
Прикладные программные средства для создания и преобразования программ
Программное и информационное обеспечение для решения организационных задач в системе образования
Программное и информационное обеспечение для решения экономических задач в системе образования
Программное и информационное обеспечение для решения организационно-экономических задач в системе образования
Программное и информационное обеспечение учебного назначения
Программное и информационное обеспечение поддержки научно-исследовательских работ
Программное и информационное обеспечение ОБЛАСТЕЙ народного хозяйства*
Программное и информационное обеспечение ОТРАСЛЕЙ народного хозяйства*
Энциклопедии. Справочники. Словари.
Электронные библиотеки.
Информационные ресурсы
Интернет-ресурсы
Компьютерные игры
другое* (возможно добавление нового раздела журнала)
При регистрации учебно-методического обеспечения выбирается раздел «программное и информационное обеспечение учебного назначения», который требует дополнительной информации по учебной составляющей. В этом случае пример дополнительной информации в сопроводительном письме будет выглядеть следующим образом.
ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ
|
Отрасли народного хозяйства, в которых может быть применена разработка: Физико-математические, Технические, Педагогические. |
|
Отрасли науки, в которых может быть применена разработка: Физико-математические науки, Технические науки, Педагогические науки. |
|
Раздел журнала: программное и информационное обеспечение учебного назначения |
|
Данная разработка рассчитана на следующие уровни образования: высшее профессиональное образование |
|
Учебные дисциплины: механика, физика |
|
Форма обучения: очное, дистанционное |
|
Вид средства обучения: учебное |
|
Субъект РФ: Томская обл. (Сибирский федеральный округ) |
Таким образом, для заполнения дополнительной информации в сопроводительном письме — необходимо выбрать данные из соответствующих классификаторов.
Классификатор отраслей народного хозяйства :
— Физико-математические;
— Химические;
— Биологические;
— Геолого-минералогические;
— Технические;
— Сельскохозяйственные;
— Исторические;
— Экономические;
— Философские;
— Филологические;
— Географические;
— Юридические;
— Педагогические;
— Медицинские;
— Фармацевтические;
— Ветеринарные;
— Искусствоведение;
— Архитектура;
— Психологические;
— Военные;
— Социологические;
— Политические;
— Культурология.
Классификатор отраслей науки :
— Физико-математические науки;
— Химические науки;
— Биологические науки;
— Технические науки;
— Сельскохозяйственные науки;
— Исторические науки;
— Экономические науки;
— Философские науки;
— Филологические науки;
— Юридические науки;
— Педагогические науки;
— Медицинские науки;
— Фармацевтические науки;
— Ветеринарные науки;
— Искусствоведение;
— Архитектура;
— Психологические науки;
— Социологические науки;
— Политические науки;
— Культурология;
— Науки о Земле (географические);
— Науки о Земле (геолого-минералогические).
Классификатор уровней образования :
— высшее профессиональное образование;
— дополнительное образование;
— дошкольное образование;
— начальное профессиональное образование;
— начальное общее образование;
— основное общее образование;
— послевузовское образование;
— среднее (полное) общее образование;
— среднее профессиональное образование.
Учебные дисциплины. Проставляются исполнителем самостоятельно с использованием классификатора – соответственно наименованиям дисциплин по действующим нормативам Минобрнауки РФ, либо добавляются самостоятельно например: химия, физика.
Форма обучения. Выбираются следующие формы обучения: очное, заочное, экстернат, дистанционное.
Вид средства обучения. Выбираются следующие виды: учебное, методическое, дидактическое, информационное, программное и «новое средство».
При регистрации всех других видов программных средств (например, работ научно-исследовательского характера) исполнителем выбираются другие разделы рубрикатора журнала ОФАП. В этом случае дополнительная информация в сопроводительном письме будет выглядеть следующим образом (на примере Томского отделения).
ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ
|
Отрасли народного хозяйства, в которых может быть применена разработка: Технические. |
|
Отрасли науки, в которых может быть применена разработка: Технические науки. |
|
Раздел журнала: Программное и информационное обеспечение поддержки научно-исследовательских работ. Имитационное моделирование электротехнических устройств и систем |
|
Субъект РФ: Томская обл. (Сибирский федеральный округ) |
Как видно из примера, при выборе раздела «Программное и информационное обеспечение поддержки научно-исследовательских работ» (а также при выборе разделов «Программное и информационное обеспечение ОБЛАСТЕЙ народного хозяйства» и «….ОТРАСЛЕЙ народного хозяйства» ) необходимо уточнить область научных знаний по данному разделу. При этом для ОТРАСЛЕЙ и ОБЛАСТЕЙ используется меню – классификатор, а в нашем случае – добавляйте самостоятельно – это «Имитационное моделирование электротехнических устройств и систем».
И, наконец, в нижней левой части письма должны быть указаны реквизиты непосредственного исполнителя (автора) разработки (для авторских групп — доверенного лица авторского коллектива).
Исполнитель: Иванов А.А.
Телефон: (3822)43-24-32
E-mail: [email protected]
Сопроводительное письмо также формируется в автоматизированном режиме с помощью сервисной программы ОФЭРНиО RegOfap.exe.
В любом случае Вам всегда будет оказана методическая помощь со стороны сотрудников Томского отделения, а также при экспертизе базового комплекта электронных документов со стороны специалистов ОФЭРНиО.
