Пример курсовой работы по делопроизводству: Понятие системы документации

Выдержка из текста работы

Документация создается практически во всех сферах жизни общества и отличается большим разнообразием. Основную часть служебной документации составляет документация, используемая при реализации функций управления. Управленческая документация имеет универсальный характер и создается в деятельности всех органов государственной власти и местного самоуправления, коммерческих и некоммерческих организаций. Управленческая документация подразделяется на отдельные системы.

Совокупность различных видов и разновидностей документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению, составляет систему документации.

Различают функциональные и отраслевые системы документации.

Функциональные системы документации — те, которые присущи почти всем организациям (организационно-распорядительная, бухгалтерская, кадровая и т.д.)

Отраслевые системы документации присущи только определенным группам организаций: медицинская, учебная, научно-исследовательская.

Основным направлением совершенствования систем документации является унификация.

Под унификацией в широком смысле слова понимается уменьшение многообразия типов и видов изделий одинакового функционального назначения. Применительно к управленческим документам унификация заключается в установлении единообразия в составе и формах управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач.

Унификация документов позволяет включать их в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата – от руководителей до рядовых сотрудников.

Основная цель унификации — создание таких систем документации, применение которых будет экономически эффективно, приведет к увеличению времени на творческие элементы управленческого труда, повысит общую культуру управления.

Унифицированная система документации (УСД) – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Унифицированная форма документа — это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Целью создания УСД является определение и установление оптимального состава форм документов. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД. В 1993 г. свыше трех с половиной тысяч форм плановых, учетных, финансовых и других документов были сведены в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Каждый из документов получил кодовое обозначение, определяющее его принадлежность к одной из систем документации и место в этой системе. Код формы подтверждает само его право на существование и соответствие утвержденному образцу.

Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа. В Российской Федерации разработаны следующие унифицированные системы:

— организационно-распорядительной документации;

— банковской документации;

— финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

— отчетно-статистической документации;

— учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

— документации по труду;

— документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

— внешнеторговой документации.

Основная часть документов, оформляющих трудовые отношения, вошла в состав унифицированной системы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1. С введением данного постановления утратили силу унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26.

Эти формы документации распространяются на организации, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, независимо от формы собственности.

Унифицированные формы документов по учету кадров имеют свои особенности оформления, тем не менее, многие положения ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Типовой инструкции по делопроизводству вполне применимы по отношению к ним, например, правила датирования, присвоения регистрационных номеров, подписания, заверения копий документов и т.п.

Наряду со стандартизацией и унификацией документов широко используется и принцип трафаретизации. Это способ унификации текстов документов, который состоит в том, что вся информация, характерная для документов, условно подразделяется на трафаретную (постоянную) и индивидуальную (переменную). Создаются бланки документов с трафаретными текстами. Трафаретизация позволяет повысить производительность труда исполнителей, способствует повышению культуры делопроизводства.

1.2 Табель форм документов

В целях управления системами документации в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству в каждой организации должен разрабатываться Табель форм документов.

Табель форм документов учреждения — перечень разрешенных к применению документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения.

Разработка табеля позволяет решить одновременно несколько задач, это:

— оптимизация состава применяемых в организации форм документов и их закрепление в едином нормативном документе;

— классификация применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности (или по структурным подразделениям);

— унификации состава и форм управленческих документов, сокращение применяемых форм документов, исключение из форм документов дублирующих показателей;

— унификация и нормативное закрепление процедуры подготовки (или ее отдельных, наиболее важных этапов) управленческих документов в организации;

— упорядочение в целом документационного обеспечения организации в целях повышения эффективности использования компьютерных технологий и оптимизации документооборота организации.

В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименование форм документов, используемых в деятельности организации. Он позволяет осуществлять: оперативный поиск необходимых форм документов; контроль за деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.

Примерная форма табеля

Наименование документа	Код формы	Дата утверждения	Подписи	Визы	Утверждение	Печать
1	2	3	4	5	6	7
График отпусков	0301020	Госкомстат РФ 05.01.2004	Начальник ОК	Профком	Директор	Нет