Организация труда менеджера, Менеджмент

Содержание

Введение

1. Социально-экономическая природа управленческого труда и принципы его научной организации

1.1. Место времени в жизнедеятельности людей…6

1.2 Понятие и значение научной организации труда.

2. Планирование и нормирование рабочего времени мене¬джера. Режим рабочего дня

2. 1. Время менеджера..12

2.2 Управление временем.16

2.3 Регулирование режимов рабочего времени..

3.Источники экономии рабочего времени менеджера

3.1 Факторы и условия экономии времени менеджера30

3.2 Практические способы контролирования времени.

Заключение

Приложение…41

Выдержка из текста работы

Федеральное агентство по образованию Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ УПРАВЛЕНИЯ Кафедра управления проектом Специальность менеджмент организации Специализация Форма обучения дневная очная КУРСОВАЯ РАБОТА ПО ДИСЦИПЛИНЕ основы менеджмента на тему Организация труда менеджеров Исполнитель студентка 2 курса 1 группы Л.В. Паночкина Руководитель Бронникова Т.М. Москва-2006 Содержание Введение 1. Особенности трудовой деятельности менеджеров 2. Организация труда менеджеров 3. Требования к профессиональной компетенции менеджеров 4. Планирование рабочего времени менеджера 5. Основные направления улучшения организации труда менеджеров 25 5.1. Организация рабочего места 2. Работа с документами и корреспонденцией 3. Ведение телефонных разговоров 4. Проведение совещаний 5. Делегирование полномочий 6. Прием по личным вопросам 6. Зарубежный опыт организации труда менеджеров 7. Эффективность управленческого труда менеджеров 39 8. Выводы и предложения 44 Заключение 49 Список использованной литературы 51 Введение Развитие рыночных отношений поставило ряд новых задач, решение которых невозможно на базе старых представлений, методов и подходов к управлению предприятием.

Особую остроту приобретает проблема организации трудовой деятельности менеджеров.

Современные технологии и производственные процессы требуют не только высокой квалификации и исполнительной дисциплины менеджеров, но и их творческого участия в производстве, поиске резервов его рационализации.

В этой связи современные менеджмент это не столько наука и практика управления, сколько искусство управления людьми. Успех в бизнесе почти полностью предопределяется умением менеджера работать с коллегами, его личными качествами, способностью эффективно руководить людьми.

Научно-технический прогресс предъявляет новые требования к организации труда менеджеров, уровню их профессиональных знаний и психофизиологическим возможностям человека. Данная курсовая работа посвящена актуальной проблеме организации труда менеджеров. Здесь рассмотрены роль и место менеджеров в системе управления, раскрыто содержание и основные направления рационализации труда менеджеров, показана возможность применения зарубежного опыта организации труда и дана оценка экономической эффективности управленческого труда менеджера. Указанная проблема имеет недостаточный уровень проработанности, так как современная профессия менеджер относительно новая, требующая тщательного учета человеческого фактора в деятельности предприятия.

С научной точки зрения труд менеджера это не производство конкретной продукции, а организация эффективной работы предприятия в целом или его подразделений в отдельности.

Таким образом, задача менеджеров состоит в большей степени в управлении деятельностью коллектива предприятия, а не только в организации выполнения плановых заданий. 1.

Особенности трудовой деятельности менеджеров

Исследования показывают, что управленческая работа по сути своей очень отличается от неуправленческой. И действительно, работа начальника цеха имеет гораздо больше общего с работой президента компании, чем с работой людей, которые находятся под его управлением. Управление предприятием представляет собой процесс, в основе которого лежит воздействие на коллектив предприятия и все стороны его деятельности с целью получения максимальных результатов.

Такое воздействие на каждом предприятии и в организации оказывают управленческие кадры. Следовательно, чем эффективнее процесс управления на предприятии, тем выше оказывается результативность деятельности всего предприятия. Однако, процесс управления осуществляют люди. В связи с этим эффективность процесса управления зависит от эффективности деятельности управленческого персонала предприятия, которая складывается из эффективности деятельности отдельных работников и групп работников различного уровня образования и квалификации, которые составляют управляющую систему предприятия.

Управление предприятием как вид профессиональной деятельности базируется на обоснованном применении управленческих технологий. Управленческая технология — это искусство, мастерство и умение осуществлять управленческое действие для достижения поставленных целей.

Управление включает совокупность методов и средств сбора и обработки информации, приемов эффективного воздействия на работников, принципов, законов и закономерностей организации и управления, систем контроля. Важным фактором повышения результативности менеджмента является разделение труда менеджеров, т.е. специализация управленческих работников на выполнении определенных видов деятельности, разграничение их полномочий, прав и сфер ответственности.

Соответственно этому в организациях выделяют следующие виды разделения труда менеджеров функциональное, структурное, технологическое, профессионально-квалификационное. Функциональное разделение труда основывается на формировании групп работников управления, выполняющих одинаковые функции менеджмента планирование, организация, контроль. Соответственно этому одни работники аппарата управления специализируются на работах по планированию, другие направляют свои усилия на организацию работ по выполнению планов, третьи являются специалистами по контролю хода, измерению результата и оценке работы и. Структурное разделение труда менеджеров строится исходя из таких характеристик управляемого объекта, как организационная структура, масштабы, сферы деятельности, отраслевая или территориальная специфика.

В силу большого разнообразия факторов, воздействующих на структурное разделение труда, оно специфично для каждого предприятия. В то же время можно выделить некоторые общие черты специализации, касающиеся, прежде всего, вертикального и горизонтального разделения труда менеджеров.

Вертикальное разделение труда построено на выделении трех уровней управления низшего, среднего и высшего. К низшему уровню относятся менеджеры, имеющие в своем подчинении работников преимущественно исполнительского труда. Они осуществляют управление такими первичными подразделениями, как бригады, смены, участки. Средний уровень самый многочисленный, составляющий 50-60 общей численности управленческого персонала предприятия включает менеджеров, ответственных за ход производственного процесса в подразделениях.

Сюда входят также менеджеры штабных и функциональных служб аппарата управления предприятия, его филиалов и отделений, а также руководство вспомогательных и обслуживающих производств, целевых программ и проектов. Высший уровень это администрация предприятия, осуществляющая общее стратегическое руководство предприятия в целом, ее функциональными и производственно-хозяйственными комплексами.

На этом уровне занято 3-7 общего управленческого персонала. Фактическое число уровней на предприятиях характеризуется большим разнообразием и колеблется от одного-двух на малых предприятиях до восьмидесяти в крупных объединениях и корпорациях. Соответственно меняется и содержание задач, решаемых на разных уровнях менеджмента. Общим является то, что на каждом из них предусматривается определенный объем работ по функциям управления.

Это горизонтальное разделение труда менеджеров по функциям. Функциональная структура работ на каждом уровне неодинакова. При движении от низшего к высшему увеличиваются число и сложность задач по составлению планов и организации всей работы предприятия, повышается значение контрольной функции. На низшем и среднем уровнях менеджеры заняты координацией совместной деятельности людей, поэтому эта функция, наряду с мотивированием, становится наиболее важной. Технологическое и профессионально-квалификационное разделение труда менеджеров учитывает виды и сложность выполняемых работ.

По этим критериям в составе аппарата управления предприятия выделяют три категории работников руководителей, специалистов и служащих. Если рассматривать их труд с точки зрения технологии процесса управления, то задачи руководителей сводятся к принятию решений и организации их практической реализации, специалисты осуществляют проектирование и разработку вариантов решений, а служащие занимаются информационным обеспечением всего процесса.

Сложность управленческих работ учитывается в требованиях, которым должны отвечать менеджеры при занятии определенных должностей. В соответствии с этим в плановой и учетной практике нашей страны выделяются следующие основные должности управленческого персонала на предприятиях руководители и их заместители главные специалисты, инженеры, техники, механики экономисты, инженеры-экономисты счетно-бухгалтерский персонал канцелярский персонал, юридический персонал, другие работники.

Руководители составляют одну из наиболее значимых групп управленческого персонала, а их труд является самым сложным и ответственным. Таким образом, труд современных менеджеров это выработка и принятие тысяч возможных вариантов и нюансов управленческих решений. Осуществляя на практике общие принципы и функции управления, выбирая наиболее оптимальные методы управленческой работы, менеджеры способствуют решению конкретных проблем производства, достижению успеха предприятия.

В условиях рынка успешность зависит от умения выжить, результативности и эффективности деятельности предприятия, которые определяются уровнем менеджмента в ней. Труд современных менеджеров необходим предприятиям как главное условие их существования и развития, так как именно менеджмент определяет стратегию, цели, конкретные средства и пути решения задач предприятия, от него зависит степень реагирования предприятия на внешние факторы и возможности использования имеющихся преимуществ и перспектив.

Развитие и совершенствование менеджмента, приспособление его к конкретной обстановке в настоящее время являются одним из главных решающих рычагов улучшения результатов хозяйственной деятельности предприятия во всем мире. Отсюда следует, что труд менеджеров изначально является основным двигателем развития экономики. И все природные и другие богатства России будут бесполезны до тех пор, пока не произойдут кардинальные изменения в менеджменте. 2. Содержание труда менеджеров В экономической литературе, фундаментальных трудах отечественных и зарубежных ученых появление профессии менеджер связано с отделением управленческой работы от производственной и возникновением самостоятельного вида деятельности профессионального менеджмента.

Это произошло в 17-18 веках в эпоху зарождения капитализма и начала индустриального прогресса европейской цивилизации. В современном понимании менеджер это руководитель или управляющий, занимающий постоянную должность и наделенный полномочиями в области принятия решения по конкретным видам деятельности предприятия, функционирующего в рыночных условиях.

Принимаемые менеджером решения являются обоснованными и вырабатываются на базе использования новейших методов управления многовариантных расчетов с помощью компьютерной техники. Термин менеджер имеет довольно широкое распространение и употребляется применительно ? к организатору конкретных видов работ в рамках отдельных подразделений или программно-целевых групп ? к руководителю предприятия в целом или его подразделений управлений, отделений, отделов ? к руководителю по отношению к подчиненным ? к администратору любого уровня управления, организующего работу в соответствии с современными методами.

Общей чертой управленческой работы является роль руководителя. Роль, по определению Минцберга, является набором определенных поведенческих правил, соответствующих конкретному учреждению или конкретной должности. Минцберг выделяет 10 ролей, которые принимают на себя руководители в различные периоды и в разной степени.

Он классифицирует их в рамках трех крупных категорий межличностные роли, информационные роли и роли по принятию решений. Роли взаимозависимы и взаимодействуют для создания единого целого. Межличностные роли вытекают из полномочий и статуса руководителя в организации и охватывают сферу его взаимодействий с людьми. Эти межличностные роли могут сделать руководителя пунктом сосредоточения информации, что дает ему возможность и одновременно заставляет его играть информационные роли, и действовать в качестве центра обработки информации.

Принимая на себя межличностные и информационные роли, руководитель способен играть роли, связанные с принятием решений распределение ресурсов, улаживание конфликтов, поиск возможностей для организации, ведение переговоров от имени организации. Все эти 10 ролей определяют объем и содержание работы менеджера, независимо от характера конкретного предприятия. Играя роль, связанную с принятием решений, менеджер определяет направление роста предприятия.

При этом он изыскивает для этого возможности как внутри предприятия, так и за его пределами разрабатывает и запускает проекты по совершенствованию, приносящие изменения контролирует разработку определенных проектов. Когда предприятие сталкивается с неожиданными нарушениями, менеджер отвечает за корректировочные действия. Он отвечает за распределение всевозможных ресурсов предприятия, представляет его на всех значительных и важных переговорах.

Выполняя информационную роль, менеджер собирает текущую информацию о внешней и внутренней среде предприятия, которую использует в интересах своего дела выступает как центр внутренней и внешней информации, распределяет полученную информацию в виде фактов и нормативных установок между подчиненными, разъясняет политику и основные цели предприятия, передает информацию для внешних контактов предприятия относительно планов, политики, действий, результатов работы предприятия, действует как эксперт по вопросам данной отрасли.

Менеджер, выполняющий межличностные роли, является символическим главой, в обязанности которого входит выполнение обычных обязанностей правового и социального характера. Он отвечает за мотивацию и активизацию подчиненных на достижение целей предприятия, координирует их усилия, отвечает за набор и подготовку работников, обеспечивает работу саморазвивающейся сети внешних контактов и источников информации, которые представляют информацию и оказывают услуги.

Чтобы успешно выполнять перечисленные роли, менеджеры должны иметь специальные знания и обладать способностью использовать их в повседневной работе по управлению предприятием. Труд менеджера не поддается нормированию из-за его многогранности и сложности, особенно в условиях перехода на рыночные отношения. К современным менеджерам относят лиц с индивидуальным подходом, помогающим подчиненным учиться на собственном опыте и поддерживающих в сотрудниках дух предпринимательства и творчества.

Такие руководители успешно решают основные проблемы человеческих отношений, к которым принято относить умение реагировать на непредсказуемые реакции подчиненных, преодоление дезинформации в коллективе четкую формулировку требований к сотрудникам установление с ними надежной обратной связи способность выделить суть проблемы, поскольку люди не всегда правильно интерпретируют события и не всегда говорят то, о чем думают. Менеджеры ставят перед собой задачу дать подчиненным возможность достаточно зарабатывать, чувствовать удовлетворение от своего труда, участвовать в управлении предприятием, создавать условия для самостоятельного решения проблем.

В этом уважении к личности человека проявляется высшая суть гуманизма менеджмента. По cpaвнeнию c дpyгими видaми тpyдa на предприятии, тpyд менеджера имeeт pяд cпeцифичecкиx ocoбeннocтeй ? oн пpeдcтaвляeт coбoй yмcтвeнный тpyд, cocтoящий из тpex видoв дeятeльнocти opгaнизaциoннo-aдминиcтpaтивнoй и вocпитaтeльнoй, aнaлитичecкoй и кoнcтpyктивнoй, инфopмaциoннo-тexничecкoй ? yчacтвyeт в coздaнии мaтepиaльныx блaг и oкaзaнии ycлyг oпocpeдoвaннo, чepeз тpyд дpyгиx paбoтникoв ? пpeдмeтoм тpyдa являeтcя инфopмaция ? cpeдcтвoм тpyдa opгaнизaциoннaя и вычиcлитeльнaя тexникa ? peзyльтaтoм тpyдa yпpaвлeнчecкoe peшeниe. Чтoбы выпoлнять cвoи фyнкции, мeнeджepы дoлжны имeть cпeциaльныe знaния и oблaдaть cпocoбнocтью иcпoльзoвaть иx в пoвceднeвнoй paбoтe пo yпpaвлeнию пpeдпpиятиeм.

Общая схема внешних факторов влияния на трудовую деятельность менеджера представлена на рис.1. Культура Законодательные акты Философия предприятия Экономическая среда Профессиональная подготовка Менеджер Отраслевая структура Личный опыт Конкуренция Коллектив Клиенты Рынок Рис.1. Внешние факторы, влияющие на трудовую деятельность менеджера.

Внешние факторы существенно воздействуют на трудовую деятельность менеджеров всех уровней. Например, изменившаяся отраслевая структура и переход на горизонтальное управление изменили функции управления и труд менеджеров, а их богатый личный и производственный опыт вошел в противоречие с реальной действительностью.

Многие менеджеры оказались не готовыми к конкуренции, столь естественной в рыночной экономике. Для каждой социально-экономической системы целесообразно использовать характерную модель личности менеджера, общий вид которой приведен на рис.2. Очень важным личным качеством менеджера является желание обладать властью над другими людьми. Личные качества Специфические качества Общие качества По возрасту и направлен-ности неограничен-ность ограничен-ность качества уп-равленца По сенсорской организатор-ской деятельности общие волевые специальные Подготовлен-ность к деятельности Ведущая форма возбуждения логическая практическая эмоциональ-ная Динамика психических процессов сила подвижность возбудимость Психологи-ческие качества Моральные качества Трудовой потенциал здоровье знание умение способности навыки опыт Рис.2. Модель личности менеджера Чтобы быть эффективным менеджером, необходимо быть лидером, то есть обладать способностью влияния на поведение других людей, заставляя их вести себя определенным образом.

Выделяют несколько аспектов лидерства на предприятии, одним из которых является стиль лидерства или руководства.

Стиль руководства отражает ценности и взгляды менеджера, его отношение к подчиненным, его самооценку и особенности его личности. Эффективность конкретного стиля руководства зависит от ситуации, которая включает в себя содержание выполняемой работы и индивидуальные характеристики подчиненных.

Эффективность и возможные пределы избранного стиля руководства определяются тем, насколько хорошо сможет менеджер направить усилия работников на достижение целей, решить конфликтную ситуацию, создать коллектив для работы и управлять стрессовыми ситуациями. 3. Требования к профессиональной компетенции менеджера Менеджмент предприятия, работающего в рыночных условиях хозяйствования, предъявляет высокие требования к управленческому персоналу.

Современный управленец это человек, владеющий и общими основами науки управления, и специфическими знаниями и умениями в области стратегии управления, инновации, маркетинга, управления персоналом и производством. Чтобы выполнять свои сложные и ответственные функции, менеджеры должны иметь специальные знания и обладать способностью использовать их в повседневной работе по управлению предприятием. Требования к их профессиональной компетенции можно условно подразделить на две группы. Первую составляют знания и умения искусство выполнять профессиональную работу в такой специальной области как менеджмент.

Они включают ? умение обосновывать и принимать решения в ситуациях, для которых характерны высокая динамичность и неопределённость ? высокую информированность по вопросам развития отрасли, в которой работает предприятие состояние исследований, техники, технологии, конкуренции, динамики спроса на продукцию и услуги ? знакомство с опытом менеджмента на других предприятиях и в разных отраслях ? способность управлять ресурсами, планировать и прогнозировать работу предприятия, владеть способами повышения эффективности управления ? умение использовать современную информационную технологию, средства коммуникации и связи.

Эти и многие другие знания и умения приобретаются в процессе изучения управленческой науки, ее законов, принципов, методов, средств работы с информацией. А так как сама наука, отвечая на растущие требования практики, выдвигает и разрабатывает все новые идеи и концепции управления, то обучение менеджменту приобретает непрерывный характер.

Менеджер, работающий профессионально, обязательно использует те достижения науки в области процессов, методов, форм управленческой деятельности, которые повышают эффективность работы предприятия в целом. Вторая группа требований к профессиональной компетенции менеджеров связана с их способностью работать с людьми и управлять самими собой. В процессе выполнения своих функций менеджеры взаимодействуют с широким кругом лиц коллегами, подчиненными, руководителями, высшими администраторами, акционерами, потребителями, поставщиками и другими людьми и предприятиями.

Чтобы работать с людьми, столь резко различавшимися по своему статусу и интересам, менеджеры должны иметь много специфических личностных качеств, которые усиливают доверие и уважение со стороны тех, с кем они вступают в контакт. Это, прежде всего ? высокое чувство долга и преданность делу ? честность в отношениях с людьми и доверие к партнерам ? умение четко выражать свои мысли и убеждать ? уважительное и заботливое отношение к людям вне зависимости от их положения в иерархии предприятия ? способность быстро восстанавливать свои физические и душевные силы и критически оценивать собственную деятельность.

От ошибок в работе не застрахованы даже самые опытные и квалифицированные менеджеры, но настоящие профессионалы вырабатывают в себе способность сохранять при этом спокойствие, ясность мышления и работать над исправлением положения, а не искать виновных.

Изменения в экономической и политической системах в нашей стране одновременно несут как большие возможности, так и серьезные угрозы для каждой личности, устойчивости ее существования, вносят значительную степень неопределенности в жизнь практически каждого человека. В такой ситуации приобретает особую значимость правление персоналом, поскольку позволяет реализовать и обобщить целый спектр вопросов адаптации индивида к внешним условиям, учета личного фактора в построении системы управления персоналом предприятия.

На формирование профессиональной компетенции менеджера оказывают воздействуют следующие факторы ? лояльность к работающим ? ответственность как обязательное условие успешного менеджмента ? коммуникации, пронизывающие организацию снизу вверх, сверху вниз, по горизонтали ? атмосфера на предприятии, способствующая раскрытию способностей работающих ? обязательное установление долевого участия каждого менеджера в общих результатах ? своевременная реакция на изменения в окружающей среде ? методы работы с людьми, обеспечивающие их удовлетворенность работой ? непосредственное участие в работе групп на всех этапах как условие согласованной работы ? умение слушать всех, с кем сталкивается в своей работе менеджер покупателей, поставщиков, исполнителей, руководителей ? этика бизнеса ? честность и доверие к людям ? опора на фундаментальные основы менеджмента качество, затраты, сервис, нововведения, контроль ресурсов, персонал ? видение места предприятия на рынке ? качество личной работы и ее постоянное совершенствование.

Менеджер не должен стремиться ужиться с каждым.

Это нужно в отношении действительно ценных, нравственно зрелых людей. Но объективным в отношении каждого менеджер должен быть обязательно. Современный менеджер выступает в нескольких ипостасях ? это управляющий, облеченный властью и руководящий коллективом ? это лидер, способный вести за собой подчиненных, используя свой авторитет, высокий профессионализм, положительные эмоции ? это дипломат, устанавливающий контакты с партнерами и властями, успешно преодолевающий внутренние и внешние конфликты ? это воспитатель, обладающий высокими нравственными качествами, способный создать коллектив и направляющий его развитие в нужное русло ? это — инноватор, понимающий роль науки в современных условиях, умеющий оценить и без промедления внедрять в производство то или иное изобретение ? это просто человек, обладающий высокими знаниями и способностями, уровнем культуры, честностью, решительностью характера и, в то же время, рассудительностью, способностью быть образцом во всех отношениях.

В условиях рыночной конкуренции основу концепции управления предприятием составляют возрастающая роль личности менеджера, знание его мотивационных установок, умение их формировать и направлять в соответствии с задачами, стоящими перед предприятием.

Требования к профессиональной компетентности менеджера отражаются в положениях о должностях, в которых регламентированы разделение и

Организация труда менеджеров

на предприятии. Общая модель должности профессионального менеджера представлена на рис.3. Чтобы в положении содержались все основные сведения о должности, необходимые для ясного и четкого понимания работником своих целей и задач, прав и ответственности в принятой организационной структуре управления, оно должно отвечать следующим требованиям ? отражать весь круг обязанностей, прав и ответственности, вмененных работнику, занимающему данную должность ? иметь точные и краткие формулировки ? содержать единообразные положения для идентичных и взаимосвязанных должностей ? быть гибкими и динамичными, что обеспечивается учетом особенностей каждой должности и своевременным пересмотром положений о должностях.

Положение о должности в первую очередь включает в себя общую часть, в которой содержатся основные требования к должности.

Здесь же определяется назначение должности, т.е. указываются главные задачи, которые должен решать работник, защищающий данную должность.

Это особенно важно для специалистов и технических исполнителей. Определяющим разделом положения о должности является Основная часть, в которой главными пунктами являются должностные обязанности права ответственность должностные характеристики критерии оценки выполнения служебных обязанностей. Должностные обязанности руководителей можно разбить на четыре раздела ? должностные обязанности по планированию ? должностные обязанности, связанные с организационной работой ? должностные обязанности, связанные с оперативным руководством и контролем ? должностные обязанности, связанные с координацией и связями.

Для каждой конкретной должности соотношение обязанностей, связанных с той или иной функцией может существенно различаться в зависимости от места данной должности в практической структуре предприятия. Чем более высокое место занимает должность в организационной структуре, тем более высокий удельный вес приходится на функции, связанные с планированием и организацией. Для того, чтобы положение о должностях стало средством организационного регламентирования работы по соответствующей должности, оно должно определенным образом закрепить объем и характер организационных связей и отношений данной должности с другими.

Выделяют три типа связей и отношений, в которых находится каждая должность на предприятии. Это отношения должностного лица с подчиненными, вышестоящими и равными по рангу должностями.

Первые два типа отношений касаются вопросов соподчиненности, а третий тип функционального характера отношений. Наиболее сложными для фиксирования в положении о должности являются функциональные отношения, которые подразделяются на три группы сотрудничество, консультации и координация. Связи и отношения, носящие функциональный характер, излагаются при описании каждой из обязанностей, где указывается, с кем осуществляется сотрудничество по данной должности при выполнении данной конкретной обязанности, с кем согласовывается и координируется работа, а также по отношению к кому осуществляется методическое руководство, выработка рекомендаций, советов и экспертных заключений.

Важное значение в положении о должности имеет четкое изложение прав, необходимых для выполнения всех предписанных должности действий обязанностей с целью достижения необходимых результатов. В положении о должности указываются прежде всего права работника в отношении подчиненных или подконтрольных ему должностей.

Эти права состоят в том, чтобы требовать от работников выполнения определенных действий, разрешать те или иные действия, запрещать или пресекать соответствующие действия, а также проверять и контролировать их, принимать на работу, увольнять, повышать в должности, накладывать взыскания и поощрять подчиненных. Важное значение имеет раздел, в котором определяется ответственность. Ответственность предполагает, что профессиональный менеджер отвечает перед вышестоящими организациями в соответствии с занимаемой должностью за результаты и последствия деятельности как собственной, так и подчиненного ему подразделения.

Четко определить ответственность можно лишь в том случае, если четко определены права всех работников подразделения. Этот вопрос связан с проблемой делегирования полномочий. При четком определении полномочий рядового работника подразделения, он полностью несет ответственность за невыполнение какой-либо проблемы, если эта проблема могла быть разрешена в пределах данных ему полномочий.

Менеджер несет ответственность за результаты той работы подчиненных, которые зависят от его собственной деятельности, в состав которой включаются правильный подбор исполнителей работы точная формулировка целей и задач, поставленных перед ними создание условий для выполнения поставленных задач своевременный контроль за деятельностью подчиненных и применениях необходимых мер для того, чтобы не допускать срывов в достижении результатов.

При формулировании ответственности должна быть указана форма ответственности административная, материальная, уголовная и т.д. Раздел Должностные характеристики включает следующие пункты образование, стаж работы, специальные знания и специальная подготовка, личные качества работника. Для того, чтобы иметь возможность систематически проверять и оценивать деятельность менеджера, целесообразно определить критерии оценки выполнения им своих служебных обязанностей.

Критерии оценки устанавливаются по отношению к результатам профессиональной деятельности и компетенции, которые включается в круг обязанностей менеджера. В основе критерия оценки может лежать как количественный своевременное выполнение конкретного объема работ, переработка информации в установленные сроки так и качественный отсутствие претензий и рекомендаций на выполняемую работу, своевременное представление и качественная подготовка запрашиваемой документации показатель результата деятельности. 4. Планирование рабочего времени менеджеров Роль менеджмента постоянно возрастает из-за осложнения принятия управленческих решений, усиления ответственности и расширения самостоятельности всех уровней управления.

В таких условиях очень важно эффективное и рациональное использование рабочего времени менеджера.

Планирование рабочего времени менеджера

представляет собой проект размещения процессов труда во времени на предстоящий период. Менеджеры планируют не только свои профессиональные и личные цели, но и текущую нагрузку.

Люди составляют основу трудовой деятельности менеджеров. На общение с людьми у менеджера приходится большая часть рабочего времени до 80 , которое состоит из сбора и обработки информации, принятия решения, контроля над исполнением решения. Обычно менеджера отвлекают раз в восемь минут, что очень много. Каждые восемь минут тратится рабочее время ради отвлечения, пусть даже и вызванных необходимостью. исправить положение можно только научив всех сотрудников бережно относиться к своему и чужому времени.

Тогда и будет ликвидирован основной поглотитель времени менеджера отвлечение, что приведет к повышению результативности его труда. Планирование рабочего времени включает в себя набор операций и действий исследование, анализ результатов, тестирование, сопоставление, консультации, разработка самого плана и доведение его до исполнителей. На стадии реализации плана принимаются решения, где все конкретные задачи разбиваются на индивидуальные и совместные, любая работа проверяется как в отношении исполнительности, так и с точки зрения получения оптимальных результатов.

Установлено, что увеличение затрат времени на планирование приводит к сокращению времени на реализацию и к экономии времени в целом. Поэтому менеджер должен составлять планы личной работы, в которых учитываются все выполняемые работы, располагаемые в порядке их важности. При планировании рабочего времени менеджера происходит оценка ситуации, постановка целей и план действий по времени.

Система планирования труда менеджеров представляет собой закрытую систему, в которой взаимосвязаны отдельные виды планов рис.4 . План жизни Планы на несколько лет вперед Долгосрочные цели Квартальные планы Среднесроч-ные цели Месячные планы Декадные планы Месяч-ные итоги Текущие цели Итоги недели Оперативные цели Итоги дня Оперативные цели Дневные планы Рис.4. Система планирования рабочего времени менеджера. Для непредвиденных работ, а так же оперативного решения текущих вопросов планируется резерв времени в соответствующие периоды рабочего дня. При планировании рабочего дня менеджера учитывается правило 60 40, то есть планом должно быть охвачено не более 60 рабочего времени и около 40 должно быть оставлено для неожиданных дел. Заблаговременно составленные планы работы менеджера дисциплинируют его труд, исключают невыполнение важных мероприятий.

Для выполнения повторяющихся работ выделяют определенное время дня или определенный день недели.

Например, ежедневно планируются в определенное время обход рабочих мест, оперативное совещание, работа с документами, строго регламентированный прием посетителей. Планировать время в течение рабочего дня следует таким образом, чтобы в каждый час пятнадцать минут оставались свободными и их можно было бы использовать для телефонных звонков, визирования документов, непредвиденных работ и отдыха. Благодаря этому распорядок дня менеджера станет гибким и можно будет много сделать сверх плана.

Режим создает в жизненном укладе и деятельности менеджера определенный ритм, позволяет выработать устойчивые положительные привычки, сокращает затраты времени на вхождение в работу. Режим дня должен не только соблюдаться, но и уточняться, улучшаться и постепенно превращаться в постоянные нормы жизненного уклада. Рационально использовать рабочее время помогает применение следующих принципов 23 ? использовать рабочее время исключительно на решение проблем, представляющих наибольшую важность ? не пытаться выжать из отрезка времени больше, чем это необходимо ? распределять время так, чтобы его хватило на решение непредвиденных проблем ? избегать общения с людьми, отнимающими время ? беречь даже самые маленькие промежутки времени ? не откладывать работу на потом, не страшиться ее и приниматься за дело немедленно. 5. Основные направления улучшения труда менеджеров На современных предприятиях уровень организации труда менеджеров должен соответствовать уровню развития техники и технологий.

Поэтому постоянно происходит внедрение комплекса технических, организационных и экономических мероприятий, направленных на рациональное распределение работы, установление пропорций между отдельными видами труда и создание условий для высокопроизводительной работы менеджера. Конечной целью улучшения организации труда менеджера является создание ему наиболее благоприятных условий в трудовом процессе для всестороннего и гармоничного развития личности при максимальном использовании рабочего времени.

Достижение этой цели требует последовательного и взаимосвязанного решения ряда задач организации автоматизированного рабочего места совершенствовании работы с документами и корреспонденцией овладения методами ведения телефонных разговоров улучшения организации проведения совещаний делегирование полномочий применение приемов проведения бесед. 5.1. Организация рабочего места Улучшение организации труда менеджера в большой степени зависит от правильной организации рабочего места.

Современная организация рабочего места в служебных помещениях предусматривает удобную его планировку, оснащение современной мебелью, средствами оргтехники, обеспечение необходимыми средствами связи, оптимизацию делопроизводства и хозяйственного обслуживания. При планировке помещений для менеджеров особое внимание уделяется их функциональному назначению, содержанию и взаимосвязи в процессе выполнения общих задач.

Примерное типовое рабочее место профессионального менеджера показано на рис.5. Каждое рабочее место менеджера оснащается удобной мебелью и организационно-техническими средствами обработки информации.

В комплект мебели входят письменный стол, стеллаж или тумбочка, стул или кресло. Кресло должно способствовать максимальному ослаблению мышечного напряжения. Так как менеджер в основном работает сидя за столом, то мебель расстанавливается исходя из зоны досягаемости рук человека. 1500 мм 4 8 11 7 2 5 6 3 1- персональный компьютер 2- телефонный аппарат-факс 3- стол-приставка 4- рабочий стол 5- картотека 6- архив 7- бумагосшиватель 8- табель-календарь 9- папки подвесного хранения 10- справочная 11- список телефонов 12- подъемно-поворотное кресло 10 9 Рис.5. Типовое рабочее место профессионального менеджера Для улучшения организации труда менеджера рабочий стол и кресло располагаются так, чтобы максимально использовать освещение, отопление и охлаждение.

Замечено, если менеджер много раз в день встает, чтобы переставить термостат или передвинуть штору, то он попусту тратит рабочее время и раздражается.

На столе и в кабинете менеджера рекомендуется использовать привычные украшения, которые вдохновляют на работу, но не навевают сладких грез. К организационной технике менеджера относятся ручки, карандаши, калькуляторы, диктофоны, бланки, книги, графики и т.п которые должны быть удобными и практичными в использовании. Рабочие принадлежности на столе следует располагать в непосредственной близости. Автоматизированное рабочее место АРМ менеджера включает в себя персональный компьютер рабочая станция с установленным необходимым программным обеспечением, точку подключения к локальной вычислительной сети и периферийные устройства принтер, графопостроитель, сканер. Обычно АРМ является частью компьютерной сети предприятия.

В основе аппаратной части любого АРМ лежит персональный компьютер. На сегодняшний день его характеристики должны быть следующие процессор Intel Pentium 4 с частотой 2 ГГц или выше, объем оперативной памяти не менее 256 Мб, объем дискового пространства не менее 40 Гб и диагональ дисплея не менее 19 . К периферийным устройствам в расчете на пользование 10 человек относятся плоттер формата А0, сканер А3, цветной принтер формата А3 и дигитайзер.

С внедрением АРМ на предприятиях появилась практическая возможность применения виртуального объекта, который представляет собой передовые технологии трехмерной графики, инженерных моделирующих программ баз данных и средств отображения информации.

Для ввода и вывода информации используются устройства разных типов и назначений. например, для ввода графической и пространственной информации применяются сканеры и цифровые фотоаппараты, для ввода команд используется клавиатура и звуковые карты, для приема команд используется микрофон и программа распознавания речи, а для позиционирования курсора и ввода команд при управлении компьютером или черчения используется устройство типа мышь или планшет дигитайзер. Для организации приема-передачи данных применяют сетевые карты и модемы. Сетевые карты необходимы для включения компьютера в локальную вычислительную сеть. Если локальная сеть не связана с внешней сетью Internet или необходим обмен информации с удаленными компьютерами, то используют модем.

Обеспечение рабочего места необходимой оргтехникой позволяет ускорить процесс принятия решений и освобождает менеджера от рутинной работы. 5.2.

Работа с документами и корреспонденцией

Целью организации работы с документами является создание оптимальных условий для всех видов работ с документами прием и регистрация, рассмотрение документов, порядок прохождения документов, их исполнение, контроль исполнения, формирование дел и подготовка их на хранение в архив.

Для оптимизации делопроизводства менеджер устанавливает и строго соблюдает порядок поступления информации на рабочее место. При подготовке документа следует четко и кратко излагать свои мысли, так как обилие слов мешает быстрому восприятию документа. Совершенствование работы с документами состоит в автоматизированной обработке информации с использованием других видов обеспечения.

Для этого на современных предприятиях на базе периферийных ПВМ создается локальная сеть, позволяющая менеджерам всех уровней управления обращаться к документации предприятия, выводить ее на экран, проводить обработку документов, сводок, таблиц, обмениваться документами и сообщениями как с сотрудниками, так и с партнерами по бизнесу. Использование локальной сети заметно ускоряет и упрощает выполнение нескольких взаимосвязанных работ и создание документов.

Обмен электронными документами осуществляется с помощью электронной почты, которая позволяет отправлять документы, получать подтверждения их доставки адресатам, выводить на экран дисплея полученные документы, редактировать, распечатывать и хранить документы, прикреплять к документам резолюции. Одной из наиболее действенных мер по экономии времени и средств на переписку является внедрение типовых текстов для регулярной корреспонденции, что позволяет сократить время на составление и чтение писем.

Менеджеру целесообразно иметь набор примерных текстов для составления справок, ответов на письма, требования и т.п. 5.3.

Ведение телефонных разговоров

В течение рабочего дня менеджера время телефонных разговоров постоянно увеличивается, а их количество непрерывно растет. Любой звонок отвлекает менеджера от основной работы, некоторые звонки раздражают и не дают сосредоточиться на выполнение основных функций.

С настойчивыми звонками рекомендуется бороться следующими способами свести к минимуму разговор, отложить разговор на более удобное время, прервать разговор, сославшись на занятость. Уметь вести телефонный разговор это значит уметь внимательно слушать, все записывать и корректно ставить вопросы. Для четкой и детальной фиксации всех звонков рекомендуется использовать телефонные бланки, которые помогают быстро реагировать на содержание телефонного звонка. В структуру телефонного разговора менеджера обязательно входят взаимные представления, введение в курс дела, обсуждение ситуации и заключения.

До начала телефонного разговора менеджеру следует продумать круг вопросов, требующих короткого и конкретного ответа, а также во время разговора следить, чтобы не было повторных возвращений к уже сказанному. Зная, что телефонный звонок может нарушить ход мысли менеджеров, обычно устанавливают определенные часы, когда никто не должен разговаривать по телефону. На это время рекомендуется все телефонные аппараты отключать, оставив только внутреннюю экстренную телефонную связь. 5.4.

Проведение совещаний

Успех проведения совещания в значительной мере зависит от умения руководителя управлять общественным мнением, умения убеждать.

На совещании определенное число участников обсуждают проблему, затрагивающую их интересы, с целью нахождения возможных решений в соответствии с поставленной задачей. Обычно менеджер участвует в деловых совещаниях, где рассматриваются актуальные для предприятия вопросы и вырабатываются коллективные методы их решения.

На эффективность деловых совещаний непосредственно влияют тесно взаимосвязанные друг с другом действия планирование совещания формирование повестки дня определение состава участников подготовка руководителя и участников к совещанию подготовка помещения непосредственное проведение совещания. Прежде чем собирать людей, следует убедиться, что собрание действительно необходимо, для чего определяются четкие и важные задачи, ответ на которые следует дать тут же. Перед открытием собрания необходимо создать атмосферу взаимного доверия, для чего приглашаются руководители высшего уровня или специалисты по обсуждаемому вопросу.

Для успешного проведения собрания выбирается помещение с хорошей акустикой, где люди могут свободно разместиться и где не будет посторонних помех. Время проведение собрания должно устраивать большинство заинтересованных в обсуждении данного вопроса лиц. О времени проведения собрания следует оповещать заблаговременно, что обеспечит полную явку. Целесообразно начинать совещание точно в назначенное время, независимо от того, сколько человек еще не подошло.

Менеджер, ведущий деловое собрание, задает тон, позволяющий присутствующим правильно воспринимать ситуацию. Во время совещания желательно делать заметки и эффективно их использовать. Мало эффективные, длительные совещания являются результатом неудовлетворительной подготовки и низкого уровня их проведения.

Оптимальная длительность оперативного совещания составляет 20-30 минут, проблемного до двух часов. После выполнения намеченной цели собрание должно быть закрыто, при этом ведущий призывает слушателей к сотрудничеству, называет ответственных исполнителей, устанавливает сроки исполнения принятых решений и контроль над ними. Хорошее совещание проводится с использованием наглядных пособий, видеопроектов, микрофонов, диапроекторов, настенных досок и т.д. 5.5. Делегирование полномочий Передача части полномочий дает возможность менеджеру быть осведомленным о ходе работы на всех участках, где он имеет ответственных подчиненных.

Делегирование полномочий считается одной из самых трудных проблем в управленческой работе, так как очень сложно найти людей, которые не только могут, но и действительно представляют руководителя или специалиста. Риск, связанный с передачей части своих полномочий другим, настоятельно требует не допускать к власти тех, кто ею злоупотребляет.

Существует определенный порядок правильного использования своих полномочий. Он предусматривает передачу части полномочий для сплочения включенных в группу лиц и усиления общей взаимной заинтересованности. Менеджеры высшего уровня не должны пытаться передать своим подчиненным те полномочия, которыми они уже пользуются, благодаря занимаемому им положению. Выбирать своих помощников они должны с учетом мнения группы, при этом не выражая подсиненным своего сочувствия. Технология правильного делегирования своих полномочий состоит в следующем 8 ? делегировать полномочия исходя из возможностей и способностей своих сотрудников и с учетом необходимости их мотивации и стимулирования ? работа должна быть делегирована целиком, а не в виде частичных изолированных заданий ? определить четко время делегирования ? крупные и важные задачи поручаются приказным путем или в письменном виде ? нельзя вмешиваться в рабочий процесс без веских причин, вместе с тем обеспечить совет и поддержку подчиненным в случае возникновения трудностей ? обеспечит контроль конечных результатов порученного дела и немедленно информировать подчиненных о результатах контроля. 5.6.

Прием по личным вопросам

Очень ответственной функцией менеджера-руководителя является прием посетителей по личным вопросам.

Планируя предстоящую беседу, менеджер должен проанализировать свою занятость, определить время беседы и ее продолжительность, поставить перед собой конкретные задачи и составить план беседы.

Структура беседы имеет вводную часть вопросы, возражения, основную часть доказательство, слушание, выводы и заключительную часть решение. Тон беседы должен быть дружелюбным и деловым, что создает атмосферу взаимного доверия.

Главным при беседе является умение слушать и правильно задавать уточняющие и наводящие вопросы, которые помогают раскрыть мысли собеседника и правильно определить его точку зрения. Если беседа строится по заранее подготовленным вопросам, то первый из них должен быть простым и интересным для всех, но не дискуссионным.

Чем больше менеджер хочет убедить своего собеседника, тем меньше он должен утверждать. Беседуя, менеджер любого уровня является доброжелательным и внимательным слушателем, умеющим быть терпеливым и самокритичным, делающим замечания в необидной товарищеской форме, убедительно аргументирующим свою точку зрения. В любой ситуации менеджеру следует опираться на пять основных принципов ведения деловых бесед привлечь внимание собеседника пробудить в нем заинтересованность веско аргументировать свои идеи предложения выявить интересы и устранить сомнения собеседника принять решение с учетом инетересов собеседника.

Практическое применение лучших технических приемов проведения бесед помогает менеджеру наладить слаженную работу и организовать дружный коллектив. Во время приемов по личным вопросам не следует отвлекаться на другие виды работ, желательно отключить телефоны быть тактичным и справедливым по отношению к посетителям. 6. Зарубежный опыт организации труда менеджера Во всем мире идет поиск наиболее рациональных моделей управления.

Опыт многих зарубежных фирм показывает, что инвестиции в новое оборудование не приводят к повышению производительности труда, если не учитывается человеческий фактор, то есть если одновременно не осуществляются крупные вложения капитала в подготовку персонала, создание резерва кадров, во внедрение новых принципов организации труда. Для управленческого уровня, кроме того, необходимо создание новой производственной культуры, которая включает принципы групповой работы, реорганизацию подготовки и повышения квалификации персонала с ориентацией на системную, комплексную организацию работы с резервом кадров, на оплату труда исходя из производственных потребностей, на стимулирование инициативы и вовлечения в процесс принятия решений.

Проблемам совершенствования работы с руководящими кадрами и менеджерами в США всегда придавалось исключительно важное значение. Экономические основы построения и общая социальная направленность систем управления наемным персоналом в США находится под влиянием отношений труда и капитала, зарплатой и распределением прибавочной стоимости прибыли. Американская система основана на рассмотрении деятельности по управлению как самостоятельной профессии и наличии самой развитой в мире системы учебных заведений, учебных центров и специальных программ, обеспечивающих широкую подготовку, переподготовку и повышение квалификации управляющих кадров и менеджеров. Она приспособлена к условиям высокой мобильности руководящего состава в промышленности США, осложняющей проблему формирования резерва кадров.

В американском управлении значительно выше прослойка дженералистов, то есть выполняющих общие обязанности руководителей широкого профиля, которые должны быть компетентны и в технике, и в экономике, и в производстве, и в рыночной деятельности.

Широко используются программно-целевые, матричные структуры управления, требующие развития особых навыков гибкости, приспособляемости в деловом поведении менеджера высшего и среднего уровней.

Системы в США намного больше основаны на индивидуальном подходе к каждому менеджеру, чем в других странах. Они развиваются как под влиянием объективных требований, так и на почве традиционной американской психологии индивидуализма, достижения личного успеха, победы в конкуренции и т.п. Американская теория и практика кадровой работы в значительной степени учитывают объективные изменения требований к менеджерам, довольно быстро приспосабливаются к ним, вбирают в себя многие выводы экономической науки, социологии и социальной психологии, передовой практики управления.

Менеджеров высшего уровня собственники фирм рассматривают как полномочных представителей своих интересов, фактически получающих не только зарплату, но и полновесную долю от прибыли предприятия. Отбор, оценка и продвижение каждого из них осуществляется индивидуально. Формы повышения их квалификации и подготовки к занятию новой должности построены так, чтобы, минимально используя время руководителя, максимально дать ему полезных сведений и навыков.

Менеджеры среднего уровня имеют карьерный рост по оценке результатов своего труда. В менеджеры низшего состава отбираются работники, способные к руководству и освоившие элементарные знания по управлению. Большое значение в американской практике придается отбору и проверке тестированию кандидатов на должность менеджеров всех уровней.

Руководство компанией держит процесс подбора менеджеров высшего и среднего звена под контролем. В России активно изучают японский опыт работы менеджеров, так как изначальные социально-культурные условия в нашей экономике больше приспособлены к восприятию именно японских методов и подходов, чем американских с их жесткой нацеленностью на индивидуализацию, строгую расчетливость и личную карьеру. Стремление японских управляющих организовать групповую работу, воспитание коллективизма, более бережное и внимательное отношение к работникам представляют для наших менеджеров несомненный интерес.

Японская философия управления нетрадиционна для российского руководителя, т.к. мы пока не умеем еще фиксировать те ключевые моменты, которые могут быть отнесены именно к философии управления. Это выделение роли управления и менеджера в общественной жизни, т.е. удалось убедить людей в социальной значимости профессии менеджеров. Их больше не ставят в один ряд с акционерами и рабочими. Им отводится более высокое положение как людям, объединяющим различные, а иногда и противоположные интересы в нечто целостное для достижения поставленных целей.

Значение профессии менеджера растет, а его влияние непосредственно или опосредованно на все общество в целом постоянно поддерживается и разъясняется. Руководители и менеджеры предприятия должны сделать свое управление вполне обоснованным, хорошо понимать цели деятельности предприятия, создавать планы достижения поставленных задач таким образом, чтобы подчиненные работали с сознанием собственного достоинства и получали от работы удовлетворение.

В связи с этим на первый план выдвигаются такие положения, как способность к быстрым преобразованиям, дисциплина и порядок, неизменное движение по пути совершенствования. Стержнем новой философии управления стало признание социальной ответственности, лежащей на менеджерах каждая компания, вне зависимости от ее размеров, должна иметь определенные цели, отличные от получения прибыли, цели, которые оправдывают ее существование среди людей.

В японских компаниях обеспечивается уникальный психологический климат на всех уровнях иерархически организованных промышленных системах. Это обеспечение пожизненного найма рабочих и служащих, система учета трудового стажа и связанная с ней организация заработной платы, активное общение и поощрение частых и прямых связей, способы найма на работу, продвижение и ротация кадров, упор на обучение работников. Все это входит в понятие система управления персоналом, ключевой идеей которой является уважение к людям.

Управление персоналом должно быть организовано так, чтобы работники умели, были заинтересованы и могли сделать больше и лучше для предприятия. Для этого им предлагаются соответствующие формы профессионального роста и способы участия в деятельности всего предприятия рис.6 Подбор, оценка, расстановка кадров Поступление на работу Программа адаптации и ориентации в пределах предприятия, дополнительные испытания тесы, наблюдения, анализ результатов работы Зачисление на постоянную работу Планомерная ротация по должностям линейных руководителей и менеджеров в филиалах Стажировка у лучших руководителей Наставничество, система ответственных, возрастающих по сложности поручений Самостоятельное и организованное повышение квалификации Систематическая оценка Дополнительное и профессионально-квалификационное продвижение Карьера руководителя Карьера специалиста Рис.6. Японская модель профессионального продвижения менеджера В Европе участие работников в управлении означает вхождение некоторых из них в высший управленческий аппарат.

Японская же компания в целом укрепляет связи со своими служащими и для повышения их ответственности организует их участие в принятии решений на уровне, на котором они работают. Основным методом участия является деятельность малых самоуправляемых групп, из которых наиболее известны кружки качества.

Одной из ключевых особенностей японской практики управления является система принятия решений снизу вверх. Такой порядок принятия решений внутри предприятия требует особой подготовки коллектива, умения и желания каждого работника работать в коллективе.

Необходима специальная подготовка и методика работы менеджеров среднего звена. У работников должна быть ориентация на групповую работу, групповое стимулирование и групповую ответственность. В работниках должно вырабатываться стремление выступать с предложениями, направленными на повышение результативности работы предприятия.

Этот порядок должен четко сочетаться с методами принятия решений сверху вниз. Заслуживает внимания японская кольцевая система принятия решений кингесё. Такое совещание проходит быстро и эффективно, так как в нем участвует мало людей. Все они заранее знают о чем пойдет речь, потому что заранее ознакомились с проектом решения и замечаниями предыдущих специалистов. Такой метод позволяет сократить на 20-30 число плановых совещаний. 7.

Эффективность управленческого труда менеджеров

Осуществление и совершенствование управленческой деятельности вызывают необходимость определения результатов функционирования системы управления и проводимых по ее улучшению мероприятий. Эффективность менеджмента — это результативность управленческой деятельности, степень оптимальности использования материальных, финансовых, трудовых и людских ресурсов.

Функциональная роль эффективности менеджмента состоит в отражении уровня и динамики его развития, качественной и количественной стороны данного процесса.

Для измерения эффективности управленческой деятельности существует система критериев и показателей, тесно взаимосвязанных между собой. В экономической литературе при определении уровня результативности управленческой деятельности на предприятии общепризнанно применяется показатель эффективности, а не производительности труда 14 . Это является следствием специфики труда управленцев, то есть управленческий персонал, в отличие от производственных работников, воздействует на предмет материального производства и влияет на эффективность производства не непосредственно, а опосредованно, через деятельность других работников. Управленческий труд сложно поддается нормированию, трудность которого возникает из-за многономенклатурности, специфичности, непредсказуемости как самих результатов, так и сроков их получения.

Для оценки эффективности управленческого труда применимы такие понятия, как эффективность и производительность труда. Но применение понятия производительность труда в данном случае требует выполнения некоторых условий, основным из которых является качественная определенность результатов труда. Категория производительности может быть использована для характеристики успешности труда управленческого персонала.

Принцип определения успешности труда одинаков при расчете как производительности, так и эффективности труда, то есть он состоит в соотнесении результатов с затратами труда. Различия заключаются лишь в масштабе и содержании конкретных показателей затрат и результатов труда.

Поэтому показатель производительности труда применим для оценки успешности деятельности тех групп управленческого персонала, результаты труда которых определены, количественно измеримы и не нуждаются в дополнительной качественной оценке. Так, например, производительность труда конструкторов можно измерить количеством разработанных одинаковых по сложности чертежей технологов трудоемкостью проектирования технологического процесса, экономистов количеством переработанной и выдаваемой информации.

На практике это необходимо для организации системы нормирования и материального стимулирования управленческой деятельности процесс. В настоящее время прямая оценка эффективности управленческой деятельности затруднена в связи с недостаточной разработанностью многих вопросов в данной области как в теоретическом, так и в практическом плане. В первую очередь сложность проведения оценки эффективности управленческой деятельности заключается в том, что очень трудно выделить трудовой вклад управленческого персонала из результатов работы предприятия, которые являются следствием деятельности всего производственного коллектива, а также воздействия ряда внешних, по отношению к предприятию, условий и факторов.

Вследствие этого можно выделить несколько предлагаемых различными авторами подходов к оценке эффективности труда управленцев. Анализ экономической литературы показал, что одни экономисты предлагают оценивать эффективность управленческой деятельности по результатам аттестации управленцев 4 , другие с определением загрузки и численности персонала 16 . Вследствие этого для оценки эффективности управленческой деятельности разными авторами предлагаются различные показатели.

Сторонники первой группы предлагают проводить оценку эффективности труда управленцев на основе одного обобщающего показателя. В качестве такого показателя авторы данного направления предлагают использовать величину реализованной продукции и массу прибыли, приходящуюся на 1 руб. затрат по содержанию аппарата управления степень выполнения управленческим персоналом нормированных производственных заданий выработку на одного работающего затраченные усилия по затратам времени. Вторая группа авторов предлагает использовать систему показателей для оценки эффективности управленческой деятельности размер прибыли, приходящийся на одного управленца эффективность использования рабочего времени размер прибыли, приходящийся на 1 рубль заработной платы выполнение планового задания качество выполняемых работ.

Суть третьего подхода состоит в оценке эффективности труда менеджеров по единому интегральному показателю, который рассчитывается на основе нескольких частных показателей, характеризующих выполнение производственного нормированного задания, качество работы и т.д. 12 . По нашему мнению целесообразно рассчитывать эффективность управленческого труда менеджера, исходя из ее экономической и социальной составляющих.

Экономическая составляющая эффективности труда менеджера выражает экономическую сущность управленческих отношений. Ее определение вызывает необходимость исчисления соответствующих трудовых, материальных и финансовых ресурсов и затрат, обеспечивающих формирование управленческого потенциала, содержание и функционирование системы управления.

Значительную сложность представляет оценка результатов управленческой деятельности, ее продукта, так как выделить его в чистом виде, осуществить прямое измерение практически невозможно, о них нельзя судить по количеству затраченного труда или объемам переработанной информации. Конечным продуктом собственно управленческого труда принято считать совокупность осуществленных управленческих решений, то есть реализованных исполнителями.

Таким образом, результат управленческой деятельности менеджера проявляется лишь опосредованно, в конечном продукте деятельности предприятия. В качестве его принимают результаты работы предприятия в целом.

При этом обычно рассматривают прибыль предприятия. Оценка показателя экономической эффективности труда менеджера Эм проводится ресурсным методом, который выражает соотношение конечного результата к величине использованных ресурсов, например численности аппарата управления. где Пт, Пб прибыль в текущем и базисном годах Рут, Руб — расходы на управление соответственно в текущем и базисном годах. Социальная составляющая эффективности труда менеджера выражает социальный результат управленческой деятельности.

Она характеризует степень использования потенциальных возможностей менеджера, его творческих способностей, успешность решения социальных задач коллектива в целом. При рассмотрении социальной эффективности в качестве социальных результатов деятельности выступают условия труда и быта, квалификация менеджеров, организация труда и быта, мотивация их деятельности. В качестве затрат при этом выступают расходы на приобретение технических средств управления, подготовку и повышение квалификации кадров.

Социальная эффективность труда менеджеров оценивается с помощью системы показателей, характеризующих условия труда работников морально-психологический климат уровень конфликтности в коллективе удовлетворенность работников своим трудом уровень заболеваемости уровень травматизма уровень механизации и автоматизации труда рациональность режимов труда и отдыха уровень компьютеризации административно-управленческого труда. К показателям, характеризующим социально-бытовые условия работников предприятия, относятся обеспеченность детскими дошкольными учреждениями обеспеченность лечебными учреждениями обеспеченность путевками в санаторно-оздоровительные учреждения средняя заработная плата менеджеров текучесть кадров.

К показателям, характеризующим организацию и мотивацию труда менежеров, относятся дисциплина труда материальное и моральное стимулирование менеджеров уровень организации и оснащенности рабочих мест. 8.

Выводы и предложения

В рыночных условиях хозяйствования большую актуальность приобретает решение вопросов, связанных с организацией труда менеджеров, занимающих ключевое положение в кадровом потенциале и предопределяющих успех предприятия в достижении целей.

Трудовая деятельность менеджеров является основой развития экономики предприятия. Для повышения результативности менеджмента выделяют следующие виды разделения труда менеджеров функциональное, структурное, технологическое и профессионально-квалификационное. 2. Трудовую деятельность менеджера на любом предприятии невозможно нормировать из-за ее многогранности и сложности.

В целом содержание труда менеджера можно охарактеризовать так ? темп работы менеджера часто неровный, лихорадочный, не дающий расслабиться ? содержание работы характеризуется изменчивостью, вечной незавершенностью, фрагментарностью ? рабочие отношения устанавливаются с другими менеджерами, внешними лицами, начальниками, подчиненными ? контакты чаще всего происходят в устной форме ? принимаемые менеджерами решения являются политическими, фрагментарными, неупорядоченными.

Предложено использовать общую модель личности менеджера, характерную для конкретной социально-экономической системы управления предприятием. 3. Эффективность менеджмента зависит от соответствия профессионального уровня менеджеров всему спектру требований к знаниям, умению, квалификации, которые необходимы для объективной оценки обстановки и принятия правильных управленческих решений. Несмотря на разнообразия сфер трудовой деятельности, выделены следующие важные требования к профессиональной компетенции менеджера ? знания основ хозяйственного механизма функционирования предприятия, всех его элементов и взаимных связей между ними, понимание динамики влияния элементов этого механизма на конечный результат работы предприятия ? компетентность в профессиональных вопросах ? владение методами прогнозирования и анализа направлений развития предприятий, тенденции изменений конъюнктуры рынка ? способность вовремя принять необходимые решения при существенном изменении экономической ситуации ? умение правильно перераспределить имеющиеся материальные, финансовые, трудовые ресурсы по наиболее выгодным сферам их применения ? систематический контроль выполняемой персоналом работы, помощь и обучение наиболее эффективным методам работы ? наличие знаний и навыков использования ПВМ, их применения для сбора, обработки информации и решения наиболее типичных задач, необходимых для выработки различных вариантов управленческих решений. Предложена общая модель должности профессионального менеджера, в которой учтены требования к его компетентности.

Раскрыто содержание положения о должности менеджеров как средства организационного регламентирования их трудовой деятельности, которой позволяет оградить от выполнения несвойственных функций и подчеркивает систему взаимоотношений между менеджерами и подчиненными им работниками. 4. Планирование работы и строгое соблюдение плана является основой результативной профессиональной деятельности менеджера.

Планирование труда, осуществляемое менеджером характеризуется как неформальное, адаптивное, интуитивное.

Поэтому особое внимание следует уделять составлению планов в письменной форме, что дисциплинирует труд не только самого менеджера, но и коллектива в целом. 5. Эффективность работы менеджера напрямую связано с правильно спланированным и хорошо технически оснащенным рабочим местом.

Электронная техника стала реальной необходимостью при решении задач документационного обеспечения менеджмента предприятия.

ПВМ используют при создании документов и организации работы с документами. При этом неотъемлемыми качествами документов является грамотность, краткость изложения и четкость формулировок. 6. Практика менеджмента показывает, что совещание является обязательной формой организации труда менеджеров. Однако имеется немало резервов для высвобождения времени за счет сокращения их количества, упорядочения проведения, исключения атмосферы неделовитости и суеты. Главная задача делового совещания состоит в поиске и нахождении позитивных решений менеджмента. 7. Делегирование полномочий позволяет менеджеру освободить время для повышения своих профессиональных знаний, а так же узнать о способностях и характере каждого из подчиненных и установить надежные методы отчета и контроля.

Поэтому менеджеру любого уровня следует практиковать передачи части своих полномочий при каждой возможности. 8. Руководствуясь правилами общения людей на работе, менеджер значительно улучшает производственный климат, предотвращает стрессы и отрицательные эмоции во взаимоотношениях с работниками предприятия, что в первую очередь отражается на улучшении организации трудовой деятельности. 9. Из зарубежного опыта организации труда менеджеров, на наш взгляд, можно применить для улучшения качества управления на отечественных предприятиях следующие положения ? Гарантия занятости и создание обстановки доверительности. Руководители и менеджеры зарубежных предприятий считают, что стабильность коллектива позволяет поднять мотивацию рабочих, укрепить чувство общности, помогает учиться у опытных рабочих кружки качества, рационализация ? Постоянное присутствие руководства на производстве.

Руководитель и менеджер должны устранять все затруднения прямо на месте.

Если после происшествия пройдет много времени, то причина может остаться незамеченной и это породит хроническое чувство апатии среди рабочих к возникшим трудностям или привести к безответственности.

Таким образом, из этого следует, что зарубежных управляющих и менеджеров больше беспокоит не уменьшение выпуска продукции, не снижение ее качества, а апатия и безответственность рабочих Гласность и ценности предприятия. В основе этой идеи лежит правило все уровни управления и рабочие пользуются общей информацией о политике и деятельности предприятия. Постоянные совещания с целенаправленной информацией улучшают взаимоотношение и влияют на производительность труда.

Знание проблем производства развивает у всех работающих чувство общей ответственности за конечную цель Управление, основанное на информации, способствует улучшению человеческих отношений согласованности, групповой ориентации, гармонии в коллективе. 10. На основе проведенного анализа существующих методов оценки управленческого труда предложено определять ее, исходя из экономической и социальной составляющих. Экономическая составляющая эффективности труда менеджеров оценивается ресурсным методом, который выражает соотношение конечного результата к величине использованных ресурсов.

Социальная составляющая эффективности труда менеджеров характеризует степень использования его потенциальных возможностей и оценивается с помощью специальной системы показателей.

Заключение

Менеджмент предприятия, работающий в конкурентной рыночной среде, предъявляет высокие требования к профессионализму управленческого профессионала, от которого зависит эффективность управленческой деятельности и эффективность деятельности всего предприятия.

В последнее время происходят значительные изменения в статусном положении менеджера, росте интереса и понимания характера его работы и требуемых от менеджера навыков и умений. В курсовой работе проведен анализ трудовой деятельности менеджера, выявлены наиболее важные умения и навыки, которыми должны обладать профессиональные менеджеры. Главным требованием к управляющему персоналом в настоящий момент относится способность к практическому применению в работе технологии информационных систем, знание и умение использовать необходимые для работы программные продукты.

Наиболее характерной особенностью современных систем управления является создание автоматизированных рабочих мест для менеджера, которые представляют собой аппаратно-программные комплексы на основе персональных компьютеров, базирующиеся на устройствах ввода и вывода информации и приема-передачи данных. Вычислительная сеть автоматизированных рабочих мест позволяет объединить все компьютеры для приема и передачи файлов, организовать параллельное вычисление расчетов, создать общий рабочий стол при работе группы менеджеров, а так же подключиться к внешней Internet сети и использовать электронную почту.

Поэтому особенно ценится в менеджере знание и умение использовать информационную систему для быстрого обнаружения возникающих отклонений в деятельности предприятия и предлагать наиболее целесообразные варианты ликвидации сбоев в работе.

Для повышения результативности трудовой деятельности менеджера принята система показателей эффективности труда, которые определяются с помощью экономической статистической отчетности, анкетирования работников и методом экспертных оценок. Поэтому необходимо совершенствовать существующие системы оценки эффективности труда как по каждой отдельной группе менеджеров, так и управленческого персонала в целом, которые бы предусматривали наличие и значение всех факторов и показателей, определяющих и характеризующих эффективность работы предприятия.

Не существует слаборазвитых, есть только плохо управляемые предприятия. Отсюда можно сделать вывод, что исследованию трудовой деятельности менеджера необходимо придавать существенное значение, особенно если предприятие хочет существовать и дальше развиваться в конкурентной среде рыночной экономики.

Список использованной литературы

1. Быкова Т.А Кузнецова Т.В. Подготовка совещаний и собраний практич. пособие. М. ЗАО Бизнес-школа Иттел-Синтез , 1997 2. Волкова К.А Дешкина И.П. Предприятие стратегия, структура, положение об отделах и службах, должностные инструкции.

М. Экономика, НОРМА, 1997 3. Вудкок М Френсис Д. Раскрепощенный менеджер. Для руководителя-практика. М. Дело ЛТД , 1994 4. Годунов А.А Ельшин П.С. Методика оценки деловых качеств руководителей и специалистов. Л. ЛДНТГ, 1971 5. Головин Н.И. Управленческая деятельность на производстве. Кишинев, 1997 6. Громова О.Н Мишин В.М Свистунов В.М. Организация управленческого труда.

Учебное пособие. М. ГАУ, 1993 7. Десслер Г. Управление персоналом пер. с англ. М. БИНОМ, 1997 8. Зайверт Л. Ваше время в ваших руках. М. Экономика, 1991 9. Кричевский Р.Л. Если вы руководитель элементы психологии менеджмента в повседневной работе. М. Дело, 1993 10. Курицын А.Н.Секреты эффективной работы опыт США и Японии для предпринимателей и менеджеров. М 1994 11. Минцберг. Структура в кулаке создание эффективной организации Пер. с англ. Под общ. ред. Каптуревского.

СПб. Питер, 2002 12. Моисеев Г.В Ремесник А.Д Ильина Г.А. Эффективность работников управления. Киев. Наукова думка, 1989 13. Персональный менеджмент Учебник С.Д. Резник и др. 2-е изд. перераб. и доп. М. ИНФРА-М, 2002 14. Попов Г.Х. Оценка работников управления. М. Московский рабочий, 1986 15. Пронников В.Н Ладанов И.Д. Управление персоналом в Японии. Очерки. М. Наука, 1986 16. Рационализация управления и техника конторской работы. М, 1993 17. Резник С.Д Игошина И.А Кухарев К.М. Управление персоналом Практикум деловые игры, тесты, конкретные ситуации. Учебное пособие.

М. ИНФРА-Ф, 2002 18. Саттаров Р.Г. Основы менеджмента для руководителей и специалистов предприятий. Ижевск, 2003 19. Станиславский Е.Н. Риск менеджмент на предприятии. Теория и практика. М. Ось-89, 2002 20. Старобинский Э.Е. Как управлять персоналом? 2-е изд. перераб. и доп. М, 1995 21. Травин В.В Дятлов В.А. Менеджмент персонала предприятия. М. Дело, 2003 22. Ципкин Ю.А. Управление персоналом учебное пособие для вузов.

М. ЮНИТИ-ДАНА, 2001 23. Швальбе Б Швальбе Х. Личность, карьера, успех. М. 1993 24. Шкатулла В.И. Настольная книга менеджера по кадрам. М. ИНФРА-М, 1998 25. Якокка Л. Карьера менеджера Пер. с англ. М. Прогресс, 1992.