Документирование управленческой деятельности, Делопроизводство

Содержание

ВВЕДЕНИЕ3

1 Значение документационного обеспечения управления4

1.1 Документы и их функции4

1.2 Классификация документов6

1.3 Принципы организации ДОУ8

2 Организация работы с документами11

2.1 Регистрация и учёт11

2.2 Контроль исполнения документов: понятие, техника13

2.3 Электронный документооборот15

ЗАКЛЮЧЕНИЕ18

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ19

Выдержка из текста работы

Перед вами не сухое описание документации и рекомендации по ее ведению, а настоящий помощник для секретаря любого уровня, будь вы секретарем в маленькой фирме или на огромном производстве с многочисленным штатом сотрудников и нескончаемым документооборотом. Книга известного российского автора, выдержавшая несколько тиражей, уникальна тем, что в ней скомпонованы все основные правила делопроизводства под одной «крышей». Они помогут вам оптимизировать важнейшие процессы информационного обмена, от которых зависит оперативность и качество принимаемых решений, выживание компании, благополучие людей.

В ясном изложении с множеством примеров рассмотрены вопросы дисциплины «Документирование управленческой деятельности» Государственного образовательного стандарта по специальности 060800 «Экономика и управление предприятием», угвержденного Приказом министра образования РФ от 02.03.2000 № 686.

13.1 Деловая игра: Организация деловой переписки и оформление документов по сделке в двух вариантах — путем составления и обмена деловыми письмами (оферта и акцепт) и путем разработки специального коммерческого соглашения

13.2 Деловая ситуация: Оформление на работу

13.3 Отдельные практические задания

13.4 Состав папки студента по итогам изучения делопроизводства

13.5 Вопросы по теории делопроизводства

ЛИТЕРАТУРА

Введение

Информация в наше время играет исключительно важную роль в жизни и деятельности людей. Успешно решая проблемы технического характера, современный бизнес в конкурентной среде все более ценит информацию, от своевременности, количества и качества которой зависит оперативность и качество принимаемых решений, выживание компании, благополучие людей. Современное общество, кроме того что оно «потребительское» и «постиндустриальное», еще характеризуется как «информационное», тем самым подчеркивается исключительная роль информации на современном этапе развития человечества. Уместно отметить, что темпы научно-технического прогресса, развитие компьютерных, телекоммуникационных систем и информационных технологий беспрецедентно высоки. В ценности информации не сомневается ни один человек; многочисленные примеры доказывают решающую роль информации в падении и взлете известных корпораций. Не случайно бизнес направляет огромные средства на обеспечение информационной безопасности, а несанкционированное проникновение в информационные базы рассматривается как катастрофа.

Важнейшими носителями информации, особенно в деловой сфере, являются многочисленные формы и виды документов.

Документы — одно из основных средств общения. Но деловые документы являются не только средством делового общения, но и юридическим обоснованием прав и обязанностей партнеров по бизнесу. Деловое письмо — это еще и самопредставление, элемент и показатель имиджа организации; оно многое говорит о культуре и намерениях партнеров, демонстрирует их ориентацию на дело или на односторонний успех, показывает истинную суть бизнесмена. Содержание и оформление делового письма могут дать ответ на вопрос, стоит ли иметь дело с партнером. Умение общаться посредством деловых бумаг, осуществлять «правильное» делопроизводство — один из факторов делового успеха. Грамотно и эффективно организованное делопроизводство способствует повышению скорости и качества принятия управленческих решений, снижению степени их риска, экономии времени руководителей.

По определению, делопроизводство (документационное обеспечение управления) — это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами¹.

В этой книге рассмотрены вопросы дисциплины «Документирование управленческой деятельности» Государственного образовательного стандарта по специальности 060800 «Экономика и управление предприятием», утвержденного Приказом министра образования РФ от 2 марта 2000 г. № 686:

· документ и системы документации;

· управленческая документация: требования к составлению и оформлению, формуляр-образец, состав и расположение реквизитов;

· составление и оформление основных документов: договоров, контрактов, приказов, служебных записок, протоколов, актов, справок и документов личного происхождения;

· организация документооборота;

· систематизация документов, номенклатура для их формирования и хранения;

· современные способы и техника создания документов;

· деловые и коммерческие письма: классификация, структура, стандартные фразы и выражения;

· правила и формы коммерческой переписки с зарубежными партнерами;

· корреспонденция, связанная с проведением периодических мероприятий, и прочая корреспонденция;

· организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения.

Автор выражает благодарность сотрудникам Центрального государственного архива Санкт-Петербурга Валентине Анатольевне Вагановой и Ирине Николаевне Григорьевой за их бесценные советы, полученные автором в процессе написания этой книги.

1.ОБЩИЕ ВОПРОСЫ ОРГАНИЗАЦИИ ПИСЬМЕННЫХ КОММУНИКАЦИЙ

1.1 Значение документационного обеспечения управления

Чтобы произвести какую-либо продукцию хотя бы на одном предприятии, нужно обеспечить необходимые ресурсы, производственные мощности, распределить работы, согласовать усилия многих людей, грамотно дать задания специалистам и группам. Каждый человек является специалистом в своей области (один — конструктор, второй — технолог, третий — экономист, четвертый — станочник и т. д.), но только вместе люди могут возводить здания, создавать автомобили, самолеты, выращивать, сохранять и реализовывать урожай. Зачастую отдельные детали и узлы конечной продукции производятся на разных предприятиях, в разных городах, а иногда и в разных странах.

Своевременность получения и достаточность информации — фактор снижения риска, залог обоснованного и эффективного решения, продуктивной и целесообразной деятельности.

По мнению экспертов, объемы информации в мире каждые три — пять лет удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. В нашей стране за последние годы появилась масса новых юридических лиц — организаций, предприятий, учреждений различной организационно-правовой формы, созданных с различными целями, и эти организации активно включились в процессы производства и обмена товаров и услуг, стали субъектами и объектами передачи информации.

Информация — важнейший товар: «Кто владеет информацией, тот владеет ситуацией». В условиях конкуренции выживает тот, кто умеет получить своевременно и в нужном объеме информацию о рыночной конъюнктуре, получить данные для анализа процессов и прогнозирования тенденций, о новинках техники и технологии, в то же время сохранив информацию, на основе которой можно вырваться вперед, обеспечить очередной этап развития фирмы. Информация считается основным фактором развития общества, она пронизывает все аспекты управления, определяет экономические результаты, поэтому современное общество называют «информационным».

Информация в наше время породила самостоятельные информационные отрасли и системы, ориентированные на предоставление информационных услуг или на создание условий для формирования, передачи, обработки и хранения информации. Это и библиотечные системы, и глобальные компьютерные сети, и средства массовой информации, и отрасли, производящие носители информации, устройства для работы с ней. Особое внимание стран с развитым рынком к проблемам информации подтверждается законодательными актами (в США с 1950 г. действует Закон о документе), высокими приоритетами проблем информационного обеспечения деятельности общества по сравнению с другими направлениями развития (электронная обработка информации, организация делопроизводства и оформление документации), невиданными темпами развития вычислительной техники. В Германии к ключевым направлениям научно-технической революции наряду с развитием ядерной энергетики, освоением космоса отнесено, и информационное обеспечение управления.

О значении, придаваемом делопроизводству в современной России, говорит такой факт.

Правительство Москвы еще в 1993 г. приняло постановление «Об утверждении программы и основных направлений совершенствования архивного дела», а мэр Москвы издал распоряжение «Об утверждении штрафных санкций, налагаемых объединением «Мосархив» за нарушение действующего законодательства по архивному делу». Штраф до 70 минимальных окладов предусмотрен данным распоряжением за утрату дел постоянного и долговременного хранения, в том числе материалов по личному составу (гибель документов, незаконное их уничтожение), за оставление архивов в бесхозном неучтенном состоянии (в том числе при ликвидации и реорганизации учреждений и предприятий); до 35 минимальных окладов — за необоснованный отказ от передачи документов в государственный архив в установленные нормативными актами сроки; до 28 минимальных окладов — за несоблюдение сроков упорядочения документов постоянного и долговременного хранения (проведение экспертизы ценности документов, их научно-техническая обработка, составление описей дел).

Органы Росархива имеют законное право контролировать порядок осуществления делопроизводства и соблюдения нормативных требований в этой области на любом предприятии и в любой организации РФ («Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» от 7 июля 1993 г, а также «Положение об Архивном фонде РФ» и «Положение о Государственной архивной службе», утвержденные указом Президента РФ от 17 марта 1994 г. № 552).

С 1 июля 2002 г. введен в действие Кодекс Российской Федерации об административных нарушениях, где, в частности, предусмотрены административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в виде предупреждения или наложения на должностных лиц штрафа от трех до пяти МРОТ (ст. 13.20). Штраф, налагаемый за невыполнение в срок законного предписания органа (должностного лица), осуществляющего государственный надзор (контроль), об устранении нарушений законодательства на должностное лицо, предусмотрен в пределах от пяти до десяти МРОТ, а на юридическое лицо — от пятидесяти до ста МРОТ (ст. 19.5).

Информационно-документационное обслуживание является основной обеспечивающей функцией управления, выполнение которой требует профессиональных знаний. Уровень, качество этого обеспечения определяют оперативность, четкость и слаженность работы организации, влияют на деловую репутацию и, в конечном счете, на выживаемость фирмы. Организацию делопроизводства осуществляют специалисты, а при больших объемах работы — целые подразделения (управления делами, общие отделы, канцелярии, секретариат, экспедиция).

Как и любая другая важная деятельность, документационное обеспечение управления требует внимания руководителя (менеджера) и понимания важности и особенностей этой работы. Любой руководитель является, с одной стороны, — организатором производства и управления и потому обязан уделять внимание документационному обеспечению управления, его организации, персоналу, занимающемуся делопроизводством; а с другой стороны, — руководитель сам является субъектом делопроизводства, работающим с документами, определяющим их назначение, порядок работы с ними и содержащимися в них решениями и предложениями. Статус руководителя превращает его в звено делопроизводства, и поэтому руководителю необходим набор знаний, обеспечивающих эффективное участие в работе с документами.

В силу несовершенства человеческой нравственности, преобладания тяги к обеспечению в первую очередь своих интересов сохраняется необходимость закреплять принимаемые решения в документах, имеющих юридическую силу и позволяющих обеспечить защиту, гарантию соблюдения интересов взаимодействующих сторон. Юридическая сила документа обеспечивается действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. В рассказах об устных сделках, совершавшихся некогда русскими купцами, обычно не упоминается о наличии купеческих гильдий, вступление в которые было сопряжено с проверкой на честность и поручительством других членов гильдии. Исключение из гильдии за нарушение данного слова вело к потере клиентуры и разорению «разгильдяя». Устные же договоренности современных зарубежных бизнесменов подкрепляются, как правило, составлением юристами и экономистами фирм-участников сделки полноценного коммерческого соглашения.

1.2 Из истории письменных коммуникаций в России

Отечественное делопроизводство имеет богатую историю, традиции; суть его не изменилась за сотни лет существования нашего государства. Для примера приведем сравнение процедур, связанных с «приказным» делопроизводством времен царя Алексея Михайловича¹, и современного делопроизводства (табл. 1.1).

В приказном делопроизводстве все документы по общему делу подклеивались «друг под друга», склейка «заверялась» подписью дьяка через всю страницу непосредственно на склейке (чтобы не подменили документы или порядок их поступления). Чем дольше велось дело, тем длиннее становился «столп», или свиток; да и государственные документы бывали длинными: Соборное уложение 1649 г. — 309 метров. Документы наматывались на стержень или просто хранились в рулоне на полках или в сундуках; для наиболее важных изготавливались специальные футляры. При переносе рулоны документов разматывались и «волочились» за тем, кто их переносил; отсюда разговорное слово «волокита» — необоснованное затягивание дела.

Да и как было не затягивать дело, особенно состоятельного клиента, если «молодшие подьячие» служили «неверстанно», т. е. без жалованья, только на подношения «челобитчиков»! Составление каждого нового документа подразумевало вознаграждение подьячего, а сколько и каких документов нужно — они же и определяли, зачастую, по критерию собственной выгоды. Отсюда, наверное, на Руси вековая тяга чиновников к мздоимству.

«Из центра» (от царя, боярской думы, приказов) на места шли указы, грамоты, приговоры, наказы, а снизу вверх поступали отписки, челобитные, доклады. Знакомое слово — отписка? Приказы писали друг другу «памяти».

Интересна и система коллежского делопроизводства, в частности, Петр I ввел вместо столбцовой формы документов тетрадную и значительно улучшил «порядок в делах».

С начала XIX века в России осуществляется министерское делопроизводство. Так, «Общим учреждением министерств» вводилось единообразие в систему делопроизводства министерств: от создания документа до его хранения в архиве.

Современное делопроизводство — это результат многовекового исторического процесса. Но если бы у России были документационные источники или солидные артефакты, свидетельствующие об ее историческом прошлом (которое, в действительности, уходит не на одну тысячу лет в глубь веков), мы бы и больше уважали себя как народ, и могли бы чувствовать себя на равных с великими древними цивилизациями, а не (по Маяковскому) «страной-подростком».

О древности истории России можно судить, например, по мифологии различных народов (в которой, как известно, зачастую отражаются реальные исторические события). Так, сохранилось описание царства, куда направились за золотым руном древнегреческие герои: царство, в котором жила мифологическая Медея, было на юге России, имело выход к Черному морю. Кто был Аттила, захвативший в V веке почти всю Европу, в том числе Рим? Предводитель гуннов, волжских племен. Итиль — древнее название Волги; «Аттила» — говорят, это искаженное «Эт Итиль» (т. е. «человек с Волги», «волжанин»). Недавно на территории Южного Урала был обнаружен древний город, которому не менее трех тысяч лет: оказывается, и мы являемся потомками древнейших цивилизаций, и у нас есть основания этим гордиться. Будь больше документов, а не только берестяные грамоты древнего Новгорода и Пскова, может быть, и наш менталитет был бы иным, а тяга к потрясениям меньше. Кстати, период в истории Европы, определяемый как Средневековье, у нас, согласно учебникам истории, совпадает с периодом Древней Руси.

Справедливо сделать следующий вывод: исторические источники, документальные свидетельства — это еще и «менталитетообразующий» фактор.

Таблица 1.1 Сравнение процедур делопроизводства

Вид документации	Приказное делопроизводство	Современное делопроизводство
	Этап	Исполнитель	Этап	Исполнитель
	Регистрация (дата, автор)	Приказной работник	Получение, первичная обработка, регистрация	Экспедиция, канцелярия, секретарь
Входящая	Наложение резолюции («выписать» справку)	Дьяк	Наложение резолюции	Руководитель организации
	Исполнение	Приказные работники	Исполнение	Исполнители
	Контроль	Дьяк, старый подьячий	Контроль	Секретарь, делопроизводитель, зав. канцелярией
	Направление на хранение («вклеить в столп»)	Дьяк	Направление на хранение («в дело»)	Те же
	Указание на подготовку документа	Дьяк	Указание на подготовку документа	Руководитель
Исходящая	Подготовка документа	Подьячий средней руки	Подготовка документа	Специалист, исполнитель
	Исправление («чернение»)	Дьяк	Исправление	Руководитель
	Беление (переписка «набело»)	Молодший подьячий	Подготовка «чистовика»	Секретарь-машинист, исполнитель
	Справление (сверка) и удостоверение соответствия беловика черновику	Старый подьячий	Сверка	Ответственный исполнитель
	Подписание (через всю страницу)	Дьяк	Визирование, подписание	Руководители разного ранга
	Отправление	Приказной работник	Отправление	Канцелярия, экспедиция, секретарь

1.3 Коммуникативная и управленческая деятельность посредством документов

Возьмем для рассмотрения роли документов в деятельности предприятия условный упрощенный пример. Предположим, на наш завод постоянный клиент прислал заказ на изготовление партии продукции. Этот заказ должен быть выполнен на официальном бланке, заверен необходимыми подписями ответственных лиц и печатью, содержать сведения о наличии у заказчика счета в банке, с которого он переведет нам деньги за продукцию. Для нас этот документ является гарантией того, что, понеся расходы по производству продукции, мы не останемся без компенсации наших затрат. В случае спора такой документ должен иметь статус доказательства в арбитражном суде.

Этот документ поступает к нам в канцелярию по почте или факсу (не всякий заказ можно выполнять на основании заказа по факсу, поскольку факсимильное сообщение — это не подлинник, а факсимильная копия документа, а суды рассматривают только подлинники документов). В канцелярии его должны принять, проверить достоверность, правильность составления, наличие всех необходимых элементов, положенных для такого рода документов. Документ должны зарегистрировать, т. е. присвоить уникальный индекс и номер, благодаря которым этот документ будет отличаться от массы подобных ему, его можно будет найти, проконтролировать его движение, установить место хранения.

Такого рода важные документы направляются обычно на рассмотрение руководителю организации, который накладывает резолюцию, пишет свое решение, что следует делать, кому и когда по сути данного документа.

Если решение положительное, документ или его копии, сделанные для каждого исполнителя в канцелярии, направляются исполнителям решения руководителя «на исполнение». Исполнителями могут быть:

· конструкторский отдел, разрабатывающий чертежи на изготовление продукта, изделия;

· технологический отдел, разрабатывающий технологию изготовления изделия;

· экономические службы, планирующие все виды затрат, связанных с производством и реализацией изделия;

· маркетинговая служба, регулирующая отношения предприятия с рынком;

· отдел сбыта, осуществляющий реализацию изделия и контроль за соблюдением оговоренных сроков изготовления;

· другие подразделения, включая производственные цеха.

Функции, права, обязанности этих подразделений зафиксированы в документах, отражающих разделение труда, таких как положения о подразделениях, штатные расписания. Общие правила поведения и взаимодействия участников и организаторов создания продукции обеспечиваются многочисленными документами: коллективным договором администрации и трудового коллектива, положением о персонале или трудовым распорядком, а обязанности, права и ответственность каждого специалиста и руководителя — должностной инструкцией и трудовым договором. Трудовой процесс по производству изделия сопровождается также разработкой многочисленных документов: чертежами и другой конструкторской документацией, техническими условиями, сметами затрат, калькуляциями, технологической документацией, финансовыми документами, учетными документами и др. Подразделения пишут друг другу служебные записки, докладные, их деятельность регулируется приказами, распоряжениями руководителей разного уровня.

В процессе производства изделия стороны обмениваются служебными письмами разного предназначения: напоминание, информирование, уточнение, изменение условий и т. п.

Завершается эта деятельность отгрузкой изготовленного изделия, его отправкой с сопроводительными документами, выставлением банковского счета на оплату издержек производства. Все участники производства, его организаторы и руководители получают компенсацию за труд (заработную плату, премии) из средств, поступивших за реализацию изделия.

У каждого из документов свое предназначение, особенности содержания и разработки, свои маршруты движения по подразделениям.

На рис. 1.1 показана система документов, образующихся в деятельности предприятия при выполнении заказа.

Рис.1.1. Укрупненная схема движения документов на предприятии

1.4 Этические аспекты письменных коммуникаций

Этика делового общения посредством письменной речи, т. е. посредством документов заключается в необходимости знания и соблюдения следующих принципов:

· знать, уметь, применять на практике и неукоснительно придерживаться норм служебной переписки, правил создания, оформления, регистрации, хранения документов, принятых в стране. Чтобы быть правильно понятым, вы должны изъясняться на языке партнера по общению;

· стремиться облегчить партнеру работу с документами, направляемыми ему, а для этого необходимо знание и использование привычных для партнера правил делопроизводства;

· проявлять скромность в общении, не теряя достоинства;

· помнить, что направленный вами адресату документ — это ваше заочное представление потенциальному деловому партнеру, и от впечатления, которое производит ваш документ (грамотный — неграмотный, правильный — неправильный, на понятном деловом языке — составленный по непонятным правилам, скромный — амбициозный и т. д.), зависит, будут ли у вас развиваться деловые отношения и сколь долго.

Помните, что в серьезном бизнесе самое ценное — клиент, а из клиентов самый ценный — постоянный клиент, партнер. Ваш документ -элемент вашего имиджа; самое ценное в имидже — репутация честного, надежного делового партнера.

2. НАПРАВЛЕНИЯ КЛАССИФИКАЦИИ, СТАНДАРТИЗАЦИИ И УНИФИКАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

2.1 Основные понятия и нормативные материалы по делопроизводству

Приведем ряд определений, позволяющих установить единство терминологии и показать направления развития отечественной общегосударственной системы документационного обеспечения управления.

Документ — материальный объект с информацией, закрепленной заданным человеком образом для ее передачи во времени и пространстве (ГОСТ 16.487-83). Документ— это обычно носитель информации или управленческого решения, затем — хранитель информации; в перспективе отдельные документы могут представлять собой научно-историческую ценность.

Делопроизводство — деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами (ГОСТ 16.487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).

Документированная информация (документ) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ; Собрание законодательства РФ. 1995. № 8. Ст. 609. С. 1213).

Основные направления решения проблем, связанных с переработкой огромных объемов информации:

1. Стремление привести к единообразию носители информации и порядок размещения на них информации.

2. Ускорение процессов обработки и передачи информации.

3. Минимизация затрат на поиск и хранение данных.

Первое направление реализуется путем стандартизации и унификации носителей информации и их элементов, а второе и третье — путем совершенствования процессов и развития средств обработки и передачи информации (рис. 2.1). Конечно, унификация и стандартизация носителей информации и процедур их обработки также способствует ускорению их обработки, поиска, обеспечению сохранности.

Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) —

комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию документальных процессов на предприятиях, в организациях и учреждениях. На основе ЕГСД разработан нормативный документ — Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).

Стандартизация — процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в данной области на пользу и при участии всех заинтересованных сторон, в частности, для достижения всеобщей оптимальной экономии при обеспечении надежного и безопасного функционирования. Стандартизация, например, терминов и определений в сфере делопроизводства позволила предоставить специалистам возможность использовать единый язык, лексику, стиль, обеспечить точное понимание друг друга.

Унифицированная система документации (УСД) — система документации, созданная на основе единых правил, требований, стандартов, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Унифицированный документ — документ, созданный в рамках унифицированной системы документов по принятым для этой системы правилам, стандартам, оформленный в установленном порядке, зарегистрированный в рамках унифицированной системы и имеющий статус обязательного применения при осуществлении данного вида деятельности.

На настоящий момент разработан ряд унифицированных систем документации. К ним относятся унифицированные системы:

· плановой документации;

· отчетно-статистической документации;

· первичной учетной документации;

· финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений, организаций;

· расчетно-денежной документации;

· организационно-распорядительной документации;

· документации по ценообразованию;

· документации по материально-техническому снабжению и сбыту;

· документации по торговле;

· документации по внешней торговле;

· проектной документации для строительства;

· документации по изобретениям и открытиям;

· документации по социальному обеспечению;

· документации по труду и социальным вопросам;

· документации по бытовому обслуживанию;

· документации по оперативному планированию и управлению работой транспортного узла.

Особой группой документов, в которых зафиксирована техническая мысль, являются технические документы (графические и текстовые). Наиболее широко известны конструкторская, технологическая, научно-исследовательская документации и соответствующие им системы документов:

· ЕСКД — Единая система конструкторской документации;

· ЕСТД — Единая система технологической документации;

· ЕСТПП — Единая система документации по технической подготовке производства;

· структура и правила оформления отчетов о научно-исследовательских работах;

· строительные нормы и правила и др.

Благодаря этим нормативным материалам технические специалисты понимают чертежи, технологию изготовления и требования, где бы они ни были выработаны. Этим, в частности, обеспечивается производственная кооперация.

Как правило, одним из факторов профессионализма в той или иной сфере деятельности являются знания и умения в области соответствующей системы документации. Но наиболее широко используемой группой документов являются организационно-распорядительные документы, с составлением, оформлением и обработкой которых сталкивается буквально каждый работник (например, документы по личному составу, приказы, справки, протоколы и т. п.); поэтому мы особенно выделяем унифицированную систему организационно-распорядительной документации, которая устанавливает требования к составу, содержанию, построению и оформлению унифицированных документов, используемых для решения организационно-распорядительных задач.

Форма документа — установленная совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности.

Реквизит документа — обязательный элемент, присущий определенному виду документа.

Постоянный реквизит документа — реквизит, наносимый при изготовлении бланка документа.

Переменный реквизит документа — реквизит, фиксируемый на бланке в процессе его заполнения.

Реквизит-признак — реквизит показателя в документе, являющийся качественной характеристикой описываемого объекта.

Реквизит-основание — реквизит показателя в документе, являющийся количественной характеристикой описываемого объекта.

Показатель в документе — совокупность реквизита-признака и реквизита-основания.

Бланк документа (бланк) — носитель информации с нанесенными на нем постоянными реквизитами.

Схема расположения реквизитов документов — модель построения формы документа, присущая данной унифицированной системе документации и устанавливающая поля для записи реквизитов. Схемы размещения реквизитов организационно-распорядительных документов приведены в ГОСТ Р 6.30-2003.

Рабочее поле документа — часть документа, предназначенная для заполнения реквизитами.

Служебное поле документа — часть документа, предназначенная для закрепления документа в технических средствах и средствах хранения документов, а также для нанесения специальных изображений. На служебных полях делового письма размещают номера страниц, гербы и эмблемы, отметку о постановке исполнения документа на контроль; на верхнее поле «заходит» реквизит «Гриф утверждения».

2.2 Документы, регламентирующие процесс делопроизводства на предприятии

В любой организации, на любом предприятии должны быть общедоступные нормативные и методические материалы, регламентирующие деятельность по документационному обеспечению управления (ДОУ), причем среди них должны быть как общегосударственные материалы, так и материалы самого предприятия.

Общегосударственные материалы по ДОУ

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991.

2. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. № 68. (Помогает в разработке собственной Инструкции по делопроизводству).

3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М., 2003.

4. Положение об Архивном фонде РФ. М., 1994.

5. Положение о Государственной архивной службе РФ. М., 1994.

6.Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 6 октября 2000 г.)¹.

Необходимо выяснить в территориальном учреждении Росархива, является ли ваша организация источником формирования Архивных фондов РФ. Возможно, вышестоящая организация разработала специальный отраслевой или корпоративный Перечень документов с указанием сроков их хранения; в этом случае следует руководствоваться и его требованиями.

8. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях. М., 1981.

Благодаря ориентации на нормы, устанавливаемые этим документом, обычно удается обеспечить уважительное отношение к клиентам и создать благоприятный имидж у потребителей и общества в целом.

9. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

Более полный перечень нормативных документов, регламентирующих оформление документов, можно найти, например, в книге А. Ю. Чуковенкова и В. Ф. Янковой «Правила оформления документов» (М.: Велби, 2004).

Собственные документы организации

1. Копия Устава организации — для точного исполнения реквизитов, связанных с наименованием и справочными данными о собственной организации.

2. Положения о структурных подразделениях — для прямого направления входящих документов исполнителям в соответствии с закрепленными за подразделениями функциями, что способствует экономии времени руководителя (который освобождается от необходимости накладывать резолюцию на каждый входящий документ, определяя задание и срок исполнения, что не является необходимым в очевидных случаях места исполнения документа; однако при этом необходимо ввести систему типовых сроков исполнения документов внутри организации, чтобы с их помощью контролировать исполнительскую дисциплину), ускорению документооборота и повышению оперативности принятия решений.

3. Должностные инструкции ведущих (ключевых) специалистов, особенно заместителей руководителя — для достижения тех же целей, что и в предыдущем случае.

4. Инструкция по документированию управленческой деятельности (Инструкция по делопроизводству) — для регламентации организации, правил, приемов, обязанностей, процессов создания, оформления, движения и хранения документов самого предприятия. Здесь, в частности, с учетом специфики разделения и кооперации труда на предприятии, определяются рамки полномочий руководителей и специалистов по работе с документами; типовые сроки исполнения документов на предприятии; маршруты движения наиболее важных документов; система контроля за исполнением документов; особенности и правила работы с документами, содержащими коммерческую тайну; правила регистрации документов; типовые формы документов и т. п. Организация во внешней среде представляется как единое целое, юридическое лицо, поэтому все ее документы, независимо от подразделения и должностного лица, их составивших, должны быть единообразны с точки зрения формы и содержания постоянных реквизитов. Как мы увидим далее, нормативные документы по делопроизводству часто допускают некоторое разнообразие в исполнении отдельных реквизитов, предоставляя организации возможность выбрать наиболее приемлемый вариант. Например, реквизит «Справочные данные об организации», входящий в число постоянных реквизитов для внешней документации, согласно стандарту должен обязательно включать только почтовый адрес организации, а остальные элементы (номера телефонов, факсов, телексов, электронной почты, банковские счета, БИК) — по усмотрению организации. Поэтому руководство должно решить, как будет выглядеть бланк организации с постоянными реквизитами, и это решение довести до всех лиц, подготавливающих документы, для его обязательного выполнения. Шаблон бланка можно исполнить на компьютере и внести в базу всех компьютеров, используемых для подготовки документов. Изображение бланка организации уместно привести в «Инструкции по делопроизводству».

В Инструкции по делопроизводству конкретной организации, кроме того, должны быть отражены особенности системы управления, а значит, и документационного обеспечения управления. Поскольку организации в определенной степени уникальны, причем различия могут касаться и разделения труда в сфере управления, и структуры, и многого другого, а, кроме того, отражают неповторимость личности ее руководителей, постольку и делопроизводство приобретает уникальные черты. Повторим, что в ГОСТ Р 6.30-2003 есть целый ряд положений, когда порядок проставления реквизитов устанавливается по усмотрению организации, и это «усмотрение» должно быть доведено до всех работников, имеющих отношение к созданию документов и работе с ними. Кроме того, документационное обеспечение управления требует от всех его участников знания правил ДОУ; ознакомление с этими правилами требует либо проведения специальных занятий, либо наличия на рабочих местах необходимых инструктивных и нормативных материалов. Выходом из этой ситуации может стать разработка и доведение до работников инструкции по делопроизводству в организации, включающей также и нормативные, и инструктивные материалы общего назначения.

На что же следует обратить внимание, что определить при разработке инструкции по ДОУ (делопроизводству) в организации? Перечислим основные моменты:

1. Какие виды бланков для документов вводятся в организации из перечня: общий бланк, бланк письма, бланки конкретных документов, кроме письма.

2. Состав справочных данных об организации на бланках.

3. Порядок простановки даты на документах.

4. Порядок нумерации и индексации документов разных видов, в том числе с использованием номенклатуры дел.

5. Примеры бланков документов, их формы.

6. Состав отметки для автоматического поиска документов в памяти компьютера.

7. Порядок подписания документов в случае отсутствия первого лица организации.

8. Права вторых лиц организации и подразделений на самостоятельное ведение переписки и на собственные формы бланков документов с указанием должности или названия подразделения.

9. При наличии у организации законных прав на размещение Гер-бэ РФ или Герба субъекта Федерации — требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с гербами.

10. Порядок проставления реквизита «Отметка об исполнителе».

11. Порядок контроля исполнения документов.

12. Типовые сроки исполнения документов.

13. Перечень документов, по которым требуется составление не только копии, но и отпуска (второго экземпляра оригинала).

14. Признаки оригинальной подписи на документах (например, цветные чернила) и порядок использования подписи-факсимиле.

15. Порядок составления номенклатуры дел и, возможно, сама номенклатура дел в качестве приложения к Инструкции.

16. Положение об экспертной комиссии по делопроизводству.

17. Перечень документов, требующих утверждения и заверения печатью, а также указание места размещения печати (под последним словом в названии должности).

18. Ответственность должностных лиц за качество и сроки исполнения документов.

19. Порядок визирования документов должностными лицами организации и состав визирующей надписи.

20. Должностная инструкция ответственного за документацион-ное обеспечение управления и других лиц, для которых работа с организационно-распорядительными документами является основным видом деятельности.

21. Порядок работы с документами, содержащими коммерческую тайну и другие виды ограничения доступа.

22. Документооборот по важнейшим сквозным документам.

23. Словарь слов, содержащих трудности при написании.

24. Правила корректировки документов, черновиков и применяемые корректурные знаки.

25. Система кодировки подразделений и должностных лиц организации (если она имеется).

26. Перечень нерегистрируемых документов.

27. Указание, что при наличии нескольких исполнителей у документа, согласно резолюции, ответственным за исполнение документа в целом является лицо, чья фамилия идет первой в списке исполнителей или подчеркнута.

28. Особенности и примеры составления конкретных видов документов (при необходимости).

29. Договор с организацией Росархива (таковой должен быть, если организация является участником комплектования архивных фондов государственных, муниципальных архивов) и др.

Для примера, при разработке фирменной «Инструкции по делопроизводству» целесообразно использовать упоминавшуюся «Инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденную приказом Федеральной архивной службы РФ от 27 ноября 2000 г. № 68′.

5. Номенклатура дел, о которой речь пойдет дальше, — это систематизированный список заводимых в делопроизводстве дел с указанием сроков хранения каждого из них, оформленный в установленном порядке. Этот документ определяет систему классификации документов организации и является аналогом каталога в библиотеках, благодаря которому обеспечивается достаточно быстрый поиск нужного издания. Дело (папка) — совокупность документов, относящихся к определенному вопросу или участку деятельности организации, помещенных в отдельную папку. Иногда возникает необходимость в создании отдельной папки (дела) всего на один документ (например, для размещения устава организации).

2.3 Классификация документов

Документы на предприятиях классифицируются по следующим основаниям:

1. По способу фиксации информации (письменные, графические, фото-, видео-, аудио-, кинодокументы, документы на разнообразных машинных носителях).

2. По содержанию или роду деятельности (организационно-распорядительные, плановые, бухгалтерские и т. п.).

3. По назначению (приказы, положения, протоколы, уставы, акты, отчеты, письма, заявления и т. п.).

4. По видам (типовые, т. е. обязательные к применению в определенной области; примерные; трафаретные; индивидуальные).

5. По степени сложности (простые, т. е. посвященные одному вог просу, решаемые, как правило, в одном подразделении, и сложные, содержащие ряд проблем, ставящие ряд вопросов. Документооборот по простым документам минимален по времени и трудозатратам, а по сложным документам обычно велик и требует больших материальных, временных и трудовых затрат, связанных с его осуществлением и проведением контроля исполнения. С точки зрения адресата, быстрее и эффективнее решаются вопросы, направленные в простом документе).

6. По месту составления (внешние по отношению к организации -входящие и исходящие, т. е. или направляемые за пределы организации, или поступающие извне в организацию, и внутренние).

7. По срокам исполнения (срочные и несрочные).

8. По сфере действия (служебные, или деловые официально-личные, т. е. именные, поступающие с указанием конкретного лица).

9. По степени гласности (обычные, или без ограничения доступа, и с ограничением доступа разного уровня — секретные; для служебного пользования; содержащие коммерческую тайну, или конфиденциальные).

10. По юридической силе (подлинники, т. е. оригиналы; копии; отпуски; дубликаты; подложные).

Оригинал обладает полной легитимностью, если подписан собственноручно должностным лицом, подпись которого заверена оттиском печати. В настоящее время, после принятия Федерального закона «Об электронной цифровой подписи», активно решаются.юридические и технические проблемы так называемых «Удостоверяющих центров».

Отпуск в данном случае — это полная копия документа, подписанная собственноручно теми же лицами, что и подлинник, и заверенная подлинным оттиском печати. По существу, отпуск — это второй экземпляр оригинала, подписанный собственноручно руководителем и заверенный, если нужно, печатью. Наличие в организации не копии отправленного документа, а отпуска очень важно, например, при заключении торговой сделки, оформляемой с помощью таких документов, как оферта и акцепт. Согласно Гражданскому кодексу, наличие этих документов полностью обеспечивает юридическую силу сделки. Однако у каждой стороны должна быть юридически полноценная пара документов (т. е. оригиналы): оферта и акцепт. Поскольку оригинал вы направляете деловому партнеру, а себе оставляете обычно копию, ваша пара документов не имеет полной юридической силы (копия всего лишь информационный, а не юридический документ). Поэтому целесообразно составлять оригинал и отпуск: оригинальная подпись руководителя и оттиск печати придадут отпуску силу оригинала.

Дубликат — это полная копия подлинника, выдаваемая взамен утраченного подлинника и оформленная таким образом, что приобретает юридическую силу подлинника.

Копия — точный список, точное воспроизведение, повторение документа, изготавливаемое как вручную, так и с помощью технических средств. В современном управлении копия может исполнять роль подлинника, т. е. использоваться как правовой документ в случае ее заверения нотариусом; однако некоторые организации не испытывают доверия даже к нотариально заверенным копиям и требуют предъявления оригинала документа.

Ксерокопия и факсимильная копия зачастую не рассматриваются в качестве равносильного оригиналу документа, если это не определено законами страны или договоренностью сторон.

11. По степени полноты представленной информации (полные и выписки, т. е. копии части документа).

12. По срокам хранения. В одну папку (дело), как правило, должны направляться документы, имеющие одинаковый срок хранения.

Могут быть приняты и другие основания для классификации документов. Конкретный документ обычно подпадает под несколько оснований для классификации (например, трафаретная выписка из протокола собрания).

В 1970-80-х гг. в СССР был разработан Общесоюзный классификатор управленческой документации (ОКУД), в котором была систематизирована и закодирована вся унифицированная документация. Каждая срорма унифицированной документации получила семиразрядный код: первые два разряда — код унифицированной системы документов (например, 02 — унифицированная система организационно-распорядительной документации); следующие два разряда — подкласс форм унифицированных документов (например, 71 — документация по личному составу); следующие три цифры — номер формы внутри подкласса (например, 020 — анкета). Восьмой разряд занимает так называемое контрольное число, обеспечивающее правильность ввода кода по ОКУД в компьютер. Таким образом, код анкеты по ОКУД — 02710208. В сегодняшней практике на многих организационно-распорядительных документах зачастую не проставляют кодов по ОКУД, хотя он может использоваться как идентификационный код документа при вводе в компьютер и выборе программы обработки информации.

3. СОСТАВ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ НА ДОКУМЕНТАХ, ПРАВИЛА ИХ КОРРЕКТИРОВКИ, СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ

3.1 Требования к оформлению организационно-распорядительных документов в России: ГОСТ Р 6.30-2003

С 1 июля 2003 г. введен в действие новый стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000). Требования стандарта являются рекомендуемыми, однако, их полное и даже частичное игнорирование способно привести к непониманию партнерами друг друга и подрыву деловой репутации, примерно так же, как отступление от правил используемого языка общения. Приведем состав реквизитов этого ГОСТа, снабдив требования стандарта некоторыми комментариями. Номер пункта, приводимого далее, соответствует номеру реквизита.

01. Реквизит «Государственный герб РФ» помещают на бланках документов только тех организаций, которым это разрешено в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации. 2000. № 52. Часть I. С. 5021). Это учреждения государственного управления и контроля, правоохранительные органы, Центробанк и ряд других.

02. Герб субъекта РФ помещают также только на бланках документов предприятий, учреждений, организаций, имеющих на это право в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

03. Эмблему организации пли товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему организации, ее товарный знак или знак обслуживания («бренд») необходимо зарегистрировать в установленном порядке, в противном случае может оказаться, что ваша организация использует чужой товарный знак (допустим даже, что по незнанию), а это — нарушение прав франчайзера, законного владельца эмблемы, который имеет право на компенсацию за использование его эмблемы.

04. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Этот код ваша организация получает в процессе ее регистрации.

05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) на документах, входящих в состав той или иной Унифицированной системы документации (УСД). При наличии унифицированной формы документа, применяемой в некоторой сфере деятельности, никакую иную форму документа в этой сфере деятельности применять нельзя. Например, одной из распространенных унифицированных форм документов является Приходный кассовый ордер (код по ОКУД 0308001), применяемый во всех организациях для оформления факта поступления в кассу организации денег от физического лица, работника.

08. Наименование организации-автора документа должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Над ним помещается сокращенное наименование вышестоящей организации, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации. Наименование организаций субъектов РФ, имеющих, наряду с русским, в качестве государственного языка еще и национальный язык, печатают на двух языках — русском и национальном. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят, если оно закреплено в учредительных документах; в этом случае его помещают в скобках ниже полного наименования или за ним. Наименование на иностранном языке приводят, если оно закреплено в уставе, и тогда оно должно располагаться ниже наименования на русском языке. Еще раз обращаем внимание: наименование организации должно быть полным и полностью соответствующим уставным документам, поскольку изменение хотя бы одной буквы в названии организации по сравнению с ее уставным наименованием превращает документ в фиктивный. Эта полнота названия особенно важна при оформлении коммерческой сделки посредством обмена документами, называемыми офертой и акцептом. По форме оферта и акцепт — просто служебные письма, но правомерность сделки требует указания наименований ее сторон только полностью.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Автором может быть должностное лицо, представляющее организацию (главный инженер, коммерческий директор и т. п.).

09. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). Не следует без особой надобности размещать на бланках документов банковские реквизиты организации, чтобы не провоцировать мошенников, которым иногда достаточно только этих данных, чтобы сфальсифицировать платежное поручение, авизо и разорить вашу организацию.

Согласно Правилам оказания услуг почтовой связи, утв. Постановлением Правительства РФ от 26 сентября 2000 г. № 725, реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:

· наименование адресата (для граждан — фамилия, имя, отчество);

· название улицы, номер дома, номер квартиры;

· название населенного пункта (города, поселка и т. п.);

· название района;

· название республики, края, области, автономного округа (области);

· название страны (для международных почтовых отправлений);

· почтовый индекс.

В таком же порядке производится написание адреса отправителя.

Пример написания адреса адресата:

Образцову О. П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12

г. Липки, Киреевский р-н. Тульская обл.

301264

ВНИИДАД

Директору И. И. Иванову

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

Адрес адресата пишется в правой части почтового конверта, почтового пакета, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя — в левом верхнем углу.

К стандартной письменной корреспонденции относятся письма в почтовых конвертах размером 114 х 162 х 5 мм и 110 х 220 х 5 мм и весом до 20 г. Допустимыми размерами почтовых писем являются 162 х 229 мм, 229 х 324 мм и 250 х 353 мм.

Чтобы документ меньше измялся, целесообразно использовать конверты для размещения в них деловых бумаг формата А4, сложенных вдвое (конверт 162 х 229 мм) или втрое (конверт 110 х 220 мм), с таким расположением реквизитов на них (рис. 3.1).

Рис. 3.1. Расположение информации на почтовом конверте

10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000) («Протокол», «Акт», «Приказ», «Должностная инструкция» и т. п.). В деловом письме наименование вида документа («Письмо») обычно не указывают.

11. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять как 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Грамотно исполненный регистрационный номер превращается в уникальный идентификационный код документа (в сочетании с годом его регистрации) и позволяет обеспечить быстрое нахождение документа, снизить возможность его утери и обеспечить такой «порядок в делах», какой имеется в образцовых библиотеках. При этом обеспечивается четкая классификация и систематизация документов, прозрачность документопотоков, легкость установления факта потери документа. О регистрации документов см. ниже.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который данный документ является ответом. Например, если вы составляете письмо-акцепт на пришедшее вам письмо-оферту, вы помещаете в составе реквизита 11 исходящий номер и дату, под которыми оферта была зарегистрирована ее автором, т. е. переписываете из оферты реквизиты 12 и 11.

14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение из реквизитов «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения (например, «г. Волхов», «г. Санкт-Петербург»). Обычно этот реквизит помещается на внутренних документах организации; при этом на внутренних документах не исполняется реквизит 09 («Справочные данные об организации»).

15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и другие реквизиты являются условными):

Минюст России

Департамент информатизации

и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору ОАО «Северные регионы» В. А. Лагунину

АО «Электроцентромонтаж» Главному бухгалтеру

В. М. Кочетову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов Московской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

Главному редактору

Издательского дома

«Медиадом»

Н. В. Семиной

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа и прилагают его к оставляемой у автора документа копии (отпуску).

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову О.П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

16. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Президент ЗАО «Ростекстиль»

Личная подпись_____В. А. Степанов

Дата

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АО «Электронные технологии»

Личная подпись_____Л. В. Кузнецов

Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН

(УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания

акционеров от 05.04.2003 № 14

УТВЕРЖДЕНО

приказом ВНИИДАД

от 05.04.2003 № 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

17. По результатам рассмотрения документа руководитель отражает свое решение в резолюции на документе. Резолюция должна быть четкой, конкретной, краткой и содержать принятое руководителем решение. Это, по сути, маленький приказ. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Задача руководителя при наложении резолюции — чтобы у исполнителей была полная ясность, что, когда и как следует делать по существу документа, чтобы у них не было необходимости отрывать руководителя от работы, требуя пояснений. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Примеры резолюции приводятся на рис. 3.2.

Нач. отдела сбыта Иванову И. И.

Подготовить проект ответа

и представить мне 12.03.2001

подпись дата

Морозовой Н. В.

Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект

договора с Консалтинговой группой «ТЕРМИКА» к 05.10.2003

Личная подпись

Дата

Рис. 3.2. Примеры резолюции руководителя на документе

Если исполнителей документа несколько, они все указываются в резолюции. При этом один из исполнителей назначается ответственным за всю работу по документу; его должность и фамилия либо указываются первыми в списке без пометки «ответственный», либо подчеркиваются руководителем. Способ выделения фамилии ответственного исполнителя определяется самой организацией и фиксируется в «Инструкции по делопроизводству».

Резолюция на входящем письме проставляется в правом верхнем углу, между реквизитами «Адресат» и «Текст». При необходимости написания второй и последующих резолюций они проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа.

18. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?

Например: Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?

Например: Должностная инструкция ведущего эксперта.

Дать документу краткий и в то же время емкий заголовок — это своего рода искусство, демонстрация владения которым свидетельствует о высоких интеллектуальных качествах корреспондента, а по аналогии, и, возможно, о высоких нравственных качествах (психологи считают, что среди многочисленных стереотипов восприятия есть и такой «умный — значит добрый и честный»). Кроме того, заголовок используется при регистрации документа получателем, и при его отсутствии вы ставите получателя в затруднительное положение: как двумя словами охарактеризовать содержание вашего послания, особенно, если оно занимает не одну страницу и посвящено профессиональным вопросам? Следует иметь в виду, что регистрировать ваше письмо будет делопроизводитель или случайный человек, получивший такое поручение и плохо разбирающийся в ваших проблемах.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

19. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль». На контроль, как правило, ставятся входящие документы, имеющие резолюцию руководителя организации, и внутренние распорядительные документы. Суть контроля в делопроизводстве — обеспечить своевременность реакции исполнителя на указание руководителя. Службой контроля исполнения документов обычно контролируется срок исполнения документа, а качество исполнения контролирует сам руководитель. Поэтому для обеспечения контроля исполнительской дисциплины необходим четко указанный руководителем срок исполнения документа. Контроль может включать этап напоминания о приближающимся сроке исполнения документа, предполагать возможность корректировки срока руководителем, если исполнитель представляет убедительные аргументы для переноса сроков. При этом о корректировке исполнитель должен позаботиться заблаговременно, а не после окончания срока исполнения. Контроль исполнения может осуществляться с использованием журналов регистрации, регистрационно-контрольных карточек, упорядоченных в соответствующих картотеках по срокам и исполнителям, и с использованием вычислительной техники, например, электронных таблиц и систем автоматизации процессов делопроизводства.

20. Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа; во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабским-и цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»),

В документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используются следующие формы изложения:

· от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

· от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

· от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

Текст должен быть лапидарным (кратким), не допускающим двойное толкование смысла, деловым, не вызывающим посторонних эмоций, т. е. безэмоциональным. Автор должен продумать все варианты восприятия деловым партнером написанного им документа и предпринять максимум усилий для получения ожидаемой нормальной реакции.

Особое внимание следует обратить на письма, начинающиеся словами: «В подтверждение нашей устной договоренности (телефонного разговора) просим направить официальный заказ для выполнения необходимых Вам работ». Такое письмо позволит получить вам официальный документ, фиксирующий ваши деловые отношения и способный обеспечить ваши права в случае их нарушения. Принимая во внимание разгул криминала в стране, следует страховать себя, в данном случае, письменными документами. Отказ вашего партнера от заключения сделки в письменной форме либо затягивание им направления вам полноценного (в юридическом и экономическом смысле) заказа следует расценивать как наличие умысла против вас или незнание элементарных правил ведения бизнеса, изложенных в Гражданском кодексе. Даже если он всей душой настроен на честное партнерство, не зависящие от него обстоятельства могут помешать ему исполнить намерение. Вы при этом не должны пострадать.

Особое внимание также следует уделить в составе текста формуле вежливого обращения и заключительной формуле вежливости (см. ниже).

21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Например:

Приложение 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

Приложение 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2

к приказу Росархива

от 05.06.2003 №319

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к приказу Минздрава России

от 05.06.2003 №251

22. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Вице-президент

Ассоциации региональных предприятий Личная подпись А. А. Борисов

или на бланке:

Вице-президент Личная подпись А. А. Борисов

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный директор

ЗАО «Партнер» Личная подпись Н. А. Федоров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям, например:

Директор института Личная подпись М. В. Ларин

Главный бухгалтер Личная подпись З.В.Марьяш

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора Заместитель директора

по научной работе НИИ «Развитие» по научной работе НИИ «Прогресс»

Личная подпись Ю. Г. Демидов Личная подпись К. И. Игнатьев

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись В. Д. Банасюкевич

Члены комиссии Личная подпись А.Н.Сокова

Личная подпись А. С. Красавин

Личная подпись О. И. Рысков

Следующий абзац рекомендуем принять в качестве «информации к размышлению».

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица, с указанием его фактической должности и фамилии. При этом нецелесообразно ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности. При отсутствии руководителя организации деловые письма подписывает его первый заместитель, наделенный соответствующими полномочиями, но при этом он указывает свою фактическую должность и фамилию: Заместитель директора по производству и т. п. Если руководитель перед отъездом составил и подписал приказ о назначении на должность временно исполняющего обязанности директора кого-то из своих подчиненных, с передачей ему всех полномочий, права подписи на финансовых документах и соответствующей денежной компенсацией, это лицо подписывает документы как Временно исполняющий обязанности директора. При такой постановке дел у делового партнера есть основания доверять документу, поскольку элементы подписи соответствуют друг другу. Если же партнер видит название должности «Директор», расшифровку подписи «И. И. Иванов», а сама подпись явно не принадлежит Иванову, при этом перед наименованием должности стоит косая черта или нацарапано «За», у него возникает законное сомнение в легитимности данного послания. Кроме того, не ясно, кто же несет ответственность за содержание документа: Иванов или тот, чья подпись фактически стоит на документе? Каковы полномочия человека, скрывающегося за предлогом «за»?

23. Гриф согласования документа со сторонней организацией состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись А. Г. Грязнова

Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 05.06.2003 №430-162

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления

Российской государственной

страховой компании «Росгосстрах»

от 05.06.2003 № 10

24. Внутреннее согласование документа оформляют визой согласования документа (далее — виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А. С. Орлов

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А. С. Орлов

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложений.

25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Чтобы печать не затрудняла восприятие всех своих элементов, а также элементов подписи, она ставится таким образом, чтобы ее ободок касался трех последних букв в наименовании должности лица, подписавшего документ. Если наименование должности состоит из двух и более слов, ободок печати может касаться последнего слова в наименовании должности.

Документы заверяют печатью организации.

26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверптельную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копню; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Например:

Верно

Инспектор службы кадров Личная подпись Т. С. Левченко

Дата

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

27. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например:

В. А. Жуков

924 45 67

В данном случае исполнитель — лицо, составившее исходящий или внутренний документ и располагающее полной информацией по его существу. Например, организация предлагает некие материалы для реализации. Естественно, такой документ подписывает лицо, представляющее организацию, т. е. директор, но составляет документ специалист, отвечающий за реализацию материалов. Вряд ли директор точно знает все характеристики предлагаемых материалов, поэтому потенциальный покупатель, желая уточнить детали предложения, должен иметь возможность обратиться непосредственно к лицу, владеющему исчерпывающей информацией, например, товароведу, начальнику ОМТС, склада и т. п. — это и есть исполнитель, к которому можно обратиться по указанному телефону. Имея в виду, что многие фамилии не позволяют определить пол их носителей, и иногда делового партнера мучает вопрос, использовать при первом обращении к вам форму «Попросите к телефону господина Петренко» или «Попросите к телефону госпожу Петренко», целесообразно имя и отчество исполнителя указывать полностью, тогда проблемы обращения к вам у делового партнера не возникнет.

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа — краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Например, согласно резолюции руководителя, начальник функционального отдела должен определить целесообразность вступления в сделку, доложить в установленный срок руководителю о своих соображениях и подготовить ответное письмо. Завершив эту работу, начальник отдела пишет: «Направлено письмо от 12.03.2003 № В-01/ 65. В дело № В-01», ставит дату совершения этой надписи и свою подпись.

29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. Это, по сути дела, регистрационный номер, присваиваемый входящему документу вашей организацией согласно принятой у вас системе регистрации документов, и дата поступления. Этими сведениями вы включаете «чужой» по происхождению документ в ваше информационное поле.

30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Требования к бланкам документов

1. Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов — А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Для справки’. Основной ряд форматов (размера) бумаги формируется путем последовательного деления предыдущего формата по длинной стороне пополам: АО — 841 х 1189 мм; А1 — 594 х 841 мм; А2 -420 х 594 мм; A3 — 297 х 420 мм; А4 — 210 х 297 мм; А5 -148 х 210 мм и т. д., вплоть до формата А13 — 9×13 мм. Для сравнения: основной формат в США — 8 1/2 х 11 дюймов, т. е. 216 х 279 мм.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм — левое;

10 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

2 Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

3. Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А к стандарту (рис. 3.3 и 3.4). Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

4. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков — угловой (см. рис. 3.3) и продольный (см. рис. 3.4).

5. Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

· центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равноудалены от границ зоны расположения реквизитов);

· флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Хотя стандарт признает оба варианта расположения постоянных реквизитов на бланке организации равноправными, т. е. организация может выбрать любой из них, в пользу угловой формы можно привести следующие аргументы. Во-первых, угловое расположение позволяет вашим бланкам выглядеть в большей степени соответствующими международному стандарту ИСО; во-вторых, такое расположение ближе нам исторически: в годы советской власти бедные организации типа сельсоветов не могли себе позволить заказать бланки в типографии, поэтому изготавливали так называемый «угловой штамп», на котором размещались постоянные реквизиты. Разместив оттиск углового штампа в углу любого листа бумаги, например, из обычной школьной тетради, этот листок превращали в бланк документа. И, наконец, угловое расположение постоянных реквизитов создает возможность использовать конверты с прозрачным окошком, прорезанным напротив реквизитов 08 и 09 (наименование организации-автора документа и ее почтовый адрес), при этом расположение этих реквизитов на конверте будет соответствовать требованиям почтовых Правил.

6. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

· общий бланк;

· бланк письма;

· бланк конкретного вида документа.

7. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

8. Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08,09,14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

9. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Рис.3.3. Схема расположения реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

Рис.3.4.Схема расположения реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

Допускается изготавливать документы на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявления, объяснительные записки и т. п.).

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

Бланки с гербами РФ и субъектов РФ подлежат строгому учету и регистрации.

Примеры оформления копии (отпуска) исходящего письма, остающейся у автора, и входящего письма, поступившего к адресату, приводятся далее в разделе 7.2.

3.2 Меры против мошенничества

Ваша задача — затруднить возможность фальсификации документов вашей организации, не провоцировать мошенника легкостью совершения фальсификации, обеспечить уверенность данных документогра-фической экспертизы. Для этого полезно применять следующие меры:

1. Исполнение подписи должностными лицами с помощью перьевых ручек цветными чернилами (синими, фиолетовыми).

2. Исполнение печати цветными чернилами.

3. Обеспечение полного визуального восприятия всех элементов подписи: наименования должности, подписи, расшифровки подписи, печати; это позволяет установить их взаимное соответствие, а, следовательно, и добавит гарантии подлинности.

4. Отсутствие на бланках документов банковских реквизитов.

5. Желательно выработать «читаемую» подпись, хотя бы 3-5 первых букв.

3.3 Стандарты при осуществлении письменных коммуникаций с зарубежными деловыми партнерами

Деловые письма зарубежным партнерам составляются по иным, чем в России, правилам. Есть международные стандарты на основные коммерческие документы, в том числе и на деловые письма; однако, при написании деловых писем считаются допустимыми некоторые «вольности», например, в расположении фрагментов заголовка. Основной состав реквизитов достаточно устоялся, и это понятно: без обязательных реквизитов нельзя обеспечить юридическую силу документа.

«Международное сотрудничество по вопросам стандартизации в области документации, классификации и кодирования информации, унификации документов осуществляется национальными службами стандартизации в рамках ИСО — Международной организации по стандартизации (International Organization for Standardization, ISO). В настоящее время в ИСО представлены национальные органы по стандартизации 130 государств».

Различия в правилах оформления документов, установленных стандартами ИСО и российскими стандартами, касаются: требований к проектированию бланков; состава реквизитов; написания реквизитов (лексика, оформление, пунктуация); расположения реквизитов на бланке. В стандартах ИСО определены правила размещения на документе лишь трех полей (зон): для сведений об отправителе документа (Issuer field), ссылок (Reference field), адреса (Address field) (рис. 3.5).

Рис.3.5. Примерное расположение основных полей документа согласно требованиям ИСО

Стандарты ИСО предусматривают, что дополнительные сведения об отправителе документа (почтовый адрес, телефон, телекс и т. д.), которые нельзя поместить в соответствующем поле в верхней части бланка (не помещаются в отведенном поле, а, возможно, неэстетично выглядят в верхнем поле), указывают в дополнительной зоне исходящих сведений в нижней части бланка. Согласно российскому стандарту, в нижней части бланка размещаются реквизиты 28, 29, 30.

Поле адреса, по стандарту ИСО, может содержать указания на одного или двух адресатов. В отечественном стандарте допускается размещение в поле адреса (реквизит 15) до четырех адресатов.

Служебные поля документа, согласно стандарту ИСО 1977 г., установлены следующим образом: верхнее поле 10 мм, левое поле 20 мм, текстовая область для формата А4 — 183 х 280, для формата А5 — 183×131 мм.

Поля, согласно стандарту ИСО, должны располагаться примерно так, как показано на рис. 3.5 (мы не приводим указания места расположения полей и зон «с точностью до миллиметра»). Однако в практике международной переписки стандарты ИСО трактуют довольно свободно. В частности, в письмах, поступающих из-за рубежа, поле ссылок может располагаться слева, а адрес получателя — выше зоны ссылок. В российской литературе часто встречаются такие рекомендации по расположению реквизитов на письме зарубежному партнеру, как показано на рис. 3.6.

В обозначенных полях размещается следующая информация:

1 — сведения об отправителе (авторе документа). В верхней части делового письма располагается заголовочная часть, состоящая из эмблемы, логотипа фирмы, полного наименования фирмы, иногда с указанием основного вида ее деятельности, ее адреса (почтового и телеграфного), номеров телефонов, факсов, электронной почты, иногда название обслуживающего банка. Эти реквизиты могут располагаться в левом верхнем углу, по центру под верхним полем, в верхнем правом углу, а иногда, что допускает стандарт ИСО, для указания адресов и телефонов используется место над нижним служебным полем бланка.

Все остальные реквизиты обычно располагаются от границы левого поля, без абзацев, хотя реквизит «дата» может перемещаться к правому полю.

Рис.3.6.Схема расположения основных реквизитов на письме зарубежному партнеру (распространенный вариант)

2 — ссылка (Reference) на индекс документа делового партнера, на который данный документ является ответом (Your ref.), что аналогично «На Ваш №….», и ссылка на свой индекс (Our ref.), что, по сути, является нашим исходящим регистрационным номером (индексом).

Ссылки — это данные для поиска документа в информационном поле организации. Ссылка может быть цифровой, буквенной или буквенно-цифровой, поскольку правила нумерации документов не унифицированы. В числе элементов ссылки могут быть инициалы автора письма, секретаря или исполнителя, порядковый номер документа, условное обозначение структурного подразделения, дела, файла и др., согласно принятой на предприятии системе классификации документации.

3 — реквизит «Дата» указывается согласно принятой в стране адресата системе. Стандарт ИСО от 1988 г. рекомендует оформление даты следующим образом: год, месяц, день, т. е.: 2001-05-23. В Великобритании принята последовательность: день, месяц, год, в США — месяц, день, год, но надежнее всего указать число цифрами, наименование месяца полностью в буквенной форме и год цифрами полностью.

4 — адрес получателя располагается в таком порядке: сначала указывается семейное положение или титул получателя, затем его имя и фамилия, наименование его должности и/или компании; наименование улицы; затем номер дома, подъезда, квартиры (может быть вариант, когда номер дома предшествует наименованию улицы); город, затем штат (графство); номер почтового округа (почтовый индекс), затем страна. В таком же порядке пишется адрес на конверте.

5 — реквизит «Ксведению», или указание на конкретное лицо. Если в адресе не указана фамилия получателя, эту информацию можно поместить в реквизите «К сведению», чтобы она попала конкретному лицу. Например: Attention: Mr. P. Cooper или Attention of Sales Manager. Этот реквизит не является обязательным.

6 — обязательным реквизитом является вступительное обращение, причем следует точно узнать пол и семейное положение адресата, поскольку это влияет на форму обращения («Dear Sir, Dear Madam, Dear Mr…, Dear Miss…, Dear Mrs…»). Обращение по имени допустимо только по отношению к лицу, являющемуся вашим близким знакомым или другом, а также в случае, если человек сам попросил обращаться к нему по имени.

7 — заголовок письма помещается после вступительного обращения и обозначается либо «RE:» (сокращение слова «regarding» — относительно), либо «In re:» (сокращение от «In regard to» —касательно), либо «Subject» (предмет, тема, вопрос). Заголовок не является обязательным реквизитом, но его наличие отражает знание отправителем правил хорошего тона.

8 — текст письма обычно должен умещаться на одной странице, он может быть разделен на абзацы.

9 — в переписке с зарубежным партнером принято заканчивать письмо заключительной формулой вежливости (комплиментом) типа «Искренне Ваш», «Преданный Вам» («Sincerely yours», «Yours faithfully»). В Англии наиболее распространенными сочетаниями вступительного обращения и заключительной формулы вежливости являются:

Dear Sirs/Sir/Madam — Yours faithfully

Dear Mr./Mrs./Miss/Ms Smith — Yours sincerely

Dear John — Best wishes.

10- ниже формулы вежливости располагается подпись, ниже — ее расшифровка, и еще ниже — должность лица, подписавшего документ. Правильным шагом при расшифровке подписи будет указание на форму обращения к автору письма: кто он (она) — мистер, миссис или мисс. Этим вы снимаете проблемы с формой обращения к вам в ответном послании. Перед подписью может стоять отметка «р. р.», что означает «от имени». Сотрудники организации используют эту отметку, когда подписывают документ от имени руководителя.

11 — указание на приложение (если оно есть) дается в полной или сокращенной форме: «Enclosure» или «End:». При этом могут быть названы документы, прилагаемые к данному письму.

12 — указание на рассылку копий. При направлении копий письма («Carbon copy» или «ее») нескольким адресатам указывают фамилии лиц или компании, которым отправлены копии¹.

Если после подписания письма появилась новая информация, она может быть внесена в письмо постскриптум, после подписи. В этом случае информацию предваряют буквы P. S., а сама информация, приписка подписывается еще раз.

Форма письма зарубежному партнеру приведена на рис. 3.7.

Рис. З.7. Пример письма зарубежному деловому партнеру

В зарубежной корреспонденции для оформления второго и последующих листов документа используется специальная бумага с напечатанным типографским способом в верхнем левом углу (10 мм от верхнего края) названием организации. В правом верхнем углу печатаются слова «Лист для продолжения письма №…»; например: Continuation Sheet No…

Под названием фирмы-автора указываются организация, которой адресовано письмо, и дата.

Многие британские организации пользуются дополнительными листами без надписи справа. В этом случае страницы нумеруются, а справа внизу на всех страницах, включая первую, но за исключением последней, пишется: Continued или сокращенное Contd, что значит «продолжение»¹.

Факсимильная копия, или просто «факс» — документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи и являющийся копией оригинала. По факсу могут быть переданы графические и фотодокументы, а также деловые письма. Оформление делового письма, передаваемого по факсу, должно быть аналогичным оформлению письма, пересылаемого почтой. Система телефаксной связи предусматривает передачу в автоматическом режиме ряда сведений: код отправителя, дата и время передачи, номер аппарата, с которого передано сообщение, количество переданных страниц. Получатель должен направить отправителю подтверждение, в котором указываются: код получателя, номер факса получателя, дата, время и продолжительность передачи, количество полученных страниц и результат: без ошибок ли произошла передача или имели место сбои. Такая система обмена информацией с подтверждением позволяет использовать полученные по факсу документы в оговоренных сторонами случаях наряду с подлинниками.

Формы телефаксных сообщений приведены на рис. 3.8.

Рис. 3.8. Формы телефаксных сообщений

3.4 Этические нормы при составлении текста делового письма. Проблема определения формы вежливого обращения

Вот как определяют требования к тексту письма, чтобы оно было эффективным, американские специалисты в области бизнес-коммуникаций:

· тактичность;

· персональность;

· позитивность;

· энергичность, активность;

· цельность;

· связность;

· ясность;

· краткость;

· удобочитаемость;

· наличие элементов унификации.

В частности, удобочитаемость обеспечивают такие факторы, как разумная краткость предложений и используемых слов.

«Отдельной областью становится определение трудности восприятия текста (так называемые формулы читабельности). Формула читабельности Р. Флеша имеет следующий вид Х = 206,48- 1,015Y-0,86Z,

где X — оценка трудности текста для среднего взрослого читателя; Y — средняя длина предложений в слове; Z — число слогов на 100 слов текста.

Оценка 100 говорит о том, что человек с минимальным уровнем образования сможет ответить на три четверти вопросов по тексту; оценка 0 — текст доступен лишь узким специалистам; оценка 60 — текст стандартный по трудности для среднего читателя»¹.

В книге Дж. М. Лэйхиффа и Дж. М. Пенроуза приводятся многочисленные рекомендации и примеры написания деловых писем, призванных обеспечить достижение различных целей. Приведем памятку по написанию рекламного письма, пример такого письма и комментарий к нему².

«ПАМЯТКА по написанию рекламного письма.

Начинайте с короткого заявления или вопроса, который бы мог привлечь внимание.

Удостоверьтесь в том, что вступительная фраза четко соответствует предлагаемому товару.

Удерживайте внимание получателя сообщения, делая акцент на основном аргументе продажи, который будет ему интересен.

В разделе письма, посвященном пробуждению желания, попытайтесь убедить получателя сообщения, что ему действительно необходим этот товар, путем приведения дополнительных доказательств ценности товара. Напомните также получателю об основном аргументе продажи.

Уменьшите тенденцию к неприятию цены путем того, что вы не заостряете на ней внимание. При упоминании цены упомяните также наиболее важные достоинства товара.

Кратко, но четко укажите, какие действия следует предпринять получателю сообщения, и еще раз упомяните причины, по которым получателю следует придерживаться определенной последовательности действий.»

Ниже (рис. 3.9.) представлен пример рекламного письма, которое содержит все четыре упомянутые части. Части письма не всегда можно так четко определить и разграничить. В некоторых рекламных письмах часть, посвященная пробуждению интереса, и часть, посвященная стимулированию желания, могут быть неразличимы. Вы можете не суметь определить, где заканчивается одна часть и начинается другая, но последовательность мыслей очевидна. Следование ей более важно, чем разграничение частей.

Комментарии

Первый абзац: привлекается внимание путем предложения получателю письма возможной выгоды.

Второй абзац: пробуждается интерес путем подчеркивания выгоды, которая может быть извлечена из получения образования.

Третий и четвертый абзацы: производится указание полезных характеристик: представляется цена, но ее значение преуменьшается посредством одновременного упоминания положительных сторон получения образования.

Пятый абзац: получатель письма побуждается предпринять определенные действия, и ему снова напоминают о получении выгод.

Мы уже говорили о том, что в отечественных стандартах советских и постсоветских времен на составление организационно-распорядительной документации, включая последний по времени ГОСТ Р 6.30-2003, не предусмотрен, в отличие от международной практики, реквизит (т. е. неотъемлемый элемент документа) — формула вежливого обращения, или вступительное обращение. Авторы отечественных стандартов исходили, вероятно, из соображений экономии места на бланке и из нежелательности внесения личного момента в официальные документы. Что же делать сейчас, когда многие государственные организации, например, министерства, требуют от отечественных корреспондентов точного соблюдения требований отечественного стандарта по оформлению служебных документов, но корреспондент считает, что личное обращение будет способствовать формированию позитивной установки при восприятии его письма? И какая форма вежливого обращения уместна?

Известный русский прозаик и лингвист Л. В. Успенский пишет, что во времена Ивана IV было принято обращаться к уважаемым людям так: «Никита-ста», «Василий-су». «В те далекие времена приставки «су» и «ста» на самом деле придавали обращению вежливость и почтительность. Людей уважаемых, властных полагалось бы, собственно, «чествовать», добавляя к имени каждого либо словечко «старый», либо «сударь» (то есть «государь»). Такой обычай существовал в древности». Наше современное «пожалуйста» — это сокращение от «пожалуй (награди своей милостью), старый».

Психологи считают, что для человеческого слуха нет звуков более приятных, чем звуки его собственного имени (за редким исключением). Обращение по имени-отчеству можно считать результатом нашего

Рис. 3.9. Рекламное письмо профессиональной школы

исторического развития, который особенно ценится людьми невысокого происхождения. Вспомните, в четвертой главе первого тома романа А. Толстого «Петр Первый» написано, с каким восторгом воспринимает русский купец (Иван Жигулин) желание царя Петра записать в указе о привилегиях на внешнюю торговлю, кроме имени и фамилии этого купца, еще и отчество: «Так с отчеством будешь писать нас?… Да за это — что хошь!». Стоит ли спешить отказываться от самобытности? Стоит ли следовать западной манере обращения только по имени (тем более, что по имени вы сможете обращаться лишь в случае, если вас об этом попросит сам партнер)? А вам самим понравилось бы, если все ваши подчиненные, деловые партнеры, особенно незнакомые, более молодые, обращались бы к вам только по имени? Вообще, переход на обращение по имени — это этап развития отношений в направлении уменьшения их формальности. Правильно ли будет сразу задавать уровень, соответствующий дружеским, неформальным отношениям? Не покоробит ли вашего делового партнера такая фамильярность?

Где поместить формулу вежливого обращения, если стандартом она не предусмотрена в качестве отдельного реквизита? А кто, собственно, запрещает вам начать реквизит текст с этого вежливого обращения как еще одного подзаголовка?

Теперь попробуем представить реакцию делового партнера на разные варианты обращения.

В адресной части делового письма, например, оферты, адресат указан, например, следующим образом: «г-ну П. П. Петрову», а в формуле вежливого обращения, с которой начинается текст письма, — «Уважаемый г-н П. П. Петров!». Возможная реакция получателя: «Пишет «уважаемый», а сам не удосужился узнать мое имя и отчество! Лицемер!».

А как отреагировал бы партнер, если бы к нему обратились «Уважаемый Петр Петрович!»? Возможно, так: «Надо же, узнали мое имя и отчество, значит, что-то знают о моей фирме, ее имидже, не поленились навести справки о нас, серьезно подготовились к общению. Наверное, серьезная организация».

Гарантии, что реакция будет именно такой, никто не даст; более того, ваш деловой партнер может заподозрить и хитрость, уловку (всем известно, что самые вежливые и обаятельные люди — это мошенники, им без этого нельзя), но все же в случае правильного вежливого обращения у вас больше оснований ожидать позитивную реакцию, чем в первом варианте.

В каком случае уместно и достаточно эффективно использовать в обращении название должности? Нам представляется, что это уместно, если вы предполагаете, что статус человека рассматривается им самим как высокое достижение, заслуженный успех. Есть некоторые названия должностей, как правило, состоящие из одного слова, имеющие высокий престиж в обществе. Сравните по восприятию обращения, в которых используется такое ученое звание, как профессор, академик, или название должности директор, министр, депутат, президент, вице-президент, с обращениями, в которых названия должностей звучат как «начальник», «зам. директора». Что благозвучнее? Проверьте на себе, и, скорее всего, вы придете к выводу, что во втором случае лучше будет, если к адресату обратиться по имени-отчеству.

Общеизвестно христианское «Золотое правило общения» как критерий выбора варианта решения многих задач, имеющих этическую подоплеку: «Во всем, как хотите, чтобы поступали с вами, поступайте и вы с ними». Более того, думая о развитии ваших деловых отношений, помогите адресату решить проблему, как к вам обращаться, если он решит дать вам ответ. Для этого в составе реквизита «подпись» в наименовании должности уместно указать приятное вашему слуху название вашей ученой степени или имя-отчество полностью. В зарубежной практике можно часто встретить, например, такую подпись: «мисс Анна Штерн, менеджер». Здесь с формулой вежливого обращения к Анне Штерн при ответе все ясно: «Уважаемая мисс Штерн!», «Уважаемая госпожа менеджер!» (если вы считаете, что должность менеджера — это предмет гордости) или «Уважаемая мисс Анна!» (но не ранее, чем она сама разрешит вам обращаться к ней по имени).

Проблемой является и вопрос о необходимости исполнения и виде заключительной формулы вежливости. Выше показаны формулы вежливого обращения и заключительные формулы вежливости, принятые за рубежом. В отечественных письменных деловых коммуникациях еще не выработались писанные и неписанные правила в этой области. Наиболее распространенная форма вежливого обращения «Уважаемый…» исключает применение в этом же тексте заключительной формулы вежливости «С уважением…», иначе появится тавтология. Иные формулы типа «Искренне Ваш», «Преданный Вам», «Всегда к Вашим услугам» могут в восприятии делового партнера нести иную или дополнительную смысловую нагрузку по сравнению с тем, что вы задумывали, хотя это и не обязательно.

Скромные рекомендации в этом случае могут быть такими:

· собирать и накапливать возможные варианты решения проблемы, советоваться с коллегами и деловыми партнерами, заимствовать их опыт;

· читать новую литературу по правилам деловой переписки и составлению деловых писем и текстов;

· использовать в качестве заключительной формулы вежливости обороты типа «Надеемся на дальнейшее сотрудничество», «Желаем Вам всяческих успехов»;

· в ответном письме использовать формулы, аналогичные тем, что использовал ваш деловой партнер (если это возможно).

3.5 Правила корректировки документов

Корректурными знаками называют условные обозначения, применяемые при корректировке (исправлении) машинописных и рукописных работ. С помощью этих знаков указывают место и характер исправлений. Некоторые из этих корректурных знаков приведены в табл. 3.1.

3.6 Сроки исполнения документов

Сроки исполнения документов делятся на индивидуальные (устанавливаемые в тексте документа или в резолюции на нем) и типовые (общепринятые, централизованно установленные). В СССР были разработаны типовые сроки исполнения документов, связанные с уровнем организации, направившей запрос. Так, если запрос поступил от органов власти, то следовало отвечать на него в течение срока до 10 дней, а если материалы ответа были необходимы для заседания правительства, то срок представления их сокращался до 3 дней. Запросы депутатов требовали незамедлительного ответа, если по ним не осуществлялась проверка. Обычно средний типовой срок был в пределах до 10 дней. Существовала норма для срока ответа по предложениям, заявлениям и жалобам граждан — незамедлительно, если не требовалось дополнительного изучения вопроса, и до 30 дней (но не более), если требовалось дополнительное изучение вопроса. На критические замечания в адрес организации, прозвучавшие в средствах массовой информации или в материалах органов власти, организация должна была обязательно ответить в срок до 1 месяца. Тем самым несколько снижался пресс бюрократизма и произвол чиновников.

Сейчас следует ориентироваться на сроки ответа, диктуемые нормами делового общения. Деловые отношения требуют быстрой реакции на предложения партнера, клиента; следует экономить время и затраты друг друга; не надеяться на почту, отвечать оперативно, с помощью тех же средств связи, по которым пришло предложение, запрос, заказ (на телеграмму — телеграммой, на факс — факсом, на радиограмму — радиограммой, на телефонограмму — телефонограммой). Если необходимо время на осмысление предложения, следует вежливо ответить (сразу), что предложение заинтересовало, изучается и ответ будет дан в такие-то сроки.

Сейчас во многих крупных организациях, в министерствах и ведомствах, органах власти устанавливаются собственные типовые сроки исполнения документов, обязательные для должностных лиц и подчиненных подразделений. Благодаря таким типовым срокам делопроизводитель или секретарь, разбирающий и регистрирующий документы, может те из них, исполнитель которых очевиден и без резолюции руководителя, направлять сразу этому исполнителю, установив типовой срок исполнения в качестве контрольного. Конечно, такая процедура должна осуществляться по приказу руководителя, дающему секретарю такие полномочия, либо в соответствии с утвержденной руководителем «Инструкцией по делопроизводству».

В этом случае скорость информационно-документационного обеспечения управления повышается, отсюда повышается и оперативность принятия решений, а руководитель освобождается от массы рутинной работы, связанной с наложением резолюций на документы, исполнители которых очевидны.

Приведем для сведения раздел о сроках исполнения документов в федеральных органах исполнительной власти¹.

«Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних — с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан — с даты их поступления.

Сроки исполнения документов определяются руководителем исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Документы’ подлежат исполнению в следующие сроки:

· с конкретной датой исполнения — в указанный срок;

· без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно», исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку «оперативно» — в 10-дневный срок, остальные — в срок не более месяца;

· по парламентским запросам — не позднее чем через 15 дней со дня получения;

· по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной думы (депутатскому запросу) — не позднее чем через 30 дней со дня получения;

· по поручениям Правительства Российской Федерации, данным федеральным органам исполнительной власти по доработке проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства Российской Федерации, а также по проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступившим от ответственного исполнителя на согласование, — до 10 дней;

· по письмам Министерства иностранных дел без согласования с другими организациями — в течение 15 дней, с согласованием — 30 дней;

· по обращениям граждан, поступившим в федеральный орган исполнительной власти и требующим дополнительного изучения и проверки, — до одного месяца со дня их регистрации, по остальным поручениям — не более 15 дней.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной форме.»

3.7 Стандарты при разработке научной документации, реферата, информационного обзора, бизнес-отчета

Изучение состояния проблемы, литературных источников, точек зрения авторов публикаций обычно оформляется в виде информационно-обзорных рефератов. Структура такого реферата обычно имеет следующий вид.

1. Название обзора, тема.

2. Вводная часть.

2.1.Общее название реферируемых материалов, исследуемой проблемы.

2.2.Список реферируемых статей с указанием авторов и сведений об источниках информации (библиографических справок).

3.Основная часть.

3.1.Цель обзора.

3.2.Конкретные цифры, факты, примеры, отражающие и обосновывающие взгляды авторов.

3.3.Выводы авторов статей.

4.Собственные выводы, изложение собственной точки зрения и ее обоснование.

Если вы используете принадлежащие лично вам источники информации (книги, журналы, газеты и т. п.), вы можете выделять некоторые важные для вас фрагменты информации с помощью знаков мар-кографии, например, таких, которые приводятся в табл. 3.2.

Из текстов обычно делаются дословные выписки (цитаты) и выписки по смыслу (конспективные выписки). Цитата обязательно должна сопровождаться ссылкой на источник информации с указанием номера страницы, на которой находится текст.

Курсовой, дипломный проект или реферат студента должен восприниматься как отчет о самостоятельной научной работе и быть оформлен соответствующим образом (как того требует ГОСТ 7.32-81). Структура и требования, которым должна отвечать студенческая работа, рассмотрены далее.

Рис.3.10. Пример оформления титульного листа студенческой работы

Титульный лист: наименование министерства, которому подчиняется учебное заведение (опускается для негосударственных учебных заведений); полное название учебного заведения; полное название кафедры, на которой выполнялась работа; гриф утверждения документа либо надпись «Работу принял» без кавычек с указанием должности лица, утверждающего документ и расшифровкой его подписи; наименование вида работы и темы; данные об исполнителе с указанием номера студенческой группы, подписью, датой выполнения и расшифровкой фамилии студента; место и год выполнения работы. Пример титульного листа студенческой работы приводится на рис. 3.10.

Реферат работы: указание кратких сведений о сущности работы, методе исследования, актуальности, элементах новизны, конкретных результатах, а также данные об объеме работы, количестве таблиц, иллюстраций, приложений.

Содержание (может быть помещено в конце работы): перечень разделов работы, рубрики и подрубрики, приложения с указанием номера страницы, где начинается раздел или приложение. Названия разделов, рубрик, приложений в тексте и содержании должны быть абсолютно одинаковыми. Для нумерации разделов используется простая иерархическая система на основе арабских цифр, например, аналогично тому, как пронумерованы рубрики данной книги. Первой страницей документа является титульный лист, на котором номер страницы не ставится, поэтому содержание — это страница 3 (реферат — страница 2).

Введение: оно решает задачу введения читателя в курс проблемы более подробно, чем в реферате; в нем обозначается суть и состояние проблемы, цели и задачи исследования (возможные гипотезы); указываются используемые источники информации и методы исследования, актуальность, новизна, практическая значимость работы (если она имеется)

Основной текст: при подготовке разделяется, согласно плану, на отдельные рубрики. Документ может состоять из частей, разделов, глав, параграфов, пунктов. В сравнительно небольших документах (до 10 печатных листов, т. е. до 160 машинописных страниц, напечатанных с интервалом 1,5) используют сквозную нумерацию глав и параграфов, при этом рисунки, таблицы и формулы также имеют сквозную нумерацию. В документах большего объема применяют индексационную форму нумерации. В этом случае элементы внутри главы — рисунки, таблицы, параграфы, пункты, формулы — обозначаются двумя цифрами: первая цифра — номер главы, вторая — номер данного элемента внутри главы. Допустима нумерация и более низкого уровня: номер главы, номер параграфа, номер пункта или раздела внутри параграфа. Например: пункт 2.1.4; рис. 4.2, табл. 1.6. Такая нумерация удобна тем, что при дополнении или изменении содержания глав и разделов нет необходимости менять индексацию по всему тексту. Такая нумерация позволяет лучше представить структуру работы и связь ее элементов. Индексационную форму нумерации можно применять и в сравнительно небольших документах. Таблицы и рисунки (иллюстрации, схемы, графики) помещаются после первого их упоминания в тексте. Упоминание таблицы и рисунка в тексте обязательно. Упоминание, ссылка на таблицу и рисунок дается в сокращенном виде, например: «График изменения работоспособности в течение дня приводится на рис. 1.4>, «Взаимосвязь элементов системы и факторов их развития показана в табл. 4.3.». Самой таблице должно предшествовать на отдельной строке сдвинутое вправо обозначение «Таблица 4.3», затем строчкой ниже — наименование (заголовок) таблицы, соответствующий указанию на ее содержание в тексте: «Взаимосвязь элементов системы и факторов их развития». Кавычки не ставятся. Если таблица в тексте всего одна, то она не нумеруется, однако, ссылка на нее в тексте и заголовок необходимы. Номер и название иллюстрации, рисунка помещаются сразу под рисунком в такой форме: «Рис. 1.4. График изменения работоспособности в течение дня».

Заключение: основные выводы и полученные результаты, рекомендации по их использованию.

Литература: список использованных источников информации, обычно размещается по алфавиту.

Приложения (при их наличии): в содержании указывается порядковый номер приложения и его название, а в рубрике «Приложения» помещаются сами материалы приложений под соответствующими названиями.

Рубрики «Введение», «Литература», «Приложения» не нумеруются, но в состав содержания обязательно включаются.

Нумерация страниц осуществляется в середине верхнего поля арабскими цифрами без точек, тире и других значков.

Приведем примеры применения основных правил описания источников информации, которым необходимо следовать в ссылках и при составлении списка литературы.

1. Описание книги:

Кузнецова Т. В., Степанов Е. А., Филиппов Н. Г. Делопроизводство и техническая документация: Учебник. — М.: Высшая школа, 1991.

2. Описание сборника:

Предпринимательство: истоки, проблемы, перспективы / Под ред. А. И. Муравьева. — СПб.: Изд-во СПбУЭФ, 1994.

3. Описание статьи из газеты, журнала, сборника:

Спивак В. А. Объективные основания и сущность подхода «Персонал — главное достояние организации» // Известия Академии труда и занятости. — Ижевск: Изд-во Института экономики и управления УдГУ. — 1998. № 1. —С. 15.

4. Приемы сокращения повторных ссылок:

Спивак В. А. Указ. соч. — С. 17.

Либо

Там же. — С. 17.

Аналогичным требованиям должен соответствовать бизнес-отчет, посвященный анализу ситуации и обоснованию предложений по решению проблемы (проблем), подготавливаемый сотрудниками организаций по указанию своего руководства или разрабатываемый в инициативном порядке¹.

4. ПРИМЕРЫ СОСТАВЛЕНИЯ ВНУТРЕННИХ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Основные правила составления таких документов, как докладная записка, приказ, протокол, могут быть определены при рассмотрении приводимых на рис. 4.1-4.8 примеров.

Рис. 4.1. Пример докладной записки

Рис. 4.2. Пример приказа по основной деятельности

Рис. 4.3. Пример приказа о зачислении на работу

Наряду с приказами по личному составу (о приеме на работу, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, о прекращении действия трудового договора с работником, о поощрении), оформленными в соответствии с требованиями стандарта по оформлению организационно-распорядительных документов ГОСТ Р. 30-2003, эти документы исполняются на унифицированных формах первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

Формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Приведем ниже типовые формы приказов о приеме, переводе, увольнении и поощрении работника, входящие в состав форм первичной учетной документации (рис. 4.4-4.7).

Типовая форма содержит все необходимые реквизиты, определяющие ключевые моменты оформления найма. Если вы предпочитаете составлять приказы по личному составу согласно стандарту на У СОРД, количество информации в них не должно быть меньше, чем в аналогичной унифицированной форме первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

Рис.4.4.Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (унифицированная форма № Т-1)

Рис.4.5.Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (унифицированная форма № Т-5)

Рис.4.6.Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (унифицированная форма № Т-8)

Рис.4.7. Приказ (распоряжение) о поощрении работника (унифицированная форма № Т-11)

Рис. 4.8. Структура протокола

5. ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ ПРЕДПРИЯТИЯ

5.1 Документы личного дела работника

Жизнь любого человека и общества связана, а зачастую определяется документами. Документ позволяет закрепить передаваемые вам или получаемые от вас имущественные, финансовые права, закреплять или лишать вас гражданских прав, фиксировать обязательства, удостоверять, подтверждать полномочия, права на получение услуг. В современном бизнесе не следует верить на слово. Любая сделка должна быть зафиксирована в грамотно составленном, имеющем юридическую силу документе, чтобы вы могли защитить ваши права в арбитражных и судебных инстанциях.

Документы по личному составу организации позволяют определить ваш трудовой путь, трудовой стаж, необходимый при начислении пенсии, определить условия, при которых вы «продаете» свой труд. За неправильное ведение деловой документации, особенно по персоналу предприятия, руководители предприятия могут быть привлечены к административной ответственности.

На каждого работника предприятия заводится личное дело. Состав личного дела обычно таков:

· внутренняя опись документов дела;

· личное заявление о приеме на работу (и об увольнении);

· трудовой договор;

· личный листок по учету кадров (анкета);

· заявления сотрудника о перемещениях;

· представления руководства при перемещениях, выдвижениях, зачислениях в резерв;

· аттестационные листы;

· дополнения к личному листку по учету кадров (дополнение к анкете);

· автобиография;

· копии документов об образовании;

· характеристики или рекомендательные письма;

· выписки (копии) из документов о присвоении почетных званий, ученых степеней, награждении государственными наградами;

· копии наградных листов;

· карточки учета поощрений и взысканий;

· фотографии;

· результаты медицинского обследования;

· карточка формы № Т-2;

· копии приказов о назначении на должность, о перемещениях и увольнении.

В необходимых случаях, например, предусмотренных законодательством, в личное дело включаются списки научных трудов и изобретений, выписки из протоколов собраний учредителей или трудовых коллективов (для руководителей, которые избирались на должность) и др.

В дальнейшем в личное дело включаются документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных работника (например, копия свидетельства о браке) и характеризующие его профессиональные, деловые и личные качества, например, аттестационные листы, отзывы, представления на назначение на должность, копии актов ревизий, справки-объективки (биографические справки, содержащие анкетные данные работника и краткое описание его трудовой деятельности на предприятии). Правомерно включение в состав личного дела результатов тестирования профессиональных и личностных качеств работника. В личном деле работников зарубежных фирм накапливается от 400 до 4000 единиц информации, позволяющей достаточно точно определить перспективы, потенциал работника и его пригодность к работе на том или ином рабочем месте. Согласно «Положению об Архивном фонде РФ», личные дела работников государственных предприятий должны находиться на временном хранении в этом предприятии в течение 75 лет, после чего по акту направляться на постоянное хранение в органы Росархива. Негосударственные предприятия хранят личные дела своих работников постоянно.

Личные дела работников хранятся как документы, доступ к которым ограничен, в металлическом шкафу или сейфе с кодовым замком. Шкаф (сейф) должен опечатываться.

В США в базы данных включают информацию обо всех работниках. Информация, сообщаемая обычно о рядовых работниках, включает следующие данные:

· базовое образование и биографические данные;

· опыт работы;

· индивидуальные навыки и знания;

· имеющиеся лицензии и сертификаты;

· программы обучения, пройденные в период работы в организации;

· прежние оценки результатов деятельности;

· профессиональные цели.

Для менеджеров фирмы могут храниться дополнительные базы данных, содержащие сведения, необходимые для решения задач о замене или повышении; эти базы включают:

· послужной список и данные об опыте работы;

· данные о базовом образовании;

· оценку сильных и слабых сторон менеджера;

· данные о потребности в карьерном росте;

· оценку потенциальных возможностей для повышения в должности в настоящее время, перспективы дальнейшего роста;

· результаты текущей работы;

· сферу специализации;

· предпочитаемую работу;

· географические предпочтения;

· карьерные цели и желания;

· ожидаемую дату выхода на пенсию;

· личную (частную) историю, включая психологическую оценку личности.

Личное заявление — документ, подлежащий всем процедурам делопроизводства, вплоть до хранения в личном деле работника в течение установленного времени. При его составлении следует не забывать о требованиях стандарта по минимальному числу реквизитов, по соблюдению формата листа, по размеру полей. Обязательными элементами этого документа (реквизитами) являются:

· адресат — кому адресован документ, от кого требуется какое-то действие, решение;

· адресант — автор документа, от кого документ, кто высказывает пожелание, требование, просьбу, кто хочет, чтобы адресат произвел какие-то действия. В организациях, где люди занимают определенные рабочие места, исполняют должностные обязанности, обязательно указывается должность адресанта и адресата;

· название документа, заголовок, чтобы было ясно, к какой группе относится документ и какая группа правил определяет работу с документом;

· текст — изложение сути, причины обращения к кому-то и ожидаемый результат;

· подпись — этот реквизит удостоверяет подлинность документа, показывает, кто именно его направил, кто «руку приложил»;

· дата создания документа, подтверждающая его актуальность, устанавливающая исходную временную точку, начало взаимодействия.

Пример личного заявления о приеме на работу «человека со стороны» поместим на рис. 5.1.

Рис. 5.1. Личное заявление о приеме на работу

Это заявление должно «обрасти» визами руководителей некоторых функциональных отделов (труда и зарплаты, кадров, юридического) и непосредственного руководителя, т. е. руководителя подразделения, в котором будет работать принимаемый работник. В верхней части заявления ставится резолюция руководителя предприятия в адрес начальника ОК об издании приказа, содержащего все необходимые условия для фиксации трудовых отношений: должность нового работника, срок действия и ключевые моменты трудового договора, срок начала работы, испытательный срок, условия оплаты и другие.

«Начальнику ОК П. П. Петрову.

Подготовить приказ о приеме на работу и трудовой договор с С. С. Семеновым. Должность — экономист финансового отдела, по трудовому договору сроком на 5 лет с 01.05.2002 с испытательным сроком 2 месяца и окладом согласно штатному расписанию. Срок исполнения — 27.05.2002 г.

Дата, подпись руководителя».

Ключевые сведения для оформления трудовых отношений и определения условий труда должны содержаться в визах должностных лиц на заявлении, а руководитель в своей резолюции сводит нх воедино и дает распоряжение зафиксировать в приказе и трудовом договоре.

Личное заявление работника, уже работающего на предприятии, не содержит в адресной части указания на адрес места жительства, но должно включать указание на его должность и место работы на предприятии, как это показано на рис. 5,2 или так, как это показано на рис. 5.3.

Рис. 5.2. Личное заявление работника предприятия

Рис. 5.3. Личное заявление работника на бланке подразделения

Характеристика — документ, который содержит описание характерных и отличительных черт и качеств работника и отражает мнение администрации о нем.

Характеристику составляют администрация и общественные организации предприятия (если они есть) по просьбе работника, по запросу других организаций, по инициативе работника. Форма характеристики может быть применена и при разработке рекомендательного письма работнику.

Характеристика обычно включает следующие данные:

· наименование вида документа («Характеристика»);

· вводная часть характеристики, включающая основные анкетные данные работника (фамилия, имя, отчество, год рождения, образование, должность, структурное подразделение, в котором работает сотрудник, стаж его работы на предприятии);

· основной текст, где указываются деловые качества работника, морально-психологические качества, личностные особенности, проявляющиеся по отношению к трудовым обязанностям, общее отношение к труду, этапы профессионального роста, наличие поощрений, наград, коммуникативные навыки, то есть умение взаимодействовать, сотрудничать, руководить;

· завершающая фраза «Характеристика дана для предъявления в …»;

· ссылка на дату и номер протокола заседания общественной организации, если характеристика утверждается этой общественной организацией;

· подпись руководителя предприятия и, если в составлении характеристики участвует общественная организация, подпись руководителя общественной организации;

· печать, заверяющая подпись руководителя.

Характеристика составляется в двух экземплярах; при ее оформлении на втором экземпляре ставятся визы непосредственного руководителя работника, т. е. руководителя подразделения, в котором работает характеризуемый, и руководителя ячейки общественной организации в данном подразделении, если она есть.

Составить оригинальную характеристику (или рекомендательное письмо) в части описания деловых и личностных качеств работника поможет тест «Характеристика», приводимый в следующем разделе (в связи с рассмотрением проблемы составления профессионального резюме).

Автобиография — документ, который автор составляет самостоятельно, и хотя не существует типовой формы автобиографии, и она составляется от руки, в ней должны быть отражены в хронологическом порядке представления человека о его собственном жизненном пути, профессионализме и общественной активности.

Основные реквизиты автобиографии: название документа («Автобиография»); имя, отчество и фамилия автора, число, месяц и год рождения; сведения о родителях с указанием фамилии, имени, отчества, года рождения и места их работы; образование (место и время обучения) и полученная специальность; перемещения по работе; последнее место работы и должность; награды и поощрения; участие в общественной работе; семейное положение с указанием фамилии, имени, отчества, года рождения супруга (супруги), детей и места их работы (учебы); домашний адрес и телефон; дата составления автобиографии и личная подпись.

Пример автобиографии приведен на рис. 5.4.

Рис. 5.4. Пример автобиографии

5.2 Правила ведения и хранения трудовых книжек

Утверждены

Постановлением Правительства

Российской Федерации

от 16 апреля 2003 г. № 225

Правила

ведения и хранения трудовых книжек, изготовления

бланков трудовой книжки и обеспечения ими работадателей

I. Общие положения

1. Настоящие Правила устанавливают порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

2. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

3. Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц) обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной.

Работодатель — физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

4. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе.

5. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

6. Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики.

7. Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.

II. Ведение трудовых книжек

8. Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

9. В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) — на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

б) образование, профессия, специальность — на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

10. Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

11. Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

12. С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Форма личной карточки утверждается Государственным комитетом Российской Федерации по статистике.

13. Трудовая книжка заполняется в порядке, утверждаемом Министерством труда и социального развития Российской Федерации.

14. Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

15. При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пп. 4 и 10 этой статьи)), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.

16. При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

17. При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт ст. 83 Трудового кодекса Российской Федерации.

18. При прекращении трудового договора-по другим основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующие статью, пункт Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

19. При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).

20. Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

21. В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись:

а) о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе», а также о времени службы в органах внутренних дел и таможенных органах;

б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

22. Соответствующие записи, внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления, признаются недействительными. Работодатель по письменному заявлению работника выдает ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной. Дубликат трудовой книжки выдается указанным лицам в порядке, установленном настоящими Правилами.

В трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, вносится по месту работы запись о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. Указанная запись вносится в трудовые книжки по окончании фактического срока отбытия наказания, который устанавливается по справкам органов внутренних дел.

При увольнении осужденного с работы в установленном порядке и поступлении его на новое место работы соответствующие записи вносятся в трудовую книжку в той организации, в которую он был принят или направлен.

23. При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника вносится по последнему месту работы запись о восстановлении непрерывного трудового стажа с указанием соответствующего документа.

24. В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

а)о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

б)о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;

в)о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

25.Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

III. Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку. Дубликат трудовой книжки.

26. Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.

27. В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.

28. Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации — работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

29. Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев, предусмотренных пунктом 34 настоящих Правил.

30. В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается.

Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.

31. Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы.

Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

32.При оформлении дубликата трудовой книжки, осуществляемом в соответствии с настоящими Правилами, в него вносятся:

а)сведения об общем и(или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;

б)сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

33. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.

Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.

В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.).

34. При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы в данной организации осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т. п.), а в случае их отсутствия — на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности в одной организации или в одной системе.

Если работник до поступления в данную организацию уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.

Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

IV. Выдача трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)

35. При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил).

Если трудовая книжка заполнялась на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке республики в составе Российской Федерации, заверяются оба текста.

Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.

При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном настоящими Правилами.

36. В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.

Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

37.В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.

V. Вкладыш в трудовую книжку

38.В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

39.При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.

VI. Учет и хранение трудовых книжек

40.С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в организациях ведутся:

а)приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

б)книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социального развития Российской Федерации.

41.В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

42.Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации.

Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

43.Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

44.Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

VII.Ответственность за соблюдение порядка ведения трудовых книжек

45.Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

За нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

VIII.Изготовление бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей

46.Изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и обеспечение ими работодателей на платной основе осуществляются в порядке, утверждаемом Министерством финансов Российской Федерации.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты.

47. При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, за исключением случаев, предусмотренных пунктами 34 и 48 настоящих Правил.

48.В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.

Образец заполнения титульного листа трудовой книжки приводится на рис.5.5.

Рис.5.5. Образец заполнения титульного листа трудовой книжки

Образец заполнения раздела «Сведения о работе» трудовой книжки приводится на рис.5.6.

№ записи	Дата	Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2	3	4
				Закрытое акционерное общество «Луна»
15 16 17	18 03 11	05 11 02	2002 2003 2004	Принят экономистом в финансовый отдел Переведен на должность заместителя заведующего финансовым отделом Уволен по собственному желанию, статья 80 Трудового кодекса Российской Федерации Инспектор по кадрам Печать	Приказ № 18-к от 15.05.2002 Приказ № 37-к от 29.10.2003 Приказ № 9-к от 09.02.2004 Личная подпись Расшифровка подписи

Рис.5.6.Образец заполнения раздела «Сведения о работе» трудовой книжки

Образцы оформления приказов и соответствующих записей в графах 3 и 4 раздела «Сведения о работе» трудовых книжек работников приводится в справочных материалах в конце данной книги. Форма личной карточки Т-2 приведена на рис.5.7.

Рис.5.7. Личная карточка работника (унифицированная форма № Т-2)

Коды в зонах кодирования проставляются в соответствии с общероссийскими классификаторами: административно-территориальных образований (ОКАТО), информации о населении (ОКИН), профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), специальностей по образованию (ОКСО).

5.3 Документы для трудоустройства

Выходя на рынок труда с предложением своей рабочей силы, с уникальным сочетанием способностей, навыков, умений, знаний, с неповторимым потенциалом, работник решает проблему продажи этого товара на наилучших условиях. Но каким бы ни был товар, его реализация на конкурентном рынке требует дополнительных усилий и издержек по продвижению на рынок, по привлечению к нему внимания. Эту задачу решает маркетинг. Продавая на рынке труда свою рабочую силу, работник должен принять соответствующие меры, чтобы этот товар был замечен, соответственно оценен и приобретен. Есть известная в мировой рекламной деятельности формула, которая определяет последовательность психологического воздействия, которое должна оказывать реклама на потенциального потребителя товара. Эта последовательность воздействия такова: реклама должна сначала привлечь внимание покупателя, затем вызвать его интерес, запомниться, вызвать доверие, затем вызвать желание познакомиться с товаром поближе и приобрести его, а затем побудить к активности — приобретению товара. Эта формула имеет вид последовательности английских букв, первых в соответствующих словах, — AIDA, где:

А — attention (внимание);

I — interest (интерес);

D — desire (желание);

А — activity (активность).

Последовательность воздействия достаточно логична, убедительна, и ее можно рекомендовать как критерий оценки качества таких действий работника, как разработка профессионального резюме и сопроводительного письма к нему, степень подготовки к личной встрече с работодателем. Отправка профессионального резюме, а иногда и сопроводительного письма к нему является распространенным способом получения необходимого и достаточного количества информации работодателем, у которого есть вакансия, о претенденте на вакансию. Этот способ настолько часто используется в странах с развитым рынком, что шаблон резюме включен в текстовый редактор Word. В странах англоязычных принято обратное (по времени) расположение данных об образовании и трудовом пути (послужной список), т. е. первым идет указание на последнее по времени место работы или учебы, а во Франции и в России (по кадровым документам) принят прямой порядок, т. е. последнее по времени место работы или учебы ставится в последнюю очередь.

В современной России довольно часто встречаются объявления организаций о своих вакансиях с просьбой к претендентам направлять профессиональные резюме (иногда даже на русском и английском языках) по факсу, при этом вовсе необязательно, чтобы фирма была создана с участием иностранного капитала.

Резюме и сопроводительное письмо к нему должны быть составлены так, чтобы вызвать цепочку психологических реакций у работодателя: внимание к документам, интерес к содержанию документов, желание узнать о претенденте больше того, что написано в документах, и активность (приглашение на личную встречу по поводу трудоустройства). Чтобы так воздействовать на работодателя, следует спрогнозировать особенности личности, интересы, ожидания и реакцию работодателя. Состав резюме может быть «привязан» к потребностям работодателя, т. е. включать те элементы вашей трудовой биографии и образования, сочетание которых наиболее привлекательно для данного работодателя.

Для свободного и быстрого доступа и использования необходимых для освежения памяти и подтверждения компетентности документов, которых за трудовой путь может накопиться немало, целесообразно завести на самого себя «Дело» (папку, досье). В эту папку можно помещать все документы, подтверждающие ваше образование, квалификацию, трудовой путь, карьеру, достижения. Обязательно в состав «Дела» нужно включить копии ваших «Должностных инструкций» на всех местах работы и «Положений о подразделениях», чтобы подтвердить состав и объем ваших полномочий по каждому месту работы и масштаб руководства. Необходимы сведения об организациях, где вы работали, о руководителях и коллегах (с адресами и номерами телефонов для связи), которые могут подтвердить правоту вашей информации. «Дело» должно содержать опись входящих в него документов.-Может оказаться полезным включение в состав хранимых вами документов сведений о ваших увлечениях и достижениях на этом поприще: возможно, у вашего будущего работодателя аналогичное увлече- ] ние, либо ваше увлечение связано с профессией (например, точные науки и шахматы). Пример обычного резюме приведен на рис. 5.8.

Такое резюме представляется настолько обычным, что не может вызвать интереса работодателя к претенденту. Рассчитывать на то, что это резюме позволит привлечь внимание работодателя, выделить данного претендента из числа многих других, вряд ли есть основания. В этом случае полезно доработать резюме, используя факторы привлекательности, такие, как:

· учет знаний о личности человека, читающего резюме;

· использование нестандартных, но позитивно воспринимаемых характеристик, например, таких, как в тесте «Характеристика» (см. далее);

Рис. 5.8. Пример обычного профессионального резюме.

· учет знаний о потребностях организации (возможно, ей нужен не только профессионал в области экономики, но и референт по экономическим вопросам или делопроизводству, либо партнер по совместному отдыху: любитель шахмат, туризма и т. п.);

· составление сопроводительного письма.

Тест «Характеристика» (рекомендательное письмо)

Тест предназначен для оценки и самооценки деловых и личных качеств руководителя или работника при составлении характеристики (рекомендательного письма).

Инструкция: оцените применительно к себе или характеризуемому работнику каждое высказывание в баллах от 0 до 10 и используйте определения наиболее сильно выраженных качеств при составлении сопроводительного письма к профессиональному резюме, характеристики, рекомендательного письма.

Качества мышления

Проблемное (способен заранее обнаруживать трудности и находить пути их преодоления).

Системное (умею учитывать все, что влияет на результат). Опережающее (предвижу последствия принимаемых решений). Профессиональное (активно применяю специальные знания). Гибкое (способен использовать предложения, противоположные собственным).

Аналитичное (умею отличать мнение от фактов).

Безынерционное (опыт и знания не мешают мне принимать оригинальные решения).

Оперативное (быстро реагирую на изменение обстановки). Методичное (умею последовательно, не отклоняясь от цели, осмысливать ситуацию).

Психические черты

Настойчив.

Способен к разумному риску.

Терпелив (готов к однообразной и трудной работе).

Инициативен (способен самостоятельно выдвигать идеи и осуществлять их).

Целенаправлен (не увлекаюсь нереальными предложениями).

Умею видеть себя глазами других.

Адаптивен (быстро приспосабливаюсь к меняющимся условиям). Владею собой (умею сдерживаться в сложной эмоциональной обстановке и настраиваться на любую работу). Надежен (внутренне настроен на выполнение обещанного).

Этические характеристики

Принципиален в конфликтных ситуациях.

Требователен прежде всего к себе.

Самокритичен.

Не пользуюсь сплетнями для оценок других людей.

Оцениваю чужие предложения независимо от личных симпатий.

Вовремя отказываюсь от своих неверных решений.

Составляя мнение о людях, отделяю случайное от главного.

Не вспоминаю старое, если человек исправил ошибку.

Бдителен, когда слышу лесть.

Отношение к работе

Если надо, готов работать сверхурочно.

Неудачи в работе воспринимаю как личные.

Поддерживаю любые начинания, способствующие успеху.

Не бросаю работу, пока не закончу.

Не гоняюсь за количеством в ущерб качеству.

На первое место ставлю интересы дела.

Умею работать, даже если это скучно.

Не люблю бездельничать.

Делаю больше, чем требуется.

Умею принимать решения.

Важные решения обсуждаю с коллективом.

Ответственность за выполнение беру на себя.

Решения принимаю быстро и смело.

На основе такого набора определений может быть составлена подробная и достаточно оригинальная психодиагностическая характеристика. Например:

«Г-н Н. способен мыслить проблемно, заранее обнаруживать возможные трудности; умеет учитывать все факторы, предвидеть последствия принимаемых решений. Профессионален, накопленные опыт и знания не мешают ему принимать оригинальные решения. Настойчив, способен к разумному риску, инициативен. Вместе с тем ему не достает способности быстро реагировать на изменение обстановки. Склонен увлекаться нереальными предложениями; в критических ситуациях бывает несдержан…»

Такой документ, как видим, куда подробнее и объективнее привычных характеристик, демонстрирующих не столько внутренний мир человека, сколько равнодушие к нему администраторов.

Если резюме имеет характер анкеты достаточно общего, широкого назначения, то сопроводительное письмо должно уже отражать ваше представление о конкретном работодателе и быть персонально направленным.

Сопроводительное письмо должно быть кратким, состоять не более чем из двух-трех абзацев, но привлечь внимание к вам и показать вашу пригодность к занятию должности, на которую вы претендуете. Начинать письмо следует с объяснения того, почему вы обращаетесь к данному лицу (напоминание о предшествовавшей встрече, телефонном разговоре, ссылка на общего знакомого, на информацию о данном лице или организации, почерпнутую в СМИ, и т. п.). Полезно вставить несколько приятных слов о данном лице или организации. В основной части письма следует кратко изложить ваши возможности и достигнутые результаты, подтверждающие обоснованность ваших претензий на вакансию. Заключительная фраза должна содержать программу ваших дальнейших действий (телефонный звонок по поводу назначения встречи, посещение организации в предлагаемое время и т. п.).

Пример сопроводительного письма приводится на рис. 5.9.

Рис. 5.9. Пример сопроводительного письма

Возможно, полезным окажется опыт и рекомендации по составлению резюме, приводимые в книге «Бизнес-коммуникации»¹. Фрагмент этих рекомендаций, пример профессионального резюме студента-выпускника американского колледжа (рис. 5.10) и замечания к нему помещаем ниже.

Резюме среднего студента

Ричард Помпайн, государственный университет Бойз

Если у студента есть высокая академическая успеваемость и опыт работы, проблема написания эффективного резюме заключается, в основном, в том, чтобы не сделать ошибки. Однако, по определению, большинство студентов являются средними и нуждаются в том, чтобы им помогли представить себя честно, но эффективно. В целом, подход заключается в том, чтобы сконцентрироваться на достоинствах и затушевать недостатки.

Джон Деметриус Смит является студентом последнего курса Вашингтонского колледжа. Предполагается, что он окончит колледж в мае следующего года с дипломом бакалавра делового администрирования по менеджменту. Джон хочет работать в крупной компании, производящей автомобили. National Motor Company собирается прислать представителя в студенческий городок и поэтому приглашает потенциальных участников собеседования представить свои резюме для предварительного знакомства. Джон решил подать заявление, несмотря на то, что его средний балл 2,8 ниже «предпочтительных» 3,0; этот балл с трудом позволяет ему попасть в первую половину списка своей группы. Кроме того, он знает, что многие студенты с более высоким средним баллом также собираются подать свои заявления. Резюме, которое у него есть, показывает, что он имеет солидный опыт работы с автомобилями; он даже называет себя автомобильным психологом, потому что хорошо диагностирует неисправности машин и знает потребности покупателей, даже если они сами не слишком хорошо их осознают. Однако, помимо работы с автомобилями, у него нет иного опыта работы (за исключением чертежной работы и строительства). С точки зрения оценок наилучшее, что он может предложить, это 3,05 по основным предметам специализации, и то, что он свободно владеет современным греческим языком и может говорить по-испански. Помимо менеджмента, он имел самые хорошие оценки по управлению персоналом, организационному поведению и маркетингу. Его деятельность за рамками учебного процесса была ограничена необходимостью работать. Вскоре после окончания колледжа он собирается жениться.

Рис.5.10. Профессиональное резюме Джона Деметриуса Смита

Замечания и комментарии

Оформление. В целом резюме Джона удовлетворительное, но оно могло бы выиграть от выделения жирным шрифтом заголовков и основных моментов, или, по крайней мере, от подчеркивания некоторых сведений.

Имя. Следует ли Джону использовать второе имя, которое, возможно, раскрывает его национальное происхождение? Это может дать преимущества в некоторых ситуациях, но в другом случае и имя Джон Смит не слишком впечатляет. Разумным компромиссом может быть указание первой буквы второго имени.

Адрес. Отлично, только всегда ли будет ли знать получатель резюме, по какому именно адресу можно связаться с Джоном? Фраза типа «до 3 июня», сопровождающая местный адрес, может быть полезной для получателя.

Цель. Более хорошими формулировками будут «Должность начального уровня в сфере менеджмента» и «у ведущего производителя автомобилей», а не просто «в автомобильной компании» (комплимент в адрес компании не повредит). Вероятно, Джону следует упомянуть, какая сфера деятельности компании его интересует.

Образование. Джон неправильно разместил раздел «Образование». С точки зрения образования, он не может предложить ничего особенного: его диплом похож на дипломы его конкурентов (кандидатов из его же колледжа), и у него нет каких-либо выдающихся наград, высокого среднего балла или места среди сокурсников. Джону следует поставить на первое место его опыт работы, поскольку он показывает высокую степень заинтересованности в автомобилях и опыт работы в этой области.

Раздел «образование» должен начинаться с полученных дипломов. Отсутствие этой информации может заставить читателя размышлять о том, справляется ли Джон с программой.

Джон мудро не упомянул свой средний балл, так как он ниже 3,0, указанных работодателем. Для того, чтобы показать, что у него нормальная успеваемость, он мог бы и, вероятно, ему следует добавить: средний балл по основным дисциплинам 3,0+.

Опыт работы. Джону нужно быть менее скромным. Ему следует написать, что он делал и чего он достиг на каждой работе. Он получит больше доверия, если упомянет конкретные факты и цифры: количество проданных машин и их стоимость, полученные навыки и т. д.

Общественная деятельность. Джону следовало упомянуть какой-либо вид деятельности в колледже для того, чтобы завершить список. Если у него есть заслуги, он должен поместить их в начале. Некоторые интервьюеры захотят узнать, каким спортом занимался Джон.

Интересы. Перечень вполне удовлетворительный, но, возможно, Джону следует узнать немного больше о человеке, читающем его резюме. Будет ли он впечатлен (позитивно или негативно) такими пунктами, как «рок-музыка»? Джон, возможно, захочет убрать один-два пункта, в зависимости от того, что он выяснит о том человеке, который будет проводить интервью.

Возможная дата начала работы. Удовлетворительно, но фраза «Могу приступить к работе в июне 1997 г> могла появиться и в конце раздела «Цель», если нет никакой дополнительной информации по этому поводу.

Рекомендации. Джон должен завоевать доверие; чтобы достичь этого, люди, которые могут дать ему рекомендации, должны быть пере числены. Это должен быть перечень, производящий самое выгодное впечатление — в идеале один или два наилучших человека, предоставляющих отзыв по деловым качествам, академическим вопросам и чертам характера. Но сначала Джону следует получить разрешение на получение рекомендации у рекомендующих.

Другие моменты. Есть ли у Джона географические потребности и предпочтения? Согласен ли он переезжать с места на место? Если он не может проявить гибкость в этих’вопросах, эти моменты должны быть тактично упомянуты; например: «Предпочтительно Нью-Йорк или Северо-Восток; согласен на командировки — до 30% времени». Эти моменты могут быть показаны в разделе «Цели» или в разделе «Возможная дата начала работы».

Похоже, Джон не занимался общественной деятельностью в период обучения в колледже. Если это произошло из-за его постоянной загруженности работой, он мог бы включить строку: «Заработано 65% суммы расходов на обучение». Это подчеркивает его ответственность и, по крайней мере, отчасти объясняет недостаток внеучебной деятельности. Джон мог бы вступить в профессиональную ассоциацию или две и перечислить их в разделе «Общественная работа».

Санкт-Петербургские организации по подбору персонала обычно предлагают наемным работникам, желающим найти или изменить место работы, заполнить такую анкету, на основании данных которой потенциальный работодатель смог бы подобрать себе работника. Сам работодатель, владелец или менеджер какой-либо организации также составляет перечень требований к работнику, вытекающих из особенностей вакантного рабочего места. В рекрутинговой фирме работники просматривают заявки работодателей, а работодатели — анкеты работников. Сотрудники рекрутинговой фирмы помогают и тем, и другим найти друг друга. Фирма не гарантирует трудоустройство, но оказывает существенную помощь.

Интересным представляется ряд вопросов анкеты для наемного работника, выходящий за пределы отечественной системы документов по личному составу и приближающийся к международной практике. Прежде чем обращаться в организацию, оказывающую помощь при трудоустройстве, полезно подготовиться к ответам на вопросы предлагаемых анкет.

Кроме обычных анкетных данных (фамилия, имя, отчество, пол, возраст, место проживания с указанием ближайшей станции метро, имеющиеся специальности и стаж работы по каждой специальности, образование, семейное положение с указанием количества детей и возраста младшего ребенка), требуется указать следующие сведения:

1) отношение к курению (курите — не курите);

2) ограничения по режиму работы, связанные с детьми;

3) владение иностранными языками, причем по каждому иностранному языку следует указать степень владения письменной и устной речью на этом языке: на уровне носителя языка, свободно, на бытовом уровне, со словарем;

4) наличие водительских прав с указанием категории и личного автомобиля;

5) ограничения по выезду в командировки за рубеж и по России с указанием возможной длительности нахождения в командировке (до одного года, до одного месяца, до одной недели);

6) владение оргтехникой и программными средствами, включая телефаксы, ксероксы, модемы, компьютеры (уровень владения компьютером —пользователь, оператор, программист). По программным средствам обычно следует перечислить знакомые вам операционные системы, электронные таблицы, базы данных, графические и текстовые редакторы, системы бухгалтерского учета и т. п.;

7) владение машинописью — отдельно на кириллице (русский язык) и на латинском шрифте с указанием скорости печати на каждом языке;

8) при описании трудового пути требуется указывать в обратном хронологическом порядке (т. е. первым в списке должно идти самое последнее место работы, под ним — предыдущее и т. д.) время начала и окончания работы на предприятии, наименование предприятия и подразделения, в котором вы работали, занимаемую должность, краткий перечень выполняемых функций и полученные при этом навыки, количество человек в подчинении;

9) предлагается указать те факторы привлекательности, которые являются для вас решающими при выборе рабочего места, для чего следует указать ранг значимости факторов (от 1 — самый важный фактор для вас до 8 — самый малосущественный фактор), например, в такой таблице:

Название фактора привлекательности	Ранг	Название фактора привлекательности	Ранг
карьера		Престиж фирмы
Деньги, оплата труда		Взаимоотношения в коллективе
Надежность, стабилдьность		Самостоятельность, ответственность
Новые знания, опыт		Санитерно-бытовые условия

10) дополнительная информация, связанная с оценкой причин своего недовольства последним местом работы, с самооценкой, например, такая:

Почему оставили прежнее место работы?		Каковы Ваши интересы вне работы (увлечения, хобби)?
Что Вам нравилось больше всего в прежней работе?		Что Вам не нравилось больше всего в прежней работе?
Какие качества считаете сильными в себе?		Какие качества слабые?

11) какую литературу (периодические издания) вы читаете для повышения своего профессионального уровня:

Название	Регулярность
	Систематически	Периодически	От случая к случаю

12) предлагается указать, на какие вакансии вы претендуете, на какое жалование рассчитываете (как оцениваете свой труд), на какой минимальный оклад вы согласны.

Рекрутинговая фирма обычно предлагает претендентам пройти психологическое тестирование (наиболее распространен тест 16 PF Кэт-телла, тесты на уровень интеллекта, психическую устойчивость и другие).

Стоит обратить особое внимание на заполнение данных, отражающих факторы привлекательности нового места работы, самооценки, претензий по оплате труда, причин увольнения с предыдущего места работы. Во-первых, указанные сведения могут быть проверены с помощью людей, работавших с вами на прежних местах работы (обычно работодатель просит дать возможность связаться с такими экспертами, и вы должны быть готовы точно назвать некоторых бывших сослуживцев и руководителей и их адреса и телефоны). Во-вторых, заполняя эти разделы анкеты, вы должны спрогнозировать, какое впечатление ваши ответы произведут на того или иного работодателя, т. е. должны

спрогнозировать его личностные особенности, ценностные ориентации и другие качества. Желательно выглядеть в его глазах скромно, но достойно, а главное, суметь привлечь к себе внимание.

Целесообразно рассмотреть перечисленные выше вопросы анкеты рекрутинговой фирмы и поразмышлять, как на них отвечать, чтобы сработала формула психологического воздействия рекламы AIDA.

Приведем пример заполнения разделов анкеты, имеющих социологическую направленность. Допустим, наш претендент потерял рабочее место менеджера в банке, который закрылся (обанкротился). Как бы он мог заполнить таблицу рангов предпочтения и дополнительной информации? Возможно, следующим образом:

Название фактора привлекательности	Ранг	Название фактора привлекательности	Ранг
Карьера	5	Престиж фирмы	2
Деньги, оплата труда	3	Взаимоотношения в коллективе	7
Надежность, стабильность	1	Самостоятельность, ответственность	4
Новые знания, опыт	6	Санитарно-бытовые условия	8

У человека, впервые потерявшего престижную работу, меняется жизненный статус и система ценностных ориентации, а также диспозиция мотивов поведения. Правомерно присвоение наивысшего ранга стабильности, надежности нового места работы, на второе место поставить солидность фирмы, и только затем — зарплату. Претендент как бы демонстрирует работодателю, что для него деньги — не самое важное в жизни.

Дополнительная информация, связанная с оценкой причин своего недовольства последним местом работы, с самооценкой может выглядеть так:

Почему оставили прежнее место работы?	Банк разорился	Каковы Ваши интересы вне работы (увлечения, хобби)?	Горные лыжи, семья
Что Вам нравилось больше всего в прежней работе?	Отношения в коллективе, ритм работы	Что Вам не нравилось больше всего в прежней работе?	Отношение головной фирмы к филиалу, в котором я работал
Какие качества считаете сильными в себе?	Ответственность, пунктуальность	Какие качества слабые?	Аккуратность

Обратите внимание, как претендент демонстрирует свои сильные и слабые стороны (по существу, слабые качества усиливают сильные) и как выходит из ситуации, когда можно было бы покритиковать отдель ные недостатки руководства на прежнем месте работы: здесь продемонстрирована лояльность к руководству.

Какую литературу читает претендент для повышения своего профессионального уровня и достаточно ли этого для демонстрации потенциала и готовности к развитию?

Название	Регулярность
	Систематически	Периодически	От случая к случаю
Коммерсант- Дейли	С
Коммерсант-Уикли		П

Добавим, что обычно претендент рассчитывает на определенный размер жалования, и эта же величина, как правило, составляет тот минимум, на который он согласен.

Похожий набор сведений о претенденте на рабочее место интересует зарубежные фирмы, новые совместные предприятия. В частности, в книге М. Грачева¹ приводится анкета поступающего на работу в российский филиал транснациональной компании «ЗМ» («Миннесота Майнинг энд Мэньюфэкчуринг»), в которой, кроме сведений, представляемых в рекрутинговую фирму, следует указать:

· национальность;

· дату женитьбы;

· места жительства и род занятий супруга (супруги), детей и родителей;

· для поступающих на должность секретаря или административную должность — знание стенографии на родном и иностранных языках и умение пользоваться диктофоном;

· время, место и род занятий во время пребывания за границей;

· военная служба: род войск, звание, продолжительность службы, причины ухода с военной службы;

· зарплата и дополнительные выплаты в настоящее время;

· членство в клубах, свободное времяпровождение;

· удовлетворенность работой на теперешнем месте работы;

· личные и профессиональные планы на ближайшие пять лет;

· знакомство с работой в условиях конкуренции;

· для работников сбытовых служб — стаж работы в сфере сбыта, круг клиентов, территория деятельности;

· состояние здоровья с указанием количества дней болезни за последние пять лет, когда и по какому поводу проходили медицинское обследование и каково ваше состояние здоровья сейчас;

· при указании наличия водительских прав и водительского опыта фирму интересует, попадали ли вы в аварию, штрафовали ли вас, изымали ли у вас водительские права, когда и на какой срок, какой у вас собственный автомобиль и как вы оцениваете текущие автомобильные издержки в расчете на один километр.

5.4 Деловое общение посредством визитной карточки

Правила использования визитной карточки основываются на том, что посылка визитной карточки, содержащей короткую запись о причине ее посылки, приравнивается визиту, т. е. личному посещению. Визитные карточки, в основном, используются в сфере деловой жизни; в этом случае они называются «официальными», содержат реквизиты: фамилия, имя, отчество владельца карточки, его ученое звание, должность, место работы, служебный телефон и адрес его учреждения. Такие визитные карточки вне служебных отношений не используются; для неофициального общения полезно завести отдельные карточки с указанием номера домашнего телефона. По-разному воспринимаются в разных странах визитные карточки, заполненные с обеих сторон: на одной стороне которых информация на одном языке, а с обратной — на другом. Хотя это и экономит деньги владельца карточки (не очень большие); но этичнее иметь несколько видов односторонних визитных карточек, выполненных на разных языках. Обычный размер визитной карточки — 50 х 90 мм или около того.

При возможности визитную карточку следует передавать лично, тогда она обеспечивает представление деловых партнеров, снимает проблему установления статуса и правильного обращения друг к другу. Первым вручает карточку младший по должности, младший по возрасту.

Возвращение визитной карточки после вручения равносильно отказу в приеме или беседе. Если карточка вручается через секретаря, то даже при отказе в приеме секретарь ее не возвращает, а помещает в картотеку.

Приведем несколько правил общения посредством визитной карточки, принятых в дипломатической среде и в некоторых европейских странах (в России эти правила еще не нашли широкого применения).

При посылке визитной карточки на ней в левом нижнем углу ставятся условные знаки — буквы латинского алфавита, являющиеся первыми в соответствующих словах французского языка:

P. F. — поздравление (по любому поводу); P. R. — выражение благодарности; P. F. N. А. — поздравление с Новым годом;

Р. Р. — заочное представление вновь прибывшего лица (вместо личного визита);

Р. С. — выражение соболезнования;

Р. Р. С. — выражение прощания в связи с окончательным отъездом из страны.

В менее официальных случаях на визитных карточках в зависимости от повода в нижнем поле, обязательно в третьем лице, пишется:

«Поздравляет с национальным праздником»;

«Благодарит за внимание» (например, в качестве ответа на присланный сувенир);

«Благодарит за поздравление»; «С наилучшими пожеланиями» (например, при посылке сувенира).

Возможны и другие надписи. Подпись и дату ставить не следует.

Если владелец визитной карточки предполагает использовать ее не только для представления, но и для фиксации причины посылки карточки и выражения отношения к адресату, то нижнее поле следует оставлять свободным, а цвет карточки должен быть таким, чтобы надпись легко читалась.

Еще есть такие правила: если визитка передается лично ее владельцем (приехал, но не застал адресата), ее загибают с правой стороны по всей ширине карточки (в некоторых странах принято загибать правый верхний уголок). Такая карточка должна восприниматься адресатом не как помятая, а как информация о личном пребывании здесь ее владельца. Грубым нарушением дипломатического этикета является передача визитной карточки с загнутым углом не самим владельцем, а курьером или шофером.

Ответ на посылку визитной карточки принято давать так же визитной карточкой в течение суток с момента ее получения.

На визитках, посылаемых в одно учреждение в общем конверте сразу нескольким должностным лицам, в верхнем левом углу карандашом пишется фамилия адресата. Секретарь должен раздать визитные карточки согласно указаниям на них.

6. ДОКУМЕНТЫ, ОПРЕДЕЛЯЮЩИЕ РАЗДЕЛЕНИЕ ТРУДА И ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ

Целый ряд документов определяет разделение труда на предприятии, устанавливает структуру, принципы взаимоотношений субъектов. Эти документы устанавливают также задачи, функции, права, обязанности, ответственность различных групп и отдельных работников, на основании выполнения которых оцениваются результаты и обеспечивается достижение целей организации. Основные из этих документов — штатное расписание, организационная структура (отражается в штатном расписании), коллективный договор, Положение о персонале (трудовой распорядок), Положение о подразделении, Должностная инструкция, трудовой договор работника. Эти документы утверждаются руководством, а на штатном расписании и коллективном договоре ставится печать.

Форма штатного расписания приведена на рис. 6.1.

Структура наиболее существенных для персонала предприятия документов давно выверена и апробирована. Ниже приводятся основные требования к содержанию «Правил внутреннего трудового распорядка», «Положения о персонале», «Положения о подразделении», «Должностной инструкции», «Трудового договора».

«Правила внутреннего трудового распорядка организации» — локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в органи-

зации

«Положение о персонале» содержит общие положения; правила приема на работу; разъяснение прав и обязанностей работников и администрации; устанавливает рабочее время и время отдыха, отпуска,

Рис. 6.1. Штатное расписание (унифицированная форма № Т-3)

командирование, временное откомандирование и правила перевода на новое место работы; определяет размеры заработной платы, социального страхования и компенсации, меры поощрения и дисциплинарные меры, порядок освобождения от работы, рассмотрение трудовых спо ров. Этот документ особенно необходим в организациях, где нет коллективного договора.

«Положение о структурном подразделении» содержит общие положения; определяет основные задачи, структуру, функции, права, ответственность, взаимоотношения, связи с другими подразделениями; устанавливает организацию работы. Комплекс «Положений о подразделениях» в организации определяет разделение труда в организации и принципы специализации и кооперации труда. В подразделении крупного предприятия обычно концентрируются специалисты в определенных областях знаний, имеющие определенный набор специальностей, которые позволяют им эффективно выполнять некоторый набор функций, обеспечивать какой-либо вид деятельности в организации. Кооперация усилий групп работников, объединенных в подразделения, позволяет получить общий результат, с которым организация выходит на рынок. «Положение о подразделении» является документом, определяющим баланс функций, прав, обязанностей и ответственности коллектива подразделения и его руководителя. Суть балансировки этих элементов управления состоит в обеспечении возможности выполнения функций подразделения в кооперации с другими: если оно должно выполнять функцию, у него должно быть право получать по кооперации от других подразделений необходимую для выполнения функции информацию, материальные объекты, т. е. подразделение должно быть наделено правами получения информации и материальных объектов из других подразделений. В то же время, у подразделений, которые связаны с данным подразделением необходимостью выполнения сквозной функции, должна быть обязанность предоставлять необходимую информацию, другие объекты. Обеспечение такой увязки прав на получение необходимых материалов для выполнения закрепленных функций с обязанностями контрагентов предоставлять эти материалы (в сочетании с ответственностью за ненадлежащее выполнение функций, обязанностей, за неиспользование своих прав) позволяет закрепить и регламентировать кооперативные связи в организации, обеспечить достижение общего конечного результата. В разделе «Общие положения» обычно приводятся данные о месте подразделения в системе организации, порядке назначения и освобождения его руководителя, нормативные материалы, которыми должно руководствоваться подразделение в своей работе, данные о должности вышестоящего руководителя.

В «Должностной инструкции» закрепляется и регламентируется разделение и кооперация труда внутри подразделения. Роль должностной инструкции — обеспечение персональной ответственности за вы полнение функций, возложенных на подразделение, установление баланса прав, обязанностей и ответственности для каждого рабочего места. Содержание Должностной инструкции:

1) общие положения — основные сведения о должности: ее полное наименование; наименование подразделения; основные нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник, занимающий должность; подчиненность работника; порядок назначения работников на должность и освобождения от должности; необходимый уровень образования и опыта работы для занятия данной должности;

2) должностные обязанности — функции, работы, процедуры, выполняемые работником, которые вытекают из особенностей разделения и кооперации труда в подразделении и квалификационной характеристики должности;

3) права работника, занимающего данную должность: полномочия, необходимые работнику для выполнения своих обязанностей, в том числе права на инициативу, на получение необходимой и своевременной информации и документов от соисполнителей, на участие в принятии решений, на распоряжение ресурсами, на визирование документов, на осуществление контроля и т. п.;

4) ответственность — содержание и формы ответственности должностного лица за результаты своей деятельности, а также за непринятие своевременных мер для обеспечения выполнения своих обязанностей.

«Трудовой договор» — соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка. Сторонами трудового договора являются работодатель и работник¹. Это обязательный документ при найме на работу, который включает такие сведения: фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя; место работы; дата начала работы; наименование должности; права и обязанности работника и работодателя; характеристи ки условий труда; компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях; режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации); условия оплаты труда; виды и условия социального страхования (ст. 57 ТК РФ).

«Коллективный договор» — правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей. Он включает формы, системы и размеры оплаты труда, выплаты пособий, компенсаций, механизмы регулирования оплаты труда; занятость, переобучение, условия высвобождения работников; рабочее время и время отдыха; улучшение условий и охраны труда; соблюдение интересов работников при приватизации организации, ведомственного жилья; экологическая безопасность и охрана здоровья; гарантии и льготы работникам, совмещающим работу с обучением; оздоровление и отдых работников и членов их семей; контроль за выполнением условий коллективного договора; порядок внесения изменений и дополнений; ответственность сторон; отказ от забастовок при выполнении соответствующих условий коллективного договора другие вопросы (ст. 41 ТК РФ).

Все эти нормативные материалы должны быть легко доступны любому работнику предприятия. Более того, Должностная инструкция, Трудовой договор должны находиться непосредственно на рабочем месте работника, всегда «под рукой». Информация о месте нахождения остальных нормативных материалов должна быть доведена до сведения каждого работника, например, в тексте «Памятки поступающему на работу на предприятие».

На рис. 6.2 приведена табличная форма раздела «Взаимоотношения с другими подразделениями» Положения о подразделении, в котором должен быть показан документооборот подразделения.

1. Входящая документация подразделения

Наименование документа	Периодичность представления	Срок представления	Откуда поступает

2. Исходящая документация подразделения

Наименование

документа

Периодичность представления

Срок

представления

Кому представляется

Рис. 6.2. Табличная форма раздела «Взаимоотношения с другими подразделениями»

7. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ, ДОКУМЕНТООБОРОТ И АВТОМАТИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

7.1 Систематизация документов на предприятии

Представьте, если бы тысячи документов, поступающих на предприятие, не регистрировались, не учитывались, хранились произвольным образом — как в таком хаосе можно было бы быстро найти, например, все, что относится к одному заказу? У нас ведь могут быть вопросы к заказчику, потребность в каких-то уточнениях с нашей и его стороны, может возникнуть целая переписка, и все это будет отражено в разных деловых письмах, которые будут лежать в разных местах, а разобраться в истории наших отношений без документов будет невозможно. Наши дела с клиентом должны быть в порядке, мы должны выполнять свои обязательства, и наши дела (папки с документами) тоже должны быть в порядке: мы должны иметь возможность быстро «поднять» всю переписку с партнером и уточнить необходимые детали и состояние нашего взаимодействия. Хотелось бы сразу, при регистрации, присвоить документу такой уникальный номер, чтобы нельзя было этот документ спутать с другим и чтобы по номеру было видно, где он должен храниться. В нашей стране придумали и ввели такую общую для всех и достаточно понятную систему, основанную на классификации и систематизации документов при помощи «Номенклатуры дел». Слово «номенклатура» в данном случае означает «систематизированный перечень».

Система индексации и нумерации документов в СССР была унифицирована, т. е. осуществлялась по единым правилам на всех предприятиях страны. Принципы, заложенные в основу отечественной системы классификации и нумерации документов, аналогичны принципам систематизации книг в библиотеках: там разрабатывают признаки, по Которым книги объединяются в группы, и каждой группе книг отводится определенное место хранения, полки. В основе систематизации книг в библиотеках — двухуровневая система: сначала книги группируются по тематике, а внутри темы на полках книги обычно располагают по алфавиту. На предприятиях систематизация документов обычно тоже многоуровневая:

1) самый старший признак классификации — год. Делопроизводство должно осуществляться в течение календарного года. Документы в течение года накапливаются в едином массиве, и по окончании года этот массив перемещается на хранение, а на его месте начинается формирование массива документов нового года. При этом система классификации, ее принципы, состав дел могут быть изменены только с наступлением нового года. Каждый год как бы начинают новое делопроизводство, заводят новые папки, дела для концентрации и хранения документов. Дела истекшего года в обязательном порядке закрываются, а новые дела открываются с 1 января нового года;

2) второй по старшинству уровень систематизации, признак классификации — это или виды деятельности, осуществляемые на предприятии (планирование, общее руководство, работа с персоналом, работа с клиентами и т. п.), либо код или номер подразделения, отдела вашего предприятия, если подразделения имеют право самостоятельно накапливать и хранить документы. Виды или направления деятельности либо нумеруются по порядку, обычно двухзначным номером, либо обозначаются буквами, аббревиатурами, условными символами. В малых организациях достаточно однозначной нумерации направления деятельности, а иногда этот уровень систематизации вовсе исключается, сразу заводятся и нумеруются папки, дела;

3) третий уровень систематизации — внутри направления деятельности. На основе анализа собственного делопроизводства или опыта предприятий, аналогичных вашему, вы принимаете решение относительно тех групп, однородных по виду, по срокам хра нения, по подвиду деятельности документов, которые должны быть сгруппированы в одну папку, называемую «Дело». Напри мер, в рамках общего руководства у вас могут быть отдельны дела для концентрации приказов, которые вы издаете в течение года, для переписки с вышестоящей организацией, для уставных документов и изменений к ним, для штатного расписания и изменений к нему и т. п. В направлении взаимодействия с клиентами вы можете выделить в отдельные дела переписку с постоянными клиентами, причем при интенсивных взаимоотношениях на каждого постоянного или солидного клиента можно завести отдельное дело, куда будут поступать все документы, которыми вы обмениваетесь в течение года с этим клиентом. В таком деле будут соседствовать копии или отпуски (вторые экземпляры оригиналов) ваших исходящих писем клиенту и оригиналы его входящих писем, так что состояние дел с ним можно будет определить, посмотрев материалы лишь одной папки.

Каждой папке внутри направления вы присваиваете порядковый номер. Теперь у вас есть год, в течение которого ведется делопроизводство, номер (обозначение) вида деятельности и номер папки. Эта система индексов позволяет отличить одну папку от другой. Мало того, зная систему индексации, вы по номеру папки можете определить, какого рода информация в ней хранится. Такая иерархическая система индексации дел аналогична системе организации данных в компьютере (генеральный каталог — год, каталог — вид деятельности, подкаталог — номер дела, и далее уровень конкретного документа — файла).

В общем, какую принять систему распределения документов по делам — это ваше личное дело, но в любом варианте она должна быть максимально простой, функциональной, направленной на ускорение процессов принятия управленческих решений, ускорение поиска информации, обеспечение ее сохранности и быстрое установление факта утраты документа. И это должна быть такая система, которая понятна и известна всем, кто ведет переписку. Принятая система организации документопотоков и индексации дел — закон для всех в пределах года. В следующем году вы можете поменять принципы систематизации, но этого нельзя делать в течение года, иначе произойдет путаница с определением места нахождения документов и значительно возрастет время их поиска. В некоторых организациях должностные лица тратят до 30% своего времени на поиски нужных документов.

Принципы систематизации, перечень всех дел, которые ведутся у вас в течение года, фиксируются в документе «Номенклатура дел», который утверждается руководителем предприятия и является законом в течение года.

Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы ведомственных архивов, Положении об Архивном фонде РФ. Номенклатура дел разрабатывается специалистами, ответственными за организацию работы с документами. Номенклатура дел уточняется в конце каждого календарного года, перепечатывается, рассматривается и утверждается руководителем предприятия, вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Пример фрагмента номенклатуры дел приводится на рис. 7.1.

Графа «Количество томов» заполняется по окончании года. Если Дело «разбухло» задолго до окончания года и стало толще 30-40 мм (примерно 250 страниц), пользоваться им становится не очень удобно. Эту папку вы прекращаете заполнять, пометив на ее обложке, что это — «Том 1», в котором документы с номера 1 по 250, заводите Дело точно с таким же индексом и названием, но обозначаете его как «Том 2», документы с номера 251 по (предположим) 500. Может оказаться, что к концу года многие Дела превратились в многотомные, поэтому при разработке системы организации документопотоков на следующий год следует внимательно изучить причины «разбухания» Дел и предусмотреть более глубокую их специализацию.

Графа 4 заполняется на основании Перечней документов с указанием сроков их хранения (подробнее об этом — ниже).

Наименование предприятия УТВЕРЖДАЮ Руководитель подпись расшифровка подписи НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ дата 01.01.2004 №01 Москва НА 2004 ГОД
Индекс дела	Заголовок дела	Количество томов	Срок хранения согласно перечню	Примечание
0 1 . Организация управления
01-01	Учредительные документы		Пост. (ст. 14)
01-02	Протоколы производственных совещаний		Пост. (ст. 5)
01-03	Приказы по основной деятельности		Пост. (ст. 6)
И т. д.
02. Организация материально-технического обеспечения и сбыта
02-01	Переписка с клиентами		5 л. (ст. 389)
02-02	Переписка с поставщиками		5 л. (ст. 389)
И т. д.


03. Персонал
03-01	Приказы по личному составу		75 л. ЭПК (ст. 66)
03-02	Личные дела работников		75 л. ЭПК (ст. 3376)
И т. д.
04. Делопроизводство
04-01	Номенклатура дел		Пост. (ст. 67)
04-02	Инструкция по делопроизводству		Пост. (ст. 10)
И т. д.
05. Информационные связи
05-01	Переписка по вопросам презентаций		5 л. ЭПК (ст. 254)
И т. д.
Зав. канцелярией Одобрено Протокол заседания Экспертной комиссии от №	—
Вдело №04-01 Дата

Рис. 7.1. Пример фрагмента номенклатуры дел

В решении проблем делопроизводства вам может помочь компьютер, но информацию в него сначала нужно ввести, систематизировать, организовать ее хранение. Кроме того, из компьютера информацию могут похитить, она может испортиться, а компьютерные носители информации не всегда принимаются как подлинники, поэтому все равно нужно организовать правильное ведение и хранение подлинников на бумажных носителях;

4) в случае самостоятельности подразделений в части ведения переписки с внешними агентами и хранения «своей» документации, внутри каждого из подразделений документы обычно тоже делят по направлениям деятельности или группы по какому-либо иному признаку. По каждому направлению или группе документов внутри подразделения заводят отдельную папку, «Дело»;

5) и последний, самый младший уровень систематизации — порядковый номер документа внутри дела. Он присваивается «по оче реди»: очередной документ получает очередной порядковый номер, начиная с самого первого, у которого порядковый номер, естественно, 1.

Все личные дела работников, хранящиеся в отдельном шкафу, в номенклатуре дел имеют обычно общий индекс, считаются находящимися как бы в одной папке, которая физически является шкафом с личными делами. Это объясняется затруднениями, связанными с внесением каждого отдельного личного дела в номенклатуру дел: поступление на работу приводило бы к необходимости вносить новое дело в номенклатуру дел, а увольнение — изымать соответствующее дело и направлять в архив. Личные дела упорядочены в шкафу личных дел по алфавиту, и документы, относящиеся к личным делам работников, направляются все в этот шкаф-дело, а в шкафу им определяется место в соответствующем личном деле.

Достаточно много в номенклатуре дел и папок, в каждой из которых — всего один документ. Это и дело для самой номенклатуры дел, и дела для различных журналов учета, регистрации и т. п. Естественно, номер документа, единственного в таком деле, будет 1 (или 01).

7.2 Регистрация документов с помощью «Номенклатуры дел»

Предположим, что нам нужно зарегистрировать первый документ, поступивший в Дело 01 по виду деятельности 02. Это Дело, или Папка, будет иметь индекс 02-01 (Вид деятельности 02, Дело в рамках этого вида деятельности 01). В нашем примере фрагмента номенклатуры дел это — Дело 02-01 «Переписка с клиентами». Индекс — это, по сути, код Папки, Дела, где документ должен находиться. Поскольку документ поступает в дело первым, его порядковый номер 1, а полный регистрационный номер (идентификационный код, принадлежащий только этому документу), будет 02-01/1. Следующий документ в этом Деле будет иметь регистрационный номер (часто говорят просто «номер», иногда просто «индекс», подразумевая регистрационный номер, состоящий из индекса Дела и порядкового номера документа в этом Деле) 02-01/2. В двенадцатой папке, заведенной для хранения документов по виду деятельности 03, все документы будут иметь индекс *03-12 и порядковые номера по порядку их поступления в это Дело. Документы не сразу ложатся в папку, поскольку с ними проводят работу, они перемещаются из одного подразделения в другое, приводя к осуществлению предусмотренных управленческих и исполнительских действий.

Чтобы не присвоить одинаковые номера разным документам, для присвоения порядковых номеров документам в момент регистрации используют таблицу с номерами, так называемый «нумерационный лист-шахматку», или просто «шахматку», где заранее проставлены порядковые номера от единицы до сотни, двухсот или сколько понадобится. В каждом Деле лежит своя «шахматка» и ни при каких обстоятельствах из Дела не изымается. В момент регистрации документу присваивается очередной свободный номер из «шахматки», после чего этот уже занятый номер зачеркивается. Следующий документ получит следующий свободный номер и т. д. «Шахматка» может представлять собой и просто поначалу пустой лист бумаги, разделенный на клетки, тогда очередной присвоенный номер вписывается в следующую по порядку свободную клетку. После окончания года количество документов в Деле соответствует последнему занятому номеру в «шахматке». Документы могут находиться в работе, а в «шахматке» их номера отмечены как занятые, путаницы, дублирования номеров не происходит. Чтобы зарегистрировать документ, нужно заглянуть в «шах-матку». Пример «шахматки» приведен в табл. 7.1. Примеры оформле ния копии исходящего письма и входящего письма приводятся соответственно на рис. 7.3 и 7.4.

Таблица 7.1 Нумерационный лист-шахматка Дела №

1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
11	12	13	14	15	16	17	18	19	20
21	22	23	24	25	26	27	28	29	30
31	32	33	34	35	36	37	38	39	40
41	42	43	44	45	46	47	48	49	50
51	52	53	54	55	56	57	58	59	60
61	62	63	64	65	66	67	68	69	70
71	72	73	74	75	76	77	78	79	80
81	82	83	84	85	86	87	88	89	90
91	92	93	94	95	96	97	98	99	100

Рис.7.3. Пример оформления копии (отпуска) исходящего (в организации — отправителе) служебного письма, согласно ГОСТ 6.30 — 2003

Рис. 7.4. Пример оформления входящего (в организации-получателе)

Служебного письма, согласно ГОСТ Р 6.30-2003

Как видно из примера оформления копии этого письма, у отправителя заведено дело № 02-02, в котором должен храниться этот документ, а у получателя для подобных документов заведено дело АБ-05. У отправителя принято номер документа помещать после индекса дела, а у получателя — перед индексом дела. Отправитель исполняет реквизит 30 «Идентификатор электронной копии документа» в форме директории, указывающей путь для поиска файла, содержащего документ, а получатель — в виде колонтитула.

7.3 Документооборот на предприятии

Документооборот — это движение документов с момента их получения (входящие) или создания (исходящие) до завершения исполнения, отправки адресату или поступления на хранение в дело.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) — это отдельная сфера управленческой деятельности, являющаяся подсистемой общей системы управления организацией. Для деятельности любой организационной системы необходимо наличие ряда обеспечивающих факторов, отсутствие любого из которых снижает результативность, а иногда делает невозможным достижение целей системы, ее существование. Покажем состав и значение обеспечивающих факторов для подсистемы ДОУ.

Научно-методическое обеспечение — это комплекс нормативно-методических материалов, определяющих правила, порядок выполнения работ, процедур, операций, включающий результаты исследований и международный, федеральный, отраслевой, местный и самого предприятия опыт в сфере ДОУ. Без этих материалов невозможно получить представление о том, в рамках каких норм и правил осуществляется общение, что приемлемо, что неприемлемо, как себя вести, как выполнять работы рационально, без излишних потерь. На получение необходимых знаний в этой области, в частности, направлено данное пособие.

Кадровое обеспечение — это наличие персонала, специально обученного для производства необходимых работ, процедур, операций. Без такого персонала работы осуществляются непрофессионально, неэффективно. Требования к профессиональным качествам лиц, отвечающих за Документационное обеспечение управления в организациях, изложены в тарифно-квалификационных (для работников бюджетной сферы) и квалификационных характеристиках (для работников внебюджетной сферы). Например, в составе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служа щих¹, утвержденного Постановлением Минтруда РФ 21 августа 1998 г. № 37, приведены квалификационные характеристики заведующего архивом, заведующего канцелярией, документоведа, архивариуса, делопроизводителя, секретаря руководителя.

Правовое обеспечение — это правовые и административные акты, издаваемые уполномоченными органами и лицами с целью определения границ дозволенного и недозволенного, разделения труда, осуществления рациональной кооперации и специализации. Такие акты издаются, начиная с федерального уровня и кончая рабочим местом на предприятии. Примеры: Положение об Архивном фонде РФ, Должностная инструкция работника.

Материально-техническое обеспечение включает необходимые для проведения работ основные и оборотные средства, начиная с помещения или специально выделенного места в помещении и кончая письменными принадлежностями.

Финансовое обеспечение предусматривает выделение денежных средств на поддержание работоспособности системы. Эти средства должны планироваться, включаться в состав издержек, направляться на приобретение ресурсов всех видов (материальных, трудовых, информационных), необходимых для поддержания и развития системы.

Организационно-экономическое обеспечение предусматривает разработку организационной структуры и системы управления ДОУ, включение соответствующих подразделений в оргструктуру, а должностей — в штатное расписание предприятия, организацию труда работников ДОУ, разделение труда в сфере производства работ и управления, организацию стимулирования.

Информационное обеспечение пронизывает всю деятельность системы ДОУ, входит органичной частью во все другие обеспечивающие элементы, приобретает форму банков и баз данных, документов.

От полноты состава и внутреннего содержания обеспечивающих элементов зависит качество документациоиного обеспечения управления, без которого, по сути, невозможно эффективное функционирование и всей системы управления организацией. Экономя средства на службе ДОУ, руководители зачастую лишают себя одного из самых важных факторов конкурентоспособности — информации и/или снижают уровень оперативности управления.

Документы, поступающие на предприятие, проходят следующие этапы документооборота:

· первичную обработку;

· предварительное рассмотрение;

· регистрацию;

· рассмотрение руководством (в случае невозможности без участия руководства определить подразделение-исполнителя документа и состав необходимых управленческих и исполнительных действий);

· направление на исполнение соответствующему должностному лицу;

· при необходимости — контроль за своевременностью и качеством исполнения указаний’в документе или в резолюции;

· возврат документа после исполнения в службу ДОУ и помещение в соответствующее дело. На документе делается отметка о направлении в дело с указанием номера дела и даты помещения в него.

Исходящий документ поступает от исполнителя руководителю, иногда подвергается процедуре исправления, окончательный вариант оформляется согласно правилам делопроизводства для придания ему соответствующего статуса, регистрируется, затем отправляется адресату по каналам связи. Копия (отпуск) направляется с соответствующей отметкой в дело.

Обработка и передача документов исполнителям или отправка должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ.

Регистрация документов — это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и порядкового номера с последующей записью в регистрационных формах (журналах, регистрациошю-контрольных карточках, на машинных носителях). Документы специальных (функциональных) систем (бухгалтерские, плановые, финансовые и т. п.) регистрируются в соответствующих структурных подразделениях. В службе ДОУ регистрируются сопроводительные письма к ним, адресованные руководству организации.

Регистрация документов должна быть однократной.

Порядок формирования регистрационного номера документа с использованием номенклатуры дел рассмотрен выше.

На внутренних документах обычно ставится только их порядковый номер, например: Протокол № 12, Приказ № 89, Акт № 6; однако дела, в которых они хранятся, имеют индекс согласно номенклатуре дел.

Регистрационные журналы удобны при сравнительно небольших объемах информации, поскольку получение справки о поступлении документа и его нахождение по журналу достаточно трудоемко. По журналу сложно вести контроль исполнения документов, поскольку каждое перемещение документа требует новой записи в журнале, а поиск слабо упорядоченных записей, повторяем, трудоемок.

Формы журналов регистрации входящих, исходящих и внутренних документов приведены на рис. 7.5.

Форма журнала регистрации входящих документов

Дата поступления и индекс документа (входящие)	Корреспондент, дата и индекс поступившего документа	Краткое содержание	Резолюция или кому направляется документ	Отметка об исполнении
1	2	3	4	5

Форма журнала регистрации исходящих документов

Дата и индекс документа	Корреспондент (адресат)	Краткое содержание	Отметка об исполнении (отправке)
1	2	3	4

Форма журнала регистрации внутренних документов

Дата и номер документа	Кто подписал	Краткое содержание	Отметка об исполнении
1	2	3	4

Рис. 7.5. Формы регистрационных журналов

Регистрационно-контрольные карточки (РКК) позволяют более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации. Обычно РКК на документ печатается в нескольких экземплярах, что позволяет создавать и вести несколько картотек, упорядоченных по разным признакам: по видам деятельности, по корреспондентам, по исполнителям, по датам и т. п. Форма регистрационно-контролыюй карточки приведена на рис. 7.6.

Лицевая сторона карточки

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31	Код по ОКУД 0229 140
Корреспондент
Дата поступления и индекс документа (входящие)	Дата и индекс документа (исходящие)
Краткое содержание
Резолюция или кому направлен документ
Отметка об исполнении документа
Оборотная сторона карточки
Контрольные отметки

Фонд № Опись №	Дело №

Рис. 7.6. Форма регистрационно-контрольной карточки

Контролю исполнения подлежат либо все зарегистрированные документы, либо те из них, которые определены решением руководства. Контроль исполнения включает:

· постановку документа на контроль с проставлением соответствующей отметки на документе и в регистрационных формах;

· проверку своевременности доведения документа до исполнителя;

· предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

· учет и обобщение результатов контроля исполнения документов исполнителями, подразделениями за отчетный период, и информирование руководителя.

Эффективность составления, регистрации, учета и контроля за исполнением документов значительно повышается при использовании современных компьютеров.

7.4 Автоматизация документационных процессов

Создание и развитие компьютерных систем происходит с целью повышения эффективности обработки и обмена информацией, объемы которой растут в геометрической прогрессии. Собственно, компьюте ризация является адекватным ответом науки и техники на требования цивилизации к информационному обеспечению ее существования и развития. В то же время, компьютеризация сама является мощным фактором развития цивилизации.

При создании документов компьютер используется как умная печатная машинка: с его помощью можно многократно корректировать документы, редактировать, выводить на печать, использовать фрагменты других документов, готовые шаблоны, заготовки и т. п. Можно сохранять документы и перемещать их в памяти машины в разные области, группы.

Система OS/2 Warp, версия 3 предоставляет пользователю широкие возможности в проведении делопроизводственных операций. На экране дисплея представлен рабочий стол, на котором располагаются папки (дела), а в папках — документы. На рабочем столе располагаются еще и пиктограммы принтера, факса, дискет, справочника, машины для уничтожения бумаг. Для проведения каких-либо операций с документами необходимо лишь поместить их изображение на соответствующую пиктограмму. Система OS/2 Warp способна работать в многозадачном режиме: можно одновременно редактировать один документ, распечатывать на принтере другой и отправлять партнеру третий.

Современные компьютерные системы позволяют осуществлять систематизацию документов организации на основе принципов «Номенклатуры дел», а также автоматизировать практически все виды работ, которые связаны с информационным и документационным обеспечением управления: создание документов и их корректировка, регистрация, передача, контроль исполнения, хранение, группировка и обработка данных и т. п. Для этих целей служит операционная система Windows, пакет приложений Microsoft Office, в частности, Word, Excel, Access и др. Ведущими компьютерными компаниями мира осуществляется постоянное совершенствование и обновление технических и программных возможностей и создание новых средств автоматизации информационно-документационного обеспечения управления.

В частности, операционная система Windows позволяет организовать иерархическую систему хранения информации по аналогии с «Номенклатурой дел». При этом для создания документов используется обычно текстовый редактор Word, в составе которого предусмотрены шаблоны (формы распространенных документов с нанесенными постоянными реквизитами). Каждый пользователь может создать и хранить в памяти компьютера шаблоны своих собственных документов, например, бланки деловых писем с постоянными реквизитами, приказов, актов, служебных записок и т. д. Состав и содержание шаблонов очень легко изменяются.

Регистрация документов связана с внесением дополнений в иерар-] хическую систему хранения и записью в журнал или иную регистрационную форму. Журнальная форма организации и хранения информации создается с помощью программных средств Excel и Access. Эти программы позволяют группировать информацию, представленную в таблично-журнальной форме, по любым реквизитам, тем самым обеспечивая и контроль за исполнением документов (исполнительской: дисциплины), и контроль за движением документов. Создание соб-1 ственной компьютеризированной системы делопроизводства сейчас! не является сложной задачей, она по плечу практически любому гра-1 мотному пользователю.

Разработана компьютерная программа «Делопроизводство», позволяющая оформлять документы по стандарту, осуществлять их регистрацию, автоматический поиск, сортировку, хранение, вывод на печать. В интернете размещена информация о технологии автоматизации ДОУ на примере архитектуры Евфрат 97.

Электронная почта (е-маЛ) объединяет возможности пересылки письменной информации с удобством общения с помощью телефона. Она позволяет обмениваться не только деловыми документами, но и неформальной информацией.

1. E-Mail можно использовать для быстрой и удобной пересылки факсов. При наличии соответствующего программно-аппаратно- » го обеспечения сообщение электронной почты может быть полу- j чено на телекс. Некоторые информационные службы обеспечивают распечатку сообщений электронной почты и их доставку с помощью обычной почты.

2. Электронная почта может работать с файлами при обмене данными, электронными таблицами, документами, созданными с помощью текстовых процессоров, графикой, видеоклипами, музыкой, речевыми сообщениями, т. е. всем, что может храниться в памяти компьютера.

3. Электронная почта может использоваться и самими программами: контролировать состояние какого-либо процесса и сообщать по электронной почте о его изменениях, контролировать состояние курса акций, погоды и т. п.

4. В личной жизни электронная почта является средством общения между людьми, средством информирования о наличии товаров, услуг, передачи рекламной информации и т. д. С ее помощью по лучают необходимую информацию из любой библиотеки, если эта информация введена к компьютер, а библиотека подключена к сети типа Internet.

Локальная электронная почта применяется обычно в рамках одного офиса, используются обычно такие пакеты программ, как ее: Mail, Microsoft Mail, Novell GroupWise. Локальная электронная сеть позволяет передавать любую информацию с одних компьютеризированных рабочих мест на другие, значительно ускоряя документооборот и информационное обеспечение управления. Глобальные системы являются частью глобальных информационных сетей: CompuServe, America Online, Internet, а также системы электронных досок объявлений (BBS). Благодаря электронной почте появилась возможность выполнять работы, не выходя из дома, если ваш домашний компьютер связан с головным компьютером вашей организации.

Наиболее распространенным сейчас способом передачи данных в электронной почте считается использование телефонных линий, при этом между компьютером и телефонной линией включается специальное устройство — модем (модулятор/демодулятор). Примерный перечень процедур, которые нужно провести для получения возможности пользоваться электронной почтой:

· приобретение, подключение и настройка модема;

· создание собственного почтового отделения, введение уникального обозначения почтового ящика и пароля для защиты информации;

· настройка программы обмена информацией, например, Microsoft Exchange;

· регистрация вашего почтового отделения и необходимых данных в сети, получение адреса и личного кода.

В системе Windows предусмотрены возможности для проведения этих процедур. Кроме того, в Word среди шаблонов документов, облегчающих их подготовку, имеются и шаблоны факсов.

В настоящий момент в наличии имеется достаточно широкий набор систем, обеспечивающих ускорение информационно-документацион-ного обеспечения управления¹:

системы управления документами (класса Documentum, Workflow, Groupware; в частности, к последнему классу относится система БОСС-референт);

* справочно-информационные системы (Консультант Плюс);

* комплексные системы (в частности, предназначенные для автоматизации работы службы управления персоналом, такие, как БОСС-кадровик).

7.5 Особенности хранения документов

Документы, образующиеся в процессе деятельности предприятия, в дальнейшем либо остаются в архиве предприятия на длительное архивное хранение, либо сохраняются в пределах установленных сроков, после чего передаются на длительное хранение в соответствующие государственные организации, либо подлежат уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение осуществляется после полистного рассмотрения всех дел за истекший период, определения ценности документов на основании решения Экспертной комиссии, руководствующейся в своей деятельности федеральными, отраслевыми и внутренними нормативными актами. Такими руководящими документами являются: Положение об Архивном фонде РФ, Основные правила работы ведомственных архивов, типовые федеральные и отраслевые перечни документов с указанием сроков их хранения, Положение об экспертной комиссии (разрабатывается на каждом предприятии), номенклатура дел, инструкция по делопроизводству и т. п.

Экспертиза ценности документов должна проводиться ежегодно. При полистном просмотре дел подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии.

В связи с наличием в нашем государстве организаций различных форм собственности, Архивный фонд РФ состоит теперь из двух частей: государственной части и негосударственной части. Такой порядок установлен Положением об Архивном фонде РФ, утвержденным Указом Президента РФ от 17 марта 1994 г. № 552. Согласно этому Положению, органы Росархива осуществляют контроль над всеми документами, создаваемыми и созданными в России, невзирая на их владельцев, и манипуляции с документами типа продажи или уничтожения должны осуществляться только с ведома органов Росархива.

Государственную часть Архивного фонда РФ составляют документы государственных организаций всех видов или в составе собственности которых преобладает государственная собственность. Для таких документов предусмотрено временное хранение на самом предприятии, в организации, учреждении и последующая передача документов на постоянное хранение в организации Росархива. Государственные учреждения, организации и предприятия, документы которых подле жат включению в состав Архивного фонда РФ, и виды таких документов определяются Государственной архивной службой России (с 2004 г. — Федеральным архивным агентством РФ, или Росархи-вом), органами управления архивным делом республик, краев, областей, городов федерального значения, автономных областей и округов. Государственная архивная служба России утверждает типовые перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение, в том числе с указанием сроков их временного хранения в организациях, учреждениях, на предприятиях.

Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют документы негосударственных организаций, в том числе общественных, и частных (физических) лиц. При этом обязанность постоянного хранения таких документов (точнее, тех из них, которые органы Росархива признают ценными с позиций исторических, материальных, научных) возлагается на самих владельцев.

Структура Архивного фонда РФ приведена на рис. 7.7.

Рис.7.7.Структура Архивного фонда РФ

Временное хранение документов государственной части Архивного фонда РФ осуществляют органы государственной власти, государственные учреждения, организации и предприятия в ведомственных или собственных архивах.

По окончании установленного срока временного хранения документов в собственном архиве организация совместно с органами Росархива решает вопрос о составе документов, передаваемых на постоянное хранение в системе Росархива. Обычно к таким документам относятся те, которые представляют собой реальную или потенциальную историческую ценность. Остальные документы, по согласованию с органами Росархива, подлежат уничтожению.

Отнесение документов негосударственных организаций и физических лиц к негосударственной части Архивного фонда РФ осуществляется органами Росархива совместно с собственниками документов на основании соглашения (договора) после экспертизы их ценности. Собственники документов должны представлять сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета по запросам учреждений Росархива. Собственники документов негосударственной части Архивного фонда РФ обеспечивают их постоянное хранение. Эти * документы не могут быть проданы или уничтожены без согласования * с Росархивом. В случае ликвидации негосударственной организации документы поступают в собственность государства. Учреждения Росархива могут принимать документы от собственников на временное и депозитарное хранение (по договору).

По окончании установленного срока временного хранения документов в собственном архиве организация-источник комплектования управленческой документации совместно с органами Росархива решает вопрос о составе документов, передаваемых на постоянное государственное, муниципальное хранение в системе Росархива. Обычно к таким документам относятся те, которые представляют собой реальную или потенциальную научно-историческую ценность. Остальные документы, по согласованию с органами Росархива, подлежат уничтожению.

Хранение документов организаций (в том числе подведомственных, входящих в состав отрасли, ведомства, и негосударственных) осуществляется на основании:

1. «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного Росархивом 6 октября 2000 г. (извлечения из Указаний по применению Перечня и самого Перечня см. ниже).

2. Ведомственных перечней документов со сроками хранения, разработанных соответствующими министерствами, ведомствами и согласованных с органами Росархива, а также примерных номенклатур дел.

3. «Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения» (М., 1989), часть II, «Документы, образующиеся в научно-технической и производственной деятельности».

4. Решений Центральной экспертно-проверочной комиссии Росар-хнва об установлении или об изменении сроков хранения отдельных документов.

В заключение этого раздела приведем фрагмент «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения»¹. Фрагмент приводится в табл. 7.2. С полным текстом Перечня можно ознакомиться в учреждениях Росархива; возможно его появление в широкой печати.

7.5.1 Указания по применению «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (извлечения)²

1. Общие положения

1.1. «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» составлен в соответствии с «Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации» от 7 июля 1993 г., Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г, № 552, и с учетом положений иных правовых актов Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, современных нормативных документов и методических пособий по экспертизе ценности документов и комплектованию архивов.

1.2. Перечень включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями’, независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности.

Документы, отражающие специфические функции организаций (присущие определенному виду деятельности), предусматриваются в соответствующих ведомственных перечнях, примерных номенклатурах дел.

1.3. Состав документов и сроки их хранения в Перечне определены в результате непосредственного изучения документов с учетом рекомендаций специалистов соответствующих организаций, а также положений «Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения» (М., 1989), ведомственных перечней документов со сроками хранения, примерных номенклатур дел, а также решений ЦЭПК Росархива об установлении или об изменении сроков хранения отдельных видов документов.

1.4. Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т. е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных).

1.5. Перечень служит целям сохранения, организации и качественного пополнения состава Архивного фонда Российской Федерации. Перечень используется при формировании дел, при подготовке номенклатур дел, при разработке схем классификации документов, при разработке ведомственных перечней документов, примерных номенклатур дел, а также в практике работы экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) архивных органов и экспертных комиссий (ЭК) организаций.

2. Структура Перечня и порядок его применения

2.1. Перечень построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций, свойственные им, как правило, независимо от уровня в системе управления, вида деятельности, форм собственности. Разделы имеют подразделы по более узким вопросам.

2.2. Перечень состоит из 12 разделов:

· раздел 1 включает документацию, отражающую распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию докумен-тационного обеспечения управления и хранения документов организациями (в том числе и профсоюзными организациями), а также вопросы приватизации, акционирования, лицензирования их деятельности;

· разделы 2-4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность, налогообложение организаций;

· раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических и культурных связей организации;

· раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций;

· раздел 7 включает документы по трудоустройству, организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;

· раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;

· раздел 9 содержит документацию о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;

· раздел 10 включает документацию по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, охране организаций;

· раздел 11 содержит документацию, отражающую социально-бытовые вопросы, в том числе социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;

· раздел 12 содержит документы, раскрывающие специфические аспекты организации и вопросы деятельности первичных профсоюзных организаций (объединений).

Документы по планированию, финансированию, отчетности организаций (в том числе и общественных) даны в обобщенной формулировке наименований статей во 2-, 3- и 4-м разделах Перечня; в других разделах указаны лишь отдельные планово-отчетные документы, отличающиеся спецификой содержания или сроками хранения.

Документы, образующиеся при реализации функций, осуществляемых профорганизациями совместно с администрацией организаций, включены в 7- и 11-й разделы Перечня, Разделы 5, 6,8, 9, 10 содержат документы, образующиеся во всех организациях, в том числе и в профсоюзных.

2.4. Сроки хранения документов, данные в Перечне (графа № 3), распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Организации применяют указанные в Перечне сроки хранения документов (графа № 3) по-разному. Временные сроки хранения применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), т. е. источниками комплектования архивов.

Организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, т. е. не являются источниками комплектования архивов, могут применять постоянный срок хранения. При этом следует иметь в виду, что действующим законодательством регламентировано хранение в негосударственных организациях определенных документов (см. п. 2.4.2).

2.4.1. Организации — источники комплектования архива делятся на две группы: источники комплектования полного приема и источники комплектования выборочного приема.

Источники комплектования полного приема — это организации, находящиеся в зоне комплектования государственного, муниципального архива, от каждой из которых поступление ценных документов в этот архив осуществляется непосредственно в полном комплексе (под «полным комплексом» документов понимается совокупность документов, имеющих постоянный срок хранения).

Источниками комплектования выборочного приема являются от-, дельные организации из числа определенного вида, находящиеся в Я зоне комплектования государственного, муниципального архива, выделенные по ряду признаков, от которых в этот архив непосредственно поступают все или части документальных комплексов. Выборочный прием предусматривает две основные формы: повидовую и групповую.

При повидовом выборочном приеме в государственный, муниципальный архив непосредственно поступают отдельные виды создаваемых организациями ценных документов, не повторяющиеся в вышестоящем органе (состав отбираемых документов индивидуален для каждого вида организации), а также их информационно-аналитические документы и отчеты, поступившие в вышестоящую организацию.

При групповом выборочном приеме предусматривается поступление полных комплексов ценных документов непосредственно от некоторых организаций данного вида, вошедших в выборочную совокупность.

2.4.2. Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока по Перечню (графа № 3) следующим образом. Государственные, муниципальные организации — 10 лет. Негосударственные организации — не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.

Определенные документы (нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации) постоянного срока хранения по настоящему Перечню (ст. 5а, б, д, ж, 6а, Юа, 13а, 14,15, 16, 19, 21, 22, 24, 25, 26, 27, 28, 29,30,35а, 36, 37, 38,47, 48,49, 50, 57, 69, 72а, 74а, 84, 85, 99а, 104а, 108,114а, 135а, 136, 166, 181,187, 193а, 198а, 199а, 208, 218, 222а, 236, 253, 275, 311, 319, 320, 322а, 337а, 349, 350а, б, в, 409, 422, 424, 427, 428, 429,489, 509) необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и/или длительным практическим значением указанных документов.

2.5. Для определения сроков хранения документов необходимо, найдя соответствующую статью в Перечне, проводить полистный просмотр Дел; отбор дел на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел не допускается.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

2.6. Документы должны приниматься на хранение преимущественно в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии.

Документы постоянного срока хранения на нетрадиционных носителях принимаются на хранение в соответствии с установленными правилами.

2.8. Отметка «ЭПК», поставленная в Перечне к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Данная отметка предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, а также может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими постоянное хранение своих документов.

2.9. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 1999 году, начинается с 1 января 2000 года.

Отметка «до минования надобности» означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее года.

2.10. Документация, не вошедшая в соответствующие разделы настоящего Перечня, но имеющая срок хранения «постоянно» или отметку «ЭПК» («ЭК») по какому-либо ведомственному перечню, в зависимости от результатов ее конкретного изучения принимается на государственное, муниципальное хранение или уничтожается после минования в ней практической надобности. Решение о приеме или уничтожении документов с отметкой «ЭПК» («ЭК») принимают ЭПК архивных органов, учреждений.

2.11. Снижение сроков хранения, установленных настоящим Перечнем, запрещается. Повышение сроков хранения, предусмотренных настоящим Перечнем, может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций.

Снятие стоящей при сроках хранения отметки «ЭПК» разрешается только при условии конкретизации видов документов и сроков их хранения, обобщенных в статьях данного Перечня.

3. Организация проведения и оформления отбора документов на хранение и уничтожение

3.1. Для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК), в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также представители соответствующего архивного учреждения (для организаций — источников комплектования) по согласованию с ним.

3.2. В своей работе экспертные комиссии руководствуются правовыми актами, нормативными документами, указаниями Росархива, органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации, настоящим Перечнем, нормативными и распорядительными документами руководящего органа своей ведомственной системы, своей организации.

Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службой порядок отбора документов на хранение и уничтожение в организации, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением.

3.3. Отбор документов на постоянное, временное хранение и к уничтожению должен проводиться в соответствии с действующими правилами работы государственных, муниципальных архивов, правилами работы архивов (ведомственных архивов), а также указаниями Росархива и архивных органов субъектов Российской Федерации.

Документы, сроки хранения которых определены Перечнем как «постоянно»/ подлежат государственному, муниципальному хранению и передаются в архивы в сроки и в соответствии с порядком, установленным Положением об Архивном фонде Российской Федерации, или по решению негосударственной организации, не являющейся источником комплектования государственного, муниципального архива, хранятся ею самостоятельно.

3.4. По истечении сроков хранения в архивах организаций — источников комплектования управленческая документация, отобранная на государственное, муниципальное хранение с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы, передается в архивы.

3.6. Описи (годовые разделы описей) на документы постоянного хранения составляются в четырех экземплярах, рассматриваются на заседании экспертной комиссии и направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа, учреждения одновременно по всем основным подразделениям организаций — источников комплектования государственного, муниципального архива. Три экземпляра утвержденной описи возвращаются в организацию, а первый экземпляр передается в архив в качестве контрольного документа, по которому будет производиться прием документов на хранение. Описи документов по личному составу длительного срока хранения согласовываются с ЭПК соответствующего архивного органа, учреждения и утверждаются руководителем организации.

3.7. После утверждения описей организации разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.

Уничтожение документов, имеющих по списку срок хранения с отметкой «ЭПК», а также не предусмотренных Перечнем, должно согласовываться с архивным органом.

Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем организации.

3.9. Организации, документы которых приему в государственные, | муниципальные архивы не подлежат, уничтожают дела с истекшими | по Перечню сроками хранения без согласования с архивными органа- \ ми, учреждениями при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период времени.

3.10. Отобранные к уничтожению и включенные в акты документы передаются на уничтожение в установленном порядке. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.

3.11. Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом, учреждением описей документов постоянного хранения (для организаций, передающих документы в государственные, муниципальные архивы), а также нарушение установленных настоя-щим и ведомственными перечнями сроков хранения документов, явля-1 ется незаконным и влечет за собой, согласно Положению об Архивном фонде Российской Федерации, ответственность в установленном законом порядке.

7.5.2 Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения

Извлечения из Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения приводятся в табл. 7.2.

Таблица 7.2

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (извлечения)

Пример курсовой работы по делопроизводству: Документирование управленческой деятельности

Содержание

Выдержка из текста работы

Оглавление

Введение

1.ОБЩИЕ ВОПРОСЫ ОРГАНИЗАЦИИ ПИСЬМЕННЫХ КОММУНИКАЦИЙ

1.3 Коммуникативная и управленческая деятельность посредством документов

2. НАПРАВЛЕНИЯ КЛАССИФИКАЦИИ, СТАНДАРТИЗАЦИИ И УНИФИКАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

3. СОСТАВ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ НА ДОКУМЕНТАХ, ПРАВИЛА ИХ КОРРЕКТИРОВКИ, СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ

3.6 Сроки исполнения документов

4. ПРИМЕРЫ СОСТАВЛЕНИЯ ВНУТРЕННИХ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

5. ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ ПРЕДПРИЯТИЯ

5.2 Правила ведения и хранения трудовых книжек

6. ДОКУМЕНТЫ, ОПРЕДЕЛЯЮЩИЕ РАЗДЕЛЕНИЕ ТРУДА И ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ

7. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ, ДОКУМЕНТООБОРОТ И АВТОМАТИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Форма журнала регистрации исходящих документов