Содержание
Введение3
1 Понятие о документах и способах документирования4
2 Основные положения по документированию управленческой деятельности10
3 Характеристика системы документации14
4 Особенности оформления организационно-правовой документации17
Заключение20
Литература21
Выдержка из текста работы
Когда в стране начали формироваться рыночные отношения, появилась необходимость по новому подойти к постановке учета на участках финансово — хозяйственной деятельности предприятий и организаций. Поскольку неэффективное использование учета неминуемо приведет к сокращению объема производства и реализации, что само по себе уменьшит доходы предприятий, и, возможно, прибыль предприятия неминуемо сократится. С помощью тщательного учета и аудита можно выявить и использовать эти резервы.
Начальная стадия системной регистрации отдельных операций являет собой первичный учет, который характеризирует хозяйственные процессы и явления, происходящие в организации. В первичных документах на этой стадии учетной работы отражаются первоначальные сведенья о процессах и явлениях возникающих на многочисленных участках: на складах, пунктах приема и отгрузки и т.д.
Актуальность темы курсовой работы состоит в том, что первичный учет является базой бухгалтерского учета.
Эффективная организация системы первичного учета всё еще является в настоящее время проблемой, которая требует постоянного решения. Связано это с тем, что хотя сегодня значительная часть российских предприятий уже пережила все политические и экономические кризисы начального периода, накоплен определенный опыт функционирования в условиях рыночной экономики и изменился коренным образом подход к ведению бизнеса, тем не менее, необходимость совершенствования первичного учета всё еще актуальна.
Ведение первичных учётных документов осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус.
Основная цель курсовой работы состоит в изучении действующих методик документооборота первичных бухгалтерских документов.
В соответствии с данной целью в исследовании были поставлены следующие задачи:
дать определение понятию первичных учётных документов и показать их значение при организации бухгалтерского учёта в организации;
рассмотреть классификацию первичных учётных документов;
показать существующие формы первичных учётных документов;
охарактеризовать систему документооборота первичных учётных документов;
рассмотреть документооборот первичных документов в организациях различной формы собственности;
рассмотреть пути совершенствования первичного учета.
1. Основы первичного учета на предприятии
.1 Понятие первичных учетных документов и их значение
Документ — документированная информация с реквизитами, позволяющая её идентифицировать, зафиксированная на материальном носителе. В бухгалтерском учёте в документе фиксируют хозяйственные операции, то есть факты хозяйственной деятельности.
Хозяйственная операция — событие, которое характеризует отдельные хозяйственные действия (факты), вызывающие изменения в составе, размещении имущества и (или) источниках его образования.
Хозяйственные операции можно разбить на три группы:
) перемещение материальных ценностей и превращение одних материальных ценностей в другие;
) приходы и расходы денег;
) денежные расчеты.
Перечисленным выше трем группам хозяйственных операций соответствуют три вида документов:
) материальные, например: акт о списании литературы из фонда библиотеки, акт приема-передачи оборудования в кабинете ;
) денежные, например: приходный кассовый ордер, платежное поручение, банковская выписка;
) расчетные, например: авизо, расчетно-платежная ведомость.
Документы в системе бухгалтерского учета имеют важное практическое, юридическое, контрольно-аналитическое, организационно-управленческое и экономическое значение.
Практическое значение документов в оперативно-хозяйственной деятельности заключается в том, что в них правильно и своевременно регистрируются все распорядительные и исполнительные действия (отпуск материальных ценностей со склада в производство, выплата из кассы наличных денег, акцептование счетов поставщиков и перечисление денежных средств с расчетных счетов и др.).
Юридическое значение документов состоит в том, что они обеспечивают доказательное обоснование показателей бухгалтерского учета и отчетности, устанавливают ответственность исполнителей за произведенные хозяйственные операции. Документы или данные документов используются в качестве получения аудиторских доказательств для составления аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской отчетности экономического субъекта, а также в качестве свидетельств при разрешении хозяйственных и судебных споров, возникающих между организациями или между организацией и органами налогового контроля по поводу налоговых правонарушений и т. д.
Контрольно-аналитическое значение документов заключается в том, что они служат источником контрольных данных при осуществлении внутрихозяйственного контроля за движением имущества с целью установления законности и экономической целесообразности осуществленных операций. Кроме того, документы являются источником получения аудиторских доказательств для внешних аудиторов при проведении ими как обязательных, так и инициативных аудиторских проверок с целью обоснованного решения целей и задач аудита, обусловленных договором между экономическим субъектом и аудиторской организацией. Цель аудит — выразить мнение: о достоверности финансовой (бухгалтерской) отчетности аудируемых лиц, о соответствии порядка введения бухгалтерского учета аудируемых лиц законодательству Российской Федерации.
Документы служат также основанием проведения и источником информации контроля и ревизии. Цель ревизии- определение законности, полноты и своевременности взаимных платежей и расчетов проверяемого объекта и федерального бюджета, бюджетов государственных внебюджетных фондов, а также эффективности и целевого использования государственных средств. Таким образом, различие аудита от ревизии в том, что аудит носит рекомендательный характер, тогда как цель ревизии выявить правонарушения.
Документы имеют важное значение и для анализа производственно-хозяйственной и финансовой деятельности с целью выявления причин и виновников недостач, потерь материальных и денежных средств, непроизводительных расходов, для выявления неиспользованных (скрытых) резервов и их мобилизации в производстве.
Организационно-управленческое значение документов заключается в том, что путем системного использования информации, носителем которой являются бухгалтерские документы, можно добиться оптимального взаимодействия всех функций управления (учета, планирования, прогнозирования, контроля, анализа, регулирования) и всех систем хозяйственного механизма для достижения намеченных экономических показателей и получения максимальной прибыли.
Экономическое значение документов состоит в том, что они позволяют укреплять хозяйственный расчет в организации и в ее подразделениях, работающих на принципах самоконтроля, самоокупаемости и самофинансирования. Данные первичных документов используются для определения важных экономических и производственных показателей, таких, как производительность труда, фондоотдача, материалоотдача и т. д.
Таким образом, первичный бухгалтерский документ является письменным свидетельством того, что хозяйственная операция имеет юридическую силу и не требует дальнейших пояснений и детализации. К учету могут приниматься только правильно оформленные первичные документы, которые будут иметь юридическую силу.
Достоверность бухгалтерской информации напрямую зависит от качества составленного документа. Поэтому каждый первичный учетный документ должен составляться с соблюдением установленных правил и требований.
Наиболее распространенный материальный носитель — учетный бланк (напечатанный типографским способом разграфленный лист бумаги) куда заносятся сведения о хозяйственной операции. Они могут заполняться от руки или автоматизировано, что определяется в инструкции по составлению первичных учетных документов. Ряд документов необходимо заполнять только с использованием техники (платежные поручения).
Учетный документ в бланке часто составляется в нескольких экземплярах, что регламентируется правилами ведения бухгалтерского учета и соответствующими инструкциями.
.2 Классификация видов документов
Бухгалтерские документы классифицируются по нескольким видам. Денежные документы и расчетные документы обычно печатают бухгалтеры. На практике обычно используют компьютерные программы, например, 1С.
По назначению документы делятся на следующие группы:
) организационно — распределительные — разрешающие проведенные хозяйственной операции (приказы, распоряжения, доверенности и т.д.), пример организационно — распределительного документа представлен на рисунке 1.
) оправдательные (исполнительные) — составляющиеся в момент совершения операции (накладные, акты сдачи-приемки, приходные кассовые ордера и др.), пример оправдательного документа представлен на рисунке 2;
) комбинированные — сочетающие разрешительный и оправдательный характер (платежная ведомость, расходный кассовый ордер), пример комбинированного документа представлен на рисунке 3;
Рисунок 1 — Доверенность на получение почтовых отпровлений в почтовом отделении
Рисунок 2 -Приходный кассовый ордер
Рисунок 3 — Расходный кассовый ордер
4) документы бухгалтерского оформления — вспомогательные документы, нужные для облегчения работы бухгалтерии (различные расчеты и справки), пример такого вида документа представлен на рисунке 4.
Рисунок 4 — Бухгалтерская справка
Распорядительные документы содержат распоряжения, задания, приказы руководителя организации или других уполномоченных для этого лиц о совершении определенных операций. К ним относятся: приказы, распоряжения, чеки на получение денежных средств с расчетного счета в банке, платежные поручения на перечисление денежных средств с банковских счетов организации, доверенности на получение товарно-материальных ценностей и др.
Распорядительные документы не подтверждают факта осуществления хозяйственной операции, и поэтому основанием для учётных записей не являются.
Документы бухгалтерского оформления составляются с целью подготовки, обеспечения, сокращения и упорядочения учетных записей, а также с целью подготовки исполнительных (оправдательных) и распорядительных документов. Их роль: на основе представленных распорядительных и оправдательных документов подготовить в дальнейшем соответствующие учётные записи для обработки с целью дальнейшего использования в учётном процессе. Поэтому, они составляются и используются только в бухгалтерии. К таким документам относятся:
документы по учету основных средств (далее ОС) и нематериальных активов (далее НМА);
документы по учету сырья и материалов;
документы по учету кассовых операции;
документы по учету банковских операции;
документы по учету налога на добавленную стоимость (далее НДС);
документы по расчетам с подотчетными лицами;
документы по учету рабочего времени и начислению зарплаты.
Комбинированные документы содержат одновременно признаки распорядительных, исполнительных документов и бухгалтерского оформления. Например, расходный кассовый ордер содержит распоряжение о выдаче денег, подтверждает получение денег (исполнение операции) и включает корреспондирующие счета (дебетуемый и кредитуемый).
По объему содержащихся в документах сведений или по порядку их составления они делятся на:
·первичные;
·сводные.
Первичные документы составляются непосредственно в момент совершения хозяйственной операции. Они имеют юридическую (доказательную) силу, поскольку являются первым формальным доказательством, что операция выполнена. К ним относятся, в частности, накладные, документы на поступление и отпуск материалов, начисления заработной платы, отгрузку продукции и др.
Сводные документы составляют на основании первичных документов, в них отражаются операции, уже оформленные прежде первичными документами, например, авансовый отчет, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, товарный отчет, кассовый отчет материально ответственных лиц, реестры платежных требований и др.
Сводные документы составляют для обобщения данных первичных документов с целью получения укрупненных или новых показателей. Примером могут служить расчетно-платежная ведомость, авансовый отчет, отчет о движении материальных ценностей и др.
Первичные и сводные учётные документы могут составляться как на бумажных, так и машинных носителях информации. Если документ составлен на машинном носителе, то одновременно для других участников хозяйственных операций должна быть подготовлена его копия в бумажной форме. Данное условие сохраняется также при наличии требования правоохранительных органов и органов, осуществляющих контроль в соответствии с действующим законодательством.
По области действия документы делятся на две группы:
) внутренние, предназначенные для использования только внутри организации;
) внешние, предназначенные для использования как внутри организации, так и за её пределами.
Если документ является внешним, то помимо личных подписей работников его следует заверить круглой печатью организации.
содержать обязательные реквизиты.
По количеству учетных позиции документы бывают однопозиционные, содержащие одну позицию (наряд на выполнение какой-либо работы), и многопозиционные, состоящие из нескольких позиций и наименований (счет, товарно-транспортная накладная).
По способу заполнения документы подразделяют на составляемые вручную, на пишущей машинке и на компьютере.
К документам, заполняемым вручную, относятся документы внутреннего пользования. К ним в первую очередь относятся различного рода разработочные таблицы: начисление износа по малоценным и быстроизнашивающимся предметам, основным средствам, а также накопительные ведомости и пр.
.3 Форма первичных документов
В зависимости от характера регистрируемых операций формы документов делятся на типовые и специализированные. Типовыми называются формы документов, предназначенные для регистрации однородных, широко распространенных хозяйственных фактов, которые имеют место в большинстве предприятий одной или ряда отраслей. К специализированным относятся формы документов, служащие для регистрации операций специализированного узкоотраслевого характера, имеющих место в отдельных группах организаций или отрасли.
С целью облегчения обработки документов, применяемых в бухгалтерском учете и отличающихся по форме, содержанию, способу отражения фактов хозяйственной жизни, их группируют по следующим однородным признакам:
назначению;
порядку формирования;
способу использования;
статусу в системе информационного обеспечения;
месту составления;
количеству учетных операций;
оформлению однородных операций;
способу заполнения.
Как уже было сказано, первичные учетные документы должны содержать все сведения, необходимые для получения полного представления о хозяйственной операции. Требования устанавливаются Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Документ, которым оформляется проводимая хозяйственная операция, имеет двойное предназначение:
во-первых, этот документ является оправдательным, т.е. подтверждает факт совершения организацией хозяйственных операций;
во-вторых, документ служит первичным учетным документом, на основании которого производятся записи в бухгалтерском учете.
Одним из важнейших условий оформления документации является наличие в документах всех сведений, необходимых для оперативной работы, учета и контроля. Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации. Под формой документа понимается состав и расположение реквизитов. В том случае, если форма первичных учетных документов не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, такие документы должны иметь обязательные реквизиты (показатели), которые необходимы для исчерпывающей характеристики хозяйственного факта, изложенного в документе, и придания ему юридической силы. Реквизиты первичных и бухгалтерских документов, принятых к бухгалтерскому учету, предусмотрены действующими нормативными актами и зависят от характера хозяйственных операций.
К обязательным реквизитам относятся:
наименование документа (формы), реквизит присутствует на бланках конкретных видов документов;
наименование организации — автора документа указывают на бланках в соответствии с учредительными документами организации (уставом или положением).
дата составления документа позволяет определить конкретную дату совершения операции, описанной в документе. Датой документа является дата его подписания или утверждения. Оформляется дата документа арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц,
указание сторон, участвующих в совершении хозяйственной операции,
измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении),
содержание хозяйственной операции,
наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.
личные подписи указанных лиц.
Унифицированные формы первичных документов должны применяться в организации без изменений. Формы первичных документов, не предусмотренных альбомами унифицированных первичных документов, разрабатываются организацией самостоятельно. При этом они должны содержать все обязательные реквизиты.
В целях реализации приведенных законодательных положений об унифицированных формах первичной учетной документации Правительство РФ Постановлением от 8 июля 1997 г. N 835 "О первичных учетных документах" возложило на Государственный комитет РФ по статистике функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий. СЗ РФ. 1997. N 28. Ст. 3448.В названном Постановлении также предусмотрено, что при этом содержание и состав унифицированных форм первичной учетной документации согласовываются Комитетом с Министерством финансов РФ и Министерством экономики РФ.
В настоящее время существуют следующие унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом России по согласованию с Минфином России и Минэкономразвития России.
По учету кадров. Например:
№ Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»;
№ Т-2 «Личная карточка работника»;
№ Т-3 «Штатное расписание »;
№ Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу
№ Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»;
№ Т-7 «График отпусков».
По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. Например:
№ Т-13 «Табель учета использования рабочего времени »;
№ Т-49 «Расчетно-платежная ведомость»;
№ Т-51 «Расчетная ведомость »;
№ Т-53 «Платежная ведомость» ;
№ Т-54 «Лицевой счет »;
№ Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».
По учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ. Например:
№ КС-2 «Акт о приемке выполненных работ »;
№ КС-6а «Журнал учета выполненных работ ».
По учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения.
№ МХ-1 «Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение »;
№ МХ-2 «Журнал учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение ».
По учету торговых операций при продаже товаров в кредит. Например:
№ КР-7 «Справка о состоянии расчетов с работниками за товары, проданные в кредит ».
По учету торговых операций в комиссионной торговле. Например:
№ КОМИС-1 «Перечень товаров, принятых на комиссию ».
По учету операций в общественном питании. Например:
№ ОП-1 «Калькуляционная карточка »;
№ ОП-2 «План-меню ».
По учету кассовых операций. Например:
№ КО-1 «Приходный кассовый ордер »;
№ КО-2 «Расходный кассовый ордер »;
№ КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов »;
№ КО-4 «Кассовая книга ».
По учету результатов инвентаризации. Например:
№ ИНВ-1 «Инвентаризационная опись основных средств »;
№ ИНВ-1а «Инвентаризационная опись нематериальных активов ».
По учету работы строительных машин и механизмов. Например:
№ ЭСМ-1 «Рапорт о работе башенного крана »;
№ ЭСМ-2 «Путевой лист строительной машины ».
По учету работ в автомобильном транспорте: Например:
№ 3 «Путевой лист легкового автомобиля »;
№ 3 спец. «Путевой лист специального автомобиля»;
№ 1-Т «Товарно-транспортная накладная ».
По учету основных средств. Например:
№ ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) »;
№ ОС-1а «Акт о приеме-передаче здания (сооружения)»;
№ ОС-1б «Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)»;
№ ОС-2 «Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств »;
По учету материалов. Например:
№ М-2 «Доверенность »;
№ М-4 «Приходный ордер »;
№ М-7 «Акт о приемке материалов »;
№ М-11 «Требование-накладная »;
№ М-17 «Карточка учета материалов».
По учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Например:
№ МБ-2 «Карточка учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов ».
По учету работ в капитальном строительстве. Например:
№ КС-6 «Общий журнал работ».
Исходя из вышеизложенного, можно сделать вывод, что в практической работе необходимо следить за возможными изменениями и дополнениями в соответствующих альбомах унифицированных форм бухгалтерской документации. При отсутствии необходимой формы, можно создать её самому, с учетом полного соответствия с требованиями Законодательствам РФ. Первичные учетные документы разрешено составлять как на бумажных, так и на электронных носителях информации.
2. Организация документооборота в бухгалтерском учете
.1 Система документооборота в бухгалтерском учете
Документооборот — это движение документов по организации от момента их создания или получения от других организаций до момента их бухгалтерского учета и передачи на долговременное хранение.
Документооборот организации должен осуществляться в соответствии с заранее составленным графиком, который является частью её учетной политики. График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением с указанием сроков их исполнения.
Срок хранения большинства первичных документов — пять лет, Некоторые малозначительные документы могут храниться меньшее время. Личные дела работников, любые документы, которые отражают их персональные достижения должны храниться 75 лет. Учредительные документы организации и годовые отчеты должны храниться вечно.
Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для всех документов обязательными являются пять основных этапов:
— составление документа в момент совершения хозяйственной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению документов;
передача документа в бухгалтерию, где контролируют своевременность и полноту сдачи его для учетной обработки;
проверка принятых документов бухгалтером. Проверка осуществляется по форме (проверяется полнота и правильность оформления документов, заполнение их обязательных реквизитов), по содержанию (проверяется законность документированных операции, логическая увязка отдельных показателей) и, кроме того, включает арифметическую проверку;
обработка документа в бухгалтерии:
таксировка, или расценка, предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель.
группировка — подбор документов, однородных по экономическому содержанию (приход ТМЦ и расход ТМЦ);
котировка — указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;
сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.
Требования главного бухгалтера к порядку оформления операции и представления в бухгалтерию или на вычислительные установки необходимых документов и сведений обязательны для всех подразделений и служб организации.
Согласно п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности, оформления которых определяются отдельными указаниями Минфина России).
Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.
2.2 Документооборот первичных документов в организации различной формы собственности
Пункт 14 Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях, утвержденной Приказом Минфина России от 30 декабря 1999 г. № 107н, содержит следующие положения о первичных учетных документах:
все хозяйственные операции, проводимые учреждением, должны оформляться оправдательными документами. Оправдательные документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания;
поступившие в бухгалтерию первичные учетные документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных учетных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей);
первичные учетные документы для придания им юридической силы должны иметь следующие реквизиты: наименование документа (формы); код формы; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи и их расшифровки (включая случаи составления документов с применением средств автоматизации и передачи их в системах телекоммуникаций);
в зависимости от технологии обработки учетной информации в первичные учетные документы могут быть включены дополнительные реквизиты (коды, контрольные отметки и т.п.), не нарушающие требований нормативных правовых актов и методических документов по бухгалтерскому учету;
за достоверность содержащихся в документах данных, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут ответственность лица, создавшие и подписавшие эти документы;
— в документах на приобретение материальных ценностей должна быть расписка материально ответственного лица в получении этих ценностей, а в документах, подтверждающих факт выполнения работы, — подписи о принятии результата работы ответственными (уполномоченными) лицами;
записи в первичных учетных документах производятся способом, обеспечивающим сохранность записей: чернилами, пастой шариковой ручки, при помощи пишущих машин и средств автоматизации. Свободные строки в первичных учетных документах прочеркиваются;
в первичных учетных документах (как в текстовой части, так и цифровых данных) подчистки и неоговоренные исправления не допускаются;
исправление ошибки в первичном учетном документе должно быть оговорено надписью: «Исправлено» и подтверждено подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления;
в кассовых и банковских документах исправления не допускаются.
В пункте 1.4 Порядка учета основных средств, нематериальных активов, материальных запасов (приложение 10 к Правилам ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации) воспроизведены положения п. 1 комментируемой статьи, а также установлено, что оформление первичных документов производится в соответствии с требованиями Федерального закона "О бухгалтерском учете".
2.3 Пути совершенствования первичного учета
В данном разделе предлагаются рекомендации общего характера.
Необходимо организовать сбор и регистрацию оперативных фактов, которые подлежат первичному учету. Чтобы избежать ошибки и нарушения, которые бывают в данной подсистеме, необходимо разработать детальные инструкции конкретным исполнителем (как то должностные инструкции, выписки из графиков документооборота и т.д.) о порядке сроках и регистрации данных на носителе. Также необходимо разработать систему поощрений и наказаний за надлежащее исполнение исполнителями своих обязанностей. Необходимо проводить контрольные мероприятия (ревизии, сверки, инвентаризации и т.д.), которые снижают риск неэффективной системы сбора и регистрации системного факта.
Массив первичной учетной документации.
Совершенствуя данную подсистему, надо иметь ввиду достижение следующей цели: все документы, подтверждающие совершение хозяйственной операции, должны иметь юридическую силу.
Среди мероприятий, способствующих повышению эффективности этой подсистемы, следует выделить следующие. В первую очередь — использование на всех участках учёта унифицированных форм документации. Кроме того:
·создание графиков документооборота и доведение до исполнителей их функций при создании и проверке первичного документа;
·издание распорядительной документации по определению круга лиц, отвечающих за совершение той или иной хозяйственной операции и имеющих право подписи первичных документов;
·контроль со стороны работников бухгалтерии за правильностью оформления первичной документации (вменение в обязанность бухгалтера, производящего обработку документа, этой функции через должностные инструкции и установление ответственности за её несоблюдение);
·проверка службами внутреннего контроля соблюдения требований законодательства в части оформления документации.
Организация работы с документацией.
Используя принцип других подсистем, создавать графики документооборота и доводить их до исполнителей, что будет являться существенным шагов в плане оптимизации системы организации работы с документами.
Выявляется большое количество нарушений в работе с документами, которые приходят от других предприятий и это требует осуществление ряда мероприятий по их предотвращению. Необходимо давать четкие инструкции службам, ответственным за совершение хозяйственных операций с другими предприятиями на то, какая должна быть документация, которая приходит от других предприятий. Это можно достичь издав распоряжение главного бухгалтера для каждого подразделения организации, которые сотрудничают со сторонними фирмами или имеют дело с поступающими документами, приходящими со стороны. В этом распоряжении должны быть прописаны:
·комплектность документации (правильность оформления документов);
·сроки предоставления документации;
·ответственность за несвоевременное или неполное представление первичной документации.
Во избежание ошибок и нарушений на стадии регистрации документов в учетных регистрах нужно использовать «метод служебных записок», которые являются, в сущности, инструктивным материалом для конкретной бухгалтерской службы, которая описывает порядок бухгалтерской обработки того или иного документа. В служебной записке должно быть определено:
·какой оперативный факт отражает тот или иной обрабатываемый первичный документ;
·какая информация должна содержаться в правильно заполненном документе;
·какую бухгалтерскую проводку, в каком учётном регистре и в какой срок следует выполнить на основании этого документа.
Кроме того, риск неполного отражения документов в учётных регистрах снижают сквозная нумерация (предпочтительнее предварительная или автоматическая) и централизованная регистрация поступающих документов.
В плане организации хранения документов целесообразно использование графиков документооборота и должностных инструкций, а также повышение статуса архивной службы при организации работы с переданными в архив документами (путём издания соответствующих положений об организации архивной службы на предприятии).
При использовании документов в текущей работе руководству Управления следует обеспечить правильную организацию доступа к первичным документам. Поскольку на предприятии существует автоматизированная система обработки данных, то правильный доступ к данным будет через систему паролей.
Среда функционирования системы организации первичного учета (далее СОПУ). Среда, в которой работает СОПУ, — фактор объективный, однако у предприятия есть реальные возможности усовершенствовать некоторые внутренние факторы, воздействующие на организацию СОПУ. Для этого усовершенствование СОПУ должно быть призвано проблемой, требующей решения. Руководство может реально повлиять на оптимизацию СОПУ через построение автоматизированной системы учёта (в том числе первичного). Полностью автоматизированная система первичного учёта практически устраняет риск таких элементов СОПУ, как создание документа, его первичная обработка и регистрация в учётном регистре.
Государственные меры совершенствования первичного учета.
.12.2011 г. принят Федеральный Закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», нормы которого принципиально меняют существующую систему регулирования российского бухгалтерского учета. В Государственную Думу он поступил еще в июне прошлого года и вот, наконец, принят. Закон № 402-ФЗ вступит в силу 01.01.2013 г., при этом заменив действующий Федеральный закон № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
В соответствии с нормами Федерального закона от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 129-ФЗ) все российские юридические лица обязаны вести бухгалтерский учет.
Федеральный закон от 06.12.2011 г. 3 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (Закон № 402-ФЗ) расширяет сферу действия Закона № 129-ФЗ.
В дальнейшем действие указанного Закона будет распространяться на:
) коммерческие и некоммерческие организации;
) государственные органы, органы местного самоуправления, органы управления государственных внебюджетных фондов и территориальных государственных внебюджетных фондов;
) Центральный банк Российской Федерации;
) индивидуальных предпринимателей, а также адвокатов, учредивших адвокатские кабинеты, нотариусов и иных лиц, занимающихся частной практикой;
) находящиеся на территории Российской Федерации филиалы, представительства и иные структурные подразделения организаций, созданных в соответствии с законодательством иностранных государств, международные организации, их филиалы и представительства, находящиеся на территории Российской Федерации, если иное не предусмотрено международными договорами Российской Федерации.
Таким образом, ведение бухгалтерского учета в отличие от действующего в настоящее время Закона 3 129-ФЗ предусмотрено для индивидуальных предпринимателей, а также адвокатов, нотариусов и прочих лиц, занимающихся частной практикой. Следовательно, фирмы, применяющие упрощенную систему налогообложения, будут вести бухгалтерский учет в общем порядке, установленном для экономических субъектов. Сегодня, как известно, эта категория организаций, обязана в полном объеме вести лишь бухгалтерский учет основных средств и нематериальных активов, что подтверждает и Минфин Российской Федерации своим Письмом от 13.09.2011 г. N 03-03-06/2/139.
3. Практическая часть
Рассмотрим практику учета и ведения первичной документации на примере условной организации общество с ограниченной ответственностью "Ромашка". Основная деятельность этой организации — розничная торговля. Предприятие имеет штатных сотрудников, поставщиков, покупателей. Также ноутбук и копировальный аппарат, стоимость каждой техники не превышает 10 000 рублей. В прошлом году техника была списана. В ООО "Ромашка" работает 5 сотрудников с окладом соответственно: директор — 10 000 рублей, главный бухгалтер -7000 рублей, старший продавец — 5000 рублей, продавец — 4000 рублей, уборщица — 3000 рублей. Сотрудники получают заработную плату дважды в месяц: аванс 20 числа, заработную плату — 5 числа. Зарплата выплачена полностью и не имеет сальдо на счете 70, задолженности по НДФЛ тоже нет. В связи с небольшим количеством работников принято решение заработную плату относить на счет 44. ООО "Ромашка" учитывает материалы для нужд для оказания услуг при выполнении работ. Сальдо в данный момент по этим видам материалов равно нулю. Остаток наличных средств в кассе составляет 800 рублей, а лимит кассы равен 35 000 рублей. На дебете счета 50 отражается 35 000 рублей. Предприятие имеет один расчетный счет в банке, на котором числиться сумма 15 000 рублей и эта сумма отражается по дебиту счета 51. Предприятие не имеет задолженности перед поставщиками и сальдо по счету 60 равен нулю. Предприятие регулярно выдает сотрудникам подотчетные суммы на хозяйственные расходы и задолженности по подотчетным лицам нет. Сальдо по счету 71 равно нулю. Фирма обязана уплачивать взносы в ФСС от несчастных случаев на производстве 0,2% от фонда заработной платы, и 2,9% от фонда заработной платы на счет временной нетрудоспособности и материнства. Также обязана уплачивать взносы в пенсионный фонд 22% от фонда заработной платы и 5,1% в федеральный фонд медицинского страхования. Размер уставного капитала составляет 16 000 рублей согласно учредительным документам и отражается на счете 80 по кредиту. Предприятие работает по единому налогу для определенных видов деятельности. В связи с этим освобождено от ряда налогов, в том числе НДС, налога на имущество, транспортного налога, налога на прибыль. Нераспределенная прибыль составляет 204 800 тысяч рублей. Сальдо на 1 января по счету 41 составляет 385 000 рублей. Сальдо по счету 42 составляет 180 000.
Рассмотрим журнал хозяйственных операций за январю 2015 года.
Таблица 1 — Журнал хозяйственных операций ООО «Ромашка» за январь 2015 г.
№ п/пСодержание хозяйственных операций (документ)Сумма, руб.Корреспонденция счетовДтКт123451Сдана выручка от продажи в кассу 5 января17000509010 января1500020 января15000Итого470002Получены денежные средства с расчетного счета на з/п и оприходованы в кассу1200050513Оплачен товар поставщику с расчетного счета по платежному поручению2000060514 Оплачено с расчетного счета за банковские услуги 120091515Оприходован товар от поставщика 2000041606Сдана в банк выручка из кассы 4700051507На основании авансового отчета оприходованы канцтовары приобретенные подотчетным лицом20041718Оприходована наценка на товар поставщика согласна таблице расчета600041429Выдано под отчет директору Иванову П.П. для приобретения канцелярских товаров 200715010Выплачен аванс работникам за январь 11600705011Отражена стоимость канцтоваров использованных для нужд предприятия на расходы по продажи 200444112Начислена сумма на оплату труда работникам за январь 29000447013Начислены взносы на страховую часть пенсионного обеспечения 63804469/214 Начислены взносы в фонд социального страхования 0,2% от несчастного случая 58446915Начислен взнос в фонд социального страхования 2.9% на случай временной нетрудоспособности и материнства 8414469/116Начислены страховые взносы на обеспечение ФФОМС14794469/317Удержан подоходный налог с физических лиц суммы оплаты труда работников3770706818Списана выручка с материально — ответственного лица предприятия4700090/24119Отражаем расходы по продаже3795890/24420Отражаем сторно реализованного наложения2132090/24221Закрываем счет 90/9166389990/922Закрываем сет 91/912009991/9
База для начисления страховых взносов совпадает с налоговой базой НДФЛ, за исключением выплат социального характера: пособия по временной нетрудоспособности и различной выплаты за счет государственных средств. Расчетным периодом для начисления страховых взносов считается год.
Предусмотрены следующие тарифы страховых взносов: пенсионный фонд РФ — 22%, фонд социального страхования РФ — 2.9%, в связи с временной нетрудоспособностью и материнством и 0.2% от несчастных случаев на производстве, федеральный фонд обязательного медицинского страхования- 5,1%.
На основе данных приведенных выше, сделаем расчет по начислению страховых взносов на обязательное социальное страхование и представим в таблице 2.
Таблица 2 — Расчет базы для начисления страховых взносов в рублях
Начисление показателяЯнварьСумма выплаты иных вознаграждений в пользу физических лиц29000Сумма неподлежащих обложению страховых взносов___Итого база для начисления страховых взносов29000
Таблица 3 — Расчеты по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством в рублях (2,9%)
Наименование показателяСуммаЗадолженность за страхователем на начало расчетного периода___Начислено страховых взносовЯнварь841Всего сумма начисленных взносов841Расходы на цели обязательного социального страхования___Уплачено страховых взносов за январь841Задолженность за страхователем на конец отчетного периода___
Таблица 4 — База для начисления страховых взносов, в рублях
Наименование показателяВыплаты в пользу работников на которых начисляются страховые взносыВыплаты в пользу работников на которых не начисляются страховые взносыРазмер страхового тарифа в соответствии с классом проф. риска (%)1234Всего с начала расчетного периода29000___0,2Январь29000______
Таблица 5 — Расчеты по начисленным страховым взносам от несчастного случая на производстве (0,2%), в рублях.
Наименование показателяСумма12Задолженность за страхователем на начало расчетного периода___Начислено страховых взносов за январь58Всего сумма 58Задолженность за территориальным органом ФСС___Расходы по обязательному социальному страхованию за январь___Уплачено страховых взносов58Задолженность за страхователем на конец отчетного периода___
Таблица 6 — Расчет взносов по пенсионному страхованию (22%),в рублях
Наименование показателяСумма12Задолженность за страхователем на начало расчетного периода___Начислено страховых взносовЯнварь6380Всего сумма начисленных взносов6380Уплачено страховых взносов за январь6380Задолженность за страхователем на конец отчетного периода___
Таблица 7 — Расчет страховых взносов в ФФОМС (5,1%), в рублях
Задолженность за страхователем на начало расчетного периода___12Начислено страховых взносовЯнварь1479Всего сумма начисленных взносов1479Уплачено страховых взносов за январь1479Задолженность за страхователем на конец отчетного периода___
Составляем оборотно-сальдовую ведомость на основе этих данных.
Таблица 8 — Оборотно-сальдовая ведомость на 1.02.2015
№ счетаСальдо на 01.01.2015г.Оборот за январь 2015г.Сальдо на 01.02.2015г.ДтКтДтКтДтКт123456741/2385000―2620047200364000―42180000―1532016468044―3795837958―50800590005880010005115000―470003320028800―60―200002000068―3770―377069―8758―87587015370290001363071―20020080―16000―Ї―1600084―204800――20480090――6363863638Ї91――12001200Ї99――1783817838ЇИтого400800400800288404288404411638411638
Убыток за январь организации составляет 17838 рублей.
Заключение
Эта курсовая работа, имеющая цель изучение первичной документации в управлении организацией приводит к ряду выводов.
Все хозяйственные операции, проводимые учреждением, должны оформляться оправдательными документами. Оправдательные документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания.
Поступившие в бухгалтерию первичные учетные документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных учетных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей).
Документооборот обеспечивает рациональное разделение учетного труда, равномерность загруженности учетных работников, своевременность бухгалтерского учета. Четко работающий документооборот обеспечивает контроль за оформлением документов, устанавливает персональную ответственность исполнителей за составление, передачу и обработку документов и, следовательно, обеспечивает своевременность составления бухгалтерской отчетности. В прямой зависимости от функционирования документооборота находится и оперативный учет.
Список использованных источников
1. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011. № 402-ФЗ
. Письмо Минфина РФ от 01.08.2001 № 16-00-14/364 «Об утверждении альбомов унифицированных форм первичной учетной документации»
. Положение по ведению бухгалтерского учета и отчетности. Утверждено приказом Министерства финансов РФ от 29 июля 1998 г. № 34н (в ред. Приказа Министерства финансов РФ №31н от 24 марта 2000).
. Постановление Госкомстата России от 30.10.97г. №71а. « Об утверждении Альбома новых унифицированных форм первичной учетной документации»
. Постановление Правительства РФ от 08.07.1997 № 835 «О первичных учетных документах»// СЗ РФ. 1997. N 28. Ст. 3448.
. Алборов Р.А. Основы бухгалтерского учёта: учебное пособие. — М.: Дело и Сервис, 2002г.
. Борисов А.Н. Комментарий к Федеральному закону «О бухгалтерском учете». — М.: Юстицинформ, 2005.
. Бухгалтерский (финансовый) учет-учебник для вузов/ Под ред. Ю.А. Бабаева. — М.: Вузовский учебник, 2004.
. Кирьянова З.В. Теория бухгалтерского учета. — М.: Финансы и статистика, 2005.
