Помощь студентам, абитуриентам и школьникам

Консультации и учебные материалы для разработки диссертации, дипломной работы ,курсовой работы, контрольной работы, реферата, отчета по практике, чертежа, эссе и любого другого вида студенческих работ.

Пример контрольной работы по управлению проектов: Тест – Документационное обеспечение управления-А№1,2,3

Раздел: Контрольная работа

Выдержка из текста работы

  • Введение
  • 1.Теоретические основы совершенствования системы документационного управления персоналом
  • 1.1 Система документационного обеспечения управления персоналом: понятие, структура и место в системе управления персоналом
  • 1.2 Роль системы кадрового делопроизводства в системе управления персоналом
  • 1.3 Методика оценки состояния и совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом
  • 2.Анализ системы документационного обеспечения управления персоналом ООО «Лолита»
  • 2.1 Общая характеристика организации
  • 2.2 Оценка состояния системы документационного обеспечения управления персоналом
  • 2.3 Актуальные проблемы системы документационного обеспечения управления персоналом
  • 3.Содержание и организация совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом ООО «Лолита»
  • 3.1 Программа и план совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом
  • 3.2 Экономическое и правовое обоснование совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом
  • 3.3 Прогноз организационно-управленческой результативности совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом
  • Заключение
  • Список использованных источников и литературы
  • Приложения

Теоретической и методологической основой исследования дипломного проекта являются работы отечественных и зарубежных авторов по проблеме исследования, а также практические разработки по методике оценки и внедрения систем документационного обеспечения.

Актуальность темы дипломного проекта определила ее цель, задачи и структуру исследования.

2. Определить роль системы кадрового делопроизводства в системе управления персоналом.

1.1 Система документационного обеспечения управления персоналом: понятие, структура и место в системе управления персоналом

Документационное обеспечение управления является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Процесс принятия управленческого решения состоит из: получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения. Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления [3.7].

Документационное обеспечение управления — это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами [3.3].

Термин «документационное обеспечение управления» вошел в научный оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий. Однако, новый термин менее удобен в употреблении, так как он является словосочетанием из трех слов. Скорее всего, из-за сложности его употребления не произошла замена терминов («делопроизводства» на «документационное обеспечение управления»), которые употребляются сегодня как синонимы [3.11].

Тем не менее между данными терминами все-таки существуют некоторые различия.

Термин «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.

Термин «делопроизводство» преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами [2.13].

По мнению Т.В. Кузнецовой [2.17, с. 24] ДОУ предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия. При этом документооборот организации — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Как считает Л. Доскова, документационное обеспечение подразумевает организацию работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Основой документационного обеспечения системы управления персоналом является делопроизводство — полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения [2.12, с. 14].

Документационное обеспечение управления (ДОУ) — вид обеспечения управления предприятием, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии предприятия и управляющих воздействий по изменению ее состояния.

Основой документационного обеспечения системы управления персоналом является делопроизводство — полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения [2.12, с. 15].

Определение документационного обеспечения управления сразу же позволяет вычленить в рассматриваемой отрасли деятельности два самостоятельных, но в то же время тесно связанных и взаимодополняющих направления:

1) документирование;

2) организация работы с документами (управление документацией предприятия).

По мнению М.Ю. Рогожина, документирование управленческой деятельности предприятия — это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по записи и оформлению соответствующей информации на материальных носителях в виде бумажных или электронных документов [2.26].

С другой стороны, документационное обеспечение системы управления персоналом организации представляет собой обеспечение кадровых служб всеми документами, составленными в соответствии с требованиями утвержденных стандартов и инструкций, создание и направление документов структурным подразделениям компаний и прочим субъектам за пределами организации [2.12]. Схематически понятие ДОУ в рассматриваемом терминологическом значении и его важнейшие составляющие представлены на рисунке 1.

Таким образом, документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления предприятием и систематизацию архивного хранения документов.

В рамках системного подхода организация — это социально-экономическая целостная система, и как всякая целостная система обладает известным количеством конкретных компонентов, частей.

Рис. 1. ДОУ и его важнейшие составляющие

Система управления любой организацией включает в себя как обязательные подсистемы (функциональные, целевые), так и вспомогательные, (обеспечивающие).

Схематично место подсистемы документационного обеспечения управления в системе управления организацией представлено на рисунке 2.

Рис. 2. Место подсистемы документационного обеспечения управления в системе управления организацией

Согласно логике декомпозиции системы управления организацией, представленной на рисунке 2, подсистема документационного обеспечения управления могла бы быть отнесена к обеспечивающим подсистемам.

Однако, по мнению А. Петрова и Г. Мамед-заде, документационное обеспечение как одна из основных функций управления присутствует практически во всех подсистемах системы управления организацией, в том числе и в системе управления персоналом [2.24].

Это обстоятельство отвечает требованию функционирования автономной специализированной подсистемы, если базироваться на системном подходе.

К свойствам системы документационного обеспечения управления персонала относятся:

— наличие большого количества составных элементов, связанных между собой информационными каналами передачи данных;

— наличие общей цели управления для всей системы и частных целей для системы любого уровня, подчиненных общей цели;

— расчленение системы любого уровня на отдельные подсистемы, цели и задачи которых подчинены целям и задачам системы управления данного уровня;

— наличие персонала в качестве элементов управления и контроля на всех уровнях иерархии большой системы и в связи с этим необходимость сочетания и постоянного взаимодействия принципов и методов управления им в процессе выполнения функций ДОУ.

По мнению специалистов консалтинговых фирм «Евроменеджмент» [3.2] и «Термика» [3.3] ДОУ служит не только для обеспечения информацией руководства, но является способом ведения бизнеса и осуществления практического руководства предприятия.

При этом основными задачами документационного обеспечения управления являются:

1) Сокращение информационных потоков до оптимального минимума.

2) Обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

С ростом масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так:

— руководство теряет целостную картину происходящего;

— структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают слажено осуществлять свою деятельность. Неизбежно падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты;

— это приводит к падению производительности и вызывает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т.д.;

— приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение новых сотрудников;

— для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций;

— оказывается, что штат увеличен, производительность упала, производство требует инвестиций, соответственно возникает потребность в увеличении оборотного капитала, что может потребовать новых кредитов и уменьшить плановую прибыль.

В итоге предприятие перестает расти интенсивно и дальнейшее расширение происходит чисто экстенсивным путем, за счет ранее созданной прибыли или увеличения дефицита государственного бюджета [3.2; 3.3].

Таким образом, система документационного обеспечения система, которая включает документирование, организацию работы с документами в процессе осуществления управления предприятием и систематизацию архивного хранения документов:

1) Документирование представляет собой создание документов, т. е. их составление оформление согласование и изготовление.

2) Организация работы с документами — обеспечение движения (документооборота), поиска, хранения и использования документов.

3) Систематизация архивного хранения документов — определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих и других решений.

От технологии организации работы с документами и от качества создаваемых документов зависит не только оперативность и эффективность управленческих решений, но и общие показатели результатов деятельности организации.

Без налаженной системы документационного обеспечения управления трудно построить эффективное управление.

1.2 Роль системы кадрового делопроизводства в системе управления персоналом

Любой работодатель, вне зависимости от того, юридическое или физическое это лицо, в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями и регламентированием этих процессов.

Управленческая деятельность в области управления персоналом в силу своей специфики (обусловленной, в частности, вовлечением в процесс управления значительного числа участников, определенной последовательностью подготовки, принятия и реализации управленческих решений, наконец, тщательной регламентацией рассматриваемого вида деятельности) объективно нуждается как в документировании, так и в соответствующем управлении документами.

Наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений является комплекс документов, именуемый кадровой документацией.

Кадровое делопроизводство является одним из основных элементов управления персоналом и подразумевает организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов.

Кадровая документация — совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение персонала.

Документированная информация составляет основу управления, является наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений [3.4].

Итак, кадровое делопроизводство — это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление.

Движение персонала — одна из базисных категорий управления персоналом, под которой, как правило, понимают:

— прием на работу;

— перевод на другую работу;

— предоставление отпуска;

— увольнение.

Документальное оформление кадровых процедур является неотъемлемой обязанностью любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы.

К сожалению, сегодня не все работодатели уделяют должное внимание и значимость кадровому делопроизводству как процессу документирования трудовых отношений.

Кадровое делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий, направленных на разработку:

— локальных нормативных актов,

— документов по управлению персоналом и охране труда,

— первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом,

— учетно-регистрационной документации с целью регулирования трудовых правоотношений, организации учета кадров, и обеспечению мер по охране труда.

Кадровое делопроизводство — для работодателей всегда актуальный вопрос, который требует хороших знаний трудового законодательства, правил ведения и оформления документов, — недооценивать его нельзя.

О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что любой кадровый документ имеет юридическую и даже коммерческую ценность.

Ведение кадрового делопроизводства позволяет работодателю не только документально оформить трудовые отношения и формализовать кадровые процедуры, но и решить множество других задач и обезопасить себя от негативных последствий.

При разрешении трудовых споров в суде кадровая документация может выступать в качестве письменного доказательства, и ее отсутствие может привести к неблагоприятному для работодателя исходу дела [3.5].

Таким образом, кадровое делопроизводство — это инструмент, позволяющий четко регламентировать взаимоотношения работодателя и работника, права и обязанности сторон трудовых отношений, создать организационно-правовые основы трудовых отношений, документально закрепить единые принципы корпоративных отношений, построить хорошо отлаженную стабильную систему управления персоналом [3.4].

1.3 Методика оценки состояния и совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом

Основной целью совершенствования ДОУ является установление единых принципов работы с документами на всех уровнях управления, организация документооборота предприятия, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки, движения, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления [3.3].

Осознав важность совершенствования документационного обеспечения управления, организации начинают делать массу ошибок, пытаясь его автоматизировать.

Наиболее распространенное решение состоит в автоматизации отдельных рабочих мест (АРМ): секретаря-референта, менеджера, бухгалтера или «руководителя». Основным недостатком при таком подходе является отсутствие функциональной связи автоматизации прикладных процедур с автоматизацией делопроизводственных процедур.

Если постараться выявить основные функциональные составные части (компоненты) в управлении предприятиями и организациями, то можно представить следующую картину (рисунок 3).

Человеческие Ресурсы

Экономика

Маркетинг

Структуры и подразделения

Учет

Взаимодействие Структур и Подразделений

Финансы

Прикладные Информационные Системы

Делопроизводство (Документационное Обеспечение Управления)

Программно-технические Платформы и Коммуникации

Рис. 3. Компоненты управления предприятиями и организациями

На Рис. 3 видно, что прикладные компоненты (экономика, структуры и подразделения, маркетинг, учет, финансы, взаимодействие подразделений) опираются на документационное обеспечение управления (ДОУ), являющегося основной функцией делопроизводства.

Таким образом, перед организацией, стремящейся создать эффективную среду по обработке информации для совершенствования качества управления, существуют две серьезные задачи:

1) Совершенствования всей работы по подготовке и обработке документной информации, путем создания механизма документационного обеспечения предприятия (ДОУ).

2) Выбор правильной стратегии автоматизации.

Для решения первой задачи необходимо руководствоваться существующими нормативными документами, положениями ГОСТ и рекомендациями специалистов.

Для решения второй — необходимо обратить внимание на технологии, предлагаемые различными компаниями по автоматизации ДОУ.

В связи с новыми требованиями, базирующимися на современных международных стандартах, необходима новая методическая основа, учитывающая данные требования к построению системы документационного обеспечения управления персоналом. В связи с этим первым этапом совершенствования системы документационного обеспечения управления (ДОУ) является построение алгоритма, на основе которого будут оцениваться действующая система и прорабатываться все составляющие процесса совершенствования системы.

Для реализации процессов руководители и исполнители используют те или иные необходимые им документы, имеющиеся в организации в области управления персоналом:

— правовые,

— организационно-распорядительные,

— планово-финансовые,

— внешние нормативные,

— внутренние нормативные,

— технические.

Проблема состоит, в первую очередь, в том, что в большинстве организаций все документы разрозненны, «работают» каждый на своем уровне, не образуя единой системы. Зачастую одно подразделение не знает, какие документы есть в другом. Более того, подразделения создают свои формы документов, и каждое по-своему ими управляет или не управляет вовсе.

Следовательно, возникает потребность в создании такого алгоритма, на основе которого можно было бы системно подойти к оценке и совершенствованию документационного обеспечения.

Одним из основополагающих требований, предъявляемых к управлению документами является систематичность: «Документы должны создаваться, сохраняться и быть управляемыми на систематической основе».

Это требование подразумевает применение системного и процессного подхода к управлению документами.

Системный подход к менеджменту основан на управлении всей организацией как целостной системой взаимодействующих динамических процессов.

Процессный подход учитывает то, что открытая система постоянно находится в динамике, т.е. постоянно меняет свое состояние. В ней протекает множество процессов, которые необходимо правильно организовать. Процессный подход обеспечивает эту организацию, т.к., согласно ему, «все виды действий, совершаемых в некоторой организации, имеет смысл рассматривать как процессы» [2.1, с.52]. Следовательно, данный принцип отражает свойство динамичности системы, функциональность системы, взаимосвязь всех ее функций.

Следовательно, к документированию деятельности организации, основанной на таких принципах, необходимо подходить соответствующим образом.

Процессный подход способствует:

— представлению процессов в виде документированных процедур, в результате чего процессы приобретают формализованное представление;

— обозначению всех входов и выходов каждого процесса;

— установлению взаимосвязей между документами, их создателями и контекстом создания документов (отраженными в них процессами) и другими документами;

— выбор подходящей структуры документов, наилучшим образом соответствующей каждой функции, виду деловой деятельности или операции.

Системный подход к управлению предполагает:

— представление всей организации как системы взаимодействующих динамических процессов;

— распределение ответственности;

— координацию всех аспектов деятельности организации;

— механизм перманентного процесса планирования и доведения планов до каждого рабочего места.

Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.

Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

По мнению Л.Н.Санкиной, объем документооборота выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный промежуток времени. В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники [3.9].

Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав [3.11].

Документопоток — это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др. [3.3].

При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток.

В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:

— поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;

— потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;

— поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:

— содержанием или функциональной принадлежностью;

— структурой;

— режимом или цикличностью;

— направлением;

— объемом.

Содержание документопотока характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.

Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей [2.23].

Количество документов всех потоков составляет объем документооборота организации.

Объем документооборота — это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Величина документооборота нужна для:

— расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;

— расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства;

— определения загруженности делопроизводственного персонала, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.

Документооборот характеризует загруженность управленческого аппарата в целом, поскольку выполнение каждой операции предполагает направленное движение документа из одного структурного подразделения в другое, от технических исполнителей к специалистам, а затем к руководителям [2.9, с. 39].

При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать документы и их копии, выражая это число дробью, где в числителе количество обрабатываемых в организации документов, а в знаменателе количество их копий. Например, 10814/15375.

Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При этом следует учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные и объяснительные записки, справки и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно. Кроме того, в настоящее время снятие копии с документов значительно упрощено. Копировальные аппараты стоят во многих отделах и полученные копии, естественно, не учитываются. Поэтому с большой долей уверенности можно сказать, что повсеместно сведения об объеме документооборота в организации занижены, так как методика учета документов малосовершенна [2.17, с. 50].

В документообороте, или порядке движения документов в организации, можно выделить несколько этапов:

— экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию;

— предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

— регистрация документов;

— организация рационального движения документов внутри организации, включающая доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов;

— обработка исполненных и отправляемых документов.

Поэтому основными задачами при оценке и совершенствовании системы ДОУ являются:

— повышение эффективности управленческой деятельности;

— ускорение движения документов в организации;

— уменьшение трудоемкости обработки документов [2.23, с.148];

— определение соответствия наличия и потребностей производственных и управленческих процессов в документационном обеспечении;

— наличие и дальнейшая постановка целей документационного обеспечения (достижение которых должна обеспечивать документная система);

— определение функций документной системы исходя из поставленных целей с учетом предъявленных требований.

Основной задачей при построении алгоритма оценки и совершенствования системы ДОУ является увязка системных требований и основных атрибутов, позволяющих системе управления персоналом находиться в равновесии [2.4, с.16].

Основываясь на вышеизложенных принципах, Д.О.Сонин и А.А. Белов [2.28, с. 2-7] предлагают алгоритм оценки и совершенствования системы документационного обеспечения, представленный в Приложении 1.

Первый этап представляет собой анализ текущей системы управления, а также ее формализацию. Исследование процессов организации с точки зрения теории систем основывается на принципе декомпозиции функций. При построении функционально-алгоритмической модели ДОУ необходимо отталкиваться от структуры протекающих процессов, которая строится при помощи методологии IDEF0, позволяющей отразить как входы и выходы процессов, так и их взаимосвязь, а также осуществить привязку документационного обеспечения. Это позволяет получить иерархическую структуру, на основе которой можно осуществить классификацию процессов.

Определение потребностей производственных и управленческих процессов в документационном обеспечении способствует постановке целей документационного обеспечения (достижение которых должна обеспечивать документная система), в соответствии с которыми прорабатываются требования к системе ДОУ [2.28, с. 3].

Данные принципы не противоречат международным стандартам в сфере ДОУ, поэтому такие стандарты, как ГОСТ Р ИСО 15489-2001: «Информация и документация. Управление документами», ИСО/ТО 10013 «Рекомендации по документированию систем менеджмента качества», используются для формирования требований.

Следующим шагом является анализ документационного обеспечения. Последовательность шагов является относительной, поскольку исследование системы управления и системы ДОУ проходит параллельно. Основной задачей на данном этапе является определение степени соответствия существующей системы ДОУ предъявленным требованиям. Для этого необходимо сопоставить документацию, сопровождающую процессы, с теми потребностями и целями, которые выявлены на предыдущем шаге [2.4, с.17].

Обследование и подготовка материалов по результатам диагностики системы документационного обеспечения управления может включать в себя следующие работы:

— анализ образцов внутренней документации и классификация документов;

— анализ существующего документооборота предприятия;

— анализ существующего делопроизводства (практики работы с документами, практики хранения документов, практики формирования дел, соответствие ГОСТ Р 6.30-2003);

— анализ номенклатуры дел предприятия;

— анкетирование сотрудников специализированных подразделений и других подразделений, занимающихся документооборотом предприятия, с целью выявления фактического состояния использования технологий по ДОУ и практики документирования принимаемых решений;

— интервьюирование руководства предприятия, сотрудников специализированных и других подразделений;

— подготовка отчета по результатам диагностики системы ДОУ, анализ полученных данных, включая создание схем реализации технологий ДОУ, моделей «как есть», подготовка рекомендаций по оптимизации технологий ДОУ, включая оптимизацию структуры специализированных подразделений.

При этом также осуществляется формализация процессов документационного обеспечения путем построения функционально-алгоритмической модели. Исходя из поставленных целей, а также с учетом требований определяются функции документной системы, и осуществляется построение ее функционально-алгоритмической модели. Сопоставление этой модели с предъявленным требованием определяет сильные и слабые стороны документационного обеспечения и позволяет выработать направления его совершенствования.

Затем осуществляется определение (прогноз) эффективности выбранного направления (приведет ли данное совершенствование к достижению требуемых результатов), оценка рисков при неудачном выборе (вероятность). Для оценки эффективности используется системная методология обоснования совершенствования [2.4, с.17-18].

После проведенного анализа начинается непосредственно разработка мероприятий по совершенствованию системы ДОУ. Разрабатывается структура системы, в рамках которой определяются элементы подсистем, информационные составляющие документов, а также определяются взаимосвязи всех элементов системы. Проектируемая документная система обеспечения управления должна включать в себя следующие документы: «Политика и цели в области управления персоналом», а также документированные процедуры, рабочие инструкции, записи, формы и другие документы, необходимые для управления персоналом.

Совершенствование системы документационного обеспечения управления и подготовка к внедрению электронного документооборота включает в себя следующие работы:

— разработка положения о документационном обеспечении управления;

— разработка пакета регламентов выполнения мероприятий по документационному обеспечению управления;

— разработка рекомендаций по совершенствованию номенклатуры дел предприятия;

— разработка альбома форм документов предприятия;

— разработка регламента внесения изменений в систему документационного обеспечения управления.

Кроме того, разработка технологии документационного обеспечения включает в себя:

— построение классификатора,

— определение метаданных,

— разработку механизма индексирования,

— разработку процедур контроля,

— разработку регламента документационного обеспечения.

Мероприятия по совершенствованию системы документационного обеспечения персоналом должны привести к:

— сокращению сроков прохождения и исполнения документов;

— исключению потерь документов;

— оптимизация процесса согласования документов;

— централизованное хранение текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов;

— контроль прохождения документов в подразделениях предприятия с момента их получения или создания до завершения исполнения, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах.

— контроль исполнительской дисциплины [2.28, с. 5].

Таким образом, для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений.

Документационное обеспечение подразумевает организацию работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом.

Система документационного обеспечения представляет собой комплекс мероприятий, направленных на разработку локальных нормативных актов, документов по управлению персоналом и охране труда, первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом, учетно-регистрационной документации с целью регулирования трудовых правоотношений, организации учета кадров, и обеспечению мер по охране труда, выступая важнейшим элементом не только системы управления персоналом, но и всей организации [3.5].

Поэтому, в условиях системной организации значение документационного обеспечения управления трудно переоценить.

Во-первых, ДОУ — это организованная память предприятия, которая может быть использована для восстановления истории любого интересующего вопроса с целью извлечения опыта, анализа различных сторон деятельности, установления причинно-следственных связей, репродуцирования знаний и т.п.;

Во-вторых, ДОУ — это учет и контроль результатов деятельности;

В-третьих, это информационная технология, обеспечивающая квалифицированное функционирование персонала и подразделений;

В-четвертых, — это средство для управления предприятием.

В-пятых, это инструмент, позволяющий четко регламентировать взаимоотношения работодателя и работника, права и обязанности сторон трудовых отношений [2.2, с. 12-13].

Поэтому, в современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер [2.19, с. 28].

К сожалению, в настоящее время документационное обеспечение деятельности российских предприятий осуществляется, в основном, стихийно и не принимает во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования ДОУ накопленный в России за последние 175 лет [3.7].

— производство сухих хлебобулочных изделий и мучных кондитерских изделий длительного срока хранения;

— розничная торговля кондитерскими изделиями;

— розничная торговля хлебом и хлебобулочными изделиями;

Исполнительный директор организации осуществляет оперативную деятельность Общества и координирует деятельность всех структурных подразделений.

3. Вспомогательный и обслуживающий.

№

п/п

Наименование категории персонала

годы

 Темп роста

к 2007 г., %

2007

2008

2009

2008

2009

1

Численность промышленно-производственного персонала, чел., всего

47

47

56

0,0

+6,4

в том числе:

1.1 Служащие, из них:

11

13

13

+18,2

+18,2

1.1.1 Руководители

4

4

4

0,0

0,0

1.1.2 Специалисты

4

5

5

+25,0

+ 25,0

1.1.3 Технические исполнители

3

4

4

+33,3

+33,3

1.2 Рабочие, из них:

31

34

34

+9,7

+9,7

1.2.1 Основные

29

32

32

+10,3

+10,3

1.2.2 Вспомогательные

2

2

2

0,0

0,0

2

Непромышленный персонал, чел.

7

9

9

+28,6

+28,6

3

Итого

49

56

56

+14,3

+14,3

Повременная

Повременно-премиальная

Бонусная

Доплата

1

2

3

4

Управленческий, основной и вспомогательный персонал

Основной и обслуживающий персонал

оклад

Оклад + премия

Доплата за ненормированный рабочий день

за работу в ночное время

по штатному расписанию

по штатному расписанию, но не более 20% от оклада

по штатному расписанию, но не более 20% от оклада

10 %

20%

Основные работники

технички

В организации отсутствует Коллективный договор, Положения о структурных подразделениях, должностные инструкции основных профессий. Журнал по технике безопасности ведется только на производстве.

Оснащение рабочих мест полностью укомплектовано, управленческий персонал обеспечен необходимыми средствами связи, требуемыми видами вычислительной и оргтехники, служебной мебелью и т.п.

Показатели

Годы

2009 г. в % к 2007 г.

2007

2008

2009
Стоимость валовой продукции

(в ценах реализации), тыс. руб.

3297,1

4152,2

4498,0

+36,4
Стоимость товарной продукции

(в ценах реализации), тыс. руб.

3297,1

4152,2

4498,0

+36,4

Среднегодовая стоимость основных производственных средств, тыс. руб.

271,6

385,7

356,7

+31,3

Площадь предприятия, м2

1109

1109

1109

—

Среднегодовая численность работников, чел.

49

56

56

+14,3

Фондоотдача, руб./руб.

12,14

10,77

12,61

+1,7

Фондоемкость, руб./чел.

5,54

6,89

6,37

+15,0

Виды продукции, тыс. руб.

Годы

В среднем за 3 года

Порядковый номер вида продукции

2007

2008

2009

тыс. руб.

в % к итогу

Хлебобулочные изделия

2862,2

3516,9

3924,7

2978,3

85,6

1

Кондитерские изделия длительного хранения

194,7

228,4

233,9

254,1

7,3

2

Кондитерские изделия (торты, пирожные с кремом)

240,2

406,9

339,4

246,2

7,1

3

Итого

3297,1

4152,2

4498,0

3478,6

100

—

Показатели

Темп роста, раз

2008/2007

2009/2008

1. Выручка

1,26

1,083

2. Валовая прибыль

1,289

1,02

3.Прибыль от продаж

1,10

1,053

4.Чистая прибыль

0,829

1,266
Наименование

финансового коэффициента

Значение коэффициента

2007

2008

2009

1. Коэффициент автономии

0,35

0,22

0,14

2. Коэффициент отношения заемных и собственных средств (финансовый рычаг)

2,14

7,28

12,17

3. Коэффициент отношения собственных и заемных средств

0,44

0,31

0,15

4. Коэффициент маневренности

0,47

1,00

1,00

Коэффициент абсолютной ликвидности (Кл = 0,7-1,0)

0,56

0,37

0,34

Коэффициент промежуточной (быстрой) ликвидности (Кпл = 1,2-1,5)

1,42

1,11

0,96

Коэффициент текущей ликвидности (Ктл ? 2)

2,16

1,61

1,55

Финансовая устойчивость предприятия

Абсолютная финансовая устойчивость

Кризисно неустойчивое состояние предприятия

Кризисно неустойчивое состояние предприятия
Наименование

налогов

Ставка%

Объект

налогообложения

Период

начисления, дн.

Налог на прибыль

20,0

Прибыль до налогообложения — (строка 140 «Отчета о прибылях и убытках»)

90

Налог на добавленную стоимость

 10,0

18,0

Выручка от продажи товаров, работ, услуг реализации — (строка 010 «Отчета о прибылях и убытках»)

90

Страховые взносы во внебюджетные фонды

26,0

Заработная плата основных работников — ниже 280 тыс. рублей в год.

90

1) Пенсионный фонд Российской Федерации — 26%;

2) Фонд социального страхования Российской Федерации — 2,9%;

3) Федеральный фонд обязательного медицинского страхования — 2,1%;

4) территориальные фонды обязательного медицинского страхования — 3%.

Все поступающее сырье, вспомогательные, тароупаковочные материалы и выпускаемая продукция должны отвечать требованиям действующих стандартов, технических условий, медико-биологических требований, иметь гигиенические сертификаты или качественные удостоверения.

1. Разработать единую концепцию упаковки, т.е. чтобы она была в едином стиле, но в тоже время разная.

2. Необходимо печатать фирменный знак предприятия на упаковке более крупно. Это поможет покупателю быстрее найти продукцию предприятия среди других изделий, сделает продукцию более узнаваемой.

2.2 Оценка состояния системы документационного обеспечения управления персоналом

В документационном обмене ООО «Лолита» в соответствии с организационной структурой задействовано 4 подразделения. Согласно своим функциям, каждый отдел разрабатывает соответствующие документы, которые передает в другие отделы, а также внешним организациям и предприятиям.

В ООО «Лолита» отсутствует специальное подразделение, занимающееся документационным обеспечением управления. Из работающих в настоящее время в организации 56 человек — только один секретарь и менеджер по персоналу, которые выполняют функции, связанные с документационным обеспечением, оба имеют незаконченное высшее образование и формально подчиняются директору.

Офис-менеджер ведет общее документационное обслуживание предприятия, то есть выполняет функцию канцелярии: осуществляет регистрацию всех документов, что в итоге дает централизованную регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов. Также офис-менеджер контролирует сроки исполнения документов и снятие с контроля, организует работу по формированию и хранению дел, ведение номенклатуры дел, как в бумажном виде, так и в электронном. В своей работе, он пользуется только программным обеспечением Office 2007 и сканером, что упрощает его работу, но не помогает достаточно рационально использовать свой труд.

В его обязанности входит:

— бездокументное обслуживание всего предприятия (участие в подготовке мероприятий руководства и других сотрудников предприятия, обеспечение телефонных переговоров сотрудников);

— подготовка факсов и их отправка;

— прием факсов;

— регистрация входящей и исходящей корреспонденции;

— отправка исходящей корреспонденции;

— распечатка и размножение материалов, создаваемых на предприятии;

— организация приема посетителей.

Менеджер по персоналу занимается оформлением документов кадровому делопроизводству.

Сотрудники фирмы часто сами занимаются оформлением документов, что приводит к потере их профессионального времени, а также к нарушениям в оформлении самой документации. То есть специальные знания секретаря и менеджера по персоналу в области составления и оформления документов используются очень мало, что отрицательно влияет на состояние системы документационного обеспечения управления.

В ООО «Лолита» ведется регистрация входящей корреспонденции, а также входящих и исходящих факсов, а также учет и контроль исполнения документов.

Маршруты работы с входящими и исходящими документопотоками в ООО «Лолита» представлены в таблице 8.

Таблица 8 Маршруты работы с входящими и исходящими документопотоками

Электронная работа с входящей документацией

Электронная работа с исходящей документацией

1. Получение документа

1. Создание проекта документа

2. Экспедиционная обработка

2. Проверка секретарем или менеджером по персоналу

3. Рассмотрение документа

4. Регистрация

3. Согласование (визирование при необходимости)

5. Передача адресату (конкретное подразделение)

6. Рассмотрение руководителем подразделения

4. Подписание руководителем документа

7. Назначение и передача исполнителю

5. Регистрация документа

8. Исполнение документа

9. Контроль за исполнением

6. Направление документа в дело

10. Направление документа в дело

После ввода электронного образа документа путем сканирования в документную систему бумажный подлинник остается на оперативном хранении (в текущем архиве) в подразделении, к которому прикреплен данный документ, и помещается в дело согласно номенклатуре дел.

В соответствии с установленными категориями документов, электронные образы которых вводятся в систему документооборота ООО «Лолита», дальнейшая работа ведется с электронными файлами этих документов. В базу данных вносится информация о прохождении и исполнении документов.

Модель внешнего документооборота ООО «Лолита» представлена на рисунке 10.

Обмен документацией

Рис. 10. Модель внешнего документооборота ООО «Лолита»

После получения документа секретарь производит экспедиционную обработку, рассматривает документ на предмет адресата, регистрирует в системе. Регистрация нового документа производится на основе существующего с заполнением регистрационной учетной карточки на бумажном носителе.

Немного иначе состоит процесс работы с исходящей документацией. Первым этапом можно считать инициирование проекта исходящего документа, который осуществляется путем выдачи задания исполнительным директором, руководителем подразделения или вызвано необходимостью в ответе на полученный документ самим адресатом. Далее производится согласование проекта документа с заинтересованными подразделениями внутри организации. Все необходимые замечания по данной разработке прикрепляются к отдельному файлу, отправляются вместе с копией электронного файла проекта документа на подпись. Зарегистрированный документ, в зависимости от адресата, распечатывается и передается в бумажном виде посредством различных средств коммуникации (почта, электронная почта, факс).

Схематически работу с исходящей и входящей документацией на примере письма в ООО «Лолита» можно изобразить, как представлено на рисунке 11.

Рис. 11. Маршрут движения письма

Работа с внутренней документацией в ООО «Лолита» состоит из следующих этапов:

1. Получение указания на разработку

2. Подготовка проекта документа

3. Согласование (визирование)

4. Передача адресату

5. Отметка о доставке

6. Выдача (оформление) резолюций

7. Постановка на контроль

8. Отчет об исполнении

9. Помещение документа в дело, текущее и архивное хранение

Исследование движения внутренней документации в ООО «Лолита» показало, что важный этап «Регистрация в подразделении» в схеме движения документов отсутствует, что приводит к потере документов на бумажных носителях и увеличивает срок прохождения документов по маршруту.

Работа с внутренней документацией производится в ООО «Лолита» как в электронном виде и с электронными файлами документов, так и на бумажных носителях, и начинается с момента получения указания на разработку документа или в случае возникновения необходимости в ответе на полученную корреспонденцию.

В ООО «Лолита» составление и оформление документации производится децентрализовано. Для изготовления документов используется IBM-совместимые персональные компьютеры, лазерные и струйные принтеры Hewlett-Packard LaserJet и DeskJet, настольные сканеры Hewlett-Packard ScanJet.

Для написания писем используется бланк для писем, который составлен с нарушением ГОСТа 6.30.97 УСД.

Можно отметить неправильное расположение реквизитов на бланке, наличие лишней информации (о профиле деятельности), а также отсутствие таких реквизитов как «Номер счета в банке», «Дата документа», «Регистрационный номер документа», «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», «Код формы документа», «Код организации».

Документооборот представлен в таблице 9.

Таблица 9 Документооборот ООО «Лолита» по данным 2009 года

Документы

Количество документов

Всего

Подлинники

Тираж

Поступающие

272

272

544

Отправляемые

196

432

328

Внутренние

434

1302

1736

Итого

902

2006

2608

Таким образом, объем документооборота в ООО «Лолита» по данным 2009 года составляет 2608 документов, из них 34,6% приходится на подлинники и 65,4% на копии документов.

Структура подлинных документов представлена на рисунке 12.

Рис. 12. Структура документооборота ООО «Лолита»

Наибольшая доля в документообороте предприятия приходится на внутренние документы (48,12%), только 21,73% документов — исходящих.

Объем документооборота незначительный. Динамика документооборота за 2007-2009 годы представлена на рисунке 13.

Рис. 13. Динамика документооборота за 2007-2009 годы

Данные рисунка 12 показывают, что наблюдается тенденция роста документооборота ООО «Лолита».

Объем документооборота в 2008 году по сравнению с 2007 вырос на 8,9%, а в 2009 году по сравнению с 2008 годом — всего 5,0%.

Анализ документооборота кадровых документов выявил, что в ООО «Лолита» используются следующие документы:

1. Приказы по личному составу (внутренние).

2. Документы к приказам по личному составу — трудовые книжки, заявления (входящие).

3. Приказы о командировании, направлении на стажировку (внутренние и исходящие).

4. Справки о работе и заработной плате сотрудников (исходящие)

5. Справки вызовы из учебных заведений (входящие)

6. Медицинские заключения, санитарные книжки (входящие)

В структуре документооборота кадровых документов наибольшая доля приходится среди входящих — медицинские заключения (санитарные книжки), среди исходящих — на справки о работе и заработной плате (рисунок 14).

Исходящие документы

Входящие исходящие

Рис. 14. Структура документооборота кадровых документов

В структуре исходящих документов 85,1% приходится на справки о работе и заработной плате; а в структуре входящих документов наибольшая доля документов (87,8%) приходится на медицинские заключения (санитарные книжки). Данное распределение входящих документов понятно, основные работники ООО «Лолита» ежеквартально должны проходить медицинские осмотры, так как занимаются производством пищевых продуктов.

2.3 Актуальные проблемы системы документационного обеспечения управления персоналом

Исследование системы документационного обеспечения управления персоналом ООО «Лолита» выявило ряд существенных проблем, которые требуют системного решения.

Серьезным нарушением в системе документационного обеспечения управления персоналом является отсутствие каких-либо нормативно-методических материалов, регламентирующих работу с документами:

— нет инструкции по делопроизводству, должностных инструкций ряда сотрудников;

— не используются общегосударственные нормативы по оформлению документов и ведению делопроизводства: ГОСТы, ГСДОУ»Основные правила работы ведомственных архивов» и «Перечень документов со сроками хранения»;

— документы хранятся децентрализовано, что затрудняет учет, контроль исполнения, обеспечение сохранности, а также справочно-поисковую работу по документам.

Общие бланки для составления организационно-распорядительной документации не используются. Кроме того, на предприятии не применяется бланк формата А5, что является нерациональным подходом к оформлению документов, так как часто письмозанимает не более половины листа формата А4.

Анализируя методы составления писем сотрудниками ООО «Лолита», можно отметить, что, как правило, существующий бланк для писем используется только в бухгалтерии, а сотрудники предприятия при написании писем руководствуются своими представлениями о составлении и оформлении документации.

На многих документах нет реквизитов «Код формы документа», «Код организации». Неправильно оформлен реквизит «Адресат». Поля письма не соблюдены. Нет отметки об исполнителе документа и направлении документа в дело

Другие документы, регламентирующие внутреннюю деятельность организации не составляются.

Приказы составляются с нарушением ГОСТа. В них отсутствуют реквизиты: «Наименование вида документа», «Дата документа», «Справочные данные об организации», «Место составления или издания документа», «Код фирмы», «Заголовок к тексту», «Отметка о контроле», «Визы согласования документа», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Кроме того, неверно составляется текст приказа: нет разделения текста на констатирующую и распорядительную части. Для оформления приказа не используется общий бланк

Из проведенного анализа следует, что:

— документы в ООО «Лолита» составляются и оформляются с нарушением требований ГОСТ

— необходимо издать внутренние нормативные документы, на базе которых секретарь и менеджер по персоналу может осуществлять свою работу;

— следует организовать централизованное оформление документов секретарем, знающим требования делопроизводства.

В ООО «Лолита» нет документально оформленного ответственного за получение и учеткорреспонденции, поэтому как приходящие по почте документы, так и факсы забирают иногда сами сотрудники. Это нередко приводит к утере корреспонденции или ее несвоевременному получению сотрудниками. Кроме этого полностью отсутствует регистрация входящей и исходящей корреспонденции, в том числе входящих и исходящих факсов.

Регистрация других видов организационно-распорядительных документов не осуществляется. Перечень документов, подлежащих регистрации, отсутствует.

Из вышесказанного следует, что в ООО «Лолита» не соблюдаются требования ГСДОУ что является нарушением в ведении делопроизводства на предприятии. Кроме того, не ведется работа по контролю за сроками исполнения документов, так как сроки исполнения руководством не устанавливаются. Документы поступают к сотрудникам, минуя руководство, и исполнение документов проводится сотрудниками в зависимости от их собственных решений.

Даже для тех документов, которые проходят через руководство предприятия и передаются на исполнение, сроки исполнения документов не устанавливаются, отметки о передаче на исполнение не ставятся, поручения руководства носят устный характер.

В ООО «Лолита» не разработан перечень документов, подлежащих постановке на контроль с указанием типовых сроков исполнения. Контрольные карточки не заводятся. Предупредительный контроль не ведется. В связи с отсутствием контрольных сроков не ведется проверка хода исполнения документов, исполнители не получают предварительных предупреждений о приближении сроков исполнения, сводки о неисполненных в срок документах не составляется.

Руководство предприятия не занимается отслеживанием состояния исполнительской дисциплины на предприятии. Вследствие этого бывают случаи утери документов, несвоевременного и некачественного их исполнения. Передача документов исполнителю часто никак не оформляется.

Отсюда следует, что необходимо разработать систему регистрации входящих и исходящих документов, разработать перечень документов, подлежащих обязательной постановке на контроль, ввести обязательное установление сроков исполнения документов и назначать конкретных исполнителей. Кроме того, необходимо организовать обязательное прохождение документации через секретаря для осуществления регистрации и ведения контрольной картотеки с указанием сроков исполнения документов.

Хранение документов в ООО «Лолита» осуществляется децентрализованно. Сотрудники предприятия документы на хранение не сдают, а хранят их на рабочих местах. Документы в дела или не формируются вообще или формируются с нарушением требований «Основных правил работы ведомственных архивов», а именно: документы в дела формируются произвольно; часто в одном деле находятся документы с разными сроками хранения; необходимые реквизиты оформления дел отсутствуют.

На предприятии не используют типовой перечень документов со сроками хранения. Номенклатура дел не составлена.

Таким образом, на предприятии полностью отсутствует организация архивного хранения документов.

Необходимо разработать номенклатуру дел, начать формировать документы в дела и организовать архив предприятия.

Поэтому для упорядочивания работы секретаря и менеджера по персоналу необходимо организовать их работу в соответствии с правилами работы служб ДОУ

При этом нужно разработать комплекс нормативных и организационных документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность и организацию работы секретариата и менеджера по персоналу.

3.1 Программа и план совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом

Исследование системы документационного обеспечения управления персоналом ООО «Лолита» выявило, что для совершенствования системы ДОУ необходимо разработать комплекс нормативных и организационных документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность и организацию работы секретариата и менеджера по персоналу.

В этот комплекс должны входить следующие документы:

— положение о функциональной службе ДОУ

— должностные инструкции секретаря и инструкция менеджера по персоналу по ведению дело производства.

Современный офис уже невозможно представить без компьютерной техники. Но в области работы с документами до сих пор во многих организациях специалисты, на которых возложено ведение делопроизводства, используют компьютер как пишущую машинку с памятью набора и распечатки текстов.

В то же время компьютерные технологии позволяют автоматизировать весь цикл работы с документами: от создания и редактирования документов, их регистрации, контроля исполнения, информационно-справочной работы, ведения адресных книг и других баз данных, организации движения документов внутри компании, учреждения, фирмы (визирование, согласование документов), прием-передача документов до организации полнотекстового электронного архива. Наиболее распространенным подходом к решению данной задачи для мелких и средних предприятий является совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий (ИТ). Подобная стратегия, ориентированная на существующую структуру предприятия достаточно проста в реализации.

Она может быть реализована как на отдельном компьютере, так и в рамках локальной сети. Причем многие современные компьютерные системы и технологии многофункциональны и ориентированы на выполнение ряда делопроизводственных функций.

Поэтому автором проекта предлагается программа и план для совершенствования системы документационного обеспечения ООО «Лолита», представленный в таблице 10.

Таблица 10 План-график мероприятий по совершенствованию системы ДОУ

Мероприятия

Ответственный

Сроки выполнения

1. Разработка должностных инструкций секретаря и инструкция менеджера по персоналу по ведению делопроизводства

Менеджер по персоналу, юрист

11.2010

2. Разработка Положения о функциональной службе ДОУ

Менеджер по персоналу, юрист

11.2010

3.Создание инструкции по делопроизводству

11.2010

11.2010

4. Внедрение системы электронного документооборота

Директор

08.2010-12.2010

1. Должностная инструкция — это документ определяющий правовое положение работников фирмы. В ней устанавливаются задачи и функции работников, их права, обязанности и ответственность.

Должностная инструкция секретаря оформляется на общем бланке с угловым расположением реквизитов, подписывается работником, составившим эту инструкцию, и утверждается директором фирмы. Должностная инструкция составляется в соответствии с унифицированной формой должностной инструкции, закрепленной в УСОРД

2. Положение о функциональной службе — это документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности службы и определяющий ее роль и место в системе управления организации.

Положение должно разрабатываться руководителем функциональной службы, им подписывается, согласовываться с юрисконсультом (если он есть на предприятии) и утверждаться руководителем предприятия. Основанием для внесения изменений в положение является приказ директора ООО «Лолита».

Положение должно быть разработано в соответствии с требованиями УСОРДОно составляется на общем бланке с угловым расположением реквизитов.

3. Для регламентации ведения дело производства, составления и оформления документов в ООО «Лолита» необходимо создание инструкции по делопроизводству.

Инструкция должна состоять из следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Правила составления и оформления документов.

3. Составление и оформление основных видов документов.

4. Организация документооборота.

4.1. Порядок движения и обработки входящих документов.

4.2. Порядок движения и обработки исходящих документов.

4.3. Порядок движения и обработки внутренних документов.

5. Регистрация документов.

6. Контроль исполнения документов.

7. Систематизация документов.

7.1. Разработка номенклатуры дел.

7.2. Формирование дел

8. Подготовка документов к архивному хранению.

8.1. Экспертиза ценности документов.

8.2. Описание документов постоянного и временного (свыше десяти лет) сроков хранения.

8.3. Обеспечение сохранности дел.

8.4. Передача дел в архив

Кроме того, инструкция должна иметь ряд приложений:

— примерный перечень документов, не подлежащих регистрации;

— перечень документов, на которых ставится печать;

— перечень документов, подлежащих утверждению;

— перечень документов, подлежащих согласованию;

— форма регистрационно-контрольной карточки;

— перечень документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков хранения;

— контрольные формы;

— форма номенклатуры дел;

— акт о выделении к уничтожению документов, с истекшими сроками хранения;

— внутренняя опись документов дела;

— опись дел, передаваемых на архивное хранение.

Таким образом, содержание данной инструкции должно охватывать весь делопроизводственный процесс в ООО «Лолита». Любой сотрудник при работе с документами сможет руководствоваться конкретными и четкими требованиями и рекомендациями по осуществлению каждой делопроизводственной операции.

Инструкция по ведению делопроизводства должна быть оформлена на общем бланке ООО «Лолита», подписана секретарем-референтом и утверждена приказом директора.

Комплекс организационно-нормативных документов, подготовленный по представленной методике, будет способствовать более рациональному распределению функций и должностных обязанностей между сотрудниками, повышению производительности труда, снижению трудозатрат и более четкому и эффективному функционированию данного структурного подразделения.

4. Наиболее разнообразны и многофункциональны информационные технологии, предназначенные для хранения информации, организации к ней доступа и выполнения справочно-информационной работы. Наиболее простая технология, не требующая специального программного обеспечения, базируется на возможностях, предоставляемых системой Windows. Она позволяет создать систему папок для хранения документов в соответствии с номенклатурой дел организации, организовать доступ к документам.

Хранение документов в памяти компьютера предполагает электронную форму представления документа. Основной технологией перевода бумажных документов в электронную форму является сканирование. Сканирование — это технологический процесс, в результате которого создается графический образ бумажного документа. Для преобразования графического образа бумажного документа в текстовый документ используют технологию распознавания образов. Наиболее широко известна и распространена программа Fine Reader [www.abbyy.ru], способная обеспечить высокое качество распознавания и удобство применения.

Для организации хранения большого объема информации, доступа к ней и выполнения справочно-информационной работы используется технология баз данных. Также технология баз данных позволяет автоматизировать выполнение различных делопроизводственных функций: регистрацию документов и контроль их исполнения, осуществление справочной работы по документам организации, составление описей документов длительного срока хранения перед сдачей в архив, получение по истечении делопроизводственного года выборки в виде акта о выделении документов, сроки которых истекли, к уничтожению и другие. Наряду с этим, базы данных позволяют получить справку по законодательной базе, по системе нормативно-методических документов, определяющих порядок решения рассматриваемого вопроса. Самое большое распространение для организации баз данных получила система Access пакета Ms Office. Это объясняется ее простотой в освоении, удобством в эксплуатации, большим спектром функциональных обязанностей.

Делая вывод из вышесказанного, можно выделить два подхода к совершенствованию документационного обеспечения управленческой деятельности ООО «Лолита»:

1) через регламентацию документационного обеспечения;

2) на основе использования современных информационных технологий.

Кроме того предлагается наделить секретаря дополнительным правом самостоятельно распределять входящую корреспонденцию.

3.2 Экономическое и правовое обоснование совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом

В последнее время выбор корпоративных информационных систем весьма широк, на этом рынке представлены как импортные, так и отечественные разработки.

К выбору системы электронной документации (СЭД) следует подходить исходя из потребностей организации. Для начала нужно определится со следующим набором критериев для классификации:

— на каких технических платформах работает система и как это согласуется с политикой предприятия в этой области;

— какие объемы хранимой информации ориентирована система, согласуются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в организации;

— какова организация распределения, хранения и обмена документами между офисом и производством эффективность сетевого взаимодействия;

— определиться с финансовыми затратами.

При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить в набор корпоративной информационной системы. Поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор и руководствоваться законом о защите информации.

Что же касается эффективности, то в качестве наилучшей ее меры выступает повышение производительности труда в результате внедрения системы. Важно отметить, что эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и опять же ее широких функциональных возможностей.

Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования), что актуально для ООО «Лолита». Очевидно, что полнофункциональная система должна не только уметь организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое.

Исходя из этого, система должна как минимум обеспечивать:

1.Единую регистрацию всей поступающей корреспонденции с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

2. Единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;

3. Регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

4. Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

5. Контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;

6. Поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;

7. Формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты.

Также система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений и производства, участвующих в процессах делопроизводственной деятельности.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота (например, система «Дело» или «Босс-референт») также позволит:

1. Централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса — вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять «узкие места» в документообороте и работе персонала;

2. При переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа — достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска.

Согласно результатам исследований, полученных российскими и западными консалтинговыми компаниями при оценке эффективности перехода от работы с бумажными к работе с электронными документами, эффективность работы только возрастает. Например, по мнению компании DELPHI — разработчика компьютерных программ, около 15% всех бумажных документов безвозвратно теряется, и сотрудники тратят до 30% своего рабочего времени в попытках найти их;

3. Повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты. В порядке подтверждения можно привести результаты исследования западных консалтинговых компаний:

— по оценке Nortan Nolan Institute при переходе к работе с электронными документами рост производительности труда сотрудников составляет 25-50%, уменьшается время обработки одного документа более чем на 75%, а уменьшение расходов на оплату площадей для хранения документов составляет до 80%.

Итак, внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и производственной информацией.

В конечном счете, при внедрении системы электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.

3.3 Прогноз организационно-управленческой результативности совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом

Известно, что оценка эффективности проекта внедрения системы электронного делопроизводства может быть выражена через отношение результата проекта к его затратам. Предлагаемая модель прогноза организационно-управленческой результативности совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом основана на Методических рекомендациях по оценке эффективности инвестиционных проектов [1.2.7] и построена в последовательности этапов инвестиционного цикла от замысла до его практической реализации.

Возрастающий объем документооборота, в случае отказа от внедрения системы электронного ДОУ, в итоге приведет руководство ООО «Лолита» к решению о приеме второго секретаря.

После внедрения ИС ДОУ в ООО «Лолита» за счет автоматизации системы документационного обеспечения удается снизить потребность в количестве сотрудников, и тем самым сэкономить на фонде оплаты труда.

Планируется, что проект будет реализован с помощью команды из двух сотрудников: менеджера по управлению персоналом и специалиста по разработке программного продукта — программиста.

При этом план затрат проекта будет складываться из затрат на заработную плату, затрат на материалы, затрат на оплату аренды помещения, затрат на оплату электроэнергии, затрат на косвенные расходы.

Экономия (Э) проекта, формируется в процессе его реализации.

Экономия денежных, материальных или людских ресурсов возникает за счет автоматизации процесса обработки потока входящих, исходящих и внутренних документов, связанных с управлением персоналом.

После внедрения программного продукта в деятельность руководителя, секретаря и менеджера по управлению персоналом, ожидается рост производительности труда сотрудников, уменьшается время обработки документов, уменьшаются расходы на оплату площадей для хранения документов. Кроме того, в дальнейшем, ожидается снижение потребности в дополнительных сотрудниках, т.е. происходит экономия фонда оплаты труда.

Эта экономия может так же рассматриваться как источник возврата инвестиционных затрат.

Ожидаемая экономия (Э) от проекта по совершенствованию системы документационного обеспечения управления персоналом:

Э = Бпл — Бф,(1)

где Э — размер экономии;

Бпл — плановый бюджет расходов на систему ДОУ;

Бф — фактический бюджет расходов на систему ДОУ.

Бюджет расходов на систему ДОУ в ООО «Лолита» включает — расходы по зарплате, затраты на создание второго рабочего места секретаря и расходы по хранению документов.

1) Без внедрения ИС электронного документооборота для обработки данных в 2011 году может потребоваться труд трех человек с заработной платой по 15 тыс. руб. в месяц (2 секретаря) и 18 тыс. руб. — менеджер по управлению персоналом.

Расходы по зарплате исполнителей Ззп определяются по формуле расчета фонда заработной платы:

Фзп = Зосн*(1+Кдоп)*(1+Кс.ф.), (2)

где Зосн — основная заработная плата работников;

Кдоп, Кс.ф.— коэффициенты, учитывающие дополнительную заработную плату и отчисления в социальные внебюджетные фонды.

Значения Кдоп, Кс.ф. можно принимать в размере Кдоп = 0,08 ч 0,1; Ксф.= 0,34.

Тогда, расходы на заработную плату 3-х исполнителей за время эксплуатационного периода (12 месяцев) рассчитаем по формуле (2):

ФЗП = 48,00 * 1,1 * 1,34 * 12 = 849,024 тыс. руб.

2) Затраты на создание второго рабочего места секретаря составят:

— компьютерная техника — 60,0 тыс. руб. (компьютер, монитор, принтер, сканер, телефон, программное обеспечение, осветительные приборы);

— офисная мебель — 30 тыс. руб. (стол офисный с приставкой, стул, шкаф для хранения документов);

— затраты на электроэнергию:

Затраты на энергоносители Зэн определяются по формуле:

Зэн = Р * tдн * Тразр. * Wэ (3)

где Р — суммарная мощность потребителей электричества, кВт;

tдн — продолжительность работы электроприемников в течение дня, час;

Тразр. — продолжительность работы в рабочих днях;

Wэ— тариф на электроэнергию, руб./кВтч. В настоящее время для коммерческих организаций: Wэ=4,00 руб./кВт,

Тогда затраты на энергоносители равны:

Зэн = 1,5 * 8 * 250 * 4,6 = 13,80 тыс. руб.

4) расчет расходов на материалы представлен в таблице 11.

Таблица 11 Расчет затрат на материалы

Наименование затрат на материалы

Кол-во

Сумма, руб.

1. Бумага, пач.

24

3000,0

2. Канцелярские товары, компл.

4

400,0

3. Расходные материалы (картриджи), шт.

6

7200

Всего

—

10600

Таким образом, плановые расходы на создание и содержание второго рабочего места секретаря составят:90,0 + 13,8 + 10,6 = 114,40 тыс. руб.

3) Расходы на хранение архива:

— площадь архива — 15м2

— стоимость аренды 1 м2 — 300 руб./ м2, включая НДС.

Расходы на хранение архива планируются на 2011 год в размере: 15*300 * 12 = 54 000 руб.

Расчет затрат на отопление архива осуществляется по следующей формуле:

Зот = Sпл * (T.кален./365) * Wтепл , (4)

где W тепл — тариф на тепловую энергию, руб./кв.м. в мес.

W тепл = 46,2 руб./кв.м. в мес.

Тогда затраты отопление будут равны:

Зот = 15 * 200/365 *46,2*12 = 4,5 тыс. руб.

Таким образом, расходы на хранение архива планируются на 2011 год в размере: 54,0 + 4,5 = 59,5 тыс. руб.

Планируемый бюджет расходов на систему ДОУ в 2011 с учетом второго секретаря и расходов на содержание бумажного архива представлен в таблице 12.

Таблица 12 Планируемый бюджет расходов на систему ДОУ в 2011

Наименование статьи расходов

Сумма затрат, тыс. руб.

1. Расходы по зарплате исполнителей, в т. ч.:

849,024

1.1 Основная заработная плата

576,0

1.2 Дополнительная заработная плата

57,6

1.3 Отчисления в социальные внебюджетные фонды

215,424

2. Материальные затраты

10,6

3. Арендная плата за помещение

54,0

4. Затраты на освещение и отопление

18,3

5. Общая сумма расходов

931,924

Фактический бюджет расходов на систему ДОУ в 2011 году при внедрении электронной системы документационного обеспечения может составить:

1) инвестиционные затраты на внедрение электронного документооборота;

2) расходы на содержание секретаря и менеджера по персоналу на уровне 2010 года с учетом ставок 2011 года во внебюджетные фонды.

Затраты на внедрение системы электронного документооборота представлены в таблице 13.

Таблица 13 Затраты на внедрение электронного документооборота

Наименование затрат

Сумма, тыс. руб.

1. Программное обеспечение

58,0

2. Аппаратное обеспечение внутренней локальной сети

(локальный сервер)

12,0

3. Перевод документов на бумажных носителях в электронный вариант

15,0

4. Программа Fine Reader

10,5

5. Материальные затраты (электронные накопители)

0,5

Всего затрат

96,0

После внедрения ИС электронного документооборота в 2011 году может потребоваться труд только двух человек с заработной платой 15 тыс. руб. в месяц (секретаря) и 18 тыс. руб. — менеджера по управлению персоналом.

ФЗП = 33,00 * 1,1 * 1,34 * 12 = 583,704 тыс. руб.

Таким образом, ожидаемые затраты после внедрения системы электронного документооборота могут составить: 96,0 + 583,704 = 679,704 тыс. руб. Ожидаемая экономия (Э) от проекта по совершенствованию системы документационного обеспечения управления персоналом составит:

Э = Бпл — Бф = 931,924 — 679,704 = 252,22 тыс. руб.

Итак, в ходе исследования и анализа процесса организации и технологии документационного обеспечения управления, ООО «Лолита» были выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию документационного обеспечения управления.

Компьютерная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в организации, выполнение справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу менеджера по управлению персоналом и секретаря на качественно иной уровень и будет способствовать повышению оперативности деятельности ООО «Лолита» в целом.

Серьезным нарушением в системе документационного обеспечения управления персоналом является отсутствие каких-либо нормативно-методических материалов, регламентирующих работу с документами, а именно:

1) нет инструкции по делопроизводству, должностных инструкций ряда сотрудников;

3) документы хранятся децентрализовано, что затрудняет учет, контроль исполнения, обеспечение сохранности, а также справочно-поисковую работу по документам.

1. Источники

1.1. Неопубликованные

2. Литература

2.2. Бармаков Б.П., Документооборот на предприятии // Босс. — 2009.- № 8.

2.7. Бобылева, М.В. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. — М.: Изд. МЭИ, — 2004.

2.10. Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. -СПб.: Питер, 2004. -219 с.: ил.

2.11. Документация в информационном обществе: законодательство и стандарты. Доклады и сообщения на XII Международной научно-практической конференции 22-23 ноября 2005 г. / Росархив. ВНИИДАД. — М., 2006.

2.18. Ларин, М.В. Управление документацией в организациях. М. — Научная книга. — 2002.

2.23. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: ИНФРА-М, 2002. 592

3.Электронные информационнные ресурсы