Содержание
5 тема.С помощью текстового редактора MSWord2000 создайте текстовый документ, в котором опишите виды средств по уходу за кожей детей: назначение, состав, основные характеристики, показания к применению. Составьте с помощью табличного процессора MSExcel2000 таблицу, содержащую сведения о процентном содержании в продукции натуральных компонентов, наличии в составе экстрактов лекарственных растений, возможности применения с момента рождения и т.д. Составьте базу данных с помощью СУБД MSAccess2000, содержащую информацию об основных производителях, стоимости и объемах продаж этих средств. Подготовьте презентацию с помощью пакета MSPowerPoint2000 на тему: «Средства по уходу за кожей: новая детская косметическая линия».
Выдержка из текста работы
Документы являются информационной основой деятельности организации, поскольку именно в них сосредоточено более 80% ее информационных ресурсов. Кроме того, документооборот является, по существу, упорядоченным обменом этой информацией между работниками и подразделениями. Таким образом, повышение эффективности работы с документами в организации непосредственно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение обслуживания граждан государственным либо муниципальным учреждением или повышение конкурентоспособности коммерческого предприятия
Делопроизводство как система правил и технологий работы с документами охватывает процессы подготовки документов (документирование) и организацию работы с документами (хранение, использование, движение) вплоть до их уничтожения или передачи на архивное хранение.
Важнейшим технологическим процессом работы с документами в организации является документооборот — движение документов с момента их создания или получения и до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Под документооборотом понимаются следующие процессы: регистрация документов, организация и контроль их рассмотрения и исполнения.
До недавнего времени содержательная работа с документами была в значительной степени отделена от делопроизводства как технологической деятельности по изготовлению, учету, перемещению, контролю и поиску документов. Делопроизводством занимался специально выделенный персонал секретариатов и канцелярий. В результате системы автоматизации делопроизводства, как правило, рассматривались именно как системы автоматизации деятельности этого технологического персонала.
Однако в последнее десятилетие офисная автоматизация привела к революционным изменениям в области работы с документами. Теперь вместо секретарей-машинисток документы изготавливают сами их авторы — с помощью персональных компьютеров, а нескольких нажатий клавиш компьютера достаточно для пересылки созданного документа по компьютерной сети — в соседнюю комнату или на другой континент. Таким образом, лица, принимающие решения, стали непосредственными участниками технологий делопроизводства и документооборота, начиная с момента создания документа и вплоть до контроля его исполнения и работы с документальным архивом. В этой связи требует пересмотра сложившийся стереотип отношения к системам документационного управления как к средству повышения эффективности труда делопроизводственного персонала. Теперь система электронного документооборота — ключевой инструмент непосредственной деятельности лиц, принимающих решения, — руководителей.
Традиционные функции, составляющие содержание российского делопроизводства и бумажного документооборота, известны. Они включают прием и отправку документов, их регистрацию, рассмотрение и оформление решений, доведение их до исполнителей, контроль движения и исполнения документов, их уничтожение или передачу в архив.
Автоматизация традиционного делопроизводства позволила решить целый ряд важнейших проблем контроля за документационной деятельностью предприятия и его подразделений. Однако сегодня для создания современной системы автоматизации работы с документами совершенно недостаточно просто перенести отработанные стереотипы канцелярско-бумажного делопроизводства в систему электронного документооборота. На первый план выдвигаются уже не технические учетно-контрольные функции, а целый ряд проблем работы с собственно электронными документами.
Огромный управленческий эффект в самой ближайшей перспективе сулит переход от электронного документооборота в отдельных локальных офисных сетях к единой системе документооборота территориально распределенной системы организаций, которую можно с точки зрения документооборота рассматривать как один единый виртуальный офис. Огромные преимущества этой схемы: однократная регистрация любого документа, возможность адресации документов непосредственно конкретным исполнителям независимо от их территориального расположения и должностной иерархии; «прозрачность» прохождения и исполнения документов во всей территориально-распределенной системе управления.
Важно заметить, что в условиях активного перехода к электронному документообороту бумажный документооборот продолжает и в обозримом будущем будет продолжать оставаться значимой составляющей документооборота. Следовательно, в этих условиях всегда будет возникать проблема одновременного управления бумажным и электронным документооборотом.
В общем случае один и тот же документ может в течение всего своего жизненного цикла существовать в электронном и бумажном виде, причем иногда одновременно могут существовать бумажные и электронные экземпляры одного и того же документа. Таким образом, разделение контроля за бумажными и электронными документами вносит путаницу и в конечном счете приводит к потери контроля за документооборотом предприятия в целом. Главная задача здесь — естественным образом, в рамках единой системы, обеспечить контроль за всеми «ипостасями» документа.
Эффект от использования систем электронного документооборота включает: прямой экономический эффект (экономия трудовых и материальных затрат на работу с документами); эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшения зависимости от индивидуального технологического опыта персонала; сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства; полный контроль за документами, их движением и исполнительской дисциплиной……
Список литературы
1. Баласанян В. Концепция автоматизации отечественного документооборота // Открытые системы – 1997. №1
2. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах. Издательство «Феникс», Ростов-на-Дону. 2004.
3. Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство. Издательство «Феникс», Ростов-на-Дону. 2004.
4. Бобылева М.П. «Эффективный документооборот: от традиционного к электронному». Издательство МЭИ, М. 2004.
5. Ватолина М.В. Организация работы с документами. Издательство «Феникс», Ростов-на-Дону. 2004.
6. Гавердовский А. Концепция построения систем автоматизации документооборота // Открытые системы – 1997. №1
7. Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство. Учебно-практическое руководство. Издательство «ТетраСистемс», М. 2004.
8. Елизаветина Т., Денисова М. Делопроизводство на компьютере. Издательство «Питер», СПб. 2004.
9. Корнеев И.К. Организация технологий офисной деятельности: Монография / ГУУ. – М., 2001. – 204 с.
10. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: учебно-справочное пособие. «Издательский дом Дашков и К», М. 2004.
11. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. «Издательский дом Дашков и К», М. 2004.
12. Кузнецов С. Л. Выбор и опытное внедрение системы электронного архива // Секретарское дело – 2001. №3
13. Новые формы документов по учету труда и его оплаты. Издательство «РИОР», М. 2004.
14. Пахчанян А. Обзор систем электронного документооборота // Директор информационной службы. – 2001. №2
15. Пшенко А.В. Делопроизводство. Издательство «Юрайт-Издат», М. 2004.
16. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления. Издательство «Академия», М. 2004.
17. Санкина Л.В., Быкова Т.А. Деловая переписка в коммерческой организации. Издательство «МЦФЭР», 2004.
18. Системы электронного управления документами: обзор, классификация и оценка возврата от внедрения — mdi.ru/library/analit/sysel.html
19. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. Издательство «ПРИОР», М. 2004.
20. Страстенко В. В. НТЦ ИРМ. Для чего нужна автоматизация делопроизводства. -mdi.ru/library/analit/avtom.html
21. Татарников М.А. Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях. Издательство «ИНФРА-М», М. 2004.
22. Татарников М.А., сост. Сборник должностных инструкций работников здравоохранения, Госсанэпиднадзора и аптечных учреждений. Издательство «ИНФРА-М», М. 2004.
23. Татарников М.А., сост. Справочник кадровика: Сборник должностных инструкций. Издательство «ИНФРА-М», М. 2004.
24. Труханович Л.В., Щур Д.Л. Кадры культуры и искусства: Сборник должностных инструкций. Издательство «Финпресс», М. 2004.
25. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Деловая корреспонденция: Справочник. Издательство «МЦФЭР», М. 2004.
