Выдержка из текста работы

Федеральное агентство по образованию   Государственное  образовательное учреждение высшего профессионального образования Российский государственный торгово-экономический университет Южно-Сахалинский институт (филиал)

 

Кафедра

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ  РАБОТА

по дисциплине: «Документационное обеспечение управления»

Вариант: 6

 

 

Выполнил:

Студентка 1 года обучения по сокращенной основной образовательной программе на базе высшего профессионального образования специальности 030501 «Юриспруденция» заочной формы обучения группы 1211 (ВПО) 07365

ПАНИНА СВЕТЛАНА ИВАНОВНА

Проверил______________

 

 

 

 

г. Южно-Сахалинск

2008

 

 

Современные способы и техника создания документов.

 

План.

 

 

 

1. Создание текста на компьютере	3 стр.
2. Набор текста на компьютере	8 стр.
3. Хранение документов в электронной форме.	9 стр.
Список использованной литературы	13 стр.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Создание текста на компьютере

 

Системы подготовки текстовых  документов предназначены для организации технологии изготовления управленческих документов и различных информационных материалов текстового характера. По своим возможностям они делятся на текстовые редакторы, текстовые процессоры, настольные издательские системы.

Редактор текстов (text editor) обеспечивает ввод, изменение и сохранение любого символьного текста, но предназначен он, в основном, для подготовки текстов программ, которые не требуют форматирования, т. е. автоматического преобразования расположения элементов текста, изменения шрифта и т.п. Текстовые редакторы являются как составной частью современных операционных систем (WordPad), так и самостоятельным  программным продуктом.

Использование для подготовки и печати документа редактора текстов на качественном уровне примерно соответствует использованию электрической пишущей машинки, разве что более производительному из-за легкости повторения частей текста с хранимой в электронной памяти заготовки и возможности, как исправления опечаток, так и частичной переработки текста путем вставки или исключения новых фрагментов.

Одним из важнейших свойств текстовых процессоров является полное соответствие бумажного документа образу копии  на экране. Не последнюю роль при выборе текстового процессора играют объем занимаемой памяти, интеграция с другими программными продуктами.

Текстовые процессоры имеют специальные функции,  которые предназначены для облегчения ввода текста и представления его в напечатанном виде. Предварительная настройка текстового процессора и принтера, на котором предполагается печатать текст, дают возможности:

ввода текста, обеспечивающего заданный вид страницы текста на экране, давая представление о действительном расположении текста на бумаге после печати;

предварительного задания таких параметров, как абзацные отступы, заголовки, тип и размер шрифта для различных элементов текста, междустрочные расстояния, число колонок текста, расположение и способ нумерации сносок и т.д.;

автоматической проверки орфографии и получения подсказки при выборе синонимов;

ввода и редактирования таблиц и формул;

объединения документов в процессе подготовки текста к печати;

автоматического составления оглавления и алфавитного справочника.

Практически все текстовые  процессоры (и их версии) имеют уникальную структуру данных для представления текста, что объясняется необходимостью включения в текст дополнительной информации, описывающей структуру документа. Поэтому текст,  подготовленный с помощью одного текстового процессора, часто не может быть прочитан и, следовательно, отредактирован и напечатан другими. Печать может быть выполнена на принтере любого типа.

В целях совместимости текстовых документов при переносе их из среды одного текстового процессора в другой необходимо иметь дополнительно комплект особого программного обеспечения — конверторов, обеспечивающих получение выходного файла в формате текстового процессора — получателя документа.

К текстовым процессорам, позволяющим подготовить и напечатать сложные и большие по объему документы, включая книги, можно отнести: Microsoft Word, WordPerfect, отечественная разработка Лексикон 2000 и др.

Фактическим стандартом российских офисов стал Microsoft Word версий 6.0, 97, 2000, ХР. (рис. 1).

Настольные издательства готовят тексты по правилам полиграфии и  с типографским качеством.  Настольные издательства, по сути, являются  инструментом верстальщика и предназначены не столько для создания документов, сколько для реализации различного рода полиграфических эффектов. Они позволяют легко манипулировать текстом, менять форматы страниц, размеры отступов, дают возможность комбинировать различные шрифты.

 Тексты, подготовленные настольными издательствами, распечатываются только на лазерных принтерах. К системам профессионального  уровня можно отнести QuarkXPress for Windows, FrameMaker for Windows, PageMaker for Windows и др.

Системы Microsoft Publisher, Pageplus for Windows не предназначаются для получения промышленной полиграфической продукции. Их используют эпизодически для тиражирования красочных документов  в небольшой фирме.  Они ориентированы на пользователя, который отдает издательской деятельности лишь часть своего рабочего времени.

Предложенная классификация систем подготовки текстов во многом условна, так как появляются новые, усовершенствованные версии, что размывает границы между классами.

  Рис. 1. Образец экрана текстового процессора Microsoft Word 2000

 

Рис. 2. Программные средства автоматизированного рабочего места

 

Системы управления  базами  данных предназначены для создания, хранения и манипулирования массивами данных большого объема. Разные системы этого класса различаются способами организации хранения данных и  обработки запросов  на поиск  информации, а также характером хранящихся в базе данных (рис. 2).

В настоящее время большая часть документов создается в результате коллективной работы многих людей. И офисные системы подготовки текстовых документов предоставляют средства отметки, прослеживания  и редактирования исправлений, что значительно упрощает процесс учета мнений авторов  рецензий. Для комментирования документа  без его  изменения используются примечания. Для внесения изменений  непосредственно в текст служит режим записи исправлений. Записи исправлений показывают, в каких местах документа текст или графика были добавлены, удалены или перемещены.

Создание и внедрение комплексных систем автоматизации делопроизводства преследует достижение следующих целей:  в области организации доступа к информации:

обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образа, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документом) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору  реквизитов

При создании документов компьютер используется как умная пишущая машинка: с его помощью можно многократно корректировать документы, редактировать, выводить на печать, использовать фрагменты других документов, готовые шаблоны, заготовки и т. п. Можно сохранять документы и перемещать их в памяти машины в разные области, группы.

Ведущими компьютерными компаниями мира осуществляется постоянное совершенствование и обновление технических и программных возможностей и создание новых средств автоматизации информационно-документационного обеспечения управления.

В частности, операционная система Windows позволяет организовать иерархическую систему хранения информации. При этом для создания документов используется обычно текстовый редактор Word, в составе которого предусмотрены шаблоны (формы распространенных документов с нанесенными постоянными реквизитами). Каждый пользователь может создать и хранить в памяти компьютера шаблоны своих собственных документов, например бланки деловых писем с постоянными реквизитами, приказов, актов,  служебных записок и т. д. Состав и содержание шаблонов очень легко изменяются.

Регистрация документов связана с внесением дополнений в иерархическую систему хранения и записью в журнал или иную регистрационную форму. Журнальная форма организации и хранения информации создается с помощью программных средств Excel и Access.

 

2. Набор текста на компьютере

 

 

Текст документа рекомендуется печатать на бланках формата А4 через полтора межстрочных интервала, на бланках формата А5 — — через один межстрочный интервал. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать  через два межстрочных интервала.

Составные части сложных реквизитов документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк,  печатаются  через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличия  приложения», «Гриф согласования» отделяют друг от друга 1,5—2,0 межстрочными интервалами.

Реквизиты  документа  отделяют друг от друга двумя —  четырьмя межстрочными интервалами.

При печатании документов рекомендуется соблюдать следующие отступы от левой границы текстового поля  (количество печатных знаков):

• 0 —  для печатания  реквизитов  «Заголовок  к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»; наименования должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования», заверительной подписи  «Верно», а также слов  «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ»,   «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРЕДЛАГАЮ»;

• 5 — для начала абзацев в тексте;

• 32 — для реквизита «Адресат»;

• 40 — для реквизита «Гриф утверждения документа»;

• 16, 24, 56 — для составления таблиц и трафаретных текстов;

• 34, 48 — — для расшифровки  подписи в реквизите «Подпись».

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их  располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная с 0-го и 5-го положений табулятора.

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и Основание» печатают без отступа от левой границы текстового поля.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть  пронумерованы. Номера  страниц проставляют посредине  верхнего поля листа арабскими цифрами без слова  «страница» («стр.») и  знаков препинания.

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа, в этом случае нумеруются страницы на лицевой и оборотной сторонах.

При подготовке текстов рекомендуется применять текстовой редактор Word for Windows версии 6.0 и  выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером  № 12—14.

 

 

3. Хранение документов в электронной форме.

 

В настоящее время разработано несколько систем, позволяющих создавать первичные документы в электронном виде, переносить на машину документы, первоначально созданные на бумажных носителях, обеспечивать оборот первичной документации в организации.

Потребность в отдельном механизме для работы с электронными документами возникла в результате широкого использования компьютерной техники при решении прикладных организационно-управленческих и учетных задач. В настоящее время основными сферами применения компьютеров считаются систематизированное хранение, автоматическая обработка и вывод данных различного вида по требованию пользователя. Однако если использовать только средства операционной системы, невозможно решить задачи, касающиеся работы с информацией. Например, в организации потребовалось уточнить подробности договора, который существует в электронном виде на диске офисного компьютера. Если название файла с договором неизвестно, избежать утомительного перебора всех файлов можно лишь с помощью системы управления документооборотом.

Трудность работы в этом случае заключается в том, что в описании файлов отсутствуют сведения о содержании хранимых текстов. Кроме названия документов, должны иметься реквизиты, по которым в дальнейшем можно было бы их различать, быстро находить и классифицировать. Полезно также иметь возможность контекстного поиска, когда документы ищутся по слову или словосочетанию, взятому из просматриваемого текста. Поиск документов по реквизитам и контекстный поиск должны быть предусмотрены системой автоматизированного управления документооборотом.

При этом для достижения поставленной цели такая система должна включать следующие подсистемы:

— преобразования бумажного документа в электронный;

— хранения и поиска электронных документов (электронный архив);

— автоматизированной работы с документами (автоматическое создание форм документов, учет новых документов, их пересылка, отправка на печать, в архив или удаление).

Для преобразования бумажных документов в электронные необходимы устройство, называемое сканером, и специальная программа распознавания текста (OCR-система). Сканер создает файл — графический образ документа, а система распознавания преобразует изображение в текст, с которым можно работать в текстовом редакторе. Использование сканера и современной системы распознавания позволяет получить на компьютере точную копию документа; при этом его текст будет представлен в электронном виде и готов к редактированию.

Электронный архив необходим для того, чтобы хранить большой объем информации и быстро находить в нем нужные документы (электронный документ будет найден за несколько секунд, даже если слово, по которому ведется поиск, встречается в тексте в разных формах).

Работа электронного архива строится следующим образом. Сначала проводится автоматическая регистрация электронных документов предприятия — система создает базу данных, куда записывается информация о том, какие слова содержатся в файлах. В дальнейшем, если пользователь задаст поиск документа по какому-то слову или словосочетанию, весь массив документов не просматривается заново, а лишь сверяется с информацией в базе данных, и затем выводятся соответствующие документы. Эта схема используется практически всеми системами управления документооборотом.

Таким образом, в системе хранятся не документы, а ссылки на них. Документы при этом могут находиться на жестком диске, на CD-ROM, на другом носителе и даже в Интернете. Такой распределенный способ хранения электронных документов весьма удобен, так как при накоплении различных документов возникает проблема, связанная с нехваткой места на дисках. Ее можно решить двумя способами: во-первых, заархивировать документы (размер документов существенно уменьшается, а все возможности поиска сохраняются, так как при необходимости программа автоматически извлечет нужный документ из архива); во-вторых, поместить документы на CD-ROM или любой другой внешний носитель, при этом скорость поиска в системе не уменьшается.

Устранение ручной обработки документов в процессе делопроизводства имеет ряд преимуществ. В частности, можно автоматизировать процесс создания и заполнения документов, присвоения значений реквизитов документам, их пересылки по магистралям Интернета, контроля за исполнением документов.

Автоматизация последней функции необходима в первую очередь для поиска документов, которые должны быть определенным образом обработаны к заданному сроку, и своевременного напоминания об этом. По истечении определенного времени автоматически производится запрос по заранее заданным правилам, при этом может учитываться имя пользователя, исполнителя. Последняя услуга позволяет защитить информационный ресурс от несанкционированного доступа. Автоматическое создание документов, таких как бланки, анкеты, квитанции, декларации и т.д., возможно с помощью стандартных форм, зарезервированных в системе для этой цели.

Пересылка документов может проводиться как по локальным (внутри организации), так и глобальным сетям. Для этого должна быть предусмотрена возможность сетевой работы системы, например по принципу «клиент-сервер», когда информация обо всех документах хранится в единой базе на сервере. В современных условиях система управления документооборотом должна иметь поддержку работы в Интернете и интегрировать с традиционными почтовыми программами.

Одним из основных требований, предъявляемых к современной автоматизированной системе управления документооборотом, является обеспечение логично организованного информационного пространства, то есть пространства хранимых и обрабатываемых документов, желательно единого для всего предприятия. Такая среда должна обеспечивать простой и быстрый доступ к документам независимо от места их хранения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы:

 

1.   Пшенко А.В. «Документационное обеспечение управления»: Учеб. пособие. – М.: Издательский центр «Академия», 2004

2.   Соколов В.С. «Документационное обеспечение управления»: Учебник. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2005.

3.   Спивак В.А. «Делопроизводство»: Учеб. пособие. – СПб.: Питер, 2003.

4.   Климова М.А. «Документооборот в бухгалтерском учете»: Справочная система «Консультант-Плюс»: Налоговый вестник, 2002.