Практическое занятие: Функциональная диагностика деятельности организации, Менеджмент

Выдержка из текста работы

ОДОБРЕНЫ на заседании предметно-цикловой комиссии «Общих гуманитарных и социально-экономических дисциплин» Протокол № 1от 24 сентября 2010 г.	Составлены в соответствии с Государственными требованиями к минимуму содержания и уровню подготовки выпускника по специальности … и рабочей программой учебной дисциплины

Председатель предметно-цикловой комиссии Е.А. Соколова	Заместитель директора по учебной работе И.Л. Васильева

Составитель: Ю.С. Бондарева	преподаватель предметно-цикловой комиссии общих гуманитарных и социально-экономических дисциплин Челябинского юридического колледжа

Содержание

Введение…………………………………………………………………………..
Правила выполнения практических работ………………………………………
Общие теоретические сведения из области документационного обеспечения управления…………………………………………………………
Правила оформления отдельных реквизитов…………………………………..
Перечень практических занятий по дисциплине «Документационное обеспечение управления» специальности120714.51 «Земельно-имущественные отношения»…………
Практическое занятие № 1………………………………………………………
Практическое занятие № 2……………………………………………………….
Практическое занятие № 3………………………………………………………
Практическое занятие № 4………………………………………………………
Практическое занятие № 5………………………………………………………
Практическое занятие № 6………………………………………………………
Практическое занятие № 7………………………………………………………
Практическое занятие № 8………………………………………………………
Практическое занятие № 9………………………………………………………
Практическое занятие № 10……………………………………………………..
Практическое занятие № 11……………………………………………………..
Практическое занятие № 12……………………………………………………..
Приложения
Приложение 1. Образцы оформления унифицированных форм документов……………………………………………………………………………….
Приложение 2. Образцы оформления организационно-распорядительной документации…………………………………………………………………………….
Приложение 3. Образцы оформления информационно-справочной документации……………………………………………………………………………..
Информационное обеспечение………………………………………………….

ВВЕДЕНИЕ

Методические рекомендации по проведению практических занятий составлены в соответствии с государственными требованиями к минимуму содержания и уровню подготовки выпускников по специальности … и на основе рабочей программы по дисциплине «Документационное обеспечение управления».

Документационное обеспечение управления — это направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.

Целью изучения дисциплины является освоение студентами теоретических знаний и овладение практическими умениями в области документационного обеспечения управления.

В результате изучения дисциплины студент должен уметь оформлять в электронном виде документацию в соответствии с требованиями ДОУ.

Особое внимание в практической работе уделяется подготовке и оформлению организационно-распорядительной документации (ОРД), как базовому процессу в реализации всех управленческих функций и информационно-справочной документации.

Практические занятия выполняются в компьютерной аудитории с использованием ПЭВМ.

ПРАВИЛА ВЫПОЛНЕНИЯ ПРАКТИЧЕСКИХ РАБОТ

1. При подготовке к выполнению практической работы студентам следует:

— повторить теоретические вопросы, изложенные в методических указаниях;

— ознакомиться с техникой безопасности при работе в компьютерной аудитории;

— получить у преподавателя задание на выполнение практической работы, которое выдается после проверки теоретической подготовки студента.

2. Результатом практической работы должен быть документ, составленный по всем нормам и правилам оформления управленческих документов.

ОБЩИЕ ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ СВЕДЕНИЯ ИЗ ОБЛАСТИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

Документирование– часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов в соответствии с установленными требованиями.

Документ– информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу.

Юридическая сила документа обеспечивается действующим законодательством, компетенцией издавшего документ органа и установленным порядком его оформления.

Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется Системой документации.

Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации(УСД).

Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) организационно-распорядительные документы систематизированы по следующим функциям:

— создание организации, предприятия;

— реорганизация организации, предприятия;

— ликвидация организации, предприятия;

— приватизация государственных и муниципальных организаций, предприятий;

— распорядительная деятельность организации, предприятия;

— организационно-нормативное регулирование деятельности организации, предприятия;

— оперативно-информационное регулирование деятельности организации, предприятия.

Исходя из перечисленных функций организационно-распорядительную документацию (ОРД) классифицируют на следующие группы:

— организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатное расписание);

— распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);

— информационно-справочная документация (письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные, служебные записки и т. д.);

— по личному составу (заявления, справки, личные карточки, приказы (распоряжения) о приеме на работу.

Состав реквизитов ОРД.

Правила оформления организационно-распорядительной документации регламентирует ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Несмотря на то, что в стандарте описаны 30 реквизитов, необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и что при составлении одного документа не нужно использовать их все. Некоторые реквизиты взаимоисключающие, например, «Название вида документа» и «Справочные данные об организации». Реквизит «Справочные данные об организации» указывается только в письмах, при этом на бланке письма не пишут наименование вида документа.

Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов :

Код реквизита	Наименование реквизита
	Государственный герб Российской Федерации
	Государственный герб субъекта Российской Федерации
	Эмблема предприятия, организации
	Код организации
	Основной государственный регистрационный номер
	Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет
	Код формы документа
	Наименование организации
	Справочные данные об организации
	Наименование вида документа
	Дата документа
	Регистрационный номер документа
	Ссылка на регистрационный номер и дату документа
	Место составления или издания документа
	Адресат
	Гриф утверждения документа
	Резолюция
	Заголовок к тексту
	Отметка о контроле
	Текст
	Отметка о наличии приложения
	Подпись
	Гриф согласования документа
	Визы согласования
	Оттиск печати
	Отметка о заверении копии
	Отметка об исполнителе
	Отметка об исполнении документа и направлении в дело
	Отметка о поступлении документа в организацию
	Идентификатор электронной копии документа

Общие нормы и правила оформления управленческих документов.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм — левое 10 мм — правое 20 мм — верхнее 20 мм – нижнее.

При составлении многостраничного документа вторая и последующая страницы нумеруются. Номер наносится на верхнем поле листа посередине. Номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания, без указания слова «страница» и знаков тире.

При подготовке документов в текстовом редакторе Microsoft Word расстояние по вертикали указываются в межстрочных интервалах или в пунктах:

— одинарный интервал — 12 т;

— полуторный интервал — 18 пт;

— двойной интервал — 24 пт.

Текст документа рекомендуется печатать в бланках формата А4 через 1-1,5 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее — через один межстрочный интервал.

Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из несколько строк, печатаются через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.

Например:

СОГЛАСОВАНО

(межстрочный интервал)

Технический директор

ЗАО «ТЕРМИКА»

(межстрочный интервал)

Личная подпись К.В. Воробьев

(межстрочный интервал)

Дата

Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Word версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером 12 пунктов (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером 12, 13, 14 пунктов через 1-2 интервала. В документах допускаются общепринятые сокращения слов, а также сокращения, оговоренные нормативными документами.

Размещение начал печатания реквизитов по горизонтали и их взаимное расположение.

Условно предусмотрено восемь стандартных положений от границы левого поля.

0 положение:

Название вида документа

ДатаСсыпка на индекс входящего документа

Заголовок к тексту

Текст (если он состоит из одного абзаца)

Наименование должности в реквизите «ПОДПИСЬ»

Гриф согласования

Фамилия исполнителя и номер телефона

Заверительная надпись «ВЕРНО»

Отметка об исполнении документа

Слова ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ПОВЕСТКА ДНЯ и так далее

1 положение(5 знаков от границы левого поля):

Начало абзаца в тексте, отметка о наличии приложения

2 положение(16 знаков от границы левого поля):

Индекс исходящего документа

Дата в реквизите «Ссылка на индекс и дату входящего документа»

Расшифровка подписи

Расшифровка подписи в первом грифе согласования

Переменная информация во вводной части актов и протоколов

3 положение(24 знака):

Название вида документа в продольном штампе

Расшифровка подписи исполнителя в реквизите «Отметка об исполнении документа и направлении в дело»

4 положение(32 знака):

Номер страницы «Адресат»

5 положение(40 знаков)

Гриф ограничения доступа к документам

Гриф утверждения

Второй гриф согласования

Надпись на приложении к документам с указанием номера приложения

Идентификатор электронной копии документа

6 положение(48 знаков):

Расшифровка подписи в реквизите «Гриф утверждения»

Расшифровка подписи в реквизите «Подпись»

Отметка о поступлении документа

Отметка о контроле

7 положение(56 знаков):

Слово «Копия»

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ РЕКВИЗИТОВ

Государственный герб Российской Федерации (реквизит 01)помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, №52 часть 1, ст. 5021).

Размещение: Изображение герба рекомендуется выполнять на бланках в пределах квадрата со стороной 20 мм над серединой строки с наименованием организации.

Герб субъекта Российской Федерации (реквизит 02) помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Размещение: в верхней части документа над серединой наименования организации.

Эмблема организации или товарный знак (реквизит 03) (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланках, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации.

Размещение: эмблему и товарный знак располагают на верхнем поле бланка над серединой наименования организации автора документа. Возможно расположение эмблемы и товарного знака на одном уровне с названием организации слева.

Код организации (реквизит 04) проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.

Например: ОКПО 02842708

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) (реквизит 05) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Например: ОГРН 1027700380795

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Например, ИНН/КПП 7708033140/771001001

Код формы документа (реквизит 07) проставляется по общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

ОКУД предназначен для обеспечения учета и систематизации унифицированных межотраслевых, межведомственных форм документов, разрабатываемых ведущими министерствами и ведомствами с целью сокращения количества применяемых форм документов для исключения из обращения неунифицированных форм и дублирования информации.

Код унифицированной формы документа состоит из семи знаков и контрольного числа (КЧ).

Унифицированная система ОРД имеет код 0200000. Например, код унифицированной формы УСТАВА организации имеет обозначение 02112312, гдеО2-класс формы документа, 11 -подкласс форм, 231 -регистрационный номер, 2 — контрольное число.

Размещение: после реквизитов 04,05,06.

Наименование организации (реквизит 08), являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Например:

Открытое акционерное общество

КРОНА

На бланке обязательно должно указываться полное наименование организации,закрепленное в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организацииприводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

При наличии вышестоящей организации ее сокращенное наименование указывают над наименованием организации (при отсутствии сокращенного наименования вышестоящей организации, над наименованием организации указывают полное наименование вышестоящей организации).

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Например:

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Ростовский государственный технический университет»

КРАСНОДАРСКИЙ ФИЛИАЛ

Наименования организаций, расположенных в субъектах Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации и располагают ниже наименования на русском языке или справа.

Например:

РОССИЙСКИЙ ДЕТСКИЙ ФОНД

RUSSIAN CHILDREN’S FUND

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаге. При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк. Наименование организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименования организаций разного уровня располагают друг над другом.

Реквизит «Наименование организации» является собирательным обозначением автора документа. Автором документа могут быть организация, ее структурное подразделение, должностное лицо.

Справочные данные об организации (реквизит 9)включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" не лимитирует состав и объем сведений. При оформлении этого реквизита могут также указываться номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, адрес Интернет-сайта (web-страницы в Интернете).

Почтовый адрес в справочных данных об организации должен оформляться в соответствии со статьей 23 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221. Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:

— название улицы, номер дома, номер квартиры;

— название населенного пункта (города, поселка и т. п.);

— название района;

— название республики, края, области, автономного округа (области);

— название страны (для международных почтовых отправлений);

— почтовый индекс.

Справочные данные для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне. При этом целесообразно использование продольного бланка.

Например:

Реквизит «Справочные данные об организации» используется для изготовления бланков писем. На общем бланке и на бланке конкретного документа (кроме письма) справочные данные не указывают.

Наименование вида документа (реквизит 10), составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД и ОКУД (класс 0200000).

В письме наименование вида документа не указывают. Для писем указание вида документа используется только в сочетании ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО.

Название вида документа дает общее представление о назначении документа, определяет состав его реквизитов, структуру текста, степень обязательности выполнения его требований.

Размещение: Этот реквизит располагают в заголовочной части документа после реквизита «наименование организации «и «справочные данные» и печатают прописными буквами от границы левого поля (АКТ, ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ) или центрировано.

Дата (реквизит 11).

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протоколов — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события.

Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является одна наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в такой последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами например, 05.01.2005.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.

Например, 5 января 2003 г., а также оформление даты в следующей последовательности: год.месяц.день.месяца.

Например, 2003.01.05. Такой способ оформления даты находит применение больших архивах, в целях удобства поиска документов.

Размещение:

— в заголовочной части;

— в тексте;

— в реквизитах «Резолюция», «Гриф утверждения», «Визы».

Для большинства документов дата проставляется при завершении оформления документа. Дата указывается в верхней заголовочной части листа ниже реквизита «Наименование документа» и пишется от границы левого поля.

Регистрационный номер документа (реквизит 12) состоит из порядкового номера, который можно дополнить по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер для писем дополняется индексом структурного подразделения или исполнителя (его личного кода), составившего документ, и номером дела по номенклатуре дел.

Например, 1-26/90,

где 1 — индекс структурного подразделения,

Номер дела по номенклатуре дел,

Порядковый номер отправляемого документа.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Например:

ПРОТОКОЛ

27.11.2005 №72/85

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13)

включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Реквизит "Ссыпка на регистрационный номер и дату документа" оформляется преимущественно в письмах-ответах. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа.

На бланках писем проставляются отметки для этого реквизита, оформленные следующим образом:

На № _____________ от ___________

Размещение: под реквизитами 11,12 слева

Место составления или издания документа (реквизит 14) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения филиала

При обозначении городов Москва, Санкт-Петербург в реквизите сокращение «г» не употребляется.

Размещение: располагается ниже реквизитов «Ссыпка на регистрационный номер и дату документа» или «Регистрационный номер» и «Дата документа» по центру относительно предыдущей строки.

Адресат (реквизит 15).

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Этот реквизит оформляется на письмах, факсах.

Реквизит «Адресат» максимально может включать следующие элементы:

— наименование учреждения, организации (в именительном падеже);

— наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

— указание должности получателя (в дательном падеже;

— фамилия и инициалы в (дательном падеже);

— почтовый адрес.

Размещение: располагается в правой верхней части документа в поле от 8-10 см на линейке Word.

Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Например:

Администрации районов

Московской области

В состав реквизита при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Документ не должен содержать более четырех адресов. Слово «копия» перед вторым и третьим адресами не указывают.

При большом количестве адресатов составляют список рассылки документов.

Если письмо адресуют организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например: Зорину И.П.

Ул. Почтовая, д.71, кв.112,

Г. Волосов, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264

Гриф утверждения документа (реквизит 16) указывает на нормативный или правовой характер содержания документа. К числу утверждаемых документов например, относятся уставы, положения, регламенты, штатные расписания, должностные инструкции, правила, некоторые виды актов, протоколы и т. д.

Расположение: гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например: УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «Красный следопыт»

_________________ И.С.Сажин

(личная подпись)

_________________

(дата)

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования учреждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Например:

УТВЕРЖДЕН

Решением общего собрания от15.08.2003 №14

Заголовок к тексту (реквизит 18) включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы: о чем? (о ком?), чего? (кого?).

Например: ПРИКАЗ о создании аттестационной комиссии,

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ секретаря-референта.

К тексту документов, оформленных на бланках А5, заголовок можно не составлять.

Заголовок располагается слева над текстом документа от границы левого поля. Объем его не должен превышать 5 строк длиной 73 мм.

Заголовок составляется исполнителем документа. В конце заголовка точка не ставится.

Резолюция содержит указания относительно решения вопроса, изложенного в документе.

Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержащие поручения, срок исполнения, подпись и дату.

Например: А.В. Зайцевой

П.С. Никитиной

Прошу подготовить проект

Генерального соглашения

с фирмой «Гермес» к 21.12.2008

Личная подпись В.С. Казначевский

05.11.2008

В том случае, когда в резолюции указаны несколько исполнителей, лицо, указанное первым, является ответственным за организацию и выполнение задания.

Допускается выполнение резолюции на отдельном листе. Резолюция, в случае оформления ее на отдельном листе, является самостоятельным документом с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Рекомендуется для этих целей использовать бланки А6 с фамилией руководителя.

Текст документа (реквизит 20) — основной реквизит делового документа. Качество составления и оформления текста отражает уровень профессиональной подготовки составителя и управленческой культуры в организации.

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, владеете, или были, находились). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованием признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления — просьбу без пояснения).

Если текст содержит несколько решений, выводов и так далее, то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и так далее) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

— в федеральные органы власти, органы государственной власти Российской Федерации;

— на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Текст печатается обычно через полтора межстрочных интервала. Через 1 интервал можно печатать документы на формате А5 (210×148). Через 2 интервала печатают тексты документов, которые готовят для издания типографским способом.

Широкое распространение в служебных документах получило применение сокращений слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов иускоряет восприятие информации.

Отметка о наличии приложения (реквизит 21) — располагается после основного текста и может быть оформлен двумя способами: когда наименование приложения упомянуто в тексте, и когда оно не названо.

Отметку о наличии приложения в тексте оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в2 экз.

Если документ имеет приложение не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на7 л. в2 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают. Многострочный текст приложения печатают через один междустрочный интервал, при нескольких приложениях их тексты разделяют полутора интервалами.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

Например:

Приложение 2

К приказу директора Института

От 15.06.2008 №319

Допускается выражение ПРИЛОЖЕНИЕ № печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату. Регистрационный номер относительно самой длинной строки.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Письмо Росархива от 14.06.2008 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес

Приложение к документу печатается на стандартном листе бумаги и подписывается исполнителем или руководителем организации.

В состав реквизита «Подпись» (реквизит 22) входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Например:

Исполнительный директор

ЗАО «Партнер» личная подпись Н.А.Федоров

Допускается в реквизите «Подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Реквизит «Подпись» располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив 3-4 межстрочных интервала.

Реквизит печатают от левого поля документа.

Право подписания документов должностным лицам может быть

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составляемых комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии распределением

Председатель…

Члены комиссии…

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом косая черта перед наименованием должности, предлог «за», надпись от руки «Зам» не ставится.

Гриф согласования документа (реквизит 23) состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Слово СОГЛАСОВАНО печатается без кавычек прописными буквами от границы левого поля.

Размещается: Ниже реквизита «Подпись».

Если согласование осуществляют письмом, протоколом, гриф согласования оформляют по следующей схеме:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской

Академии медицинских наук

От 30.10.2008 №451-805

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания правления

страховой компании «Планета»

От 21.03.2008 №10

Если документ имеет два грифа согласования, их располагают на одном уровне слева и справа.

В отдельных случаях может оформляться лист согласования. На месте реквизита «Отметка о наличии приложения» делается запись «Лист согласования прилагается».

Визы согласования документа (реквизит 24).

Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания, например:

Начальник юридического отдела

Личная подпись А.С.Орлов

25.06.2008

Виза показывает, что должностное лицо ознакомилось с содержанием документа и выразило свое отношение к нему. Виза ставится на копии документа непосредственно у границы левого поля документа ниже грифа согласования.

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Личная подпись А.С.Орлов

25.06.2008

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.

Отметка об исполнителе (реквизит 27) включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя и номер его телефона.

Расположение: на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Например: Петров Семенов Семен Семенович

43 56 85 (495) 12712 12

При отправке документов в другой город следует дополнить номер телефона международным кодом.

Отметка об исполнителе необходима для оперативной связи адресата с составителем документа, для выяснения возникших вопросов.

Идентификатор электронной копии документа (реквизит 30) служит для автоматического поиска документа. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. В отметке рекомендуется указать полный путь к файлу — электронной копии документа, включая имя файла и расширение.

Например: D:ДОКУМЕНТЫПРИКАЗЫПриказ_1.dос

Перечень практических занятий

по дисциплине «Документационное обеспечение управления»

специальности 120714.51 «Земельно-имущественные отношения»

№ занятия	Задания к практическим занятиям
	Разработать бланк документа.
2, 3, 4	Разработать и оформить приказ по основной деятельности.
5, 6	Разработать и оформить приказ по личному составу.
7, 8	Разработать и оформить протокол.
9, 10	Разработать и оформить акт.
	Разработать и оформить докладную, служебную и объяснительную записки.
	Разработать и оформить телеграмму, телефонограмму, факс.
	Составить и оформить автобиографию.
	Составить и оформить резюме.
15, 16	Разработать и оформить письмо.
17, 18	Оформить журнал регистрации входящей корреспонденции, журнал регистрации исходящей корреспонденции, журнал регистрации приказов.
19, 20	Составить и оформить номенклатуру дел

Практическое занятие № 1

Задание: РАЗРАБОТАТЬ БЛАНК ДОКУМЕНТА

Сведения из теории

Для бланков документов ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата — А4 и А5.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 — Государственный герб Российской Федерации (02 — герб субъекта Российской Федерации или 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));

08 — наименование организации;

14 — место составления или издания документа.

Общий бланк организационно-распорядительного документа может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.

Бланк письмав зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

04 — код организации;

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

08 — наименование организации;

09 — справочные данные об организации, а также ограничительные отметки для реквизитов:

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа.

И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов.

15-адресат;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа.

Бланк письма может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.

Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат», «Резолюция».

Использование продольного бланка письма целесообразно в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа — на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже — на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.

Бланк письма может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.

Бланк конкретного вида документа,кроме письма (для письма существует специальный вид бланка), в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

08 — наименование организации;

10 — наименование вида документа;

14 — место составления или издания документа, а также ограничительные отметки для реквизитов:

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа.

Бланк конкретного вида документа может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.

Продольные бланки на практике используют преимущественно для подготовки нормативных правовых актов.

Бланк конкретного вида документа может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.

Бланки тех или иных конкретных документов целесообразно применять при издании в организации большого количеств данных видов документов. Остальные документы оформляются на общем бланке.

Задание

Спроектируйте бланки для писем с угловым и продольным расположением и бланк приказа с продольным расположением постоянных реквизитов для перечисленных ниже организаций:

Вариант	Наименование организации	Адрес
	Акционерное общество «РОСТРАНСАВТО» ОКПО 02832807, ОГРН 1017800370797, ИНН/КПП 7708032140/772001002	Ул.Сиверса, д. 10 город Ростов-на-Дону, 344015 тел./факс (056)65-43-50 E-mail: [email protected]

	Открытое акционерное общество «ЭТАЛОН» ОКПО 45464501, ОГРН 1068713089571 ИНН/КПП 6164054471/81702003	Ул. Остоженка, 27 Москва, Россия, 121002 Тел./факс (495)291 35 79 www.rrc.ru
	Акционерное общество закрытого типа «Хронометр » ОКПО 20765862 ОГРН 1123765429751 ИНН/КПП 5487885543/548788231	ул. Мясницкая, д. 10-1 город Москва, 101000 E-mail: [email protected]
	Открытое акционерное общество «ВОЛГОДОНСКИЙ ХЛЕБОКОМБИНАТ» ОКПО 23132807, ОГРН 1821800370797, ИНН/КПП 3408032140/342001002	Октябрьское шоссе, д.9, город Волгодонск, Ростовская обл. 347340 тел./факс: (86392) 6-61-13 E-mail: [email protected]
	Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, подчиняющийся РОСАРХИВу ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 7008032140/702001001	ул.Профсоюзная, д.82 город Москва, 117393 Тел./факс (095) 7187874 E-mail: [email protected]
	Концерн «AROO-NEO», подчиняющийся производственному объединению «Арго» ОКПО 03995654,ОГРН 0087659242615 ИНН/КПП 5676253576/003876523	Ул. Дорожная 156 город Воронеж, 394038 Тел./факс: 4732)39-24-62, 39-25-62, 72-70-17 E-mail: [email protected]
	Закрытое акционерное общества«ЮРИС-КОН» ОКПО 42016445, ОГРН 0236545600012 ИНН/КПП 61674787543/616542202	Ул. Н. Басманная, д. 27, стр.3 Москва, Россия, 117078 Тел. (495) 267 14 28 Факс (495) 267 14 17 E-mail: [email protected]
	Государственный проектный институт САНТЕХПРОЕКТ, подчиняющийся ГОССТЮю России ОКПО 02842708 ОГРН 1027700380795 ИНН/КПП 7708033140/771001001	Ул. Нижняя Первомайская, д.46 город Москва, 105203 Тел. (495) 275 23 23 Факс (495) 275 12 12 E-mail: [email protected]

Порядок выполнения работы:

1. Изучите теоретический материал по данному вопросу.

2. Получите вариант задания у преподавателя.

3. Откройте текстовый процессор MS Word

4. Оформите бланк приказа с продольным расположением реквизитов. Сохраните файл под именем «Бланк приказа».

5. Сохраните данный файл под именем «Внешний бланк продольный». Удалите из бланка наименование вида документа. Добавьте все необходимые реквизиты для внешнего бланка. Расположите реквизиты в соответствии с правилами расположения реквизитов на продольном бланке. Сохраните файл.

6. Откройте новый документ MS Word. Скопируйте в него внешний бланк с продольным расположением. Скорректируйте угловой бланк. Сохраните данный файл под именем «Внешний бланк угловой».

7. Результат выполнения работы представьте преподавателю.

Практические занятия № 2, 3, 4

Задание: РАЗРАБОТАТЬ И ОФОРМИТЬ ПРИКАЗ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Сведения из теории

ПРИКАЗ— это нормативный документ, издаваемый руководителем организации в целях решения возникающих в процессе деятельности задач.

Приказы бывают: по основной деятельности; по личному составу.

К приказам по основной деятельности относят приказы по организации работ трудового коллектива, финансированию, отчетности, снабжению и другим производственным вопросам.

Приказы по основной деятельности оформляют на общих бланках.

Формуляр приказа имеет следующие реквизиты:

— наименование вида документа (приказ);

— дату, номер, место издания;

— заголовок;

— текст;

— состав удостоверения (подпись, печать);

— отметки о согласовании.

Датой приказа является дата его подписания, подпись ставится на первом экземпляре.

Нумерация приказа ведется подряд с января по декабрь в пределах календарного года (№1, №2 и т.д.).

Заголовок приказа должен отвечать на вопрос «о чем?», например, «О реорганизации предприятия». Недопустимы заголовки типа «Приказ по фирме» или «Приказ директора».

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В первой части указываются основания для издания приказа:

— нормативные документы государственных органов;

— решения Совета директоров, общих собраний акционеров;

— производственная необходимость.

В инициативных приказах в констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых приказом управленческих действий, дается объяснение необходимости издания приказа (констатирующая часть начинается со слов «В связи…»).

В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, констатирующая часть содержит:

— название вида документа;

— автора;

— дату;

— номер;

— заголовок этого документа.

Констатирующая часть может начинаться словами «В соответствии…».

Констатирующая часть опускается, если причина издания приказа не нуждается в разъяснении.

Распорядительная часть приказа излагается в повествовательной форме и начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ» (печатается прописными буквами с новой строки от левого поля, без кавычек). Затем излагается КОМУ, ЧТО СДЕЛАТЬ и ДО КАКОГО ЧИСЛА

Если поручений несколько, то текст делят на пункты, каждое мероприятие оформляется отдельным пунктом. В последнем пункте указывают лицо или структурное подразделение, которое контролирует выполнение приказа в целом.

В приказе могут перечислятся ранее изданные документы, которые этим приказом отменяются.

В управленческой практике принято согласовывать проект приказа с заинтересованными структурными подразделениями и юрисконсультом, который, визируя проект документа, проверяет его соответствие действующим законодательным и нормативным актам.

Согласование приказа оформляется в виде виз, которые собирают на первом экземпляре приказа. Поскольку приказ является внутренним документом, визы согласования оформляются в нижней части оборотной стороны последнего листа.

Подписывает приказы руководитель предприятия или его заместитель, имеющий такое право. Приказ вступает в силу с момента подписания и регистрации, которая производится отдельно от других документов, если не указан другой срок.

Задание

Составьте и оформите приказы по основной деятельности необходимые в данных управленческих ситуациях.

Вариант 1

На Московском комбинате по производству музыкальных инструментов и мебели (государственное предприятие), который входит в Концерн по разработке и производству продукции музыкальной промышленности (РОСМУЗ-ПРОМ), действует Положение о премировании руководителей цехов, отделов и служб, утвержденное 05.01.2008 № 27.

12 апреля текущего года директор комбината Ларионов В.М. поручил начальнику отдела труда и заработной платы Маркову К.Г. рассчитать размер премии руководителям отделов, цехов и служб комбината по итогам работы за первый квартал к 15 апреля, а главному бухгалтеру комбината Трошиной С. Г. — организовать выплату премии к 20 апреля текущего года

Начальник планово-экономического отдела Матвеева С.Н. и главный бухгалтер Трошина С.Г. завизировали проект приказа директора комбината.

Вариант 2

Шипов A.И, председатель Российского агентства международного сотрудничества и развития (государственная организация при Правительстве РФ), 24 февраля текущего года поручил структурным подразделениям агентства совместно с представителями Госкомимущества России к 10 апреля подготовить проект программы привлечения иностранных инвестиций к процессу акционирования государственных предприятий. Поручение было дано во исполнение постановления Правительства РФ от 24 февраля текущего года № 246 Главному управлению отраслевых инвестиционных программ, Главному договорно-правовому управлению и Главному управлению стратегии и инвестирования.

Проект приказа председателя агентства был завизирован его первым заместителем Федоровым Д.Н. и начальником Главного договорно-правового управления Ильиным И.В.. Контроль за исполнением приказа был возложен на Федорова Д.Н.

Вариант 3

Директор ООО «Мечта» Поляков В.М. 10 октября текущего года издал приказ о проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей на складе предприятия. Он назначил комиссию под председательством коммерческого директора Золотарева Е. В состав комиссии вошли главный бухгалтер Володина Е.Н. и бухгалтер Иванова Е.С. В приказе было поручено представить на утверждение документы складского учета (по состоянию на 1 октября) и отчеты об остатках товарно-материальных ценностей (по состоянию на 10 октября) к 15 октября.

Проект приказа был завизирован экономистом предприятия Митиной О.А.

Вариант 4

С целью привлечения средств для обеспечения производственной деятельности генеральный директор 000 «Техника» (г. Курск) Соколов О.Г. 20 сентября текущего года издал приказ о создании коммерческого отдела в составе 3 штатных единиц: коммерческого директора — 1, ведущего специалиста- 1, специалиста — 1. Главному бухгалтеру предприятия Горячеву Г.А. было поручено представить на утверждение новое штатное расписание предприятия на 4 квартал текущего года к 1 октября. Коммерческому директору Игнатьеву Т. Н, который завизировал проект приказа, предписано закончить комплектование отдела кадрами с высшим экономическим образованием к 10 октября.

Вариант5

Директор 000 «Конверсия» Трофимов О.Ю. 7 апреля текущего года издал приказ об утверждении Положения о порядке расчетов за оказание информационных услуг. Юрисконсульту по финансово-хозяйственным вопросам Морозову В.П. и секретарю-референту Дягилевой Е.А. было поручено к 10 апреля разработать типовые формы договоров об оказании различных видов информационных услуг и строго контролировать их применение в деятельности предприятия. Ответственность за изготовление, учет и сохранность бланков договоров возложена на Дягилеву Е.А., которая вместе с юрисконсультом завизировала проект приказа.

Вариант 6

Директор ремонтно-эксплуатационного муниципального управления № 15 Зотов И.Т. 5 октября текущего года издал приказ о подготовке к уборке территорий в зимний период текущего года. Главный инженер Николаев Б.Е к 15 октября должен провести закрепление убираемых территорий за техниками-смотрителями и дворниками, составить график двухсменной работы по уборке тротуаров и дворовых территорий, разработать и согласовать в префектуре округа план уборки территорий с привлечением людей и техники ведомственных предприятий, расположенных на территории округа.

Приказ издан на основании постановления Правительства Москвы от 8 сентября текущего года № 908 «О готовности служб городского хозяйства к уборке территорий г. Москвы в зимний период».

Вариант 7

Отделом организационной и кадровой работы Управления Министерства юстиции РФ по Республике Карелия в конце календарного года была составлена номенклатура дел на следующий календарный год. 27 декабря текущего года начальником Управления Игнатьевой Т.П. был издан и подписан приказ об утверждении и введении в действие номенклатуры дел с 1 января следующего года. Руководителям структурных подразделений приказом предписывалось формирование, использование и хранение дел в соответствии с разработанной номенклатурой дел. Контроль за исполнением приказа был возложен на начальника отдела организационной и кадровой работы Хюннинена А.В.

Вариант 8

Руководителем Комитета по земельным ресурсам и землеустройству по РК Федеральной службы земельного кадастра России А.Т.Кондрашовым 1 ноября текущего года был издан приказ о введении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кадров. Приказ издавался в соответствии с постановлением Государственного комитета по статистике от 06.04.2001 № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» и с целью создания в Комитете единой системы кадровой документации. Приказом вводились в действие с 1 ноября текущего года все унифицированные формы, вошедшие в Альбом УФД, утвержденный вышеуказанным постановлением.

Проект приказа завизировали юрисконсульт Тищенко И.А., инспектор отдела кадров Жукова Т. П.

Порядок выполнения работы:

1. Изучите теоретический материал по данному вопросу.

2. Получите вариант задания у преподавателя.

3. Откройте текстовый процессор MS Word.

4. Оформите проект приказа на внутреннем бланке с продольным расположением реквизитов. Недостающие реквизиты оформите самостоятельно. Сохраните файл под именем «Приказ».

5. Результат выполнения работы представьте преподавателю.

Практические занятия № 5, 6

Задание: РАЗРАБОТАТЬ И ОФОРМИТЬ ПРИКАЗ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Сведения из теории

ПРИКАЗ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ— нормативный документ, регулирующий прием, увольнение работников, продвижение по службе, присвоение разрядов и т. п.

Оформляются приказы по личному составу на общем бланке организации и имеют следующие реквизиты:

— наименование организации;

— наименование вида документа;

— дата;

— регистрационный номер документа;

— место составления или издания;

— заголовок к тексту;

— текст,

— подпись.

Реквизит «Заголовок к тексту» приказа по личному составу может быть оформлен следующим образом: «О приеме на работу Зотова А.В.», «Об увольнении Гудкова Л.И.», «Об изменении штатов ЗАО». Текст приказа делится на констатирующую и распорядительную части. В первой части приказа могут быть указаны причины его издания, например, факты нарушения трудовой дисциплины. Констатирующая часть может не указываться.

Распорядительная часть приказа начинается словами: «ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ», начинается от границы левого поля. После них следующей строкой указывается фамилия работника (прописными буквами), имя и отчество (полностью), должность, срок увольнения, назначения или перевода, статья Трудового кодекса Российской Федерации (в случае увольнения). При приеме на работу указывается оклад работника, вид приема (постоянная или временная работа), с исполнительным сроком или без него и т.п.

Приказы по личному составу могут оформляться на нескольких сотрудников. Такие приказы состоят из нескольких пунктов.

Приказы по личному составу визируются юристом, заместителем директора по кадрам.

Приказы по личному составу доводятся до сведения до сведения работника под расписку. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется ниже реквизитов «Подпись» и «Виза» самим работником и содержит следующее: «С приказом ознакомлен», подпись работника и дату ознакомления.

Задание

Составьте и оформите приказы по личному составу, необходимые в данных управленческих ситуациях.

Вариант 1

Выпускница факультета управления Российского государственного гуманитарного университета Денисова Татьяна Михайловна 20 июля текущего года поступила на работу в Российское агентство международного сотрудничества и развития (РАМСиР) ведущим специалистом Управления делами. Агентство является государственной организацией при Правительстве РФ и осуществляет набор служащих только по договору. Договор подписан от имени агентства его председателем Шохиным А.Н. Проект приказа по личному составу подготовлен инспектором по кадрам Соловьевой И.Г. 20 июля и в тот же день завизирован начальником управления кадров Арбузовым П.Н. и управляющим делами Михеевым В.И. Приказ подписан 21 июля и объявлен Денисовой под расписку.

Вариант 2

Экономист Васильева Екатерина Николаевна 1 сентября текущего года подала заявление в ООО «Луч» с просьбой принять ее на работу специалистом финансового отдела на неполный рабочий день. Инспектор по кадрам Смирнова И.С. объяснила, что фирма имеет возможность принять на работу экономиста, но на основе срочного трудового договора Трудовой договор был заключен 5 сентября и подписан от имени фирмы генеральным директором Мироновым Л.С. В тот же день был издан приказ по личному составу, завизированный Смирновой И.С. и юрисконсультом Хмелевым И.О. Приказ был объявлен Васильевой Е. Н. под расписку 6 сентября.

Вариант 3

Заведующая отделом писем газеты «Губерния» Сомова Анна Ивановна 15 мая текущего года обратилась к главному редактору Уварову А.Н. с просьбой предоставить ей отпуск без сохранения заработной платы с 16 по 18 мая по семейным обстоятельствам.

Проект приказа об отпуске был оформлен начальником отдела кадров Ермаковым И.Н. 15 мая, завизирован и в тот же день подписан главным редактором.

Вариант 4

Ведущего специалиста отдела маркетинга торговой фирмы ООО «Вента» Соболеву Валентину Ивановну перевели на освободившуюся должность начальника отдела на постоянную работу с 15 ноября текущего года. Заявление о переводе Соболева В.И. написала 10 ноября и завизировала у коммерческого директора в тот же день. 10 ноября было также составлено представление № 4, подписанное коммерческим директором.

Проект приказа о переводе подготовлен инспектором по персоналу Кирилловой Б.Н. 11 ноября, завизирован юрисконсультом Барминым А.И. 12 ноября и спустя день был подписан генеральным директором фирмы Дорогомиловым Е.К. 14 ноября Соболева В.И. была ознакомлена с приказом.

Вариант 5

Главный эксперт торгового отдела акционерного общества «Торговый дом «Эфди» Савельев Павел Романович должен выехать в г.Санкт-Петербург для участия в пушном аукционе «Русский мех», который проводится с 10 по 13 декабря текущего года. 8 декабря председатель правления Лебедев А.Г. подписал приказ о направлении Савельева П.Р. в командировку с 9 декабря. Проект приказа был подготовлен секретарем-референтом Александровой И.Ю. и завизирован главным бухгалтером и начальником торгового отдела 7 декабря.

Необходимые полномочия и доверенности на закупку партии товаров главному эксперту Савельеву П.Р. были оформлены вместе с командировочным удостоверением.

Вариант 6

Мастер муниципального ремонтно-строительного предприятия № 2 (Москва) Богданов Юрий Петрович решил уволиться по собственному желанию (п. 3 ст. 77 ТК РФ) и основать индивидуальное частное предприятие. За две недели до увольнения он поставил в известность об этом директора предприятия Сидорова П.И. Проект приказа был подготовлен инспектором по кадрам Котовой И.Л. 15 апреля, в тот же день завизирован бухгалтером Мельниковой 3.С. и 17 апреля текущего года подписан Богданов Ю.Н. в этот же день был ознакомлен с приказом, ему на руки была выдана трудовая книжка и произведен полный расчет по заработной плате.

Вариант 7

17 мая текущего года исполнилось 60 лет со дня рождения главного бухгалтера ЗАО «Петрозаводский муниципальный банк «Онего» Дорохову Александру Петровичу, который безупречно проработал в банке в течение последних 20 лет. Генеральный директор банка Фрадков С.Г. подписал 16 мая приказ об объявлении благодарности Дорохову А.П. и выдаче ему денежной премии в размере пяти месячных окладов. За три дня до подписания проект приказа был завизирован начальником отдела кадров Бочаровой Л.С. и согласован с заместителем начальника управления кадров банка Семеновым В.Р.

Порядок выполнения работы:

1. Изучите теоретический материал по данному вопросу.

2. Получите вариант задания у преподавателя.

3. Откройте текстовый процессор MS Word

4. Оформите приказ на внутреннем бланке с продольным расположением реквизитов. Сохраните файл под именем «Приказ по л_с».

5. Результат выполнения работы представьте преподавателю.

Практические занятия № 7, 8

Задание: РАЗРАБОТАТЬ И ОФОРМИТЬ ПРОТОКОЛ

Сведения из теории

ПРОТОКОЛ— документ,в котором фиксируется последовательность и содержание обсуждаемых коллегиальным органом поставленных вопросов и принятых решений.

Протоколы бывают: полный, краткий и стенографический.

В кратком протоколе указывают только рассмотренные вопросы, принятые решения и фамилии выступавших. По усмотрению председателя особые мнения и важные выступления могут быть изложены полностью.

Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы, мнения, реплики и замечания.

Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения к нему.

Проведению собрания должна предшествовать большая подготовительная работа: составление повестки дня, списка участников, текста докладов, информационных материалов, проекта решения.

К протоколу подшивают представленные материалы: справки, доклады и т.р.

Протокол ведется секретарем собрания, который конспектирует или записывает на диктофон выступления участников собрания.

Решения доводятся до сотрудников в виде копии протокола или выписки постановляющей части, либо в виде других документов, составленных на его основе.

Первая страница протокола оформляется на общем бланке ОРД, последующие страницы печатаются на обычном листе.

В состав реквизитов протокола входят:

— наименование предприятия;

— вид документа (ПРОТОКОЛ);

— дата проведения собрания;

— номер (по порядку с начала года);

— место составления;

— заголовок (название коллегиального органа);

— текст (вводная и основная часть);

— подписи председателя и секретаря.

Вводная часть оформляется в следующем порядке:

Председатель:	инициалы и фамилия
Секретарь:	инициалы и фамилия
Присутствовали:	инициалы и фамилии сотрудников предприятия в алфавитном порядке (если в списке более 10 человек, то указывают общее количество присутствующих)
Повестка дня:	содержит перечень обсуждаемых вопросов (каждый пункт нумеруется), оформляется с красной строки и отвечает на вопрос «о чем?»

Протоколы бывают полные, краткие и стенографические. Основная часть текста полного протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого пункта строится по схеме:

1. СЛУШАЛИ: Фамилии и инициалы выступившего — краткое изложение выступления. ВЫСТУПИЛИ: Фамилии и инициалы выступивших — краткое изложение выступления. ПОСТАНОВИЛИ: Пункты постановления по форме «Кому, что и до какого числа сделать».

Заданные в ходе обсуждения вопросы фиксируются в сжатом изложении вместе с ответами. Текст постановляющей части указывается полностью, так как это наиболее важная часть протокола.

Задание

Составьте и оформите протоколы, необходимые в следующих управленческих ситуациях.

Вариант 1

Дирекция ООО «Астрея» (Санкт-Петербург) 12.08.200_г. провела свое очередное заседание, на котором присутствовали Востряков С.Т., Сгуднев П.Д., Лебедев И.М, Антонов П.Л., Шептунова В.Г., Тимофеев А,А., Стулова М. И.

На заседании обсуждалось два вопроса: о ходе рекламной кампании в III квартале 200_г. и о переходе на новую систему выплаты премиальных.

По первому вопросу слушали сообщение начальника отдела рекламы Вострякова С.Т., текст сообщения которого был передан секретарю заседания Беловой Н.Д. По этому же вопросу выступил финансовый директор Тимофеев А.А, который одобрил увеличение расходов на наружную рекламу в III квартале 200_г. на 5%.

По второму вопросу сделал сообщение Стулов М.И. и текст сообщения также передал секретарю. По данному же вопросу выступили Антонов П., начальник отдела кадров и Лебедев И.М., директор по продажам. Первый одобрил новую систему выплаты премиальных и рекомендовал подготовить необходимые документы к 01.09.200_г. Второй предложил доработать новую систему выплаты премиальных и рекомендовал провести голосование по данному вопросу на общем собрании трудового коллектива.

В итоге заседания были приняты следующие решения: 1. Одобрить работу отдела рекламы в III квартале 200_г. 2. Провести общее собрание трудового коллектива по вопросу о переходе на новую систему выплаты премиальных 15.08.200_г. Ответственным за подготовку собрания была назначена зав. канцелярией Шептунова В.Г.

Собрание вел председатель Румянцев О.А.

Вариант 2

ЗАО «Гранд-М» (Москва) 05.03.200_г. провело заседание Совета директоров, на котором присутствовали следующие члены Совета: Попов И.П., Иванов И.И., Сидоров С.С., Устинова У.У., Федоров Ф.Ф. В связи с наличием кворума заседание было признано правомочным. На заседание выносился вопрос об определении рыночной стоимости размещаемых обществом дополнительных акций. По данному вопросу заслушали Федорова Ф.Ф., который предложил определить рыночную стоимость размещаемых обществом акций путем закрытой подписки дополнительных акций в размере 10 000 (десяти тысяч) руб. за акцию. Заседание постановило утвердить предложение Федорова Ф.Ф., так как при голосовании «ЗА» было отдано пять голосов, проголосовавших «ПРОТИВ» и «ВОЗДЕРЖАВШИХСЯ» не было. Решение принято единогласно. Заседание вел председатель Попов П.И. Протокол подготовлен секретарем Петровым И.П.

Вариант 3

Сотрудники бухгалтерии ОАО «Квант» провели заседание по вопросу сокращения срока составления годового отчета за 200_г., на котором присутствовало 6 человек. С сообщением выступила бухгалтер Суркова А.М., которая отметила, что работники группы учета имеют все возможности для значительного сокращения срока составления годового отчета, и что годовой отчет за 200_г. может был. представлен группой учета на 3 дня раньше установленного срока.

В обсуждении данного вопроса выступили Кротов Е.К., главный бухгалтер, и Шубина Г.А., бухгалтер. Кротов сообщил о том, что им разработан новый график работ по составлению годового отчета, при условии выполнения которого всеми работниками группы учета, годовой отчет можно составить и сдать на 4 дня раньше установленного срока Г.А.Шубина отметила, что досрочное представление годового отчета за 200_г. является почетной и ответственной задачей работников бухгалтерии, и что коллектив бухгалтерии может составить годовой отчет раньше срока, если все работники будут выполнять уплотненный график работы.

В итоге заседания было решено представить годовой отчет за 200_г. на четыре дня раньше установленного срока, т.е. 00.00.200_г. и провести анализ годового отчета с целью выявления резервов, необходимых для успешного выполнения плана за 200_г. Заседание вела председатель Левашова К.М., протоколировал секретарь Хомяков И.В.

Вариант 4

02 декабря 2006 года Совет директоров ОАО «Ростовский хлебокомбинат» (г. Ростов-на-Дону) провел заседание № 21, на котором присутствовали члены Совета Захаров И.Р., Козленко И.П., Кононенко И.Н., Никоненко И.С, Петровский А.В. В повестке дня заседания обсуждался отчет о работе хлебокомбината за ноябрь 2006 года. С докладом выступил генеральный директор акционерного общества И.П. Козленков — доклад прилагается. С обсуждением доклада выступили члены Совета директоров:

Петровский А.В. в своем выступлении остановился на недостатках, которые имеют место в работе некоторых сотрудников: неправильная маркировка, срыв выездной торговли. Никоненко И.С. отметил, что в целом работа ведется неплохо: увеличилась производительность труда, повысилась рентабельность, улучшилась позиция предприятия на региональном рынке хлебобулочных изделий.

По итогам заседания были вынесены следующие решения:

1. Премировать за ноябрь:

1.1. Рабочих-сдельщиков основного производства- в размере 40% сдельного заработка;

1.2. Рабочих-повременщиков — в размере 40% окладов, тарифных ставок.

2. Лишить премии за ноябрь:

2.1. О.П. Иванова, Л.Р. Сидорова за допущенное несоответствие в маркировке пряников 25.11.2006;

2.2. Л.Д. Гончар за срыв выездной торговли в п. Зимовки 23.11.2006г. Заседание вел Кононенко И.Н. Протокол подготовил секретарь Смирнов В.И.

Порядок выполнения работы:

1. Изучите теоретический материал по данному вопросу.

2. Получите вариант задания у преподавателя.

3. Откройте текстовый процессор MS Word.

4. Оформите протокол на внутреннем бланке с продольным расположением реквизитов. Сохраните документ под именем «Протокол».

5. Результат выполнения работы представьте преподавателю.

Практические занятия № 9, 10

Задание: РАЗРАБОТАТЬ И ОФОРМИТЬ АКТ

Сведения из теории

АКТ— документ, составленный несколькими лицами (комиссией), подтверждающий установленные факты, события или действия. Актами фиксируются результаты ревизий, инвентаризаций, приема-передачи, прим законченных работ и т. д.

Акт, как правило, оформляется на бланке организации и содержит следующие реквизиты:

— наименование организации;

— наименование структурного подразделения;

— наименование вида документа (прописными буквами);

— дату;

— индекс;

— гриф утверждения (не всегда);

— место составления;

— заголовок к тексту;

— текст,

— подписи;

— указание на количество экземпляров и их местонахождения.

Главное при составлении акта — установление фактического состояния дел и правильное отражение в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «АКТ». Например:

Проверки финансово-хозяйственной деятельности института

Списания материальных ценностей

Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т. п.). Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

Вводная часть строится по схеме:

Основание:

Составлен комиссией:

Председатель —

Члены комиссии:

Присутствовали:(если акт составлен в чьем-то присутствии).

Основание для составления акта — договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием номера и даты.

После слова «составлен» указываются наименование комиссии, должности, фамилии и инициалы лиц, составивших акт.

При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организации, фамилии и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в соответствии с занимаемыми должностями (чем выше должность, тем раньше упоминается должностное лицо). Если члены комиссии занимают равноценные должности, их фамилии указываются в алфавитном порядке.

В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы. При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.

В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.

Например:

Составлен в 3 экземплярах:

Й экземпляр — бухгалтерия,

Й экземпляр — коммерческий отдел,

Й экземпляр — покупатель.

Задание

Составьте и оформите акты.

Вариант 1

Комиссия под председательством начальника технической группы Валового А.А. и членов комиссии Борисова М.Ю. — начальника административно-хозяйственного отдела, Смирнова Л.П. – бухгалтера, Романовой И.К. — офис-менеджера ЗАО «Леонтия» на основании докладной записки офис-менеджера Романовой И.К. 11.07.200_г. провела проверку технического оснащения приемной генерального директора и признала негодными для эксплуатации копировальный аппарат Xerox 345(1 шт.), шредер (инв. номер 367, 1 шт.), факс 47823 (1 шт.). Признанная непригодной для эксплуатации техника была передана на склад предприятия. По установленному факту комиссия составила акт приема-передачи оргтехники в 3 экз. (1-й экз. — начальнику административно-хозяйственного отдела, 2-й — главному бухгалтеру, 3-й — в дело 23-02), который был утвержден генеральным директором Степановым П.И.

Вариант 2

Комиссия, созданная на основании приказа директора ЗАО «Медсервис» от 05.10.200_г. № 23 «О совершенствовании документационного обеспечения деятельности ЗАО «Медсервис» в составе: председателя Зудиной О.Д. — зав. канцелярией, членов комиссии Токарева Н.Л. — зав. производственным отделом, Павловой В.Е. — зам. гл. бухгалтера, Александрова А.В. — менеджера по кадрам, Ивановой 3.П. — секретаря-референта канцелярии, в присутствии секретаря отдела маркетинга Родионовой С.С. 12.10.200_г. провела проверку состояния работы с документами в отделе маркетинга. В результате проведенной проверки было установлено, что в отделе несвоевременно формируются в дела исполненные документы, заголовки дел зачастую не соответствуют заголовкам, предусмотренным номенклатурой дел, отсутствуют два дела с перепиской за 200_г., не проведена пред архивная обработка документов 200_г., подлежащих длительному хранению. Таким образом, комиссия пришла к выводу, что в ведении делопроизводства в отделе маркетинга имеются существенные недостатки, свидетельствующие о нарушении действующих нормативных документов в области организации документационного обеспечения управления. По установленным фактам был составлен акт проверки работы с документами в отделе маркетинга в 4-х экземплярах (1-й — зам. директора по административно-хозяйственным вопросам, 2-й — зав. отделом маркетинга, 3-й – председателю комиссии, 4-й — в дело 01-09. Акт вступил в силу с момента утверждения директором предприятия.

Вариант 3

17 января текущего года в адрес завода по ремонту часов и ювелирных изделий прибыла посылка с завода-поставщика, при вскрытии которой было обнаружено отсутствие двенадцати корпусов для часов марки «Молния», числившихся по накладной № 18 от 24 октября предыдущего года. Для подтверждения данного факта на основании приказа директора завода № 12 от 18 января текущего года была создана комиссия под председательством начальника отдела снабжения Карпенко Е.П. и членов комиссии инженера Павлова А.Р. и зав. складом № 1 Кудряшова Р.В. Комиссией был составлен акт 21 января текущего года, в котором содержался вывод о том, что завод-поставщик должен поставить недостающее количество корпусов к часам. Документ был составлен в 3-х экземплярах (1-й экземпляр был направлен заводу-поставщику, 2-й — на склад № 1, 3-й — в дело 03-12). Акт вступил в действие с момента утверждения (22 января т г.) директором завода Романовым Б.И.

Вариант 4

Инвентаризационная комиссия, созданная на основании приказа директора Московского завода по ремонту часов и ювелирных изделий № 24 от 15 февраля текущего года, в составе председателя Островского Э.А. (зам. главного бухгалтера завода) и членов комиссии Петровой О.Н. (бухгалтера), Носковой Н.И. (ст. экономиста планового отдела) произвела ревизию кассы завода по состоянию на 16 февраля текущего года. Ревизия проводилась в присутствии кассира завода Карташова Н.И. В результате проведенной ревизии было установлено, что остаток наличных денег в кассе составляет 1030 рублей 00 коп., остаток денег по кассовой книге — 1030 руб. 00 коп. Других ценностей в кассе завода не обнаружено, что соответствует данным учета. Комиссия также установила, что порядок ведения кассовой книги и хранения денег соответствует требованиям Положения о ведении кассовых операций государственными, кооперативными и общественными предприятиями, учреждениями и организациями. Документ был составлен в 3-х экземплярах (1-й — гл. бухгалтеру, 2-й — в планово-экономический отдел, 3-й — в дело 01-05). Акт вступил в действие с момента утверждения директором завода.

Вариант 5

Комиссия в составе председателя, начальника отдела снабжения Еремеева С.С. и членов комиссии: начальника отдела культурно-бытовых и хозяйственных учреждений Лемешева А.П., заведующего складом Кедрова В.В., назначенная приказом генерального директора ОАО «Стрела», провела работу по установлению непригодности к дальнейшему использованию имущества. Комиссия работала в присутствии кладовщика Елизаровой 3.П. и инспектора финотдела Дашко В.В. и установила, что имущество согласно прилагаемому к акту перечню подлежит списанию за непригодностью к дальнейшему использованию. Акт списания имущества № 5 от 12.03.200_г. был составлен в 2 экз. (отделу снабжения, бухгалтерии), подписан комиссий и утвержден генеральным директором.

Вариант б

Комиссия, назначенная приказом директора техникума Семенова С.И., в составе: председатель — зам. директора Авдюкова Л.С., члены комиссии: бухгалтер Едышева З.Д., бывший заведующий хозяйством Абрамов В.В., вновь назначенный заведующий хозяйством Михайлов А.Н., осуществила фиксацию факта передачи дел заведующим хозяйством. В результате сдачи-приема дел было установлено, что все оборудование, инвентарь, мебель находится в соответствии с ведомостью инвентаризации, ведомость инвентаризации, составлена по состоянию на 01.01.200_г., имеется ведомость инвентаря и мебели, подлежащих списанию. Акт был составлен в 3 экз. (бухгалтерии, хозяйственному отделу, в дело 02-11) и вступил в силу после утверждения директором техникума.

Порядок выполнения работы:

1. Изучите теоретический материал по данному вопросу.

2. Получите вариант задания у преподавателя.

3. Откройте текстовый процессор MS Word.

4. Оформите акт на внутреннем бланке с продольным расположением реквизитов. Сохраните документ под именем «Акт».

5. Результат выполнения работы представьте преподавателю.

Практическое занятие № 11

Задание: РАЗРАБОТАТЬ И ОФОРМИТЬ ДОКЛАДНУЮ, СЛУЖЕБНУЮ И ОБЪЯСНИТЕЛЬНУЮ ЗАПИСКИ

Сведения из теории

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА— документ, адресованный вышестоящему руководителю, с изложением конкретной просьбы или постановкой вопроса и содержащей ответы и предложения.

Текст докладной записки делится на две части. Первая — изложение фактов, послуживших причиной ее составления, Вторая — содержит выводы, мнения, предложения составителя.

В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренние (направленные руководству) и внешние (направленные в вышестоящие организации).

Внешние записки оформляют на общем бланке формата А4 и должна содержать:

— наименование учреждения;

— название вида документа;

— дату;

— индекс;

— место составления;

— адресат, заголовок к тексту;

— текст;

— подпись руководителя;

— фамилию исполнителя, номер его телефона.

Подписывает их руководитель организации.

Внутренние записки пишут на листе бумаги (допускается рукописный способ) формата А4.

Внутренняя докладная записка включает:

— название структурного подразделения;

— наименование вида документа;

— дату;

— адресат;

— заголовок к тексту;

— подпись составителя (с указанием должности, фамилии, инициалов).

Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.

УПРАВЛЕНИЕ ПЕРЕВОЗОК

Генеральному директору ОАО

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Т.П. Данилову

12.07.2008

О переводе на должность

В связи с реорганизацией структуры Управления и укрупнения отделов происходит перераспределение функций сотрудников.

Прошу перевести старшего экономиста С.Т. Николаева из отдела автомобильных перевозок в таможенный отдел с последующим внесением изменении в штатное расписание.

Начальник управлении (подпись) В.А. Ильин

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА— форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении. Служебную записку подписывает руководитель подразделения или другое должностное лицо. Текст служебной записки обычно оформляется на бумаге формата А4 и составляется из двух частей. В первой части излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй — делаются выводы и даются предложения по составленному вопросу.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА— документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.

Объяснительные записки не содержат выводов и предложений.

Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги. Реквизиты объяснительной записки аналогичны реквизитам служебной записки.

СПРАВКА— документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий.

Справки бывают служебного и личного пользования.

Справки служебного характера предоставляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др.). Кроме того, составляются справки и внутри организаций по запросу руководителей.

Справка оформляется на бланке и имеет следующие реквизиты:

— наименование организации;

— наименование вида документа;

— дата;

— место составления;

— адресат;

— заголовок к тексту;

— текст;

— подпись.

Справки, отправляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью.

Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В нее включают ссылку на период времени, к которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для составления справки.

Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организации для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и др. справка должна иметь следующие реквизиты:

— наименование организации;

— наименование вида документа;

— дата;

— регистрационный номер;

— текст;

— подпись;

— печать.

Типовой состав информации личного характера позволяет использовать при их оформлении трафаретные тексты, в которых основная часть напечатана заранее, а переменные данные могут вноситься от руки, на пишущей машинке или компьютере.

Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени, отчества работника (в именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа:

«настоящая справка дана…»,

«настоящим подтверждается, что… Действительно работает…»и т. д.

Задание

Составьте и оформите докладные, объяснительные записки, необходимые в следующих управленческих ситуациях.

Вариант 1

Заместитель начальника Производственного объединения «Московская городская телефонная сеть» (МГТС) Министерства связи РФ Дубов М.И. обратился к начальнику специального управления телефонной связи того же министерства Аксенову Г.С. с докладной запиской о выделении прямых проводов и назначении телефонных номеров на договорной основе. В докладной записке М.И. Дубов сообщал о том, что в сентябре текущего года объединением (МГТС) были подготовлены и согласованы с Главным планово-финансовым управлением Министерства связи РФ договоры с новыми абонентами. Для включения указанных абонентов в сеть передачи данных «Инфотел» с 1 декабря текущего года необходимо выделение прямых проводов. В связи с этим г-н Дубов выдвинул предложение о выделении прямых проводов и назначении телефонных номеров на договорной основе указанным абонентам. Докладная записка была составлена исполнителем Орловой и подписана Дубовым М.И. 12 ноября текущего года.

Вариант 2

Курьер ЗАО «Фарма» С.С. Сомов регулярно опаздывал на работу, чем нарушал трудовую дисциплину. Заведующая канцелярией Шумилина И.В. неоднократно делала ему замечания (в устной форме), а 12 июня текущего года была вынуждена обратиться с данным вопросом к Генеральному директору Седову А.В. с докладной запиской, в которой просила принять меры дисциплинарного характера к С.С. Сомову.

Вариант 3

Руководитель отдела новых проектов Токарева О.В. обратилась к Генеральному директору ООО «Мастер» г-ну А.Д. Ивлеву с докладной запиской о необходимости увеличения штатной численности отдела. В докладной записке Токарева О.В. сообщала о том, что в настоящее время для успешной работы агентства необходимо увеличение базы данных о потенциальных клиентах. По ее мнению, одним из наиболее реальных путей расширения базы данных является постоянный анализ средств массовой информации, в частности прессы (информация о наиболее крупных клиентах агентства была получена из аналитического журнала «Эксперт»). В связи с тем, что отдел в его настоящем составе (5 сотрудников) не имеет возможности организовать подробное изучение аналитических изданий, Токарева О.В. считает целесообразным ввести в штат отдела две должности менеджеров для изучения и анализа прессы с целью выявления потенциальных клиентов, а также подготовки оперативной информации о положении на рынке СМИ в форме еженедельных отчетов. В докладной записке Токарева предложила на эти должности подобрать сотрудников из числа студентов 4-5 курсов факультета журналистика МГУ или школы рекламы.

Вариант 4

В Ивановской области сложилось крайне напряженное положение с торговлей промышленными товарами и, в частности, мебелью.

В 12 из 15 районов торговля мебелью ведется в неприспособленных помещениях, лишенных необходимого оборудования, не имеющих нормальных подъездных путей.

Для разрешения данной проблемы к руководителю администрации Ивановской области Полежаеву П.И. обратился начальник Управления торговли Администрации Ивановской области К.Д. Тарасов. В докладной записке в связи с необходимостью создания условий, отвечающих требованиям организации торговли мебелью, Тарасов просил дать указания руководителям администраций соответствующих районов о предоставлении для торговли мебелью помещений, отвечающих установленным нормам.

Вариант 5

Старший консультант отдела правового обеспечения клиентов ЗАО «Тристар Консалт» Милошенков П.Д., согласно указаниям Генерального директора Сидоренко В.И. (приказ от 10.07.200_г. № 53 «О проверке работы отдела правового обеспечения клиентов»), провел анализ эффективности работы сотрудников отдела «на выезде» в первом полугодии текущего года. О проделанной работе Милошенков П.Д. поставил в известность Генерального директора посредством составления докладной записки, в которой изложил также свою точку зрения о необходимости увеличения числа штатных сотрудников отдела, имеющих права на управление легковым автотранспортам и владеющих таковым. К докладной записке были приложены следующие документы: 1. Анализ эффективности работы сотрудников отдела правового обеспечения клиентов «на выезде» за 1 полугодие 200_г. на 2 л. в 1 экз. 2. Расчет задействования сотрудников по зонам на 1 л. в 1 экз. 3. Расчет обеспечения сотрудников мобильными средствами связи на 1 л. в 1 экз.. 4. Расчет-обоснование увеличения числаштатных сотрудников отдела правового обеспечения клиентов на 3 л. в 2 экз.

Вариант 6

Менеджер отдела маркетинга ООО «Консультант» Токарев М.И 28 сентября текущего года опоздал на работу почти на целый час (45 мин.), о чем ему было сделано замечание директором Устиновой М.П. и предложено объяснить причины проступка в письменной форме.

Порядок выполнения работы:

1. Изучите теоретический материал по данному вопросу.

2. Получите вариант задания у преподавателя.

3. Откройте текстовый процессор MS Word.

4. Оформите соответствующий документ. Сохраните файл под именем «Записка».

5. Результат выполнения работы представьте преподавателю.

Практическое занятие № 12

Задание: РАЗРАБОТАТЬ И ОФОРМИТЬ ТЕЛЕГРАММУ, ТЕЛЕФОНОГРАММУ, ФАКС,

Сведения из теории

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают действовать строго определенным образом, как распорядительные документы, но сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

История телеграммы

Первое сообщение было отправлено посредством телеграфа 25 июля 1837 года Чарльзом Витстоуном (Charles Wheatstone) с железнодорожной станции Эустон (Euston). Получил это послание Уильям Фосергил Кук (William Fothergill Cooke), находившийся в лондонском районе Камден.

С тех пор прошло 172 года. Революционная по тем временам технология, позволяющая пересылать сообщения на огромные расстояния, стремительно развивалась в течении XIX века, став одним из самых популярных способов связи. Телеграф также значительно повлиял на другие средства коммуникации, включая электронную почту и Интернет.

Возможно, если бы в 1846 году Уильям Кук не открыл фирму Electric Telegraph Company — одну из первых компаний, представлявших коммуникационные услуги, сегодня мы бы с вами жили совсем в другом мире. Уже в 1874 году в Великобритании услугами телеграфа можно было воспользоваться в 20 тысячах городов и деревень. Страна также имела связь с США и со многими своими колониями. Когда телеграфу исполнилось 50 лет, его огромное значение признала даже Королева Виктория (Queen Victoria).

В XX веке телеграмма уже отошла, на второй план из-за популяризации и распространения телефона. На ее смену в 1932 году пришел телекс, который используется во многих странах до сих пор.

ТЕЛЕГРАММА — вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи.

Своевременность передачи и получения информации во многом предопределяют своевременность и правильность принятия решения. Потому, чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу.

Телеграммы применяют в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Телеграммы подразделяются на категории и виды. Телеграммы бывают следующих категорий.

— по России:

простая или обычная (максимальный срок прохождения между пунктами, имеющими телеграфную связь — не более 10 часов);

телеграмма — письмо (не более 24 часов);

срочная (максимальный срок прохождения не более 5 часов);

правительственная;

международная;

— по СНГ:

простая (обыкновенная);

срочная.

Виды телеграмм.

— по России:

с доставкой на художественном бланке (с отметкой “ЛЮКС”, “ЛЮКС/М”, музыкальная);

с доставкой в срок, указанный отправителем (с отметкой “вручить”, “дата”);

с доставкой в населенный пункт, не имеющий телеграфной связи (с отметкой “почтой заказное”);

уведомление телеграфом;

уведомление телеграфом срочное;

с доставкой на художественном бланке по случаю траура (с отметкой “Делюкс”);

— по СНГ:

с доставкой на художественном бланке (с отметкой “Люкс”);

заверенная;

с доставкой в срок, указанный отправителем (с отметкой “вручить”, “дата”);

с доставкой на художественном бланке по случаю траура;

с доставкой в населенный пункт, не имеющий телеграфной связи (с отметкой “почтой заказное”).

Чаще всего отправляют телеграммы срочные и простые. Срочная должна прийти к адресату за время до 3-х часов, а простая до 6 часов.

Телеграмма содержит следующие реквизиты:

— служебный заголовок;

— указание категории телеграммы;

— отметка о виде телеграммы;

— телеграфный адрес получателя (условный или полный);

— текст (содержание телеграммы);

— подпись;

— регистрационный делопроизводственный номер;

— дата регистрации;

— адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).

Слова в телеграммах для подсчета делятся на:

— действительные;

— тарифные.

Действительные слова необходимы для контроля правильности передачи и приема телеграмм в телеграфных аппаратах. По количеству тарифных слов производится оплата телеграмм.

В ответных телеграммах перед текстом обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ.

При адресовании телеграммы в четыре и более адреса прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание: в частности, отрицание “не” опускать нельзя), с сокращенными обозначениями знаков препинания:

точка — ТЧК;

запятая — ЗПТ;

двоеточие — ДВТЧ;

кавычки — КВЧ;

скобки — СКВ;

номер — НР.

Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов. Знаки “№”, “+”, “-” и другие следует писать словами: номер или НР, минус, плюс и т.д. Конец текста телеграммы заканчивается точкой (ТЧК). Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой. После текста перед подписью ставят регистрационный номер телеграммы.

В телеграммах не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем, выбор делается в пользу более коротких слов.

Предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает толкований.

Не рекомендуется использовать избыточную лексику, не несущую новой информации, а лишь повторяющую уже сказанное.

Текст телеграмм должен содержать только конкретную информацию, отражающую существо ситуации.

Текст телеграммы печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы.

В нижней части телеграммы под чертой указывается адрес отправителя и наименование структурного подразделения (без сокращений), должность, фамилия исполнителя и дата отправки. Обратный адрес пишется без сокращений, со знаком препинания.

Телеграммы от организаций и учреждений, подписанные должностными лицами должны быть заверены печатью соответствующей организации или печатью “Для телеграмм” В телеграммах, подписанных должностными лицами нескольких организаций или учреждений, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации или учреждения.

Подаваемая отправителем телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге. Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в телеграмму отправителем или по просьбе оператором связи, должны быть заверены подписью отправителя.

Телеграмма не должна содержать более 300 слов. Если телеграмма состоит из большего количества слов, она должна быть разделена оператором связи на несколько частей по 300 слов каждая, передаваемых как отдельные телеграммы.

Допускается уменьшение размеров (по желанию отправителя) любой из частей категории телеграммы на каждой телеграмме, а отметка о виде телеграммы — только на первой телеграмме.

ТЕЛЕФОНОГРАММА — документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи. Адресат полученное сообщение записывает от руки. Может быть застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

Обязательными реквизитами телефонограммы являются:

— наименование учреждений адресанта и адресата;

— реквизит “от кого” и “кому” с указанием должности, фамилии, и отчества должностных лиц;

— номер, дата и время передачи и приема телефонограммы;

— должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму;

— номера телефонов;

— текст и подпись.

Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.

Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 как для делового письма, т.е. выражается предложным падежом с предлогом “о” или “об”.

Например:

«Об изменении времени заседаний Совета»

«О прибытии участников семинара»

Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй — предпринимаемые действия. Телефонограмма излагаются от первого лица. Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственными исполнительным.

ФАКСОГРАММА (ТЕЛЕФАКС, ФАКС)— получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимальной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе формата А4 — приказ, распоряжение, договор, протокол и др., но чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.

Факсограмма при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой, в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.

Не существует каких-либо специальных требований оформления документов, предъявляемых к соответствующему виду документа: печататься четким, контрастным шрифтом.

Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.

Задание

Составить и оформить телеграмму, телефонограмму, факс. Текст произвольный.

Порядок выполнения работы:

1. Изучите теоретический материал по данному вопросу.

2. Откройте текстовый процессор MS Word.

3. Оформите служебную телеграмму. Скопируйте текст телеграммы. Документ закройте и сохраните файл под именем «Телеграмма».

4. Создайте новый документ, вставьте скопированный текст телеграммы и оформите телефонограмму. Сохраните документ под именем «Телефонограмма».

5. Создайте новый документ, вставьте в него скопированный текст телеграммы и оформите факс. Сохраните файл под именем «Факс».

6. Результат выполнения работы представьте преподавателю.

Практическое занятие № 13

Задание: СОСТАВИТЬ И ОФОРМИТЬ АВТОБИОГРАФИЮ

Сведения из теории

АВТОБИОГРАФИЯ — это документ, содержащий краткое изложение основных этапов жизни и деятельности его автора в хронологическом порядке. Автобиография составляется работником самостоятельно в произвольной форме на листе бумаги формата А4. В ней отражаются следующие сведения:

— фамилия, имя, отчество;

— дата и место рождения;

— полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался);

— трудовая деятельность;

— профессия;

— общественная работа, участие в выборных органах;

— отношение к воинской службе и воинское звание;

— наличие правительственных и других наград и поощрений;

— сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях).

Автобиография начинается со слов: «Я», фамилия, имя, отчество, а дальше вся информация излагается в свободной форме, но при этом следует учесть несколько рекомендаций:

1. Автобиография должна быть краткой, но вместе с тем достаточно развернутой, чтобы можно было представить основные события вашей жизни.

2. Информация, указанная в автобиографии, должна помочь вам представить свою жизнь в максимально выгодном свете, не искажая реальных фактов и событий.

3. Прямо указывайте на конкретные события вашей жизни, описывая не только суть самого события, но и ваше отношение к нему и. что более важно, ваши выводы, которые вы сделали после этого события.

4. Текст автобиографии и ее внешнее оформление должны быть максимально комфортными для чтения, все пишется (печатается) на хорошей бумаге, крупным шрифтом или разборчивым почерком.

5. В конце текста вы должны поставить дату написания автобиографии.

6. Автобиография должна быть подписана. Если она написана на нескольких листах, то подписывается каждый лист.

Инструкции не регламентирует способа оформления автобиографии (рукописный или машинописный), поэтому автобиография, помещаемая в личное дело работника, может быть написана от руки либо напечатана В обязательном порядке автобиография должна быть подписана работником и датирована. Дату проставляет работник при подписании, соответственно датой автобиографии является дата ее подписания.

Задание

Составить и оформить свою автобиографию.

Порядок выполнения работы:

1. Изучите теоретический материал по данному вопросу.

2. Откройте текстовый процессор MS Word.

3. Оформите свою автобиографию. Документ закройте и сохраните файл под именем «Автобиография (Ф.И.О.)».

4. Результат выполнения работы представьте преподавателю.

Практическое занятие № 14

Задание: СОСТАВИТЬ И ОФОРМИТЬ РЕЗЮМЕ

Сведения из теории

РЕЗЮМЕ — это краткая информация о себе как специалисте, с указанием образования, специальности (квалификации), профессиональных достоинств, трудовой биографии, своих целей в поиске работы.

Резюме — это одно из самых эффективных средств саморекламы.

Главная цель резюме — привлечь к себе внимание работодателя, создать у него благоприятное впечатление о себе и получить приглашение на личную встречу. Три основных правила составления резюме:

— краткость (не более 2 страниц машинописного текста);

— аккуратность (без ошибок и исправлений, четко, на хорошей бумаге);

— правдивость (не включайте ложную информацию, но правильно расставляйте акценты).

Содержание резюме:

1. Заголовок: фамилия, имя, отчество. (Не делайте распространенной ошибки, встречающейся в резюме многих соискателей. Не пишите в начале слово «Резюме». Начинать нужно с должности, на которую вы претендуете).

2. Цель в поиске работы: какую работу вы можете и хотите делать.

3. Основные личные данные: точный адрес с почтовым индексом, номер телефона, семейное положение.

4. Опыт работы: в хронологическом порядке (как правило, обратном, начиная с последнего места работы) перечислить места работы с указанием дат и занимаемых должностей. (Для выпускников — краткие сведения о практике на предприятии с описанием знаний и навыков, которые приобретены в процессе стажировки, подчеркнуть свои достижения)

Графа опыт работы, безусловно, самый важный пункт резюме. В обратном хронологическом порядке укажите все места, где вы работали, четко называя должность и круг ваших обязанностей. Если этих мест слишком много, ограничьтесь наиболее значимыми из них. Многие соискатели стараются, чтобы резюме точно соответствовало записям в их трудовой книжке. Этого делать не стоит — ведь ни для кого не секрет, что реальная трудовая деятельность сегодня может иметь мало общего с записями в трудовой. И кадровых специалистов, и работодателей интересует ваш настоящий, а не формальный опыт работы.

5. Образование: укажите названия учебных заведений полностью, а не аббревиатуру, время учебы. (Четко укажите факультет и специальность, по которой вы получили диплом. Если вы обучались на курсах, участвовали в семинарах, имеющих отношение к должности, на которую вы претендуете, не забудьте упомянуть об этом).

6. Дополнительная информация: сведения, подчеркивающие ваши сильные стороны профессиональные и личностные: знание иностранных языков, компьютерная грамотность, наличие водительских прав, аккуратность, тщательность и внимательность при работе с документами и т.п. (Прежде чем заполнять графу личные качества, составьте список качеств, которые важны именно для выбранной вами вакансии. Вот несколько примеров. Если вы хотите работать в области высоких технологий, сделайте акцент на аналитическом складе ума, умении работать с большими объемами информации. Хотите работать главным бухгалтером? Не забудьте про математические способности, внимательность и честность).

Важные нюансы:

— составлять резюме стоит на том языке, который является наиболее употребимым в том месте, куда вы его отправляете;

— в описании настоящей работы используйте глаголы в настоящем времени, например, разрабатываю, контролирую; соответственно при описании предыдущих мест работы используйте глаголы в прошедшем времени;

— проследите, чтобы ваше резюме было оформлено в одном стиле (основная масса текста — простым шрифтом (размер не больше 12-го), даты, названия компаний и учебных заведений — жирным шрифтом; должности — с подчеркиванием; обязанности — через точки);

— очень важно уместить ваше резюме на одной (если вы молодой специалист) или максимум на двух страницах (если вы специалист с большим опытом);

— проверьте текст на наличие ошибок (наличие орфографических и стилистических ошибок может испортить впечатление о вас).

— стилизация (не допустимо использовать цветной шрифт и цветную бумагу).

Задание

Составьте и оформите на себя резюме.

Порядок выполнения работы:

1. Изучите теоретический материал по данному вопросу.

2. Откройте текстовый процессор MS Word.

3. Оформите свое резюме. Документ закройте и сохраните файл под именем «Резюме».

4. Результат выполнения работы представьте преподавателю.

Практические занятия № 15, 16

Задание: РАЗРАБОТАТЬ И ОФОРМИТЬ ПИСЬМО

Сведения из теории

ПИСЬМО — обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности.

Служебные письма — это, как правило, письма несложные по содержанию и небольшие по объему документы для решения текущих задач, которые пишутся на разных этапах деловых отношений между предприятиями и организациями.

Письма оформляют на специально предназначенном для этого вида документа внешнем бланке (предпочтительнее с угловым расположением реквизитов) формата А4.

Если текст письма не превышает 7 строк, то используют бланк формата А5.

Для надлежащего оформления письма используются следующие реквизиты:

01 (02, 03), 04, 05, 06, 08, 09, 11, 12, 13, 15, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23,24, 25, 27, 28,29, 30.

Текст письма строят по следующей схеме:

— Введение (приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факты, послужившие основанием для составления письма).

— Доказательства (обоснование вопроса изложенного в письме).

— Заключение (излагаются выводы, предлагаются решения, формулируется ожидаемый результат).

В отдельных случаях письма могут содержать одну заключительную часть текста без пояснения.

Основными чертами официально-делового стиля считаются:

— нейтральный тон изложения;

— лаконичность и краткость текста;

— точность, ясность выражения мысли.

Часто в деловых письмах используют типовые фразы (см. табл. 1).

Письма по финансовым вопросам подписывает руководитель и главный бухгалтер фирмы. Гарантийные письма, имеющие финансовые и юридические последствия, заверяются печатью.

Большая часть коммерческой переписки хранится 3 года и передаче в архив не подлежит. Важная переписка с инофирмами, касающаяся экспорта, импорта, гарантий, хранится 10 лет.

Если письмо отправляется нескольким адресатам, то сначала указывают адрес основного получателя, а затем адреса других. Если количество адресатов более четырех, та составляют список рассыпки и на каждом экземпляре указывают только один адрес.

Если письмо отправляют в дополнение к ранее посланному, то в нем указывают номер и дату ранее посланного письма.

Таблица 1

Типовые фразы

Тема	Типовые фразы
Обращение	— Уважаемый — Господин Фамилия — Уважаемый г-н Фамилия — Уважаемые господа!
Благодарности	— Мы рады были получить Ваше письмо… — Большое спасибо за факс от Дата — Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма…
Начало вводной части	— В связи с … — Согласно контракту от … № … — В соответствии с … — В порядке обмена…
Отправка груза, документа	— Отправляем Вам … — Направляем Вам на рассмотрение … — Высылаем вам …
Подтверждение	— Подтверждаем, что… — Фирма… подтверждает получение…
Напоминание	— Напоминаем Вам, что … — Считаем необходимым обратить Ваше внимание … — Напоминаем о сроках …
Извещение	— Сообщаем Вам, что … — Ставим вас в известность … — Извещаем Вас, что … — Сообщаем о …
Просьба	— Пожалуйста, сообщите … — Просим оплатить в течение… банковских дней — Мы будем благодарны, если вы …
Гарантия	— Оплату гарантируем … — Качество … наша фирма гарантирует …
Предложение	— Мы рады предложить Вам … — Предлагаем Вам … — Мы можем рекомендовать …
Отказ	— К, сожалению ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам … — К, сожалению, мы не можем … — Фирма не предполагает … — Предприятие не может обеспечить … — Организации не требуется …
Согласие	— АО не возражает … — Предприятие считает возможным …
Предупреждение	— Фирма оставляет за собой право обратиться …, если Вы … не может привести к …, поэтому мы вынуждены …. — В случае Вашего отказа …
Приглашение	— Просим принять участие … — Приглашаем Вас … — Мы рады пригласить Вас …
Окончание письма	— Надеемся, что наша просьба не будет для вас затруднительной … — Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества — Мы надеемся на Вашу заинтересованность … — С уважением …

Задание

Составьте и оформите служебные письма.

Вариант 1

Департамент поддержки и развития малого предпринимательства письмен за подписью зам. директора департамента Сверчкова А.В. уведомил руководство детского сада № 586 о том, что в связи с развитием предпринимательства здание детского сада должно быть передано для технических нужд департамента.

Исполнителем Васильевой по поручению директора детского сад; № 586 Юго-Западного окружного управления образования г. Москвы, расположенного на проспекте Мичуринском, дом 22 г. Москвы, было составлене письмо, адресованное отделу писем Мэрии Москвы по адресу: г. Москва ул.Тверская, 13, в котором директор детского сада 586 О. А.Абрамова просила разобраться в данном вопросе, мотивируя тем, что в названном районе детских садов осталось мало и не все дети могут посещать детские дошкольные учреждения. Письмо было ответом на полученный документ от Департамента.

Вариант 2

Председатель правления акционерного коммерческого банка «ТОРГ-ПРЕДБАНК» (пр. Вернадского, 19, Москва, 112123, тел.: 567-22-17, факс: 576-22-20) Шумов С.А. обратился к Генеральному директору НПО «Асбест» Волынцеву Л.М. с просьбой рассмотреть вопрос о предоставлении в длительную аренду АКБ «ТОРГПРЕДЕАНК» рабочих площадей — 180 кв. м под размещение отделения банка.

Письмо было составлено исполнителем Подлееной на должностном бланке председателя правления банка и подписано 24 марта текущего года.

Вариант 3

Исполнителем М.Ю. Поляковой по поручению начальника отдела маркетинга ОАО «Торгпотребсоюз» (г.Москва, Лесная ул., д.18, 117123, тел./факс. 234-56-00, ОКПО 87654321, ОГРН 1234567890098, ИНН/КПП 09876543321/123456789) В.А. Комарова было составлено письмо в адрес ООО «Дело», техническому директору Мягкову А.М. об отправке документации следующего содержания: «Направляем необходимые Вам документы, содержащие информацию о цене комплекта научно-технической документации на холодильное оборудование. Предлагаем выслать техническую документацию на зарубежные аналоги холодильного оборудования. При принятии положительного решения о закупке оборудования просим Вас направить соответствующее письмо руководителю отдела сбыта Наумову С.П. Данным письмом сопровождалась спецификация на 28 л. в 1 экз.

Вариант 4

Московский радиотехнический колледж имени академика Расплетина А.А. Министерства образования РФ (Москва, ул. Декабрьская, 5, 124000, тел.: 252-11-84, факс: 253-32-36) разослал информационные письма директорам школ города с сообщением об открытии в новом учебном году двух факультетов: современные информационные технологии и юридический. В письме сообщалось также о том, что правила приема на указанные факультеты общие. Письмо было составлено исполнителем Степановой и подписано директором Мартынюком Л.Б. 15 марта текущего года.

Вариант 5

ОАО «Первая Фабрика» (г. Балашиха, ул. Заречная, д. 3, 104010) должно было в соответствии саблюдением договора от 10.07.2008 № 12/25 «О поставке продукции» поставить ЗАО «САНДЕРЕЛЛА» (Москва, Красногорская ул., д. 32, 111123, тел./факс 458 90 13, ОКПО 87654321, ОГРН 1234567890098, ИНН/КПП 0987654321/123456789) в течение месяца кожаную фурнитуру на общую сумму 150000 рублей. Фактически же фурнитуры было сдано на сумму 120000 рублей и недопоставлено продукции на сумму 30000 рублей. Согласно п. 8 договора за недопоставку продукции должна быть уплачена неустойка в размере 5%, что от суммы недопоставки составило 1500 рублей.

Директор ЗАО «САНДЕРЕЛЛА» Федорова В.Д. обратилась к директору ООО «Первая Фабрика» Соколову О.Д. с просьбой перечислить на их расчетный счет указанную сумму (1500 руб.). В противном случае ЗАО «САНДЕРЕЛЛА» будет вынуждено обратиться в Госарбитраж. Письмо о недопоставке продукции было составлено исполнителем Юдиной Р.Т. и подписано Федоровой 12 августа текущего года

Вариант 6

Директор ЗАО «Антуриум» (Москва, Цветной бульвар, д. 3, 105123, тел./факс 432-90-78, ОКПО 12345678, ОГРН 1234567890123, расч. счет 12345678901234567890 в ФБК «ГУТА-банк», корр. счет 987654321098765444321, БИК 123456789) Смирнов А.Р. обратился к Главному редактору журнала «Дело» В.И.Полевому с просьбой разместить рекламу продукции ЗАО «Антуриум» в очередном номере журнала. Объем рекламного материала – 1/2 полосы. Оплата публикации гарантировалась. Письмо о размещении рекламы было составлено исполнителем Писаревой Л.И., подписано директором А.Р. Смирновым и главным бухгалтером Антоновой В.А.

Вариант7

Закрытым акционерным обществом «Восход» (109176, Москва, ул. Полевая, д.14, оф.324) был оформлен заказ № 7 на поставку продукции в соответствии с заключенным договором о поставках от 13.06.2003 № 12 и направленв адрес ОАО «Диамант» (114000, Москва, ул. Просторная, д. 25, оф.14, тел. 168-93-78, ОКПО87654321, ОГРН 1234567890098, ИНН/КПП 0987654321/123456789). Однако ОАО «Диамант» не смогло в указанный срок (28.07.2003) исполнить заказ из-за болезни ведущего сотрудника отдела доставки и Генеральный директор его Муромцев Г.Л. направил информационное письмо в адрес ЗАО «Восход» о переносе сроков исполнения заказа № 7 с 28.07.2008 на 04.08.2008, в котором также отметил что ОАО «Диамант» согласно в течение 5 дней выплатить неустойку в соответствии с п.4.2 заключенного договора о поставках. Письмо было составлено исполнителем Смирновой А.Л. и подпись заверена печатью организации.

Вариант 8

ООО «Лига» (Москва, 123465, ул. Маросейка, д.15, тел. 384-05-90, факс: 384-05-90) запланировало проведение Всероссийской рождественской ярмарки обуви с 10 ноября по 31 декабря текущего года. Однако, в связи с тем, что ООО «Лига» не располагало достаточными площадями для проведения ярмарки, Исполнительный директор общества Кочетков А.А. вынужден был обратиться к Директору Всероссийского выставочного центра Турову Т.К. с просьбой о предоставлении обществу в аренду 300-400 кв. м выставочной площади и гарантией оплаты.

Порядок выполнения работы:

1. Изучите теоретический материал по данному вопросу.

2. Получите вариант задания у преподавателя.

3. Откройте текстовый процессор MS Word.

4. Оформите служебное письмо на внешнем бланке с угловым расположением реквизитов. Сохраните файл под именем «Письмо».

5. Результат выполнения работы представьте преподавателю.

Практические занятия № 17, 18

Задание: ОФОРМИТЬ ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ, ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ, ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ПРИКАЗОВ

Журнал регистрации входящей корреспонденции

Дата поступления документа	Регистрационный номер документа	Автор документа	Дата и номер документа	Краткое содержание документа	Резолюция	Исполнитель	Срок исполнения	Примечание

20.02.2008	01/05	ООО «Икс+»	14.02.2008 №15/08	Приглашение на участие в семинаре повышения квалификации	Принять участие	Гл. бухгалтер	22.02.2008

Журнал регистрации исходящей корреспонденции

Дата документа	Регистрационный номер документа	Адресат	Краткое содержание документа	Исполнитель	Примечание

04.12.2007	1589/06	ООО «Лира» Гая ул., д.56, Москва 117256	Договор поставки	Николаев О.Л. Юрисконсульт	Заказное письмо

Журнал регистрации приказов

Номер документа	Дата документа	Краткое содержание (заголовок к тексту)	Исполнитель приказа (фамилия, инициалы, структурное подразделение)	Рассылка приказа

01/01	09.01.2008	О назначении материально ответственных лиц	Попов И.И. Бухгалтерия	Бухгалтерия ОРП Материально ответственные лица
02/01	12.01.08	О нарушении правил транспортировки грузов	Тихонов К.А. Отдел транспортировки	ОТ Юрисконсульт Бухгалтерия
03/01	07.02.2008	О премировании сотрудников	Главный бухгалтер	Бухгалтерия

Порядок выполнения работы:

1. Откройте текстовый процессор MS Word.

2. Оформите регистрационные журналы. Сохраните файл под именем «Регистрация».

3. Результат выполнения работы представьте преподавателю.

Практические занятия № 19, 20

Задание: СОСТАВИТЬ И ОФОРМИТЬ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ

Сведения из теории

Номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения.

Дело — это совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную папку.

Номенклатура дел составляется для обеспечения оптимального распределения документов и формирования дел, и, в конечном счете – для обеспечения эффективного поиска документов в процессе повседневной работы с ними.

Различают сводную номенклатуру дел организации и номенклатуру дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел состоит из номенклатур дел структурных подразделений. В целях унификации группировки документов для предприятий определенной категории существуют примерные и типовые номенклатуры дел. Они являются методическими пособиями, другими словами, основываясь на них, организация может составить номенклатуру дел для себя и для своих подразделений.

Примерная последовательность расположения разделов в сводной номенклатуре дел может выглядеть следующим образом: канцелярия, производственно-технический отдел, отдел организации труда и заработной платы, бухгалтерия, отдел кадров, административно-хозяйственный отдел.

Сводная номенклатура дел должна предусматривать заголовки для всех документов, образующихся в деятельности организации. Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий (тарифы, справочники и т. п.). Заголовки дел по не разрешенным в течение данного года вопросам считаются переходящими и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

В дела группируются документы одного календарного года. Исключение составляют переходящие дела, в которые группируют документы за несколько лет (например, личные дела).

Документы в деле располагают в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса.

Задание

Составить и оформить номенклатуру дел любого предприятия.
Форма внутренней описи документов дела

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

Документов дела №__________

№ п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера Листов дела	Примечание

Итого (цифрами и прописью)__________________________________________________________документов

Количество листов внутренне описи (цифрами и прописью) __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Наименование должности лица Личная подпись И.О.Фамилия

Дата

Образец формы листа- заверителя

Лист – заверитель дела № __________________

(цифрами и прописью)

В деле подшито и пронумеровано ________________________________________________

_______________________________________________________________________лист (ов)

+ ______________________________________________________листов внутренней описи.

В том числе литерные листы № ___________________________________________________

Пропущенные номера ___________________________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов

Наименование должности

работника Личная подпись И.О Фамилия

Дата

Примерная форма номенклатуры дел

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

УТВЕРЖДАЮ наименование должности
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ руководителя организации
__________№_____________ Подпись Расшифровка подписи

__________________________ Дата

Место составления

на 200__год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во единиц хранения	Срок хранения дела и номера статей по перечню	Примечание

Название раздела
03-01 03-02	… Годовые бухгалтерские отчеты организации Документы бухгалтерского учета организации …		постоянно не менее 5 лет

Наименование должности
руководителя службы ДОУ
организации (подпись) Расшифровка подписи

«__» __________200_г.

ОДОБРЕНО

Протокол заседания

Экспертной комиссии организации

от «__» __________200_г. № ___

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных

в 200__году на предприятии

По срокам хранения	Всего дел	В том числе дел
переходящих	с отметкой ЭПК
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого:

Руководитель канцелярии
организации (подпись) Расшифровка подписи

«__» __________200_г.

Итоговые сведения переданы в архив организации

Должность лица,
передавшего сведения (подпись) Расшифровка подписи

Образец обложки дела постоянного и временного

( свыше 10 лет) хранения

Фонд № ____

Опись № ___

Дело № ____

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

( наименование структурного подразделения )

ДЕЛО № ________том № ________

( заголовок дела)

Крайние даты дела На _____________________ листах

_________________ Хранить ______________________

_________________

Фонд № ______

Опись № _____

Дело № ______

Приложение 1

Образцы оформления унифицированных форм документов

Унифицированная форма № Т-1
Утверждена Постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 № 1

		Код
	Форма по ОКУД
	по ОКПО

(наименование организации)

	Номер документа	Дата составления
ПРИКАЗ

(распоряжение)

О приеме работника на работу

		Дата
Принять на работу	с
	по

	Табельный номер

(фамилия, имя, отчество)

в
	(структурное подразделение)

(должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации)


(условия приема на работу, характер работы)

с тарифной ставкой (окладом)		руб.		коп.
	(цифрами)

надбавкой		руб.		коп.
	(цифрами)

с испытанием на срок

месяца(ев)

Основание:

Трудовой договор от “

”

г. №

Руководитель организации
	(должность)		(личная подпись)		(расшифровка подписи)

С приказом (распоряжением) работник ознакомлен		“		”				г.
	(личная подпись)

Унифицированная форма № Т-5
Утверждена Постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 № 1

		Код
	Форма по ОКУД
	по ОКПО

(наименование организации)

	Номер документа	Дата составления
ПРИКАЗ

(распоряжение)
о переводе работника на другую работу

		Дата
Перевести на другую работу	с
	по

	Табельный номер

(фамилия, имя, отчество)

(вид перевода (постоянно, временно))

Прежнее место работы
(структурное подразделение)

(должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации)

(причина перевода)

Новое место работы
(структурное подразделение)

(должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации)

тарифная ставка (оклад)		руб.		коп.
		(цифрами)
	надбавка		руб.		коп.
		(цифрами)

Основание:

изменение к трудовому договору от “

”

г. №

; или

другой документ

(документ (заявление, медицинское заключение и пр.))

Руководитель организации
	(должность)		(личная подпись)		(расшифровка подписи)

С приказом (распоряжением) работник ознакомлен		“		”				г.
	(личная подпись)

Унифицированная форма № Т-6
Утверждена постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 № 1

		Код
	Форма по ОКУД
	по ОКПО

(наименование организации)

	Номер документа	Дата составления
ПРИКАЗ

(распоряжение)
о предоставлении отпуска работнику

Предоставить отпуск	Табельный номер

(фамилия, имя, отчество)

(структурное подразделение)

(должность (специальность, профессия))

за период работы с

“

”

г.

по

“

”

г.

А. ежегодный основной оплачиваемый отпуск на

календарных дней

с “

”

г.

по

“

”

г.

и (или)

(ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный, без сохранения заработной платы и другие (указать))

на

календарных дней

с “

”

г.

по

“

”

г.

В. Всего отпуск на

календарных дней

с “

”

г.

по

“

”

г.

Руководитель организации
	(должность)		(личная подпись)		(расшифровка подписи)

С приказом (распоряжением) работник ознакомлен		“		”				г.
	(личная подпись)

Унифицированная форма № Т-8

Утверждена Постановлением Госкомстата России
от 05.01.04 № 1

		Код
	Форма по ОКУД
	по ОКПО
(наименование организации)

	Номер документа	Дата составления
ПРИКАЗ

(распоряжение)
о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)

Прекратить действие трудового договора от “	”	г. №	,
уволить “	”	г.

(ненужное зачеркнуть)

	Табельный номер

(фамилия, имя, отчество)

(структурное подразделение)

(должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации)

(основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения))

Основание (документ, номер, дата):
	(заявление работника, служебная записка, медицинское заключение и т.д.)

Руководитель организации
	(должность)		(личная подпись)		(расшифровка подписи)

С приказом (распоряжением) работник ознакомлен		“		”				г.
	(личная подпись)

Мотивированное мнение выборного
профсоюзного органа в письменной форме

(от “

”

г. №

) рассмотрено

Унифицированная форма № Т-9
Утверждена Постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 № 1

		Код
	Форма по ОКУД
	по ОКПО

(наименование организации)

	Номер документа	Дата составления
ПРИКАЗ

(распоряжение)
о направлении работника в командировку

Направить в командировку:

	Табельный номер

(фамилия, имя, отчество)

(структурное подразделение)

(должность (специальность, профессия))

(место назначения (страна, город, организация))

сроком на

календарных дней

“

”

г. по “

”

г.

с целью

Командировка за счет средств
	(указать источник финансирования)

Основание (документ, номер, дата):
(служебное задание, другое основание (указать))

Руководитель организации
	(должность)		(личная подпись)		(расшифровка подписи)

С приказом (распоряжением) работник ознакомлен		“		”				г.
	(личная подпись)

Унифицированная форма № Т-10
Утверждена Постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 № 1

	Код
Форма по ОКУД
	по ОКПО

(наименование организации)

	Номер документа	Дата составления
КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ

	Табельный номер
Работник
	(фамилия, имя, отчество)

(структурного подразделения)

(должность (специальность, профессия))

командируется в

(место назначения (страна, город, организация))

для(цель командировки)

на календарных дней (не считая времени нахождения в пути)

“

”

г. по “

”

г.

Действительно по предъявлении паспорта или заменяющего его документа
	(наименование)		(номер)

Руководитель
	(должность)		(личная подпись)		(расшифровка подписи)

Унифицированная форма № Т-11
Утверждена Постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 № 1

		Код
	Форма по ОКУД
	по ОКПО

(наименование организации)

	Номер документа	Дата составления
ПРИКАЗ

(распоряжение)
о поощрении работника

	Табельный номер

(фамилия, имя, отчество)

(структурное подразделение)

(должность (специальность, профессия))

(мотив поощрения)

(вид поощрения (благодарность, ценный подарок, премия и др. – указать))

в сумме
	(прописью)
	руб.	коп.

(		руб.		коп.)
	(цифрами)

Основание:представление

Руководитель организации
	(должность)		(личная подпись)		(расшифровка подписи)

С приказом (распоряжением) работник ознакомлен		“		”				г.
	(личная подпись)

Приложение 2

Образцы оформления организационно-распорядительной документации

Формуляр и структура текста положения о подразделении организации

Формуляр и структура текста должностной инструкции

Макет приказа по основной деятельности

Макет распоряжения

Формуляр-образец распоряжения

Формуляр-образец указания

Приложение 3

Образцы оформления информационно-справочной документации

Макет служебного письма

Пример оформления телеграммы

Пример оформления телефонограммы

Пример оформления факса

Макет акта

Макет протокола

Макет докладной записки

Макет служебной записки

Макет объяснительной записки

Образец оформления личной доверенности

Директору ЗАО « Вариант» Д.С. Петрову Менеджера отдела продаж К.Ю. Соколова Доверенность Город Красноярск, девятнадцатое ноября две тысячи пятого года. Я, Соколов Константин Юрьевич, проживающий по адресу: 667845, г. Красноярск, ул. Юннатов, д. 67, кв.15, паспорт серии 0404 № 345679 выданный Ленинским УВД г.Красноярска 15.12.2000 года доверяю получить начисленную мне заработную плату за октябрь 2008 года Морозовой Ирине Николаевне ,проживающей по адресу: 664523, г. Красноярск, ул. Глинки, д.45, кв. 56, паспорт серии 0404 №345678, выданный Ленинским УВД г. Красноярска 15.09.2001 года. Доверенность выдана сроком на один месяц. Доверитель Личная подпись . К. Ю. Соколов Доверенное лицо Личная подпись И.Н.Морозовой

Формуляр-образец решения

Образец сопроводительного письма

Образец письма-просьбы

Образец письма-запроса

Образец письма-ответа

Образец письма-сообщения

Образец письма-подтверждения

Образец письма-предложения

Образец письма-напоминания

Образец письма-требования

Образец оформления претензионного письма

Наименование предприятия (заявителя) Кому_____________________________ Юридический адрес Тел. ___________ Факс _____________ ПРЕТЕНЗИЯ 00.00.0000 № _____ О взыскании неустойки за недопоставку и убытки Сумма претензии ___________ рублей. Согласно договору (контракту) от 00.00.0000 № ____ Ваша организация должна была поставить ____________________________________________________________________________________ (период поставки, срок) продукцию_____________________________вколичестве___________________________________ на сумму ________________________________ рублей, а также восполнить недопоставку предыдущего периода в количестве ______________________________________________________ Продукция фактически не поступила (либо поступила в меньшем объеме)_____________ что подтверждается документами __________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ Недопоставка составила ___________________ на сумму _______ ______________рублей. В связи с недопоставкой у нас возникли убытки (от простоя, замены материалов, уменьшения объема производства) согласно прилагаемому расчету. Нами были приняты следующие меры по предотвращению (уменьшению) размеров убытков_____________________________________________________________________________ В соответствии с договором ( контрактом) вам надлежит уплатить неустойку в размере _____ % стоимости недопоставленной продукции в сумме __________________ рублей и возместить убытки в сумме ____________ рублей, а всего __________________ рублей. Признанную сумму просим перечислить на наш расчетный счет № _______________________ в____________________________________________________________________________________ Приложение: 1. Расчет неустойки. 2. Копия договора (контракта) 3. Расчет убытков 4. Документы, подтверждающие причинение убытков. 5. Накладная от ___________________ № ___________. 6. Счет от « ____» ______________ 20_____г. № _____. Генеральный директор Личная подпись И.О. Фамилия Главный бухгалтер Личная подпись И.О. Фамилия

Образец письма-благодарности

Образец автобиографии

h AILq3cndAAAABQEAAA8AAAAAAAAAAAAAAAAAxAUAAGRycy9kb3ducmV2LnhtbFBLAQItAAoAAAAA AAAAIQD5pV58ftUAAH7VAAAVAAAAAAAAAAAAAAAAAM4GAABkcnMvbWVkaWEvaW1hZ2UxLmpwZWdQ SwUGAAAAAAYABgB9AQAAf9wAAAAA «>

Образец резюме

Информационное обеспечение

Нормативно-правовая документация:

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Госстандарт России, 2003.

2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М., 1994.

Литература

Основная:

3. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). — М.: "Дашков и К", 2006.

4. Пшенко А.В. Делопроизводство: Документационное обеспечение работы офиса. — М.: Мастерство, 2006.

5. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. – М.: Проспект, 2005. – 384 с.

Дополнительная:

6. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение. — М.: КноРус, 2007 — 248 с.

7. Березина Н.М. Современное делопроизводство. – СПб.: Питер, 2008.

8. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. — М.: ИНФРА-М, 2004.

9. Лысенко Н.А. Документирование управленческой деятельности на предприятии. — Ростов н/Д.: "МарТ", 2002.

10. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. — М.: 2005.

11. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству, — М.: Издательство ПРИОР, 2006.

Периодические издания

12. Стандарты и качество

13. Справочник кадровика + нормативные акты

14. Кадровый менеджмент

Информационные ресурсы

15. КонсультантПлюс: специальная подборка правовых документов и учебных материалов для студентов юридических, финансовых и экономических специальностей, 2006

16. http://www.onecomplex.ru/