Содержание
1. Понятие «текст документа» при различных способах документирования…….3
2. Сценарии подготовки документа………………………………………………….5
3. Содержание простых и сложных документов……………………………………9
4. Элементы текста. Понятие «заголовок документа». Назначение заголовка, его место в формуляре документа. Приложения к тексту и порядок оформления……………………………………………………………………….11
5. Порядок изложения текста документа…………………………………………..14
6. Требования четкости и ясности текста документа……………………………..16
7. Логическая структура текста…………………………………………………….20
8. Взаимосвязь содержания и формы документа………………………………….21
9. Формализация текста документа…………………………………………………23
Список используемой литературы…………………………………………………24
Выдержка из текста работы
Актуальность темы исследования. Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация пронизывает все органы управления.
Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.
Основное место в иерархии документирования занимает — текстовое документирование. Текстовое документирование — это процесс создания документов, содержащих речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
Цель исследования. Целью данного исследования является всестороннее изучение текстового документирования, а также некоторых иных компонентов ему сопутствующих.
Задачи исследования. На основании указанных целей исследования, целесообразно определить ряд задач данной работы:
— рассмотреть понятие и сущность документа и процесса документирования;
— изучить назначение, а также сферы и области применения текстового документирования;
— рассмотреть и обозначить требования, предъявляемые к текстовому документированию, а именно: основные правила составления и оформления документов; требования к изготовлению организационно-распорядительных документов; требования к бланкам документов;
— в конце проведенного исследования подвести итоги и сделать некоторые выводы.
Структура курсовой работы. Настоящая курсовая работа состоит из введения; трех глав; заключения; списка использованной литературы и приложения.
Глава 1. Понятие документа и документирования
Понятие «делопроизводство» базируется на понятии «документирование». Под документированием понимается запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным правилам. Документированием является — регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Документирование всегда осуществляется по определенным правилам, установленными правовыми нормативными актами или выработанными традицией.
Создание документов или документирование может осуществляться на естественном языке или на искусственных языках с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы — документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовый документ, созданный с помощью письма, — это традиционный документ на бумажном носителе или видеограмма документа — изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.
При документировании на искусственных языках создаются документы на машинных носителях — документы, созданные с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку информации электронно-вычислительной машиной
Важное значение при документировании имеют средства документирования — орудия, используемые человеком для создания документов. Это могут быть простые орудия (ручки, карандаши и др.), механические и электромеханические (пишущие машины, магнитофоны, диктофоны, фото кино- и видеотехника н др.), средства автоматизации — компьютерная техника. В зависимости от используемых средств документирования различаются способы документирования (текстовое документирование, кино-, фото-, фонодокументирование, электронное документирование) и типы создаваемых при этом документов.
Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма — рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.).
Древнейшей техникой документирования было текстовое рукописное письмо. В конце XX века с изобретением пишущей машинки для документирования все больше стали применяться средства механизации труда. В течение XX века канцелярская пишущая машинка постоянно совершенствовалась за счет появления более совершенных моделей пишущих и организационных автоматов и создания электронных моделей пишущих машинок различного назначения. С внедрением в 1980-е годы в управленческую деятельность персональных компьютеров они стали широко использоваться для создания документов. В настоящее время практически все компьютеры имеют программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых документов. Однако внедрение новых информационных технологий не исключает составления документов на бумажной основе и их обязательного оформления в соответствии с установленными правилами.
Документирование может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.). На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако ряд документов, таких, например, как заявления, объяснительные записки, создается обычно рукописным способом.
Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления.
Так, Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» (ст. 5) указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации».
Конечным продуктом документирования — является непосредственно документ. Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Латинское слово «documentum» — переводится как доказательство, свидетельство. По определению современных специалистов — документоведов документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи.
Чтобы документ имел юридич……..
Список использованной литературы:
I Источники:
1. Гражданский кодекс РФ (Часть 1) от 30.11.1994 № 51-ФЗ // Российская газета, № 238-239, 08.12.1994.
2. Гражданский кодекс РФ (Часть 2) от 26.01.1996 № 14-ФЗ // Собрание законодательства РФ, 29.01.1996, № 5, ст. 410.
3. ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24-ФЗ // Собрание законодательства РФ, 20.02.1995, № 8, ст. 609.
4. ФЗ «О бухгалтерском учёте» от 21.11.1996 № 129-ФЗ // Собрание законодательства РФ, 25.11.1996, № 48, ст. 5369.
5. Постановление Правительства РФ «Об удостоверении беженца» от 12.12.1995 № 1227 // Российская газета, № 12, 20.01.1996.
6. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Издательство стандартов, 2003.
II Литература:
7. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000.
8. Кудрявцев В.А. «Организация работы с документами». Учебник — М.: ИНФРА-М, 1998.
9. Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур./Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой, изд. 2-е. — М.: ЗАО «Интел-синтез», 1999.
10. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. — Санкт — Петербург, «Альфа», 2002.
11. Самыкина И.В. «Руководство для секретаря». — М.: БИНОМ, 1995.
12. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению. 3-е изд., доп. и перераб. — М.: ПРИОР, 1999.
13. «Секретарское дело», спецвыпуск журнала от 18.04.2003.
