Выдержка из текста работы
С помощью Microsoft Word можно не просто набрать текст, но и оформить его по своему вкусу: включить в него таблицы и графики, картинки и даже звуки и видеоизображения. Word поможет составить простое письмо и сложный документ, яркую поздравительную открытку или рекламный блок. В этом редакторе можно полностью подготовить к печати журнал, газету или даже книгу, изготовить WWW-страницу Internet…
В редакторе дается возможность одновременного открытия и работы с большим количеством документов, автоматической проверки орфографии, грамматики и даже стилистики при вводе документа, автоматическая коррекция наиболее часто повторяющихся ошибок, возможность автоматизации ввода повторяющихся и стандартных элементов текста, удобные механизмы работы со ссылками, сносками, колонтитулами; возможность включения в текст элементов, созданных в других программах; работа с математическими формулами; возможность автоматического создания указателей и оглавления документа, встроенный Мастер подсказок и объемная система помощи.
2. Основные правила набора текста. Способы получения справочной информации в Word.
1)Знаки препинания должны прижиматься к слову, за которым они ставятся.
2)Текст в кавычках или скобках прижимается к этим символам
3)Тире обособляется с двух сторон пробелами. Для переноса текста на следующую строку не нужно нажимать кнопку Enter, переход осуществляется автоматически: последнее не помещающееся слово полностью переносится на новую строчку. Ввод текста осуществляется в двух режимах: вставка и замена.
Справочную информацию в Word можно получить с помощью меню, пункта Справка, где можно выбрать способ получения справочной информации. Это может быть либо помощник, либо Справка по Microsoft Word, которую можно найти также на панели инструментов, или же стрелочка, цепляющаяся к мышке с вопросом «Что это такое?».
3. Каким образом можно отобрать документ для работы, сохранить во внешней памяти, удалить ненужный документ в Word?
Отобрать документ для работы в Word можно или во внешней памяти, через Мой компьютер и устройство А, или во внутренней памяти в определенной папке, где документ был сохранен. Также открыть нужный документ, можно находясь в Word, если открыть на панели инструментов пункт Файл, внизу появившегося меню будут показаны последние файлы, с которыми работали. Сохранить файл во внешней памяти можно нажав в пункте Файл команду Сохранить или Сохранить как, затем выбрать устройство А, нужную папку и сохранить.
Удаляются документы в Word, как и все папки и файлы, нажатием левой клавишей мыши выделятся файл, а при нажатии правой клавиши появляется контекстное меню, в котором выбирается команда Удалить.
4. В каких случаях возникает необходимость выделения фрагментов текста, и каким образом его можно выполнить в Word?
Фрагмент текста выделяют, если необходимо удалить, скопировать или переместить его. В выделенном фрагменте можно поменять форматирование.
Существует несколько способов выделения фрагмента.
1)Для того, чтобы выделить произвольный фрагмент, нужно щелкнуть мышкой и, не отпуская, протянуть в нужном направлении.
2)Дважды щелкнуть левой кнопкой мышки на слове.
3)Щелкнуть один раз слева от строки (указатель мыши должен принять форму стрелки, направленной вправо).
4)Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши слева от абзаца (указатель принимает форму стрелки направленной вправо).
5)Для выделения предложения — щелкнуть в любом его месте, удерживая нажатой клавишу Ctrl.
6)Если же необходимо выделить весь текст, нужно нажать Правка, Выделить все.
5.Средства Word по редактированию текста.
В редакторе дается возможность автоматической проверки орфографии, грамматики и даже стилистики при вводе документа, автоматическая коррекция наиболее часто повторяющихся ошибок, возможность автоматизации ввода повторяющихся и стандартных элементов текста, удобные механизмы работы со ссылками, сносками, колонтитулами; возможность включения в текст элементов, созданных в других программах; работа с математическими формулами; возможность автоматического создания указателей и оглавления документа.
В меню Сервис существует команда Исправления. При включении режима записи исправлений в нижней части документа в строке состояния появляется элемент «ИСПР». Когда запись исправлений отключена, этот элемент окрашен в неяркий цвет. Можно внести необходимые изменения, вставляя, удаляя или перемещая текст или рисунки. Также можно изменить форматирование. Допускается изменение цвета и других параметров форматирования, используемых для выделения исправлений в тексте и рисунках.
6.Возможности форматирования символов и абзацев в Word.
Параметры форматирования абзацев можно задать в пункте меню Абзац. Абзац имеет левую границу, правую границу, отступ. Левая граница определяет все строки, кроме первой, она задается отступом. Правая граница задает конец всех строк, кроме последней, если она не полная. Задается с помощью линейки.
Межстрочное расстояние (одинарное, полуторное, двойное) задается с помощью панели инструментов.
Существуют также параметры, определяющие положение абзаца на странице:
1)не разрывать абзац с концом страницы;
2)не отрывать от предыдущего;
3)запретить перенос по слогам.
Данный абзац можно приукрасить с помощью границ и заливки (пункт Формат).
Форматировать символ, можно выбрав команду — Вставка, Символ. В появившемся окне будет возможность изменить тип шрифта. Выбрав нужный символ, выбрать кнопку Вставить.
7.Использование списков, разбивка текста на несколько колонок.
Списки используют для перечисления чего-либо, форматируются специальным образом и снабжены номерами или маркерами. Списки бывают нумерованные, маркированные, многоуровневые. Маркер списка создается автоматически при нажатии клавиши Enter, при добавлении либо удалении элемента списка нумерация изменяется автоматически. Для создания списка используется команда Список из пункта меню Формат. При этом можно как создать новый список, так и преобразовать в список уже имеющийся текст.
Для того чтобы преобразовать текст в колонки необходимо задать команду Колонки в меню Вид или на панели инструментов. Если же текст уже есть, то его нужно выделить и выбрать туже команду.
8.Форматирование страниц, разбивка документа на разделы.
В пункте Файл, Параметры страницы, с этого начинается форматирование страницы. В пункте Сервис Параметры – фоновая разбивка на страницы, такая разбивка называется мягкой. Пользователь также может явно указать место перехода на новую страницу, такая разбивка называется жесткой, в пункте Вставка команда Разрыв страницы. В режиме Непечатаемые знаки можно увидеть символ перехода на новую страницу.
Если некоторые части документа нужно оформить различным образом, в этом случае документ разбивают на разделы. В пункте Вставка, команда Разрыв страницы, разрыв раздела со следующей страницы.
Для каждого раздела можно создать свои параметры форматирования.
9.Создание колонтитулов, сносок в документе.
Колонтитулы – это текст, который размещается в верхнем или в нижнем поле страницы. Задание производится на первой странице и автоматически дублируется на остальные. Устанавливаются колонтитулы в пункте Вид, команда Колонтитулы, появится панель с названием Колонтитулы, где задаются все основные параметры для колонтитулов.
Для вставки сносок их можно найти в пункте Вставка, команда Сноски, задается двумя элементами: маркером сноски (в виде символа) и текстом сноски. Расшифровка сносок приводится в конце раздела, либо в конце документа.
10.Укажите способы создания графических иллюстраций в документе Word.
Для создания графических иллюстраций в Word, существуют три способа:
1)вставить готовый рисунок из библиотеки Word Clip Gallery через меню ВставкаàРисунокàКартинки.
2)использовать готовые графические файлы с помощью того же пункта меню ВставкаàРисунокàиз файла.
3)Word имеет собственные графические средства, все операции для рисования представлены на панели инструментов с названием Рисование. Графический редактор Word векторный. Рисунок создается в Word в виде композиции графических примитивов.
11.Как ввести в текст документа математические выражения, создать текстовые эффекты?
Необходимо указать место для вставки формулы, затем в меню Вставка выбрать команду Объект, после открыть вкладку Создание. В списке Тип объекта выбрать Microsoft Equation 3.0. Далее нужно только ввести формулу, выбирая символы с панели инструментов или вводя переменные и числа с клавиатуры. Верхняя строка панели инструментов Формула содержит более 150 математических символов. Нижняя строка используется для выбора разнообразных шаблонов, предназначенных для построения дробей, интегралов, сумм и других сложных выражений.
12.Опишите способы вставки в документ содержание других файлов.
Если при работе в Word появилась необходимость вставить содержание других файлов в документ, необходимо выделить часть или весь текст, который нужно вставить в другой файл, затем, пользуясь перетаскиванием или командой вставить, поместить текст на нужное место.
13.Предварительный просмотр, печать документа в Word.
Для того чтобы проверить расположение вставленных объектов, размеры полей, разбиение документа на страницы, положение и размер колонтитулов документа подготовленного к печати, нужно отправить документ на предварительный просмотр, только после чего стоит отправлять документ на печать. В этом режиме удобно осуществлять подгонку страниц. Для предварительного просмотра документа можно выбрать в пункте Файл команду Предварительный просмотр либо нажать соответствующую кнопку на панели инструментов.
14.Назначение редакторов электронных таблиц. Возможности Ms Excel. Структура документа Excel. Размеры электронной таблицы.
Программа предназначена для обработки данных, представленных в виде таблицы. В частности, программа позволяет производить рутинные вычисления; представлять данные в наглядной форме; анализировать результаты деятельности; делать прогнозы; работать с базами данных; строить информационные и математические модели и т.д.
Рабочее поле Excel поделено вертикальными и горизонтальными линиями на прямоугольные ячейки. Объединенные по вертикали ячейки составляют столбцы, а по горизонтали – строки. Достаточно просто внести в ячейки, интересующие пользователя значения: текст или цифры.
Каждая электронная таблица располагается на отдельном рабочем листе, содержит до 256 колонок и 65536 строк.
15.Способы получения справочной информации в среде Excel.
Получение справки в среде Excel осуществляется теми же способами, что и в среде Word. (См. вопрос №2)
16.Идентификация ячейки, диапазона ячеек. Относительные и абсолютные адресные ссылки. Имя ячейки, диапазона ячеек.
Относительная ссылка в формуле, например A1, основана на относительной позиции ячейки, содержащей формулу, и ячейку, на которую указывает ссылка. При изменении позиции ячейки, содержащей формулу, изменяется и ссылка. При копировании формулы вдоль строк и вдоль столбцов ссылка автоматически корректируется. По умолчанию в новых формулах используются относительные ссылки. Например, при копировании относительной ссылки из ячейки B2 в ячейку B3, она автоматически изменяется с =A1 на =A2. Абсолютная ссылка ячейки в формуле, например $A$1, всегда ссылается на ячейку, расположенную в определенном месте. При изменении позиции ячейки, содержащей формулу, абсолютная ссылка не изменяется. При копировании формулы вдоль строк и вдоль столбцов абсолютная ссылка не корректируется. По умолчанию в новых формулах используются относительные ссылки, и для использования абсолютных ссылок надо выбрать соответствующий параметр. Например, при копировании абсолютной ссылки из ячейки B2 в ячейку B3, она остается прежней =$A$1.
Для присвоения ячейке имя нужно выделить ячейку или диапазон ячеек, которому требуется присвоить имя, щелкнуть по полю Имя, расположенному у левого края строки формул. Затем ввести имя для назначения этой ячейки, нажать клавишу ENTER. При изменении содержимого ячейки ей нельзя присвоить имя.
17.Первичная и вторичная информация. Ввод информации в ячейку.
Информация, которую пользователь вводит вручную носит название первичной или исходной, вторичную информацию задают формулы, полученные на основе первичных данных. При изменении исходных данных, на которые ссылается формула, автоматически пересчитывается значение. Для ввода информации в ячейку, нужно её выделить, затем ввести данные и нажать Enter.
18.Средства редактирования (перемещение, поиск и замена в таблице; выделение, перемещение, копирование, удаление информации).
Для того чтобы скопировать текст или число, находящееся в ячейки, нужно просто взяться мышкой за черненький квадратик, находящийся в нижнем правом углу выделенной ячейки и протянуть на другие. Если в исходной ячейки была формула, она тоже скопируется. Для перемещения данных находящихся в ячейке нужно ее выделить, затем поставить мышку на левую границу ячейки, появиться крестик из четырех стрелочек, потянув за который, данные переместятся в нужное место, при этом, не сохраняясь в исходном. Поиск нужного текста производится с помощью пункта меню Правка, команда Найти. Поиск текста и нужных файлов производится еще с помощью пункта Файла команды Найти или панели инструментов. Чтобы очистить ячейки нужно их выделить и нажать клавишу Delete.
19.Примечания к ячейкам. Средства проверки правильности заполнения ячейки.
Помимо того, что мы видим в ячейке, в ней может находиться и некое скрытое примечание, которое можно при необходимости посмотреть. При нажатии меню Вставка, команда Примечание, появится окошко, которое называется Текстовое примечание, в нем нужно написать какой то небольшой текст, относящийся к ячейке. В ячейке появится маленький красный квадратик – маркер примечания. Теперь в любой момент можно посмотреть примечание этой ячейки, подведя мышку к ней.
Средства проверки правильности заполнения ячейки имеются в меню Сервис, Орфография (аналогично Microsoft Word), Проверка наличия ошибок.
20.Средства форматирования (изменение числовых форматов, выравнивание данных, задание нужного шрифта и размера).
Для изменения числовых форматов используется меню Формат, команда Ячейки… и вкладыш Число. Иногда удобно пользоваться соответствующими кнопками на панели инструментов. Пункт меню Формат, команда Ячейки, вкладыш Выравнивание используется для управления данными, находящимися в ячейке. Выбор нужного шрифта и размера происходит аналогично программе Microsoft Word.
21.Назначение специальной (частичной) вставки.
Частичная вставка очень удобна, тем, что если у обычной вставки параметров нет, а здесь их можно выбирать. Можно копировать данные, перенося их при этом с какой-нибудь операцией, либо использовать представленные параметры вставки.
22.Оформление ячеек. Форматирование границ ячейки, узоров и цветов. Автоформат.
Для того чтобы сделать таблицу более «симпатичной» существует форматирование границ ячейки. Текущий тип рамки всегда изображен на самой кнопке, а в диалоговом окне Формат ячеек на странице Рамка можно найти еще некоторые виды линеек. Если нажать кнопку Цвет заливки, закраситься выделенный участок таблицы текущим цветом фона. Чтобы поменять цвет нужно нажать на стрелочку правее кнопки и выбрать один из доступных цветов. Кнопка Цвет шрифта работает аналогично. При рассмотрении команды Автоформат, нам предлагается 16 готовых стилей оформления таблиц. Выбирая нужную строку в окошке Формат таблицы, мы сразу же видим пример оформления с использованием этого стиля. Стоит нажать кнопку ОК, и весь выделенный участок оформится показанным образом.
23.Форматирование строк и столбцов (изменение размеров ячейки, объединение ячеек, перенос по словам, сокрытие строк или столбцов).
Чтобы изменить размер ячейки можно раздвинуть границы с помощью мышки. А при необходимости установки точных размеров нужно выделить столбец (строку) или несколько столбцов (строк), в пункте меню Формат выбрать команду Столбец (Строка), а затем Ширина (Высота). Ввести число в поле Ширина столбца (Высота строки). Чтобы объединить ячейки нужно их выделить и нажать соответствующую кнопку на панели инструментов.
Выберите строки или столбцы, которые нужно скрыть. В меню Формат укажите на пункт Строка или Столбец и выберите команду Скрыть.
Для осуществления переноса нужно выбрать в меню Формат команду Ячейки, закладку Выравнивание. Если поставить крестик в квадратике Переносить по словам, то программа будет фразу разбивать на части.
24.Формулы. Ввод, копирование формул. Мастер функций, палитра формул.
Формулы задают последовательность действий для получения результата, чтобы отличать предыдущий от последующего теста, перед формулой ставят знак =. Для того, чтобы скопировать формулу, находящуюся в ячейке, нужно просто взяться мышкой за черненький квадратик, находящийся в нижнем правом углу выделенной ячейки и протянуть на другие.
Мастер функций существенно облегчает набор функций. Он проводит пользователя шаг за шагом по пути написания самых сложных из них. Для набора функции нужно щелкнуть по соответствующей кнопке на панели инструментов, появится окно со списком функций. Необходимо выбрать нужную функцию и нажать ОК. На втором и последующих шагах требуется аккуратно заполнять текстовые поля, пользуясь в случае необходимости системой помощи. Нажатием кнопки на панели инструментов соответствующей Вставке функций, вызываем мастера функций. Слева мы видим различные функции, из которых выбираем необходимую, справа – саму функцию.
25.Задание условий в Excel. Использование логических функций ЕСЛИ, И, ИЛИ.
Категория логических функций значительно расширяет наши возможности. Команда ЕСЛИ позволяет организовать разного рода разветвления. Формат ее: =ЕСЛИ(лог_условие;когда_верно;когда_неверно). В качестве логического условия выступают равенства и неравенства с использованием знаков. В функцию ЕСЛИ может быть вложена другая функция ЕСЛИ, а в нее еще одна, всего семь.
Команда И позволяет задать несколько условий, которые можно использовать в команде ЕСЛИ. Все условия в команде И должны быть выполнены, только тогда функция принимает значение Истина. Если хоть одно условие не выполнено, то значение Ложь. Формат: =И(лог_усл_1;лог_усл_2). Всего логических условий может быть до 30 штук.
Команда ИЛИ тоже позволяет задать несколько условий, но иным образом. Если хоть одно из них выполнено, то функция принимает значение Истина. И только когда все заданные условия неверны, получим Ложь Формат такой же, как у функции И, использовать ее совместно с ЕСЛИ можно точно так же.
26.Средства Excel для решения уравнений.
Средства Excel упрощают работу даже если нужно решить уравнение. Для решения уравнения необходимо использовать Мастера функций, подобрать нужную функцию, которая поможет в решении.
27.Диаграммы. Построение, редактирование.
Построение диаграмм производится с помощью Мастера диаграмм, который вызывается нажатием аналогичной кнопки на панели инструментов или выбором команды меню Вставка/Диаграмма…Мастер диаграмм шаг за шагом направляет действие пользователя по созданию диаграммы. Для перехода к следующему шагу в окне Мастера диаграмм используют кнопку Далее, а для возвращения к предыдущему Назад. Заканчивается создание диаграммы нажатием кнопки Готово. Для изменения размера диаграммы нужно выделить её, затем, ухватив мышкой один из маркеров, появившихся вокруг объекта, растянуть до нужного размера. При редакции диаграммы удобно использовать контекстное меню предварительно выделенного элемента.
28.Использование графики в документах Excel. Внедрение и связывание графиков и объектов.
В меню Вставка выберите команду Рисунок, а затем— команду Картинки. В области задач Вставка картинки введите в поле текст, слово или фразу, описывающую нужный клип, либо введите все или некоторые имена файлов клипа. Для сужения поиска выполните одно или оба следующих действия:
1) чтобы ограничить результаты поиска конкретной коллекцией клипов, щелкните стрелку раскрытия списка Просматривать, а затем выберите коллекции, в которых требуется выполнить поиск;
2) чтобы ограничить результаты поиска конкретным типом файлов мультимедиа, щелкните стрелку раскрытия списка Искать объекты, а затем установите флажки нужных типов клипов.
Чтобы очистить поля условий поиска и начать новый поиск, нажмите кнопку Изменить под полем Результаты. Для вставки из файла выберите в меню Вставка команду Рисунок, а затем— команду Из файла. Найдите рисунок, который требуется вставить. Дважды щелкните рисунок, который требуется вставить. Для вставки рисунков, фотографий, звуков, видеоклипов и других файлов мультимедиа можно также использовать Коллекцию клипов (Microsoft).
29.Работа на нескольких рабочих листах. Вставка, удаление, переименование рабочих листов. Ссылки на ячейки другого листа.
Изменения оформления возможны в любой момент, даже в полностью готовой таблице. Можно создать новый лист, переименовать, переместить, скопировать, удалить выделенный лист. Для этого удобно пользовать контекстным меню ярлычка листа (щелкнуть правой кнопкой мыши по ярлычку листа и в появившемся меню выбрать нужную операцию). Для перехода к нужному листу достаточно щелкнуть по его ярлычку.
Ссылки на нескольких листах одной книги используются при необходимости анализа данных из одной и той же ячейки или диапазона ячеек. Такая ссылка включает в себя ссылку на ячейку или диапазон, перед которой ставятся имена листов. Microsoft Excel использует все листы, хранящиеся между начальным и конечным именами, указанными в ссылке. Обратите внимание на то, что имя листа и восклицательный знак предшествуют ссылке на диапазон ячеек при написании формулы.
Список литературы
1. Краткий курс практической информатики в вопросах и ответах /Под ред. С.В. Юнова, Н.В. Бабич и др. – Краснодар: Кубанский госуниверситет, Институт экономики, права и естественных специальностей, 2002. – 62с.
2. Левин А.Ш. Самоучитель работы на компьютере. – М.: Нолидж, 2000. – 649с.
3. Леонтьев В.П.. Новейшая энциклопедия персонального компьютера 2001. – М.: Олма-Пресс, 2001. – 847с.
4. Юнов С.В. Компьютерный минимум. – Краснодар: Советская Кубань, 1998. – 32с.
