Содержание
1. Признаки документа. Понятия: «оригинал», «подлинник», «копия», «выписка», «дубликат»………………………………………………………..3
2. Составление приказа……………………………………………………………7
3. Тест………………………………………………………………………………8
4. Особенности технологии работы с обращениями граждан. Ответственность за нарушение законодательства об обращении граждан..9
Список используемой литературы………………………………………………14
Приложение………………………………………………………………………15
Выдержка из текста работы
«Делопроизводство, документационное обеспечение управления: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами» .
Термин «делопроизводство» появился несколько веков назад (предположительно в XVII веке) и первоначально означал процесс решения (производства) дела. Любое дело заканчивается таким решением, которое необходимо закрепить в виде документа. Надлежащее оформление, правильная организация работы с документами в учреждениях, организациях, на предприятиях, фирмах, обеспечение хранения архивных документов — непременные условия, которые обеспечивают законность и правопорядок в обществе, стабильность и защиту общественных интересов, прав и свобод граждан, наконец, нормальную деятельность государства.
От организации делопроизводства зависят оперативность, надежность, экономичность управленческого труда, культура работы, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах. Вот почему государство регулирует данную отрасль деятельности, издавая соответствующие нормативно-правовые акты и методические документы (указания, рекомендации).
Нормативно-методическую базу делопроизводства составляет совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также работу службы делопроизводства, ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и др.
Подавляющее большинство документов, создаваемых в органи¬зациях и поступающих в нее извне, содержат информацию о фак¬тическом положении дел в данной или других организациях, слу¬жащую основанием для изучения распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и т.д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от последних не являются обязательными к исполне¬нию. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.
В данной работе необходимо рассмотреть следующие вопросы:
1. Подготовка дел к передаче в архив.
2. Приказ по личному составу (привести пример).
Структура работы состоит из введения, основной части, заключения.
1 Подготовка дел к передаче в архив
1.1 Составление номенклатуры дел
Важной функцией делопроизводственной службы является систематизация и хранение документов. Массив исполненной документации — это своеобразная память организации, обращение к которой дает возможность ана¬лизировать работу коллектива, решать спорные вопросы, принимать новые решения.
Для текущего и длительного хранения документы комплектуются в дела. ГОСТ-Р 51141-98 определяет дело как «совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». На каждой обложке (папке) помешается заголовок-этикетка типа «Приказы ректора университета за 2003 г., «Переписка с организациями о поставке комплектующих» и т. п. Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, называют номенклатурой дел.
Ведение дел вне номенклатуры не допускается. В номенклатуру не включаются всевозможные платные издания и другие материалы, не отражающие вопросы основ¬ной деятельности организации.
Различают сводную номенклатуру дел организации и номенклатуру дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел состоит из номенклатуры дел структурных подразделений.
В целях унификации группировки документов для организаций и предприятий определенной категории существуют примерные и типовые номенклатуры дел.
В небольших организациях, не имеющих структурного деления, составляется одна номенклатура. Ее составляет секретарь-референт. Сводную номенклатуру большой организации составляет делопроизводственная служба.
По форме, структуре и реквизитам сводная номенклатура дел организации и номенклатура дел ее структурных подразделений аналогичны. Приведем форму сводной номенклатуры дел организации (рис. 1).
Наименование предприятия УТВЕРЖДАЮ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ руководитель предприятия
_______ ________ И.О.Ф.
дата подпись
на ________ _______
дата
Индекс дела Заголовок дела Количество дел Срок хранения дел Примечания
Референт _______ И.О.Ф.
подпись
Заведующий архивом _______ И.О.Ф.
подпись
В _____ г. заведено дел _________________________________________
цифрами и прописью
Референт _______ И.О.Ф.
подпись
Рисунок 1 — Форма сводной номенклатуры дел организации
Примерная последовательность расположения разделов в номенклатуре дел может выглядеть следующим образом: канцелярия, секретарь-референт, производственно-технический отдел, отдел организации труда и заработной платы, бухгалтерия, отдел кадров, административно-хозяйственный, профсоюзная организация и т. д.
Номенклатура дел организации печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр (контрольный) хранится в канцелярии (у секретаря-референта), второй — используется в качестве рабочего экземпляра, третий — находится у лица, ответственного за архив в качестве учетного документа, четвертый — в государственном архиве, в который передаются документы данной организации.
После окончания делопроизводственного года сводную номенклатуру дел закрывают. Закрытие номенклатуры оформляют итоговой записью, в которой указывают количество фактически заведенных за год дел по категориям учета и их общее число. О фактическом наличии заведенных за год дел сообщается архиву организации. Сводная номенклатура дел организации пересматривается не реже, чем раз в 5 лет. В конце каждого года она уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года.
1.2 Экспертиза ценности документов
Подготовка документов к последующему хранению и использованию является завершающим этапом делопроизводственного процесса и включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в архив организации. Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения.
Для организации и проведения экспертизы ценнос…
**************************************************************
