Выдержка из текста работы
Главным направлением перестройки менеджмента и его радикального усовершенствования, приспособления к современным условиям стало массовое использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий. Средства и методы прикладной информатики используются в менеджменте и маркетинге.
Новые технологии, основанные на компьютерной технике, требуют радикальных изменений организационных структур менеджмента, его регламента, кадрового потенциала, системы документации, фиксирования и передачи информации.
Особое значение имеет внедрение информационного менеджмента, значительно расширяющее возможности использования организациями информационных ресурсов. Развитие информационного менеджмента связано с организацией системы обработки данных и знаний, последовательного их развития до уровня интегрированных автоматизированных систем управления, охватывающих по вертикали и горизонтали все уровни и звенья производства и сбыта.
Практическое применение этой темы рассмотрим на фирме «Юридический Центр», которая занимается юридическими консультациями физических и юридических лиц. В работе этой фирмы необходимо присутствие
информационных систем работы, о которых речь и пойдет ниже.
Вопрос 1
Так как имеются различные интересы, особенности и уровни в организации, то существуют в различные виды
информационных систем.
Никакая единственная система
может обеспечивать потребности
всей
информации
организации.
Организация – «Юридический Центр», разделена на уровни: стратегический,
управленческий,
знания
и эксплуатационный
и затем
далее
разделена
на функциональные области типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих
ресурсов.
Системы
создаются,
чтобы
обслужить.
различные
организационные интересы.
Различные организационные уровни обслуживают четыре главных типа информационных систем: системы с эксплуатационным уровнем, системы уровня знания, системы уровня управления н системы со стратегическим уровнем.
Системы эксплуатационного уровня поддерживают управляющие операции, следят за элементарными действиями организации типа продажи, платежей, обналичивают депозиты, платежные ведомости, кредитуют решения и управляют потоком материалов на фабрике. Основная цель систем на этом уровне состоит в том, чтобы ответить на обычные вопросы и проводить потоки транзакций через организацию. Чтобы отвечать на эти виды вопросов, информация вообще должна быть легко доступна, оперативна и точна.
Системы уровня знания поддерживают работников знания и обработчиков данных в организации. Цель систем уровня знания состоит в том, чтобы помочь деловой фирме интегрировать новое знание в бизнес и помогать организации управлять потоком документов. Системы уровня знания, особенно в форме рабочих станций и офисных систем сегодня являются наиболее быстрорастущими приложениями в бизнесе.
Системы уровня управления разработаны, чтобы обслуживать контроль, управление, принятие решений и административные действия средних менеджеров. Основное вопросы, адресованные к ним; хорошо ли работают объекты? Системы уровня управления обычно обеспечивают периодические доклады очень быстро. Пример — система управления перемещениями, которая сообщает относительно перемещения общего количества, равномерности работы торгового отдела и отдела, финансирующего затраты для служащих во всех разделах компании, отмечая везде, где фактические издержки превышают бюджеты.
Некоторые системы уровня управления поддерживают необычное принятие решений. Они имеют тенденцию, чтобы сосредоточиться на менее структурных решениях, для которых информационные требования не всегда ясны. Эти системы часто отвечают на вопросы «что, если?». Что произойдет с производственным календарным планом, если мы должны удвоить продажу в декабре? Что случилось бы с нашим дивидендом, если оплата будет отсрочена в течение шести месяцев? Ответы на эти вопросы часто требуют новых данных снаружи организация, так же как данных изнутри, которые не могут быть получены от существующих систем с эксплуатационным уровнем.
Системы стратегического уровня есть инструмент помощи руководителям высшего уровня и подготавливают стратегические исследования и длительные тренды и в фирме, и в деловом окружении. Их основное назначение приводить в соответствие изменения в условиях эксплуатации с существующей организационной возможностью. Каков будет уровень занятости через пять лет? Каковы длительные промышленные финансовые тренды и где наши подъемы и спады? Какие изделия мы должны производить через пять лет?
Информационные системы могу также быть дифференцированы функциональным образом. Главные организационные функции типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов обслуживаются собственными информационными системами, В больших организациях подфункции каждой из этих главных функций также имеют собственные информационные системы. Например, функция производства могла бы иметь системы для управления запасами, управления процессом, обслуживания завода, автоматизированной разработки и материального планирования требований.
Типичная организация имеет системы различных уровней: эксплуатационную, управленческую, знания и стратегическую — для каждой функциональной области. Например, коммерческая функция вообще имеет коммерческую систему на эксплуатационном уровне, чтобы делать запись ежедневных коммерческих данных и обрабатывать заказы. Система уровня знания создаст содействующие дисплеи для демонстрации изделий фирмы. Системы уровня управления отслеживают ежемесячные коммерческие данные всех коммерческих территорий и докладывают относительно территорий, где продажа превышает или надает ниже ожидаемых уровней. Система прогноза предсказывает коммерческие тренды в течение пятилетнего периода — обслуживает стратегический уровень.
Для повышения эффективности работы Юридического Центра по управлению производством и финансами необходимо полное и достаточное обеспечение всего персонала фирмы необходимыми програмно-техническими средствами.
Эти средства могут быть представлены в виде справочно-правовых систем, о которых мы проговорим позже. Так же обеспечение необходимым оборудованием для использования этих справочно-правовых систем.
Вопрос 2
Умение принимать решения
необходимо для реализации управленческих функций,
поэтому
процесс принятия решений является основой теории управления. Как наука это направление зародилась в Англии во время второй мировой войны, когда группа ученых получила задание на решение сложной военной проблемы — оптимального размещения различных подразделений гражданской обороны и огневых позиций своей армии. В 50-е годы эта теория была модернизирована и стала применяться для решения общегражданских проблем.
Отличительными особенностями теории управления являются:
использование научного метода, т.е. наблюдение, формулировка гипотезы, подтверждение достоверности гипотезы;
системная ориентация;
использование различных моделей.
Процесс моделирования часто применяется при решении сложных проблем в управлении, так как позволяет избежать значительных трудностей и издержек при проведении экспериментов в реальной жизни. Основой моделирования является необходимость относительного упрощения реальной жизненной ситуации или события, вместе с тем это упрощение не должно нарушать основных закономерностей функционирования изучаемой системы.
Типы моделей:
физическая;
аналоговая (организационная схема, график);
математическая (использование символов для описания действия или объектов).
Процесс построения моделей состоит из нескольких этапов, таких как: постановка задачи; построение модели; проверка модели на достоверность описания данного процесса, объекта или явления; применение модели; обновление модели в процессе исследования или реализации.
Эффективность модели может быть снижена за счет ряда потенциальных погрешностей, к которым можно отнести недостоверные исходные допущения, информационные ограничения, непонимание модели самими пользователями, чрезмерная стоимость создания модели и т.п.
Наиболее часто используются следующие модели:
Теория игр. Она первоначально разрабатывалась военными, чтобы учесть возможные действия противника.
В бизнесе теория игр применяется при моделировании поведения конкурента, особенно часто в связи
проблемами изменения ценовой политики.
Модель теории очередей (модель оптимального обслуживания). Модель используется для определения оптимального числа каналов обслуживания по отношению к потребностям в этих каналах.
Модель линейного программирования. Эта модель применяется для определения оптимального распределения дефицитных ресурсов при наличии конкурирующих между собой потребностей.
Имитационное моделирование. Часто применяется в ситуациях слишком сложных для использования математических моделей.
Экономический анализ является одной из форм моделирования. Примером может служить экономический анализ эффективности той или иной промышленной структуры.
Количественные методы прогнозирования. Их можно использовать для прогнозирования, когда деятельность предприятия в прошлом имела определенные тенденции, которые можно и необходимо продолжить в будущем, а информации для выявления тенденций в рассматриваемом периоде прогнозирования недостаточно.
Одним из методов такого прогнозирования является анализ временных рядов. Он основан на допущении, что на закономерностях прошлого можно прогнозировать будущее. Этот метод выявляет тенденции прошлого и проецирует их в будущее.
Причинно-следственный метод применяется в ситуациях, когда имеется несколько неизвестных. Это исследование статистической зависимости между рассматриваемым фактором и другими переменными.
Мнение жюри. Его суть состоит в соединении и усреднении мнений экспертов в данной области.
Модель ожиданий. Она базируется на опросе потребителей и обобщении их мнений.
Метод Дельфи. Суть его заключается в том, что эксперты заполняют специальные опросные листы по рассматриваемой проблеме. Каждый из них индивидуально формирует свой прогноз. Затем эти прогнозы передаются всем экспертам, принимающим участие в обсуждении. Они знакомятся с мнением коллег и, возможно, корректируют свой предшествующий прогноз на базе новых идей или информации. Эта процедура повторяется три-четыре раза, пока в конечном итоге все эксперты не придут к единому мнению.
Анализируя эти
программно-технические решения конкретно Юридического Центра, можно отметить, что для него присущи все эти виды. Разбирая подробнее каждый
метод, можно отметить, что наиболее использованные методы в «Юридическом Центре» – теория игр, количественный метод прогнозирования, мнение жюри.
Вопрос 3
Для организации коллективной работы с бумажным документом необходимо его многократное копирование (иногда до 15—20 раз), доставка в различные структурные подразделения, проведение специальных совещаний, согласований, что отнимает немалое количество времени.
Другая проблема связана с продолжительным временем поиска необходимой информации по запросу в архивах бумажных документов. Тогда как при работе с электронными документами время поиска документа, а следовательно, время ответа на запрос значительно меньше.
Классификация прграммно-технических
пакетов автоматизации
Средства автоматизации карточного учета бумажного делопроизводства («Дело», «Золушка»).
Системы обмена электронными документами («1С Документооборот», Exchange).
Системы
управления
электронными
документами
(DOCSOpen, Excalibur EPS).
Системы автоматизации деловых процессов (Action Workflow,WorkRoute, FormFlow).
Средства автоматизации карточного учета безбумажного делопроизводства (OfficeMedia).
Продукты смежных областей, наращивающие базовые возможности систем делопроизводства (FineReader, Stylus).
Продукты, адаптирующие базовые возможности западных систем к особенностям русского языка (Bit Full Text Retrieval).
Полнофункциональные
системы
автоматизации
всех
задачбумажного
и безбумажного
делопроизводства
русскомязыке (PowerDOCS).
Характеризуя «Юридический Центр», хотелось бы отметить, что большинство из вышеизложенных программных продуктов используются в профессиональной деятельности работников, и являются неотъемлемой частью эффективной работы.
Вопрос 4
Для обеспечения эффективной работы «Юридического Центра» необходимы следующие программные продукты:
«1С». Программная оболочка предлагаемых систем разработана фирмой «1C». В продуктах «1C:Гарант» и «1C: Кодекс» основная нормативная база подготовлена партнерами и дополнена фирмой «1C» двумя специальными разделами: «Бухгалтерский учет и отчетность в «1C:Бухгалтерии» и «Клуб пользователей «1C:Бухгалтерии» в «Финансовой газете». Для «1C:Гарант» предусмотрена интеграция с «1C:Бухгалтерия» версии 7.5. В различных режимах бухгалтерской системы может по контексту вызываться правовая справка. В настоящее время продано более 12 тыс. компакт-дисков данной тематики под маркой «1C». Однако этот вид продукции не входит в число приоритетных для компании. Около 80% пользователей систем — представители среднего и малого бизнеса.
«Гарант». Компания «Гарант-Сервис» выпускает СПС «Гарант», которая состоит из больших и малых правовых баз. Большие базы: «Законодательство России», «Московское законодательство», «Банковское законодательство», «Таможенное законодательство», «Жилищное законодательство», «Землепользование. Недропользование. Природоохрана», «Международное право», «Международное право (Россия-СНГ)», «Уголовное и административное право», «Суд и Арбитраж», «Комментарии к законодательству», «Проекты законов». Малые базы: «Налоги, бухучет, предпринимательство», «Формы правовых документов», «Вопросы и ответы по налогам и бухучету», «Архивы Гаранта». Существуют также базы по законодательству 41 субъекта РФ. Согласно принятой в «Гарант-Сервис» форме обслуживания, базы поставляются клиентам и сопровождаются в составе комплектов. Пользователь сам определяет, какие именно базы войдут в приобретаемый комплект. Разработчик определяет только количество баз, входящих в каждый комплект. Дополнительно бесплатно прилагается база «Архивы Гаранта» (около 7 тыс. документов).
«Консультант-Плюс». Сеть Консультант-Плюс предоставляет пользователям на всей территории России широкие сервисные возможности по оперативному доступу и профессиональной работе с юридической информацией. Каталог программных продуктов Консультант-Плюс содержит подробнуюинформацию о Справочных Правовых Системах, распространяемыхСетью. Главная задача Сети Консультант-Плюс — обеспечить все заинтересованные предприятия и организации полной, достоверной и оперативной правовой информацией. Сеть Консультант-Плюс объединяет 300 региональных информационных центров в 150 городах России, обеспечивающих одинаково высокий уровень сервиса.
Эти справочно-правовые системы необходимы для эффективной, быстрой и надежной работы работников «Юридического Центра». Приобретение этих программных средств будет оправдано в дальнейшем будущем.
Использование программы «1С» поможет с решением вопросов связанных с организационной работой «Юридического Центра», эта программа сможет существенно снизить затраты времени работников.
Программы «Гарант» и «Консультант-Плюс» помогут с легкостью решить вопросы связанные уже непосредственно с выполнением прямых обязанностей работников и тем самым так же экономить время.
Вопрос 5
5. В сетевой структуре при тех же основных понятиях (уровень, узел, связь) каждый элемент может быть связан с любым другим элементом. На рис. изображены сетевая структура базы данных в виде графа.
Рассматривая сетевую базу данную, которая используется в «Юридическом Центре», хотелось бы отметь, что эта
структура наиболее эффективна, и ее использование абсолютно целесообразно, так как, она отвечает всем требованиям сложившейся структуры организации.
Вопрос 6
Рассмотрим справочно-правовую систему «Гарант», какие преимущества она может нам дать в повседневной работе.
Все документы в системе ГАРАНТ представлены с комментариями и разъяснениями специалистов, в том числе в системе содержатся материалы из популярной бухгалтерской прессы.
Реализована уникальная технология поиска через Энциклопедию ситуаций. Пользователь формулирует запрос, используя привычные ему термины, система в течение нескольких минут предоставляет ему ответ.
В системе представлены, объединенные в одной программе, все типы правовой информации — федеральное и региональное законодательство, международные договоры, комментарии, проекты законов, судебная и арбитражная практика, а также бизнес-справки, налоговый календарь, формы бухгалтерской и статистической отчетности, таблицы и схемы по вопросам законодательства и многое другое.
4. Поиск нужной информации осуществляется по всему информационному банку системы.
Каждому пользователю системы обеспечены следующие услуги:
Формирование индивидуального информационно правового комплекта для каждого пользователя. Сегодня разработаны специальные предложения для юристов, руководителей, а также строительных, фармацевтических и медицинских организаций.
«Горячая линия» поддержки — консультации и разъяснения специалистов по работе с системой ГАРАНТ (междугородный звонок бесплатно для пользователей в регионах).
Ежедневные бесплатные мониторинги законодательства
Форма обслуживания — по выбору клиента
Регулярное обновление информации
Поиск редких документов по индивидуальным запросам пользователей
Заказ бесплатной демонстрации системы ГАРАНТ.
Сегодня с системой ГАРАНТ работают структуры федеральных органов государственной власти и органов местного самоуправления, банки, аудиторские и консалтинговые фирмы, промышленные предприятия, учебные заведения, специалисты различных предприятий и организаций. Постоянными партнерами компании и являются более 500 органов власти федерального и регионального уровней. Среди них – Государственная Дума, Администрация Президента РФ, Министерство РФ по налогам и сборам, Министерство финансов РФ, Центральный Банк РФ, Высший Арбитражный Суд РФ, мэрии Москвы и других городов России. Результатом такого сотрудничества стало заключение договоров об информационном обмене, проведение совместных акций, создание серии совместных разработок и многое другое.
