Как писать пресс-релизы, Журналистика

Выдержка из текста работы

Пресс-релиз — это письменное заявление в средствах массовой информации. Он может предоставлять информацию о новостях, включая запланированные мероприятия, повышение персонала, награды, новую продукцию и услуги, достижения продаж и др. Журналисты обычно рассматривают пресс-релиз как очерк. Это основной инструмент работы сотрудников по связям с общественностью (пиарщиков), и мы вам расскажем, как правильно его написать.

Напишите заголовок. Он должен быть кратким, четким и по существу: для пресс-релиза важно, чтобы заголовок был как можно короче. Профессионалы в области пиара рекомендуют писать заголовок только после того, как написан пресс-релиз. Вернитесь к этому пункту, когда закончите с текстом.

Wikihow признан самым надежным источником информации. Поняли, как это работает? Теперь вы хотите узнать подробности! Заголовок пресс-релиза должен захватывать журналиста так, как читателей захватывают заголовки газет. Он может описывать последнее достижение организации, недавнее событие, заслуживающее огласки, новый продукт или услугу.
Заголовки пишутся жирным шрифтом! Шрифт заголовка должен быть крупнее остального текста. Обычно заголовки пишутся в настоящем времени, без артиклей и форм глагола «быть».
Первое слово пишется с заглавной буквы, как и все имена собственные. Большинство заголовков пишется строчными буквами, но использование заглавных букв с подходящим шрифтом может придать заголовку более привлекательный внешний вид. Не делайте все слава заглавными.
Выделите из пресс-релиза важные ключевые слова. Это самый простой способ написать заголовок. Попробуйте составить из ключевых слов логическое и привлекающее внимание заявление. Если после заголовка идёт резюмирующее предложение, примените ту же тактику. Ключевые слова не только улучшат позиции в поисковых системах, но и помогут журналистам и читателям сразу понять содержание пресс-релиза. Посмотрите на действия указанные в этом первом шаге, и вы поймёте, что каждое из них могло бы быть заголовком пресс-релиза.

Напишите текст. Пресс-релиз должен быть написан так, как вы хотели бы видеть его в новостях. Помните, у журналистов вечно не хватает времени, поэтому они не будут искать дополнительную информацию о вашем особом событии, а напишут рецензию по вашему пресс-релизу. Поэтому он должен охватывать всё, что вы хотите, чтобы написали журналисты.

Начните с даты и города, в котором выпущен пресс-релиз. Не указывайте город только в том случае, если это запутает читателя, например, релиз написан в Москве о филиале компании в Туле.
Первое предложение должно захватывать читателя и раскрывать содержание релиза. Например, если заголовок звучит так: «Издательство Карпрен выпускает новую книгу о Второй мировой войне», то первое предложение должно быть примерно таким: «Издательство Карпрен сегодня выпустило новую книгу талантливого писателя Арчи Кей о событиях Второй мировой войны». Это предложение дает дополнительную информацию к заголовку, но, также зазывает писателя читать дальше. Следующие одно-два предложения должны развить высказанную в первом предложении информацию.
Текст пресс-релиза должен быть компактным. Не используйте слишком длинных предложений и абзацев. Не повторяйтесь и постарайтесь использовать поменьше жаргона. Стремитесь к простоте без лишних слов.
Первый абзац (2-3 предложения) должен резюмировать пресс-релиз. В наши дни ни журналисты, ни другие читатели не будут читать пресс релиз целиком, если начало статьи не вызывает интереса.
Предоставляйте факты — события, товары, услуги, люди, цели, намерения, планы, проекты. Вы должны использовать максимальное количество фактов. Простой метод написать эффективный пресс-релиз это составить список пояснений на вопросы: кто, что, когда, где, почему и как.

Текст должен быть ясно связан. Кто, что, когда, где, почему и как — ответы на эти вопросы должны четко проинформировать читателя. Рассмотрим пример составления пресс-релиза на вышеуказанном заголовке:

Кто? Издательство Карпрен.
Что за новости? Издательство Карпрен выпускает книгу.
Когда это произойдет? Завтра.
Где будет иметь место данное событие? Во всех крупных книжных магазинах.
Почему это новости? Потому что книга написана известным писателем Арчи Кей.
Как это будет происходить? Писатель будет раздавать автографы в книжном магазине в Чикаго, а затем совершит тур по стране.

После определения основных деталей, заполните пробелы дополнительной информацией о людях, продукции, датах и т.д., связанной с новостями.
- Если ваша компания не является основным предметом новостей, но служит источником пресс-релиза, четко укажите это в тексте.
Краткость — сестра таланта. Пресс-релиз не должен превышать трех страниц. В распечатанном варианте должен быть двойной интервал между строками.
Вы должны постараться сделать пресс-релиз заслуживающим освещения в печати. Это увеличит его шансы попасть в прессу. Поинтересуйтесь, что актуально для вашего сектора и используйте это, чтобы заинтересовать журналиста или редактора.

Включите информацию о компании. Когда журналист выберет ваш пресс-релиз для статьи, ему понадобится эта информация. Поэтому предоставьте ее заблаговременно в отдельном разделе.

Название раздела должно быть — О компании XYZ.
После заголовка, в одном-двух абзацах (каждый в 5-6 строк) расскажите о своей компании. Текст должен описать вашу компанию, ее основной бизнес и политику бизнеса. У большинства организаций имеются профессионально написанные брошюры, презентации, бизнес планы и т.д. Вы можете взять информацию оттуда.
В конце раздела дайте ссылку на ваш сайт. Ссылка должна содержать точный и полный URL (без вложений), так чтобы при печати она распечатывалась полностью. Например:http://www.your_company_website.com, а не «нажмите сюда, чтобы посетить наш сайт».
Если на сайте компании имеется отдельная страница для средств массовой информации, то это необходимо указать и предоставить URL. На таких страницах указывается контактная информация и информация для прессы.

Свяжите информацию в одно целое. Вы можете предоставить дополнительные данные, необходимые для пресс релиза.

Добавьте контактную информацию. Если ваш пресс релиз заслуживает освещения в печати, то журналистам понадобится дополнительная информация или они захотят провести интервью с основными действующими лицами.

Если вы ничего не имеете против того, чтобы СМИ связывались с вашими ключевыми сотрудниками напрямую, можете предоставить их контакты в пресс-релизе. Например, вы пишете о инновациях, тогда можете предоставить контактные данные вашего отдела инженерии или исследований.
В противном случае вы должны предоставить контактные данные вашего отдела по связям с общественностью. Если у вас нет такой команды, назначьте кого-либо связующим звеном между СМИ и вашими сотрудниками.
Контактные данные должны быть ограниченны текущим пресс-релизом и должны включать в себя:

Официальное название компании
Официальное название отдела по связям с общественностью и контактное лицо
Адрес офиса
Номера телефона и факса с правильными кодами страны и города и добавочными номерами
Номер мобильного телефона (не обязательно)
Часы работы
Адреса электронной почты
Адрес веб-сайта компании

По возможности, укажите ссылку на электронную копию релиза. Это хорошая практика, вести журнал пресс-релизов на веб-сайте компании.

Закончите пресс-релиз тремя символами решетки (#) под последней строкой по центру. Это стандарт журналистики.

Советы

Используйте заголовок в качестве темы письма. Если вы написали хороший заголовок, то это выделит ваше письмо в почтовом ящике редактора.
Почитайте в интернете другие пресс-релизы. Так вы прочувствуете тон, язык, структуру и формат пресс-релиза.
Не тратьте время на написание заголовка, пока не напишите текст релиза. Заголовки в газетах и журналах пишут редакторы, но вам не помешает придумать броское название для релиза. Заголовок может быть единственным вашим шансом. Он должен быть кратким и фактическим. Но если вы попытаетесь придумать его до того, как возьмётесь за релиз, вы потратите время впустую, ведь вы ещё точно не знаете, что именно будет в вашем релизе.
Обрабатывайте каждый релиз, фокусируйте его на конкретном секторе и отсылайте его конкретному журналисту, который занимается именно этой темой. Всю эту информацию вы можете найти в интернете. Рассылка одного и того же пресс-релиза по разным секторам разным журналистам говорит о том, что вы ищете лёгких путей.
Если вам необходимо выпустить пресс-релиз срочно, вы можете написать заглавными буквами «СРОЧНЫЙ ВЫПУСК» слева над заголовком. Если на релиз наложено эмбарго, напишите «ЭМБАРГО ДО…» и укажите дату, когда ваш релиз можно будет публиковать. Если в пресс-релизе не указана дата для выпуска, он считается готовым к публикации.
Включите в ваш релиз «призыв к действию». Эта информация о том, что вы хотите от читателя. Например, хотите ли вы, чтобы читатель купил вашу продукцию? Если да, то укажите где её найти. Вы хотите, чтобы читатель посетил ваш веб-сайт и принял участие в конкурсе или узнал побольше информации о вашей компании? Если да, то укажите адрес веб-сайта компании.
Упомяните название компании в заголовке, подзаголовке или первом параграфе, чтобы поисковые системы легче находили ваш релиз. Если вы отсылаете кому-либо распечатанную версию вашего пресс-релиза, то распечатайте его на официальных бланках компании.

Очень важно время выпуска. Пресс-релиз должен содержать актуальные и свежие новости.
Используйте жаргон и специализированные технические термины только в крайнем случае.
Контрольный звонок может помочь продвижению пресс-релиза в печать.

Предупреждения

Статьи должны быть положительными. Не употребляйте такие фразы, как: «после ухода в отставку предыдущего председателя» или «после определенного периода бездействия». Такие фразы могут заинтересовать журналиста, и он проведёт своё собственное расследование. Даже если председатель ушёл в отставку по причине плохого здоровья, в статье могут написать обратное.
Не предоставляйте контактную информацию других людей без их согласия. Кроме того, они должны быть доступны в первые дни после релиза.
Помните, что у большинства редакторов слишком много работы и мало сотрудников. Если вы облегчите им жизнь, они ответят тем же. Если вы напишите подходящий релиз, то редактор может его напечатать, так как с текстом не надо много работать. Но, если основу релиза будет составлять реклама, в тексте не будет выдержан пиар стиль, то редактор просто его удалит.
Всегда включайте цитаты, лучше всего лица, непосредственно участвовавшего в предмете релиза. Цитата не должна быть слово в слово, но она должна быть правдоподобной. В любом случае, вы должны получить разрешение на публикацию цитаты непосредственно у автора фразы. Это также позволит журналистам подготовить статью без подтверждающих интервью.
При отправке пресс-релиза по электронной почте, не делайте заголовок вашего письма «пресс-релиз». Вы только смешаетесь с толпой. Привлеките внимание редактора броским названием и используйте для этого заголовок пресс релиза, например, «Компания Бренд выиграла государственный тендер на 30 миллиардов долларов».