Содержание
СОДЕРЖАНИЕ
Введение
1. Организационно-распорядительные документы
1.1 Организационные документы
1.2 Распорядительные документы
1.3 Информационно-справочные документы
Заключение
Список используемой литературы
Выдержка из текста работы
Организационные документы необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную штатную численность и подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации.
К организационным документам относят:
1) учредительный договор;
2) устав организации;
3) положение об организации;
4) положение о структурных подразделениях организации, коллегиальных и совещательных органах;
5) регламенты работы, правила внутреннего трудового порядка, положение о персонале;
6) структура и штатная численность;
7) штатное распределение;
8) инструкции по определенным направлениям деятельности;
9) должностные инструкции работников;
10) памятки.
Любой организационный документ содержит положения, которые обязательны для исполнения.
Заголовок к тексту к тексту в организационных документов должен согласоваться с наименованием вида документа.
Дата подписания организационных документов является дата, проставляемая в бланке на месте реквизита 08. Данный документ подписывает руководитель организации (устав) или структурное подразделение (должностная инструкция). Вступают в силу после их подтверждения.
Организационные документы могут утверждаться руководителем организации или структурного подразделения путем проставления грифа утверждения на распорядительном документе.
Утверждение организационных документом другим документом может проводиться и высшей стоящей организацией.
Организационные документы имеют сложную структура текста, состоящую из разделов (подразделов), имеющих собственные заголовки и раздельные пункты (подпункты), нумеруемые арабскими цифрами. Содержание текста в организационных документов должно соответствовать действующему законодательству.
Организационный документ проходят установленный в организации порядок согласования и проверку на соответствие действующему законодательству.
Организационные документы действуют до их отмены или замены новыми. Их особенностью является то, что можно вносить изменения и дополнения в том случае, если не требуется перерабатывать весь документ. В случае реорганизации организации разрабатывают новые организационные документы.
Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра обусловлен видом документа. Изменения и дополнения в организационный документ — по приказу руководителя или вышестоящей организацией, то изменения в него вносятся путем утверждения этими органами с обязательной регистрацией.
К основным к основным организационным документам относятся учредительные документы — учредительный договор, устав или положение.
Общие положения проведены в Гражданском кодексе (ч. 1 гл 4), т е организация, юридическим лицом, "действующая на основание устава, либо учредительного договора или устава, либо учредительного договора, предусмотренным законом, юридическое лицо может действовать на основание общего положения об организациях данного вида" (ст. 52 ГК РФ).
В тексте учредительных документов должно содержаться:
1) наименование юридического лица; наименование не коммерческих организаций;
2) место нахождения юридического лица (государственная регистрация), если в соответствие с законом не установлено иное;
3) предмет и цели деятельности юридического лица;
4) порядок управления его деятельностью юридического лица;
Устав — правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию, структуру, функции, задачи, права предприятия, организации, учреждения. Устав регулирует деятельность организации, предприятий, учреждений независимо от формы собственности и сферы их деятельности. Однако структура текста устава не может быть единой для всех учреждений, организаций или предприятий.
Устав негосударственного предприятия будет содержать дополнительные разделы текста, в которых найдет отражение специфика его организации и деятельности.
Особенностью оформления устава является наличие отметки о регистрации устава.
Отметка о регистрации устава включает:
1) наименование органа;
2) дату регистрации;
3) государственный регистрационный номер.
Отметка о регистрации заверяется печатью регистрирующего органа.
Положение — правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права обязанности, организации деятельности государственных органов, организаций, учреждений, структурных подразделений.
Структура текста положения:
1) общие положения;
2) основные задачи;
3) функции;
4) права и обязанности;
5) руководство;
6) взаимоотношения, связи;
7) контроль, проверка и ревизия деятельности;
8) реорганизация и ликвидация.
В разделе "Общие положения" должно быть приведены официальное полное и сокращенное наименование организации. Указание цели и основания создания организации. Указание деятельности руководителя в своей организации.
В разделе "Основные задачи" проводится перечень основных задач (проблем).
В разделе "Функции" перечисляются функции и виды работ.
В разделе "Права и обязанности" указываются:
1) права организации и ее руководителя;
2) обязанности для реализации своих функций.
В разделе "Руководство" указывается, кто возглавляет организацию, кем назначается и освобождается от должности руководитель, сфера его компетенций.
В разделе "Взаимоотношений и Связи" указывается все информационные связи с другими организациями, основные документы содержат обмен информацией, а так же периодичность, сроки предоставления, и разногласия.
В разделе "Контроль, проверка и ревизия деятельности" оговаривается, кем осуществляется контроль за деятельностью организации, проводятся проверки и ревизия финансово-хозяйственной деятельности и каков порядок их проведения.
В разделе "Реорганизация и ликвидация" указывается, кто в соответствии с действующими с действующим законодательством имеет право принять решение о реорганизации или ликвидации организации и в каком порядке это осуществляется.
Положение об организация и оформляется на общем организации с указанием вида документ, подписывается руководителем организации с проставлением гербовой печати организации и утверждается распорядительным документом вышестоящий организации.
Положение структурных подразделениях можно классифицировать:
1) положения о структурных подразделениях;
2) положения о коллегиальных органах;
3) положения о временных органах.
Отличия положения структурном подразделении от положения об организации содержится в структуре текста. Структура текста о структурном подразделение (службе) нормативно не закреплена и включает те же разделы, что и положение об организации, кроме разделов "Контроль, проверка и ревизия деятельности" и "Реорганизация и ликвидация". В структуру текста о положении положения о структурном подразделении также включают дополнительный раздел "Ответственность", в котором указываются в виды ответственности, которую может понести руководитель в случае не выполнения подразделения своих обязанностей.
Положения о коллегиальных и совещательных органах также носит нормативный характер и определяют состав, порядок формирования, компетенцию, порядок работы, права и ответственность того или иного органа управления.
Особенностью положения о коллегиальных органов является порядок их утверждения и внесения изменений.
Положение о временных органах. Данный документ создается в случае необходимости на период действия такого органа. Структура текста нормативно не закреплена. Утверждается органом и действует до прекращения деятельности этого органа.
Регламент работы — правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.
Регламенты на общем бланке организации с указанием вида документа, утверждаются руководителем организации или руководителем коллегиального органа.
Правила внутреннего трудового распорядка — правовой акт, регламентирующий организацию работы организации, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников. Правила оформляются в общем бланке организации с указанием вида документа и согласовываются на собрании трудового коллектива, и утверждаются руководителем организации.
Правила имеют унифицированную форму, а текст правил составляется соответствии с Типовыми правилами внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденными постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1984 г. №213.
В некоторых организациях наряду с Правилами внутреннего трудового распорядка разрабатываются Положение о персонале, в котором отражаются вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива, взаимоотношения с администрацией, права и ответственность администрации и персонала, правила делового поведения и др.
Структура текста Положения о персонале отличается от структуры текста Правил внутреннего трудового распорядка.
Оформляется Положение о персонале на общем бланке организации с указанием вида документа, но утверждать Положение о персонале рекомендуется на совете директоров организации.
Структура и штатная численность — правовой акт, устанавливающий структуру организации, наименование структурных подразделений и должностей, штатную численность по каждой должности в соответствие с группой по оплате труда. Документ входит в состав УСОРД и имеет унифицированную форму.
Документ оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руководителем кадровой службы, визируется главным бухгалтером, заместителями руководителя организации и утверждается руководителем организации с предоставлением гербовой печати. Текст документа составляется в форме таблицы, в которой приводится наименования структурных подразделений организации, наименования должностей, а также их количество с уровнем оплаты по соответствующим группам.
Штатное расписание — правовой акт, закрепляющий должностной состав работников организаций с указанием должностных окладов, регулирующий отношение разных категорий специалистов, устанавливающий фонд заработной платы организации в целом за месяц.
Документ входит в состав УСОРД и имеет унифицированную форму.
Документ оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа. в заголовке к тексту указывается год, на который составляется штатное расписание, визируется главным бухгалтером, юрисконсультом, руководителями структурных подразделений, заместителем руководителя организации и подписывается руководителем отдела кадров (службы персонала) и утверждается руководителем с проставлением гербовой печати или в негосударственных организациях советом директоров.
Текст штатного расписания в табличной форме. Унифицируемая форма документа была разработана 1980 г и в части построения текста значительно устарела, так как не предусматривает изменения с внедрением ЕТС по оплате труда, вследствие чего в табличную форму текста вносятся дополнительные грифы.
Унифицированная форма штатного расписания предоставлена и в УСПУД. По правилам УСД составляется штатное расписание, стандартных набор информации, включает перечень структурных подразделений, должностей, сведений о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках в месячной заработной платы.
Инструкция — правовой акт, содержащий правила, регулирующий организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, служб, должностных лиц и граждан.
Инструкции разъясняют порядок применения законодательных актов, распределительных документов в той или иной области деятельности.
Инструкции оформляют на общем бланке организации с указанием вида документа. Заголовок должен четко определять вопросы (область деятельности), на которые распространяются требования инструкции.
Инструкция подписывается тем руководителем подразделения, в основные задачи входят вопросы (область деятельности), указанные в заголовке инструкции.
Инструкции подлежат утверждению (приказ руководителя), где разъясняется порядок и сроки ее введения в действие и называются ответственные исполнители.
Текст инструкции состоит из разделов, но первый раздел всегда"Общие положения". В нем излагаются цели и причины издания документа, область распространения, порядок и обязательность исполнения, документы, послужившие основанием для его разработки. Разделы могут разбиваться пункты и подпункты, которые нумеруются арабским цифрами. В инструкции текст по стилю изложения носит распорядительный характер и излагается от третьего лица единственного или множественного числа.
Инструкция — документ длительного пользования. Все изменения в инструкцию вносятся приказом руководителя, и действует она до ее отмены или утверждения новой инструкции.
Должностная инструкция — правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав и ответственности.
Должностная инструкция бывает типовая (примерная) и конкретная. Типовая должностная инструкция разрабатывается на должности, имеющие одинаковый набор обязанностей, прав, ответственности вне зависимости от того, в какой отрасли функционирует данная организация. Наличие типовой должностной инструкции, не означает, что нет необходимости нет необходимости разрабатывать конкретную должностную инструкцию. Они должны быть разработаны на все должности, а типовые инструкции могут служить основой для их разработки.
Должностная инструкция является фактически описанием должности и она необходима для создания для эффективных условий работы, выполнение штатным персоналом поставленных перед структурным подразделением задач и целей. Данный организационный документ закрепляет организационно-правовое положение работника, является правовой основой для проведения аттестации работника, а также решения трудовых споров между работником и администрацией.
Должностная инструкция не составляется на категорию служащих "руководители". Задачи, функции, обязанности, права и ответственность данных служащих фиксируется в положениях (уставе) об организации или положении структурного подразделения в разделе "Руководство".
Для работников хозяйственных и вспомогательных служб разрабатываются функциональные обязанности, оформление которых не регламентировано действующими нормативными документами.
Для главных специалистов могут быть разработаны должностные положения.
Должностные инструкции являются документом длительного пользования и действую до тех пор, пока не будут заменены новыми.
Должностная инструкция как любой официальный документ должна быть оформлена на общем бланке организации с указанием вида документа.
Должностная инструкция работника входит в УСОРД и унифицированную форму.
Должностную инструкцию утверждает заместитель руководителя или сам руководитель. Подписывает должностную инструкцию руководитель структурного подразделения. Визы согласования оформляют в установленном порядке. Визы начальника кадров и юридических служб обязательны.
Заголовок должностной инструкции должен отвечать на вопрос "кого?".
Текст должностной инструкции из следующих типовых разделов:
1) Общие положения;
2) Функции;
3) Должностные обязанности;
4) Права;
5) Ответственность;
6) Взаимоотношения (связи по должности).
Иногда добавляют и другие разделы как "Условия оплаты", "Организация работ", "Порядок утверждения и внесения изменений", "Контроль, проверка и ревизия деятельности".
В разделе "Общие положения" по пунктам должна быть зафиксирована следующая информация:
1) полное наименование должности, обозначение структурного подразделения;
2) кому подчиняется работник;
3) порядок назначение на должность и освобождение от нее;
4) порядок замещения в случае временного отсутствия работника;
5) особенности организации работы;
6) перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник на данной должности;
7) квалифицированные требования (уровень образования, стаж работы).
В разделе "Функции" содержит перечень основных направлений деятельности работника в соответствии с направлениями деятельности структурного подразделения.
В разделе "Должностные обязанности" подробно должны быть перечислены виды работ.
В разделе "Права" перечисляются полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенные на него функции и обязанностей:
1) право на получение информации;
2) право на самостоятельное принятие решений по определенным вопросам;
3) право самостоятельной подписи или право визировать и согласовывать документы в рамках предоставляемой ему компетенции;
4) право контролировать работу других работников и требовать от них выполнения определенных действий;
5) право представительствовать от имени подразделения или учреждения в других организациях с указанием пределов представительства;
6) право учувствовать в совещаниях.
В разделе "Ответственность" приводятся общественные формулировки. Ответственность может быть дисциплинарной, материальной, административной, уголовной.
В разделе "Взаимодействие (связи по должности)" работник взаимодействует по всем направлениям в своей деятельности: получает информацию в какой в форме и какие сроки; в каком виде и сроки предоставляет информацию; взаимодействие работника со структурными подразделениями, лицами, организациями. Оформляется в табличной форме.
Памятка — документ, регламентирующий порядок работы по выделенному направлению деятельности организации.
Памятка не входит в состав УСОРД, не имеет унифицированной формы, составляется в произвольной форме, подписывается заместителем руководителя организации, утверждается руководителем организации.
Распорядительные документы
Распорядительные документы необходимы для того, чтобы регулировать деятельность, с помощью которой осуществляется функций и задач, независимо от характера и содержания организации, ее организационно-правовой формы и других задач.
С помощью организационных документов совершается организационная структура организации, содержание, способы и средства осуществления основной деятельности, обеспечение организации всеми видами ресурсами.
К распределительным документам относят: постановление; решение;; приказ; распоряжение; указание.
Распорядительные документы содержат юридически властные предписания субъектов исполнительной власти, адресатами которых являются конкретные организации, структурные подразделения, должностные лица или работники.
Правовой акт — документ, содержащий подзаконное официальное решение, принятое органами исполнительной власти или должностным лицом в односторонне-властном порядке и с соблюдением установленной процедуры по тому или иному вопросу, отнесенному к его компетенции, облеченное в предусмотренную законом форму и порождающее юридические последствия.
Распорядительные документы делятся на две группы.
К первой группе относят документы, создаваемые в условиях коллегиальности (собрании). К ним относят: постановление, решения.
Ко второй группе относят документы, создаваемые в условиях единолично принятия решений должностным лицом руководителем организации, а в отдельных случаях руководителями других уровней — заместителя, руководителей структурных подразделений в пределах их компетенции. К таким документам относят: приказ; распоряжение; указание.
В условиях единоначиналия право принятия решения по любому вопросу управления принадлежит руководителю организации, что увеличивает оперативность управления и персональную ответственность за принятые отношения.
Сфера деятельности распорядительных документов различна и они делятся на правовые акты, действующие:
1) на федеральном уровне — акты, издаваемые Президентом РФ, Правительством РФ, органами исполнительной власти;
2) на уровне субъектов РФ — краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт- Петербурга, автономных областей и округов, а так же их территориальных образований;
3) в пределах отрасли (издаются отраслевыми органами федеральной исполнительной власти);
4) в пределах отдельной организации, учреждения, предприятия, фирмы.
Распорядительные документы относятся к категории ведомственных нормативных актов. Их можно разделить на три группы:
1) акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан РФ;
2) акты межведомственного характера;
3) акты, регулирующие отношение органов федеральной исполнительной власти с подведомственными учреждениями, организациями, предприятиями.
Оформление данных правовых актов регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003, а подготовка их осуществляется в соответствие с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральным органов исполнительной власти и государственной власти, утвержденными постановлениями Правительства РФ от 13 августа 1997 г. № 1003.
Распорядительные документы могут быть документами длительного действия и действовать до их отмены новым распорядительным документом.
Любой распорядительный документ, за исключением совместного, оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида. Особенностью оформления распорядительных документов является структура текста. Текст состоит из двух частей — вводной (констатирующей) и распорядительной. Основанием для распорядительного документа может быть необходимость:
1) организации исполнение принятых законодательных, нормативно-правовых актов и иных поручений вышестоящих органов;
2) основанием собственной деятельности в соответствие с наделенными функциями и задачами.
В первом случае вводная часть текста распорядительного документа начинается словами "Во исполнение …" и далее проводится наименование вида документа с указанием автора, заголовка, даты, регистрационного номера., например:
Во исполнение постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 года № 1268 "Об упорядочении изготовления. использования, хранение и уничтожение печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба РФ.
Во втором случае в водной части излагаются цели и мотивы (основания) для издания распределительного документа по инициативе организации.
Вводную часть можно опустить, если распределительная часть не нуждается в обосновании.
Вводная часть оканчивается определенным глаголом, которые печатается от нулевого положения табулятора прописными буквами, без кавычек, затем предоставляется двоеточие и через двойной интервал с красной строки оформляется распределительная часть.
В распределительных документах используется форма изложения текста от первого лица единственного числа и вводная часть отделяется от распределительной глаголами "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ", "ОБЯЗЫВАЮ".
В распределительных документах используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа и вводная часть отделяется от распределительной глаголами "ПОСТАНОВЛЯЕТ", "РЕШИЛ".
В совместных распределительных документах используется форма изложения текста от первого лица множественного числа и вводная часть отделяется от распорядительной глаголами "ПРИКАЗЫВАЕМ", "РЕШИЛИ".
Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Каждый пункт распорядительного документа должен содержать следующую информацию: предписываемое действие, сроки исполнения, исполнители.
В заключение распорядительная часть указывается, какие распорядительные документы, изданные ранее, отменяются.
В последнем пункте распорядительной части указывается кто осуществляет контроль за исполнением распорядительного документа.
Распорядительный документ имеет одну подпись.
Постановление — правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующие на основе коллегиальности, а также предоставленными и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящие перед данными органами, и установление стабильных правил и норм.
Постановления оформляются в соответствие с ГОСТ Р6,30-2003, а юридические основаниями для их издания могут быть законы РФ, постановления Совета Федерации, Государственной Думы, Правительства РФ и другие нормативные правовые акты для постановлений федеральных органов исполнительной власти или необходимость осуществления собственной или распорядительной деятельности, а также необходимость правового регулирования работы собственного аппарата управления.
Структура текста постановления включает две части:
Вводная часть текста может содержать ссылки на законы и ранее изданные постановления или другие нормативные правовые акты. Иногда постановления не нуждаются в вводной части и его текст начинается непосредственно с указанием органа и ключевого слова (глагола).
Распорядительная часть текста строится также по стандартной для всех распорядительных документов по схеме, т е по пунктам.
Отметка о наличии таких приложений должна приводиться в таком пункте постановления и сразу же по после окончание текста данного пункта.
Постановление на общем бланке с указанием вида документа — "постановление". Дата постановления — это дата заседания коллегиального органа.
Постановление коллегии министерства имеет две подписи: руководителя коллегиального органа и ответственного секретаря.
Постановления Правительства РФ и федеральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и опубликования.
Решение — правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
Решения действуют на основе коллегиальности и единоличного принятия решений.
Решение оформляется соблюдением всех требований к оформлению распределительных документов, за тем исключением, что ключевым словом, отделяющим вводную часть текста от распорядительной, является глагол "РЕШИЛ", "РЕШИЛА", "РЕШИЛИ".
Совместные решения оформляются на чистом листе бумаги. В заголовочной части этих документов указываются полное наименование всех организаций. Регистрационный номер, присвоенные всеми организациями, которые разделяются косой чертой. В таких документах используются форма приложения текста от первого лица множественного числа: "ПРИКАЗЫВАЕМ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ". Подписи на совместных документах располагаются на одном уровне, т е первая подпись от нулевого табулятора, вторая — от 5го положения, причем наименование должностных лиц приводится в полной форме. Остальные реквизиты оформляются так как и в других распорядительных документах.
Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначального принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и лиц.
Приказы по содержанию и способам оформления бывают двух видов:
1) по основной деятельности;
2) по личному составу.
Приказы по основной деятельности регулируют:
1) деятельность самой организации по вопросам ее создания, реорганизации, ликвидации, ее структурных подразделений, коллегиальных органов и порядок их работы;
2) организационно-правовое положение сотрудников;
3) порядок финансирования, материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационную и документальную деятельность, социальные вопросы, а также порядок осуществления специальных для каждой организации видов деятельности.
В вводной части приказ по основной деятельности могут быть:
1) ссылка на законодательный или правовой акт вышестоящий организации или правовой акт, изданный ранее данной организацией;
2) ссылка на ранее изданный правовой акт, если вновь издаваемый правовой акт дополняет, изменяет, или отменяет его;
3) цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие основой для издания приказа;
В приказах по основной деятельности вводная часть почти всегда отсутствует, однако бывают случаи, когда предписываемые действия не нуждаются в разъяснение и обосновании, и вводная часть опускается.
Приказ подписывает руководитель организации, и он вступает в силу с момента его подписания и регистрации, если в тексте не оговорены другие сроки.
Если руководитель находится в отпуске, приказ подписывает его заместитель.
Приказы по личному составу регистрируют прием, перевод, перемещение, увольнение работника, предоставление всех видов отпусков, присвоение или утверждение разрядов, вынесение и снятие взысканий.
Специфика данного вида документа заключается в том, что:
1) из оформление регламентировано требованиями двух действующих в стране унифицированных систем документации: Унифицированные системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) и Унифицированной системы первичной учетной документации (УПРУД), в рамках которой утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты;
2) содержание текста приказов по личному составу должно соответствовать ТК РФ.
Требования к оформлению документов изложены в ГОСТ Р 6-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распределительной документации. Требования к оформлению документов".
Если приказ по личному составу оформляется по УСОРД, то он оформляется на общем бланке организации с указанием полного наименования организации, а также сокращенного наименования, если оно имеется у организации, вида документов (ПРИКАЗ), даты составления, регистрационного номера, место составления.
Номер и дата приказа проставляется при регистрации после его подписания.
Система индексации приказов создаются в каждой кадровой службе и зависит от принятых в организации правил регистрации и существующего порядка формирования приказов по личному составу в дела, наличия хранения документов в электронной форме.
Заголовок приказа должен отвечать на вопрос "о чем?".
В тексте приказа по личному составу, за исключением приказов о поощрениях или дисциплинарных взысканиях, отсутствуют вводная часть, а распорядительная часть приказа начинается либо со слова, обозначающего конкретное действие. Данные слова в приказах пишутся прописными буквами и без кавычек.
После текста каждого пункта приказа в новой строки без абзаца должно быть напечатано слово "Основание:"(без кавычек и с прописной буквы) и перечислены все документы, послужившие основаниями для издания данного приказа. Недопустимо вместо документов давать ссылке на соответствующие статьи ТК РФ. При указание соответствующего документа в "Основании" всегда должны быть перечислены:
1) наименование вида документа;
2) автор документа;
3) дата и регистрационный номер;
4) заголовок документа (при необходимости).
Визы согласования на приказах по личному составу проставляются до подписания приказа на обратной стороне последнего листа подлинника документа.
Приказ подписывается руководителем, а ниже его подписи — на лицевой стороне приказа — предоставляется отметка об ознакомление лиц, указанных лиц, с приказом. Сотрудники предоставляют личную подпись и дату, расшифровка подписи необязательна.
Руководитель подписывает только первый экземпляр приказа, который и будет являться подлинником.
Приказы по личному составу могут оформляться также и по требованию УСПУД. Документы, входящие в данную систему включены и в ОКУД (класс 030000).
Постановление Государственного комитета РФ по статистике от 5 января 2004 г. №1 "Об учреждение унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" были введены формы первичной учетной документации, в том числе по личному составу:
1) форма № Т-1 "Приказ о приеме работника на работу";
2) форма № Т-2 "Приказ о приеме работников на работу";
3) форма № Т-5 "Приказ о переводе работника на другую работу";
4) форма № Т-5а "Приказ о переводе работников на другую работу";
5) форма № Т-6 "Приказ о предоставление работнику отпуска";
6) форма № Т-6а "Приказ о предоставление работникам отпуска";
7) форма № Т-8 "Приказ о прекращении действия трудового договора с работником";
8) форма № Т-8а "Приказ о прекращение действий трудового договора с работниками";
9) форма № Т-9 "Приказ о направление работника в командировку";
10) форма № Т-9а "Приказ о направление работников в командировку";
11) форма № Т-11 "Приказ о поощрении работника";
12) форма № Т-11а "Приказ о поощрении работников".
Указанные унифицированные формы приказов распространяются на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ.
В соответствие с порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20 "Об учреждение порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации" в эти формы (кроме кассовых операций) организация может вносить дополнительные реквизиты. Данные реквизиты остаются не измены. Удаление отдельных реквизитов из унифицированной формы не допускается.
Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующими организационно-распорядительными документами организации (приказами, распоряжениями).
Форматы бланков являются рекомендуемыми и могут изменяться.
Унифицированные формы приказов по личному составу в УСПУД построены в анкетной или табличной форме. Анкетная форма приказа предназначена для составления приказа на одного работника и только по одному основанию. Табличная форма приказа предназначена для составления приказа на нескольких работников, но только по одному основанию.
Заголовочная часть каждого приказа содержит название организации и ее код в ОКПО, название вида документа, его код в ОКУД, регистрационный номер и дату приказа, распорядительное действие и его продолжительность.
Содержательная часть текста приказа содержит следующие данные:
1) фамилию, имя, отчество, табельный номер работника (работников);
2) наименование структурного подразделения;
3) наименование профессии (должности);
4) разряда;
5) класса (категории) квалификации;
6) условия приема на работу (перевод);
7) характер работы;
8) условия оплаты труда;
9) информацию об испытательном сроке (в приказе о приеме).
В конце приказа в трафаретной форме проведены подпись руководителя, а после подписи — отметка об ознакомление работника с приказом.
Визы также предоставляются на оборотной стороне листа подлинника приказа.
Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов.
Распоряжения издают: Президент РФ, Председатель Правительства РФ, председатели правительств субъектов РФ, другие руководители органов управления по оперативным вопросам, не требующим коллегиального обсуждения.
Особенностью оформления данного вида распорядительного документа является наличие реквизита 15 "Адресат", который отсутствуют на приказах, постановлениях и решениях.
Текст реквизита также состоит из двух частей — вводной и распорядительной, причем вторя часть отделяется словом "ПРЕДЛАГАЮ" или "ОБЯЗЫВАЮ".
Распоряжение имеет одну подпись — руководителя или заместителя.
Указание — правой акт, издаваемый органом государственной управления преимущественно по вопросам вопросом информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.
Справочно-информационные документы
Справочно-информационные документы содержат текущую или справочно-аналитическую информацию о состоянии дел. Сбор, обработка и обмен информацией в любой системе управления между всеми звеньями управленческого процесса — необходимое условие функционирования этой системы. Существуют необходимые источники информации, но группа справочно-информационных документов играет здесь важнейшую роль. К данной группе можно отнести такие документы:
1) служебное письмо, телеграмму, телекс, телефонограмму — документы, обеспечивающие деловую переписку;
2) протокол;
3) докладную записку;
4) заявление, предложение, жалобу;
5) сводку, заключение, отзыв и др.
Часть из переписанных документов не входят пока в УСОРД, не имеют унифицированной формы (сводка, заключение, отзыв, предоставление, характеристика) и оформляются согласно сложившийся практике.
Основные виды этой группы документов оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. При оформлении документов этой группы используются разные виды бланков. Служебное письмо оформляется на бланке письма. Протокол, докладная записка, справка, акт — на общем бланке с указанием конкретного вида документа. Заявление, объяснительная записка, предоставление, характеристика, предложение, жалоба оформляются автором на чистом листе бумаги.
Справочно-информационные документы имеют одну подпись, за исключением протокола (две подписи) и акта (подписывается комиссией).
Служебное письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями в процессе осуществления их деятельности.
Письмо — самый распространенный вид документа, используемый в управлении, поэтому для данного вида сконструирован специальный бланк. Письмо может оформляться на бланке формата А4 или формата А5. Если текст письма не превышает семи строк, то письмо оформляется на бланке формата А5. Текст служебного письма должен быть ясным и логичным. Строится по следующей схеме:
1) введение, в котором объясняются причины составления письма;
2) основная часть, в которой излагаются существо вопроса, включая доказательства или опровержения;
3) заключение, в котором формируется основная цель письма.
В зависимости от содержания письма может иногда изменяться структура изложения текста, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть другим.
Текст письма излагается от первого лица множественного числа.
Объем письма не должен превышать двух страниц, и оно должно быть посвящено одному вопросу. В письмах, оформленных на формата А5, отсутствуют заголовок.
В письме должен быть заполнен реквизит 13 "Ссылка на регистрационный номер документа и дату документа". Служебное письмо подписывается руководителем организации или его заместителями, или руководителями тех структурных подразделений, которым предоставлено право подписи в пределах их компетенции.
Сопроводительные письма имеют реквизит 21 "Отметка о наличие приложения". Гарантийные письма должны быть подписаны руководителем организации и главным бухгалтером и заверены гербовой печатью. В информационных и рекламных письмах реквизит 15 "Адресат" приводится обобщенном в виде.
Телеграмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: по телеграфу. Они применяются в тех случаях, когда необходима более быстрая доставка документа получателю или когда нет возможности воспользоваться аппаратом фиксированной связи или электронной почтой.
Телеграмма не входит в УСОРД.
Телеграмма содержит следующие реквизиты: указание категории телеграммы, отметка о виде телеграммы, телеграфный адрес получателя (условный или полный), текст (содержание телеграммы), подпись, регистрационный делопроизводственный номер, адрес и наименование организации-отправителя, наименование должности, личную подпись, расшифровку подписи, печать и дату.
Телеграмма должна быть напечатана четко, без помарок, на одной стороне телеграфного бланка установленной фирмы, прописными буквами, без абзацев, через 2 интервала, без переноса слов.
Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание: (в частности, отрицание "не" опустить нельзя с сокращенными обозначениями значков препинания (точка — ТЧК, запятая — ЗПТ, двоеточие — ДВТЧ, кавычки- КВЧ, скобки — СКБ, номер — НР).
Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаков и марках, в нумерации домов номерах документов.
В конце текста предоставляется регистрационных номер телеграммы, затем указывается фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму (разрешается без указания должности и инициалов). Эта часть телеграммы отделяется чертой, так как в нее входят тарифные слова, подлежащие оплате и передаче по телеграфу.
Телекс — обобщенное название различных по содержания документов, выделяемых связи с особым способом передачи — по абонентской телексной сети.
Телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды текстов, как в телеграммах. Телексы отличаются от телеграмм использованием пунктуации — точек (.) и запятых (,) и различных шрифтов.
Обязательными реквизитами телексов являются: адресат, подпись, номер, наименование и адрес отправителя. Требования к оформления текста аналогичны требованиям оформлению и написанию телеграмм.
Телекс отличается от телеграмм содержанием служебного заголовка, в котором указываются информация об адресате и отправителе, а также время передачи сообщения. Вторая часть служебного заголовка — указание времени выхода на связь и дата. В некоторых случаях указывается время окончания передачи текста.
Текст телекса недолжен начинаться и заканчиваться цифрами.
В текстах телекса не используются сложные, многословные предложения характерные для деловых писем; выбираются наиболее короткие слова; предпочтение отдается нейтральной и конкретной лексики, употребление которой не вызывает различного толкования.
Последние сообщение телекса заканчивается знаком "++", Знак "+" в конце телекса ожидание ответа или нового сообщения.
В конце телекса могут встречаться цифры и слова, но они относятся к техническому контролю передачи текста, и они смысловой нагрузки не несут.
Оплата телекса зависит от времени, в течение которого передаются информация.
Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передаются устно по каналам телефонной связи и записывается получателем.
Обязательными реквизитами являются телефонограммы:
1) наименование организации — автора телефонограммы;
2) наименование должности и фамилии, имени и отчества сотрудника, передающего телефонограмму, и номер его телефона;
3) наименование вида документа — телефонограмма;
4) дата подписания телефонограммы;
5) регистрационный номер отправленной телефонограммы;
6) текст;
7) подпись;
8) адресат, в который входит наименование организации, куда передаются телефонограмма;
9) фамилия того сотрудника, который принял телефонограмму;
10) время принятия.
Телефонограмма составляется водном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем.
Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.
Принимаемая телефонограмма может быть записана от руки, а затем расшифрована и отпечатана. Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.
Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, освещениях, конференций и заседаниях коллегиальных органов.
Некоторые протоколы не входят в систему УСОРД и оформляются не по требованиям ГОСТ Р 6.30 2003г. (протоколы ГИБДД).
Протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии ведомств и министерств).
Протоколы могут быть трех видов:
1) краткие — записываются краткие вопросы, фамилии докладчиков и выступавших, принятые решения;
2) полные — содержат кроме вопросов решения краткую запись выступлений докладчиков и участников;
3) стенографические — весь ход заседания записывается подробно.
Протокол записывают на основе рукописных, стенографических, магнитофонных и других записей, сделанных во время заседаний делопроизводственными работниками (секретарями).
Ответственность за оформление протокола возлагается на секретаря коллегиального органа, секретаря руководителя или на секретаря выбранного на данном собрании.
Протокол оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида документа. Регистрационным индексом протокола является порядковый номер заседания, датой — дата заседания.
Заголовок к тексту протокола является название коллегиального органа и обсуждаемый вопрос, который должны согласоваться с наименованием вида документа ("протокол заседания совета директоров").
Текст документа состоит из вводной основной частей.
Вводная часть начинается с указанием председателя и секретаря заседания, а также присутствующих лиц на данном заседании. Фамилии и инициалы присутствующих перечисляются в алфавитом порядке, при необходимости указанием их должностей.
В вводной части указывают повестку дня — перечень четко сформулированных вопросов. Указывают вопросы в порядке их значимости и формулируются в именительном падеже.
Основная часть текста состоит из разделов. Они нумеруются и строятся по схеме: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ), которые печатаются от "нулевого" положения табулятора прописными буквами, после которых ставится двоеточие. На следующий строке с абзаца указывают инициалы и фамилию докладчика (если необходимо название учреждения), ставят тире, а затем в форме прямой речи излагают содержания выступления или доклада.
Аналогично оформляются разделы "ВЫСТУПИЛИ" и "РЕШИЛИ" ("ПОСТАНОВИЛИ"). Последний отделяется интервалами 2,0 — 4,0 интервалами. Текст решения печатается печатают с абзаца, подразделяют на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами и печатают каждый пункт с абзаца.
Протоколы имеют две подписи председателя и секретаря.
Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий поставленные факты и события.
Акт оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида документа. Акт имеет унифицированную форму. Реквизиты оформляются в соответствие с ГОСТ Р 6.30-2003. Место и дата составления должны соответствовать месту и дате актируемого события.
Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. В водной части указывается основания акта и лица . Акт может быть составлен по указанию вышестоящий организации, руководителем своей организации или на основании распорядительного документа.
После слова "составлен" указывают наименование комиссии, должности, фамилии, имения, отчества лиц, составивших акт. Если акт составлен комиссией , первой указывается фамилия председателя, остальные в алфавитном порядке.
Кроме членов комиссии могут при составлении акта могут присутствовать другие лица, поэтому после перечисление членов комиссии пишется слово "присутствовали" и указываются в алфавитном порядке их должности, инициалы и фамилии.
К констатирующей части акта излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, в отдельных случаях выводы и предложения.
В конце текста помещаются данные о количестве оформленных экземпляров акта, места их нахождения или адресатах.
Акт подписывают все лица, участвующие в составление без указания должности.
Некоторые акты имеют гриф утверждения.
Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или высшего учреждения, руководителю структурного подразделения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Инициативная докладная записка — составляется с целью побудить адресата принять определенное решение.
Информационная докладная записка — информирует руководителя о ходе развития процесса, общий характер которого руководителю известен.
Отчетная докладная записка — должна информировать руководителя о завершение работы или о ходе выполнения указаний, планов.
Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида документа. Расположение и оформление реквизитов по ГОСТ Р 6.30-2003.
Внутреннюю докладную записку составляют на чистом листе бумаги, но указывают вид документа, дату , номер, места составления, заголовок к тексту, адресат.
Заголовок к тексту можно включать дату или период времени.
Текст состоит из двух частей.
В первой части излагаются факты, вызвавшие необходимость написания записки, во второй части — выводы и предложения, которые должны быть выполнены связи с изложенными фактами.
Внутренние докладные записки подписывают составитель, внешние — подписывает руководитель учреждения.
Справка — документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов, или событий.
Справки бывают личного и служебного характера. В справках личного характера описываются или подтверждаются факты или события, касающиеся конкретного лица. В справках служебного характера проводится информация по тем или иным направлениям деятельности организации..
Справка может быть внутренней и внешней. Если она выходит за пределы учреждения, то оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида документа.
Справка должна иметь заголовок. Служебная справка может состоять из нескольких разделов, оформляется в виде таблицы, имеет пояснения и ссылки. Подписывает служебную справку подписывает руководитель структурного подразделения.
Для личных справок используют трафаретные тесты. Текст такой справки указывается в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица. Не следует загромождать текст с указанием организации. Для этой цели необходим использовать реквизит 15 "Адресат". Справка личного характера должна быть подписана руководителем и главным бухгалтером. При необходимости она заверяется печатью.
Заявление — это просьба о разрешение того или иного вопроса, касающегося осуществления предоставленных работнику гражданину прав на труд, отдых и т. д.
Чаще всего заявления содержат просьбы личного характера (прием на работу).
Заявление оформляется на чистом листе бумаге и подписывается составителем. Оформление реквизитов должно соответствовать ГОСТ Р6.30-2003. Унифицированная форма заявления приведены в Альбоме унифицированных форм.
Сводка — это документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо вопросу.
В сводке содержится информация из различных источников по заранее установленным показателям (параметрам), связанных одной темой (сводка предложений).
Сводка не имеет унифицированной формы, но при ее оформлении придерживаются требованиям к оформлению реквизитов по ГОСТ Р 6.30-2003. Текст сводки приводится в табличной форме. Сводка подписывается составителем, а при направлении ее в другую организацию — руководителем или заместителями руководителя.
Заключение, отзыв — документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.
Заключение или отзыв составляется на проекты документов, научные работы и т. п.
Заключение не имеет унифицированной формы, однако принято данный вид документа оформить следующим образом:
1) заключение оформляется на чистом листе бумаге;
2) Заголовок должен содержать указание документа или вопроса, на который составлено заключение;
3) текст состоит из двух частей: в первой части содержится краткое изложение вопроса, анализ основных положений, общая оценка документа или вопроса; во второй — излагается собственные предложения и замечания, которые приводятся по пунктам, нумеруемым арабскими цифрами;
4) заключение подписывает специалист — составитель заключения, если заключение направляется за пределы организации, то к нему составляются сопроводительное письмо за подписью руководителя организации.
Перечень, список, номенклатура — документы, содержащие систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или других одноименных понятий, составленных в целях распространения на них определенных норм и требований.
Они могу оформляться на общем бланке с указанием конкретного вида документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа.
Документы подписываются руководителем организации, их составителями, утверждаются вышестоящий организацией или головной организации в той отрасли (области деятельности), к которой относится содержание документа.
Текст таких документов приводится в табличной форме.
Порядок и форма составления перечней, номенклатур дел регламентируется ведомственными нормативными документами, методическими рекомендациями, инструкциями.
