Содержание
СОДЕРЖАНИЕ
Введение 3
1. Характеристика объекта исследования 5
1.1. Характеристика службы документационного обеспечения
управления ООО «Практика»6
1.2. Система документационного обеспечения предприятия7
1.3. Роль секретаря в современном управленческом аппарате и в
структуре службы документационного обеспечения управления 12
1.3.1. Секретарь и служба ДОУ13
2. Нормативно-методическая база работы секретаря, регламентация ДОУ15
2.1. Основы организации труда. Условия труда15
2.1.1. Регламентация должностных обязанностей секретаря15
2.1.2. Правовая основа секретарской деятельности19
3. Организация работы секретаря20
3.1. Административные и организационные функции секретаря20
3.1.1. Бездокументационное обслуживание офиса20
3.1.2. Организация деятельности руководителя 25
3.2. Аналитические функции секретаря
3.2.1. Информационное обеспечение деятельности руководителя 37
3.3. Организация работы с документами43
3.3.1. Организация документооборота, регистрация и учет документов,
контроль исполнения документов, информационно-справочная
работа43
3.3.2. Систематизация и хранение документов47
3.3.3. Работа секретаря с различными системами документации51
3.4. Компьютерные технологии в работе секретаря56
3.4.1. Техническое обеспечение деятельности секретаря56
3.4.2. Информационный менеджер «электронный секретарь»57
3.4.3. Интернет в работе секретаря59
3.5. Правила и приемы деловых взаимоотношений60
3.5.1. Деловой этикет секретаря60
3.5.2. Психологические аспекты работы секретаря 65
Заключение 67
Список использованной литературы 69
Приложения73
Выдержка из текста работы
Секретарь сегодня, кто он? Какова его роль в современном процессе управления и что входит в круг его должностных обязанностей? Чаще всего секретари координируют чуть ли не всю жизнедеятельность офиса. Что еще нужно для подтверждения того, что на этом месте должен быть высокий профессионал, пользующийся безусловным авторитетом и у руководства, и у коллег?
В России не существует универсальный практический справочник для администраторов всех уровней: от секретаря до управляющего делами.
Выбор данной темы актуален, так как вопросы, рассматриваемые в данной работе затрагивают не только профессиональную деятельность секретарей всех уровней, но и специалистов, отвечающих за работу с документами в государственных и коммерческих организациях; содержат сведения, необходимые работникам кадровых служб, сотрудникам бухгалтерии и другим специалистам, деятельность которых связана с использованием больших объемов информации и проходит в постоянно общении с гражданами.
Обозначим основную цель работы – рассмотрение вопроса практической организации секретарского обслуживания предприятия ООО «Практика», выявление имеющихся недостатков и выработка предложений по совершенствованию данного процесса.
Для достижения цели были поставлены и решались следующие задачи:
1. Составить характеристику объекта исследования ООО «Практика», в том числе отдела документационного обеспечения управления (ДОУ), рассмотреть роль секретаря в современном управленческом аппарате и в структуре службы документа-ционного обеспечения управления
2. Провести анализ регламентации ДОУ, должностных обязанностей секретаря, нормативно-методическую базу работы секретаря, правовую основу секретарской деятельности, условия труда секретаря.
3. Рассмотреть практическую организацию работы секретаря в организации, обязательные функции секретаря: административные, организационные; аналитические; специфику работы с документами и системами документации, организации работы офиса и деятельности руководителя, компьютерные технологии в работе секретаря, основы делового этикет и практической психологии.
4. Выделить недостатки практической организацию работы секретаря и подготовить аргументированные выводы и предложения, которые могут быть полезными для сотрудников исследуемого предприятия, по долгу службы отвечающих за работу с документами.
Объект исследования — общество с ограниченной ответственностью «Практика» осуществляющий самостоятельную производственную деятельность в форме отдельного юридического лица с 10 октября 2003г.
Предмет исследования — организация секретарского обслуживания на примере ООО «Практика».
Для достижения поставленных целей автором были использованы методы исследования: системный подход, системный анализ, сравнительно-исторический, монографический, аналитический, метод социально-экономического исследования, метод организационных построений, метод личного наблюдения и др.
Для написания квалификационной работы использовались следующие группы источников:
1. Нормативная база исследуемого предприятия.
2. Нормативные и методические документы, государственные стандарты; научная литература.
3. Учебная литература:
— универсальный справочник коллектива авторов Андреевой В.И, Быковой Л.М. и Вяловой Л.М. «Энциклопедия секретаря» содержит ответы на вопросы, возникающие в работе секретарей и работников службы ДОУ;
— учебное пособие Шейнова В.П. «Секретарь: Секреты профессии» описывает основные направления деятельности профессионального секретаря, даны профессиональные знания в области делопроизводства, психологии;
— книга Розановой В.И. Психологические аспекты выбора секретаря-референта для современной фирмы содержит информацию о психологических аспектах работы секретарей, секретарей-референтов, помощников руководителей, относящихся к разряду штабного персонала, которая имеет важное значение для организаций;
— учебное пособие Энциклопедия офиса: Практическое руководство для секретаря, составителем которого является Самыкина И.В, описывает работу в современном офисе, современное офисное оборудование, организацию и проведением переговоров, презен-таций, т.е. вопросы, которые могут возникнуть в повседневной деятельности секретаря;
— учебник коллектива авторов Быковой Т.А, Вяловой Л.М и Санкина Л.В. «Делопроизводство» подробно рассматривает вопросы организации документирования управленческой деятельности, организации службы ДОУ и документооборота, создания информационно-поисковых систем по документам организации;
— учебник Кудряева В.А. «Организация работы с документами» рассматривает нормативно-методическая база, основные понятия и терминология, общие правила работы с документами, информационные технологии обеспечения управленческой деятельности;
4. Периодические издания: «Справочник секретаря и офис-менеджера», «Управ-ление персоналом».
5. Электронные ресурсы: правовая поддержка справочных систем: Консультант Плюс, комментарии законодательства, законодательство субъектов РФ; Кодекс — версия 5,2, Гарант; ресурсы INTERNET, версии электронных документов.
1. ХАРАКТЕРИСТИКА ОБЪЕКТА ИССЛЕДОВАНИЯ
В текущей главе проанализируем характеристику исследуемого предприятия. Для этого в разделах данной части рассмотрим организацию производственного цикла, организационное устройство предприятия и его структуру управления.
Объект исследования — общество с ограниченной ответственностью «Практи-ка» осуществляющее самостоятельную производственную деятельность в форме юридического лица с 10 октября 2003г.
Компания «Практика» была создана в 2003 году и входит в состав группы компаний «Вебер Комеханикс». Предпосылкой для ее создания явилась необходи-мость выделения отдельного направления, которое обеспечивает поставки качественного металлообрабатывающего инструмента.
Сегодня компания «Практика» является инженерно-техническим центром. Основной целью общества является извлечение прибыли и осуществление для этого видов деятельности: полное инструментально-техническое сопровождение заготови-тельных производств и осуществляет комплексные поставки металлорежущего инструмента, оснастки, вспомогательного инструмента для предприятий промышлен-ного назначения. За пять лет работы компания «Практика» создала пять филиалов в России и СНГ: «Практика СПБ», г. Санкт-Петербург, «Практика Урал», г.Екатеринбург, «Практика Сибирь», г. Новосибирск, «Практика «Поволжье» г.Самара, «Практика ЮГ», г. Краснодар, «ПРАКТИКА Украина», г.Днепропетровск. Благодаря развитой сети филиалов, клиентам фирмы предоставляется высокий уровень обслуживания на всей территории России. В ближайших планах компании — расширение оказания услуг сервиса для клиентов, развитие новых направлений деятельности, которые могут быть полезны для покупателей.
За время своего существования благодаря высокому качеству обслуживания клиентов, отличному качеству товара и квалифицированному техническому персоналу компания смогла приобрести множество постоянных клиентов, среди которых предприятия машиностроения, приборостроения, металлургии, станкостроения, авиа- и космостроения, строительства, то есть те предприятия, где используется металлообработка.
В компании организован производственный цех по сварке ленточных полотен в кольца различных размеров исходя их заказов покупателей. В компании развернуто производство по заточке и изготовлению дисковых отрезных фрез. В последнее время появилось новое направление бизнеса — специализированная мебель и стеллажное оборудование для оснащения профессиональных рабочих мест, учебных заведений, лабораторий и складских помещений [35].
Организационная структура предприятия включает: общее собрание участ-ников; дирекцию, возглавляемую директором; функциональные и производственные структурные подразделения.
Высшим органом управления общества является общее собрание его участни-ков (очередное и внеочередное). Исполнительный орган общества — дирекция, возглавляемая директором, является постоянно действующим и подчиняется высшему органу общества. Дирекция предприятия, возглавляемая директором включает: главного инженера; главного бухгалтера; заместителей директора новым по технологиям; экономическим и финансовым вопросам; коммерческим вопросам; режиму и охране; общим вопросам. Основу функциональной структуры управления предприятия составляют следующие службы: технологическая, финансово-экономическая, коммерческая, режимная, кадровая. В состав основных служб входят следующие структурные подразделения: функциональные (отделы управления) и производственные (цехи, участки), являющиеся элементами общей структуры управления предприятия.
Структура управления предприятия состоит из двух самостоятельных органов управления, выполняющих определенные функции — центральный аппарат управления предприятия и аппарат управления структурными подразделениями (производствами, цехами, участками). Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что структура ООО «Практика» отвечает оптимальному выбору варианта управления предприятием, так как: является смешанной или комбинированной, представляющей собой совокупность звеньев управления, находящихся на разных уровнях иерархии, содержащей в своем составе обособленные структурные подразделения (службы, отделы, цехи, участки, бригады); имеет вид организационной структуры управления, спроектированной по типу линейно-функциональной, так как он основан на соблюдении единоначалия, линейного построения структурных подразделений и распределения функций управления между ними (приложение №1) [23, 34]………………………………..
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Андреева В.И, Быкова Т.А, Вялова Л.М. и др. «Энциклопедия секретаря». – М.: МЦЭФР, 2004. – 688 с. – (Приложение к журналу «Справочник секретаря и офис-менеджера», 1-2004).
2. Белов А.Н, Белов А.А. «Делопроизводство и документооборот»: Учебное пособие / 6-е изд., перераб. и доп. – М.: Эксмо, 2007. – 560с. – (Образовательный стандарт XXI).
3. Быкова Т.А, Вялова Л.М, Санкина Л.В. «Делопроизводство»: Учебник / Под общ. Ред. Проф. Т.В.Кузнецовой. – 2-е изд, перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – 560 с.
4. ГОСТ 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения // ЗАО «Кодекс».
5. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации // ЗАО «Кодекс».
6. Должностные инструкция старших инспекторов участков: входящих и исходящих документов, доставки документов, распорядительных документов, подготовки и передачи документов на архивное хранение, ведения номенклатурных дел. Москва, 2008.
7. Инструкция по документационному обеспечению управления. Москва, 2004.
8. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998г N37 (в ред. постановлений Минтруда РФ от 21.01.2000 N7, от 04.08.2000 N57, от 20.04.2001 N35, от 31.05.2002 N38, от 20.06.2002 N44, от 28.07.2003 N59, от 12.11.2003 N75, приказов Минздравсоцразвития РФ от 25.07.2005 N461, от 07.11.2006 N749, от 17.09.2007 N605, от 29.04.2008 N200)//КонсультанПлюс.
9. Кудряев В.А. и др. «Организация работы с документами»: Учебник. – М.: ИНФРА – М, 1998. 575 с.
10. Кузнецова Т.В. «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» 5-е издание, испр. и дополн. – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2007. – 528 с.
11. Луговая Я.М. Имидж, управляющий офисом// Справочник секретаря и офис-менеджера. 2009. №1.
12. Маслова А.Л. Секретарь в организационной культуре фирмы// Справочник секретаря и офис-менеджера. 2009. №2.
13. Назаренко О.Б. Как выбрать справочно-правовую систему// Справочник секретаря и офис-менеджера. 2008. №2-3; 6-7.
14. Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. — М.: ВНИИДАД, 1992.
15. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению управления (утверждены постановлением Минтруда России от 10.09.1993 №152) (в редакции приказа Минздравсоцразвития РФ от 24.11.2008 N665)// ЗАО «Кодекс».
16. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР 016-94) (принят и введен в действие Постановлением
Госстандарта России от 26 декабря 1994г N367 с 1 января 1996г) (в редакции изменений 1/96 ОКПДТР, утв. Госстандартом РФ 23.12.1996, 2/99 ОКПДТР, утв. Госстандартом РФ, 3/2002 ОКПДТР, утв. Госстандартом РФ, 4/2003 ОКПДТР, утв. Госстандартом РФ, 5/2004 ОКПДТР, утв. Ростехрегулированием)
17. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002) // ЗАО «Кодекс».
18. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения
(утвержден Росархивом 06.10.2000) (в редакции решения Росархива от 27.10.2003) //КонсультанПлюс.
19. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2007г N1182//КонсультанПлюс.
20. Правила внутреннего трудового распорядка предприятия (приказ директора от 01.11.2003 №457). Москва, 2003.
21. Правила оказания услуг почтовой связи, утв. постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 №725 (в ред. От 06.02.2004) // СЗ РФ.2000. №41. Ст. 4076; РГ. 2004. 23 сент.
22. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005г N536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (зарегистрировано в Минюсте РФ 27 января 2006г N7418) // ЗАО «Кодекс».
23. Поршнев А.Г, Румянцева З.П. «Управление организацией». — М.: Вестник, 2002, 336с.
24. Постановление главного государственного санитарного врача РФ от 13 июня 2003г N118 «О введении в действие санитарно-эпидемиологических правил и нормативов СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03» // ЗАО «Кодекс».
25. Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, утв. ЦБ РФ 05.01.1998 №14-П (в ред. указаний ЦБ РФ от 22.01.1999 № 488-У, от 31.10.2002 №1201-У) // ЗАО «Кодекс».
26. Положение о канцелярии, Москва, 2003-2008.
27. Положение о секретариате, Москва, 2003-2008.
28. Провалов В.С. Автоматизированные информационные технологии управления: Учебное пособие — Киров: Изд-вл ВятГГУ, 2003. – 250 с.
29. Постановления Правительства РФ:
— от 28.08.1997 №1108 «Об утверждении Правил предоставления услуг телеграфной связи» (в редакции Постановления Правительства РФ от 14.01.2002 N12)// ЗАО «Кодекс»;
— от 15 апреля 2005г N221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи»// ЗАО «Кодекс»;
— от 06.04.2001 №26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (с изменениями, внесенными Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N1) // ЗАО «Кодекс»;
— от 25 ноября 1994г N72 «Об утверждении Межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления» // ЗАО «Кодекс».
30. Постановление главного государственного санитарного врача РФ от 13 июня 2003г N118 «О введении в действие санитарно-эпидемиологических правил и нормативов СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03» (с изменениями на 25 апреля 2007 года)// ЗАО «Кодекс».
31. Розанова В.И. Психологические аспекты выбора секретаря-референта для современной фирмы//Психология в бизнесе. 2000. №1. С.176.
32. Серов Г.А. Справочно-правовая система Консультант плюс (новая версия)// Секретарское дело 2008. №11.
33. Типовая должностная инструкция секретаря-делопроизводителя, Москва, 2007.
34. Управление организацией: Учебник/ Под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А Саломатина. — М.: Инфра, 1998; Кульба В.В., Малюгин В.Д., Шубин А.Н., Bye M.A. Введение в информационное управление. — СПб., 1999.
35. Устав ООО «Практика». (Москва). 2003 год, Дополнение №1, 2007 год.
36. Федеральные законы РФ:
— от 22 октября 2004 г N125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» (в редакции Федеральных законов от 04.12.2006 N202-ФЗ, от 01.12.2007 N318-ФЗ, от 13.05.2008 N68-ФЗ) //КонсультанПлюс;
— от 7 июля 2006г N149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» //КонсультанПлюс;
— от 18.12.1997 №152-ФЗ «О наименованиях географических объектов» (в редакции Федеральных законов от 23.07.2008 N160-ФЗ, от 27.10.2008 N191-ФЗ) //КонсультанПлюс;
— от 08.02.1998 №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» //КонсультанПлюс;
— от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» //КонсультанПлюс;
— от 2 мая 2006г N59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» //КонсультанПлюс.
37. Шейнов В.П. Секретарь: Секреты профессии М.: Ось-89, 2002. С.185.
38. Энциклопедия офиса: Практическое руководство для секретаря/Сост. И.В.Самыкина. М.:БИКОМ, 1995. С.140.
39. Янковая В.Ф. «Как организовать делопроизводство». – М.: МЦЭФР, 2004. – 416 с. – (Библиотека журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера», 1-2004).
40. Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство; Определение численности делопроизводственного персонала// Справочник секретаря и офис-менеджера. 2007. №7, 11, 12.
ПРИЛОЖЕНИЯ
