Содержание
Оглавление
1 Основные свойства и функции документа2
2 Структура документа7
3 Системы и комплексы документации14
4 Организация и технология документационного обеспечения управления19
Литература27
Приложение 129
Приложение 230
Приложение 331
Приложение 436
Приложение 537
Приложение 638
Приложение 739
Приложение 840
Приложение 941
Приложение 1042
Выдержка из текста работы
В настоящее время, информация рассматривается как ресурс. Информационные ресурсы можно определить как сведения, получаемые в процессе практической деятельности людей, используемые в общественном производстве и управлении. Процесс воспроизводства информационных ресурсов складывается из фаз производства, распространения, хранения и использования. Оперативное использование необходимых информационных ресурсов в системе управления способствует увеличению объёма производства и повышению его эффективности.
В Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации » закреплено следующее определение понятия «документ»:
Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Актуальность данной темы состоит в том, что любой объект управления, в том числе в сфере таможенного дела, неизбежно требует создания многих видов управленческих документов. Без соответствующих документов таможенная система не может функционировать и выполнять даже самые простые задачи. Также важной функцией делопроизводительной службы является обеспечение сохранности документов.
Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов — создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.
При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам с учетом требований Гражданского Кодекса и Трудового Кодекса Российской Федерации, ГОСТа Р 6.30-2003. Знание основ документационного обеспечения управления (ДОУ) необходимо любому современному специалисту. Именно документ, как зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служит основным доказательством того или иного факта деятельности учреждения, организации (предприятия), в том числе при решении различных споров.
Цель данной работы — охарактеризовать основные понятия документационного обеспечения управления, а также функции документа. Исходя из поставленной цели, ставятся следующие задачи:
1) Изучить движение документов в системах управления;
2) Определить свойства информации, содержащейся в документах, а также их влияние на качество принимаемых управленческих решений;
3) Изучить основные документы, используемые в управлении деятельностью таможенного органа.
Глава 1. Документ: основные понятия и функции
1.1 Основные понятия документационного обеспечения управления
Документ (от лат. documentum — доказательство, свидетельство) — понятие информационное, которое в отдельных случаях (при наличии подписи и печати) дополняется юридическим понятием.
Посмотрим несколько определений. Термин «документ» ввел в русский язык Петр I, он объяснил его понятие как «письменное свидетельство и доказательство». Если мы заглянем в толковый словарь В. Даля, то увидим: «Документ — всякая важная деловая бумага». В современном толковом словаре С.И. Ожегова читаем: «Документ — деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо». Оксфордский словарь гласит: «Документ — это текст или изображение, имеющее информационное значение». [18, с. 3]………
Заключение
Цель работы состояла в том, чтобы определить, что такое документ, а также другие термины, относящиеся к данному понятию и охарактеризовать основные функции документа.
Итак, можно сделать вывод о том, что документ представляет собой систему. Он отображает факты, события, предметы, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).
Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина «документ» в законе «Об информации, информатизации и защите информации»: «документированная информация (документ) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать».
Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.
Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, государственного органа, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.
Функции документа можно разделить на общие и специальные. К общим относятся информационная, социальная, коммуникативная и культурная функции. Специальные — это управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета. Итак, цель достигнута, задачи раскрыты.
Список использованной литературы
1. Конституция Российской Федерации (принята на всенародном голосовании 12 декабря 1993 г.)
2. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 года №-149 ФЗ
3. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года № 125 ФЗ (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 4 декабря 2006 года № 202-ФЗ)
4. Приказ ФТС «О Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах» от 18 октября 2004 года № 160
5. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Издательство стандартов, 2003.
6. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». — М.: Издательство стандартов, 2003.
7. М.И. Басаков. Делопроизводство. Учебное пособие. 4-е изд. перераб. и доп. — М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2005 -336 с.
8. В.В. Галахов, И.К. Корнеев Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. — 2-е изд., перераб. и доп. / и др.; Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. — М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2005. — 456 с.
9. О.Я. Гойхман, Т.В. Гордиенко, Т.М. Надеина и др.; Под ред. О.Я. Гойхмана. Теория и практика референтской деятельности: Учеб. Пособие. — М.: Инфра-М, 2006 — 272 с.
10. М.М. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления: Учебное пособие для ВУЗов. 3-е изд., испр. и доп. — М.: Инфра-М, 2009.
11. В.А. Кудрявцев. и др. «Организация работы с документами: учебник — М.: ИНФРА-М, 2008.
12. В.А. Кудряев. Организация работы с документами: Учебник — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: ИНФРА-М, 2004.
13. Т.В. Кузнецова. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления). Учебник для ВУЗов — М.: ЮНИТИ — ДАНА, 2010.
14. Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. — М.: Экономика, 2007 — 271 с.
15. Н.С. Ларьков. Документоведение. Учебное пособие. Изд-во.: АСТ, 2006. -427с
16. В.Н. Марков. Справочник по делопроизводству. — Санкт — Петербург, «Альфа», 2007.
17. А.В. Пшенко. Делопроизводство: Документационное обеспечение работы офиса: Учеб. пособие / под. ред. А.В. Пшенко. — 2-е изд., стер. — М.: Издательский центр «Академия», 2005 -176 с.
18. Л.Р. Фионова. Организация и технология документационного обеспечения управления: Конспект лекций: Конспект лекций. — Пенза: Пенз. гос. ун-т, 2005. — 95 с.
19. А.Ю. Чуковенков, В.Ф. Янковая. Оформление документов. — М.: Дело, 2004-232 с.
20. Документированная информация и ее свойства, электронный справочник
21. Энциклопедия менеджмента. Документ, как носитель информации
22. Энциклопедия делопроизводства. Организация движения документов внутри организации.
