Содержание
Введение3
1.История отбора документов на государственное хранение4
2.Отбор документов на хранение и уничтожение8
2.1.Сроки хранения документов8
2.2.Порядок отбора документов на хранение и уничтожение10
2.3. Систематизация документов (номенклатура дел)13
2.4. Формирование дел16
Выводы20
Список использованной литературы21
Выдержка из текста работы
Государственные архивы России являются основными критериями и распорядительными Архивного фонда Российской Федерации — исторически сложившаяся и постоянно пополняющейся совокупности архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов.
Государственные архивы — это специализированные государственные учреждения, основное звено системы учреждений Федеральной архивной службы России. В целях постоянного (вечного) хранения вверенной им государственной части Архивного фонда Российской Федерации они осуществляют учет архивных документов, обеспечивают их сохранность, комплектуются документами государственных организаций и передаваемыми им документами негосударственных организаций и физических лиц; создают и совершенствуют научно-справочный аппарат к архивным документам и информационные технологии; обеспечивают условия для использования архивных документов юридическими и физическими лицами, осуществляют информационное обслуживание органов государственной власти и самостоятельное использование архивных документов в интересах укрепления российской государственности, обеспечения общественных потребностей в ретроспективной документной информации.
Ответственность за состояние и совершенствование архивного дела и делопроизводства в организациях несут их руководители.
Система учета архивных документов является неотъемлемой частью организации работы архива, она обеспечивает быстрый поиск архивных документов, их учет и проверку наличия состояния документов.
Целью курсовой работы является изучение системы учета и обеспечения сохранности документов архивов Российской Федерации.
Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:
— изучить понятие «документации Архивного фонда»;
— ознакомиться с составлением учетных документов в архиве;
— рассмотреть проведение учета особо ценных документов архивов Российской Федерации;
Предметом исследования данной работы является учет и обеспечение сохранности документов архивов Российской Федерации.
Для решения поставленных задач применены следующие методы исследования:
— изучение научной литературы;
— анализ и обобщение отечественной практики;
Практическая значимость продиктована тем, что, формируя, храня и организуя использование архивных документов, государственные архивы тем самым участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной информации. Они представляют собой особую информационную систему, выступают в качестве субъектов информационных процессов. При этом архивные документы и информационные технологии государственных архивов являются объектом отношений физических и юридических лиц, государства, объектом права собственности, авторского и других прав, и защищаются законом.
Глава 1. Понятие учета документов в государственном (ведомственном) архиве
Под учетом архивных документов понимается установление их количества, отражение этого количества, в учетных документах архивов и архивных органов.
Централизованный государственный учет документов — это система учета, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве архивных документов.
Таким образом, учет складывается на следующих этапов:
— подсчета количества документов в архиве;
— регистрация сведений о количестве документов во «внутренних» учетных документов архива;
— заполнение на их основе документов централизованного государственного учета, которые представляются в органы управления архивным делом субъектов федерации;
— составление в органах управления архивным делом сводных документов централизованного государственного учета и представление их в Росархив.
Централизованный учет документов осуществляется, исходя из следующих принципов:
— централизации учета — регламентация взаимодействия Федеральной архивной службы с учреждениями, создающими и хранящими документы государственной части АФ РФ, и собственниками документов негосударственной части АФ РФ;
— унификация учета — преемственность учета архивных документов на всех этапах работы с ними (единство учетных документов);
Динамичности учета — любое движение документов архива (поступление, выбытие, описание) должно быть своевременно отлажено в учетных формах;
— полноты и достоверности государственного учета — документы, давно уничтоженные, а также такие, которые, якобы, поступили на комплектование, не должны числиться хранящимися.
Цифры учетных форм должны отражать реальное количество документов в архиве, иначе будет искажена вся статистическая картина отрасли.
Единицей учета Архивного фонда РФ называется единица измерения количества документов.
Единицами учета Архивного фонда РФ являются:
— архивный фонд (а также приравненная к нему архивная коллекция);
— единица хранения;
— отдельный обособленный документ;
Например: объем документов ЦГАДА (РГАДА) на 1989г. Составляет 1383 фонда и 3 333 104 единицы хранения.
Государственному учету подлежат следующие документы:
— государственных архивов (федеральных, центральных, краевых, областных, городских, районных);
— государственных музеев и библиотек;
— научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, а также других ведомств;
— структурных подразделений организаций, хранящих документы (ведомственных архивов);
— негосударственных архивов юридических и физических лиц, отнесенных к составу Архивного фонда РФ на основе соглашения с Федеральной архивной службой.
Современные правила учета базируются на Регламенте государственного учета документов Архивного фонда РФ, зарегистрированном Министерством юстиции 1997г. Регламент установил требования о порядке и сроках представленных учетных сведений учреждений системы Росархива и организаций.
Практически организация учета представляет собой утомительный процесс составления и ведения учетных документов. У некоторых неопытных специалистов при первом знакомстве с обилием четных показателей возникает «учетофобия» — профессиональное «заболевание» архивистов.
Под учетным документом установленной формы, фиксирующей поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.
Все учетные документы делятся на внутренние и централизованного государственного учета и различаются по составу в негосударственных, государственных, ведомственных архивах, архивах РАН отраслевых фондах органах управления делом субъектов РФ и Росархиве.
1.1 Размещение документов в хранилище. Топографирование
Размещение документов в хранилищах должно быть рациональным. Документы должны размещаться в соответствии с учетными документами в порядке, обеспечивающем их оперативный поиск.
Для оперативного поиска документов в архиве создается научно-справочный аппарат к документам архива:
— описи дел и заменяющие их номенклатуры дел;
— предметные, предметно-тематические картотеки;
— картотеки по личному составу;
— указатели;
— исторические справки;
— обзоры документов;
Документы постоянного хранения размещаются отдельно от документов долговременного (свыше 10 лет) хранения и документов по личному составу.
Порядок размещения фондов определяется планом (схемой) их размещения. Схема предусматривает распределение комплексов фондов по хранилищам с указанием (при необходимости) номеров фондов по каждому стеллажу хранилища.
В одном архивохранилище могут размещаться архивные документы разного вида, но требующие одинаковых режимов хранения (например, архивные документы на магнитных лентах и дисковых носителях с магнитным слоем; архивные документы на кинопленке и микроформы и др.).
Все помещения архива (здания, корпуса, этажи, ярусы, комнаты), а также стеллажи, шкафы и полки нумеруются. Средства хранения нумеруются самостоятельно слева направо от входа в архивохранилище, их полки — сверху вниз слева направо.
В целях закрепления места хранения и поиска документов в хранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели. Они составляются на карточках. Карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый фонд, эти карточки располагаются в порядке номеров архивных фондов. На ней указывается название фонда, номер фонда, корпуса, этаж (яруса), архивохранилище, комната, опись №, дел с № по №, стеллаж №, шкаф №, полка №, примечания.
Карточки постеллажного топографического указателя заводятся на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения. Один экземпляр топографических указателей хранится у работников, ответственных за учет документов архива, второй — в архивохранилище.
Введение топографических указателей может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами. Изменения в размещении документов своевременно отражается во всех экземплярах, а также размещения фондов.
1.2 Проверки наличия и состояния дел
Цель проверки и состояния дел в архивах — установить соответствие фактического наличия дел описательным статьям и итоговым записям в описях; выявить поврежденные дела; содержащие документы с затухающими текстами, требующие реставрации, переплета, дезинфекции, переворота на другую сторону и тому подобное.
Проверки наличия и состояния архивных документов проводятся в плановом порядке, а также единовременно (внеочередные).
В государственном архиве, музее, библиотеке, архиве Российской академии наук плановая цикличная проверка наличия и состояния проводится:
— уникальных документов — ежегодно;
— особо-ценных документов на бумажной основе — один раз в 10 лет;
— аудиовизуальных и электронных документов — один раз в 5 лет;
— кинодокументов на нитрооснове — один раз в 2 года.
Цикличность проверки наличия остальных архивных документов определяется на основании решения экспертно-методической комиссии (или другого совещательного органа) архива в зависимости от интенсивности использования и состояния учета архивных документов, но не менее одного раза в 25 лет (в государственной библиотеке — один раз в 5 лет).
В муниципальном архиве, музее, библиотеке, плановая цикличная проверка наличия архивных документов проводится один раз в 10 лет.
В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, за время которых могут быть утрачены документы, проводятся внеочередные единовременные проверки наличия и состояния всех фондов архива либо отдельных комплексов материалов.
Проверку наличия и состояния дел приводит группа сотрудников в количестве не менее 2 человек.
До начала работы устанавливается полнота учетных документов по проверяемому фонду, учетные документы тщательно выверяются, то есть устанавливается, правильно ли отражены в итоговых записях фактически числящиеся по описи номера дел. Проверка проводится путем сверки фактического наличия дел с описью. При этом сверяется номер дела, индекс дела, заголовок, крайние даты документов дела, количество листов, указанных в описи, с описанием дела на его обложке. Физическое состояние определяется путем визуального осмотра дела.
Все обнаруженные в ходе проверки недостатки (отсутствие дел, технические ошибки в подсчете, ошибки в описании, физические повреждения) вносятся в лист проверки наличия и состояния дел. Лист проверки заполняется непосредственно в ходе проверки на каждую опись отдельно, листы проверки нумеруются по порядку номеров и подписываются исполнителем.
При проверке наличия и состояния дел необходимо: сохранять порядок расположения дел на стеллажах, в коробках, папках; подкладывать на свои места, обнаруженные во время проверки, неправильно подложенные дела других фондов; изымать дела, не внесенные в опись, помещаются в конец фонда. Внесение в опись неуточненных дел в ходе проверки запрещается.
По окончанию проверки наличия и состояния дел в конце описи проставляется штамп «проверено», дата, должность и подпись.
На основании итоговых записей в листах (листе) проверки составляется акт проверки и наличия и состояния дел, в котором указывается номер, название и категория фонда, дата проверки, а также суммарные даты по итогам проверки: количество дел, числящихся по описям, количество дел, не оказавшихся в наличии, количество литерных номеров, не отмеченных в описи, пропущенных номеров, а также количество дел, оказавшихся в наличии.
В акте также указывается количество дел, требующих подшивки, дезинфекции и дезинсекции, реставрации, восстановления запущенных текстов.
С одновременно с актом проверки могут составляться в случае необходимости справки о технических ошибках при подсчетах, акты обнаружения неучтенных дел, акты о неисправимом повреждении и др.
Если в ходе проверки не было выявлено нарушений в условиях хранения документов фонда, то материалы проверки подшиваются в дело фонда, а данные о делах, требующих проведение дезинфекции, переплета, реставрации, передаются в лабораторию микрофотокопирования реставрации документов.
Возможны случаи, когда в ходе проверки наличия выявляется отсутствие дел. Это свидетельствует о нарушениях сохранности документов и требует принятие неотложных мер. В этом случае архив должен начать работу по розыску дел в течение одного года с момента завершения проверки.
В ходе розыска необходимо:
— изучить учетные документы по выдаче дел из хранилища;
— проверить правильность итоговой записи в описи, по которой числятся необнаруженные дела, так как могли быть допущены технические ошибки в порядковой нумерации дел, а при составлении итоговых записей пропущенные и литерные номера не были учтены;
— проанализировать заголовки необнаруженных дел в описях дел, что позволит выявить дела, включенные в опись дважды или включенные в другую опись данной организации, но под другим номером;
— изучить старые описи на дела, подвергшиеся ранее научно-технической обработке, сверить их с описью, по которой производилась проверка;
— организовать розыск не обнаруженных при проверке дел в соответствующих организациях, в деятельности которых образовались необнаруженные дела, предварительно изучив их описи;
— проверить акты приема передачи дел в архив из организаций;
— изучить акты о выделении дел и документов к уничтожению, акты выдачи дел во временное пользование.
На дела, найденные в ходе розыска, составляется справка, которая подписывается руководителем архива. В справке обязательно указывается место обнаружения дел, числящихся необнаруженными (были выданы во временное пользование без составления соответствующего документа, найдены в организации, объединены с другими делами и т.д.). Найденные дела подкладываются на место. В карточке учета необнаруженных дел делается запись «найдено» с указанием даты и номера справки. Карточка изымается из картотеки необнаруженных дел, переставляется за картотеку и хранится до минования надобности.
На дела, отсутствие которых является обоснованным, составляется справка о результатах розыска со ссылкой на документы, подтверждающие причины и отсутствия (переданы на постоянное хранение, выделены к уничтожению, но не были своевременно сняты с учета и т.д.).
На отсутствующие документы, пути розыска которых исчерпаны, составляется акт о не обнаружении дел и подробная справка о проведении работ по розыску. Проверка наличия и состояния дел считается завершенной после внесения в учетные документы проверяющегося фонда.
Глава 2. Обеспечение сохранности документов в Архивном фонде РФ
2.1 Создание оптимальных условий хранения архивных документов
Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов; оборудованием хранилищ средствами пожаротушения, охраной и противопожарной сигнализации; применением технических средств для создания оптимального температурно-влажностного режима хранения, проведения санитарно-гигиенических мероприятий в помещениях хранилищ; применением специальных средств хранения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и тому подобное).
Здания для государственных архивов могут быть построены специально или переоборудованы из других помещений. Они должны быть удалены от промышленных предприятий, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.), от объектов и сооружений, опасных в пожарном отношении (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т.п.), а также в соответствии с требованиями строительных норм и правил.
Пригодность месторасположения архива определяется с учетом заключений службы пожарной охраны.
Строительство и реконструкция здания архива производятся в соответствии с нормативными правовыми, актами, содержащими требования к объектам технического регулирования и проектной документацией, согласованной с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела. Здание архива представляет собой комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для выполнения задач архива по хранению, обработке, использованию архивных документов и задач административно-хозяйственного, технического, бытового характера.
Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии, а также рациональное взаимодействие подразделений архива.
Архив обеспечивает архивохранилищами, читальным залом, рабочими комнатами, помещениями для автоматизированной библиотеки съемных электронных носителей, серверного и коммуникационного оборудования.
Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими поожароопасные и химические технологии.
Архивохранилища нумеруются арабскими цифрами в валовом порядке и располагаются изолированно в отделении от лабораторных, производственных, складских помещений, связанных с применением (хранением) химических веществ, продуктов питания, а электронного архива — от источников электромагнитных излучений и силовых полей.
Хранилища рекомендуется располагать в зданиях окнами на северную сторону. Естественное освещение допускается только с обязательной защитой документов от прямого попадания лучей. Допускается рассеянное освещение с применением на окнах жалюзей, защитных фильтров, штор или окрашенных стекол. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах или люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра излучения.
Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплетах, применением на окнах светонепроницаемых и светорассеивающих штор и т.д. Документы на электронных носителях хранятся в условиях, исключающих прямое попадание света, и подлежат дополнительной защите от агрессивных примесей в воздушной среде.
Защита архивных документов от разрушающего действия естественного и искусственного света осуществляется во всех помещениях архива при любых видах работы с архивными документами.
Архивохранилища обеспечиваются современными средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией. Общие и поэтажные рубильники располагаются вне архивохранилищ. Здания архивов оборудуются противопожарным водоснабжением, углекислотными огнетушителями, охранно-пожарной сигнализацией.
Не допускается размещение архивохранилищ в подвальных, полуподвальных и цокольных помещениях. Через архивохранилища не должны проходить газовые, водопроводные и канализационные трубопроводы.
Охранный режим архива обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, оборудованию здания (помещения) архива средствами охранной сигнализации, организации постов охраны, опечатыванию помещений, соблюдению внутри объектового и пропускного режимов, хранению ключей от служебных помещений.
Обязательному оснащению средствами охранной сигнализации и опечатыванию подлежат архивохранилища и помещения, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы.
Для хранения документов устанавливаются следующие параметры температурно-влажностного режима: для хранения документов на бумажном носителе — температура 1719°C, относительная влажность воздуха — 50-55%; для документов на магнитных дисках и дисковых накопителях — 8-18°C и 45-65%; для документов на оптических дисках — 10-23°C и 20-50%; для документов на кинопленке.
С нитроосновой — черно-белые: температура не выше 10°C, цветные: температура не выше -5°C; с безопасной основой — черно-белые: температура не выше 15°C, цветные: температура не выше -5єC; для фотодокументов: черно-белые — температура не выше 15°C; цветные — температура не выше -5єC. Относительная влажность воздуха, необходимая для хранения документов на кинопленке и фотодокументов составляет 40-50%.
При наличии рекомендаций фирм-производителей, устанавливающих иные температурно-влажностные режимы хранения, следует придерживаться рекомендаций производителя. В архивохранилище с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима с применением оптимального отопления и проветривания помещений, а также механических средств увлажнения или осушения воздуха. Резкие колебания (сезонные и в течение одних суток) температуры (+/- 5 °С) и относительной влажности воздуха (+/- 10%) не допускаются. При длительном нарушении температурно-влажностного режима (от 3 суток и более), сопровождающемся повышением относительной влажности воздуха до 70 — 90%, принимаются меры по его нормализации (интенсивное проветривание, осушение архивохранилища). В период технологической обработки архивных документов допускается их временное хранение (до 2 месяцев) в помещениях с нерегулируемым температурно-влажностным режимом при температуре 20 +/- 5 °С и относительной влажности воздуха 50 +/- 20%. Температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях.
2.2 Старение и факторы разрушения документов
Старение — это необратимое изменение свойств материалов и изделий при их хранении и использовании. Старение документов в архивных условиях протекает, чаще всего, как смешанный процесс при одновременном действии нескольких активных факторов: света, тепла, влажности, биологических вредителей, физических нагрузок, резких изменений условий среды и т.п. Важнейшую роль играет также т.н. «внутренний фактор» — совокупность материалов и веществ, из которых состоит документ.
Задача правильного хранения — свести к минимуму действие активных факторов, уменьшить скорость старения, обеспечить документу максимально возможный срок жизни (долговечность).
Факторы старения, их активность, границы действия известны. С учетом этих знаний формулируются требования к условиям архивного хранения документов (режимы) — основа правил обеспечения их физической сохранности. сохранность документ архив топографирование
Свет — наиболее опасный и быстродействующий фактор, вызывающий разрушение бумаги и текста документов в любых условиях окружающей среды, в том числе при низких температурах и даже в инертном газе. Скорость светового старения возрастает при повышении влажности воздуха и в атмосфере, содержащей активные химические вещества — кислоты, озон, окислы серы и азота. Достаточная для разрушения документа доза светового облучения может быть получена не сразу, а постепенно, в разное время, от разных естественных и искусственных источников. Бумага, картон переплетов и коробок, клеи желтеют на свету, теряют прочность, становятся хрупкими. Быстрее других разрушаются бумаги с древесной массой (газетные), с сильной проклейкой (писчие), а также окрашенные и загрязненные материалы. Свет обесцвечивает все цветные изображения: тексты, штампы, красочные миниатюры, фотоотпечатки и т.п. При освещении солнечным светом многие из них полностью выцветают за 50-200 часов. Особенно опасны для документов содержащие ультрафиолет излучения: прямой солнечный свет; солнечный свет, прошедший через оконное стекло, а также отраженный от белых поверхностей (стен, потолка, оборудования и т.д.); свет ртутно-кварцевых, бактерицидных, некоторых люминесцентных ламп и мощных ламп накаливания. При равной освещенности люминесцентные источники света примерно в 3 раза опаснее, чем лампы накаливания.
Температура — один из важнейших показателей, характеризующих скорость темнового старения документов. Тепловая энергия активирует все химические реакции старения, протекающие с участием веществ документа (целлюлозы, красителей, клеев и др.) и веществ окружающей среды (кислорода и воды, агрессивных примесей воздуха).
Все химические реакции старения бумаги и текстов ускоряются в 2-3 раза при повышении температуры среды на 10°С.
Документы хранят обычно при комнатной температуре (около 20°): ее легче обеспечить, она удобна для использования документов и комфортна для человека. Однако необходимо помнить, что снижение температуры хранения на каждый градус позволяет без каких-то иных затрат продлить срок жизни документов на 45-60 лет. Хранение при повышенных температурах (25—30°) не только уменьшает долговечность, но и изменяет некоторые свойства документов необратимо. Температурный фактор регулирует скорость старения всех видов документов без исключения (бумажных, звуко- и видео, фотоматериалов и т.д.).
Влажность воздуха — второй важнейший показатель условий темнового хранения. Ее выражают обычно в процентах (относительная влажность, %). При хранении между документами и воздухом происходит постоянный естественный влагообмен. Он имеет очень важные последствия. Подчиняясь изменениям влажности воздуха, пористая структура бумаги постоянно «дышит». При этом меняются ее пористость, проницаемость для химических веществ и, как следствие, изменяется скорость процессов старения. Например, летом, только за счет повышения среднего уровня влажности документов, скорость выцветания цветных рукописных текстов увеличивается в 10-15 раз. С точки зрения сохранности наиболее безопасным считается предел изменений относительной влажности 30-60-30% (нормальная, стабильная зона). В этой зоне бумага почти не реагирует на колебания влажности воздуха и ведет себя стабильно; свойства бумаги, как материала, здесь наилучшие (наименьшая деформация; стабильность размеров; оптимальные гибкость и прочность; исключается возможность плесневого поражения.
Главные биологические вредители — плесневые грибы, насекомые — несут постоянную опасность быстрого, иногда массового разрушения документов [36-41].
Плесневые грибы способны развиваться и разрушать документы только в определенных климатических условиях. Плесневое поражение становится возможным при температуре 10-40°С и относительной влажности выше 65-68%. С повышением влажности время, необходимое для развития плесени, сокращается от 120-150 дней (влажность 70-75%) до 5-30 дней (влажность 85-100%). Проветривание, вентиляция воздуха угнетает плесневые микроорганизмы, особенно при колебаниях влажности. Развиваются плесневые грибы из спор, всегда находящихся в воздухе, на предметах, на бумаге. Массовое скопление спор остается на материалах, ранее подвергавшихся плесневению. Проросшие споры образуют мицелий — систему ветвящихся нитей — гифов, растущих в зависимости от условий со скоростью от 0,3 до 10—15 см в сутки. Мицелий распространяется по поверхности бумаги, прорастает между волокнами, механически разрывая и повреждая структуру материала. Но основное разрушение гриб осуществляет ферментативно, химически разлагая целлюлозу, клей, вызывая слизеобразование, слипание, распад листов. У грибов — разрушителей бумаги — споры могут прорастать даже в воздухе, насыщенном влагой (100%). Особенно бурное плесневение происходит в аварийных ситуациях, когда воздух насыщен влагой, на поверхности материалов и предметов появляется конденсат воды, а документы находятся в намокшем состоянии. В этих условиях в разных зонах влажности в процесс плесневения включаются разные виды грибов: ксерофилы (до 80%), мезофилы (80—90%), гигрофилы (90—100%). Легче и раньше других поражаются плесенью тряпичная бумага, корешки дел и материалы, проклеенные растительными и животными клеями.
При снижении влажности ниже критического предела (65%) плесень погибает, образуя в местах плесневения массовые колонии спор. Новое плесневение может начаться только при очередном увлажнении, причем вероятность повторного биопроцесса выше там, где концентрация спор больше [36-38].
Надежной защитой от плесневения является нормальный режим влажности в хранилищах, а эффективным средством прекращения плесневения — принудительное снижение влажности воздуха при одновременной вентиляции хранилищ.
Насекомые не являются специфическими архивными вредителями и повреждают документы из-за отсутствия естественных для них источников питания (мука, зерно, пищевые продукты и т.п.). Важнейшими условиями профилактики и защиты от насекомых являются поэтому: автономность архивного здания; удаленность и изоляция хранилищ от продовольственных, общественно-бытовых, складских помещений; устранение местных потенциальных источников биозаражения; перекрывание возможных путей попадания насекомых в здание и в хранилища.
Источниками постоянного или периодического появления насекомых являются: поступившие в архив старые, ветхие, пораженные документы; бытовая тара, оставленная после перевозок в здании (мешки, ящики и т.п.); старая древесина перекрытий здания, захламленные чердаки, подвалы, помещения здания; близко расположенные к зданию кустарники и деревья; гнезда птиц; загрязненность и запыленность помещений, не разобранные кипы документов, труднодоступные, «скрытые» места в хранилищах; редко открываемые шкафы, сейфы с материалами; близко расположенные общественно-бытовые, продовольственные помещения; остатки пищи в рабочих столах и т.п.
Обычным источником их появления служит также весенне-летняя миграция насекомых, попадающих в здание через не огражденные окна, чердачные и подвальные помещения, вентиляционные каналы.
Учет этих факторов и пресечение каналов проникновения насекомых — главный элемент санитарно-биологической защиты архива [39-41].
Развитие насекомых происходит по циклу: яйцо личинка куколка — жук (взрослая форма) и т.д.
Жуки обеспечивают распространение и миграцию вида. Самая продолжительная фаза — развитие личинок (от нескольких месяцев до нескольких лет), которые непрерывно растут и постоянно нуждаются в пище. Именно личинки наносят непосредственный вред материалам документа, питаясь растительным и животным клеем переплетов и бумаг. Попутно они выгрызают ходы в делах, переплетах, документах, а также в мебели, деревянных стеллажах и т.п.
Насекомые ведут скрытный образ жизни, избегают света, предпочитают укромные места в массе материалов, особенно вазонах пыли, мусора, органических отходов, т.е. там, где можно найти пищу: остатки продуктов, волокна растений и останки насекомых, споры грибов и т.п. На свет летят только взрослые жуки некоторых видов (кожеедов, точильщиков, притворяшек) и скопления их на подоконниках, в плафонах ламп — один из признаков наличия насекомых в хранилище.
Попавшие в хранилище насекомые размножаясь бесконтрольно, могут нанести документам огромный ущерб.
Они активны при температуре 10-40°, поэтому условия обычных помещений не лимитируют их жизнедеятельность. Влажность также не является жестким ограничителем для насекомых, т.к. есть сухо- и влаголюбивые виды.
Поэтому климатический фактор — температура и влажность главным образом регулирует видовой состав насекомых, находящихся в хранилище.
В неотапливаемых помещениях, например, всегда преобладают жуки — притворяшки (90% от общей численности вредителей). Они предпочитают температуру ниже комнатной, влажность — не ниже 40%, а в совокупности — прохладный и влажный (70-80%) микроклимат помещений. Обнаруживаются на подоконниках, в плафонах ламп, на полу возле окон, на стеллажах, причем в большем количестве в весенне-летний период. Типичные для них повреждения: ходы личинок с «буровой мукой» в переплетах, а также мелкие отверстия в них от жуков.
Характерны для неотапливаемых помещений также жуки-скрытники и сеноеды, развивающиеся на документах, пораженных в этих условиях плесенью. Скопления таких жуков указывают иногда на скрытую протечку стен или увлажнение материалов.
В отапливаемых помещениях преобладают насекомые кожееды (70—100% от общей численности), встречающиеся в хранилищах всех регионов страны.
Личинки кожеедов прячутся от света, обнаруживаются в щелях, внутри дел, в корешках. Вредят как личинки, так и жуки. Основной источник их питания — животный и растительный белок (клей, кожа, другие насекомые), но повреждается ими также картон, бумага документов (особенно неклеенная, чисто целлюлозная). Видовой состав кожеедов регулируется температурой: в прохладных помещениях (10-17°) доминирует бурый кожеед; в нормально отапливаемых (18-20°) — пестрый; в теплых помещениях (20-25°) — смирновский кожеед. Кожееды могут жить в широком диапазоне влажности (40— 90%), но предпочитают пониженную влажность (40—50%).
Количество жуков обычно увеличивается весной на фоне стабильной численности долго живущих личинок.
Значительный ущерб документам в отапливаемых помещениях наносят также жуки-точильщики (4-25% от общей численности насекомых). В ранней стадии выявляются с трудом, а при наличии очагов обнаруживаются по повреждениям (отверстиям) корешков и переплетов, по скоплениям недалеко от мест обитания — на стеллажах, на полу возле окон, на подоконниках. Появляются скоплениями весной и осенью, зимой их мало. Не любят сухие теплые, а также холодные помещения. Предпочитают «комфортный» климат кондиционируемых помещений (с уклоном в более теплую и влажную сторону), где часто становятся доминирующей формой.
Биологические обследования хранилищ с разными условиями в различных регионах страны, анализ литературы показывают, что степень опасности главных биологических вредителей — плесневых грибов и насекомых — менялась на разных этапах архивного дела. До 30-х годов 20 века, когда доминировало хранение в неотапливаемых, сырых, подвальных, помещениях основной вред наносило плесневение: грибы на документах, деревянных стеллажах, деревянных частях зданий [40].
Сегодня плесневение проявляется лишь в помещениях с постоянно высокой влажностью, а также как следствие аварийных ситуаций или хронически плохого состояния зданий.
С переходом к режиму массового, обязательного отопления зданий на первое место вышла опасность поражения документов насекомыми. Это явление наблюдается и безусловно стимулируется вторичными факторами: широким товарооборотом в стране и извне, миграцией и расширением видового разнообразия насекомых, а также изменениями климата, в частности, глобальным потеплением в последние полтора десятилетия, в основном за счет весенне-зимнего повышения температуры во всех регионах страны [41].
Однако плесневение остается серьезным потенциальным биофактором, способным при плохих условиях хранения быстро и масштабно проявить себя в любых помещениях.
2.3 Выдача документов из архивохранилища
Документы выдаются из архивохранилища с письменного разрешения руководителя архива организации или его заместителя, руководителя структурного подразделения организации: работникам структурных подразделений организации; судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам при наличии гарантийного письма от них во временное пользование; иным пользователям по письменному заявлению. Документы выдаются из архивохранилищ на срок не превышающий: одного месяца — для использования работниками организации и иными пользователями; шести месяцев — судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам. Продление установленных сроков выдачи документов допускается с разрешения руководителя организации на основании письменного подтверждения пользователя о сохранении/обеспечении сохранности документов.
Выдачу документов на бумажном носителе из архивохранилища и прием их обратно, в том числе в случае необходимости полистную проверку наличия и состояния документов перед выдачей их из архивохранилища и при возврате, производит работник архивохранилища в присутствии лица, возвращающего дела. На место выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел, документов подкладывается карта-заместитель дела. Дела, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель дела и лист использования документов. Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища включает: выемку архивных документов; сверку архивного шифра и заголовков с описью дел, документов.
Электронные документы выдаются из архивохранилища в виде копий на электронном носителе или на бумажном носителе. При необходимости удостоверения копий электронных документов используется электронная подпись заведующего архивом организации. Выдача документов из архивохранилища регистрируется в книге выдачи дел и оформляется: заказом на выдачу дел; актом о выдаче дел во временное пользование — при выдаче в сторонние организации. При транспортировке дел на любые расстояния обеспечиваются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды.
Документы из архивохранилища, как правило, не выдаются: при наличии фонда пользования; не прошедшие научного описания и технического оформления до завершения этих работ; находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии.
2.4 Обеспечение сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях
К чрезвычайным ситуациям относятся обстоятельства, при которых невозможно выполнение архивом организации в полном объеме возложенных на него задач в соответствии с требованиями настоящих Правил и других нормативных правовых актов, создается угроза жизни и здоровью людей, сохранности архивных документов архива организации. К чрезвычайным ситуациям относятся: объявление степеней готовности гражданской обороны:
1. введение в действие планов гражданской обороны;
2. объявление в государстве (регионе, городе) режима чрезвычайного положения;
3. пожар, техногенные катастрофы и стихийные бедствия, повлиявшие на жизнедеятельность архива; исчезновение или порча документов, хищение или порча имущества в результате проникновения в архив посторонних людей или других противоправных действий;
4. аварии систем жизнеобеспечения архива организации, а также здания архива организации; другие обстоятельства, вынуждающие руководство архива организации принять решение об изменении режима работы архива организации или приостановлении его деятельности.
С учетом возможных чрезвычайных ситуаций архив организации разрабатывает и при необходимости периодически пересматривает планы конкретных мероприятий и другие нормативные документы о работе в чрезвычайных ситуациях. Планы и другие документы по мобилизационной подготовке, гражданской обороне архива организации разрабатываются в установленном порядке. С содержанием планов мероприятий и других нормативных документов, определяющих работу архива организации при чрезвычайных ситуациях, должны быть ознакомлены работники архива организации в части, их касающейся, с обязательным выполнением требований, установленных в отношении доступа к сведениям, составляющим государственную тайну.
Заключение
Формируя, храня и организуя использование архивных документов, государственные архивы тем самым участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной информации. Они представляют собой особую информационную систему, выступают в качестве субъектов информационных процессов. При этом архивные документы и информационные технологии государственных архивов являются объектом отношений физических и юридических лиц, государства, объектом права собственности, авторского и других прав, и защищаются законом.
Обеспечивая вечное хранение и использование Архивного фонда РФ — общенационального историко — культурного достояния, гос. архивы вносят свой вклад в развитие федерализма в России, создание гражданского общества, укрепление правового государства, в формирование демократического облика страны на международной арене. Важнейшее значение для создания и совершенствования архивного дела, обеспечивающего надежную сохранность историко-культурного наследия страны, имеют механизмы реализации законов.
Таким образом, в заключении данной работы можно сказать следующее: учет архивных документов является тем самым инструментом, который определяет осуществление учета образующихся, а их деятельности документов и обеспечение их сохранности.
Архив на основе единых научно-методических принципов обеспечивает сохранность принятых документов, осуществляет комплектование и учет документов органов гос. власти, гос. и иных организаций, физических лиц, создает и совершенствует научно-справочный аппарат, обеспечивает условия для использования документов юридическими и физическими лицами, осуществляет информационное обслуживание органов гос. потребностей и конституционных прав граждан, а также осуществляет самостоятельное использование документов в интересах граждан, общества и государства.
Список литературы
1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125 ФЗ «Об архивном деле в РФ»
2. ГОСТ Р. 511141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
3. ГОСТ 7.48-2000 «Основные термины и определения»
4. ГОСТ Р. 6.30-2003 С «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
5. Основные правила работы гос. архивов РФ, М., 2002
6. Основные правила работы ведомственных архивов РФ М., 2003
7. Основные правила работы архивов организаций М.,2003.
8. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение. — М., 2002.
9. Андреева В.И, делопроизводство.
10. Артемьева С.И., Иванцова Н.Ф., «Архивоведение»
11. Архипова С.И., Делопроизводство на компьютере. -М.,2000
12. Безопасность архивов и архивных фондов. — М., 2000
13. Бункина Н.К., Семенов А.Н. Основные правила работы ведомственных документов. Методические рекомендации. — М., ВНИИДАД,2001
14. Тельчарова А.Д. «Архивоведение». — М., 2005
15. Отечественные архивы. — 2004 № 4
Размещено на
