Выдержка из текста работы
Актуальность. В силу технологического развития ускоряется циркуляция информации, технический прогресс не стоит на месте, современные средства связи, цифровое телевидение, Интернет. Организации должны соответствовать вызовам времени. Оставаться конкурентоспособными в сложившейся экономической среде, им возможно только придерживаясь заданного ритма, постоянно обновляя и улучшая свои ресурсы. Средством на пути к совершенствованию является улучшение системы управления предприятия. А один из путей ее улучшения, это совершенствование системы управления документооборотом.
Предметом исследования является система документооборота на муниципальном предприятии. Документооборот — это неотъемлемая часть производственного процесса, и его скорость напрямую влияет на эффективность работы организации. Все процессы сопровождаются соответствующим документооборотом, а это значит, что при его неправильном управлении, страдает все производство.
Объектом исследования является муниципальное предприятие города Красноярска «Производственный жилищный ремонтно-эксплуатационный трест № 7». Оно выполняет городские заявки по очистке и ремонту улиц города, содержанию и уборке территорий домовладений, предприятий находящихся на участке работы ПЖРЭТ-7, предоставляет транспортные и ремонтные услуги, занимается содержанием и обслуживанием объектов коммунального хозяйства, благоустройством территории.
Как и многие не большие муниципальные предприятия, ПЖРЭТ-7 не имеет в своем управленческом арсенале современных систем документального сопровождения бизнес-процессов, что не благоприятным образом влияет на его эффективность. И для ее повышения руководству предлагаются внедрить систему электронного документооборота. В этой работе рассмотрены и проанализированы такие системы, и предложена одна, наиболее подходящая для внедрения на МП ПЖРЭТ-7.
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ В ОРГАНИЗАЦИИ
1.1. Документооборот, его цели, задачи, функции, организация, основные этапы
Документ — это материальный или электронный носитель, содержащий информацию в зафиксированном виде, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве. Эта информация является ценным ресурсом и важным управляющим элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению документами позволяет защищать и сохранять документы в качестве исторического свидетельства действий. Система управления документами позволяет создавать информационный ресурс о деловой деятельности организации, который может поддерживать ее последующую алгоритмическую деятельность и отдельные решения, а также обеспечивать отчетность.
Документы позволяют организациям:
— осуществлять свою деятельность алгоритмически упорядоченно, эффективно и ответственно объективно;
— обеспечивать информационную поддержку при принятии управленческих решений;
— обеспечивать согласованность, непрерывность и производительность деловой и управленческой деятельности;
— повышать эффективность деятельности всей организации;
— соблюдать требования нормативной среды, в том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности;
— обеспечивать защиту и поддержку в судебных делах, включая риски, связанные с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации;
— защищать интересы организации и права сотрудников, а также всех заинтересованных сторон;
— обеспечивать и документировать научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы, инновационную деятельность, а также исторические исследования;
— предоставлять документированные доказательства личной, общественной и деловой деятельности;
— обеспечивать деловую, персональную и культурную идентичность;
— поддерживать корпоративную, индивидуальную и социальную память;
— обеспечивать бесперебойность деятельности в случае чрезвычайных ситуаций.
Документооборот — это циркуляция документов в организации с момента их создания или получения, и до окончания исполнения или отправления.
Документы разных типов переходят, в ходе обработки, от одного сотрудника к другому, из отдела в отдел, образуя постоянные маршруты. Документ, завершивший свой маршрут, остается в архиве, с ограниченным правом доступа.
Документы различаются по 3 признакам:
— Тип документа (шаблон, формат);
— Маршрут прохождения внутри организации;
— Регламентированный доступ к документу (кто именно может его читать и редактировать) вне маршрута.
По этим признакам они объединяются в к………………..
1. Конституция РФ
2. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».
3. Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращения граждан Российской Федерации».
4. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями от 04.12.2006, 01.12.2007, 13.05.2008, 08.05.2010, 27.07.2010).
5. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
6. Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (с изменениями от 08.11.2007)
7. Жилищный кодекс Российской Федерации
8. Постановление Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного Герба Российской Федерации» (с изменениями от 08.06.2001, 14.12.2006).
9. Постановление Правительства РФ от 15.07.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».
10. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (1998г.).
11. ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» (с изменениями от 25.12.2002, 05.11.2003, 15.01.2004, 04.03.2004)
12. ГОСТ Р 6 30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
13. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Национальный стандарт Российской Федерации «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».
14. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГОСДОУ). Одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988 № 33.
15. Основные правила работы архивов организаций (Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
16. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.09.2010 № 558).
17. Бухгалтерский баланс МП ПЖРЭТ-7 за 2009-2011гг.
18. Волков К. А., Приходько А. Н., Расина Т. А., Шутова И. М. Документирование в управленческой деятельности: учеб. пособие. – СПбГАСУ, СПб., 2009. — 140 с.
19. Делопроизводство и документооборот: учебное пособие (для студентов экономического факультета) / Сост. Сиганова Т. В. – Омск: Омск, гос. ун-т, 2004. – 71 с.
20. Драчева Е. Л., Юликов Л. И. Менеджмент. — Издательство «Мастерство», 2002.
21. Статья «Анализ организационной структуры предприятия». — Интернет-ресурс «Фокс Менеджер». — www.fox-manager.ru
22. Статья «Документопотоки, состав технологических этапов и операций», «Документооборот на предприятии и документоведение». — Интернет-ресурс.
23. Статья «Технологии электронного документооборота», «doc-online» Интернет-ресурс — www.doc-online.ru
24. Статья SWOT-анализ. — Интернет-ресурс «В2Вzоnа». – www.b2bzona.org
25. Устав МП ПЖРЭТ-7.
26. «Википедия» Интернет-ресурс.
27. «ЖКХ в Красноярском крае». — Интернет-ресурс. — www.gkh24.ru
28. «Кодексы, законы, комментарии»: Юридический справочник. — Интернет-ресурс. -. www.info-law.ru
29. «Консультант Плюс». — Интернет-ресурс. Официальный сайт компании www.consultant.ru
30. «Российский налоговый Курьер». — Интернет-ресурс.
31. «УправДок: система электронного документооборота». — Интернет-ресурс. — www.kursant04.ru
32. «Энциклопедия делопроизводства». — Интернет-ресурс. — www.edou.ru
33. Бухгалтерская отчетность. — www.rnk.ru
