Пример дипломной работы по делопроизводству: Делопроизводство в кадровой службе — дискуссия

Выдержка из текста работы

В ходе дипломной работыбыли изучены и проанализированы  организация и технология документационногообеспечения кадровой службы Общества с ограниченной ответственностью«Птицефабрика Александровская».

Целью написания дипломнойработы является анализ организационного обеспечения деятельности ООО«Птицефабрика Александровская», а также разработка внесение рациональныхпредложений по ее совершенствованию.

Исходя из этого,выстраивается ряд задач, а именно:

-ознакомление сорганизационной структурой общества;

-изучение функций, задач,основных видов деятельности общества;

-рассмотрение места изначения кадровой службы  в деятельности ООО «Птицефабрика Александровская»;

 изучение организациикадровой службы общества, ее структуры и объемов работы, а также анализдокументооборота;

История создания ООО«Птицефабрика Александровская»

ООО «Птицефабрика Александровская» образована  в1998 г. Задумывалась она как одна из крупнейших в Пермской области, дляобеспечения куриным мясом весь север области.

Фабрика рассчитана на содержание 1 млн. 100 тыс.голов птицы

История образования птицефабрики началась в 1986году.

Со дня основания ООО «Птицефабрика Александровская»прошло более 4 лет. Сейчас ООО «Птицефабрика Александровская» – одна изпредставительниц новой волны экономически грамотных птицеводческих хозяйств,использующих в своей работе самые современные технологии для производства мясабройлеров

ООО «ПТФ Александровская» является коммерческойорганизацией. В основном организационном документе ООО «ПтицефабрикаАлександровская» – Уставе определены основные цели и виды деятельностиптицефабрики. ООО «Птицефабрика Александровская» специализируется на выпускемяса бройлеров. 

ООО «ПТФАлександровская»  является юридическим лицом, может от своего имени приобретатьи осуществлять имущественные и личные неимущественные права, выполнятьобязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Птицефабрика несетответственность  по своим обязательствам в пределах принадлежащего ейимущества. 

ООО «ПТФ Александровская»имеет круглую печать, содержащую фирменное наименование,организационно-правовую форму, вправе иметь штампы и бланки со своимнаименованием, зарегистрированный товарный знак, самостоятельный  расчетный ииные счета.

Целью деятельностиптицефабрики является извлечение прибыли, предметом деятельности – производствомяса цыплят –бройлеров.

Основными направлениямидеятельности птицефабрики являются:

     —    производство мясаптицы, субродуктов, полуфабрикатов, колбас, копченостей, яйца;

—     хранение товаров на складах;

—     маркетинговые исследования; реклама.

—     реализация товаров.

Птицефабрика вправеосуществлять иные виды деятельности, не запрещенные законодательством,направленные на достижение уставных целей, после получения соответствующейлицензии.

Возглавляет ООО«Птицефабрика Александровская» директор. Он является единоличнымисполнительно-распорядительным лицом Общества, который возглавляет дирекцию,представляет во вне интересы Общества и действует от его имени бездоверенности. В компетенцию  директора входит совершение всякого рода сделок;выдача доверенностей; утверждение структуры, штатного расписания, должностныхинструкций сотрудников птицефабрики, подписание приказов и указаний,обязательных для исполнения всеми работниками птицефабрики.

Трудовые отношенияработников ООО «Птицефабрика Александровская» регулируются действующимтрудовым  законодательством, коллективным трудовым договором, правиламивнутреннего трудового распорядка, должностными инструкциями работников.

Круг обязанностей, прав; установление взаимоотношений;должностные обязанности работников птицефабрики и квалификационные требования кним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяетравномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников

Необходимо отметить, что в ООО «ПтицефабрикаАлександровская» присутствует организационно-распорядительный документ – Устав, в котором закреплены все основные моменты организации птицефабрики (основныевиды деятельности, цели и задачи ).

Введение

Термин «делопроизводство» характеризует совокупностьработ по документированию управленческой деятельности учреждений и организациив них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любымспособом на любом материале, изданная или полученная любым физическим илиюридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности.Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство»,«документ» органически взаимосвязаны. Не случайно авторы, изучающие эволюциюуправленческой мысли, начинают отчет от шумерской письменности на глиняныхтабличках, датированных третьим тысячелетием до нашей эры. Эти первые документысодержат информацию о коммерческих сделках и законах Шумера, являясьдоказательством существования делопроизводства и практики управления еще вдревнем мире. Решение проблем управления документацией в современный периодпрошло в развитых странах два основных этапа, Первый этап 1970-1980гг. В этовремя большинство авторов считали, что «бумажное управление» не нужно и устарело.Однако второй этап делопроизводства показал, что «бумажный» потокувеличивается, и делается вывод, что существование традиционногоделопроизводства и обработки документов на ЭВМ будут весьма продолжительными.

Отдел кадров традиционно представлял собой самостоятельноеструктурное подразделение предприятия, подчиненное либо руководителюпредприятия, либо его заместителю по кадровой работе. В зависимости от вида иотраслевой принадлежности предприятия, количества и структуры кадровогопотенциала изменилась структура и численный состав самой кадровой службы.

В условиях стремительногопрогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное иправильное решение стратегических и тактических задач определяетжизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляет основу управления, егоэффективность в значительной степени базируются на производстве и потребленииинформации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсомпроизводства, важным элементом социальной и политической жизни общества.Качество информации определяет качество управления. В современных условиях дляповышения эффективности управления необходимо уделять достаточное вниманиесовершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решениевсегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппаратауправления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того,насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческойдеятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разногорода документов. Исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудниковорганизаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование ипередачу[1].По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним изглавных факторов конкурентоспособности любого предприятия[2].Оно означает особую организации работы с документами и данными, координациюпроцессов создания, изменения  распространения. Правильно организованноеуправление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность исвоевременность информации, устраняет ее избыточность.

Во время рыночныхотношений немаловажное значение придается механизации и автоматизацииделопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность трудаработников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспеченияуправления  в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большоевнимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезнымтрудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет болеесовершенной системы документационного обеспечения управления достигается болеебыстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение,использование и правильный отбор на государственное хранение.

Работа любогоуправленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится наосновах научной организации труда. Всякий процесс организации работы долженбыть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейшихопераций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полнаяцепочка научно-организационной работы.

Принцип работы поинформационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех жеопераций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – спомощью средств механизации, в третьих – эти процессы полностьюавтоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документамианалогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь нетолько правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие видыработ выполняются с этими документами.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие задокументационное обеспечение управления, не знакомы с основами современногоделопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов всоответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работниковделопроизводственных служб.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационнуюформу и перемещают во времени и пространстве. Документы и документнаяинформация лежат в основе управленческих решений и являются их материальнымвоплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметьнастолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главныхпроизводственных целей предприятия.

1. Организация кадровой службы

Классическая форма организации кадровой службы напредприятии – создание отдела кадров. Его численный состав и структура вомногом зависят от масштабов предприятия и способов достижения поставленныхперед ним целей.

Организация любого предприятия начинается ссоставления положения, в котором перечисляются задачи, функции, права иобязанности подразделения.

1.1.Положение об отделе кадров

Положение об отделе кадров состоит из следующихразделов:

—    общие положения;

—    задачи;

—    структура;

—    функции;

—    взаимоотношения с другими подразделениями предприятия;

—    права;

—    ответственность.

В разделе «Общие положения» закреплены подчиненностьотдела кадров директору предприятия.

Раздел «Задачи» содержит четко сформулированныенаправления деятельности отдела кадров, важнейшими из которых являютсяорганизация работы по обеспечению подбора, расстановки, использованию рабочих испециалистов; формирование стабильно работающего коллектива; создание кадровогорезерва; организация системы учета кадров.

В разделе «Структура» указан порядок разработки иутверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направленияработы и закрепленные за ними подразделения отдела.

 В разделе «Функции» рассмотрены функциональныеобязанности в области кадровой работы, в частности:

—    разработкапланов комплектования кадров в соответствии с программой развития предприятия;

—    оформлениеприема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовымзаконодательством;

—  учет личного состава предприятия;

—    хранениеи заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;

—    контрольза исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе сличным составом;

—    изучениедвижения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ееустранению;

—    анализсостава, деловых качеств специалистов предприятия с целью их рациональногоиспользования;

—    созданиеусловий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;

—    работапо созданию резерва на выдвижение;

—    подготовкапредложений по улучшению расстановки и использованию рабочих;

—    подготовкаи систематизация материалов для аттестационной комиссии;

—    подготовкаматериалов для предоставления рабочих, специалистов и служащих к поощрению инаграждению;

—    принятиемер по трудоустройству высвобождаемых работников;

—    осуществленияконтроля и инструктажа работников отдела кадров;

—    организацияконтроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудовогораспорядка;

— ведение всей отчетности по кадровым вопросам.

Раздел «Взаимоотношения с другими подразделениямипредприятия» содержит перечень документов, которые поступают в отдел кадров, идокументов, которые направляются из отдела кадров в другие подразделения.

От производственных подразделений отдел кадровполучает заявки на прием рабочих и служащих, представления о поощрении, графикиотпусков.

Из отдела кадров в производственные подразделениянаправляются сведения о нарушителях трудовой дисциплины, копии приказов оприеме, перемещении внутри предприятия, увольнении рабочих и служащих,изменении правил внутреннего трудового распорядка, сведения, относящиеся квопросам трудовой дисциплины.

От бухгалтерии отдел кадров получает штатноерасписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате дляоформления пенсий по возрасту и инвалидности.

В бухгалтерию отдел кадров представляет сведения осписочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учетарабочего времени, проекты приказов о приеме, перемещении и увольненииматериально ответственных лиц, листы временной нетрудоспособности для оплаты,сведения о приеме, перемещении, увольнении и очередных отпусках работниковпредприятия.

В юридический отдел из отдела кадров направляются навизирование приказы по личному составу.

В разделе «Права» указаны основные полномочия, которыминаделен отдел кадров, в частности:

—    правотребовать от всех подразделений предприятия необходимых для полноценной работыотдела кадров материалов;

—    правопринимать работников предприятия по вопросам приема, перемещения и увольнения;

—    правоосуществлять связь с другими организациями по вопросам подбора кадров;

—    правотребовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний,которые предусмотрены положением об отделе кадров.

В разделе «Ответственность» установленаответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отделфункций и ответственность работников отдела, которая устанавливаетсядолжностными инструкциями.

1.2. Должностные инструкции сотрудников отдела кадров

Любая должностная инструкция работника предприятияимеет три раздела: должностные обязанности, требования к знаниям и требования кквалификации по разрядам оплаты.

Основными должностными обязанностями начальникаотдела кадров являются:

—    руководство работой отдела;

—    обеспечение выполнения работ;

—    разработканеобходимой документации, предложений, рекомендаций, инструкций;

—    обеспечениерационального использования материальных, финансовых и технических средств;

—    проведениеработ по защите информации, составляющей коммерческую тайну;

—    обеспечениерационального распределения нагрузки между работниками отдела;

—    созданиеусловий для роста и повышения квалификации персонала;

—    контрольсоблюдения работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и нормохраны труда и противопожарной безопасности, производственной и трудовойдисциплины;

—    внесениепредложений о поощрении отличившихся работников, наложений взысканий нанарушителей производственной и трудовой дисциплины;

—    обеспечениесоставления уставной отчетности.

Начальник отдела кадров должен знать:

—    постановления,распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих идругих органов, касающиеся деятельности отдела;

—    нормативныеакты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения работ вотделе;

—    основы экономики, организации труда и управления;

—    правила внутреннего трудового распорядка;

—    правилаи нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии ипротивопожарной защиты.

Численный состав отдела кадров и перечень видовосновных работ определяется численностью работающих в организации.

Должностная инструкция начальника отдела кадров ООО«Птицефабрика Александровская» (Приложение №1).

1.3.Нормативная численность сотрудников отдела кадров

Для установления необходимого количества сотрудниковотдела кадров рекомендуется использовать Типовые нормы времени на работы покомплектованию  учету кадров, которые предназначены для определения затратрабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, а такженормированных заданий.

Основными видами работ отдела кадров являютсяоформление документов при приеме на работу и увольнении с работы рабочих ислужащих, оформление и учет трудовых книжек, составление статистическойотчетности по учету личного состава, составление справок, разработка планов ирасчет численности, табельный учет.

Нормативная численность работников (Ч), необходимыхдля выполнения всех работ по комплектованию и учету кадров, определяется поформуле:                               Т(1) * К(1)

                               Ч=            Ф(п)

где      Т(1) – суммарная трудоемкость нормируемыхработ, рассчитанная по данным нормам за год (квартал), ч;

            К(1) – коэффициент, учитывающий затратывремени на выполнение работ, не предусмотренных нормативами ( К(1) принимаетсяравным до 1,25);

            Ф(п) – полезный фонд рабочего времениодного работника за год (квартал), ч.

1.4.Организациятруда

Деятельность работников, занятых комплектованием иучетом кадров, регламентируется должностными инструкциями, разработанными всоответствии с Тарифно-квалификационными требованиями по общеотраслевымдолжностям служащих (приказ Минтруда РФ от 6 июня 1996г. №320 и утвержденодиректором птицефабрики.

Оформление и учет личного состава осуществляется всоответствии с Унифицированными формами первичной учетной документации,утвержденными постановлением Госкомстата РФ от 30 октября 1997г. № 71а, так какв соответствии с постановлением Госкомстата РФ и Минфина РФ от 29 мая/18 июня1998г. № 57а/27н с 1 января 1999г. первичные учетные документы принимаются кучету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным ГоскомстатомРоссии в 1997-1998гг. по согласованию с Минфином России, Минэкономики  России идругими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти.

Оформление и учет трудовых книжек и вкладышей к нимосуществляется в соответствии с Инструкцией о порядке ведения трудовых книжекна предприятиях.

Учет явок на работу и ухода с нее ведется потабелям.

Учет явок на работу и уходя с нее на птицефабрикеорганизован в централизованном порядке и осуществляется путем отметки в табелевсех явившихся, неявившихся, опоздавших работников, сверхурочных часов и т.д.Учет ведется бригадирами, мастерами под руководством начальников отделов.

Контроль за своевременным приходом работающих нарабочее место и ухода с него, а также правильным использованием рабочеговремени в течение всего рабочего дня возлагается на начальника подразделения. Вконце месяца он сообщает в отдел кадров в письменном виде о количественеявившихся или опоздавших работников.

1.5.Нормативы времени на отдельные операции

Оформление документов при приеме на работу рабочих ислужащих.

 Работа состоит из следующих операций:

—    ознакомление с соответствующими документами (паспортом, трудовойкнижкой, дипломом или свидетельством об образовании) и на их основаниизаполнения приказа о приеме на работу (форма № Т-1);

—    заполнение личной карточки (форма №Т-2) на основании соответствующихдокументов (паспорта, трудовой книжки, диплома или свидетельства обобразовании, личного листка, военного билета, приказа о приеме на работу);

—    составление приказа о зачислении на работу, в котором указываютсяфамилия, имя, отчество работника, принимаемого на работу, занимаемая должность,разряд или оклад, цех, дата зачисления и при необходимости – периодиспытательного срока;

—    на основании приказа в трудовой книжке запись даты зачисления на работу,профессии или должности, цеха, дата и номер приказа о приеме на работу; отметкао приеме на работу в журнале о приеме;

—    оформление личного дела на служащего. Подшивка в папку-скоросшивательличного листка по учету кадров, заявления о приеме на работу, автобиографии идругих документов, относящихся к служебной деятельности работника; составлениеописи документов, находящихся в личном деле; нумерация, регистрация и укладкаличного дела в сейф; составление отчета о приеме на работу; ознакомлениеработника с правилами трудового распорядка; заполнение контрольного листка потехнике безопасности.

Таблица №1

Норма временина оформление документов

при приеме наработу рабочих и служащих

Наименование

операции

Единица

измерения

Норма времени,

Оформление приема на работу:

Рабочих

Служащих

Один работник,

принимаемый на работу

2.Оформлениедокументов при увольнении рабочих и служащих.

Работа состоит изследующих операций:

—    на основании заявления об увольнении и личной карточки работника заполнениябланка приказа о прекращении трудового договора (форма № Т-8);

—    в соответствии с резолюцией директора птицефабрики составление проектаприказа об увольнении, в котором указываются фамилию, имя, отчество, занимаемаядолжность, дата и причина увольнения работника;

—    на основании оформленного приказа запись в личной карточке работникадаты, причины увольнения, номера приказа об увольнении;

—    на основании приказа о прекращении трудового договора запись в трудовойкнижке даты и причины увольнения и номера приказа об увольнении; выдачатрудовой книжки под расписку увольняемому; запись о выдаче трудовой книжки вкниге учета трудовых книжек;

—    изъятие личного дела из картотеки, запись в личном деле об увольнении ив журнале уволенных;

—    комплектование документов для передачи в архив; перемещение личнойкарточки в картотеку уволенных;

—    составление отчета об увольнении с работы.

Таблица №2

Норма временина оформление документов

приувольнении рабочих и служащих

Наименование

операции

Единица

измерения

Норма времени,

Оформление документов при

увольнении рабочих и служащих

Один увольняемый

работник

3. Оформление иучет трудовых книжек.

Выписка новой трудовой книжки или выдача к ней сотметкой в книге учета ли вписка дубликата трудовой книжки.

Работа состоит из следующих операций:

—    запись в бланк трудовой книжки или вкладыша: на первой странице –фамилии, имени, отчества, года рождения, профессии или должности и датызаполнения книжки; на второй развернутой странице – проставление штампапредприятия и запись числа, месяца, года зачисления на работу, профессии,разряда, даты и номера приказа;

—    отметка в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;простановка на первой странице трудовой книжки штампа с надписью «Выданвкладыш»;

—    подготовка невостребованных трудовых книжек для сдачи в архив;

—    ознакомление работников с записями в трудовой книжке.

Таблица №3

Норма времени на оформление и учет

трудовых книжек

Наименование

операции

Единица

измерения

Норма времени,

Выписка новой

трудовой книжки, на работника, впервые поступающего на работу, или вкладыша к ней

Выписка дубликата

трудовой книжки

Одна трудовая книжка

Или выписка к ней

Один дубликат

Трудовой книжки

0,12

4. Запись в трудовую книжку сведений о работе,поощрениях и награждениях.

Работа состоит из следующих операций:

—    подборка трудовой книжки;

—     на основании соответствующих документов (паспорта, записи о переводе,приказа, распоряжения и т.д.) внесение в трудовую книжку или вкладыша к нейизменений по работе (перевод в другое подразделение, перемещение по должности,изменение оклада или разряда), поощрений и награждений, изменения фамилии идругих сведений;

—    укладка трудовой книжки в сейф.

Таблица №4

Норма временина запись в трудовую книжку(вкладыш)

сведений оработе, поощрений и награждений

Наименование

операции

Единица

измерения

Норма времени,

Запись в трудовую

 книжку сведений о

работе, поощрений и

награждений

5. Оформлениедокументов по учету движения кадров.

Работа состоит изследующих операций:

—    на основании приказа ( форма №Т-5) запись о переводе в трудовой книжке,личной карточке (форма №Т-2), личном деле и в журнале переводов;

—    составление приказа о переводе.

Таблица №5

Норма временина оформление перевода работника

в другоеподразделение или на другую должность

Наименование

операции

Единица

измерения

Норма времени,

Оформление перевода

работника в другое

подразделение или

на др. должность

6. Составление и корректировка графика отпусков.

работа состоит из следующих операций:

—    получение графика отпусков от подразделений;

—     составление сводного графика и его корректировка;

—     доведение графиков до руководителей подразделений;

—    контроль за соблюдением графиков отпусков в течение года;

—     составление и корректировка графика отпусков руководящих работников.

Таблица №6

Норма временина составление и корректировку

графикаотпусков

Наименование

операции

Единица

Измерения

Норма времени,

Составление и корректировка графика

отпусков

7. Оформление отпуска.

Работа состоит из следующих операций:

—    на основании записки о предоставлении отпуска (форма №Т-6) запись вличной карточке даты поступления на предприятие, вида отпуска, даты ухода ивозвращения их отпуска и указание периода, за который он предоставлен;

—     подсчет продолжительности дополнительного отпуска;

—    составление приказа на отпуск;

—     запись в журнале регистрации отпусков.

Таблица №7

Норма временина оформление отпусков

Наименование

операции

Единица

Измерения

Норма времени,

8. Ведение картотеки работников по продолжительностистажа для выплаты годового вознаграждения и оформления листканетрудоспособности.

Работа состоит из следующих операций:

—    заполнение карточек (указание фамилии, имени, отчества, цеха,продолжительности стажа);

—    пополнение картотеки и изъятие карточек;

—    внесение изменений в карточки.

Таблица №8

Норма временина ведение картотеки

Наименование

операции

Единица

Измерения

Норма времени,

9. Оформление листа нетрудоспособности.

Работа состоит из следующих операций:

—    на основании личной карточки (форма №Т-2) или трудовой книжкиопределение длительности непрерывного рабочего стажа работника и заполнениесоответствующих граф листа нетрудоспособности

    ( стажработы, количество нерабочих дней, дата заполнения листка);

—    регистрация листа в книге учета.

Таблица №9

Норма временина оформление листа нетрудоспособности

Наименование

операции

Единица

Измерения

Норма времени,

Оформление листа

нетрудоспособности

2. Составкадровой документации.

Задачи управления трудовым коллективом, формированияи качественного улучшения его состава можно решать только при наличиисовершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, котораявключает многочисленные информационные показатели и постоянно совершенствуетсяи обновляется на основе применения современных информационных технологий.

Информационные показатели, используемые в кадровойслужбе, включены в общероссийские классификаторы технико-экономическойинформации, позволяющие кодировать анкетно-биографические данные о работниках,сведения об их образовании, занимаемой должности и др. Так, Общероссийскийклассификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов,введенный в действие Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. №367 с 1 января 1996г., предназначен для решения задач, связанных с оценкойчисленности рабочих и служащих, учетом состава и распределением кадров покатегориям персонала, уровню квалификации, степени механизации и условиямтруда, вопросам обеспечения занятости, организации заработной платы рабочих ислужащих. Начисления пенсий, определения дополнительной потребности в кадрах идр.

Информационные показатели, характеризующие работу скадрами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых вкадровых службах. Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или«документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов,содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровойслужбы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические,организационно-распорядительные.

Разновидности документов по функциям и задачамуправления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческойдокументации (документы по приему, переводу и увольнению работников, пооформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.)

В состав кадровой документации входят следующиедокументы:

—    трудовой договор (контракт);

—    приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма №Т-1);

—    личная карточка (форма № Т-2);

—    учетная карточка научного работника (форма № Т-4);

—    приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);

—    приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);

—    приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта)(форма № Т-8);

—    табель учета рабочего времени (форма № Т-13);

—    личные заявление работников предприятия;

—    графики отпусков;

Трудовой договор(контракт) заключается вписьменной форме между работником и администрацией предприятия в лицеруководителя предприятия и должен содержать следующие основные реквизиты:название документа, дата, место составления, текст, подписи, печать. Контрактсоставляется в двух экземплярах, один из которых остается на предприятии, адругой храниться у работника.(Приложение № 2)

Приказ (распоряжение) о приеме на работуявляется одной из унифицированных форм первичной учетной документации,применение которых с 1 января 1999 г. является обязательным для предприятийвсех организационно-правовых форм и форм собственности.(Приложение № )

Приказы по личному составу являются важнейшимдокументом, составляемым в процессе документирования функций кадровой службыптицефабрики. Приказами оформляются прием, перевод и увольнение работников;предоставление им отпусков и командирование; изменение условий и оплаты труда,присвоение разрядов  и изменение анкетно-биографических данных; поощрения иналожения взысканий и др.

Для оформления приказов по личному составунеобходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личноезаявление работника, контракт, докладная записка руководителя подразделения(например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт(например, о нарушении трудовой дисциплины), служебное письмо другойорганизации с запросом на перевод работника, свидетельство о браке, отражающееизменение фамилии работника и др.

Личное заявление работника о приеме, переводе илиувольнении пишется, как правило, от руки, в произвольной форме. В заявленииуказываются: наименование структурного подразделения, наименование видадокумента, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя предприятия), текст, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлениипроставляется резолюция  руководителя и отметка об исполнении документа инаправлении его в дело. (Приложение № 3 )

Приказы по личному составу оформляются и ведутсястрого отдельно от приказов по основной деятельности. Текст приказа по личномусоставу не имеет констатирующей части и глагола «ПРИКАЗЫВАЮ». Как это принято вприказах по основной деятельности. Поэтому кадровые приказы сразу начинаются сраспорядительного действия. ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, ИЗМЕНИТЬФАМИЛИЮ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК, КОМАНДИРОВАТЬ.

Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные)приказы по личному составу. В индивидуальных содержится информация только ободном сотруднике, в сводных – о нескольких сотрудниках независимо от того, подкакие управленческие действия они попадают (прием, увольнение, изменениефамилии и др). При составлении сводных приказов следует учитывать, что в одномдокументе не должно содержаться информации с разными сроками хранения. Поэтомурекомендуется выделять приказы о предоставлении отпусков и командированиисотрудников, которые имеют краткий (3 года) срок хранения в отличие от другихкадровых приказов, хранящихся 75 лет. В индивидуальном порядке оформляются, какправило, и приказы о поощрениях и наказаниях, учитывая их специфическуювоспитательную роль.

Каждый пункт приказа по личному составу должен бытьсформулирован в строгом соответствии  с ТК РФ. Постоянной информацией длялюбого кадрового приказа является указание распорядительного действия (уволить, премировать, перевести), фамилии и инициалы работника(имени и отчестваполностью – при приеме на работу), должности и структурного подразделения, датавступления в силу данного пункта приказа.

Состав других сведений в пунктах приказа по личномусоставу определяется спецификой распорядительного действия.

При приеме на работу обязательно устанавливается размероплаты труда (оклад, надбавка, индексация) и, при необходимости, условияприема: временно (с…по…), с испытательным сроком (его продолжительность) и п.д.

При переводе на другую работу – новая должность иподразделение, вид перевода (для временных переводов —  с указаниемпродолжительности), причина перевода (в полном соответствии с  ТК РФ),изменение оплаты труда (если оно возникает).

При увольнении причина увольнения, согласно статьямТК РФ.

При предоставлении отпуска – его вид,продолжительность, дата начала и окончания.

При командировании – дата и продолжительностькомандировок, место направления, наименование предприятия.

При поощрениях и наказаниях – причина и видпоощрения или взыскания.

Каждый пункт приказа по личному составу должензаканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.

Приказы по личному составу, согласно ТК РФ,доводятся до сведения работника под расписку. Визы ознакомления работниковмогут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа,либо после подписи руководителя предприятия.

Проект приказа по личному составу согласовывается соследующими должностными лицами: с главным бухгалтером, юрисконсультом, сруководителями структурных подразделений, работники которых упоминаются в приказе.Предусмотрено обязательное визирование приказов по личному составуруководителем кадровой службы.

Приказы по личному составу обязательнорегистрируются (отдельно от приказов по основной деятельности). В качестверегистрационной формы используют книгу регистрации. В книге регистрацииуказывается: дата и номер приказа, кем подписан приказ. С учетом различий всроках хранения приказов по личному составу рекомендуется нумеровать их последующему правилу. К порядковому номеру приказа добавляется буквенноеобозначение (чтобы отличить его  по номеру от приказа по основнойдеятельности). На птицефабрик ведутся  разные буквенные обозначения для разных по содержанию кадровых приказов, например: №28/к – приказ о движении кадров(прием, увольнение, изменение кадровой документации), № 12/ км – окомандировании, №43/о – об отпуске, № 21/ п – о поощрении.

Информация, содержащаяся в приказах по личномусоставу (сведения о работе и поощрениях) фиксируется в трудовых книжках.

Личная карточка (форма №Т-2, Приложение №4)заполняется на работников всех категорий в одном экземпляре на основаниисоответствующих документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки,диплома, на основании опроса работника. Коды профессии и специальностиуказываются по общероссийским классификатором профессий рабочих, должностнейслужащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и отражаются в личной карточке.

Свободные строки могут при необходимости заполнятьсяданными по усмотрению организации. После заполнения раздела «Общие сведения»лицо, оформляемое на работу, подписывает личную карточку и проставляет датузаполнения.

Свободные сроки в п.6. раздела Iпредназначены для названия и даты окончания второго образовательного учреждениявысшего или среднего профессионального образования. При заполнении п.12 разделаI организации необходимоименовать так же, как они назывались в свое время, военную службу записывать суказанием должности.

В разделе III с каждой записью, вносимой на основании приказа о приеме наработу и переводах на другую постоянную работу, администрация обязанаознакомить работника под расписку в графе 11.

В разделе IX «Дополнительныесведения» для полноты учета лиц, обучающихся в очно-заочных, заочных,экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессиональногообразования, следует проставлять даты поступления в образовательное учреждениеи его окончания. Личные карточки таких работников рекомендуется хранитьотдельно до окончания ими образовательных учреждений.

В том же разделе следует записывать и другие данныео работнике.

Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу(форма № Т-5) применяется при оформлении перевода работника из одногоструктурного подразделения в другое. Заполняется работником отдела кадров водном экземпляре (Приложение №5).

Приказ (распоряжение) визирует начальникструктурного подразделения прежнего и нового места работы и подписываетруководитель организации. На основании приказа о переводе на другую работуотдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и другихдокументах.

На оборотной стороне делаются отметки о несданныхимущественно-материальных ценностях, числящихся за работником на прежнем местеработы.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска(форма № Т-6) применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков,предоставляемых работникам в соответствии с Трудовым кодексом, действующимизаконодательными актами и положениями, коллективным договором и графикамиотпусков (Приложение №6).

Заполняется в двух экземплярах: один остается вотделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальникомструктурного подразделения и руководителем организации.

На основании приказа о предоставлении отпуска отделкадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производитрасчет заработной платы, причитающейся за отпуск. При предоставлении отпускабез оплаты рядом с указанием о количестве дней отпуска указывается «безоплаты». В разделе «Начислено» в графе 1 в пустых строках указываются месяцы,по которым начислена заработная плата.

Приказ (распоряжение) о прекращении трудовогодоговора (контракта) (форма № Т-8, Приложение №7) применяется приоформлении увольнения работников. Заполняется работником отдела кадров в двухэкземплярах на всех работников, за исключением увольняемых вышестоящим органом:один экземпляр остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию.Подписывается начальником структурного подразделения и руководителеморганизации.

В разделе «справка о несданныхимущественно-материальных и других ценностях» делаются отметки о несданныхценностях, числящихся за работником.

Табель учета использования рабочего времени ирасчета заработной платы (форма № Т-12, Приложение №8) применяется дляучета использования рабочего времени всех категорий служащих, для контроля засоблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, атакже для составления статистической отчетности по труду.

Составляются в одном экземпляре уполномоченным наэто лицом, после соответствующего оформления передаются в бухгалтерию.

Отметки в табеле о причинах неявок на работу или оработе в режиме неполного рабочего дня, работе в сверхурочное время и другихотступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только наосновании документов, оформленных должным образом (листок нетрудоспособности,справка о выполнении государственных или общественных обязанностей и т.п.).

Для отражения использования рабочего времени закаждый день в табеле (форма № Т-12. Графы 3,5; форма № Т-13, графа 3) отведенодве строки: одна строка для отметок условных обозначений видов затрат рабочеговремени, а другая для записи количества часов по ним.

Учет использования рабочего времени осуществляется втабеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо регистрациитолько отклонений (неявок, опозданий и т.д.).

Личные заявления работников предприятия оприеме, переводе или увольнении пишутся от руки, в свободной форме или натрафаретном бланке, разработанном на предприятии. В заявлении следует указыватьследующие реквизиты: адресат, наименование структурного подразделения, наименованиевида документа, текст, дату, подпись, расшифровку подписи. На заявленииставится резолюция и делается отметка об исполнении. В дальнейшем заявлениеотправляется в дело (Приложение №9).

Графики отпусков представляют собойвнутренний документ, в котором определяется очередность предоставления отпусковсотрудникам подразделений и предприятия в целом. Форма графика отпусковсодержит следующие реквизиты: наименование предприятия, название видадокумента, гриф утверждения, место составления, дату, текст, визы согласований(Приложение №10).

3.Документы, регламентирующие управление персоналом.

Комплекс взаимоувязанныхдокументов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия,организацию его работы, права, обязанность и ответственность руководства испециалистов предприятия, называется организационными документами.

К организационнымдокументам относятся:

—     учредительные документы ( устав и договор);

—     структура и штатная численность;

—     штатное расписание;

—     правила внутреннего трудового распорядка;

—     положение о структурных подразделениях;

—     должностные инструкции работникам.

3.1.Правила внутреннего распорядка.

Организация работы предприятия, взаимные обязанностиработников и администрации, предоставление отпусков, командированиесотрудников, внутри объектный  режим и другие вопросы отражаются в правилахвнутреннего трудового распорядка. Этот документ составляется на бланкепредприятия, согласовывается путем обсуждения на собрании трудового коллектива,визируется юристом и утверждается директором предприятия. Он состоит изследующих разделов: общие положения, порядок приема и увольнения рабочих ислужащих, основные обязанности рабочих и служащих, основные обязанностиадминистрации, рабочее время и его использование, поощрение за успехи в работе,ответственность за нарушение трудовой дисциплины (Приложение №11 ).

В разделе «Общие положения» определенаосновная цель правил внутреннего распорядка, приведены конституционные гарантииработников в области занятости.

В разделе «Порядок приема и увольнения рабочих ислужащих» рассмотрена процедура приема работников, в частности списокнеобходимых документов, без предъявления которых прием на работу недопускается, оформление приказа, проведение инструктажа по техникебезопасности, условия работы, разъяснения прав и обязанностей работников.Подробно регламентируются вопросы перевода работников на другую должностьвнутри предприятия. Указывается порядок расторжения трудового договора поинициативе работника и администрации.

В разделе «Основные обязанности рабочих ислужащих» перечислен круг обязанностей, которые должны выполнять рабочие ислужащие по своей специальности, квалификации или должности.

В разделе «Основные обязанности администрации»определен перечень обязанностей администрации, которые необходимо выполнять всоответствии  с законодательством: правильно организовать труд рабочих ислужащих, совершенствовать формы и методы оплаты труда, соблюдатьзаконодательство об охране труда, проводить профилактику производственноготравматизма, контролировать знание и соблюдение работниками требованийинструкции по технике безопасности, производственной санитарии и гигиене труда,противопожарной охране и т.д.

В разделе «Рабочее время и его использование»установлено начало и окончание работы и перерыва для отдыха и питания,определяются график сменности, формы организации яви на работу, очередностьпредоставления очередных отпусков и т.д.

В разделе «Поощрения за успехи в работе»приведен список поощрений, которые могут быть применены за образцовоевыполнение трудовых обязанностей, повышение производительности труда, другиедостижения в труде.

В разделе «Ответственность за нарушение трудовойдисциплины» представлен перечень мер дисциплинарного взыскания, определенывиды нарушений трудовой дисциплины, порядок их фиксирования и санкции.

3.2.Штатное расписание

В соответствии с Уставом предприятия разработана егоштатная численность (в данный момент более 1000 работающих человек). Здесьуказаны все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятиидолжности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Документсоставлен на бланке предприятия, согласован с главным бухгалтером, утверждендиректором.

Изменения в структуру и штатную численность вносятсяприказом директора предприятия.

Должностной и численный состав предприятия суказанием фонда заработной платы закреплен в штатном расписании. Штатноерасписание составлено на бланке предприятия и содержит перечень должностей,сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячномфонде заработной платы. Штатное расписание подписано заместителем директора поэкономике, согласовано с главным бухгалтером и утверждено директором, в грифеутверждения указана общая штатная численность предприятия и месячный фонд заработнойплаты.(Приложение № 12)

Организация работы предприятия, взаимные обязанностиработников и администрации, предоставление отпусков, командированиесотрудников, внутри объектный режим и другие вопросы отражаются в правилахвнутреннего трудового распорядка. Этот документ составлен на бланкепредприятия, согласован путем обсуждения на собрании трудового коллектива,завизирован юристом и утвержден директором птицефабрики.

На птицефабрике несколько подразделений, для каждогоиз них разработано положение, в котором определяются правовой статус, задачи,функции, права и обязанности, ответственность подразделения. Положение оструктурном подразделении предприятия разработано руководителем подразделения иим подписано, согласовано с заместителем директора по экономике, юристом иутверждено директором предприятия.

3.3.Должностные инструкции

Правовое положение работников предприятиярегламентируется должностной инструкцией, устанавливающей задачи, функции,права, обязанности и ответственность должностных лиц.

Целями разработки должностной инструкции являются:

—     создание организационно-правовой основы служебной деятельностисотрудников;

—     повышение ответственности сотрудника за результаты его деятельности,осуществляемой на основании трудового договора (контракта);

—     обеспечение объективности при аттестации сотрудника, его поощрении и приналожении на него дисциплинарного взыскания.

—     Должностная инструкция разрабатывается исходя из задач и функций,возложенных на конкретное структурное подразделение предприятия в соответствиис его штатным расписанием.

Должностная инструкция составлена по каждой штатнойдолжности предприятия, носит обезличенный характер и объявляться сотруднику подрасписку при заключении контракта, в том числе при перемещении на другуюдолжность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.

В должностной инструкции указывают наименованиеподразделения предприятия, конкретной должности, реквизиты согласования иутверждения.

 Текст должностной инструкции состоит из следующихразделов:

—     общие положения;

—     основные задачи и функции;

—     должностные обязанности;

—     права;

—     ответственность;

—     взаимоотношения.

—     связи по должности.

—     оценка деятельности

В разделе «Общие положения» указывают:

—     квалификационные требования, предъявляемые к сотруднику в соответствии сзанимаемой им конкретной должностью;

—     основополагающие организационно-правовые документы, на основании которыхсотрудник осуществляет служебную деятельность и реализует свои полномочия;

—     перечень структурных подразделений и отдельных должностей сотрудников,непосредственно подчиненных данному сотруднику по службе;

—     порядок замещения сотрудника и исполнения должностных обязанностей вслучае его временного отсутствия.

В раздел могут быть включены другие требования иположения, конкретизирующие и уточняющие статус сотрудника и условия егодеятельности.

В разделе «Права» приводят перечень прав сотрудника.Допускается конкретизировать те или иные права с учетом специфики выполняемыхсотрудником должностных обязанностей.

В разделе «Обязанности» указывают обязанностисотрудника с учетом задач и функций конкретного структурного подразделенияпредприятия с подробным изложением основных направлений его служебнойдеятельности.

Кроме того, в этом разделе могут быть указаныобязанности сотрудника, возлагаемые на него в соответствии со сложившейся вструктурном подразделении практикой распределения этих обязанностей,выполняемых данным подразделением по решению руководителя структурногоподразделения предприятия.

В разделе «Ответственность» указывают меруответственности сотрудника за несоблюдение требований должностной инструкции идругих нормативных документов. В данном разделе указывают также, каким образомматериально ответственное лицо несет в соответствии с законодательством РФматериальную ответственность за ущерб, причиненный предприятию.

Должностная инструкция должна быть согласована сюридическим отделом предприятия.

Согласованную и утвержденную должностную инструкциюзаверяют печатью предприятия и хранят в отделе кадров предприятия всоответствии с установленным порядком ведения делопроизводства на предприятии.

Должностная инструкция вступает в силу с момента ееутверждения руководителем предприятия и действует до ее замены новойдолжностной инструкцией.

Требования должностной инструкции являютсяобязательными для сотрудника, работающего в данной должности, с момента егоознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должностьили увольнения с предприятия.

3.4.Трудовой договор

Трудовой договор – соглашение между работодателем иработником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставитьработнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда,предусмотренные Трудовым кодексом РФ, законами и иными нормативными правовымиактами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами,содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачиватьработнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определеннуюэтим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правилавнутреннего трудового распорядка.

Сторонами трудового договора являются:

—     в качестве работодателя – предприятие любой формы собственности,учреждение, организация, отдельные граждане;

—     в качестве  работника – граждане, достигшие 16 лет;

В трудовом договоре указываются:

—     фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя,заключивших договор.

Существенными условиями трудового договора являются:

—     место работы (с указанием структурного подразделения);

—     дата начала работы;

—     наименование должности, специальности, профессии с указаниемквалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретнаятрудовая функция. Если в соответствии с федеральными законами с выполнениемработ по определенным должностям, специальностям или профессиям связанопредоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей,специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должнысоответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалифицированныхсправочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом правительством РоссийскойФедерации;

—     права и обязанности работника;

—     права и обязанности работодателя;

—     характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работув тяжелых, вредных и опасных условиях;

—     режим труда и отдыха;

—     условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки илидолжностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

—     виды и условия социального страхования, непосредственно связанные струдовой деятельностью.

Запрещается необоснованный отказ в заключениитрудового договора.

Какое бы то ни было прямое или косвенное ограничениеправ или установление прямых или косвенных преимуществ при заключении трудовогодоговора в зависимости от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка,происхождения, имущественного, социального и должностного положения, местажительства, а также других обстоятельств, не связанных с деловыми качествамиработников, не допускается, за исключением случаев, предусмотренных федеральнымзаконом.

Запрещается отказывать в заключении трудовогодоговора женщинам по мотивам, связанным с беременностью или наличием детей.

Запрещается отказывать в заключении трудовогодоговора работникам, приглашенным в письменной форме на работу в порядкеперевода от другого работодателя, в течение одного месяца со дня увольнения спрежнего места работы.

По требованию лица, которому отказано в заключениитрудового договора, работодатель обязан сообщить причину отказа в письменнойформе.

Отказ в заключении трудового договора может бытьобжалован в судебном порядке.

В трудовом договоре могут предусматриваться условияоб испытании, о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной,служебной, коммерческой или иной), об обязанности работника отработать послеобучения не менее установленного договором срока, если обучение производилосьза счет средств работодателя, а также иные условия, не ухудшающие положениеработника по сравнению с Трудовым кодексом РФ, законами и иными нормативнымиправовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

Условия трудового договора могут быть измененытолько по соглашению сторон и в письменной форме.

В случае заключения срочного договора в немуказываются срок его действия и обстоятельство, послужившие основанием длязаключения срочного трудового договора в соответствии с Трудовым кодексом РФ ииными федеральными законами.

Трудовые договоры могут заключаться:

1)   нанеопределенный срок;

2)   на определенныйсрок не более пяти лет, если иной срок не установлен Трудовым кодексом и инымифедеральными законами.

Срочный трудовой договор заключается в случаях,когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок сучетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, если иное непредусмотрено Трудовым кодексом и иными федеральными законами.

Если в трудовом договоре не оговорен срок егодействия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.

В случае, если ни одна из сторон не потребоваларасторжения срочного трудового договора в связи с истечением его срока, аработник продолжает работу после истечения срока трудового договора, трудовойдоговор считается заключенным на неопределенный срок.

Трудовой договор, заключенный на определенный срокпри отсутствии достаточных к тому оснований, установленных органом,осуществляющим государственный надзор и контроль за соблюдением трудовогозаконодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудовогоправа, или судом, считаются заключенным на неопределенный срок.

Запрещается заключение срочных трудовых договоров вцелях уклонения от предоставления прав и гарантий, предусмотренных работникам,с которыми заключается трудовой договор на неопределенный срок.

Срочный трудовой договор может заключаться поинициативе работодателя либо работника:

а) с учетом характера предстоящей работы;

б) с учетом условий ее выполнения;

в) с учетом интересов работника;

г) в случаях, непосредственно предусмотренныхзаконом.

С целью проверки соответствия подготовки испособностей работника поручаемой ему работе по соглашению сторон может быть установлениспытательный срок, в пределах предусмотренных законодательством. Если работникпринимается с испытательным сроком, то в трудовом договоре фиксируетсяконкретный срок испытания (с какого по какое время).

Поскольку представителем работодателя в трудовыхотношениях является администрация (включая руководителя), некоторые обязанностипо трудовому договору возлагаются на администрацию. К их числу относятся:

—     обязанности эффективно организовать труд работников;

—     создавать условия для безопасного и высокопроизводительно труда,оборудовать рабочие места в соответствии с правилами охраны труда и техникибезопасности;

—      своевременно выплачивать работникам обусловленную договором заработнуюплату.

В трудовой договор могут быть внесены обязательстваработника по повышению квалификации, уровня профессионализма и компетентности,а при необходимости и переобучению под будущее развитие производства, а такжеобязательства работодателя по отношению к работнику, заключающееся впредставление широких возможностей для получения знаний и навыков, созданиисоответствующих условий для их приобретения.

Запрещается требовать от работника выполненияработы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев,предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами.

Трудовой договор вступает в силу со дня егоподписания работником и работодателем, если иное не установлено федеральнымизаконами, иными нормативными правовыми актами или трудовым договором, либо содня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручениюработодателя или его представителя.

Работник обязан преступить к исполнению трудовыхобязанностей со дня, определенного трудовым договором.

Если в трудовом договоре не оговорен день началаработы, то работник должен приступить к работе на следующий рабочий день послевступления в договора в силу.

Если работник не приступил к работе в установленныйсрок без уважительный срок в течение недели, то трудовой договор аннулируется.

Содержание договора составляет весь комплексусловий, определяющих взаимные права и обязанности сторон. Некоторые условиятрудового договора устанавливаются трудовым законодательством. Многие условиятрудового договора жестко регламентируются законодательством и стороны не могутизменить их, если в результате ухудшается положение работника, даже повзаимному соглашению. Если условие договора полностью совпадает сустановленными законом нормами, то можно не дублировать законодательство и неуказывать это условие.

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением)работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержаниеприказа работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудовогодоговора.

Приказ работодателя о приеме на работу объявляетсяработнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще завереннуюкопию указанного приказа.

При приеме на работу работодатель обязан ознакомитьработника с действующими в организации правилами внутреннего трудовогораспорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовойфункции работника, коллективным договором.

4.Движение кадров

Важнейшей функцией отдела кадров являетсядокументирование процесса движения кадров на предприятии. С этой цельюразработана инструкцию, которая определяет порядок оформления при приеме наработу, переводе, увольнении и учете работников предприятия, а также порядокиздания, учета и рассылки приказов по личному составу.

Отдел кадров предприятия готовит проекты приказов,только по личному составу. Для внесения необходимых данных в учетные документыи личные дела работников выписки из приказов по основной деятельностипредставляются в отдел кадров канцелярией.

4.1.Порядокоформления документов

 приприеме на работу

Прием на работу может производиться руководителем,который наделен правом найма на работу. Трудовой договор заключается вписьменной форме.

При приеме на работу администрация птицефабрикитребует от поступающего по мимо письменного заявления предъявления:

а) трудовой книжки, а если данное лицо поступает наработу впервые, — справки о последнем занятии выданной по месту жительства;

б) паспорта.

При приеме на работу, требующую специальных знанийадминистрация вправе потребовать от работника предъявления диплом или иногодокумента о полученном образовании и профессиональной подготовке.

Приказ руководителя предприятия объявляетсяработнику под расписку. При этом работник убеждается в правильности оформлениязаключенного трудового договора.

При заключении трудового договора можетустанавливаться и испытательный срок, продолжительность которого не можетпревышать трех месяцев, а в отдельных случаях по согласованию ссоответствующими выборными комитетами, профсоюза – шести месяцев.

Условие об испытании должно быть указано в приказе оприеме на работу. Если это требование не выполнено, считается что испытание неустановлено и работник окончательно принят с первого дня его работы.

При неудовлетворенном результате испытанияосвобождение работника производится без согласования с выборным профсоюзныморганом и без выходного пособия.

При приеме на работу или переводе работника вустановленном порядке на другую работу администрация обязана:

а) ознакомить работника с поручаемой работой,условиями труда, его правами и обязанностями (должностной инструкцией);

б) ознакомить его с правилами внутреннего трудовогораспорядка и коллективным договором предприятия;

в) провести инструктаж по технике безопасности,производственной санитарии, гигиене труда, противопожарной охране и другимиправилами по охране труда.

На лиц, поступающих на работу впервые, заполняетсятрудовая книжка со дня приема на работу. Трудовые книжки ведутся на всехработников на предприятии, работающих свыше 5 дней.

На лиц, поступающих на работу отдел кадровпредприятия оформляет личное дело.

Бланк трудового контракта заполняется иподписывается в двух экземплярах, один из которых храниться в отделе кадров, вличном деле работника, а другой экземпляр выдается работнику на руки.

Подписанный и заверенный контракт служит основаниемвозникновения трудовых отношений. После заключения и надлежащего оформленияконтракта издается приказ о приеме на работу, который объявляется работнику подрасписку.

Общий порядок предусматривает ознакомление работникас правилами внутреннего распорядка, коллективным договором, правилами охранытруда и другими необходимыми сведениями и обязанностями.

Вопросы оплаты, условий труда и отдыха, пенсионногообеспечения, медицинского обслуживания и т.д., являющиеся общими для всехкатегорий работников предприятия, должны отражаться и регулироваться условиямитрудового договора, заключенного между администрацией и трудовым коллективом.

При составлении контракта, в случае требованийсторон, можно указать конкретные трудовые обязанности работников.

При заключении контрактов с испытательным срокомработы сроки испытания не должны превышать оговоренных законодательством.

4.2.Порядок учета кадров

Учет работниковпо своему назначению разделяется на персональный, штатно-должностной истатистический.

На всех лиц,работающих на предприятии, составляются и сводятся в действующую картотекуличные карточки по установленной форме № Т-2.

Персональныйучет научных работников ведется по учетной карточке научного работника,форма № Т-4.

Личные карточки уволенных постоянно хранятся валфавитном порядке, отдельно от действующей картотеки, с указанием в карточкедаты, номера приказа и причины увольнения работника.

На работников, удостоенных государственных наград,почетных званий, награжденных отраслевыми видами наград, составляются и ведутсяучетные карточки награжденных, которые сводятся в картотеку. Учет может вестисьи в журнале учета награжденных.

Личные дела составляются и ведутся на работников,перечень которых определяется специально созданной руководителем предприятиякомиссией.

Количество экземпляров личного дела определяетсянеобходимостью. Подлинный экземпляр личного дела ведется по месту работыработника. Вышестоящую инстанцию, которая утверждает работников на некоторыхдолжностях, высылается копии документов, заверенная отделом кадров предприятияи скрепленные печатью.

В личное дело включаются документы в следующемпорядке:

—     опись документов, имеющихся в личном деле;

—     личный листок по учету кадров с наклеенной на него фотографией размером4*6 (фотографии обновляются при достижении возраста 25 и 45 лет);

—     автобиография;

—     копии документов об образовании, присвоении ученой степени, ученогозвания.

Далее в личном деле по мере поступления вхронологическом порядке располагаются характеристики, аттестации, представленияо назначении, освобождении, увольнении, переводе, направлении на учебу, копиинаградных листов и представлений к присвоению почетных званий и другиедокументы характеризующие работника. Документы личного дела нумеруются.

Докладные, заявления и другие необходимые справочныематериалы располагаются во втором разделе личного по мере их поступления.

В дополнение к личному листку по учету кадровотносятся на основе соответствующих документов изменения в учетных данныхработников, происшедшие после заполнения им личного листка.

Личный листок по учету кадров заполняется работникомсобственноручно, чернилами, разборчиво, без искажений и сокращений наименованияпредприятий, учреждений и организаций. При заполнении сведений о трудовойдеятельности указывается время вступления в каждую должность и ухода наосновании приказов по личному составу или записей трудовой книжки.

Автобиография пишется в произвольной форме, вкоторой кроме сведений о себе, и своей деятельности указываются сведения ородственниках и другие сведения, имеющие принципиально важное значение прирешении вопроса о более правильном и целесообразном использовании работника надолжности.

О всех последующих изменениях в анкетно-биографических данных и других учетных признаках (образование и т.д.) работникиобязаны сообщать в отдел кадров по месту работы для внесения этих изменений вовсех их учетные документы.

Основанием для внесения изменений должны служитьофициальные документы.

Изъятие документов из личных дел производиться сразрешения начальника отдела кадров, о чем делается отметка в описи документовв личном деле, а подлинный экземпляр документа заменяется его копией.

К документам штатно-должностного учетаотносятся штатно должностная книга и должностная картотека, составленная издолжностных карточек.

Штатно-должностная книга ведется отделом кадровпредприятия и является документом учета укомплектованности кадрами всоответствии с действующим штатным расписанием.

Статический учет ведетсяс целью получения необходимых обобщающих цифровых данных, отражающихкачественное и количественное состояние кадров.

На основании этих данныхразрабатываются мероприятия по планированию подготовки кадров и обеспечениюпредприятия специалистами.

Учетные документы наработников хранятся в специально оборудованных шкафах, картотечных ящиках. Навремя прекращения работы помещения, где хранятся учетные документы,опечатываются или сдаются под охрану.

Личные дела размещаются внесгораемых шкафах в порядке номеров, проставленных на корешках и лицевойстороне личного дела. Для быстрого нахождения конкретно личного дела ведетсяалфавитная картотека, состоящая из алфавитных карточек.

Алфавитные книги иалфавитные карточки являются документами постоянного хранения.

Для обеспечения контроляза выдачей личных дел составляются контрольные карточки, которые хранятся вличных делах.

4.3. Порядок оформления документов

при переводе

В соответствии струдовым законодательством различают три вида перевода на другую работу:

а) перевод надругую работу на том же предприятии;

б) перевод наработу на другое предприятие;

в) перевод наработу в другую местность.

Эти виды перевода допускаются только с согласияработника. Согласие должно быть получено предварительно, до издания приказа опереводе, после ознакомления со всеми условиями той работы, на которуюконкретно предполагается перевод работника.

Переводом на другую работу, требующим согласиеработника, следует считать поручение ему работы по соответствующейспециальности, квалификации, должности либо работы, при выполнении которой изменяютсяразмер заработной платы, льготы, преимущества и иные существенные условиятруда, обусловленные при приеме на работу (заключении трудового договора).

Не допускается перевод работника на другую работу впериод его отсутствия на предприятии (отпуск, болезнь, командировка).

Оформление перевода работника на другое предприятиепроизводится в следующем порядке (разрешение на перевод дает руководитель,имеющий право найма на работу и увольнение):

а) работник, давший согласие на перевод иливозбудивший ходатайство о переводе, подает письменное заявление на имя своегонепосредственного руководителя с изложением мотивов перевода и указаниемпредприятия, в котором он желает работать;

б) его непосредственный руководитель рассматриваетзаявление и при согласии на перевод отдел кадров оформляет соответствующиедокументы – представление на перевод в двух экземплярах, заявление работника,характеристика;

в) руководитель принимающего предприятия послеполучения документов решает вопрос о приеме работника на работу и дает ответруководителю предприятия, от которого получены документы на перевод;

г) при получении согласия на перевод прежнийруководитель издает приказ об освобождении работника от занимаемой должности.

Перевод работника на другую работу на том жепредприятии может быть оформлен запиской о переводе.

4.4.Расторжение трудового договора

Прекращение трудовых отношений может иметь местолишь по основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом.

Увольнение работников оформляется приказомруководителя предприятия.

Увольнение работников всех категорий производитсяприказом по личному составу предприятия (Форма № Т-8), а также запиской обувольнении, имеющей силу приказа.

Основаниями прекращения трудового договора являются:

1)   соглашениесторон (ст.78);

2)   истечение срокатрудового договора (п.2. ст.58), за исключением случаев когда трудовыеотношения фактически продолжаются и не одна из сторон не потребовала ихпрекращения;

3)   расторжениетрудового договора по инициативе работника ( ст.80);

4)   расторжениетрудового договора по инициативе работодателя (ст.81);

5)   переводработника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателюили переход на выборную работу (должность);

6)   отказ работникаот продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации,изменением подведомственности (подчиненности) организации либо ее реорганизации( ст.75);

7)   отказ работникаот продолжения работы в связи с изменением существенных условий трудовогодоговора (ст.73);

8)   отказ работникаот перевода на другую работу в следствие состояния здоровья в соответствии смедицинским заключением (ч.2. ст.72);

9)   отказ работникаот перевода в связи с перемещением работодателя в другую местность (ч.1.ст.72);

10)        обстоятельства, не зависящие от воли сторон ( ст.83);

11)        нарушение установленных настоящим Кодексом или иным федеральным закономправил заключения трудового договора, если это нарушение исключает возможностьпродолжения работы ( ст.84)

Трудовой договор может быть прекращен и по другимоснованиям, предусмотренным настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Во всех случаях днем увольнения работника являетсяпоследний день его работы.

4.5. Порядок подготовки проектов приказов

по личному составу

Приказы по личному составу являются основнымидокументами, определяющими служебное положение работников, и служат основаниемдля внесения соответствующих записей в их учетные документы.

Приказами по личному составу оформляется прием наработу или назначение на должность, перемещение по службе, освобождение отдолжности или увольнение, исключение из списков по личному состава, оформлениеотпуска, объявление поощрений или взысканий. Приказ по личному составуобъявляется заинтересованному работнику под расписку. Работник послеознакомления с приказом ставит свою подпись на его подлинном экземпляре рядом сподписями руководителей, визировавших проект приказа, и указывает дату. Вслучае отказа работника от подписи факт ознакомления удостоверяется подписьюначальника отдела кадров и непосредственного начальника работника.

Приказы по личному составу печатаются на специальныхбланка. Хранятся приказы в папке по личному составу в отделе кадров, поочередности их номеров. Страницы в папке приказов нумеруются.

Проекты приказов по личному составу составляютсяработниками отдела кадров предприятия на основании представлений руководителейструктурных подразделений. Проекты приказов о поощрениях и взысканиях готовятруководители тех подразделений, которые вносят предложение о поощрении илинаказании работников, находящихся в их непосредственном подчинении.

Проекты приказов по личному составу должнысоставляться на основе тщательного всестороннего изучения причин изданияприказов, соответствия представляемых кандидатов и соблюдения требованийзаконодательства о труде.

Формулировка приказа должна соответствоватьдействующему законодательству.

Фамилия, имя, отчество в приказе по личному составууказываются полностью, а наименование должности должно соответствоватьнаименованию, данному в штатном расписании, без сокращения наименованияподразделения предприятия.

Круг работников, которым предоставляется правовизирования проектов приказов по личному составу, определяется руководителемпредприятия.

По поручению руководителя предприятия приказы поличному составу на определенную категорию работников могут подписывать ихзаместители и руководители подразделения, пользующие правами приема иувольнения.

В отсутствии основного руководителя приказы поличному составу подписывает лицо, исполняющее его обязанности.

Отменить или изменить приказ по личному составуможет только лицо, подписавшее этот приказ, а также руководитель вышестоящейорганизации. При этом изменение отдельных пунктов приказа заверяется егоподписью.

Приказ по личному составу изданный вышестоящейорганизацией, объявляется приказом руководителя предприятия с указанием датывступления работника в должность или ухода с нее.

Копии приказов по личному составу или выписки из нихзаверяются начальником отдела кадров или лицом, его замещающим и рассылаются всоответствующие структурные подразделения, а в случае необходимости в вышестоящуюили заинтересованную организацию.

Кроме того отделом кадров предприятия для изданияприказов применяются типовые межведомственные формы приказов о приеме на работу(форма № Т-1), о переводе на другую работу (форма №Т-5), о прекращениитрудового договора (форма № Т-8).Эти приказы заполняются работниками отделакадров в одном экземпляре на всех принимаемых, переводимых и увольняемыхработников в пределах данного предприятия. На работников, применительно ккоторым издаются приказы вышестоящей организацией (О назначении на должность.Переводе в подчиненное предприятие или увольнении из него), после получениявыписки из приказа отдел кадров предприятия заполняет приказ по типовой форме сопределением даты вступления в должность, установление оклада и различныхнадбавок или даты увольнения работника.

Копии приказов, заверенные работником отделомкадров, передаются в бухгалтерию предприятия для открытия лицевого счета навыплату заработной платы, перерасчета ее при изменении должности или полногорасчета при увольнении.

Заполненный приказ о приеме на работу одновременнослужит направлением на переговоры и пропуском на ознакомление на месте сусловиями работы. Руководитель структурного подразделения дает заключение овозможности приема на работу и указывает условия работы. После прохождениямедицинского осмотра приказ подписывается руководителем предприятия или егозаместителем, имеющим такое право. Работник отдела кадров проставляет номерприказа и дату. Приказ объявляется работнику под расписку до начала работы сцелью проверки им правильности оформления условий заключенного трудовогодоговора и получения его согласия со всеми положениями приказа.

На основании приказа о приеме на работу отдел кадровзаполняет личную карточку (форма № Т-2) и делает запись в трудовой книжке.

Приказ о переводе на другую работу составляется припереводе как по инициативе администрации, так и по просьбе самого работника, восновном при переводе внутри предприятия. Согласие работника на переводоформляется его подписью на приказе, которая ставиться после того как приказподписан прежним и новым руководителями структурных подразделений, оговореныусловия работы и приказ подписан руководителем предприятия.

Приказ о прекращении трудового договора заполняетсяпри увольнении работником. На основании данного приказа делается запись втрудовой книжке и личной карточке работника.

5. Оценкадеятельности рабочих кадров

Основным методом оценки деятельности работниковявляется аттестация.

Аттестация – определение степени соответствия уровняквалификации работника квалификации выполняемой им работы.

При проведении аттестации исходят из следующихосновных принципов: законность; равное право граждан на любую должность всоответствии со способностями и профессиональной подготовкой без какой либодискриминации; профессионализм и компетентность; гласность; экономическая,социальная и правовая защищенность; ответственность за ненадлежащее исполнениесвоих должностных полномочий.

Оценку квалификационного уровня работника следуетосуществлять комплексно и основываться на учете специфики труда той или инойкатегории работников и достигаемой результативности в работе.

Основными задачами аттестации работников являются:

—     определение служебного соответствия работника занимаемой должности;

—     выявление перспективы использования потенциальных способностей ивозможностей работника;

—     стимулирование профессиональной компетенции работника;

—     определение направлений повышения квалификаций, профессиональнойподготовки или переподготовки работника;

—     внесение предложений о перемещении кадров, освобождение работника отдолжности, а также переводе на более (или менее) квалифицированную работу.

Аттестация работников может носить очередной(регулярный) и внеочередной характер.

Внеочередная аттестация проводится по решению руководителяпредприятия.

Подготовка к проведению аттестации состоит изследующих этапов:

—     разработка и утверждение графиков проведения аттестации;

—     определение утверждение состава аттестационных комиссий;

—     подготовка необходимых документов на аттестуемых работников;

—     утверждение состава экспертных групп.

Проведение аттестации работников включает:

—     оценку соответствия квалификационного уровня работника квалификациивыполняемой им работы;

—     оформление результатов аттестации;

—     ознакомление аттестованного работника со всеми итоговыми материалами поего аттестации и принятие соответствующих кадровых решений;

—     разработку планов мероприятий по итогам аттестации и осуществлениеконтроля за их выполнением.

Как правило, аттестации не подлежат работники,проработавшие в занимаемой должности менее одного года, беременные женщины.Женщины, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком подлежат очереднойаттестации не ранее чем через год после выхода их на работу.

Конкретные сроки, а также график проведенияаттестации и состав аттестационной комиссии утверждается директоромптицефабрики по согласованию с комитетом профсоюза и доводятся до сведенияаттестуемых работников не менее чем за один месяц до начала аттестации.

В графике указываются наименования структурногоподразделения, в котором работает аттестуемый; его фамилия, инициалы идолжность; дата проведения аттестации и дата сдачи представлений ваттестационную комиссию с указанием ответственных лиц.

В ходе подготовки к аттестации директор птицефабрикииздает приказ, в котором определены сроки проведения аттестации, установленперечень работников, подлежащих аттестации, утверждается состав аттестационнойкомиссии и график, формулируются задачи руководителей подразделений пообеспечению подготовки, проведения и подведения итогов аттестации.

Аттестационная комиссия утверждается в составепредседателя, его заместителя, секретаря и членов комиссии. В аттестационнуюкомиссию включается директора птицефабрики, его заместитель по экономике ифинансам, руководители функциональных структурных подразделений, представителипрофсоюза и кадровой службы.

На каждого работника, подлежащего аттестации, непозднее чем за две недели до начала проведения аттестации представляетсяслужебная характеристика-отзыв, которая подготавливается его непосредственнымруководителем. Данный документ содержит всесторонний анализ и оценку личностиработника, включая его профессиональные качества, индивидуальные способности, атакже результаты работы за прошедший период.

Характеристика составляется на стандартном листебумаги в произвольной форме и содержит следующие реквизиты: наименование видадокумента, текст, подписи, дату, печать. В текст характеристики включаютсяследующие сведения о работнике:

—     фамилия, имя, отчество;

—     год рождения;

—     образование;

—     занимаемая должность;

—     структурное подразделение;

—     стаж работы в организации;

—     деловые качества;

—     отношение к работе;

—     профессиональный рост;

—     наличие правительственных наград и поощрений;

—     целевое назначение характеристики.

Если характеристика утверждалась на заседанииобщественной организации, в тексте дается ссылка на номер и дату протоколазаседания.

Характеристика подписывается директоромптицефабрики, руководителем структурного подразделения, председателем профкома.Ниже ставится дата составления характеристики. Подписи на характеристикезаверяются печатью птицефабрики. Копия выданной характеристики помещается вличное дело работника.

При последующей аттестации в комиссию представляетсятакже аттестационный лист предыдущей аттестации. Аттестуемый работник заранее,не менее чем за две недели до начала аттестации, знакомится с подготовленнымина него материалами.

Аттестация проводится в присутствии руководителяструктурного подразделения, в котором работает аттестуемый. Аттестационнаякомиссия проводит беседу с аттестуемым на основе рассмотрения представленныхматериалов, в ходе которой выясняются возникающие спорные или неясные вопросы,необходимая дополнительная информация. А также соображения аттестуемогоработника и его планы в части совершенствования своей трудовой деятельности иулучшения результатов труда. Члены аттестационной комиссии на своем заседаниизаслушивают также краткое сообщение руководителя подразделения с оценкой работыаттестуемого, которая отражена в характеристике-отзыве. В ходе заседаниякомиссии ведется протокол.

При неявке работника на заседание аттестационнойкомиссии без уважительной причины комиссия проводит аттестацию в егоотсутствие.

По результатам аттестации работника аттестационнаякомиссия дает рекомендации по одному из следующих направлений:

—     соответствует занимаемой должности;

—     соответствует занимаемой должности при условии улучшения работы ивыполнения рекомендаций комиссии с повторной аттестацией через год;

—     не соответствует занимаемой должности.

Аттестационная комиссия дает также рекомендации поповышению должности, изменению должностного оклада, поощрению за достигнутыеработником успехи, включению в резерв на выдвижение.

Оценка деятельности аттестуемого работника ирекомендации комиссии принимаются открытым голосованием. Аттестация иголосование проводятся при наличии не менее 2/3 числа членов утвержденногосостава аттестационной комиссии. Результаты голосования определяютсябольшинством голосов. При равенстве голосов аттестуемый работник признаетсясоответствующим занимаемой должности. При аттестации работника, являющегосячленом аттестационной комиссии, аттестуемый в голосовании не участвует.Голосование проводится в отсутствии аттестуемого работника.

Результаты аттестации заносятся в аттестационныйлист, который составляется в одном экземпляре и подписывается председателем,секретарем и членами аттестационной комиссии, присутствующими на голосовании ипринявшими участие в голосовании. Аттестационный лист и характеристика-отзыв наработника, прошедшего аттестацию, хранятся в его личном деле.

6. Ведениетрудовых книжек работников ООО «Птицефабрика Александровская»

6.1. Общиеположения.

Трудовая книжка является основным документом отрудовой деятельности работника. В соответствии со статьей 66 Трудового кодексаРФ форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядокизготовления бланков трудовых книжек и обеспечение ими работодателейустанавливаются Правительством РФ.

Трудовые книжки ведутся на всех работников,проработавших свыше 5 дней, в том числе на сезонных  и временных работников, атакже на нештатных работников, при условии, если они подлежат государственномуи социальному страхованию.

Лица, поступающие на работу, обязаны предъявитьадминистрации предприятия трудовую книжку, оформленную в установленном порядке.Прием на работу без трудовой книжки не допускается. При оформлении на работу посовместительству, по трудовому соглашению, по договору подряда трудовая книжкане предъявляется.

Лица — поступающие на работу впервые, обязаныпредставить администрации справку о последнем занятии, выданную по местужительства, а уволенные из рядов Вооруженных сил – военный билет.

6.2.Правилазаполнения трудовой книжки

В трудовую книжку вносятся следующие сведения:

—     о работнике;

—     о выполняемой им работе;

—     о переводах на другую постоянную работу;

—     об увольнении работника;

—     основания прекращения трудового договора;

—     о награждениях за успехи в работе.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся,за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника сведения о работе посовместительству вносятся в трудовую книжку по основному месту работы наосновании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Все записи о приеме на работу, переводе на другуюпостоянную работу, увольнении, о награждении и поощрениях вносятсяадминистрацией в трудовую книжку  после издания соответствующего приказа, но непозднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения. Записи втрудовой книжке должны точно соответствовать тексту приказа по личному составу.Записи о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точномсоответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иного федерального  законаи со ссылкой на соответствующие статью, пункт.

Записи производятся аккуратно, перьевой илишариковой ручкой, чернилами или пастой черного, синего или фиолетового цвета.

При оформлении трудовой книжки сначала заполняетсятитульный лист, содержащий сведения о работнике. Фамилия, имя и отчество (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами) и датарождения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении.

Образование – среднее, среднее специальное иливысшее – указывается только на основании документов (аттестата, удостоверения,диплома).

Запись о незаконченном среднем или незаконченномвысшем образовании также может быть произведена на основании соответствующихдокументов (студенческого билета, зачетной книжки, справки учебного заведения).

Профессия или специальность записывается  в трудовойкнижке на основании документа об образовании или другого надлежаще оформленногодокумента.

После указания даты заполнения трудовой книжкиработник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.

Первую страницу трудовой книжки подписывает лицо,ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печатьпредприятия, на котором впервые заполняется трудовая книжка.

Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производиться администрацией по последнемуместу работы на основании документов ( паспорта, свидетельства о рождении, обраке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и др.) и соссылкой на номер и дату этих документов.

Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, прежняяфамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные.

Ссылки на соответствующиедокументы записываются на внутренней стороне обложки и заверяются руководителемпредприятия или специалистом отдела кадров и печатью предприятия. В таком жепорядке при необходимости вносятся изменения в сведения об образовании,профессии, специальности.

6.3.Занесение сведений о работе

В графе 3 раздела «Сведения оработе» в виде заголовка пишется полное наименование предприятия.

Под этим заголовком в графе 1ставиться порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приемана работу.

В графе 3 пишется: «принят илиназначен в такой-то цех, отдел, подразделение, участок, производство» суказанием их конкретного наименования, а также наименование работы, профессииили должности и присвоенного разряда. Записи о наименовании работы, профессииили должности, на которую принят работник, производятся: для рабочих – всоответствии с наименованиями профессий, указанных в Единомтарифно-квалификационном справочнике работ и профессий рабочих, для служащих –в соответствии с наименованиями должностей, указанных в Единой номенклатуредолжностей служащих, или в соответствии со штатным расписанием.

Запись в трудовую книжку сведенийо работе по совместительству производиться по желанию работника администрациейпо месту основной работы на основании приказа администрации предприятия, учреждения,организации, где работник принят на работу по совместительству. В таком жепорядке производиться запись об увольнении с этой работы.

Перевод работника на другуюпостоянную работу на том же предприятии оформляется в таком же порядке, как иприем на работу.

Если за время работы рабочего илислужащего наименование предприятия изменяется, об этом отдельной строкой вграфе 3 трудовой книжки делается запись: «предприятие такое-то с такого-точисла переименовано в такое-то», а в графе 4 проставляется основаниепереименования – приказ (распоряжение), его дата и номер.

6.4. Занесение сведений о награждениях и поощрениях

В трудовые книжки работников враздел «Сведения о поощрениях» вносятся сведения о поощрениях за успехи вработе на предприятии, в учреждении, организации, предусмотренных правиламивнутреннего трудового распорядка и уставами о дисциплине (объявлениеблагодарности, выдача премии, награждение ценным подарком, почетной грамотойпредприятия, занесения в Книгу почета и др.), а также о поощрениях, полученныхработниками в колхозах, совхозах, предприятиях сельского хозяйства в периодоказания помощи этим хозяйствам; а также о других поощрениях в соответствии сдействующим законодательством.

Заносятся в трудовую книжкусведения об открытиях, на которые выданы дипломы, об использованныхизобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этимвознаграждениях.

Порядок внесения сведений онаграждениях и поощрениях следующий: в графе 3 соответствующего разделатрудовой книжки пишется в виде заголовка наименование предприятия, ниже в графе2 указывается порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всегопериода трудовой деятельности работника). В графе 2 ставиться дата награжденияили поощрения, в графе 3 записывается, кем награжден ил поощрен работник, закакие достижения и какой наградой или поощрением, в графе 4 указывается наосновании чего внесена запись ( со ссылкой на дату, номер и наименованиедокумента).

6.5. Вкладыш в трудовую книжку

В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены всестраницы соответствующих разделов, трудовая книжка заполняется вкладышем.

Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется иведется администрацией предприятия по месту работы рабочего или служащего в томже порядке, что и трудовая книжка.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

О каждом выданном вкладыше на первой странице(титульном листе) трудовой книжки вверху ставится штамп размером 10825 мм снадписью «Выдан вкладыш»и здесь же указывается серия и номер вкладыша. При каждойпоследующей выдаче вкладыша ставиться следующий штамп и указывается номер исерия вкладыша.

При необходимости дополнения трудовой книжки вкладышемвыдается вкладыш нового образца независимо от того, какую трудовую книжку имеетработник.

С каждой записью, вносимой на основании приказа втрудовую книжку (вкладыш) о приеме на работу, переводах на другую постояннуюработу и увольнении, администрация предприятия обязана ознакомить владельцакнижки (вкладыша) под расписку в личной карточке форма № Т-2, в которой должнабыть точная запись из трудовой книжки (вкладыша).

В случае необходимости администрация предприятиявыдает работникам по их просьбе заверенные выписки о работе из трудовых книжек.

При увольнении рабочегоили служащего все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные втрудовую книжку за время работы на данном предприятии, заверяются подписьюруководителя предприятия ли специально уполномоченного им лица и печатьюпредприятия .

Администрация обязанавыдать рабочему или служащему его трудовую книжку в день увольнения с внесеннойв нее записью об увольнении.

При задержке выдачитрудовой книжки по вине администрации работнику выплачивается средний заработокза время вынужденного прогула. Днем увольнения в этом случае считается деньвыдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения издается приказ и вноситьсязапись в трудовую книжку работника. Ранее внесенная запись о дне увольненияпризнается недействительной в порядке, установленном выше.

В случае, если в деньувольнения работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствиемработника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодательнаправляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкойлибо дать согласие на отправление по почте. Со дня направления уведомленияработодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовойкнижки.

В случае смертиработника трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам подрасписку или высылается по почте по их требованию. В трудовой книжке умершегоработника в разделе «Сведения о работе» после указания порядкового номера идаты записи в графе 3 пишется «Работа прекращена в связи со смертью», далеезаполняется графа 4 (указывается дата и номер приказа). Эта запись заверяется вустановленном порядке.

6.7.Дубликат трудовой книжки

Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней),обязано немедленно заявить об этом администрации по месту последней работы. Непозднее 15 дней после заявления администрация выдает работнику другую трудовуюкнижку или вкладыш к ней с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первойстраницы.

Дубликаттрудовой книжки или вкладыш к ней заполняется по общим правилам. В разделы«Сведения о работе», «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» призаполнении дубликата вносятся записи о работе, а также о награждениях ипоощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов(распоряжений).

Если работник до поступления на данное предприятие ужеработал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения оработе» в графе 3 прежде всего вносится запись об общем стаже работы допоступления на данное предприятие, подтвержденном документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указываетсяобщее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии,в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелецтрудовой книжки.

После этого общий стаж, подтвержденный надлежащеоформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующемпорядке: в графе 2 записывается дата приема на работу, в графе 3 пишется наименование предприятия, где работал работник, А также цех (отдел) и должность(работа), на которую он был принят, а начиная с 1 января 1986г.- и другиепредусмотренные сведения.

Если из предоставленных документов видно, что работникпереводился на другую постоянную работу в том же предприятии, то об этомделается соответствующая запись.

Затем в графе 2 записывается дата увольнения, а вграфе 3 – причина увольнения, если в представленном работнике документе имеютсятакие данные.

В том случае, когда документы не содержат полностьюуказанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятсятолько имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указывается наименование, дата и номердокумента, на основании которого произведены соответствующие записи вдубликате. Документы, подтверждающие стаж работы, возвращаются их владельцу.Администрация обязана оказать содействие работнику в получении документов,подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на предприятие.

Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла внегодность 9обгорела, изорвана, замазана), то администрация по последнему местуработы выдает работнику дубликат трудовой книжки (вкладыш к ней).

При этом на первой странице трудовой книжки, пришедшейв негодность, делается надпись: «Взамен выдан дубликат», а книжка возвращаетсяее владельцу. При поступлении на новое место работы работник обязан предъявитьдубликат трудовой книжки.

6.8. Расчеты за трудовые книжки и их хранение

При выдаче трудовойкнижки (дубликата) и вкладыша администрация взимает с работника плату.

В случае неправильного первичного заполнения трудовойкнижки или вкладыша к ней, а также в случае порчи их бланков вследствиенебрежного хранения стоимость испорченных бланков оплачивается предприятием.

При утрате трудовой книжки работника предприятием попричине стихийного бедствия либо по другим причинам владельцу выдается дубликаттрудовой книжки без взимания ее стоимости.

Трудовые книжки и их дубликаты, не полученныеработниками при увольнении, хранятся в течение двух лет в отделе кадровпредприятия отдельно от остальных трудовых книжек рабочих и служащих, состоящихна работе. После этого невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) хранятсяв архиве предприятия в течение 50 лет, а по истечении указанного срока могутбыть выделены к уничтожению в установленном порядке.

Администрация предприятия обязана постоянно иметь вналичии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

На предприятии ведется следующая документация по учетубланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек:

а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовыхкнижек и вкладышей к ним;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей кним. В приходно-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением ирасходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии иномера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией предприятия.

Книга движения трудовых книжек и вкладышей к нимведется отделом кадров. В этой книге регистрируются все трудовые книжки,принятые от рабочих и служащих при поступлении на работу, а также трудовыекнижки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные рабочим и служащимвновь.

При получении трудовойкнижки в связи с увольнением рабочий или служащий расписывается в личнойкарточке и в книге учета.

Приходно-расходная книга и книга учета движениятрудовых книжек пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителяпредприятия и сургучной печатью.

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся вбухгалтерии предприятия как документы строгой отчетности и выдаются по заявке вподотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек.

По окончании каждого месяца бухгалтерия требует отлица, ответственного за ведение трудовых книжек, отчета о наличии бланковтрудовых книжек и вкладышей к ним и о суммах, полученных за заполненныетрудовые книжки и вкладыши к ним с приложением приходного ордера кассыпредприятия. На испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей кним составляется акт.

VII.Формирование и хранение документов

кадровой службы

Формирование дел –группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

При формировании дел необходимо соблюдать следующиеправила:

—     раздельно группировать в деладокументы постоянного и временного хранения;

—     помещать в дело толькоисполненные, правильно оформленные документы в соответствии с наименованием делпо номенклатуре;

—     помещать вместе все документы,относящиеся к решению одного вопроса;

—     помещать положения вместе сосновными документами;

—     приложения объемом свыше 100листов следует группировать в отдельные дела, о чем в документе делаетсяотметка;

—     документы в деле располагать вхронологическом порядке по дате регистрации документа, по нумерации;

—     соблюдать объем документов,которые должны помещаться в дело. В одном деле может быть подшито не более 250листов (толщина 30-40мм), затем заводится новая папка с тем же индексом;

—     включать в дела только по одномуэкземпляру каждого документа. Не допускается включение в дело документов, неотносящихся к нему, черновиков, вариантов, размноженных копий, документов,подлежащих возврату.

В процессе группировкипроверяется правильность оформления документов. Неоформленные и неправильнооформленные документы возвращаются непосредственно исполнителям на доработку,после чего передаются для включения в соответствующие дела.

Дела постоянного и долговременного сроков храненияоформляются в твердые обложки, на которых делается описание дела.

Листы дела нумеруются, в начале дела подшиваетсявнутренняя опись документов, в конце дела –  заверительная надпись. Листывнутренней описи нумеруются отдельно, их количество указывается в заверительнойнадписи отдельно, их количество указывается в заверительной надписи послеобщего количества листов дела через знак +.

Сроки хранения документов кадровой службы приведены вПриложении № 13

Формирование и ведение личных дел. Личное дело сотрудника предприятия – основнойдокумент персонального учета, в котором хранятся наиболее полные сведения осотруднике и его служебной деятельности.

Личное дело должно включать в себяанкетно-биографические документы, а также дополнительные документы, к которымотносятся:

—     анкета;

—     автобиография;

—     личное заявление о приеме наслужбу или увольнение;

—     копия приказа о приеме на службуили об увольнении;

—     контракт;

—     заявления сотрудника оперемещениях;

—     представления руководства приперемещении, выдвижении, зачислении в резерв;

—     копии приказов о перемещении;

—     аттестационные листы;

—     выписки из документов о присвоениипочетных званий, ученой степени, награждении государственными наградами;

—     копии наградных листов;

—     карточки учета поощрений ивзысканий;

—     характеристики с прежнего местаработы;

—     фотографии.

Все документы личного дела подшиваются в обложкуустановленного образца.

Номер, за которым учтено личное дело по книге учеталичных дел, целесообразно проставлять в верхнем левом углу обложки дела.

В каждое дело вкладывается фотография сотрудникаразмером 4*6 см.

В каждом разделе личного дела ведется внутренняяопись, в которую записывают наименование всех подшитых документов, датувключения документа в личное дело, количество листов, дату изъятия документа икем изъят, по какой причине. Внутренняя опись подписывается ее составителем суказанием даты составления. При временном изъятии вместо документа вкладываетсялист-заменитель.

Изъятие из личного дела отдельных документовпроизводится только с разрешения начальника отдела кадров, об изъятии документаво внутренней описи соответствующего раздела делается запись.

Листы документов, подшитых в дело, нумеруются.

Документы в личном деле рекомендуется располагать впоследовательности, указанной в каждой части личных дел.

Все документы, поступающие в личное дело, должнырасполагаться в хронологическом порядке.

В личные дела не должны входить документывторостепенного значения, имеющие временные ( до 10 лет включительно) срокихранения. К таким документам относятся справки с места жительства, о жилищныхусловиях, о состоянии здоровья и т.д.

Личное дело оформляется после издания приказа о приемена работу.

Первоначально в личное дело группируются документы,отражающие процесс приема на работу:

—     заявление о приеме на работу;

—     анкета;

—     автобиография;

—     характеристика-рекомендация;

—     результаты медицинскогообследования;

—     копии документов об образовании;

—     копия приказа о приеме на работу;

—     дополнение к личному делу;

—     карточка поощрений и взысканий;

—     внутренняя опись;

—     карточка форма № Т-2.

Анкетаявляется основным документом личного дела, представляющим собой переченьвопросов о биографических данных сотрудника, его образовании, выполняемойработе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Анкетазаполняется от руки самим сотрудником при оформлении на службу. На все вопросыанкеты он должен давать полные ответы, не допуская сокращений, прочерков,исправлений, помарок и соблюдая строгое соответствие с теми записями, которыесодержаться в его личных документах. Отрицательные ответы в графах анкетызаписываются без повторения опроса.

При заполнении анкеты используются следующиедокументы:

—     паспорт;

—     трудовая книжка;

—     военный билет;

—     документы об образовании;

—     документы о присвоении ученойстепени, ученого звания.

В графе «Образование» должны применятьсяследующие формулировки: «высшее», «неполное высшее», «среднееспециальное», «среднее» в зависимости от того, какой документ обобразовании имеется у сотрудника. Если сотрудник закончил несколько курсоввысшего учебного заведения или обучается в данное время, то записывается,сколько курсов он закончил или на каком курсе обучается.

Окончившие три курса высших учебных заведенийотносятся к лицам с неполным высшим образованием. Строка «Специальность подиплому» заполняется только на специалистов с высшим и средним специальнымобразованием. В этой строке указывается специальность, полученная по окончаниивысшего или среднего специального учебного заведения. Специальность пообразованию записывается только на основании диплома.

Сотрудники, обучающиеся или обучившиеся в среднихспециальных учреждениях заведениях (техникумы, колледжи), но не окончившие их,должны быть отнесены к лицам, имеющим среднее или неполное среднее образование,в зависимости от того, какое они имели образование в момент поступления всреднее специальное учебное заведение. К лицам, имеющим среднее образование,относятся сотрудники, закончившие средние школы, школы с углубленным изучениемкакого-либо предмета, лицеи, гимназии. Сотрудники, окончившие профессионально-техническиеучилища, указывают профессию и разряд. Лица, не имеющиепрофессионально-технического образования, профессию указывают по опыту работы.

В графе «Был ли за границей» указывают полноенаименование страны, год и цель пребывания.

В графе «Ваши ближайшие родственники»перечисляются все члены семьи с указанием родства ( отец, мать, муж, жена, сын,дочь, родной брат, родная сестра, лицо, на воспитании которого находитсясотрудник), затем близкие родственники, проживающие совместно с сотрудником,при этом указываются фамилия, имя, отчество, дата рождения каждого члена семьи.Если жена имеет фамилию мужа, необходимо указать также ее девичью фамилию. Еслиранее работник был женат ( замужем), указываются данные на бывшую жену (мужа).В эту графу могут быть записаны также нетрудоспособные родители жены (мужа), ее(его) братья, сестры, если они проживают совместно с сотрудником, находятся наего полном содержании или получают от него помощь, которая является для нихединственным источником к существованию. Родители жены (мужа), проживающиеотдельно, в число иждивенцев не записывают независимо от того, состоят ли онина иждивении сотрудника.

В графе «Выполняемая работа с начала трудовойдеятельности» отражаются сведения о работе в соответствии с записями втрудовой книжке. Если трудовая деятельность сотрудника началась с обучения втом или ином учебном заведении, то этот период также отмечается в данной графе.Сюда вносятся и сведения о перерывах в работе в связи с учебой, болезнью,нахождении на иждивении и т.п. Кроме того, если сотрудник занимал различныедолжности, следует указывать время пребывания на каждой должности. В трудовуюдеятельность не записывается время учебы в общеобразовательных школах,профессионально-технических и приравненных к ним училищах. При прохождениислужбы в Вооруженных Силах указываются должность, номер воинской части(учреждения) и округ, в котором она находилась, в случаях перехода из однойвоинской части в другую номера этих частей  даты перехода с указанием точныхадресов мест службы за последние 15 лет.

Трудовая деятельность записывается в строгохронологическом порядке.

В графе « Какие государственные награды имеете»указываются сведения о награждении орденами, медалями СССР, РоссийскойФедерации, иностранных государств, а также о присвоении почетных званий. Записипроизводятся на основании орденских книжек, удостоверений к медалям, приказах онаграждении.

В графе « Отношение к воинской обязанности ивоинское звание» указывается отношение сотрудника к воинской обязанности.

Лицо, ответственное за документационное обеспечениекадровой работы обязано:

—     проверять при приеме на службу уграждан пребывающих в запасе военные билеты (временные удостоверения взаменвоенных билетов), а у граждан подлежащих призыву на военную службу, удостоверенияграждан подлежащих призыву;

—     установить, состоит ли гражданин(гражданка), принимаемый (ая) на службу на воинском учете;

—     в случае отсутствия в военномбилете отметки о постановке на воинский учет [ если он (она) являетсявоеннообязанным (ой)], направлять граждан в районный  военный комиссариат.

Анкета подписывается и заверяется:

—     поступающим на работу;

—     сотрудником отдела кадров,ответственным за документальное обеспечение, после сверки внесенных в анкетусведений с соответствующими документами лица, поступающего на работу;

—     печатью предприятия.

Автобиография– документ, содержащий описание хронологической последовательности основныхэтапов жизни и деятельности принимаемого на работу лица. Она составляется впроизвольной форме, без исправлений и помарок. В автобиографии должны бытьосвещены следующие вопросы: фамилия, имя, отчество, год, число и месяцрождения, полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях),время начала трудовой деятельности, причины перехода с одной работы на другую,отношение к воинской обязанности и воинское звание, наличие правительственныхнаград, поощрений, сведения о семейном положении и близких родственниках, датасоставления автобиографии, личная подпись.

Сохранность автобиографии, заполненной впервые при оформлениина службу, является обязательной. Произошедшие за период работы изменения илидополнения к автобиографии указываются на отдельном листе, подписываютсясотрудником с указанием даты и приобщаются к первичной автобиографии.Исправления в ранее составленной автобиографии не допускаются. В случаяхбольших изменений биографических данных сотрудника от него может бытьзатребовано обновленная автобиография, а старая помещается в раздел « Дополнительныйматериал».

Автобиографии подписями должностных лиц и печатями незаверяются.

 Копии документов об образовании следуетзаверять подписью сотрудника отдела кадров и печатью при наличии предъявленногоподлинника документа.

Дополнение к личному делу – документ, в котором фиксируются сведения о работесо ссылкой на приказы по личному составу. При записи служебных перемещений спонижением обязательно указываются причина этих перемещений в графе « Причинаосвобождения» («Назначен с понижением в аттестационном порядке»).

Данный документ заполняется отделом кадров послеиздания приказа о приеме на работу, должностными лицами не подписывается.

В дальнейшем в личное дело подшиваются документывозникающие в процессе служебной деятельности сотрудника:

—     аттестационные листы оформляются всоответствии с приказами руководителя предприятия;

—     представления к перемещению послужбе составляются непосредственным руководителем сотрудника, перемещаемого послужбе;

—     копии (ксерокопии) документов обутверждении в должности;

—     другие дополнительные материалы.

Личное дело ведется на протяжении  всей работысотрудника на предприятии.

Сотрудник, ответственный за документационноеобеспечение кадровой деятельности, принимает от поступающего на службудокументы ( анкету, автобиографию и др.), проверяет полноту их заполнения иправильность указанных сведений в соответствии  с предъявленными документами.

Личные дела учитываются как документы «Для служебногопользования», регистрируются в «Книге (журнале) учета личных дел»,предусматривающей следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя,отчество сотрудника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.

После увольнения сотрудника его личное делоизвлекается из папки и оформляется для передачи на хранение.

Личные дела могут выдаваться для ознакомления толькосотрудникам, определенным руководителем предприятия.

При работе с личным делом, выданным для ознакомления,запрещается производить какие либо исправления в ранее сделанных записях,вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документыили помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальныесведения.

При извлечении каких либо документов из личного делалицо, ответственное за ведение личных дел, обязано сделать во внутренней описисоответствующую запись.

Для контроля за своевременным возрастом выданных иливысланных для ознакомления личных дел и предотвращения их утраты используетсяспециальная контрольная карточка, которая заполняется на каждое дело. В нейуказываются номер личного дела, фамилия, имя, отчество сотрудника, на которогоона заведена, дата выдачи личного дела, кому оно выдано, расписка в получении,номер служебного телефона лица, получившего дело, и дата возвращения дела.

В отделе кадров личные дела хранятся только наработающих сотрудников. Для хранения следует использовать сейфы и конторскиешкафы, в которых личные дела располагаются по порядку номеров. Шкафы илиметаллические  сейфы должны запираться на замок и опечатываться.

Личные дела уволенных сотрудников хранятся в архиве валфавитном порядке.

Составление номенклатурных дел. Номенклатура дел  — систематизированный переченьнаименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения,оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел отдела кадров составляется егоруководителем, согласовывается с архивом и утверждается его руководителем.

При составлении номенклатуры следует руководствоватьсятиповыми и примерными номенклатура дел, типовым и ведомственным перечнямидокументов со сроками хранения, Основными правилами работы ведомственныхархивов (М.,1986).

В номенклатуру дел включаются заголовки дел отражающиевсе документируемые участки работы отдела кадров.

Заголовки дел формируются на основе определенийдокументируемых участков работы. Заголовок дела должен четко и в обобщеннойформе отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("«разные материалы"»  "«общаяпереписка"», « переписка по разным вопросам» и т.д.), а также вводных слови сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формированияоформления дел.

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течениеодного года, являются «переходящим» и вносятся в номенклатуру дел следующегогода с тем же индексом.

Заголовок дела состоит из элементов располагаемых в следующейпоследовательности:

—     название вида дела (переписка,журнал и т.д.) или разновидности документов ( протоколы, приказы и т.д.);

—     название организации илиструктурного подразделения ( автор документа);

—     название организации, которойбудут адресованы или от которой будут получены документы ( адресат иликорреспондент документа);

—     краткое содержание документовдела;

—     название местности (территории), скоторой связано содержание документов дела;

—     даты (период), к которым относятсядокументы дела.

Если дело будет состоять из нескольких томов иличастей, то формулируется общий заголовок дела, а затем при необходимостисоставляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовкадела.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекспроставляется на каждом томе с добавлением «т.1.». «т.2» и т.д.

Отделам кадров рекомендуется вести следующуюноменклатуру дел:

1.    Руководящие нормативные документывышестоящих органов (приказы, постановления, указания по вопросам работы скадрами).

2.    Штатное расписание предприятия.

3.    Приказы о назначении, повышении вдолжности, увольнении сотрудников предприятия.

4.    Приказы по основной деятельности(копии).

5.    Приказы о командировании,кратковременных замещениях должностей, поощрениях, наложениях дисциплинарныхвзысканий.

6.    План работы отдела кадров и отчето его выполнении (копии).

7.    Протоколы оперативных совещаний,проводимых руководителем предприятия (копии).

8.    Положение об отделе кадров,должностные инструкции сотрудников отдела (копии).

9.    Копия годового отчета предприятияпо работе с кадрами, представляемого в вышестоящую организацию (в полномобъеме).

10. Материалы профессиональной учебы –документы по повышению квалификации, подготовке и переподготовке сотрудников,планы, программы и т.д.

11. Переписка с другими организациямипо вопросам повышения деловой квалификации.

12. Переписка с другими организациямипо вопросам комплектования, использования кадров.

13. Необходимые нормативные документыпо назначению пенсий.

14. Список резервов кадров навыдвижение.

15. График отпусков сотрудниковпредприятия.

16. Описи личных дел сотрудников,передаваемых в архив.

17. Картотека трудовых книжек.

18. Алфавитные карточки персональногоучета кадров ( форма № Т-2).

19. Журнал учета граждан по вопросамтрудоустройства.

20. Акты приема –передачи при смененачальников отдела кадров.

21. Акты на уничтожение дел, временныхпропусков и служебных удостоверений.

Дела кадровой службыподлежат оформлению при их заведении, при отсутствии надобности в них и позавершении календарного года. Оформление дел представляет собой комплекс работ поих технической обработке и проводится сотрудниками отдела кадров.

В зависимости от сроков хранения проводится полное иличастичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного

(свыше10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

—     подшивку или переплет дела,нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи дела;

—     составление в необходимых случаяхвнутренней описи документов дела, внесение необходимых уточнений в реквизитыобложки дела.

Дела временного ( до 10 лет включительно) храненияподлежат частичному оформлению: допускается хранить их в скоросшивателях, непроводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать,заверительные надписи не составлять.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядкарасположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листовзаверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами сплошнойнумерацией в правом верхнем углу, н задевая текста документа, простымграфическим карандашом или нумератором.

Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет)хранения оформляется по установленной форме.

По окончании года в надписи на обложках делпостоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения, проверяетсясоответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, внеобходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения.

На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленныев соответствии с предъявляемыми требованиями, ежегодно составляются описи. Надела временного ( до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи составляются отдельно на дела постоянногохранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.

При составлении описи дел соблюдаются следующиетребования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемойсистематизации на основе номенклатуры дел, каждое дело вносится в опись подсамостоятельным порядковым номером ( если дело состоит из нескольких томов иличастей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером),порядок нумерации в описи сплошной, графы описи заполняют в точном соответствиис теми сведениями, которые вынесены на обложку дела, при внесении в описьнескольких дел подряд с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовокпишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные делаобозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в описьполностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью),графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях ихфизического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям соссылкой на необходимый акт о наличии копии и т.п.

Описи дел составляются по установленной форме в трехэкземплярах.

С момента заведения и до передачи в архив делахранятся по месту их формирования.

Часть документов, образовавшихся и образующихся вдеятельности предприятия, подлежат передаче в ведомственный архив.

Для временного (свыше 10 лет) хранения документов,имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета,использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение, ведомстваобразуют центральный архив.

Центральный архив ведомства хранит документыцентрального аппарата, организаций – предшественников ведомства и принеобходимости других организаций в соответствии со списком организаций –источников комплектования архива, утвержденным руководителем ведомства.

В центральный архив передаются дела постоянного,временного (свыше 10 лет) хранения по личному составу. Их передача производитсятолько по описям.

Дела временного (до 10 лет включительно) храненияпередаче в центральный архив не подлежат, они хранятся в структурныхподразделениях и по истечении сроков хранения и подлежат уничтожению вустановленном порядке.

В ООО «Птицефабрика Александровская» отсутствуетспециальное подразделение – ведомственный архив. Обязанности архивариусасовмещает секретарь референт птицефабрики, отвечая за сохранность документациии своевременную сдачу ее в государственный архив.

Взаимодействие государственного архива с птицефабрикойосуществляется на договорной основе. В договоре закреплены принципывзаимоотношений сторон, их обязанности, ответственность и др.

Птицефабрика может сократить срок хранения документовв своем ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение вслучаях:

—     прекращения деятельности;

—     нестабильности деятельности;

—     отсутствия условий для хранениядокументов;

—     желания самого предприятия.

Соблюдение правил ведения и хранения кадровойдокументации, а также своевременная сдача этой документации в архив –профессиональный долг каждого работника кадровой службы. Постоянный контроль задеятельностью кадровой службы, оперативное устранение недостатков – одно изважнейших задач директора предприятия.

Заключение

Каждый руководитель трудового коллектива долженучитывать, что документы по личному составу, отражающие трудовую деятельностьработников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии,играют особую роль в жизни человека. Недопустимо отсутствие этой документации ворганизации, а также ведение кадрового делопроизводства с нарушением требованийТрудового кодекса РФ.

Необходимо учитывать, что сведения о численности,составе работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличиисвободных мест не являются сведениями конфиденциального характера. Вместе сдругими документами предприятия, например, годовыми отчетами офинансово-хозяйственной деятельности, документация по личному составу подлежитпередаче в государственные архивы для длительного хранения.

Руководитель предприятия несет персональнуюответственность за документированный фонд, образующийся на предприятии, идолжен быть знаком с Основами законодательства об Архивном фонде РоссийскойФедерации и архивах.

Документы по личному составу привлекают внимание нетолько архивных работников, но и инспекторов труда – сотрудников Рострудинспекции,органы которые действуют при каждом региональном департаменте по труду.Работники, трудовые права которых нарушены, должны находить поддержку в органахРострудинспекции, имеющей сегодня «достаточно рычагов, чтобы заставить каждогочтить требования законодательства о труде».

Не менее важным для администрации предприятия являетсяиспользование документов кадровой службы при решении споров с работниками,особенно при возникновении конфликтов, разбираемых народными судами. Так,значительное место среди трудовых споров, рассматриваемых судами, занимаютспоры работников с администрацией о восстановлении на работе.

Трудовые конфликты всегда сопровождаютсяпредставлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе. Важнейшеезначение при этом имеет не только правильное составление содержательной частикаждого документа, но и его оформление в соответствии с действующиминормативными актами, т.е. придание документу юридической силы. Именно ошибки,допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитовили неверное их выполнение нередко приводят специалистов кадровой службы кнеудаче в судебном споре с работником даже при хорошем знании статей Трудовогокодекса РФ и правильном их применении.

Таким образом, кадровая документация, всегда игравшаясущественную роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране,продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений, таккак служит документальным подтверждением прав работника на социальноеобеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовыхконфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение,используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

1.Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы сдокументами в организации. Учебное пособие. – М.: Ассоциация авторов ииздателей «Тандем». Издательство ЭКМОС, 1999.

2.Пустозерова В.М. Ведение трудовых книжек по новомуТрудовому кодексу. –М.: ЗАО «Книга сервис», 2003.

3.Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству –М.:«Приор». (издание 2, переработанное и дополненное). 1998.

4.ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации.Унифицированная система организационно-распорядительной документации.Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 1997.

5.ГОСТ 17914-72 Обложки дел длительных сроковхранения. Типы, разновидности, технические требования. –М.: Изд-во стандартов,1984.

6.Указ Президента РФ от 06.03.97 № 188 «Об утверждениисведений конфиденциального характера»

7.Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе.Практическое пособие с образцами документов. Изд.3-е, исправленное идополненное. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез»,2000.

8.Квалифицированный справочник должностейруководителей, специалистов и других служащих/ Минтруд России. – М.:«Экономические новости», 1998.

9.Верховцев А.В. Делопроизводство в кадровой службе –М.: ИНФРА –М,2000.

10.Андреянова В.В. Как правильно подготовить иоформить приказ. –М..1998

11.Об утверждении «Временных методических рекомендацияпо аттестации государственных служащих» Письмо Министерства труда РФ от033.08.93 № 1375-РБ

12. Сотов П.В. Сборник трудовых документов. –М.,1997

Приложение №1

                                                                                                Утверждаю:

                                                                       Директор ООО «Птицефабрика

                                                                                      Александровская»

                                                                             ___________Кузнецов А.Д.

Должностная инструкция

начальника отдела кадров

Приложение № 13

ООО «ПТИЦЕФАБРИКА АЛЕКСАНДРОВСКАЯ»

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

______________  № _____

П.ЯЙВА

На _______ год

УТВЕРЖДАЮ

Директор

ООО «Птицефабрика Александровская»

_____________ А.Д.Кузнецов

«___»___________ 200_г.

Индекс

дела

Заголовок

дела

Кол-во

Срок       хранения

Примечание

Управление делами

Отдел кадров

ОК-01

Личные дела сотрудников

75 лет — «В»

ст.498в

ОК-02

Личные дела сотрудников-совместителей (или работающих по трудовым соглашениям, договорам ГП)

5 лет

ОК-03

Личные дела уволенных сотрудников

75 лет — «В»

ст.498в

ОК-04

Личные карточки работников (Т – 2)

75 лет ЭПК

ст. 189

ОК-05

Подлинные личные документы рабочих и служащих (трудовые книжки, дипломы, аттестаты и др.)

До востребования

Не востребованные – не менее 50 лет

ОК-06

Приказы по личному составу (о приеме на работу, переводе, увольнении, длительных командировках)

75 лет

ст.19б

ОК-07

Документы, являющиеся основанием к  приказам по кадрам (заявления, справки, докладные записки  др.)

3 года

ст.429

ОК-08

Трудовые договоры

3 года

ОК-09

Трудовые соглашения

3 года

ОК- 10

Договоры гражданско-правового характера

3 года

ОК-11

Документы табельного учета

3 года

ОК-12

Должностные инструкции работников предприятия

3 года после замены новыми

ОК-13

Положения о службах и отделах организации

3 года после замены новыми

ОК-14

Переписка с организациями о подготовке, переподготовке  и повышении квалификации кадров

5 лет ЭПК

ст.2С

ОК-15

Бланки документов по оформлению приема и увольнения сотрудников

До минования надобности

ОК-16

Служебные записки

1 год

ОК-17

Штатное расписание и структура  организации

Постоянно

ст. 52 а

ОК- 18

Книга учета приема, перемещения, увольнения работников

75 лет

ст.508

ОК- 19

Книга учета выдачи и движения трудовых книжек и вкладышей к ним

50 лет

ст.526а

ОК-20

Журнал регистрации приказов по кадрам

5 лет

ОК-21

Журнал регистрации приказов по личному составу

75 лет

ОК-22

Журнал регистрации распоряжений о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы

5 лет

ОК-23

Журнал регистрации листков нетрудоспособности

3 года

Итоговая запись о количестве дел, заведенных в ______году.

Долговременного хранения:

Временного хранения:

Итого:

Начальник отдела кадров

__________________И.О.Ф.

________И.О.Ф.

ООО «ПТФ«Александровская»

Должностная инструкция

Начальника отдела кадров

«___»__________200_ г.

УТВЕРЖДАЮ

Директор________А.Д.кузнецов

«_____»_________200_г.

1. Общие положения

1.1. Секретарьруководителя является специалистом секретариата директора по производству,принимается на работу и освобождается от нее приказом директора по производствупо представлению отдела кадров.

1.2. На должностьсекретаря назначается лицо, имеющее высшее образование.

1.3. В своей работесекретарь руководствуется действующим законодательством РФ, уставоморганизации, распорядительными документами руководства предприятия, правиламитрудового распорядка, указаниями руководителя, положением о секретариате,государственными нормативными документами в области делопроизводства (ГСДОУ,ГОСТ на унифицированную систему организационно-распорядительной документации,разработки Росархива, регламентирующие делопроизводство и др.), инструкцией поделопроизводству предприятия, правилами техники безопасности,  настоящейдолжностной инструкцией.

1.4. Секретарь должензнать:

организационнуюструктуру предприятия, фамилии, имена и отчества руководителей и распределениеобязанностей между ними, правила подготовки документов, технологиюделопроизводственных операций, правила эксплуатации вычислительной иорганизационной техники, средств связи установленных в секретариате, нормыслужебного этикета

1.5. Секретарь долженуметь:

— работать накомпьютере в среде  Windows, Word, Exсel

— печатать накомпьютере со скоростью 150 слов в минуту.

2. Основные задачи ифункции

Основной задачейсекретаря является документационное обеспечение деятельности директора попроизводству и выполнение технических функций по его обслуживанию, длявыполнения которого секретарь осуществляет следующие виды работ:

2.1. Ежедневно вустановленные сроки получает и просматривает поступившие документы, проверяетправильность регистрации, выбирает документы требующие немедленного,рассмотрения, готовит их к докладу директору по производству.

2.2. Готовит проектырезолюций на поступившие документы, согласует их с директором по производству.

2.3. По указаниюдиректора по производству планирует его рабочий день, корректирует его иобеспечивает выполнение.

2.4. Готовит попоручению директора проекты документов, согласовывает их с заместителемдиректора.

2.5. Осуществляетконтроль оформления (полнота визирования, наличие и комплектность приложений)исходящих документов.

2.6. Контролируетсохранность документов в приемной директора, правильность формирования дел.

2.7. Организуетвыполнение указаний и поручений директора по бронированию номеров в гостиницах.

2.8. Контролируетподготовку дел приемной к сдаче в архив, их предархивную обработку, подписываетописи и акты на уничтожение документов.

2.9.        Выполняетмашинописные работы, проводит набор на компьютере текстов служебных документов,их редактирование и распечатку.

2.10. Выполняеткопировальные работы.

2.11. Ежедневно ведетконтроль за сроками исполнения документов, находящихся на исполнении успециалистов структурного подразделения.

2.12.      Попоручению директора принимает и передает документы по факсимильной связи.

2.13. Ежедневнораскладывает исполненные документы в папки в соответствии с номенклатурой дел,контролирует наличие в них отметки о списании документов в дело, визы иподписи, своевременную сдачу исполненных документов сотрудниками подразделения.

2.14.      Осуществляетдоставку документов из структурного подразделения в канцелярию и секретариатруководства.

2.15.      Принимает ипередает по телефону информацию для руководителя  и сотрудников; организуеттелефонные переговоры руководителя.

2.16.      Своевременнополучает в канцелярии распорядительные документы дирекции, доводит их досведения руководства  (директора по производству, его заместителю и начальникампроизводств).

2.17.      Обеспечиваетсохранность документов секретариата директора по производству.

2.18.      Ведет учетдокументооборота, ежеквартально передает в канцелярию сводки о составе и объемедокументооборота.

2.19.      Выполняетуказания и поручение руководителя секретариата по бронированию номеров вгостиницах, заказам авиа- и железнодорожных билетов, размещению командированныхв организацию.

1.20.              Следит за исправным состоянием вычислительной и организационнойтехники, средств связи.

1.21.              Заказывает пропуска для посетителей организации, отмечает времяприсутствия посетителей в здании.

1.22.              Протоколирует совещания и заседания.

3. Обязанности

3.1. Для выполнения возложенных на него функцийсекретарь обязан:

3.2. Сохранятьконфиденциальность служебной информации.

3.3. Безоговорочновыполнять распоряжения руководства.

3.4. Придерживатьсяправил оформления и сроков подготовки документов, установленных инструкцией поделопроизводству.

3.5. Соблюдать правиладелового общения, нормы служебного этикета, служебную субординацию.

Обеспечиватьсохранность документов.

4. Права

Секретарь имеет право:

4.1. Обращаться круководителям структурных подразделений предприятия за информацией по вопросамподготовки документов.

4.2. Самостоятельнорешать вопросы, связанные с незапланированными посещениями посетителей,телефонными звонками.

4.3. Визироватьпроекты документов, предоставляемых на подпись директору.

5. Ответственность

Секретарь несетадминистративную ответственность за:

5.1. Нарушениедействующего законодательства РФ при подготовке документов

5.2.  Сохранениеконфиденциальности служебной информации

5.3. Неиспользованиепредоставленных прав, нарушение служебной субординации, некачественное инесвоевременное выполнение своих обязанностей.

5.4. Нарушение правилтрудового распорядка, инструкции по делопроизводству организации.

1.5.         Неправомерное использование предоставленных прав, а также использованиеих в личных целях.

6. Взаимосвязи подолжности

Секретарь руководителявзаимодействует:

6.1. со структурными подразделениями по вопросам получения необходимой информации и совместнойподготовки документов

6.2. с канцелярией повопросам делопроизводства, правил документоведения

6.3. с юридическойслужбой по вопросам согласования проектов распорядительных документов

6.4. со стороннимиорганизациями, органами власти и управления по вопросам получения ипредоставления документов, организации встреч и контактов директора попроизводству.

7. Оценка деятельности

Приложение № 3

Типоваямежотраслевая форма N Т-1

УтвержденаПостановлением

ГоскомстатаРоссии

от 30.10.97 N 71а

┌────────┐

│ Коды  │

├────────┤

Форма по ОКУД  │ 0301001│

├────────┤

Организация______________________________________________________  по ОКПО   │……………..

└────────┘

ПРИКАЗ(РАСПОРЯЖЕНИЕ)                                                                                    

                                                                                                                  ┌──────────┬───────────┐

                                                   О ПРИЕМЕ НА РАБОТУ                          │  Номер        │  Дата    │

│документа│составления│

├──────────┼───────────┤

│         │           │

└──────────┴───────────┘

__________________________________________________________________

Фамилия, имя,отчество

┌────────┐

│  Дата │

├────────┤

Зачислить на работу с_________________________________                                                │        │

├────────┤

по_________________________________                                                                                    │        │

└────────┘

┌────────┐

По трудовому договору (контракту)от "__" _____ 19__г.                                                     │        │

└────────

___________________________________________________________  ________________ ┌────────┐

с испытательным сроком или безнего                                                      срок испытания  │  Коды  │

Характер работы______________________________________                                              ├────────┤

                                             постоянно, на определенный срок,                                              │       │

                                                         временно,сезонно                                                               ├────────┤

Вид работы___________________________________________                                               │       │

                                       основная, посовместительству                                                          ├────────┤

Режим труда__________________________________________                                               │       │

                                 полное, неполное рабочеевремя                                                              ├────────┤

Продолжительность рабочего дня(недели), ч ___________                                                  │       │

└────────┘

Структурное подразделение
(цех, отдел)

Участок

Категория
персонала

Профессия, должность

Размер тарифной ставки, 
оклада, руб. коп.

Табельный
номер

┌───────────────────────────────────────┬────────────────────────┐

│      Надбавка к заработнойплате                                                                    │         Размер         │

├───────────────────────────────────┬───┼───────┬────────────────┤

│               вид                                                                    │код│                процент│сумма, руб. коп.│

├───────────────────────────────────┼───┼───────┼────────────────┤

│               7                                                                          │8 │                           9   │                 10      │

├───────────────────────────────────┼───┼───────┼────────────────┤

Форма оплатытруда                         _______________ │     │

                                                   сдельная, повременная ├───┤

 Система оплаты труда_____________                             │   │

                   прямаясдельная,                                               │   │

                   аккордная ит.д.                                                ├───┤

 Условия труда____________________                           │   │

                           нормальные,тяжелые,                            │   │

                                  вредные и т.д.                                  └───┘

Оборотная сторонаформы N Т-1

 Направляется для ознакомления сусловиями работы

__________________________________________________________________

         структурное подразделение (цех,отдел, участок)

_________    _______________________    _________________________

должность           подпись                 расшифровка подписи

"__" ____________ 19__ г.

                               попрофессии

Согласен(на) принять на работу————————————

                               надолжность

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

по тарифному разряду (классу)

— сиспытательным сроком на _______

со ставкой, с окладом, руб. коп.

                   структурногоподразделения

Начальник (мастер)————————— ________ ___________

                   цеха, отдела,участка       подпись расшифровка

                                                         подписи

"__" ______________ 20__ г.

С условиями работы согласен(на)__________________________________

                                       подпись работника

"__" _______________ 20__ г.

    Заключение медицинского осмотра______________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

_____________  _____________________     ________________________

 должность            подпись               расшифровкаподписи

"__" ______________ 20__ г.

Отметки о прохождении инструктажапо технике

безопасности, противопожарномуминимуму и другие

Должность и подпись лица, 
проводившего инструктаж 

    Приложение. Справка с прежнего места работы озаработной плате

                и удержанных налогах за текущийкалендарный год

Руководитель ______________ _______________ _________________

                должность       подпись        расшифровка

                                                  подписи

С приказом ознакомлен _________________________

                          подпись работника

Приложение № 5

Типовая межотраслевая форма N Т-5

Утверждена Постановлением

Госкомстата России

от 30.10.97 N 71а

                                                       ┌────────┐

                                                       │  Коды  │

                                                       ├────────┤

                                       Форма по ОКУД   │ 0301004│

                                                       ├────────┤

Организация________________________________  по ОКПО   │        │

                                                       └────────┘

                               ┌───────────────┬────────────────┐

    ПРИКАЗ (РАСПОРЯЖЕНИЕ)      │Номер документа│Дата составления│

 ОПЕРЕВОДЕ НА ДРУГУЮ РАБОТУ

________________________________________________________________

      …………………………….фамилия, имя, отчество

                  ┌─────────┐  ┌─────────┐   ┌─────────┐

         временно │  Код    │   │  Дата   │    │  Дата  │

Переведен———├─────────┤  ├─────────┤   ├─────────┤

         постоянно│         │ с │         │ по │         │

                  └─────────┘  └─────────┘   └─────────┘

Место
работы

Струк- 
турное 
подраз-
деление
(филиал,
объеди-
нение, 
цех,   
отдел) 

Учас-
ток 

Кате-
гория
пер-
сона-
ла  

Про-
фес-
сия,
долж-
ность

Размер
тариф-
ной  
став-
ки,  
окла-
да,  
руб. 
коп. 

Та- 
бель-
ный 
но- 
мер 

Над-
бав-
ка к
за- 
ра- 
бот-
ной 
пла-
те, 
руб.
коп.,
про-
цент

Под-
пись
на- 
чаль-
ника
цеха,
отде-
ла  

Преж-
нее  

                                                       ┌────────┐

                                                       │  Код   │

                                                       ├────────┤

Видперевода __________________________________________ │        │

                                                       ├────────┤

Основаниеперевода ____________________________________ │        │

                      заявление, докладная и т.д.      ├────────┤

Формаоплаты труда ____________________________________ │        │

                      повременная, сдельная и т.д.    ├────────┤

Системаоплаты труда __________________________________ │        │

                    прямая, сдельная, аккордная т.д.   │        │

Условиятруда _________________________________________├────────┤

                  нормальные, тяжелые, вредные,        │        │

                      особо тяжелые и т.д.            └────────┘

Продолжительностьрабочего дня (недели), ч ____________

Руководитель_______________  _______________   __________________

              должность          подпись           расшифровка

                                                     подписи

Сприказом ознакомлен _____________________

                      подпись работника

"__"_____________ 19__ г.__________________________________________________________________

Оборотная сторонаформы N Т-5

Заключениемедицинского осмотра __________________________________

__________________________________________________________________

____________________  ____________________   ____________________

   должность                подпись           расшифровка подписи

"__"_________________ 19__ г.

1. Отметки опрохождении инструктажа по технике

безопасности,противопожарному минимуму и другие

Должность и подпись лица, 
проводившего инструктаж  

2. Справка онесданных материальных ценностях

Дата и подпись
работника  

Сумма задолженности,
руб. коп.    

Приложение № 6

Типоваямежотраслевая форма N Т-6

Утверждена Постановлением

Госкомстата России

от 30.10.97 N 71а

┌─────────┬───────────┐

                                             ПРИКАЗ (РАСПОРЯЖЕНИЕ)                      │  Номер           │        Дата              │

                                        О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ ОТПУСКА                 │документа      │составления          │

├─────────┼───────────┤

└─────────┴───────────┘

__________________________________________________________

Фамилия, имя, отчество

Структурное
подразделение
(филиал,  
объединение,
цех, отдел)

Категория
персонала

Профес- 
сия,    
должность

Размер тариф-
ной ставки, 
оклада,     
руб. коп.   

Табель-
ный но-
мер    

Условиятруда____________________________________                                                   ├───────┤

                                          нормальные, тяжелые, вредные,                                                    │      │

                                              особо тяжелые ит.д.                                                                   ├───────┤

Режимтруда ______________________________________                                                   │      │

                                                                                                                                             └───────┘

Предоставитьежегодный отпуск за рабочий год  с  "__"  _______

                                             ┌──────┐ рабочих

19__г. по "__" _____ 19__ г. включительно на │      │————

                                             └──────┘ календарных

дней(ненужное зачеркнуть)

                             ┌─────┐  рабочих

   Дополнительный  отпуск на │     │ ————  дней  (ненужное

                             └─────┘ календарных

зачеркнуть)

Вид дополнительного
отпуска     

Количество
дней отпуска

Основание для дополнитель-
ного отпуска              

            ┌────┐  рабочих

   Всего на │    │ — дней (ненужное зачеркнуть)

            └────┘ календарных

с"__" _________ 19__ г. по "__" ________ 19__ г.включительно.

   Руководитель _____________  ______________   _________________

                  должность       подпись           расшифровка

                                                      подписи

   Начальник (мастер)

   структурного подразделения _____________  ____________________

                                  подпись     расшифровка подписи

   С приказом ознакомлен _____________________

                          подпись работника

    "__" _____________19__ г.

Оборотная сторона формы N Т-6

Расчет оплаты отпуска

Выплаты, производимые
из фонда оплаты труда

Выплаты, производимые
из других источников

Средний заработок

┌────────────────┬────────────────┐┌─────────────┬───────┬─────────┬─────────┬───────┐

│Извыплат, про- │Из выплат, про- │ │ Структурное│Участок│Категория│Профес-  │Табель-│

│изводимыхиз    │изводимых из    │ │подразделение│      │персонала│сия,     │ный но-│

│фондаоплаты    │других источни- │ │  (филиал,   │      │         │должность│мер    │

│труда          │ков             │ │ объединение,│      │         │         │       │

├────────┬───────┼────────┬───────┤│ цех, отдел) │       │         │         │      │

│месячный│дневной│месячный│дневной││             │       │         │         │      │

├────────┼───────┼────────┼───────┤├─────────────┼───────┼─────────┼─────────┼───────┤

│       │       │        │       │ │            │       │         │         │       │

└────────┴───────┴────────┴───────┘└─────────────┴───────┴─────────┴─────────┴───────┘

наименование
начисления  
за конкрет- 
ный период  
исчисляемого
отпуска     

вид
оп-
ла-
ты

корреспондирую-
щий счет       

сумма,
руб.
коп.

Пенсион-
ный фонд,
руб. коп.

сумма пре-
доставляе-
мых льгот,
руб. коп.
(спра-   
вочно)   

подоход-
ный на-
лог,   
руб.   
коп.   

вид удер-
жания   

сумма,
руб.
коп.

счет,
субсчет

код ана-
лити-  
ческого
учета  

Заработная  
плата за пе-
риод        

Сумма за от-
пуск за теку-
щий месяц из
фонда оплаты
труда, руб. 
коп.        

Сумма за от-
пуск за теку-
щий месяц из
других источ-
ников, руб. 
коп.        

Сумма за от-
пуск за буду-
щий месяц из
фонда оплаты
труда, руб. 
коп.         

Сумма за от-
пуск за буду-
щий месяц из
других источ-
ников, руб. 
коп.        

   К выплате  ______  руб.  __  коп.   по   платежной   ведомости

(расходномуордеру) N ___________

   Бухгалтер ____________ __________________________

                подпись        расшифровка подписи

Типоваямежотраслевая форма N Т-8

УтвержденаПостановлением

ГоскомстатаРоссии

от 30.10.97 N 71а

┌─────────┬───────────┐

ПРИКАЗ(РАСПОРЯЖЕНИЕ)        │  Номер  │   Дата    │

О ПРЕКРАЩЕНИИТРУДОВОГО ДОГОВОРА   │документа│составления│

(КОНТРАКТА)             ├─────────┼───────────┤

│        │           │

└─────────┴───────────┘

________________________________________________________

фамилия, имя,отчество

Структурное
подразделение
(цех, отдел)

Категория
персонала

Профес- 
сия,    
должность

Размер тариф-
ной ставки, 
оклада,     
руб. коп.   

Табель-
ный но-
мер    

Причина 
увольнения

                                                        ┌───────┐

                                                        │  Код  │

Условиятруда ____________________________________      ├───────┤

                  нормальные, тяжелые, вредные,         │       │

                      особо тяжелые и т.д.             └───────┘

          ┌───────┐

          │ Дата  │

          ├───────┤

Уволитьс  │       │ Причина увольнения __________________________

          └───────┘

__________________________________________________________________

Основаниеувольнения _____________________________________________

Согласованиеувольнения с профсоюзным органом ____________________

                                                  номер и дата

                                                  постановления

неотработано

— дней отпуска

компенсация

   Руководитель ___________ ________________ ____________________

                 должность       подпись      расшифровка подписи

   Начальник (мастер)

   структурного подразделения _______________ ___________________

                                 подпись      расшифровка подписи

                                           "__" _________ 19__ г.

Справка

о несданныхматериальных ценностях

Дата и подпись
работника  

Сумма задолженности,
руб. коп.     

   С приказом ознакомлен ___________________

                          подпись работника

"__"__________ 19__ г.

Оборотная сторонаформы N Т-8

Расчет

Выплаты, производимые
из фонда оплаты труда

Выплаты, производимые
из других источников

Средний заработок

┌────────────────┬────────────────┐┌─────────────┬───────┬─────────┬─────────┬───────┐

│Выплаты,произ- │Выплаты, произ- │ │ Структурное│Участок│Категория│Профес-  │Табель-│

│водимыеиз фонда│водимые из      │ │подразделение│      │персонала│сия,     │ный но-│

│оплатытруда    │других источни- │ │  (филиал,   │      │         │должность│мер    │

│               │ков             │ │ объединение,│      │         │         │       │

├────────┬───────┼────────┬───────┤│ цех, отдел) │       │         │         │      │

│месячный│дневной│месячный│дневной││             │       │         │         │       │

├────────┼───────┼────────┼───────┤├─────────────┼───────┼─────────┼─────────┼───────┤

│       │       │        │       │ │            │       │         │         │       │

└────────┴───────┴────────┴───────┘└─────────────┴───────┴─────────┴─────────┴───────┘

наименование
начисления 

вид 
оплаты

корреспондирую-
щий счет       

сумма,
руб.
коп.

Пенсион-
ный фонд,
руб. коп.

сумма пре-
доставляе-
мых льгот,
руб. коп.
(спра-   
вочно)   

подо-
ходный
налог,
руб. 
коп. 

вид удер-
жания   

сумма,
руб.
коп.

счет,
субсчет

код ана-
лити-  
ческого
учета  

Заработная  
плата за пе-
риод        

Компенсация 
за неисполь-
зованный от-
пуск        

Выходное по-
собие       

К выплате ______руб. __ коп. по платежной ведомости (расходному ордеру) N ___________

Задолженность заработником ______ руб. __ коп. Приходный ордер N ___________

   Бухгалтер ____________ __________________________

                подпись        расшифровка подписи

"__"__________ 19__ г.

РУССКИЙ ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ

117 216, г. Москва, РИУ

Телефоны: (095) 711-86-45, 711-86-27, 713-10-72, 713-34-09, 713-35-18

ОТЗЫВ   РУКОВОДИТЕЛЯ

          Надипломную работу  студентки юридического факультета  Ждановой ТатьяныАлександровны, рег. № ________________.

          Темадипломной работы «Делопроизводство в кадровой службе».

          Дипломнаяработа Ждановой Татьяны Александровны  написана на основании исследованияпрактической работы службы кадров ООО «Птицефабрика Александровская». Вдипломной работе Ждановой Татьяны Александровны  проведен полный анализдеятельности службы кадров ООО «Птицефабрика Александровская». В дипломнойработе проведен полный анализ деятельности службы кадров исследуемогопредприятия. Проведено исследование организации деятельности, службы кадров,исследован состав кадровой документации, движения кадров. Проведена оценкадеятельности  рабочих кадров. Детально разобран вопрос ведения трудовых книжек.Кроме того,  данная дипломная работа  написана с учетом действующей нормативноправовой базы по ведению документации в службе кадров ООО «ПтицефабрикаАлександровская». Также проработан вопрос формирования и хранения документациикадровой службы.

          Поитогам исследования и написания дипломной работы сделано полное заключение поработе кадровой службы исследуемого предприятия, а именно ООО «ПтицефабрикаАлександровская».

          Принаписании дипломной работы Жданова Татьяна Александровна показала отличныезнания теоретического материала, а также возможность использования полученныхзнаний в практической работе.

          Заключениесделанное по итогам исследования и написания  дипломной работы, может бытьиспользовано для рационализации деятельности службы кадров  ООО «ПтицефабрикаАлександровская».

Научныйруководитель дипломного проекта:

Старшийюрисконсульт ООО «Птицефабрика Александровская»

_____________Виктор Павлович Попов.

«__» _______________ 200__ год.

РУССКИЙ ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ

117 216, г. Москва, РИУ

Телефоны: (095) 711-86-45, 711-86-27, 713-10-72, 713-34-09, 713-35-18

Р Е Ц Е Н З И Я

На дипломную работу по теме «Делопроизводство вкадровой службе предприятия» студентки юридического факультета  ЖдановойТатьяны Александровны, рег. № __________.

          Дипломнаяработа студентки юридического факультета Ждановой Т.А., представленная нарецензию, выполнена на ____ листах.

          Вначале работы дается аннотация  к дипломной работе, в которой рассмотрены история создания исследуемого предприятия, обозначена цель написания дипломнойработы, также раскрыто значение написания дипломной работы.

          Характеристикадипломной работы:

1.  Дипломная работапредставленная на рецензию соответствует требованиям для написания дипломныхработ, а именно в данной дипломной работе  имеется титульный лист, оглавление,аннотация, введение, основная часть, содержащая семь разделов, включающих всебя подразделы, заключение, к дипломной работе приложены документы,обозначенные в дипломной работе, а также имеется широкий перечень литературы, которая использовалась в качестве вспомогательного материала для написаниядипломной работы. Дипломная работа отвечает требованиям  к объему работы,данная работа  изложена на 83 листах без приложения. В дипломной работе имеютсяссылки на используемый литературный источник.

2.  Тема дипломной работы,выбранная студенткой Ждановой Т.А. актуализирована, поскольку значениедокументов оформляемых и издаваемых службой кадров велико. На основаниидокументов издаваемых и оформляемых службой кадров предприятия  производятсяпринятие на работы работников, их увольнение, производятся дисциплинарныевзыскания, поощрения и иные взаимоотношения работника с администрациейпредприятия, от правильного, своевременного оформления которых зависит правоваясторона решения этих вопросов, и как следствие соблюдения конституционных прав обоихсторон трудового договора. Исследования проведенные Ждановой Т.А. для написаниядипломной работы могут найти практическое применение в деятельности службыкадров не только предприятия на примере которого производилось написаниедипломной работы, но и других, схожих по хозяйственной деятельности,предприятий.

3.  Литературные источники,использованные для написания дипломной работы являются официально издаваемыми иявляются научными и практическими для работников службы кадров предприятий.Авторы литературных изданий  являются видные российские правоведы, исследующиевопрос документооборота на предприятиях. Некоторые издания рекомендованы длястудентов высших учебных заведений обучающихся по специальности юриспруденция.Нормативно – правовая база, которая использована   для написания дипломнойработы, применена   с учетом изменений и дополнений  на июнь 2003 года.

4.  Дипломная работа выполненас использованием средств машинной печати и персонального компьютера и оформленаотлично,  выполнена на листах белого цвета формата А4 и переплетена твердымпереплетом. Соблюдены и другие требования, предъявляемые к  написанию текстовойчасти дипломной работы. Дипломная работа изложена достаточно грамотным языком,с использованием юридической терминологии, также дипломная работа ясно и четко,т.е. позволяет без особого труда  и обладания специальными юридическимипознаниями понять передаваемый смысл дипломной работы.

5.  К представленной нарецензию дипломной работе имеются незначительные замечания по поводуиспользования речевых оборотов при  написании. Также в дипломной работе имеетсянебольшое количество ссылок на использованные литературные источники.

6.  Общая оценка с учетом всехсовокупных характеристик, а также с учетом всех объективных показателейнаписания дипломной работе, соответствует оценке пять, по пятибалльной системеоценок.

7.  Дипломная работа  студенткиюридического факультета Ждановой Татьяны Александровны может быть использована в практической деятельности служб  и отделов кадров предприятий.

Студентке юридического факультета Русского Института Управления Ждановой Татьяне Александровне считаю возможнымприсвоить квалификацию «Юрист».