Содержание
СОДЕРЖАНИЕ
Введение2
1. Правила составления и оформления справочно-информационных документов3
2. Планирование использования и правила экономии рабочего времени руководителя13
Заключение22
Список литературы23
Выдержка из текста работы
Различные виды документов были известны человечеству с древнейших времен. Документы возникли вместе с письменностью – сначала как средство учета имущества и отношений, а затем стали средством общения, передачи информации. Собственно, первые письмена и были документами – бюрократическими записями, учетом имущества храмов и царей.
Документы сопровождают человека уже несколько веков. За это время они неузнаваемо изменились. С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю всей нашей страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далекие времена.
В древности документы составлялись на самых различных материалах. В Ассирии — на глиняных табличках, в Индии и Цейлоне — на пальмовых листьях, в Египте — на каменных плитах и папирусах, в Древнем Новгороде — на бересте. Изобретенная в 105 г. в Китае бумага открыла новую эру в жизни документов. На многие столетия она стала практически единственным материалом для оформления. Реальная альтернатива документам на бумажной основе возникла только несколько десятилетий назад с появлением компьютера.
Документы возникли вместе с письменностью. В начале как средство закрепления имущественных отношений, а затем с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.
Организация делопроизводства в России складывалась веками и имеет глубокие корни. Выделяют несколько периодов делопроизводства:
приказное (столбцовое) — ХV — XVII вв.
коллежское (коллегиальное) — XVII -XIX вв.
министерское (исполнительное) — XIX -XX вв.
1.1. Приказное делопроизводство на Руси ХV — XVII вв.
Первые русские письменные документы, сохранившиеся до наших дней, доказывают, что уже в Х веке на Руси существовали определенные правила написания официальных документов. В то время в основном фиксировались правовые отношения (жалованные и вкладные грамоты, завещания). Также создаются документы, которые фиксировали конкретные частные правоотношения (закладные, заемные, отпускные грамоты и т. д.).
Первые деловые документы назывались грамотами. Главным образом это были акты правителей и письма, как официального, так и частного происхождения. Термин заимствован из Византии, где grammata обозначала послания, указы, письменные документы вообще. При Петре слово «грамота» в значении «деловой документ» перестало употребляться, так как Петр ввел западноевропейские принципы делопроизводства. Ныне термин «грамота» сохранился за некоторыми видами документов: верительные грамоты послов, похвальные грамоты, почётные грамоты.
Накопление опыта официально-делового письма выражалось в появлении устойчивых, повторяемых образцов обращений и концовок в текстах документов, то есть типовых форм часто употребляемых документов. Из них составлялись прообразы современных пособий по делопроизводству, так называемые формулярники.
Важнейшим этапом развития отечественного официально-делового письма стало приказное делопроизводство (от слова «приказ» — так назывались первые государственные учреждения) XV-XVII века. В этот период шло формирование русского централизованного аппарата и системы государственного делопроизводства. В образцах официально-делового письма этого периода можно найти такие важные признаки документа, как устойчивые текстовые формулировки, определенный порядок расположения материала.
1.2. Коллежское делопроизводство в России XVII -XIX вв.
На смену приказному делопроизводству пришла система коллежского делопроизводства во времена Петра I, который ввел систему делопроизводства, получившую название «коллежской» по названию учреждений нового типа – «коллегий». Делопроизводственная деятельность официально закрепляется за самостоятельным подразделением – канцелярией.
В тот период официально-деловая письменная речь пополнилась значительным количеством новых слов и оборотов. Появились новые названия для документов: векселя, облигации, протоколы, инструкция и т. п. Тогда же появляются «генеральные формуляры» — образцы, по которым следовало писать документы.
1.3. Министерское делопроизводство в России XIX -XX вв.
В начале XIX века зарождается новая система управления – министерская, которая просуществовала в России до начала ХХ века. Она отличалась от коллежской принципом единоначалия, который придавал системе управления гибкость и оперативность. В 1812 году в России было учреждено восемь министерств, которые обменивались между собой сообщениями и «официальными письмами». Для служебной переписки применялись бланки с угловыми штампами, содержащими сведения об организации, которые изготовлялись типографским или рукописным способом. Под штампом кратко излагалось содержание письма, на которое отвечали.
Специальным указом «Общее учреждение министерств» предусматривалось единообразие изложения по приведенным образцам. Документы сложного содержания состояли из трех частей:
— введение с изложением дела;
— обоснование со ссылками на законодательство;
— соображения и заключения с выводами-распоряжениями или предложениями, ходатайствами или просьбами.
С начала XX века документооборот был уже настолько разнообразным, что в секретариатах использовались 23 модели пишущих машин — для оформления офисной, производственной, бухгалтерско-деловой документации. С установлением Советской власти особо остро встал вопрос о приведении делопроизводства в соответствие с заново создающимися государственными структурами, о выработке новых требований к языковым формам официально-делового письма. В 1926 году был создан Государственный институт техники управления, который в свою очередь организовал Комитет стандартизации. Задачей этого Комитета была разработка стандартов служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и т. п.
1.4. Советский период развития делопроизводства в СССР
Организация деятельности советской администрации потребовала установления новых правил документирования. Был издан ряд законов, регламентировавших порядок внесения законопроектов, их утверждения, подписания, опубликования и вступления в силу; использования печатей с государственным гербом.
Руководству страны необходимо было срочно заняться делопроизводственными проблемами. Было решено начать с форм документов. В марте 1918 года Совет Народных Комиссаров выпустил специальный декрет:
«СОВЕТ НАРОДНЫХ КОМИССАРОВ РСФСР»
ДЕКРЕТ
от 2 марта 1918 года
О ФОРМЕ БЛАНКОВ ГОСУДАРСТВЕННЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ
С 1-го апреля нового стиля с.г. бланки всех официальных учреждений, изготовленные печатным, литографским или другим множительным способом, должны заключать в себе:
1) на самом верху бланка, слева, слова: «Российская Федеративная Советская Республика»;
2) непосредственно под этими словами – название ведомства, в ведении которого состоит данное учреждение, допускается сокращать, ограничиваясь лишь начальными буквами, напр.: «К.З.» (Комиссар земледелия), «К.В.Д.» (Комиссариат внутренних дел), «К.П. и Т.» (Комиссариат почт и телеграфов) и так далее;
3) непосредственно ниже названия комиссариатов – полное название учреждения или должностного лица (бывшие министерства именуются не иначе, как «Народными Комиссариатами);
4) непосредственно ниже названия учреждения – административные подразделения частей последнего (отдел, отделение, стол, делопроизводство и т.д.);
5) еще ниже – дата по новому стилю;
6) № исходящей бумаги, и адрес учреждения или должностного лица.
Бланки, воспроизводимые полностью или частью от руки, на пишущей машине и вообще немножительным способом, сведений, означенных выше в пп 1 и 2, содержать не должны.
Председатель Совета Народных Комиссаров
ВЛ.УЛЬЯНОВ (ЛЕНИН)
Управляющий делами Совета Народных Комиссаров
ВЛ.БОНЧ – БРУЕВИЧ»
Таким образом, формы документов стали походить на современные, в них вводился минимальный перечень реквизитов.
Несмотря на трудности гражданской войны, становление советского государственного аппарата сопровождалось поисками новых, соответствующих времени форм делопроизводства.
Об этом свидетельствует постановление Совета Рабочей и Крестьянской Обороны от 8 декабря 1918 года «О борьбе с областничеством и канцелярской волокитой», которое предписывало заменить переписку переговорами по телефону, деловые бумаги – телефонограммами и установить контроль за всеми распорядительными документами. Всем советским учреждениям вменялось в обязанность исполнять постановления и распоряжения центральной власти точно и беспрекословно.
В 1920-е годы начался активный поиск оптимальных подходов к совершенствованию управления и его документационного обеспечения. Институтом техники в 1928 году совместно с архивной службой были изданы «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР», в которых давались рекомендации по составлению перечней документов и дел, циркулирующих в учреждениях, и правила их уничтожения (для документов с истекшими сроками хранения).
Для сокращения видов и форм документов в конце 1920-х годов были разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и других видов документов.
Стандартизировались и материалы, применяемые в делопроизводстве: бумага (размер бумажного листа), чернила (к использованию разрешались только синие, фиолетовые и черные чернила, так как остальные краски выгорают через несколько десятилетий), ленты для пишущих машинок (определенный размер) и так далее.
Однако, отсутствие единого организационно-методического центра по руководству постановкой делопроизводства в стране, общегосударственных норм в области документирования, системы подготовки квалифицированных кадров в области делопроизводства, ведомственная разобщенность отрицательно сказывались на организации делопроизводства.
В июне 1941 года недостатки в этой сфере были сформулированы на I Межотраслевом совещании по оргтехнике, созванном Всесоюзным научным инженерно-техническим обществом машиностроителей. Для устранения недостатков на совещании была разработана программа мероприятий по улучшению делопроизводства, которая предусматривала:
создание организационно-методического центра для руководства постановкой делопроизводства;
разработку положения (статуса) о делопроизводстве для всех учреждений в качестве общеобязательных норм;
разработку положения о кадрах канцелярских работников;
механизацию труда канцелярских работников;
унификацию и трафаретизацию служебной документации;
создание единого учебного центра для подготовки и переподготовки кадров;
изучение в школах правил составления служебных документов;
подготовку и переподготовку преподавателей, кадров по служебной документации;
создание Всесоюзного института по вопросам делопроизводства.
Таким образом, был намечен ряд мер, способствующих выработке общегосударственных норм в области делопроизводства на научной основе. Реализовать эту программу помешала война.
После окончания войны было решено объединить архивную и делопроизводственную службы. Но если в XVIII-XIX веках архив придавался канцелярии, теперь сделали наоборот.
С 1958 года архивная служба наделяется полномочиями контролировать постановку документальной части делопроизводства. Эта служба стала с тех пор ведомством, отвечающим за координацию деятельности федеральных органов государственной власти в области архивного дела и делопроизводства, развитие совместно с этими органами государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.
Важным этапом для развития советского делопроизводства явилось постановление Совета Министров РСФСР от 30 сентября 1961 года «О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР», утвердившее «Примерную инструкцию о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР». Она послужила основой для разработки учреждениями РСФСР своих инструкций по делопроизводству.
Особое место в истории советского делопроизводства занимает постановление Совета Министров СССР от 25 июля 1963 года «О мерах по улучшению архивного дела в СССР», поставившее задачу разработки Единой государственной системы делопроизводства.
В 60-80 годах в СССР сохранялся интерес к проблемам стандартизации документооборота. Так, в 1988 году была утверждена Го…
**************************************************************
