Пример дипломной работы по делопроизводству: Анализ организации документационного обеспечения деятельности коммерческой структуры и его совершенствования

Содержание

Содержание

Введение3

Глава 1. Основные аспекты документационного обеспечения управления10

1.1. Важность документационного обеспечения управления и его задачи10

1.2. История создания документационного обеспечения управления12

1.3. Мировой опыт документационного обеспечения управления15

1.4. Нормативно-правовые акты документационного обеспечения управления16

1.5. Электронный документооборот24

Глава 2. Анализ службы документационного управления в ЗАО «Радуга»31

2.1. История создания ЗАО «Радуга»31

2.2. Задачи, функции ЗАО «Радуга», ее структура34

2.3. Организация службы документационного обеспечения управления ЗАО «Радуга»36

2.4. Документы, определяющие организацию делопроизводства в ЗАО «Радуга»37

2.5. Организация документооборота38

2.6. Порядок работы с входящими документами в Компании41

2.7. Порядок работы с исходящими документами в Компании44

2.8. Работа с внутренними документами47

2.9. Регистрация документов49

2.10. Организация контроля исполнения документов54

2.11. Составление номенклатуры дел57

2.12. Формирование дел59

2.13. Подготовка документов к передаче в архив62

Глава 3 Рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения деятельности ЗАО «СК Радуга»66

3.1 Совершенствование нормативной базы документационного обеспечения ЗАО «СК Радуга»66

3.2 Совершенствование документационного обеспечения деятельности на основе автоматизации77

Заключение86

Список использованной литературы90

Приложение 1.98

Приложение 299

Выдержка из текста работы

ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННОГО УЧРЕЖДЕНИЯ «1 ОТРЯД ФЕДЕРАЛЬНОЙ ПРОТИВОПОЖАРНОЙ СЛУЖБЫ ПО САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ»

1.1 Организация деятельности ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области»

1.2 Анализ локальных нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области»

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННОГО УЧРЕЖДЕНИЯ «1 ОТРЯД ФЕДЕРАЛЬНОЙ ПРОТИВОПОЖАРНОЙ СЛУЖБЫ ПО САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ»

2.1 Особенности ведения делопроизводства в службе документационного обеспечения ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области»

2.2 Технология документирования и работы с документами в пожарных частях ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области»

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

ВВЕДЕНИЕ

Обеспечение пожарной безопасности является одной из важнейших функций государства. Пожарная охрана — совокупность созданных в установленном порядке органов управления, подразделений и организаций, предназначенных для организации профилактики пожаров, их тушения и проведения возложенных на них аварийно-спасательных работ Федеральный закон от 21 декабря 1994 г. № 69-ФЗ «О пожарной безопасности», ст. 1.

Пожарная охрана подразделяется на следующие виды:

· государственная противопожарная служба;

· муниципальная пожарная охрана;

· ведомственная пожарная охрана;

· частная пожарная охрана;

· добровольная пожарная охрана Федеральный закон от 21 декабря 1994 г. № 69-ФЗ «О пожарной безопасности», ст. 4.

Государственная противопожарная служба (ГПС) подразделяется на федеральную противопожарную службу (ФПС) и противопожарную службу субъектов Российской Федерации.

Государственное учреждение «1 отряд федеральной противопожарной службы по Саратовской области» (ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области») начало свою деятельность 1 апреля 2006 г. В его состав входили две пожарные части по охране Балаковской АЭС.

С 1 января 2008 года 1 отряд ФПС стал главным учреждением по пожарной безопасности г. Балаково и Балаковского района. В связи с реорганизацией 1 отряда ФПС возникла необходимость разработки новой организационно-правовой документации отряда.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации.

В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной жизни общества.

Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию документационного обеспечения деятельности организации, так как залог обоснованного и эффективного управленческого решения, продуктивной и целесообразной деятельности — своевременность получения и достаточность информации. Важной составляющей документационного обеспечения является информационная деятельность органов управления, включающая сбор, анализ данных, необходимых для управленческой деятельности, передачу их в отдельные государственные властные структуры и подведомственные учреждения.

Правильная постановка документационного обеспечения управления в учреждениях является одним из важнейших условий надлежащей работы организации, соблюдения норм, своевременного рассмотрения дел, исполнения решений, постановлений, четкого и культурного обслуживания обращающихся к ним граждан, а также представителей предприятий, учреждений и организаций.

Актуальность исследуемой темы дипломной работы заключается в том, что деятельность ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» является очень социально важной в жизни государства в целом, а эффективность деятельности данной организации напрямую зависит от своевременности и качества документирования и работы с документами.

Степень изученности данной темы минимальна.

Цель работы — исследование и анализ документационного обеспечения деятельности государственного учреждения «1 отряд федеральной противопожарной службы по Саратовской области».

Задачами работы являются:

· дать характеристику деятельности 1 отряда ФПС;

· исследовать задачи и функции 1 отряда ФПС;

· проанализировать роль, цели, задачи и функции службы ДОУ в 1 отряде ФПС;

· исследовать организационно-правовое обеспечение 1 отряда ФПС;

· проанализировать нормативную базу деятельности 1 отряда ФПС;

· проанализировать локальные нормативные акты, регламентирующие делопроизводство в 1 отряде ФПС;

· исследовать технологию документирования;

· выявление и анализ видов документов, оформляемых в процессе деятельности 1 отряда ФПС;

· выявить способы документирования, применяемые в 1 отряде ФПС;

· проанализировать документооборот 1 отряда ФПС.

Объектом работы является документационное обеспечение деятельности ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области».

Предметом работы являются организационно-нормативные и технологические аспекты документационного обеспечения деятельности ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области».

В данной работе использовались следующие методы исследования:

· метод анализа, используемый при исследовании нормативных актов для выявления и детального изучения соответствующих норм, а также при исследовании организационных, структурных, функциональных взаимосвязей ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области»;

· методы наблюдения и опроса, применяемые для детального изучения практической организации работы ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области», выявлении реальных функциональных обязанностей его сотрудников;

· метод синтеза, позволивший обобщить и систематизировать полученные путем использования вышеназванных методов данных, сформулировать соответствующие выводы.

Основными источниками, используемыми при проведении исследования, являлись следующие документы, которые можно поделить на две основные группы:

· нормативные акты РФ, регулирующие организацию деятельности ГПС; Федеральный закон от 21 декабря 1994 г. № 69-ФЗ «О пожарной безопасности»//Собрание законодательства Российской Федерации от 26 декабря 1994 г. № 35 ст. 3649; Указ Президента Российской Федерации от 10 января 1994 г. № 66 «О структуре федеральных органов исполнительной власти»// «Российские вести» от 11 января 1994 г. № 6; Постановление Правительства РФ от 20 июня 2005 г.  № 385 «О федеральной противопожарной службе»//»Российская газета» от 28 июня 2005 г., № 137;Постановление Правительства Российской Федерации от 05 января 2004 г. № 3-1 «Об утверждении Инструкции по обеспечению режима секретности в Российской Федерации»; Постановление Правительства РФ от 21 декабря 2004 г. № 820 «О государственном пожарном надзоре»//»Российская газета» от 14 января 2005 г. № 4; и др.

· распорядительная документация Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (МЧС). Приказ МЧС от 01 декабря 2008 г. № 735 «Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской обороны, организациях системы МЧС России»; Приказ МЧС России от 30.12.2004 № 630 «Об утверждении Переченя документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск ГО, подразделений ГПС, учреждений и организаций системы МЧС России с указанием сроков их хранения»; Приказ МЧС России от 31.01.2007 № 45 «Об утверждении Инструкции по работе с обращениями граждан в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий»; Приказ МЧС России от 31 декабря 2002 г. № 630 «Об утверждении и введении в действие правил по охране труда в подразделениях ГПС МЧС России (ПОТРО-01-2002)»;Приказ МВД РФ от 5 июля 1995 г. № 257 «Об утверждении нормативных правовых актов в области организации деятельности Государственной противопожарной службы»; Приказ МВД РФ от 6 июля 2005 г. № 538 «О признании утратившими силу нормативных правовых актов МВД России»; Приказ МВД России от 30.04.96 № 234 «Об утверждении Наставления по газодымозащитной службе государственной противопожарной службы МВД России»; Приказ МВД России от 09.11.1999 № 86 «Об утверждении нормативных актов по газодымозащитной службе Государственной противопожарной службы МВД России»; и д.р.

Данная дипломная работа состоит из: двух глав, посвященных документационному обеспечению деятельности ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области»; и четырех разделов, посвященных организации деятельности ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области»; анализу локальных нормативных документов по регламентации документационного обеспечения деятельности ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области»; ведению делопроизводства в службе документационного обеспечения ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» и технологии документирования и работы с документами в пожарных частях ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области».

ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННОГО УЧРЕЖДЕНИЯ «1 ОТРЯД ФЕДЕРАЛЬНОЙ ПРОТИВОПОЖАРНОЙ СЛУЖБЫ ПО САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ»

1.1 Организация деятельности ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области»

10 января 1994 г. Указом Президента Российской Федерации Указ Президента Российской Федерации от 10 января 1994 г. № 66 «О структуре федеральных органов исполнительной власти» (с изменениями от 17 февраля, 7 апреля, 30 мая, 27 июня, 3 августа, 28 ноября, 30 декабря 1994 г., 24 января, 3 марта, 6, 23 июня, 15 июля, 2 августа, 7 сентября, 17 октября, 21, 29 ноября 1995 г., 25 января, 8, 14, 26, 28 февраля, 4, 15 марта, 8 мая, 15 июня, 2 августа 1996 г., 9 июля 1997 г., 12 апреля 1999 г., 29 ноября 2004 г.)// «Российские вести» от 11 января 1994 г. № 6, Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации от 17 января 1994 г. № 3 ст. 190. Государственный комитет по чрезвычайным ситуациям (ГКЧС) был преобразован в Министерство Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (МЧС). Указом Президента Российской Федерации от 20 января 1994 г. № 171 главой МЧС России назначен С.К. Шойгу. Большая советская энциклопедия: В 30 т./Председатель Науч.-ред. Совета Ю.С. Осипов. Отв. ред. С.Л. Кравец. Т. «Россия». М.: Большая советская энциклопедия, 2004, с. 439.

Государственная противопожарная служба (ГПС) является основным видом пожарной охраны и согласно Указу Президента Российской Федерации Указ Президента Российской Федерации от 9 ноября 2001 г. № 1309 «О совершенствовании государственного управления в области пожарной безопасности»//»Российская газета» от 14 ноября 2001 г., № 224 (2836). с 1 января 2002 года входит в состав Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (МЧС России) в качестве единой самостоятельной оперативной службы.

Нормативный правовой акт — это письменный официальный документ, изданный в определенной форме МЧС России в пределах его компетенции, устанавливающий правовые нормы (правила поведения), обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанные на неоднократное применение и действующие независимо от того, возникли или прекратились конкретные правоотношения, предусмотренные актом (Постановление Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 20 января 2003 г. N 2). Приказ МЧС РФ от 23 Марта 2004 г. № 140 «Об утверждении правил подготовки нормативных правовых актов министерства российской федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий и их государственной регистрации».

Нормативные документы по пожарной безопасности — это технические регламенты и стандарты, а также действующие до вступления в силу технических регламентов и вновь разрабатываемые нормы пожарной безопасности, правила пожарной безопасности, стандарты, инструкции и иные документы, содержащие соответственно обязательные и рекомендательные требования пожарной безопасности. Федеральный закон от 21 декабря 1994 г. № 69-ФЗ «О пожарной безопасности», ст. 1

Виды нормативных документов, регулирующих вопросы пожарной безопасности и деятельность пожарной охраны:

· нормы пожарной безопасности (НПБ, изменения к НПБ);

· правила пожарной безопасности (ППБ) в Российской Федерации;

· стандарты: российские (ГОСТ Р), межгосударственные (ГОСТ), стандарты Совета Экономической Взаимопомощи (СТ СЭВ), отраслевые стандарты (ОСТ), международные стандарты международной организации по стандартизации (ИСО), стандарты Ассоциаций (СТА);

· руководящие документы (РД) (требования, инструкции, положения, методические рекомендации, перечни (П), нормы проектирования и т.д.);

· нормативные правовые акты (Федеральные законы, Законы, Постановления, Указы, Приказы, Распоряжения).

Нормы, правила и стандарты ПБ в основном относится к профилю государственного пожарного надзора — эта осуществляемая в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, деятельность по проверке соблюдения организациями и гражданами требований пожарной безопасности и принятие мер по результатам проверки. Федеральный закон от 21 декабря 1994 г. № 69-ФЗ «О пожарной безопасности», ст. 1 А руководящие документы и нормативно правовые акты регулирующие деятельность пожарной охраны относятся ко всем видам пожарной охраны.

Рассмотрим нормативные правовые акты касающиеся деятельности государственного учреждения «1 отряд федеральной противопожарной службы по Саратовской области».

В соответствии с Федеральным законом «о пожарной безопасности» Федеральный закон от 21 декабря 1994 г. № 69-ФЗ «О пожарной безопасности» (с изменениями от 22 августа 1995 г., 18 апреля 1996 г., 24 января 1998 г., 7 ноября, 27 декабря 2000 г., 6 августа, 30 декабря 2001 г., 25 июля 2002 г., 10 января 2003 г., 10 мая, 29 июня, 22 августа, 29 декабря 2004 г., 1 апреля, 9 мая 2005 г., 2 февраля, 25 октября, 4, 18 декабря 2006 г., 26 апреля, 18 октября 2007 г., 22 июля 2008 г.)//Собрание законодательства Российской Федерации от 26 декабря 1994 г. № 35 ст. 3649, в «Российская газета» от 5 января 1995 г. № 3. на Государственную противопожарную службу возложены основные функции предупреждения и тушения пожаров в стране. Из функции определяются следующие задачи:

· организация и осуществление профилактики пожаров;

· нормативное регулирование в области пожарной безопасности;

· спасение людей и имущества при пожарах;

· организация и осуществление тушения пожаров и проведения аварийно-спасательных работ.

Так же этот Федеральный закон определяет общие правовые, экономические и социальные основы обеспечения пожарной безопасности в Российской Федерации, регулирует в этой области отношения между органами государственной власти, органами местного самоуправления, учреждениями, организациями, крестьянскими (фермерскими) хозяйствами, иными юридическими лицами независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности (далее — организации), а также между общественными объединениями, должностными лицами, гражданами Российской Федерации, иностранными гражданами, лицами без гражданства.

В первой главе Федерального закона «о пожарной безопасности» рассматриваются понятия применяющиеся в нем, законодательство Российской Федерации о пожарной безопасности и элементы и функции системы обеспечения пожарной безопасности.

Во второй — основные задачи пожарной охраны, ее виды, их состав, задачи и функции, пребывания к личному составу ГПС, все виды гарантий и страхования личного состава ГПС.

Третья глава — полномочия органов государственной власти и органов местного самоуправления в области пожарной безопасности.

В четвертой — нормативное правовое регулирование в области пожарной безопасности, разработка и реализация мер пожарной безопасности, тушение пожаров и проведение аварийно-спасательных работ, перечисляются выполняемые работы и оказываемые услуги в области пожарной безопасности, описывается противопожарная пропаганда и обучение мерам пожарной безопасности, расписывается научно-техническое обеспечение пожарной безопасности и др.

В пятой главе перечисляются права, обязанности и ответственность в области пожарной безопасности.

В шестой указаны заключительные положения (вступление в силу данного ФЗ и приведение нормативных правовых актов в соответствие с настоящим ФЗ).

Таким образом, Федеральный закон «о пожарной безопасности» является основным документом для организации деятельности всей пожарной охраны на территории Российской Федерации.

Организационная структура Государственной противопожарной службы в составе МЧС России приведена ниже в схеме 1.

Схема 1. Организационная структура ГПС в составе МЧС России

Федеральный орган управлений представлен Главным управлением Государственной противопожарной службы (ГУГПС). ГУГПС осуществляет федеральный надзор в области пожарной безопасности на всей территории России.

Территориальные органы управления ГПС субъектов Российской Федерации являются самостоятельными структурными подразделениями ГУГПС и руководят деятельностью дислоцированных учреждений на соответствующих территориях подразделений ГПС, разрабатывают и вносят на утверждение соответствующих органов исполнительной власти графики комплексных проверок организации работы органов местного самоуправления в области обеспечения пожарной безопасности. Приказ МВД РФ от 25 мая  1995 года  № 10 «Об утверждении наставления по организации и осуществлению государственного пожарного надзора в российской федерации», ст. 4.2.13.

С целью тушения пожаров в составе подразделений Государственной противопожарной службы функционируют оперативные службы пожаротушения с соответствующей выездной техникой. Дислокация пожарных частей осуществляется из расчета прибытия на пожар в самую дальнюю точку защищаемого района в течение 10 минут. Пожарные подразделения несут круглосуточное дежурство. Вызов службы пожаротушения, осуществляется по телефону «01», что установлено ст. 22 ФЗ «О пожарной безопасности». Федеральный закон от 21 декабря 1994 г. № 69-ФЗ «О пожарной безопасности» (с изменениями от 22 августа 1995 г., 18 апреля 1996 г., 24 января 1998 г., 7 ноября, 27 декабря 2000 г., 6 августа, 30 декабря 2001 г., 25 июля 2002 г., 10 января 2003 г., 10 мая, 29 июня, 22 августа, 29 декабря 2004 г., 1 апреля, 9 мая 2005 г., 2 февраля, 25 октября, 4, 18 декабря 2006 г., 26 апреля, 18 октября 2007 г., 22 июля 2008 г.)//Собрание законодательства Российской Федерации от 26 декабря 1994 г. № 35 ст. 3649, в «Российская газета» от 5 января 1995 г. № 3. Тушение пожаров осуществляется на безвозмездной основе.

В состав МЧС РФ, на данный момент, входят 7 региональных центров:

· Северо-Западный;

· Центральный;

· Южный;

· Приволжский;

· Уральский;

· Сибирский;

· Дальневосточный.

В состав Приволжского регионального центра входят 14 Главных управлений МЧС России по субъектам РФ, в том числе ГУ МЧС России по Саратовской области, в состав которого входят 14 государственных учреждений:

· ГУ «ЦУС ФПС по Саратовской области»;

· ГУ «ЦУС ФПС по Саратовской области»;

· ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области»;

· ГУ «2 отряд ФПС по Саратовской области»;

· ГУ «5 отряд ФПС по Саратовской области»;

· ГУ «6 отряд ФПС по Саратовской области»;

· ГУ «8 отряд ФПС по Саратовской области»;

· ГУ «9 отряд ФПС по Саратовской области»;

· ГУ «10 отряд ФПС по Саратовской области»;

· ГУ «11 отряд ФПС по Саратовской области»;

· ГУ «12 отряд ФПС по Саратовской области»;

· ГУ «14 отряд ФПС по Саратовской области»;

· ГУ «15 отряд ФПС по Саратовской области»;

· ГУ «ПЧ-52 ФПС по Саратовской области».

Положение о федеральной противопожарной службе Постановление Правительства РФ от 20 июня 2005 г.  № 385 «О федеральной противопожарной службе»//»Российская газета» от 28 июня 2005 г., № 137. является основным нормативным документов в области федеральных органов исполнительной власти. В данном Положении даются документы, которыми должны руководствоваться органы ФПС, подробно расписывается структура ФПС, перечисляются права в установленной сфере деятельности, показана структура личного состава ФПС, закрепляется выдача специальных удостоверений личному составу ФПС, а так же прописываются основные задачи и функции ФПС. Однако на основании пункта 4 Положения задачи, функции и порядок деятельности органов управления, подразделений и учреждений федеральной противопожарной службы определяются положениями (уставами) о них. Что обязывает все учреждения ФПС разрабатывать и утверждать свои уставы и положения.

Положение о федеральной противопожарной службе является основным документом для организации деятельности федеральной противопожарной службы на территории Российской Федерации; закрепляет основные задачи, функции, права ФПС; прописывает нормативную базу и является основанием для разработки уставов и положений для учреждений ФПС.

ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» начало свою деятельность 1 апреля 2006 г. С 1 января 2008 года произошла реорганизация 1 отряда ФПС, в его состав вошли много новых структурных подразделений.

В ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» создан Устав, который определяет задачи, цели, функции, полномочия и организацию деятельности 1 отряда ФПС.

По Уставу 1 отряда ФПС в штат включаются руководство и структурные подразделения. Подробнее указано ниже в схеме 2.

1 отряд ФПС создан в целях осуществления специальных и управленческих функций, координации деятельности подразделений входящих в структуру ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области».

Основными задачами 1 отряда ФПС являются:

· руководство деятельностью подчиненных подразделений;

· предупреждение и ликвидация пожаров, ЧС на территории Балаковского гарнизона;

· контроль за соблюдением осуществления мер в области лицензирования и сертификации;

· организация в пределах своих полномочий, взаимодействия всех видов пожарной охраны на территории Балаковского района.

Схема 2. Структура ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» Устав ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области».

Начальник ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области»

Заместитель Начальника		Юрисконсульт		Заместитель по материально-техническому обслуживанию		Заместитель по работе с кадрами		Главный бухгалтер, начальник ФО

Начальник канцелярии		Канцелярия		Отделение материально-технического обслуживания		Отделение кадров		Финансовое отделение (ФО)
Служба охраны труда		Служба пожаро- тушения		Отделение организации службы и пожаротушения		Пожарная часть № 21		Пожарная часть № 22		Пожарная часть № 23

Примечание: жирными линиями отмечено руководство 1 отряда ФПС

1 отряд ФПС в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет много функций, ниже перечислены некоторые из них:

· организует и контролирует деятельность структурных подразделений 1 отряда ФПС, оказывает им необходимую помощь в повышении эффективности работы;

· готовит и издает в пределах своей компетенции приказы и иные нормативные акты по вопросам деятельности подразделений ФПС МЧС России, осуществляет контроль за их исполнением;

· рассматривает поступающие письма, жалобы и заявления граждан, обеспечивает правильное разрешение поставленных в них вопросов. Контролирует эту работу в подчиненных подразделениях, обобщает критические замечания и предложения, содержащиеся в этих письмах и заявлениях, разрабатывает и реализует меры по устранению характерных недостатков;

· организует и проводит комплексный анализ и прогнозирование состояния пожарной безопасности на обслуживаемой территории, готовит в установленном порядке предложения по ее укреплению;

· устанавливает порядок и организацию службы, а также тушения пожаров и проведения, связанных с ними аварийно-спасательных работ;

· исследует крупные пожары, разрабатывает меры направленные на создание условий для успешной их ликвидации и т.д. Устав ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области», с 3.

Каждое структурное подразделение работает на основании нормативных документов своей сферы. Например, в службе охраны труда — Трудовой кодекс РФ; в пожарных частях и службе пожаротушения является приказ МВД РФ от 5 июля 1995 г. № 257 «Об утверждении нормативных правовых актов в области организации деятельности Государственной противопожарной службы» (с учетом изменений и дополнений согласно приказу МВД России от 6 мая 2000 г. № 477).

Таким образом, Федеральный закон «о пожарной безопасности» Федеральный закон от 21 декабря 1994 г. № 69-ФЗ «О пожарной безопасности» (с изменениями от 22 августа 1995 г., 18 апреля 1996 г., 24 января 1998 г., 7 ноября, 27 декабря 2000 г., 6 августа, 30 декабря 2001 г., 25 июля 2002 г., 10 января 2003 г., 10 мая, 29 июня, 22 августа, 29 декабря 2004 г., 1 апреля, 9 мая 2005 г., 2 февраля, 25 октября, 4, 18 декабря 2006 г., 26 апреля, 18 октября 2007 г., 22 июля 2008 г.)//Собрание законодательства Российской Федерации от 26 декабря 1994 г. № 35 ст. 3649, в «Российская газета» от 5 января 1995 г. № 3. был издан в целях защиты имущества граждан от пожара, самого гражданина, общества и государства в целом, а также для урегулирования различных вопросов, возникающих при пожаре между организациями. Поэтому пожарную охрану разделили на виды и закрепил за ними состав, специальные задачи, функции, ответственность и права как за организациями в целом, так и за конкретными должностными лицами. Это позволило улучшить пожарную охрану.

Положение о федеральной противопожарной службе является основным документом для организации деятельности федеральной противопожарной службы на территории Российской Федерации. Данное Положение устанавливает максимальную численность ФПС, закрепляет структуру, основные задачи, функции, права федеральной противопожарной службы, прописывает нормативную базу и является основанием для разработки уставов и положений для учреждений ФПС.

ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» создан 1 января 2008 года в целях осуществления специальных и управленческих функций, координации деятельности подразделений входящих в его структуру. Основным организационно-правовым документом является устав учреждения, который является правовой основой деятельности ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области». Именно Устав закрепляет за 1 отрядом ФПС задачи, цели, функции и полномочия. Основными задачами и функциями 1 отряда ФПС является обеспечение контроля за деятельностью подчиненных подразделений, предупреждение и ликвидация пожаров, ЧС на территории Балаковского гарнизона, прогнозирование и анализ состояния пожарной безопасности на территории г. Балаково и Балаковского района и обеспечение взаимодействия с ведомственными, добровольными и иными пожарными формированиями при тушении пожаров, проведении связанных с ними первоочередных аварийно-спасательных работ.

Все функции реализуются на основе использования документов, а организация работы с документами, то есть документационное обеспечение деятельности 1 отряда ФПС осуществляется на основании документов, которые рассмотрим следующим пунктом.

пожарный служба делопроизводство

1.2 Анализ локальных нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области»

Документационное обеспечение управления охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

В ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» имеются следующие локальные нормативные акты, регламентирующие документационное обеспечение деятельности ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области»:

· Инструкция по делопроизводству, утвержденная приказом МЧС России от 01.12.2008 № 735 «Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской обороны, организациях системы МЧС России»;

· Перечень документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск ГО, подразделений ГПС, учреждений и организаций системы МЧС России с указанием сроков их хранения, утвержден приказом МЧС России от 30.12.2004 № 630;

· Инструкция по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденная постановлением Правительства Российской Федерации от 05 января 2004 г. № 3-1 (приказ МЧС России от 04.02.2004 № 05);

· Инструкция по работе с обращениями граждан, утвержденная приказом МЧС России от 31.01.2007 № 45 «Об утверждении Инструкции по работе с обращениями граждан в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 20 февраля 2007 г., регистрационный № 8970);

· приказы МВД РФ от 5 июля 1995 г. № 257 «Об утверждении нормативных правовых актов в области организации деятельности Государственной противопожарной службы» и от 6 мая 2000 г. № 477 «О внесении изменений и дополнений в боевой устав пожарной охраны, утвержденный приказом МВД России от 5 июля 1995 г № 257»; и т.д.

Временная инструкция по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской обороны, организациях системы МЧС России (далее Инструкция по делопроизводству) устанавливает порядок работы с несекретными документами, включая документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения (для служебного пользования), а также документы, поступающие по электронной почте.

Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятым и введенным в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст, Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате МЧС России, утвержденной приказом МЧС России от 29.07.2008 № 425, другими нормативными правовыми актами по вопросам делопроизводства Приказ МЧС от 01 декабря 2008 г. № 735 «Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской обороны, организациях системы МЧС России», ст. 1.3..

Текст Инструкции по делопроизводству простой, не оперирует многочисленными определениями, последовательный, а структура имеет следующий вид.

Первая глава называется «общие положения». В ней рассматриваются цель написания Инструкции по делопроизводству, что она устанавливает, в соответствии с какими документами была разработана, границы ее действия, функции и структуру службы ДОУ, функции, права и ответственность сотрудников службы ДОУ, организация работы с документами в нерабочее время и закрепляется обязательное создание инструкции по действиям сотрудников службы ДОУ при переводе с мирного на военное время.

Во второй главе описывается прием и регистрация поступающей корреспонденции. В ней подробно описывается кем и когда принимается корреспонденция, какие конверты вскрываются, какие документы регистрируются а какие нет, утверждается 2 формы журнала входящей корреспонденции (общая и для руководящих документов), работа с документами после проставления начальником резолюции и документами присланными по электронной почте и т.д.

Третья глава — регистрация и отправка исходящих документов, а также регистрация внутренних документов. В этой главе расписывается какие документы кем, где и в какой срок регистрируются, устанавливается форма исходящего номера, и т.д.

Четвертая глава называется «Общие требования к оформлению документов» и делится на две части: первая — бланки документов, вторая — оформление реквизитов в процессе подготовки документов. В первой части описываются форматы и размеры бумаги, даются образцы документов с продольным и угловым расположением реквизитов, а также перечень документов относящихся к бланкам строгой отчетности. Во второй части четвертой главы описываются допустимые шрифты, размеры и поля документов, закрепляются официальные реквизиты и даются правила оформления 23 реквизитов (за исключением 01, 02, 04, 05, 06, 07, 14).

В пятой главе описываются особенности подготовки и оформления отдельных видов документов. Она делится на пункты:

5.1. Распорядительные документы.

5.2. Уставы, положения, инструкции.

5.3. Протоколы совещаний, заседаний.

5.4. Акты.

5.5. Служебные письма.

5.6. Докладные и служебные записки, справки.

5.7. Телеграммы.

5.8. Телефонограммы.

В каждом пункте рассматривается разработка, оформление и согласование проектов документов; представление проектов на подпись; регистрация и рассылка документов.

Т.к. работа с обращениями граждан регламентируется приказом МЧС России от 31.01.2007 № 45 «Об утверждении Инструкции по работе с обращениями граждан в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий», в шестой главе Инструкции по делопроизводству дается только основные правила: где, как и в какой срок регистрируются обращения граждан, срок их исполнения и как оформляются и регистрируются ответы.

Контроль за исполнением служебных документов рассматривается в седьмой главе.

Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (с пометкой «Для служебного пользования»), осуществляется в соответствии с приказом МЧС России от 29.11.94 № 765ДСП «О порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» и с учетом особенностей, изложенных в восьмой главе Инструкции по делопроизводству.

Девятая глава — выполнение машинописных и копировально-множительных работ. В ней описывается где выполняются эти работы, на каких бланках, учет и требования к рукописным документам и подлежащием копированию.

В десятой главе «Изготовление и использование печатей и штампов» ссылка на Инструкцию о порядке изготовления, учета, хранения печатей и штампов и пользования ими в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, утвержденной приказом МЧС России от 15.11.2004 № 516ДСП.

В одиннадцатой главе раскрывается организация работы с документами в делопроизводстве. Она делится на следующие пункты:

11.1. Составление номенклатуры дел.

11.2. Формирование дел.

11.3. Оформление дел.

11.4. Хранение дел в структурных подразделениях территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России.

В этих пунктах подробно и четко описывается вся работа с исполненными документами организации.

В двенадцатой главе «Подготовка и передача документов в архив органа управления, воинской части, организации системы МЧС России» ссылка на Инструкцию по архивной работе в органах управления, соединениях, воинских частях войск гражданской обороны и организациях системы МЧС России, утвержденной приказом МЧС России от 16.03.2006 № 160.

В тринадцатой главе Инструкции по делопроизводству расписывается правила приема-передачи документов, дел при смене руководителя структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, или ответственного за ведение делопроизводства структурного подразделения, реорганизации или ликвидации территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России (структурного подразделения).

В Инструкции есть небольшие отличия от Государственных стандартов в оформлении документов. Например: другие границы полей: левое — 2,5 см, правое — 1 см, верхнее — 2 см, нижнее — 2 см., даты документов оформляются только цифровым способом, реквизит «Отметка о наличии приложений» печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля. При оформлении распорядительных документов: реквизит «Наименование организации» отделяется от текста чертой; заголовок пишется во всю длину по центру строки; слово «приказываю» пишется на той же строке где констатирующая часть, прописными буквами, и др.

Выполнение требований Инструкции является обязательным для всех работников системы МЧС России.

В целом, текст инструкции максимально конкретен, не допускаются различные толкования, в инструкции подробно описываются все виды документов и четко сформулирована организация работы с документами.

Перечень документов со сроками хранения представляет собой систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — Введ. 1999-01-01. — М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. ст. 96.

Перечень документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск ГО, подразделений ГПС, учреждений и организаций системы МЧС России с указанием сроков их хранения (далее Перечень) предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение всех видов документов. Он используется при формировании дел, при подготовке номенклатур дел, при разработке схем классификации документов, а также в практике работы экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) архивных органов и экспертных комиссий (ЭК) организаций системы МЧС России. Е.А. Кошелева. Применение перечней документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.// Секретарь-референт. 2009. №4.

Текст Перечня составлен на основе Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 6 октября 2000 г., с изменениями от 27 октября 2003 г.) с уклоном на специфические функции организаций системы МЧС России. Таком образом, в Перечне соблюдены все сроки хранения.

Организация работы с секретными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 05 января 2004 г. № 3-1 (приказ МЧС России от 04.02.2004 № 05) в 1 отряде ФПС есть и подлежит обязательному ознакомлению руководством отряда и сотрудниками, отвечающих за делопроизводство в отряде. Однако, самих секретных документов в отряд никогда не поступало.

Порядок работы с обращениями граждан регламентируется приказом МЧС России от 31.01.2007 № 45 «Об утверждении Инструкции по работе с обращениями граждан в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий» (далее Инструкция). Инструкция устанавливает порядок работы с письменными, а также устными предложениями, заявлениями и жалобами граждан, должностных и других лиц, запросами и обращениями членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов представительных (законодательных) органов субъектов Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства, а также организации приема граждан, должностных и других лиц в центральном аппарате МЧС России, а также в территориальных органах, в соединениях и воинских частях войск гражданской обороны и организациях МЧС России.

Инструкция разработана в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Положением о Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 11 июля 2004 г. № 868 и т.д. Приказ МЧС России от 31.01.2007 № 45 «Об утверждении Инструкции по работе с обращениями граждан в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий».

Текст Инструкции состоит из следующих разделов:

1. Общие положения. В нем расписываются в соответствии с чем написана данная Инструкция, цели, ответственность, устанавливается регистрация (осуществляется отдельно от других направлений документационного обеспечения и начинается ежегодно с номера 1), даются определения.

2. Регистрация и учет письменных обращений граждан. В этом разделе устанавливаются сроки регистрации обращений, правила
работы с почтовыми отправлениями, вызывающими подозрение на содержание веществ или предметов, опасных для жизни и здоровья людей, формы актов и журналов, регистрационного индекса и т.д.

3. Рассмотрение обращений граждан. В этом разделе устанавливаются сроки и правила рассмотрения, а также форма заключения проведенной проверки.

4. Контроль за исполнением и сроки исполнения обращений граждан.

5. Здесь рассматриваются правила хранения письменных обращений и материалов, связанных с их рассмотрением.

6. Личный прием граждан. В этом разделе устанавливается где и кем проводится личный прием, формы заявления о личном приеме и форма журнала, правила приема и т.д.

7. Организация работы с обращениями граждан. Анализ состояния работы с обращениями граждан в организациях МЧС России осуществляется ежеквартально. По результатам анализа организации работы с обращениями граждан передаются в Административный департамент МЧС России информацию по форме, указанной в данном разделе, о работе с обращениями граждан (ежеквартально и по итогам работы за год не позднее 15 января следующего за отчетным периодом года).

Документ четко прописывает права сотрудников на защиту собственных интересов, структуру органов и их компетентность Лашкина Елена. Не запирайте вашу дверь.// Российская газета. 2 ноября 2006 г. № 4212..

Основным документом регламентирующим деятельность дежурных караулов в пожарных частях и ее документирование является приказ МВД РФ от 5 июля 1995 г. № 257 «Об утверждении нормативных правовых актов в области организации деятельности Государственной противопожарной службы» (с учетом изменений и дополнений согласно приказу МВД России от 6 мая 2000 г. № 477). В приказе утверждаются:

· устав службы пожарной охраны;

· боевой устав пожарной охраны.

Устав службы пожарной охраны (далее УСПО) определяет назначение, порядок организации и осуществления службы пожарной охраны в Российской Федерации и имеет следующую структуру:

Глава 1. Общие положения. В ней раскрываются основные понятия, применяемые в УСПО, перечисляется руководство гарнизонной и караульной службами и обязанности личного состава.

Глава 2. Гарнизонная служба. В состав этой главы входят:

· Организация и несение гарнизонной службы.

· Нештатные службы гарнизона.

· Должностные лица гарнизона.

· Начальник гарнизона.

· Оперативный дежурный гарнизона.

· Диспетчер гарнизона.

· Начальник нештатной газодымозащитной службы.

· Начальник нештатной технической службы.

· Начальник нештатной службы связи.

· Особенности организации гарнизонной службы при введении особого противопожарного режима.

В этой главе в основном обозначаются цели, задачи, функции и ответственность личного состава, а также цели и задачи гарнизонной службы.

Глава 3. Караульная служба. В этой главе так же обозначаются цели, задачи, организация караульной службы, а также цели, задачи, функции и ответственность личного состава караульной службы, размещение личного состава и техники, внутренний распорядок и т.д.

Глава 4. Проверка гарнизонной и караульной служб.

В приложениях приводится перечень документов, регламентирующих организацию гарнизонной службы, даются образцы плана гарнизонных мероприятий, расписания выездов, плана привлечения сил и средств, сведений о наличии сил и средств гарнизона, журнал учета людей, находящихся в детских и лечебных учреждениях в ночное время суток, распорядка дня караула, схемы построения караула и наряда на службу.

Таким образом, устав службы является основным нормативным документом в организации деятельности служб пожарной охраны любой формы собственности и закрепляет за личным составом документирование своей деятельности. Текст устава службы простой, слаженный, четкий и в нем нет противоречий и загруженности определениями. В нем прописан четкий порядок организации деятельности служб пожарной охраны, подробно расписываются обязанности, права и ответственность каждого должностного лица и сотрудника караула, закрепляется создание и заполнение обязательных документов и журналов в службе. На основе устава службы составляются должностные инструкции сотрудников караула. Выполнение требований устава службы пожарной охраны является обязательным для всех, но осуществляется с учетом особенностей организации служб.

Боевой устав пожарной охраны определяет основы организации тушения пожаров и проведения, связанных с ними первоочередных аварийно-спасательных работ и имеет следующую структуру:

Глава 1. Общие положения — даются термины, цели боевых действий, принцип выбора боевых действий и средства для их реализации.

Глава 2. Боевые действия подразделений включают в себя:

· Обработка вызовов.

· Проведение разведки.

· Спасание людей и имущества.

· Боевое развертывание.

· Ликвидация горения.

· Выполнение специальных работ.

· Сбор и возвращение в подразделение.

Глава 3. Управление боевыми действиями на пожаре выполняют:

· Боевые участки.

· Руководитель тушения пожара.

· Начальник оперативного штаба.

· Начальник тыла.

· Начальник боевого участка, сектора.

Глава 4. Обязанности, права и ответственность участников тушения пожара.

Глава 5. Тушение пожаров в сложных условиях это:

· Тушение пожаров в непригодной для дыхания среде.

· Тушение пожаров при неблагоприятных климатических условиях.

· Тушение пожаров при недостатке воды.

· Тушение пожаров в условиях особой опасности для личного состава.

В приложениях указываются рекомендованные формы путевки о выезде на пожар, журнала учета сил и средств, журнала учета боевых участков и журнала учета распоряжений и информации, образец акта о пожаре, даются подробные описания знаков различия на касках, нарукавных повязок, обозначений, приводится список допустимых сокращений при ведении служебной документации.

Таким образом, боевой устав является основным нормативным документом в организации боевых действий службами пожарной охраны. Текст боевого устава прост, конкретен, слажен, в нем нет противоречий и загруженности сложными предложениями. В нем определен четкий порядок боевых действий (начиная с момента получения сообщения о пожаре и до возвращения подразделений пожарной охраны на место постоянной дислокации), подробно расписываются действия должностных лиц по руководству участниками тушения пожара, в том числе закрепляется заполнение обязательных документов и журналов, а также прописываются обязанности, права и ответственность участников тушения пожара. Выполнение требований боевого устава пожарной охраны является обязательным не только для служб пожарной охраны, но и для иных привлеченных сил (милиции, газовой службы и т.д.)

Однако приказом МВД РФ от 6 июля 2005 г. № 538 «О признании утратившими силу нормативных правовых актов МВД России» приказы МВД РФ от 5 июля 1995 г. № 257 «Об утверждении нормативных правовых актов в области организации деятельности Государственной противопожарной службы» и от 6 мая 2000 г. № 477 «О внесении изменений и дополнений в боевой устав пожарной охраны, утвержденный приказом МВД России от 5 июля 1995 г № 257» утратили силу. До сих пор в системе органов МЧС не приняты никакие нормативные документы по организации службы и боевых действий пожарной охраны. Таким образом, уже 5 лет структурные подразделения пожарной охраны работают по лишенным правовой основы документам.

Таким образом, в 1 отряде ФПС имеются локальные нормативные акты, регламентирующие документационное обеспечение его деятельности — это Инструкция по делопроизводству; Перечень документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск ГО, подразделений ГПС, учреждений и организаций системы МЧС России с указанием сроков их хранения; Инструкция по обеспечению режима секретности в Российской Федерации; Инструкция по работе с обращениями граждан и приказы МВД РФ об утверждении нормативных правовых актов Приказ МВД РФ от 5 июля 1995 г. № 257 «Об утверждении нормативных правовых актов в области организации деятельности Государственной противопожарной службы». и о внесении изменений и дополнений в боевой устав пожарной охраны Приказ МВД РФ от 6 мая 2000 г. № 477 «О внесении изменений и дополнений в боевой устав пожарной охраны, утвержденный приказом МВД России от 5 июля 1995 г № 257»..

Большинство внутренних локальных нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» разработаны в соответствии с современным законодательством, имеют сложную, но логическую структуру текста и четко отвечают на поставленные в них вопросы.

Подведем итоги по главе. ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» создан 1 января 2008 года в целях осуществления специальных и управленческих функций, координации деятельности подразделений входящих в его структуру. Основным организационно-правовым документом является устав учреждения, который является правовой основой деятельности ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области». Именно Устав закрепляет за 1 отрядом ФПС задачи, цели, функции и полномочия. Основными задачами и функциями 1 отряда ФПС является обеспечение контроля за деятельностью подчиненных подразделений, предупреждение и ликвидация пожаров, ЧС на территории Балаковского гарнизона, прогнозирование и анализ состояния пожарной безопасности на территории г. Балаково и Балаковского района и обеспечение взаимодействия с ведомственными, добровольными и иными пожарными формированиями при тушении пожаров, проведении связанных с ними первоочередных аварийно-спасательных работ.

В ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» имеются следующие локальные нормативные акты, регламентирующие документационное обеспечение деятельности ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области»:

· Инструкция по делопроизводству;

· Перечень документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск ГО, подразделений ГПС, учреждений и организаций системы МЧС России с указанием сроков их хранения;

· Инструкция по обеспечению режима секретности в Российской Федерации;

· Инструкция по работе с обращениями граждан;

· приказы МВД РФ от 5 июля 1995 г. № 257 «Об утверждении нормативных правовых актов в области организации деятельности Государственной противопожарной службы» и от 6 мая 2000 г. № 477 «О внесении изменений и дополнений в боевой устав пожарной охраны, утвержденный приказом МВД России от 5 июля 1995 г № 257».

Все перечисленные документы имеют структуру текста, которая обеспечивает логическое развитие темы правового регулирования. При большом объеме текста в данных локальных нормативных актах излагаются лишь главные вопросы, а остальные вопросы излагаются в приложениях к данному документу. Текст оформлен в виде глав, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки, а также в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Большинство внутренних локальных нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» разработаны в соответствии с современным законодательством, подробно расписываются все поставленные в них вопросы, и что не маловажно закрепляется ответственность за халатность и невыполнение возложенных обязанностей.

Анализ документационного обеспечения деятельности ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» позволит оценить эффективность организации работы с документами.

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННОГО УЧРЕЖДЕНИЯ «1 ОТРЯД ФЕДЕРАЛЬНОЙ ПРОТИВОПОЖАРНОЙ СЛУЖБЫ ПО САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ»

2.1 Особенности ведения делопроизводства в службе документационного обеспечения ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области»

Документационное обеспечение управления охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.

Основными целями службы документационного обеспечения управления, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. В ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» эти цели реализует канцелярия.

Выполнение этих целей предусматривает решение следующих задач:

· постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;

· обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами;

· сокращение документооборота;

· разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М., 1991, с. 66..

В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы документационного обеспечения управления не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба документационного обеспечения управления принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами Янковая В.Ф. Организация службы документационного обеспечения.// Секретарь-референт. 2005. №1, с.7.

По штатному расписанию в канцелярию ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» входят всего два сотрудника — начальник канцелярии и секретарь-машинистка. Однако на практике немного по-другому. Фактически документационным обеспечением деятельности ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» занимаются начальник канцелярии и младший инспектор по обеспечению (по штатному расписанию значиться в отделении материально-технического обслуживания). Таким образом, структура подчинения в канцелярии ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» такая:

На начальника канцелярии и младшего инспектора по обеспечению возлагаются следующие функции:

· прием, учет и распределение поступающих документов;

· передача документов на рассмотрение начальнику организации системы МЧС России и после получения соответствующей резолюции — исполнителям;

· учет и регистрация исходящих документов, проверка правильности их оформления и отправка;

· контроль за прохождением документов, подготовка руководству сводок об исполненных и находящихся на исполнении документах;

· контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;

· разработка номенклатуры дел;

· формирование, оформление, учет, хранение дел; подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;

· отбор и уничтожение служебных документов и дел с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению;

· учет печатей и штампов и контроль за их использованием;

· проведение инструктажа вновь принятых сотрудников по вопросам организации работы с документами Приказ МЧС от 01 декабря 2008 г. № 735 «Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской обороны, организациях системы МЧС России», ст. 1.9..

А на секретаря-машинистку канцелярии возлагаются следующие функции:

· организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности начальника 1 отряда ФПС;

· составление, оформление проектов документов;

· прием, учет и регистрация обращений граждан;

· организация приема посетителей;

· прием поступающих документов на подпись начальнику 1 отряда ФПС;

· сбор и обработка информации, необходимой начальнику 1 отряда ФПС;

· организация проведения телефонных переговоров начальника 1 отряда ФПС.

Таким образом, секретарь-машинистка канцелярии осуществляет функции секретаря руководителя и, как и младший инспектор по обеспечению, не выполняет функции и обязанности указанные в должностных инструкциях.

Канцелярия размещается в помещении, оборудованном барьером для выдачи документов и ограничения доступа посторонних лиц. Двери канцелярии имеют надежные замки и сигнализацию, выведенную на пульт управления дежурного (пункт охраны), что установлено Инструкцией по делопроизводству Приказ МЧС от 01 декабря 2008 г. № 735 «Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской обороны, организациях системы МЧС России», ст.1.13.. Канцелярия оборудована специальными шкафами для временного хранения документов, сейфом, ПК и др.

Важнейшей задачей любой службы ДОУ является организация документооборота. Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления. Говоря о порядке движения документов, можно выделить несколько этапов документооборота:

· прием и первичная обработка документов;

· предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

· регистрация документов;

· организация движения документов внутри организации (включающая информационно-справочную работу, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов);

· обработка исполненных и отправляемых документов и подшивка их в дело.

Прием, первоначальная обработка документов проводится одним из сотрудников канцелярии. Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты по факсу, электронной почте. При получении документов прежде всего проверяется правильность их доставки. Ошибочно полученная корреспонденция возвращается отправителю или пересылается адресату. Все конверты с документами вскрываются, за исключением писем с пометкой «лично». При вскрытии конвертов проверяется правильность доставки и целостность вложений. При обнаружении отсутствия документа или его отдельных листов, приложений, несоответствия номера, указанного на пакете, номеру вложенного документа, составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта направляется отправителю, второй остается в канцелярии. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.

Для факса также проверяется как общее количество полученных страниц, соответствие их количества указанному на первом листе факса, так и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю. Крестникова О.В. Организация работы службы экспедирования корреспонденции (часть 1).// Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2010 г. № 1. В связи с тем, что текст факсимильной копии недолговечен, рекомендуется с факсимильной копии документа изготавливать ксерокопию до передачи на регистрацию. Приказ МЧС от 01 декабря 2008 г. № 735 «Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской обороны, организациях системы МЧС России», ст. 2.16.

Документы, поступившие по электронной почте, распечатываются, регистрируются и докладываются начальнику 1 отряда ФПС как обычные документы на бумажном носителе. При поступлении по электронной почте документа большого объема, допускается распечатывать сопроводительное письмо (или первый лист документа), остальная часть документа переносится на дискету (диск), передается на регистрацию. Приказ МЧС от 01 декабря 2008 г. № 735 «Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской обороны, организациях системы МЧС России», ст. 2.17.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Храмцовская Н.А. Новые Правила делопроизводства: пристальный взгляд специалиста.// Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2009 г. № 8. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа их доставки, передачи или создания. Не регистрируются, как правило, первичные документы бухгалтерского учета, плакаты, рекламные проспекты, поздравительные письма, приглашения, периодические издания и т.д. На зарегистрированных документах, как правило, в нижней правой части лицевой стороны первого листа основного документа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются номер, дата поступления и количество листов документа. На срочных документах указывается время их поступления. Если на лицевой стороне листа отсутствует свободное место, то штамп проставляется на оборотной стороне документа. Учет (регистрация) документов производится в журналах.

Форма журнала учета входящих документов

Дата, индекс документа	Номер и дата поступившего документа	Откуда поступил документ, Ф.И.О. исполнителя, контактный телефон	Краткое содержание документа	Кол-во листов	№№ экз.*)
				Основного документа	приложения	Основного документа	приложения
1	2	3	4	5	6	7	8
Резолюция руководства	Кому направлен на исполнение, дата и роспись	Отметка о возврате документа исполнителем (роспись и дата)	Отметка об исполнении документа	Отметка о подшивке или уничтожении документа	Примечание
9	10	11	12	13	14

Форма журнала учета входящих распорядительных документов вышестоящих органов

Индекс и дата	Краткое содержание	Кем издан	Кол-во полученных или размноженных экз.	№ экз.*)	Кол-во листов в экз.*)	Номер дела, куда подшит приказ, номера листов	Номер и дата акта об уничтожении приказа *)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9

^*)Для документов с отметкой «Для служебного пользования»

Форма журнала учета исходящих документов

Дата, индекс документа	Куда направлен	Наименование или краткое содержание документа	Кол-во экз.	№ экз.*)
			основного документа	приложения	Основного документа	приложения
1	2	3	4	5	6	7

^*) Для документов с отметкой «Для служебного пользования»

Продолжение формы журнала регистрации исходящих документов

Кол-во листов	Какой входящий номер исполняется	Фамилия исполнителя	Отметка о подшивке в дело копии документа	Примечание
Основного документа	приложения
8	9	10	11	12	13

Эти формы журналов утверждены в приложениях Инструкции по делопроизводству. Приказ МЧС от 01 декабря 2008 г. № 735 «Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской обороны, организациях системы МЧС России», приложения 3, 4, 8.

Исходящий номер документа (письма) состоит из порядкового номера, проставляемого в нарастающем порядке в течение года, и индекса дела по номенклатуре дел, в которое документ будет подшит. Например, № 23-3-5, где 23 — порядковый номер документа, 3-5 — индекс дела по номенклатуре дел.

После регистрации входящая корреспонденция передается на рассмотрение начальнику ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» или лицу его замещающему. После чего возвращается в канцелярию для заполнения оставшихся граф в журналах и обеспечения контроля за исполнением документа. И только после этого передается исполнителям.

При оптимально налаженной работе исполнители должны знакомиться с документами в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. При этом документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение. При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М., 1991, ст. 3.1.1.3. Ответственный исполнитель организует исполнение документа и несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документов. Соисполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

С исполненных документов списывают сотрудники канцелярии в журналы последнюю информацию, проставленную исполнителями, снимают документы с контроля и подшивают в дело.

Корреспонденция принимается к отправке незаконвертованной. Сотрудник структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, при приеме документов для регистрации и отправки проверяет правильность оформления и адресования документа, наличие всех приложений к ним, идентичность подписи указанной должности, наличие фамилии и номера телефона исполнителя документа, наличие указателя рассылки документа (при необходимости) и необходимого количества копий. Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям для доработки. Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт, на котором после адреса получателя проставляются исходящие номера всех вложенных документов.

Различают три основных потока документов: входящий, исходящий и внутренний.

Входящий документопоток образуют документы, поступающие в ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области». Все входящие документы поступают в канцелярию и подразделяются на:

· документы, направляемые начальнику 1 отряда ФПС;

· документы, направляемые в структурные подразделения 1 отряда ФПС;

· документы, направляемые отдельным исполнителям.

Все входящие документы, не зависимо кому они направлены, проходят следующую обработку

Входящий документопоток ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» складывается из:

· документов вышестоящих организаций (указы, постановления, приказы, решения, распоряжения, приказания, письма, телефонограммы);

· документов сторонних организаций (письма, договора, заявки);

· обращений граждан (предложений, заявлений, жалоб).

В течение 2008 года в ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» поступило 900 документов, из них документов вышестоящих организаций — 471, документов сторонних организаций — 429, обращений граждан — 0.

В течение 2009 года в ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» поступило 1005 документов, из них документов вышестоящих организаций — 748, документов сторонних организаций — 225, обращений граждан — 2.

Исходящий документопоток составляют документы, созданные в ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» и отправленные за ее пределы.

Обработка исходящих документов состоит из следующих этапов:

В исходящем документопотоке выделяется группа информационных документов. Исходящий документопоток ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» состоит из писем, докладных, справок, отчетов, договоров и документов по их выполнению, телефонограмм.

В течение 2008 года из ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» отправлено 1057 документов.

В течение 2009 года из ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» отправлено 1734 документа.

Внутренний документопоток, составляют документы, созданные в ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» и не выходящие за его пределы.

К внутренним относятся организационные документы (положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др.), распорядительные документы (приказы), самостоятельные группы (протоколы и акты, плановые и отчетные документы, рапорта, заявления и т.д.).

Внутренние документы имеют следующие этапы обработки:

В течение 2008 года в ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» зарегистрировано 1248 документов, из них организационных — 48, распорядительных — 639.

В течение 2009 года из ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» зарегистрировано 1503 документа, из них организационных — 12, распорядительных — 705.

В 1 отряде ФПС подсчет объема документооборота не производится. Но на основании приведенных данных можно рассчитать объем документооборота

Таким образом, служба документационного обеспечения управления в ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» — канцелярия — необходима для координации, контроля и реализации работ по документационному обеспечению. Сотрудники канцелярии действуют по Инструкции по делопроизводству Приказ МЧС от 01 декабря 2008 г. № 735 «Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской обороны, организациях системы МЧС России»., которая является основным внутренним локальным актом, регулирующим документационное обеспечение деятельности ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» и выполняют весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

Организация документооборота является важным звеном в документационном обеспечении деятельности ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области», т.к. включает в себя следующие этапы:

· прием и первичная обработка документов;

· предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

· регистрация документов;

· организация движения документов внутри организации (включающая информационно-справочную работу, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов);

· обработка исполненных и отправляемых документов и подшивка их в дело.

Различают три основных потока документов: входящий (указы, постановления, приказы, решения, распоряжения, приказания, письма, методические указания, телефонограммы, договора, заявки, предложения, заявления, жалобы и др.), исходящий (письма, докладные, справки, отчеты, договора и документы по их выполнению, телефонограммы и др.) и внутренний (положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания, приказы, протоколы, отчеты и др.).

2.2 Технология документирования и работы с документами в пожарных частях ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области»

Пожарные части ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» делятся на два типа: по охране города Балаково и объектовые, которые осуществляют охрану предприятия (организации) и находятся на его территории. Объектами, охраняемыми подразделениями ФПС МЧС России, считаются организации (предприятия), охрана которых в соответствии с законодательными и иными нормативными актами Российской Федерации осуществляется подразделениями ФПС МЧС России по профилактике и (или) тушению пожаров. В состав объектовых пожарных частей входит отделение профилактики пожаров.

Нормативные акты регламентирующие деятельность пожарных частей и их документирование:

· Устав службы пожарной охраны; Приказ МВД РФ от 5 июля 1995 г. № 257 «Об утверждении нормативных правовых актов в области организации деятельности Государственной противопожарной службы» (с учетом изменений и дополнений согласно приказу МВД России от 6 мая 2000 г. № 477), п. 1.1.

· Боевой устав пожарной охраны; Там же, п. 1.2.

· Правила по охране труда; Приказ МЧС России от 31 декабря 2002 г. № 630 «Об утверждении и введении в действие правил по охране труда в подразделениях ГПС МЧС России (ПОТРО-01-2002)», п.1.

· Наставления по газодымозащитной службе ГПС МВД России; Приказ МВД России от 30.04.96 № 234 «Об утверждении Наставления по газодымозащитной службе государственной противопожарной службы МВД России», п.1.

· Наставления по технической службе ГПС МВД России; Приказ МВД России от 24.01.1996 № 34 «Об утверждении Наставления по технической службе ГПС МВД России», п.1.

· Наставления по службе связи ГПС МВД России; Приказ МВД России от 30 июня 2000 г. № 700 «Об утверждении наставления по службе связи ГПС МВД России», п.1.

· Инструкции по организации деятельности объектовых подразделений МЧС России по профилактике и (или) тушению пожаров. Инструкции по организации деятельности объектовых подразделений МЧС России по профилактике и (или) тушению пожаров, утверждена МЧС РФ 30 сентября 2005 г.

Документирование дежурного караула идентично во всех частях, рассмотрим его на примере 21 пожарной части ГУ «1 отряд федеральной противопожарной службы по Саратовской области» (по охране города Балаково), а документирование отделения профилактики пожаров рассмотрим на примере 23 пожарной части ГУ «1 отряд федеральной противопожарной службы по Саратовской области» (по охране Балаковской АЭС).

Документирование деятельности 21 пожарной части ГУ «1 отряд ФПС по саратовской области».

Основным документом, регламентирующим организацию деятельности пожарных частей и службы пожаротушения, как уже было сказано, является приказ МВД РФ от 5 июля 1995 г. № 257 «Об утверждении нормативных правовых актов в области организации деятельности Государственной противопожарной службы» (с учетом изменений и дополнений согласно приказу МВД России от 6 мая 2000 г. № 477), т.к. именно он определяет назначение, порядок организации и осуществления службы пожарной охраны в Российской Федерации и основы организации тушения пожаров, проведения, связанных с ними первоочередных аварийно-спасательных работ.

Согласно Уставу службы пожарной охраны Приказ МВД РФ от 5 июля 1995 г. № 257 «Об утверждении нормативных правовых актов в области организации деятельности Государственной противопожарной службы» (с учетом изменений и дополнений согласно приказу МВД России от 6 мая 2000 г. № 477), п. 94., смена караулов осуществляется в целях непрерывного поддержания боевой готовности караулов и включает в себя: подготовку к смене, развод караулов, передачу дежурства.

Смена караулов во всех подразделениях гарнизона проводится в одно и то же время, устанавливаемое начальником гарнизона. В пожарных частях ГУ «1 отряд ФРС по Саратовской области» смена караула начинается в 8.00.

Во время подготовки к смене начальник заступающего караула получает от сменяющегося начальника караула — сведения об изменении оперативной обстановки в районе выезда подразделения, после чего составляет наряд на службу (заполняется первый лист книги службы).

УТВЕРЖДАЮ Начальник ________________ __________________________ (звание, ФИО) «__» ________________ 20__г НАРЯД НА СЛУЖБУ «_____» караула с _______ час. «___» ____________ 20__ г. до _______ час. «___» ____________ 20__ г. Начальник караула ___________________ Диспетчер (радиотелефлнист) _____________ Помощник начальника караула ________________________________________________ 1. Состав караула. По списку __________ Налицо __________ В боевом расчете ________ В отпуске _____ В командировке ___________ Отсутствуют по болезни ___________ Иные причины ___ Боевой расчет Состав боевого расчета Автомобиль ______________ Автомобиль ______________ Автомобиль ______________ Автомобиль ______________ Фамилия Фамилия Фамилия Фамилия Командир отделения Водитель № 1 №2 №3 №4 В боевом расчете: изолирующие противогазы ___________________________________ радиостанции носимые ______________________________________ дозиметрические приборы ___________________________________ костюмы защитные _________________________________________ В резерве: пожарные автомобили _____________________________________________ изолирующие противогазы __________________________________________ Внутренний наряд Вид наряда Фамилия Время заступления

В течении дежурства заполняется вторая страница книги службы:

ПРОВЕРИЛ Начальник _________________ ___________________________ (подпись) 2. Результаты караульной службы Выезды на пожары, аварии, занятия и др. Цель выезда Адрес Какие выехали автомобили Время выезда возвращения Обнаруженные неисправности противопожарного водоснабжения и закрытые проезды в районе выезда ______________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ПТВ, пожарные рукава, иные технические средства, вышедшие из строя или получившие повреждения Наименование ПТВ и др. Адрес, место применения Характер повреждения Происшествия в карауле (нарушения дисциплины, техники безопасности и др.) ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ Недочеты, вскрытые при проверке несения службы внутренним нарядом. ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ Недочеты, вскрытые при приеме — сдаче дежурства ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ Дежурство сдал Дежурство принял _________________

При подготовке к смене начальник заступающего караула ПЧ-21 выполняет действия по следующей схеме:

Проверка наличия и готовности личного состава к несению службы заключается в проверке численного должностного состава, его внешнего вида, снаряжения пожарных и состояния боевой одежды, а также в принятии мер к устранению обнаруженных недостатков. Объявляет составы боевых расчетов (указанные в книге службы) на пожарные автомобили, лиц внутреннего наряда и, при необходимости, назначает личный состав на посты и в дозоры. При проверке у водительского состава наличия удостоверений и свидетельств на право управления пожарным автомобилем, начальником караула заполняется журнал проведения инструктажей ПТБ и ПДД с водительским составом.

№ п/п	Дата проверки	Кто проверял	Содержание нарушения	Предлагаемые мероприятия	Срок выполнения	Отметка о выполнении	Подпись
1	2	3	4	5	6	7	8

Примечание. Образец журнала утвержден распоряжением Главного управления МЧС России по Саратовской области от 15.03.2000 № 69

При проверке средств ГДЗС заполняются журнал регистрации проверок №1 изолирующих противогазов и дыхательных аппаратов со сжатым воздухом

Дата проверки	ФИО владельца СИЗОД	№ закрепл. СИЗОД	Отметка об исправности СИЗОД	Давление в баллоне, кгс-см2	Подпись лица, проводившего проверку СИЗОД	Подпись начальника караула осуществляющего контроль за проведен проверки
1	2	3	4	5	6	7

Примечание. Образец журнала утвержден приказом МВД России от 30.04.96 № 234 «Об утверждении Наставления по газодымозащитной службе государственной противопожарной службы МВД России»

При проверке исправность технического вооружения заполняются

Журнал проверки технического состояния пожарной техники и средств связи

Дата	№ пожарного автомобиля, название радиостанции	№ радиостанции	Исправность радиостанции	Запись о приеме	Бензин, ДТ	Подпись лица проводившего проверку	Подпись начальника караула
1	2	3	4	5	6	7	8

Журнал пункта связи части

Время получения извещения (информация)	Место пожара (адрес) и что горит: информация с места пожара о ходе тушения, вызове дополнительных сил и средств, неисправности водопровода и средств связи, проездов, дорог и др. фамилии лиц, передавших и принявших сообщения
дата	часы и минуты
1	2	3
Какие части (отделения) выехала на пожар (аварию) стихийное бедствие, учение, занятия	Время	Принятые меры
	выезда	прибытия к месту пожара	пожар локализован	пожар потушен	возвращения частей, отделений
4	5	6	7	8	9	10

Примечание. Образец журнала утвержден приказом МВД России от 30 июня 2000 г. № 700 «Об утверждении наставления по службе связи ГПС МВД России»

После инструктажа по технике безопасности начальник караула заполняет журнал целевых инструктажей по охране труда с личным составом:

№ п/п	ФИО, должность лица, с которым проводился инструктаж	ФИО, должность лица проводившего инструктаж	Дата проведения инструктажа	Вид работ, перед которым проводился инструктаж	Подпись проводившего инструктаж	Подпись лица, с которым проводился инструктаж
1	2	3	4	5	6	7

Примечание. Образец журнала утвержден приказом МЧС России от 31 декабря 2002 г. № 630 «Об утверждении и введении в действие правил по охране труда в подразделениях ГПС МЧС России (ПОТРО-01-2002)»

На развод выводится весь личный состав заступающего и сменяющегося караулов. Развод караулов проводится начальником подразделения или лицом, его замещающим.

Начальник заступающего караула уведомляет начальника сменяющегося караула о готовности караула к разводу.

По команде начальника заступающего караула личный состав заступающего и сменяющегося караулов надевает боевую одежду и снаряжение и строится в установленном начальником подразделения месте (рис. 1)

Начальник сменяющегося караула, получив уведомление о готовности заступающего караула к разводу, выстраивает караул в боевой одежде и снаряжении перед строем заступающего караула, а затем становится на правом фланге строя своего караула.

Начальник подразделения здоровается с личным составом караулов и подает команду «Вольно», затем проверяет готовность личного состава заступающего караула, дает оценку службы сменяющегося караула, ставит задачу по несению караульной службы, после чего подает команды: «Караулы, равняйсь. Смирно», «Для приема и сдачи боевого дежурства разойдись». По этой команде личный состав караулов приступает к сдаче и приему дежурства.

О результатах сдачи и приема пожарные и водители докладывают командирам отделений, а командиры отделений — помощнику начальника караула. Приняв доклады, начальники караулов осуществляют необходимые записи в книге службы. Приняв от начальников караулов доклады о сдаче и приеме дежурства, начальник подразделения проверяет записи сменяющегося караула в книге службы, утверждает лист наряда на службу заступающего караула и отдает приказание о подаче сигнала «Отбой». С этого момента личный состав сменившегося караула считается свободным от несения службы.

Развод и передача дежурства не должны продолжаться более 30 мин.

После заступления на дежурство начальник караула передает на ЦППС сведения о составе караула по следующей форме:

Наименование гарнизона, № пожарной части	Пожарная техника
	Боевой расчет
	Основная	Специальная
	АЦ	АНР	АВ	АП	Пр.	АЛ	КП	АТ	АР	АС	Пр.
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
Резерв	На расчете	Число изолирующих противогазов
АЦ	АНР	АВ	КП	Пр.	ТО	Ремонт	в боевом расчете	в резерве
14	15	16	17	18	19	20	21	22	23
Личный состав
По списку	На лицо	Боевой расчет	Отсутствуют
		всего	Нач. кар.	Диспетчер	ПНК, ком.отд.	Водители	Пожарные	Газодымо защит.	всего	Отпуск
24	25	26	27	28	29	30	31	32	33	34
Отсутствует	Некомплект	Огнетушащие средства
		вывозимые на пож. авто.	Резерв
По болезни	Командировка	Прочее		Пенообр., л.	Порошок, кг.	Пенообр., л.	Порошок, кг.
35	36	37	38	39	40	41	42

Эти данные нужны для определения боевой готовности сил и средств подразделений пожарной охраны, необходимых для тушения различных пожаров, а также для привлечения вспомогательных сил и средств подразделений пожарной охраны в кротчайшие сроки.

Дальше дежурство заступившего караула идет по внутреннему наряду и распорядку дня.

Распорядок дня утверждается приказом начальника ПЧ-21 в начале каждого года и имеет следующий вид:

РАСПОРЯДОК ДНЯ личного состава дежурных смен 21 пожарной части ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» № п/п Наименование мероприятия Время Смена караулов, передача дежурства 8:00 — 8:30 Подготовка к занятиям 8:30 — 8:40 Отработка нормативов 8:40 — 9:40 Занятия согласно расписания 1 час 9:50 — 10:35 2 час 10:45 — 11:30 3 час 11:40 — 12:25 4 час 12:30 — 13:15 Время приема пищи 13:20 — 14:20 Административно-хозяйственные мероприятия по улучшению условий, режимов труда и отдыха личного состава 14:20 — 15:20 Уход за пожарной техникой, пожарно-техническим вооружением и оборудованием 15:20 — 17:00 Резервное время начальника караула 17:00 — 18:00 Спортивные мероприятия 18:00 — 19:00 Время приема пищи 19:00 — 19:45 Время психологической разгрузки и самостоятельной подготовки 19:45 — 20:45 Культурный досуг, просмотр телепередач, время личных потребностей 20:45 — 21:45 Вечерний туалет 21:45 — 22:00 Отдых, кроме лиц внутреннего наряда 22:00 — 6:00 Подъем, утренний туалет, физзарядка 6:00 — 6:30 Время приема пищи 6:30 — 7:00 Подготовка к смене караула 7:00 — 8:00

Занятия по подготовке личного состава дежурных смен 21-й пожарной части проводятся каждый день. Расписание занятий составляется заместителем начальника ПЧ-21 на каждый месяц.

Начальник караула несет ответственность за качество подготовки личного состава караула и проводит занятия и мероприятия, предусмотренные расписанием занятий. Главным в обучении личного состава считается подготовка к практической работе по организации боевых действий на пожаре.

Занятия делятся на классно-групповые (лекция, семинар) и практические (отработка нормативов, физическая подготовка).

На классно-групповых занятиях изучают нормативно-методическую базу пожарной охраны, разбирают теоретические вопросы, объясняющие принцип работы приборов, механизмов, изучают оказание первой медицинской помощи, тактико-технические характеристики пожарных машин и т.д. Практические занятия проводят при изучении оперативно-тактических особенностей наиболее важных объектов, новых видов пожарной техники, при решении пожарно-тактических задач, на занятиях по пожарно-строевой подготовке. В ходе практических занятиях закрепляются и углубляются ранее полученные знания. Практические занятия могут проводится в классах, гаражах, на полигоне и т.д. В конце занятий оценки и посещаемость проставляются в журнале учета занятий, успеваемости и посещаемости личного состава караула:

1. Наименование предмета _________________________________

№ п/п	должность	ФИО	Дата, учет успеваемости и посещаемости
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
Дата	Количество часов	Темы занятия, метод проведения Подпись лица, проводившего занятия
11	12	13

2. Учет результатов обработки (выполнения) нормативов по пожарно строевой и физической подготовке, противопожарной службе ГО

№ п/п	Должность	ФИО	Дата ………..	Дата ………..	Дата ………..
			Обн. № 1 ……	Обн. № 1 ……	Обн. № 1 ……
			Оценка время	Оценка время	Оценка время
1	2	3	4	5	6

3. Самостоятельное обучение. Учет выполнения индивидуальных заданий.

№ п/п	ФИО	Содержание задания	Срок исполнения	Оценка выполнения задания	Подпись лица, дававшего задание
1	2	3	4	5	6

4. Учет результатов контроля занятий

№ п/п	Дата	ФИО субъекта контроля	Результаты контроля, подпись проверявшего	Что сделано по устранению недостатков, дата, подпись
1	2	3	4	5

В случае поступления сообщения о пожаре на пункт связи части, диспетчер делает запись о времени поступления звонка и месте возгорания в журнале пункта связи части, дает сигнал тревоги и заполняет путевой лист для выезда пожарного автомобиля (указан ниже).

Образец путевого листа для выезда пожарного автомобиля

П У Т Е В К А ДЛЯ ВЫЕЗДА ДЕЖУРНОГО КАРАУЛА 21-Й ПОЖАРНОЙ ЧАСТИ ГУ «1 ОФПС ПО САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ» НА ПОЖАР Место пожара (адрес) _______________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Что горит _________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Время получения извещения _______________________ час ______________мин. Фамилия и номер телефона сообщившего ______________________________________ ___________________________________________________________________________ «____» _________________ 20___г. ___________________ (подпись радиотелефониста)

Также в журнале пункта связи части фиксируются все переговоры по радиостанциям, для получения полной информации о действиях выехавших отделений.

После возвращения отделений в часть, создается комиссия из трех человек участвующих в тушении пожара.

Комиссия заполняет Акт о пожаре (образец акта о пожаре представлен на следующей странице), в котором описывается где и когда произошел пожар, пострадавшие люди и имущество, силы и средства, применявшиеся при тушении пожара, число участников тушения пожара, тип и количество пожарной техники, огнетушащие вещества и виды водоисточников использованных при тушении пожара.

Бланк акта утвержден в боевом уставе (приказ МВД РФ от 5 июля 1995 г. № 257 «Об утверждении нормативных правовых актов в области организации деятельности Государственной противопожарной службы»).

Акт составляется в 2 экземплярах. Первый направляется в Прокуратуру г. Балаково, второй — в Государственный противопожарный надзор г. Балаково.

Исследованию подлежит каждый пожар независимо от его размеров, количества работавших при тушении сил и средств и величины нанесенного ущерба. По результатам исследования составляется карточка действий подразделений пожарной охраны по тушению пожара и карточка исследования пожара. Методические рекомендации по проведению учебно-методического сбора на базе территориальных подразделений ГПС МЧС России по Саратовской области от 30 сентября 2005 г. п. 3.3.

Карточка действий подразделений пожарной охраны по тушению пожара заполняется руководителем тушения пожара (им могут быть: командир отделения, начальником караула, начальник части, оперативный дежурный и т.д.). В карточке действий подразделений пожарной охраны по тушению пожара подробно описываются характеристики объекта, время

Акт о пожаре (лицевая сторона)

А К Т О П О Ж А Р Е (ЗАГОРАНИИ) (составляется не меньше, чем в 2-х экземплярах) __________________________ » ____» _____________ 2010г. (место составления) Комиссия в составе _________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________ составила настоящий акт о пожаре (загорании), происшедшем » ____» ________ 2010г. Наименование объекта _______________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Принадлежность объекта _____________________________________________________ (установленная или предполагаемая) ________________________________________________________________________________________________________________ Адрес объекта ______________________________________________________________ Время обнаружения пожара (загорания) _________________ час. _______________ мин. Предполагаемое место возникновения пожара ___________________________________ Кто обнаружил пожар, и каким способом сообщил о нем в пожарную охрану _________ ______________________________________________________________________________________________ № телефона ______________________ Дата _________________ и время поступления сообщения о пожаре в пожарную охрану ____час. ______мин. Время прибытия 1-го подразделения ________ час. _______ мин. Время подачи 1-го ствола ________час. ________ мин. Дата __________ и время локализации в _______ час. ______ мин. на пл. ______ кв. м. Дата __________ и время ликвидации открытого горения в ________ час. _______ мин. Дата __________ и время полной ликвидации в ________ час. _______ мин. Визуальная обстановка к моменту прибытия подразделений пожарной охраны _______ ___________________________________________________________________________ (площадь пожара, пути и скорость его распространения, угроза людям, животным, опасность обрушения и взрывов, ___________________________________________________________________________ действия населения) Силы и средства, применявшиеся при тушении пожара: Участники тушения пожара ___________________________________________________ (сотрудники и работники ГПС, ДПО, другие противопожарные формирования населения) ___________________________________________________________________________ Количество основных и специальных отделений _________________________________ Количество отделений ГДЗС __________________________________________________ Число участников тушения ___________________________________________________ Тип, количество и принадлежность пожарной техники ____________________________ Количество и вид поданных стволов: Л- А- Б- ГПС СВП Суммарный фактический расход воды __________________________________________ Работа установок пожарной автоматики ________________________________________ Огнетушащие вещества, применявшиеся при тушении ____________________________ Виды водоисточников, использованных при тушении пожара (загорания) ____________ ___________________________________________________________________________

Акт о пожаре (оборотная сторона)

Последствия пожара: Обнаружено всего тел погибших _________, в т.ч. детей ________, погибло работников пожарной охраны, ________, иных участников тушения пожара ___________. Сведения о погибших _____________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Получили травмы: всего ____, в т.ч. детей ____, работников пожарной охраны _______ Сведения о травмированных __________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Уничтожено/повреждено пожаром: строений ____/____ ед.; жилых квартир, комнат ____/____ ед.; бесхозных зданий ____/____ ед.; поэтажной площади ____/____ кв. м.; техники (транспортных средств) ____/____ ед.; бесхозной техники (транспортных средств) ____/____ ед.; с/х культур _________________________________________________________________ (вид и количество) погибло животных __________________________________________________________ (вид и количество) Условия, способствовавшие развитию пожара ___________________________________ ___________________________________________________________________________ Спасено на пожаре: Людей ________ чел., техники _______ ед., голов скота ______ ед., строений ______ ед. Акт о пожаре (загорании) направлен в __________________________________________ ___________________________________________________________________________ Особые замечания ___________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Подписи членов комиссии: ___________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Возникновения и обнаружения пожара, выезда и прибытия дежурного караула, подачи первого ствола и т.д.), способы подачи воды, вся проделанная работа отделений, результаты пожара и дается оценка действий руководителей тушения пожара. В карточке рисуется план-схема расстановки сил и средств на местности (в здании). Карточка действий подразделений пожарной охраны по тушению пожара составляется в двух экземплярах (один остается в части, для разбора на занятиях, другой передается а службу пожаротушения).

Карточка исследования пожара составляется инспектором ГПН совместно с руководителем тушения пожара и остается в ГПН.

По указанию Главного управления МЧС России по Саратовской области начальником караула пишется рапорт о пожаре на имя начальника части. В рапорте указывается расстояние до места вызова, взаимодействие со службами жизнеобеспечения города, количество задействованных сил и средств, предполагаемая причина пожара, точный адрес и что уничтожено огнём. Рапорт храниться в части.

Начальнику ПЧ — 21 по охране г. Балаково и Балаковского района подполковнику внутренней службы И.Н. Бурлакову РАПОРТ Докладываю, что «____» ________________ 20 ___ г. в _____ час. _______ мин. от гражданина______________________________________________________________ на пульт ЕДДС — 01 поступило сообщение о пожаре. Дежурный караула в _____ час. ________ мин. в составе ____________ отделений выезжал ________________________ ___________________________________________________________________________ Расстояние до места вызова составило ________ км. По прибытию к месту вызова в _____ час. ________ мин. установлено: (обстановка по прибытию к месту вызова; очаг пожара, пути распространения и т.д.) ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ К месту пожара были вызваны сотрудники (милиции, СПГС, скорой мед. помощи и т.д.) ______________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ Количество задействованных сил и средств ________________________________ ____________________________________________________________________________ На тушение пожара израсходовано воды __________________________________ Время подачи первого ствола ___________ час. _________ мин. Локализация ___________ час. _________ мин. на площади ________ кв. м. Ликвидация открытого горения ___________ час. _________ мин. Полная ликвидация ___________ час. _________ мин. Предполагаемая причина пожара _________________________________________ ____________________________________________________________________________ Огнем уничтожено (повреждено) _________________________________________ ____________________________________________________________________________ Точный адрес, ведомственная принадлежность, контактный телефон __________ ____________________________________________________________________________ Начальник караула ПЧ-21 ГУ «1отряд ФПС по Саратовской области» А.С. Петров

Цель фиксации и анализа параметров развития и тушения пожаров являются определение эффективности боевых действий подразделений пожарной охраны и управленческих решений и разработка рекомендаций по совершенствованию тактики тушения пожаров.

Документирование деятельности 23 пожарной части ГУ «1 отряд ФПС по саратовской области»

Кроме приказа МВД РФ от 5 июля 1995 г. № 257 «Об утверждении нормативных правовых актов в области организации деятельности Государственной противопожарной службы», основными руководящими документами являются план пожаротушения на Балаковской АЭС, план и карточки тушения пожара на объектах в районе выезда части, план привлечения сил и средств с других гарнизонов.

Разработкой инструкций, приказов, указаний и другой документации по обеспечению пожарной безопасности Балаковской АЭС и надзором соблюдения требований пожарной безопасности персоналом АЭС и подрядных организаций занимается отдел технических инспекций. В 3 разделе правил пожарной безопасности при эксплуатации атомных станций четко оговорено, какая документация по пожарной безопасности должна быть создана на атомной, когда изменятся, как пересматривается и что обязательно согласовывается с пожарной службой.

Совместно с отделом технических инспекций за пожарной безопасностью на Балаковской АЭС следит отделение профилактики пожаров ПЧ-23. В штат отделения входят начальник, старшие инспектора и инспектора. За каждым инспектором закрепляются от 2 до 6 секторов на территории АЭС приказом ПЧ-23.

Согласно Инструкции по организации деятельности объектовых подразделений МЧС России по профилактике и (или) тушению пожаров Инструкция по организации деятельности объектовых подразделений МЧС России по профилактике и (или) тушению пожаров, утвержденная МЧС РФ 30 сентября 2005 г.

(далее Инструкция) профилактическая работа личного состава отделения профилактики пожаров сводиться к выявлению и последующему устранению нарушений правил пожарной безопасности. Инспектора принимают меры, чтобы обнаруженные нарушения устранялись на месте немедленно.

Если устранить выявленные нарушения требований пожарной безопасности сразу невозможно, то ответственному за пожарную безопасность участка, помещения и т.д. вручают письменное предложение с указанием сроков устранения обнаруженных нарушений.

Предложение об устранении нарушений требований пожарной безопасности » 20 » октября 2009 г. № 77 Вручено Мастеру электроцеха И.И. Иванову . (должность, Ф.И.О. должностного лица объекта, цеха, участка) В целях обеспечения пожарной безопасности Вам предлагается выполнить следующие мероприятия: № п/п Мероприятие, основание Срок исполнения Отметка об исполнении 1. Установить на электрических светильниках колпаки (разсеиватели), предусмотренные по инструкции светильника ППБ 01-03, п. 60 30.10.2009 2. Укомплектовать пожарный кран № 1 пожарным рукавом ППБ 01-03, п.91 20.11.2009 Инспектор ПЧ-23 Р.Ю. Соболев . (подпись) (должность, Ф.И.О. сотрудника объектового подразделения ФПС МЧС России) » 20 » октября 2009 г. Предложение для исполнения получил: (подпись) (должность, Ф.И.О. работника предприятия)

Предложение составляется в 2 экземплярах, один из которых вручается ответственному за пожарную безопасность, второй подшивается в наблюдательное дело и хранится не менее одного года с момента выполнения.

По Инструкции письменные предложения регистрируются в журнале наблюдения за противопожарным состоянием объекта, но самой формы журнала в Инструкции нет. В приказе МВД РФ от 30 октября 1995 г. № 37 «Об утверждение наставления по организации деятельности объектовых подразделений ГПС МВД РФ» журнал наблюдения за противопожарным состоянием объекта имеет следующие графы:

№ п/п	Характер нарушения	Кем выявлено	Кому вручено предложение, дата	Место хранения предложения
1	2	3	4	5

После отсоединения отделения пожарной профилактики от государственного противопожарного надзора (ГПН), отделение лишили большинства прав. Т.к. в Инструкции многое не прописано, личный состав отделения профилактики пожаров обращается к приказу МВД РФ от 30 октября 1995 г. № 37 «Об утверждение наставления по организации деятельности объектовых подразделений ГПС МВД РФ», который действует на объектах частично.

Таким образом, документационная деятельность пожарных частей разнообразна и играет важную роль в деятельности пожарных частей. Документация пожарных частей в основном выполняет две функции: контроль и учет. Основные способы документирования в пожарных частях это рукописный и печатный. Рукописный способ используют при заполнении журналов и карточек, а также при написании рапортов. А печатный — при создании отчетов, приказов, справок, и т.д.

Процессы документирования отлажены, но требуют много времени и трудозатрат.

В работе всего личного состава пожарной охраны много времени отводится на изучение, анализ и составление различной документации. И эти знания помогают каждый год спасать жизни и имущество людей.

Подведем общие итоги по главе. Канцелярия в ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» необходима для координации, контроля и реализации работ по документационному обеспечению. Сотрудники канцелярии выполняют весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив в соответствии с Инструкцией по делопроизводству Приказ МЧС от 01 декабря 2008 г. № 735 «Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской обороны, организациях системы МЧС России»., которая является основным внутренним локальным актом, регулирующим документационное обеспечение деятельности ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области».

Организация документооборота является важным звеном в документационном обеспечении деятельности ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области», т.к. включает в себя все этапы работы с документами (прием и первичная обработка, предварительное рассмотрение документов службой ДОУ, регистрация документов, организация движения документов, обработка исполненных и отправляемых документов и подшивка их в дело).

В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки: входящий (указы, постановления, приказы, и др.), исходящий (письма, докладные, справки, и др.) и внутренний (положения, уставы, учредительные договоры, и др.).

Характеристикой документооборота является его объем: в течение 2008 года в ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» зарегистрировано 1248 документов, а в течение 2009 года — 1503 документа, что почти на 30% больше чем в 2008 году.

Также выяснили нормативные акты регламентирующие деятельность пожарных частей и их документирование:

· Устав службы пожарной охраны; Приказ МВД РФ от 5 июля 1995 г. № 257 «Об утверждении нормативных правовых актов в области организации деятельности Государственной противопожарной службы» (с учетом изменений и дополнений согласно приказу МВД России от 6 мая 2000 г. № 477), п. 1.1.

· Боевой устав пожарной охраны; Приказ МВД РФ от 5 июля 1995 г. № 257 «Об утверждении нормативных правовых актов в области организации деятельности Государственной противопожарной службы» (с учетом изменений и дополнений согласно приказу МВД России от 6 мая 2000 г. № 477), п. 1.2.

· Правила по охране труда; Приказ МЧС России от 31 декабря 2002 г. № 630 «Об утверждении и введении в действие правил по охране труда в подразделениях ГПС МЧС России (ПОТРО-01-2002)», п.1.

· Наставления по газодымозащитной службе ГПС МВД России; Приказ МВД России от 30.04.96 № 234 «Об утверждении Наставления по газодымозащитной службе государственной противопожарной службы МВД России», п.1.

· Наставления по технической службе ГПС МВД России; Приказ МВД России от 24.01.1996 № 34 «Об утверждении Наставления по технической службе ГПС МВД России», п.1.

· Наставления по службе связи ГПС МВД России; Приказ МВД России от 30 июня 2000 г. № 700 «Об утверждении наставления по службе связи ГПС МВД России», п.1.

· Инструкции по организации деятельности объектовых подразделений МЧС России по профилактике и (или) тушению пожаров. Инструкции по организации деятельности объектовых подразделений МЧС России по профилактике и (или) тушению пожаров, утверждена МЧС РФ 30 сентября 2005 г.

В этих документах устанавливаются правила и общие принципы документирования деятельности пожарных частей, утверждаются многочисленные формы документов и журналов.

Таким образом, документационная деятельность пожарных частей разнообразна и играет важную роль в деятельности пожарных частей. Документация пожарных частей в основном выполняет две функции: контроль и учет. Основные способы документирования в пожарных частях это рукописный (используют при заполнении журналов и карточек, а также при написании рапортов) и печатный (при создании отчетов, приказов, справок, и т.д). Процессы документирования отлажены, но требуют много времени и трудозатрат.

В работе всего личного состава пожарной охраны много времени отводится на изучение, анализ и составление различной документации. И эти знания помогают каждый год спасать жизни и имущество людей.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

После исследования и анализа документационного обеспечения деятельности государственного учреждения «1 отряд федеральной противопожарной службы по Саратовской области» можно сделать следующие выводы.

Федеральный закон «о пожарной безопасности» Федеральный закон от 21 декабря 1994 г. № 69-ФЗ «О пожарной безопасности» (с изменениями от 22 августа 1995 г., 18 апреля 1996 г., 24 января 1998 г., 7 ноября, 27 декабря 2000 г., 6 августа, 30 декабря 2001 г., 25 июля 2002 г., 10 января 2003 г., 10 мая, 29 июня, 22 августа, 29 декабря 2004 г., 1 апреля, 9 мая 2005 г., 2 февраля, 25 октября, 4, 18 декабря 2006 г., 26 апреля, 18 октября 2007 г., 22 июля 2008 г.)//Собрание законодательства Российской Федерации от 26 декабря 1994 г. № 35 ст. 3649, в «Российская газета» от 5 января 1995 г. № 3. был издан в целях защиты имущества граждан от пожара, самого гражданина, общества и государства в целом, а также для урегулирования различных вопросов, возникающих при пожаре между организациями. Поэтому пожарную охрану разделили на виды и закрепил за ними состав, специальные задачи, функции, ответственность и права как за организациями в целом, так и за конкретными должностными лицами. Это позволило улучшить пожарную охрану.

Положение о федеральной противопожарной службе является основным документом для организации деятельности федеральной противопожарной службы на территории Российской Федерации. Данное Положение устанавливает максимальную численность ФПС, закрепляет структуру, основные задачи, функции, права федеральной противопожарной службы, прописывает нормативную базу и является основанием для разработки уставов и положений для учреждений ФПС.

ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» создан 1 января 2008 года в целях осуществления специальных и управленческих функций, координации деятельности подразделений входящих в его структуру. Основным организационно-правовым документом является устав учреждения, который является правовой основой деятельности ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области». Именно Устав закрепляет за 1 отрядом ФПС задачи, цели, функции и полномочия. Основными задачами и функциями 1 отряда ФПС является обеспечение контроля за деятельностью подчиненных подразделений, предупреждение и ликвидация пожаров, ЧС на территории Балаковского гарнизона, прогнозирование и анализ состояния пожарной безопасности на территории г. Балаково и Балаковского района и обеспечение взаимодействия с ведомственными, добровольными и иными пожарными формированиями при тушении пожаров, проведении связанных с ними первоочередных аварийно-спасательных работ.

В ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» имеются следующие локальные нормативные акты, регламентирующие документационное обеспечение деятельности ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области»:

· Инструкция по делопроизводству;

· Перечень документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск ГО, подразделений ГПС, учреждений и организаций системы МЧС России с указанием сроков их хранения;

· Инструкция по обеспечению режима секретности в Российской Федерации;

· Инструкция по работе с обращениями граждан;

· приказы МВД РФ от 5 июля 1995 г. № 257 «Об утверждении нормативных правовых актов в области организации деятельности Государственной противопожарной службы» и от 6 мая 2000 г. № 477 «О внесении изменений и дополнений в боевой устав пожарной охраны, утвержденный приказом МВД России от 5 июля 1995 г № 257».

Все перечисленные документы имеют структуру текста, которая обеспечивает логическое развитие темы правового регулирования. При большом объеме текста в данных локальных нормативных актах излагаются лишь главные вопросы, а остальные вопросы излагаются в приложениях к данному документу. Текст оформлен в виде глав, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки, а также в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Большинство внутренних локальных нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» разработаны в соответствии с современным законодательством, подробно расписываются все поставленные в них вопросы, и что не маловажно закрепляется ответственность за халатность и невыполнение возложенных обязанностей.

Служба документационного обеспечения управления в ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» — канцелярия — необходима для координации, контроля и реализации работ по документационному обеспечению. Сотрудники канцелярии действуют по Инструкции по делопроизводству Приказ МЧС от 01 декабря 2008 г. № 735 «Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской обороны, организациях системы МЧС России»., которая является основным внутренним локальным актом, регулирующим документационное обеспечение деятельности ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» и выполняют весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

Организация документооборота является важным звеном в документационном обеспечении деятельности ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области», т.к. включает в себя следующие этапы:

· прием и первичная обработка документов;

· предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

· регистрация документов;

· организация движения документов внутри организации (включающая информационно-справочную работу, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов);

· обработка исполненных и отправляемых документов и подшивка их в дело.

Различают три основных потока документов: входящий (указы, постановления, приказы, решения, распоряжения, приказания, письма, методические указания, телефонограммы, договора, заявки, предложения, заявления, жалобы и др.), исходящий (письма, докладные, справки, отчеты, договора и документы по их выполнению, телефонограммы и др.) и внутренний (положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания, приказы, протоколы, отчеты и др.).

Характеристикой документооборота является его объем: в течение 2008 года в ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области» зарегистрировано 1248 документов, а в течение 2009 года — 1503 документа, что почти на 30% больше чем в 2008 году.

Также выяснили нормативные акты регламентирующие деятельность пожарных частей и их документирование:

· Устав службы пожарной охраны; Приказ МВД РФ от 5 июля 1995 г. № 257 «Об утверждении нормативных правовых актов в области организации деятельности Государственной противопожарной службы» (с учетом изменений и дополнений согласно приказу МВД России от 6 мая 2000 г. № 477), п. 1.1.

· Боевой устав пожарной охраны; Там же, п. 1.2.

· Правила по охране труда; Приказ МЧС России от 31 декабря 2002 г. № 630 «Об утверждении и введении в действие правил по охране труда в подразделениях ГПС МЧС России (ПОТРО-01-2002)», п.1.

· Наставления по газодымозащитной службе ГПС МВД России; Приказ МВД России от 30.04.96 № 234 «Об утверждении Наставления по газодымозащитной службе государственной противопожарной службы МВД России», п.1.

· Наставления по технической службе ГПС МВД России; Приказ МВД России от 24.01.1996 № 34 «Об утверждении Наставления по технической службе ГПС МВД России», п.1.

· Наставления по службе связи ГПС МВД России; приказ МВД России от 30 июня 2000 г. № 700 «Об утверждении наставления по службе связи ГПС МВД России», п.1.

· Инструкции по организации деятельности объектовых подразделений МЧС России по профилактике и (или) тушению пожаров. Инструкции по организации деятельности объектовых подразделений МЧС России по профилактике и (или) тушению пожаров, утверждена МЧС РФ 30 сентября 2005 г.

В этих документах устанавливаются правила и общие принципы документирования деятельности пожарных частей, утверждаются многочисленные формы документов и журналов.

Документационная деятельность пожарных частей разнообразна и играет важную роль в деятельности пожарных частей. Документация пожарных частей в основном выполняет две функции: контроль и учет. Основные способы документирования в пожарных частях это рукописный и печатный. Рукописный способ используют при заполнении журналов и карточек, а также при написании рапортов. А печатный — при создании отчетов, приказов, справок, и т.д.

Процессы документирования отлажены, но требуют много времени и трудозатрат.

В работе всего личного состава пожарной охраны много времени отводится на изучение, анализ и составление различной документации. И эти знания помогают каждый год спасать жизни и имущество людей.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. Федеральный закон от 21 декабря 1994 г. № 69-ФЗ «О пожарной безопасности» (с изменениями от 22 августа 1995 г., 18 апреля 1996 г., 24 января 1998 г., 7 ноября, 27 декабря 2000 г., 6 августа, 30 декабря 2001 г., 25 июля 2002 г., 10 января 2003 г., 10 мая, 29 июня, 22 августа, 29 декабря 2004 г., 1 апреля, 9 мая 2005 г., 2 февраля, 25 октября, 4, 18 декабря 2006 г., 26 апреля, 18 октября 2007 г., 22 июля 2008 г.)//Собрание законодательства Российской Федерации от 26 декабря 1994 г. № 35 ст. 3649, в «Российская газета» от 5 января 1995 г. № 3.

2. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ.//»Российская газета» от 31.12.2001 № 256.

3. Указ Президента Российской Федерации от 10 января 1994 г. № 66 «О структуре федеральных органов исполнительной власти» (с изменениями от 17 февраля, 7 апреля, 30 мая, 27 июня, 3 августа, 28 ноября, 30 декабря 1994 г., 24 января, 3 марта, 6, 23 июня, 15 июля, 2 августа, 7 сентября, 17 октября, 21, 29 ноября 1995 г., 25 января, 8, 14, 26, 28 февраля, 4, 15 марта, 8 мая, 15 июня, 2 августа 1996 г., 9 июля 1997 г., 12 апреля 1999 г., 29 ноября 2004 г.)// «Российские вести» от 11 января 1994 г. № 6, Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации от 17 января 1994 г. № 3 ст. 190.

4. Указ Президента Российской Федерации от 20 января 1994 г. № 171 «О первоочередных изменениях в составе Правительства Российской Федерации»// Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации от 24 января 1994 г., № 4, ст. 306.

5. Указ Президента Российской Федерации от 9 ноября 2001 г. № 1309 «О совершенствовании государственного управления в области пожарной безопасности»//»Российская газета» от 14 ноября 2001 г., № 224 (2836).

6. Постановление Правительства РФ от 20 июня 2005 г. № 385 «О федеральной противопожарной службе»//»Российская газета» от 28 июня 2005 г., № 137.

7. Постановление Правительства Российской Федерации от 05 января 2004 г. № 3-1 «Об утверждении Инструкции по обеспечению режима секретности в Российской Федерации».

8. Постановление Правительства РФ от 21 декабря 2004 г. № 820 «О государственном пожарном надзоре» (с изменениями от 19 октября 2005 г., 22 октября 2008 г., 14 февраля, 2 октября 2009 г.)//»Российская газета» от 14 января 2005 г. № 4, Собрание законодательства Российской Федерации от 27 декабря 2004 г. № 52 (часть II) ст. 5491.

9. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — Введ. 1999-01-01. — М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. ст. 96.

10. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» принятым и введенным в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст

11. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М., 1991.

12. Приказ МЧС РФ от 23 Марта 2004 г. N 140 «Об утверждении правил подготовки нормативных правовых актов министерства российской федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий и их государственной регистрации».

13. Приказ МЧС от 01 декабря 2008 г. № 735 «Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской обороны, организациях системы МЧС России».

14. Приказ МЧС России от 30.12.2004 № 630 «Об утверждении Переченя документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск ГО, подразделений ГПС, учреждений и организаций системы МЧС России с указанием сроков их хранения».

15. Приказ МЧС России от 31.01.2007 № 45 «Об утверждении Инструкции по работе с обращениями граждан в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий».

16. Приказ МЧС России от 31 декабря 2002 г. № 630 «Об утверждении и введении в действие правил по охране труда в подразделениях ГПС МЧС России (ПОТРО-01-2002)».

17. Приказ МВД РФ от 25 мая 1995 года № 10 «Об утверждении наставления по организации и осуществлению государственного пожарного надзора в российской федерации».

18. Приказ МВД РФ от 5 июля 1995 г. № 257 «Об утверждении нормативных правовых актов в области организации деятельности Государственной противопожарной службы» (с учетом изменений и дополнений согласно приказу МВД России от 6 мая 2000 г. № 477).

19. Приказ МВД РФ от 6 июля 2005 г. № 538 «О признании утратившими силу нормативных правовых актов МВД России».

20. Приказ МВД России от 30.04.96 № 234 «Об утверждении Наставления по газодымозащитной службе государственной противопожарной службы МВД России».

21. Приказ МВД России от 09.11.1999 № 86 «Об утверждении нормативных актов по газодымозащитной службе Государственной противопожарной службы МВД России».

22. Приказ МВД России от 24.01.1996 № 34 «Об утверждении Наставления по технической службе Государственной противопожарной службы МВД России».

23. Приказ МВД России от 30 июня 2000 г. № 700 «Об утверждении наставления по службе связи ГПС МВД России».

24. Приказ МВД РФ от 30 октября 1995 г. № 37 «Об утверждение наставления по организации деятельности объектовых подразделений ГПС МВД РФ».

25. Приказ министра Российской Федерации по атомной энергии от 5 декабря 1995 года № 544 «О введение в действие Правил пожарной безопасности при эксплуатации атомных станций (ППБ-АС-95)».

26. Инструкции по организации деятельности объектовых подразделений МЧС России по профилактике и (или) тушению пожаров, утверждена МЧС РФ 30 сентября 2005 г.

27. Распоряжение Главного управления МЧС России по Саратовской области от 15.03.2000 № 69.

28. Методические рекомендации по проведению учебно-методического сбора на базе территориальных подразделений ГПС МЧС России по Саратовской области от 30 сентября 2005 г.

29. Устав ГУ «1 отряд ФПС по Саратовской области».

30. Большая советская энциклопедия: В 30 т./Председатель Науч.- ред. Совета Ю.С. Осипов. Отв. ред. С.Л. Кравец. Т. «Россия». М.: Большая советская энциклопедия, 2004. — 1007 с.: ил.:кар.

31. Кошелева Е.А. Применение перечней документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения Секретарь референт. 2009. №4.

32. Лашкина Елена. Не запирайте вашу дверь.// Российская газета. 2 ноября 2006 г. № 4212.

33. Крестникова О.В. Организация работы службы экспедирования корреспонденции (часть 1).// Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2010 г. № 1.

34. Храмцовская Н.А. Новые Правила делопроизводства: пристальный взгляд специалиста. Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2009 г. № 8.

Размещено на